Standardardiserade vårdförlopp Region Östergötland

Transkript

1 Standardardiserade vårdförlopp Region Östergötland Lägesrapport Handläggare: Per-Anders Heedman, Marie Lagerfelt Verksamhet: Region Östergötland Datum: Diarienummer: RS

2 Dokumenthistorik Version 1 Datum

3 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Tänkta vårdprocesser för SVF och AVF i region Östergötland Varför en ingång? Information och förankring i verksamheten Hur har regionen informerat och fört dialog om SVF inom verksamheterna i syfte att skapa förankring och ett effektivt införande av de fem pilotdiagnosernas SVF? Hur har regionen samverkat med regionala cancercentrum (RCC) under införandet av SVF och vilka erfarenheter kan ni dela med er av inför 2016 års arbete? Involvering Hur har regionen involverat patientrepresentanter i arbetet med SVF? Hur har regionen involverat representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Stöd till verksamheternas utvecklingsarbete Hur har stödet inom regionen sett ut för införandet av välgrundad misstanke i primärvården och den specialiserade vården? Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införandet av SVF? Hur har regionen löst införandet av koordinatörsfunktion för respektive diagnosspecifikt SVF Hur har regionen definierat koordinatorfunktionens uppdrag? Vid vilken tidpunkt infördes koordinatorfunktionen för respektive pilotdiagnos Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Hur har regionen löst reserverade tider för respektive pilotdiagnos? Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Implementering av de fem standardiserade vårdförloppen Hur har regionen implementerat de fem pilotdiagnosernas SVF under 2015? Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter beslut om välgrundad misstanke (ange tidsperiod 2015)? Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått diagnosen: Hur många patienter inom respektive SVF har avslutats genom start av behandling? Hur många patienter har avslutat SVF av annan anledning exempelvis av medicinska skäl eller annat? Finns delar av SVF som inte implementerats och hur ser tidplanen ut för att det ska genomföras? Finns det rutiner för överföring utan fördröjning av patient till behandlande enhet när denna är annan än utredande? Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativa system Hur har regionen tillsett att SVF från välgrundad misstanke till start av behandling går att följa i de vårdadministrativa systemen? Finns åtgärder som ska genomföras för att uppföljningen ska kunna ske och hur ser tidplanen för dessa ut?

4 6.2 Vilka av de nationella ledtiderna kan redovisas via vårdadministrativt system för SVF vid rapportskrivandet? Ansvar och aktiviteter för att IT- stöd blir funktionellt Hur har regionen utvecklat de stödprocesser som behövs för att följa och följa upp SVF i respektive IT-stöd? Införandet av fler standardiserade vårdförlopp Hur har regionen planerat för införandet av fler SVF Hur har regionen samverkat och löst övergångar för patienter som går över landstingsgränserna? Utmaningar och åtgärder Vilka har varit de stora utmaningarna vid införandet av de fem första SVF och hur har ni hanterat dem? Vilka goda exempel på lösningar har ni erfarenhet av från införandet under 2015? Vilka utmaningar ser ni inför kommande SVF Ekonomi

5 1 Bakgrund Grundsyftet med SVF är att korta ledtider från välgrundad misstanke till behandlingsstart. Kriterierna för välgrundad misstanke är fastställda på nationell nivå och skiljer sig mellan de olika cancerformerna. Det är viktigt att ha i åtanke att uppskattningsvis 50 % av alla cancerdiagnoser kommer att ställas via de vanliga vårdvägarna. Erfarenheter från bl. a Danmark är också att ca 50 % av de patienter som uppfyller kriterierna för välgrundad misstanke inte direkt kan utredas via de fastställda standardiserade utredningsförloppen (SVF) utan har behov av ett mer eller mindre anpassat utredningsförlopp (anpassat vårdflöde, AVF). Anledning kan vara samsjuklighet, egna önskemål eller misstanke på avancerad cancersjukdom redan vid första kontakten och därmed tveksamhet av individnyttan av en standardiserad utredning. Vi har erfarenhet från regionen med anpassade utredningsprocesser exempelvis i arbetet med CUUS (cancerutredning US) och CUP (cancer med okänd primärtumör) som visar att ett anpassat multiprofessionellt omhändertagande och utredning snabbt kan ge rätt diagnos och rätt omhändertagande. 1.1 Tänkta vårdprocesser för SVF och AVF i region Östergötland. Välgrundad misstanke uppstår vid en vårdkontakt (primärvård eller sjukhusklinik). En standardiserad remiss skickas till EN remissingång. Där sker en validering av remissens innehåll och en triagering dvs. en första bedömning om patienten skall gå in i ett standardiserat vårdförlopp eller erbjudas ett anpassat vårdförlopp. Om patienten skall vidare i ett standardiserat vårdförlopp bokas patienten enligt fastställda riktlinjer för röntgenundersökningar eller till ett specialistläkarbesök. Dessa tillhandahålls av DC (Diagnostikcentrum) och av berörda sjukhuskliniker (exempelvis urologisk klinik när det gäller prostata- och urinblåsecancer). För att detta skall fungera krävs att DC och respektive sjukhusklinik utvecklar sina vårdprocesser inkluderande produktionsplanering för att kunna tillhandahålla tillräckligt många undersökningstider inom fastställda tidsgränser. Detta inbegriper även kapaciteten vävnadsdiagnostik (PAD). Det fortsatta utvecklingsarbetet inom SVF, som drivs i projektform, skall bl. a klarlägga vem som har patientansvar och när patientansvaret övergår från exempelvis primärvården till sjukhuskliniken under det standardiserade vårdförloppet. För patienter som erbjuds ett anpassat vårdförlopp (utredningsgång) så övertas patientansvaret av Utredningsfunktionen för anpassat vårdflöde. Även patienter som utreds och primärt omhändertas inom denna funktion kommer att genomgå utredningar (röntgen mm) varför även denna funktion skall ha möjlighet att boka de undersökningstider som beskrivs ovan. En utredningsfunktion för anpassade vårdflöden skall innefatta multiprofessionell kompetens och nära samarbeta med både diagnostik och övriga berörda sjukhuskliniker samt primärvården. 5 (13)

6 1.2 Varför en ingång? I Region Östergötland finns 43 vårdcentraler som remitterar in personer med misstanke/välgrundad misstanke på cancer till specialistvården i de fem aktuella vårdförloppen. Vid traditionell remittering blir antalet relationer 215. Sker remittering till en remissmottagare som efter validering därefter lotsar patienten till rätt flöde blir antalet relationer istället 48. Vid ytterligare införande av 13 vårdförlopp blir skillnaden ännu mer markant: 774 (18 x 43) vs 61 ( ). Till detta kommer även välgrundad misstanke att uppstå inom specialistvården vilket ytterligare ökar/motiverar behovet av en gemensam remissingång. 6 (13)

7 2 Information och förankring i verksamheten 2.1 Hur har regionen informerat och fört dialog om SVF inom verksamheterna i syfte att skapa förankring och ett effektivt införande av de fem pilotdiagnosernas SVF? Vi har sett det som viktigt att involvera såväl politik och tjänstemannaledning som ledare och medarbetare på olika nivåer vid införandet av de standardiserade vårdförloppen. Regionstyrelse och Hälso-och sjukvårdsnämnd får kontinuerlig återkoppling avseende implementeringen. Vi har sett behov av att tillsätta olika grupperingar för information och fortsatt dialog men också för fortsatt gemensamt lärande, idéutveckling och skapande av relationer. Styrgrupp (ansvariga produktionsenhetschefer, inklusive stödcentra), Referensgrupp (verksamhetschefer inom såväl diagnostik som specialistvård och RCC sydost), Projektledningsgrupp för det operativa införandet. Inledande workshops har genomförts dels på en övergripande nivå dels inom respektive diagnosområde med företrädare från diagnostik, specialist- och primärvård samt projektledning. Inom de urologiska vårdförloppen, som vi ser som vår största utmaning under 2015, har patientrepresentanter deltagit. En regionövergripande kommunikationsplan är framtagen. Hemsida på såväl intranät som vårdgivarwebb (externa vårdgivare) har skapats där nationellt informationsmaterial anpassats till lokala förhållanden såsom t.ex. bildspel att användas på arbetsplatsträffar. Nyheter som t.ex. olika reportage från verksamheter lyfts regelbundet för att bibehålla aktualiteten i satsningen. Medicinska PM för Region Östergötland är framtagna och inlagda som styrande dokument på såväl intranät som vårdgivarwebb. Sitevisits från projektledningen på vårdcentraler, specialistmottagningar och vårdavdelningar. Helpdesk funktionalitet kontorstid är i drift sedan för stöd till remittenterna. 2.2 Hur har regionen samverkat med regionala cancercentrum (RCC) under införandet av SVF och vilka erfarenheter kan ni dela med er av inför 2016 års arbete? De regionala projektledarna har under 2015 haft andra uppdrag inom ramen för RCC sydost vilket skapat förutsättningar för harmonisering av de tre nivåerna (Nationellt, Sydöstra sjukvårdsregionen respektive Östergötland) vid införandet av standardiserade vårdförlopp. RCC har bidragit till uppkomsten av ett nätverk med lokala projektledare för respektive län, processcoacher samt processamordnare som regelbundet stämt av införandet på respektive nivå. RCC:s processledare har till viss del varit en viktig ingång för starten av de lokala processerna. 7 (13)

8 Inom vissa avgränsade området som t.ex. framtagande av strukturerad vårdbegäran/remiss såväl inom landsting som mellan landsting har samverkan inom ramen för RCC varit av stort värde. Vår erfarenhet är att det är viktigt att de tre nivåerna går hand i hand t.ex. rörande olika kommunikationsinsatser. RCC:s fokus under 2016 bör vara stödjande och inte ledande. 3 Involvering 3.1 Hur har regionen involverat patientrepresentanter i arbetet med SVF? RCC sydost har ett välfungerande patientråd som har fungerat som referensgrupp i uppbyggnadsskedet. Efterhand kommer patientföreträdare att kopplas till de specifika vårdprocesserna t.ex. inom prostatacancerprocessen. Vi ser dock svårigheter för patientinvolvering vid cancerdiagnoser med sämre prognos t.ex. inom övre gastrointestinal cancer. 3.2 Hur har regionen involverat representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Det finns ett befintligt branschråd, nätverk för lagetablerade och samrådsgrupper i länsdelarna för våra privata vårdgivare. Personliga kontakter mellan projektledning och privata vårdgivare har tagits. 4 Stöd till verksamheternas utvecklingsarbete 4.1 Hur har stödet inom regionen sett ut för införandet av välgrundad misstanke i primärvården och den specialiserade vården? Avseende välgrundad misstanke så har region Östergötland utifrån de nationella dokumenten tagit fram ett kunskaps- och beslutsstöd för att underlätta för varje medarbetare oavsett arbetsplats vad som menas med välgrundad misstanke och vad som förväntas av varje medarbetare i mötet med den person som uppfyller dessa kriterier. En uppföljningsbar remiss med nödvändig information för hela utredningsprocessen för samtliga vårdförlopp har tagits fram och integrerats i den elektroniska patientjournalen (Cosmic). Detta krävs för validering och skapar möjlighet till triagering samt gör att vi också kan identifiera de fastställda mätpunkterna på ett säkert sätt. Vi har skapat en gemensam remissingång för samtliga remisser som bygger på välgrundad misstanke frånsett vid välgrundad misstanke på AML där remitteringsvägen är oförändrad jämfört med tidigare d.v.s. direkt till hematologisk klinik. Ingången eller Enheten för samordnad cancerutredning är i drift sedan 1 oktober 2015, med ett länsövergripande uppdrag. Enheten bemannas av ett multiprofessionellt team (läkare och sjuksköterska). Syftet med enheten är att få möjlighet att koordinera regionens kontinuerliga förändrings- och utvecklingsarbete i cancervården, skapa förutsättningar till produktionsplanering i realtid, minimera undanträngningseffekter men också för att på sikt möjliggöra en horisontell prioritering mellan de olika vårdförloppen. 8 (13)

9 Enheten har snabbt etablerat sig som en helpdesk för cancerutredning dit remittenter kan vända sig för att få hjälp med handläggandet utav patienter Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införandet av SVF? Vår erfarenhet av det nya arbetssättet är fortfarande mycket begränsad. Remittenter har dock signalerat att den tydlighet som det nya arbetssättet ger (och som man uppfattar även sänker tröskeln till specialistvården) underlättar första instans arbete i mycket hög grad. Genom att enheten direkt tar kontakt med varje patient har vi fått direkt återkoppling från dem vi är till för. Patienterna uppskattar det förändrade arbetssättet med en personlig kontakt från specialistvården och inte enbart kallelser per post. Det tidiga personliga mötet skapar förutsättningar för: kontinuitet och trygghet, möjlighet att ge tider för konsultation eller diagnostiska åtgärder, fånga upp personens övriga behov, förmedla kontakt med övriga stödsystem i samhället eller i andra delar av Hälso-och sjukvården, screena för livsstilsfrågor, fånga patientupplevelser för att förbättra vår egen process. 4.2 Hur har regionen löst införandet av koordinatörsfunktion för respektive diagnosspecifikt SVF Vi ser behov av koordinatorsfunktionalitet på tre olika nivåer: koordination av den generiska cancerutredningsprocessen, sker genom Enheten för samordnad cancerutredning. koordination av respektive diagnosspecifik process (från den tidpunkt då vi vet att patienten har cancer). Vi har tillsatt en processledare för prostatacancer då vi har goda erfarenheter ifrån vår bröstcancerprocess. Vi tror dock att detta inte räcker utan att det för varje förlopp behövs ett team med olika funktioner för att säkra t.ex. validitet i process, förbättringsarbete och processutveckling. koordination av enskild patients resa. Här ser vi kontaktsjuksköterskan som nyckelperson och genom RCC:s arbete är begreppet idag etablerat och antalet kontaktsjuksköterskor ständigt ökande Hur har regionen definierat koordinatorfunktionens uppdrag? Vgs ovan Vid vilken tidpunkt infördes koordinatorfunktionen för respektive pilotdiagnos Koordination av den generiska cancerutredningsprocessen infördes 1 oktober (13)

10 4.2.3 Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Vgs Hur har regionen löst reserverade tider för respektive pilotdiagnos? Med utgångspunkt från cancerregistret samt andra datakällor (t.ex. inom patologin i Östergötland, kvalitetsregister) gjordes initialt en grov produktionsplanering avseende behov av olika åtgärder i respektive process. Vi kunde därefter beskriva förväntansbilden per vecka på såväl specialistvård som diagnostik. Både specialistkliniker som radiologiska enheter har därefter avsatt reserverade tider för de initiala åtgärderna inom respektive vårdförlopp. Dessa tider är tillgängliga för Enheten för samordnad cancerutredning som bokar direkt i respektive kliniks tidbok. Patienten meddelas samtliga aktuella tider vid den första kontakten från enheten Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Genom vårt angreppssätt kommer patienten snabbt in i rätt flöde. Under den korta tid det nya flödet/arbetssättet testats har vi noterat att många av de patienter vi varit i kontakt med i det inledande skedet av SVF också varit i behov av stöd och ett särskilt omhändertagande. Det har bl. a handlat om att möta rädslor, samtala om livsstil, förtydliga förberedelser inför undersökningar men även att genom ett förberedande samtal kunna avstå från att gå in i en utredning enligt SVF. Produktionsplanering har traditionellt utgått från vad som levererades under föregående år. Genom SVF får vi möjlighet till produktionsplanering i realtid vilket ger en sannare bild av behoven av cancerutredning i befolkningen. För vissa diagnosområden kommer detta på gruppnivå troligen att synliggöra tidigare undanträngning även inom cancerområdet dvs. behoven är större än vad vi tidigare vetat för vissa cancerdiagnoser. 5 Implementering av de fem standardiserade vårdförloppen 5.1 Hur har regionen implementerat de fem pilotdiagnosernas SVF under 2015? Vi startade implementeringen av samtliga fem vårdförlopp när Enheten för samordnad cancerutredning driftsattes. För fyra av vårdförloppen är enheten remissmottagare. För det femte vårdförloppet, AML, har vi valt att remisserna som tidigare går direkt till hematologisk klinik. För detaljer se punkt Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter beslut om välgrundad misstanke (ange tidsperiod 2015)? Under perioden har 98 patienter startat utredning efter beslut om misstanke/välgrundad misstanke. Fördelningen har varit prostata 37, urinblåsa 45, huvud/hals 12, matstrupe/magsäck 2, AML (13)

11 5.1.2 Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått diagnosen: Under v pågår kvalitetssäkring av det utdatalager som skapar rapporter avseende mätpunkter rörande start av behandling respektive avslut av SVF innan start av första behandling. Vi kan återfinna mätpunkterna i utdatalagret men vi vill validera dessa gentemot journal. Det vi vet med säkerhet är att en av två personer inom såväl SVF AML som SVF matstrupe/magsäck också fått den avsedda diagnosen. De två andra personerna hade annan cancer: ALL respektive ventrikelymfom Hur många patienter inom respektive SVF har avslutats genom start av behandling? Under v pågår kvalitetssäkring av det utdatalager som skapar rapporter avseende mätpunkter rörande start av behandling respektive avslut av SVF innan start av första behandling. Vi kan återfinna mätpunkterna i utdatalagret men vi vill validera dessa gentemot journal Hur många patienter har avslutat SVF av annan anledning exempelvis av medicinska skäl eller annat? Under v pågår kvalitetssäkring av det utdatalager som skapar rapporter avseende mätpunkter rörande start av behandling respektive avslut av SVF innan start av första behandling. Vi kan återfinna mätpunkterna i utdatalagret men vi vill validera dessa gentemot journal Finns delar av SVF som inte implementerats och hur ser tidplanen ut för att det ska genomföras? Nej Finns det rutiner för överföring utan fördröjning av patient till behandlande enhet när denna är annan än utredande? Ja. 6 Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativa system 6.1 Hur har regionen tillsett att SVF från välgrundad misstanke till start av behandling går att följa i de vårdadministrativa systemen? Finns åtgärder som ska genomföras för att uppföljningen ska kunna ske och hur ser tidplanen för dessa ut? Aktuella KVÅ-koder har lagts in i diagnos-och åtgärdsverktyget i patientjournalen. Kodning av välgrundad misstanke sker via Enheten för samordnad cancerutredning direkt i patientjournal. För huvud/halscancer och AML sker denna kodning av öronklinik respektive hematologisk klinik. Kodning vid start av behandling eller avslut innan start av första behandling sker i respektive process. Vi har testat så att vårt utdatasystem återfinner aktuella data och kan sammanställa dessa dels för vidarebefordran till nationell nivå men även skapa rapporter för vårt eget utvecklingsarbete t.ex. för vår produktionsplanering. Vi vill dock kvalitetssäkra data beskrivet under (13)

12 6.2 Vilka av de nationella ledtiderna kan redovisas via vårdadministrativt system för SVF vid rapportskrivandet? Beslut om välgrundad misstanke, start av första behandling samt avslut innan första behandling. Möjlighet finns även att fånga de andra mätpunkterna men vi har i dagsläget valt att avstå från detta. 7 Ansvar och aktiviteter för att IT- stöd blir funktionellt 7.1 Hur har regionen utvecklat de stödprocesser som behövs för att följa och följa upp SVF i respektive IT-stöd? Genom att redan initialt skapa en ingång för de standardiserade vårdförloppen ges förutsättningar att över tid utveckla system för ledning, samordning, prioritering, validering, transperens och förbättring av cancerprocesserna. För att bedriva det fortsatta utvecklingsarbetet har en gruppering tillsatts med medverkan från Enheten för samordnad cancerutredning (verksamhet), Patientjournal (termer, konfigurering, kodning)och Utdata CI/BI (datafångst, bearbetning, rapporter). 8 Införandet av fler standardiserade vårdförlopp Hur har regionen planerat för införandet av fler SVF 2016 Vi har påbörjat arbetet med att skapa en generisk process, applicerbar på samtliga kommande standardiserade vårdflöden (en standardiserad remiss, en remissingång, gemensam produktionsplanering för den initiala utredningsfasen, koordination på tidigare beskrivna områden). Kommande vårdförlopp innebär större variationer utifrån enskild individ inom respektive diagnosgrupp t.ex. avseende ålder, samsjuklighet, tumörstadium och eventuell spridning vid diagnos vilket påverkar prognos och därmed möjlighet till standardisering. Vi har gjort en omfattande förstudie avseende dessa variationer och vi ser behov av att vid sidan av implementering av standardiserade vårdförlopp även implementera anpassade vårdförlopp beskrivet i 1.1. Det generiska angreppsättet skapar förutsättning till triagering till för individen optimal utredning. En ingång - två vårdtjänster. 8.2 Hur har regionen samverkat och löst övergångar för patienter som går över landstingsgränserna? Sydöstra sjukvårdsregionen har etablerade kontaktvägar (telefon, fax, pappersremiss) för överföring av information över länsgränser. Vi är även överens om att det är behandlande landsting som kodar såväl välgrundad misstanke som start av första behandling. Eftersom våra journalsystem i dagsläget inte är lika konfigurerade ser vi behov av att säkra digital informationsöverföring över gränser. Som ett första steg kommer en e-remiss att pilottestas under vården (13)

13 9 Utmaningar och åtgärder 9.1 Vilka har varit de stora utmaningarna vid införandet av de fem första SVF och hur har ni hanterat dem? Den stora kontinuerliga utmaningen handlar om att systemet bör byta perspektiv från vårdgivarens (inifrån och ut) till patientens (utifrån och in). Vi möter denna utmaning genom att involvera såväl politik och tjänstemannaledning som ledare och medarbetare på alla nivåer vid införandet av de standardiserade vårdförloppen. 9.2 Vilka goda exempel på lösningar har ni erfarenhet av från införandet under 2015? Vi ser att konceptet med en gemensam remissingång kommer att vara av stort värde. Genom en snabb personlig telefonkontakt kan den inledande kontakten kvalitetssäkras och göras uppföljningsbar genom den standardiserade dokumentation som tagit fram för just den första vårdkontakten i samband med SVF. Vi kan därefter snabbt erbjuda patienten möjligheten att gå in i rätt flöde. Remittenterna känner att tröskeln sänks och systemet får snabbt data i realtid. Det senare gör att vi kan produktionsplanera i realtid men också hantera eventuell undanträngning genom vår tanke med en ingång två vårdtjänster. 9.3 Vilka utmaningar ser ni inför kommande SVF 2016 Vi ser att flera av vårdförloppen egentligen hänger ihop i början av patientens process och här ser vi behov av att rigga flera SVF i cluster t.ex. lymfom, CUP och cancer i övre gastrointestinalkanalen. Andra framtida utmaningar är att ytterligare effektivisera samverkan med övriga landsting/regioner i vår sjukvårdsregion. Det gäller bl. a informationsöverföring och samverkan i MDK. En väg för att effektivisera detta är att skapa en ingång även för denna process men även att vidareutveckla ITstödet. 10 Ekonomi Bemanning av Enheten för samordnad cancerutredning med sjuksköterskor 150 % Projektledning 200 % Kompetensförstärkning inom logistik och produktionsplanering 75 % Processledare prostatacancer 100 % Resursförstärkning Onkologi för produktionsplanering radioterapi samt gemensam mottagning onkologi och urologi 50 % Forskning: processen i sig, patientupplevelser 100 % 13 (13)