ANBUDSINBJUDAN Avseende lokalvård
1 Inledning 1.1 Arbetsgivarverket Arbetsgivarverket är en förvaltningsmyndighet för statliga arbetsgivarfrågor och tillika en arbetsgivarorganisation. Arbetsgivarverket har cirka 65 anställda. Mer information om Arbetsgivarverket finns på Arbetsgivarverkets hemsida www.arbetsgivarverket.se. Härmed inbjuds ni att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar. 1.2 Allmänt om uppdraget Arbetsgivarverket har lokaler på Kungsgatan 12-14, plan 8 och 9. I kontorslokalerna finns arbetsrum, konferensrum, gemensamma utrymmen, reception och korridorer. Vidare finns två våtrum (duschrum), tre pentryn samt två kök/matrum. Kontorslokalerna omfattar en yta om 2360 kvm. Om anbudsgivaren önskar besiktiga lokalen, sker visning av lokalen efter överenskommelse med: Ewa Nordgaard Tel: 08-700 1330 E-post: ewa.nordgaard@arbetsgivarverket.se 2 Administrativa bestämmelser m.m 2.1 Upphandlande myndighet Arbetsgivarverket Box 3267 103 65 Stockholm Tel växel: 08-700 1300 Kontaktperson: Emma Bergelin Tel: 08-700 1351 E-post: emma.bergelin@arbetsgivarverket.se 2.2 Upphandlingsform Detta är en förenklad upphandling enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. 2.3 Kontraktsperiod Arbetsgivarverket avser att teckna avtal på två år med option på förlängning ett år i taget max två år. Vid förlängning av avtalet skall Arbetsgivarverket skriftligen anmäla förlängning senast sex månader innan avtalsperiodens utgång. 2.4 Prissättning Samtliga med uppdraget förenade kostnader skall ingå i priset (d.v.s. även rese- och andra omkostnader). Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Priserna skall vara fasta under hela avtalstiden inkl. eventuell förlängning. 2
2.5 Inlämnande av anbud Anbudet skall lämnas i ett undertecknat original förseglat i kuvert eller liknande med ärendets diarienummer (0802-0161-56). Det bör också bifogas två kopior av anbudet. Anbudet skall sändas till följande adress: Arbetsgivarverket Box 3267 103 65 Stockholm 2.6 Formella krav på anbud Anbudsgivare skall iaktta följande: Anbudet skall vara skriftligt. Anbud via e-post eller fax accepteras ej. Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare. Anbudet skall innehålla företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kontaktperson under anbudstiden inklusive kontaktuppgifter, uppgift om behörig avtalstecknare. Samtliga angivna priser i anbudet skall vara i svenska kronor (SEK) exklusive moms. Anbud skall vara skrivna på svenska. Försändelsen bör inte ha någon företagsbeteckning. Om anbudsgivaren anser att anbudsuppgifter bör sekretessbeläggas skall anges vilka uppgifter som avses samt skälet härtill. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbudet skall vara Arbetsgivarverket tillhanda senast den 3 oktober 2008. Anbudsgivare svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Observera att Arbetsgivarverkets öppettider är 08.00-17.00 vardagar och att det inte är möjligt att lämna anbud direkt på Arbetsgivarverkets gatuadress på andra tider. Anbud skall vara bindande t.o.m. den 28 februari 2009. Bekräftelse att anbudet gäller t.o.m. den 28 februari 2009 skall anges i anbudet. 2.7 Förfrågningsunderlaget Samtliga ställda krav skall kommenteras. Om ställt krav inte kommenterats äger Arbetsgivarverket rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt. För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombedes anbudsgivaren att fylla i svarsbilagan, se bilaga 1. Tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget måste vara skriftliga för att vara gällande. Om detta blir aktuellt meddelas samtliga som har rekvirerat förfrågningsunderlaget från Arbetsgivarverket. Observera att de leverantörer som erhåller förfrågningsunderlaget från annan än Arbetsgivarverket skall anmäla sig till Arbetsgivarverkets kontaktperson för att få del av information. 2.8 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att 3
kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. Arbetsgivarverket är en myndighet vars verksamhet bedrivs i offentlig regi. Verksamheten omfattas därmed av den svenska offentlighetsprincipen. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning. Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av sekretesslagen erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. 3 Krav på leverantören 3.1 Juridisk ställning m.m. För att bevisa uppfyllelse av nedanstående krav skall anbudsgivaren till anbudet bifoga blanketten SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga upplysningar, ifylld och undertecknad av Skatteverket (ej äldre än 3 månader). Anbudsgivaren skall lämna kopia på, vid anbudslämnandet gällande, registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet. Observera att denna myndighet för svenska företag är Bolagsverket (Obs! ej Skatteverket). Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga ifylld och undertecknad Sanningsförsäkran, bilaga 2. Enligt LOU 10 kap. 2 får en anbudsgivare uteslutas från upphandlingen om de: Är försatta i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Har underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter. I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämna felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav. Dessa skall till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som visar att: LOU 10 kap. 2 enligt ovan ej föreligger. Registrering i yrkes- eller handelsregister föreligger. Föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. 3.2 Ekonomisk ställning Utdrag från kreditupplysningsföretag t.ex. från Upplysningscentralen (UC) eller motsvarande, som visar anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet, skall bifogas anbudet. Kreditvärdigheten skall vara minst tre enligt UC skala eller motsvarande, om inte förklaring av de omständigheter som medfört lägre kreditvärdighet har lämnats som kan godtas av Arbetsgivarverket. Intyget om kreditupplysning får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. 4
3.3 Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivare skall inneha sådan teknisk förmåga och kapacitet som i övrigt krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivaren skall tillhandahålla ersättare som uppfyller samma krav som de som ställs på den anvisade personalen. Vid sjukdom, semester eller annan frånvaro skall ersättare alltid sättas in från första dagen. Ersättaren skall vara väl förtrogen med lokalerna och gällande arbetsrutiner. Anbudsgivaren skall utan oskäligt dröjsmål byta ut person som Arbetsgivarverket, med angivande av godtagbara skäl, inte anser vara lämplig för uppdraget. 3.4 Erfarenhet från tidigare genomförda liknande uppdrag Anbudsgivare skall ha erfarenhet av att utföra liknande uppdrag. Anbudsgivaren skall lämna tre referenser som bevis för tidigare genomförda uppdrag av liknande art. Av referenserna skall följande framgå: beskrivning/omfattning av uppdraget och en kontaktperson för respektive uppdrag med namn och telefonnummer. Uppgifterna avseende angivna kontaktpersoner skall vara aktuella. 3.5 Personal 3.5.1. Städledare Städföretaget skall föreslå och namnge en ansvarig arbetsledare/kontaktperson för detta uppdrag. Den ansvarige arbetsledaren/kontaktpersonen har som uppgift att ansvara för att uppdraget utförs tillfredställande och enligt de krav som ställts i denna upphandling. Arbetsledaren/kontaktpersonen ansvarar för att personal som uppfyller Arbetsgivarverkets krav finns tillgängliga samt att snabbt fylla vakanser med personal som även de uppfyller de krav som ställs på personalen Till anbudet skall bifogas föreslagen arbetsledares CV, av vilken tydligt skall framgå att denne har minst två (2) års erfarenhet som ansvarig arbetsledare i kontorsmiljö och omfattning liknande Arbetsgivarverkets. Att uppdraget avser kontorsstädning Antal kvm Tidsperiod (när uppdraget påbörjades) Beställare samt kontaktperson (namn, telefonnummer, e-postadress) Referenspersonerna kan komma att kontaktas för verifiering av ovanstående. 3.5.2. Lokalvårdare Städföretagets personal på objektet skall inneha SRY:s yrkesbevis eller annan utbildning som bedöms som likvärdig. Städföretag skall ha personal inom organisationen som genomgått utbildning avseende skötsel av golv (trä, sten, linoleum, heltäckningsmattor etc.). 3.5.3. Språkkunskaper Samtliga för uppdraget aktuella personer skall muntligt och skriftligt behärska svenska i sådan omfattning att personen kan tillgodogöra sig den information anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, produktbeskrivning mm som ingår som en del i lokalvårdsarbetet. Kravet syftar också till att göra det möjligt för berörda personer att ta del i den arbetsplatsgemenskap som råder. 5
3.5.4. Tjänstgöringslistor m.m. Leverantören skall på tjänstgöringslistor och liknande, fortlöpande noga redovisa fullständigt namn och personnummer på den arbetskraft som anlitas. Motsvarande skyldighet för Leverantören gäller om underleverantör anlitas. Tjänstgöringslistorna skall lämnas till Beställarens kontaktperson i samband med avtalets ikraftträdande, vid byte av personal samt löpande under avtalstiden. Samtliga för uppdraget aktuella personer skall finnas med på städföretagets lönelista. Beställaren har rätt att göra egna identitetskontroller av leverantörens personal. 3.5.5. Förstärkningsresurser Vid frånvaro av städledare och/eller de personer som skall utföra lokalvården, skall anbudsgivaren kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. 3.6 Miljösäkringssystem Anbudsgivare skall ha ett dokumenterat system som beskriver arbete med miljöfrågor. Till anbudet skall antingen ett intyg om certifiering enligt SS EN-ISO 14001 bifogas, eller en manual som minst skall visa: en miljöpolicy rutiner för ständiga förbättringar inom miljöområdet 4 Krav på tjänsten 4.1 Allmänt Uppdraget skall utföras i enlighet med förfrågningsunderlaget, på ett fackmannamässigt sätt och med hög kvalitet. Lokalvård skall utföras enligt bifogat städschema, (bilaga 3). Lokalvården skall vanligtvis utföras fr.o.m. måndag t.o.m. fredag under tidsintervallet kl. 06.00-10.00. Uppdraget skall behovsanpassas så att hänsyn tas till faktorer som väderlek, obrukade lokaler på grund av semester eller annan frånvaro, om sammanträdesrum använts eller ej etc. Städkvaliteten i exempelvis receptioner och entréer skall upprätthållas även när nedsmutsningen är större än normalt till följd av väderleken. 4.2 Utrustning Leverantören skall, om inte annat anges, tillhandahålla allt förbrukningsmaterial som behövs för att lokalvården skall kunna utföras i enlighet med städschemat. Arbetsgivarverket tillhandahåller förvaringsutrymme för städvagn och förbrukningsmaterial. 4.3 Kvalitet och uppföljning Anbudsgivaren skall tillämpa lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. 6
Under första halvåret skall anbudsgivaren göra uppföljning av lokalvården minst en gång per månad, därefter minst var tredje månad. Vid dessa kontroller skall kvalitetsmätningsprotokoll föras och undertecknas av kvalitetsansvariga personer från bägge parter. Vid nästkommande uppföljning stämmer parterna av de åtgärder som vidtagits utifrån de anmärkningar som tagits upp vid föregående uppföljning. Uppföljningsarbetet skall ledas och fortlöpande kontrolleras av anbudsgivaren arbetsledare. Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen skall åtgärdas omgående och senast inom en arbetsvecka. Ovanstående gäller inte om bristerna beror på omständigheter som anbudsgivaren inte rår över. 4.4 Prisuppgifter för förbrukningsmaterial, extra städarbeten och tilläggstjänster Förbrukningsmaterial Anbudsgivaren skall lämna prislista avseende nedanstående förbrukningsmaterial, som tillhandahålls av anbudsgivaren. Leverantören skall fylla på nedanstående förbrukningsmaterial vid behov. Plastmuggar till toaletterna 12cl, 4000 st./pkt Kökspapper 32 rl/bal Pappershanddukar 3600 st./bal Toapapper oblekt dubbelt 64 rl/bal Mini tork standard 12 rl/bal Tvål, typ Farena, Mevon 55 m.m. 6 st/pkt Diskmedel 1 liter, typ YES Utöver de uppgifter som skall utföras enligt städschemat i bilaga 1, skall anbudsgivaren kunna utföra extra städarbeten och tilläggstjänster enligt nedan. Extra städarbeten Leverantören skall lämna prislista, timdebitering, avseende extra städarbeten. Detta avser storstädning, flyttstädning, extra akut städning eller liknande. Dagtid vardagar, kl. 06.00-18.00 Kvällstid vardagar, kl. 18.00-06.00 Helg Storhelg Tilläggstjänster Leverantören skall lämna prislista avseende nedanstående tilläggstjänster. Fönstertvätt 2 sid. per styck Fönstertvätt 4 sid. per styck Tvätt av glasfönster mellan tjänsterum/sammanträdesrum och korridor, per styck Tvätt av entrémattor standard stl. per styck Pris traditionell golvvård kr/kvm (linoleummatta) Pris mattvätt kr/kvm 7
5 Utvärderingskriterier Utvärderingen kommer att göras i två steg. Först prövar Arbetsgivarverket att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs på anbudsgivaren. Om anbudsgivaren godkänns prövar Arbetsgivarverket att anbudet uppfyller samtliga skall-krav på tjänsten. Bland de anbud som uppfyller alla skall-krav kommer Arbetsgivarverket att anta det anbud som har lägsta pris. Pris Anbudsgivaren skall lämna pris enligt följande: Ett totalpris för lokalvård per år exklusive moms enligt bifogat städschema (bilaga 3). Utvärderingskriteriet pris kommer att bedömas totala kostnaden för ett år. Prisuppgifter avseende förbrukningsmaterial, extra städarbeten och tilläggstjänster enligt s. 7. Arbetsgivarverket kommer inte att ta hänsyn till eventuella tillfälliga rabatter. Ovanstående prisuppgifter (totalpris/år + förbrukningsmaterial, extra städarbeten och tilläggstjänster) utgör tillsammans grund för värdering av vilket anbud som har lägsta pris. 6 Kommersiella villkor 6.1 Inledning Följande villkor utgör tillsammans med kraven i förfrågningsunderlaget underlag för det slutliga kontraktet mellan Arbetsgivarverket och den vinnande anbudsgivaren. Villkoren kommer att införlivas i det slutliga kontraktet med tillägg för vad som upphandlats och därtill sammanhängande villkor. Genom att lämna anbud med anledning av detta förfrågningsunderlag, förbinder sig leverantören att till Arbetsgivarverket tillhandahålla tjänsten i den omfattning och på de villkor som nedan anges. Uppdraget skall utföras i den omfattning och enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. 6.2. Rangordning mellan handlingar Som integrerad del av kontraktet skall nedanstående handlingar ingå. Handlingarnas giltighet skall gälla i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till föreliggande kontrakt 2. kontraktet 3. aktuell anbudsinbjudan med bilagor 4. anbud 6.3 Avtalsperiod Avtalsperioden skall vara två år från undertecknandet med möjlighet till förlängning med ett år i taget i max två år. Vid sådan förlängning av avtalet skall Arbetsgivarverket skriftligen anmäla förlängning till leverantören senast sex månader innan avtalsperiodens utgång. Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning. 8
6.4. Fakturering/betalningsvillkor Fakturering skall ske månadsvis i efterskott med betalning 30 dagar efter fakturadatum, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. 6.5 Pris Priserna är fasta under hela avtalsperioden inklusive eventuell förlängning. Alla med uppdraget förenade kostnader ingår i priset, d.v.s. även t.ex. förbrukningsmaterial och resekostnader. Kompletteras med verkliga priser och villkoren för detta. 6.7 Kvalitet och uppföljning Leverantören tillämpar lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Under första halvåret gör leverantören uppföljningar av lokalvården minst en gång per månad, därefter minst var tredje månad. Vid dessa kontroller skall kvalitetmätningsprotokoll föras och undertecknas av kvalitetsansvariga personer från bägge parter. Vid nästkommande uppföljning stämmer parterna av de åtgärder som vidtagits utifrån de anmärkningar som tagits upp vid föregående uppföljning. Uppföljningsarbetet skall ledas och fortlöpande kontrolleras av leverantörens arbetsledare. Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen skall åtgärdas omgående och senast inom en arbetsvecka. Ovanstående gäller inte om bristerna beror på omständigheter som leverantören inte rår över. 6.8. Underleverantörer Önskar anbudsgivaren anlita underleverantör/er under avtalstiden krävs skriftligt godkännande av Arbetsgivarverket. 6.9 Överlåtelse av kontrakt Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt kontraktet utan Arbetsgivarverkets skriftliga godkännande. 6.10 Tystnadsplikt Leverantören ansvarar för att dennes personal blir informerad om och iakttar den tystnadsplikt som enligt reglerna i sekretesslagen gäller för anställda inom en myndighet. 6.11. Ansvar Leverantören ansvarar för skador som vållas på beställarens lokaler, maskiner, utrustning m.m. genom slarv, felaktigt beteende, vårdslöshet eller försummelse från leverantören eller av dennes personal. Leverantören tecknar och vidmakthåller under avtalstiden erforderlig ansvarsförsäkring. Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal skall anlitas för uppdraget. Samtliga tjänster skall utföras av personal som har utbildning och specialistkompetens som motsvarar de krav som respektive arbetsuppgift ställer. 6.12. Skyddsfrågor Beställaren ansvarar för samordning av skyddsfrågor enligt svensk lag. Leverantören är skyldig att medverka i skyddsfrågor vad gäller städverksamhet. 9
6.13. Försäkring Leverantören skall ha ansvarsförsäkring för sin personal med lägst följande belopp: Vid personskada 5 000 000 kr för varje skadetillfälle Vid sakskada 1 000 000 kr för varje skadetillfälle 6.14. Maskiner och redskap m.m. Leverantören tillhandahåller maskiner, redskap och miljöanpassade kemikalier som är lämpade för ytan som skall behandlas samt tyghanddukar i pentryn. Utrustningen skall vara av god kvalitet och följa gällande föreskrifter. Ur arbetsmiljösynpunkt rekommenderade rengöringsmedel skall användas. 6.15. Kreditering Eventuell utebliven städning krediteras från första dagen. 6.16. Uppsägning eller hävning Om leverantören trots upprepad skriftlig reklamation i inte iakttar avtalsvillkoren har beställaren rätt att säga upp avtalet med en månads uppsägningstid. Avtalet upphör att gälla då uppsägningstiden har löpt ut. Arbetsgivarverket har också rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet om leverantören inte längre uppfyller de krav som ställs i 10 kap. 2 LOU, nämligen om leverantören. - försätts i konkurs eller likvidation, ställs under tvångsförvaltning, blir föremål för ackord, tillsvidare inställer sina betalningar eller blir underkastad näringsförbud, - blir föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande, - blir dömd för brott avseende yrkesutövning eller - inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter och avgifter. Leverantören skall genast upplysa Arbetsgivarverket om han inte uppfyller skyldigheterna mot det allmänna. Parterna är överens om att Arbetsgivarverket under kontraktsperioden kan komma att kontrollera att leverantören och dess företrädare har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter och avgifter. Motsvarande kontroll gäller även om leverantören är registrerad i ett annat land. 6.17. Tvist Tvist rörande tolkning eller tillämpning av avtalet skall i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tvist som inte kan lösas genom förhandling skall avgöras av allmän domstol enligt svensk lag. Bilagor Svarsbilaga (bilaga 1) Sanningsförsäkran (bilaga 2) Städschema (bilaga 3) 10
Bilaga 1 - Svarsbilaga För att underlätta utvärderingen av anbuden är vi mycket tacksamma om ni fyller i denna svarsbilaga. Den innehåller samtliga ställda skall-krav som ni måste kommentera alternativt styrka genom att bifoga efterfrågade handlingar. Kraven presenteras i samma ordning som de anges i förfrågningsunderlaget. Ni får gärna komplettera med information antingen direkt i svarsbilagan eller i separat handling. Formella krav 2.4 Samtliga med uppdraget förenade kostnader skall ingå i priset (d.v.s. även rese- och andra omkostnader). Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Priserna skall vara fasta under hela avtalstiden inkl. eventuell förlängning. 2.5 Anbudet skall lämnas i ett undertecknat original förseglat i kuvert eller liknande med ärendets diarienummer (0802-0161-56). 2.6 Anbudet skall vara skriftligt (ej via e-post eller fax). Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare. Anbudet skall innehålla nedanstående, vänligen fyll i: Företagsnamn: Organisationsnummer: Adress: Telefonnummer: E-postadress: Kontaktperson och kontaktuppgifter under anbudstiden: Uppgift om behörig avtalstecknare: Priserna skall vara i svenska kronor (SEK) exklusive moms. Anbud skall vara skrivna på svenska. Anbud skall vara Arbetsgivarverket tillhanda senast den 3 oktober 2008. 11
Anbud skall vara bindande t.o.m. den 28 februari 2009. 2.7 Samtliga ställda krav skall kommenteras. Krav på leverantören 3.1 Anbudsgivaren skall bifoga blanketten SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga upplysningar, ifylld och undertecknad av Skatteverket (ej äldre än 3 månader). Bifogas Registreringsbevis från Bolagsverket (Obs! ej skatteverket).. Bifogas Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga ifylld och undertecknad Sanningsförsäkran. Bifogas Endast för utländska anbudsgivare: Dessa skall till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som visar att: LOU 10 kap. 2 enligt ovan ej föreligger. Registrering i yrkes- eller handelsregister föreligger. Föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. Bifogas 3.2 Utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex.) från Upplysningscentralen, UC eller motsvarande), som visar anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet, skall bifogas anbudet. Intyget om kreditupplysning får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Bifogas Kreditvärdigheten skall vara minst tre enligt UC skala eller motsvarande, om inte förklaring av de omständigheter som medfört lägre kreditvärdighet har lämnats som kan godtas av Arbetsgivarverket. 3.3 Anbudsgivare skall inneha sådan teknisk förmåga och kapacitet som i övrigt krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivaren skall tillhandahålla ersättare som uppfyller samma krav som de som ställs på den anvisade personalen. Vid sjukdom, semester eller annan frånvaro skall ersättare alltid sättas in från första dagen. Ersättaren skall vara väl förtrogen med lokalerna och gällande arbetsrutiner. 12
Anbudsgivaren skall utan oskäligt dröjsmål byta ut person som Arbetsgivarverket, med angivande av godtagbara skäl, inte anser vara lämplig för uppdraget. 3.4 Anbudsgivare skall ha erfarenhet av att utföra liknande uppdrag. Anbudsgivaren skall lämna tre referenser som bevis för tidigare genomförda uppdrag av liknande art. Uppgifterna avseende angivna kontaktpersoner skall vara aktuella. Av referenserna skall nedanstående framgå, vänligen fyll i alternativt bifoga bilaga: Beskrivning/omfattning av uppdraget: 1) 2) 3) Kontaktperson för respektive uppdrag med namn och telefonnummer: 1) 2) 3) 3.5.1 Städföretaget skall föreslå och namnge en ansvarig arbetsledare/kontaktperson för detta uppdrag. Arbetsledare/kontaktperson: Till anbudet skall bifogas föreslagen arbetsledares CV, av vilken tydligt skall framgå att denne har minst två (2) års erfarenhet som ansvarig arbetsledare i kontorsmiljö och omfattning liknande Arbetsgivarverkets. Bifogas 3.5.2 Städföretagets personal på objektet skall inneha SRYs yrkesbevis eller annan utbildning som bedöms som likvärdig. Städföretag skall ha personal inom organisationen som genomgått utbildning avseende skötsel av golv (trä, sten, linoleum, heltäckningsmattor etc.). 13
3.5.3 Samtliga för uppdraget aktuella personer skall muntligt och skriftligt behärska svenska i sådan omfattning att personen kan tillgodogöra sig den information anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, produktbeskrivning mm som ingår som en del i lokalvårdsarbetet. 3.5.4 Leverantören skall på tjänstgöringslistor och liknande, fortlöpande noga redovisar fullständigt namn och personnummer på den arbetskraft som anlitas för tillfället. Motsvarande skyldighet för Leverantören gäller om underleverantör anlitas. Tjänstgöringslistorna skall lämnas till Beställarens kontaktperson i samband med avtalets ikraftträdande, vid byte av personal samt löpande under avtalstiden. Samtliga för uppdraget aktuella personer skall finnas med på städföretagets lönelista. 3.5.5 Vid frånvaro av städledaren och/eller de personer som skall utföra lokalvården, skall anbudsgivaren kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. 3.6 Anbudsgivare skall ha ett dokumenterat system som beskriver arbete med miljöfrågor. Till anbudet skall antingen ett intyg om certifiering enligt SS EN-ISO 14001 bifogas, eller en manual som minst skall visa: en miljöpolicy rutiner för ständiga förbättringar inom miljöområdet Bifogas Krav på tjänsten 4.1 Uppdraget skall utföras i enlighet med förfrågningsunderlaget, på ett fackmannamässigt sätt och med hög kvalitet. Lokalvård skall utföras enligt bifogat städschema, (bilaga 1). Uppdraget skall behovsanpassas så att hänsyn tas till faktorer som väderlek, obrukade lokaler på grund av semester eller annan frånvaro, om sammanträdesrum använts eller ej etc. 14
Städkvaliteten i exempelvis receptioner och entréer skall upprätthållas även när nedsmutsningen är större än normalt till följd av väderleken. 4.2 Leverantören skall, om inte annat anges, tillhandahålla allt förbrukningsmaterial (inkl. fylla på förbrukningsmaterial vid behov) som behövs för att lokalvården skall kunna utföras i enlighet med städschemat. 4.3 Anbudsgivaren skall tillämpa lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Under första halvåret skall anbudsgivaren göra uppföljning av lokalvården minst en gång per månad, därefter minst var tredje månad. Vid dessa kontroller skall kvalitetsmätningsprotokoll föras och undertecknas av kvalitetsansvariga personer från bägge parter. Vid nästkommande uppföljning stämmer parterna av de åtgärder som vidtagits utifrån de anmärkningar som tagits upp vid föregående uppföljning. Uppföljningsarbetet skall ledas och fortlöpande kontrolleras av anbudsgivaren arbetsledare. Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen skall åtgärdas omgående och senast inom en arbetsvecka. 4.4 Anbudsgivaren skall lämna prislista avseende förbrukningsmaterial, se förfrågningsunderlaget s. 7, som tillhandahålls av anbudsgivaren. Bifogar prislista Leverantören skall fylla på förbrukningsmaterialen vid behov. Utöver de uppgifter som skall utföras enligt städschemat i bilaga 1, skall anbudsgivaren kunna utföra extra städarbeten och tilläggstjänster, se förfrågningsunderlaget s. 7. Leverantören skall lämna prislista, timdebitering, avseende extra städarbeten, se förfrågningsunderlaget s. 7. Bifogar prislista Leverantören skall lämna prislista avseende tilläggstjänster, se förfrågningsunderlaget s. 7. Bifogar prislista 15
Utvärderingskriterier 5 Anbudsgivaren skall lämna pris enligt följande: a: Ett totalpris för lokalvård per år exklusive moms enligt bifogat städschema (bilaga 3). Pris: b: Prislistor avseende förbrukningsmaterial, extra städarbeten och tilläggstjänster enligt förfrågningsunderlaget, s. 7. Pris: Totalt pris (enligt 5 a+b): 16
Bilaga 2 Sanningsförsäkran Härmed försäkras på heder och samvete att anbudsgivaren.. Inte är föremål för ansökan om konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande Inte tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud Inte är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraft vunnen dom Ort och datum Underskrift av firmatecknare Namnförtydligande 17
Bilaga 3 - Arbetsgivarverkets städschema Aktivitet Kontorsrum Reception Vilrum Konferensrum Möteslokaler Utbildningsrum Arkiv Förråd Städrum Datarum Entré Korridorer Kapprum Trappa Lunchrum Kök Toaletter Våtutrymmen Tömma och rengöra papperskorgar, plocka upp 2 ggr/v dagligen 1 g/v dagligen Dagligen Dagligen skräp Avfläcka glasdörrar, glasväggar och speglar 1 g/v 1 g/v 1 g/v 1 g/v 1 g/v 1 g/v Dammtorka fria ytor på möbler och fönserbänkar 1 g/v dagligen 2 ggr/mån dagligen Dagligen Dammtorka övriga inventarier och inredning samt 2 ggr/mån 1 g/v 2 ggr/mån 2 ggr/mån 1 g/v 1 g/v avfläcka runt dörrhandtag och strömbrytare Avborsta arbetsplatser, rengöra skrivbordsunderlägg 1 g/v 1 g/v 2 ggr/mån och torka av telefoner Fuktmoppa golv 1 g/v 1 g/v 2 ggr/mån 2 ggr/v Dagligen Diska, plocka i och ur diskmaskiner, rengöra Dagligen diskbänk och vask och bord Byta diskborste, disktrasa, handdukar och se till att Vid behov det finns diskmedel i kök och pentry Tvätt av 10 st handdukar (1 linne+1 frotté/utrymme) 1 g/v Rengöra mikrovågsugnar 1 g/v Rengöra saniteter och golv Dagligen Fylla på toalettmateriel och tömma sanitetsbehållare Dagligen Grundlig rengöring av saniteter och golv 1 g/v Dammsuga mattor (där det finns) 1 g/v 1 g/v 1 g/v Dammtorka maskiner, lampor och armaturer 1 g/v 1 g/v 1 g/v 1 g/v 1 g/v 1 g/v Avborsta/dammsuga golvlister och stoppade möbler 1 g/mån 1 g/mån 1 g/mån 1 g/mån 1 g/mån 1 g/mån Rengöring av yta ovanpå bokhyllor och skåp 4 ggr/år 4 ggr/år 4 ggr/år 4 ggr/år 4 ggr/år 4 ggr/år Torka av möbler, plocka upp skräp, ställa i ordning, tömma och rengöra askfat Övrigt Tömma stora returpapperhållare en gång/vecka (tisdagar före 08.00) Altan Vid behov 18