SLSO Utvärdering av Kompetenslyftet ehälsa i primärvården Delrapport 1 31 januari 2012
Utvärdering av kompetenslyftet ehälsa i primärvården Projekt: Kompetenslyftet ehälsa Period: December 2011- januari 2012 Rapport: Delrapport 1 Datum: 31 januari 2012 Ansvarig konsult: Pamela Salomonsson (EY) Kvalitetssäkrare Johan Widén (SLSO) Genomförd datainsamling under perioden Under perioden har Ernst & Young medverkat vid flera olika möten där projektet diskuterats: Uppstartsmöte med projektledare, Ann-Marie Bönström Intervju med projektägare, Eva Pilsäter Faxner En intervju och två avstämningsmöten med projektledaren Intervjuer med projektteamet (projektcontroller, projektadministratör, projektkommunikatör) Deltagit på två processhandledarmöten Deltagit på två referensgruppsmöten Deltagit på ett utvecklingsledarnätverksmöte Genomgång av SLSOs server (såväl den mapp som är tillgänglig för samtliga som arbetar i projektet som den mapp som enbart är tillgänglig för projektledningen) Studier av dokumentationen från projektet Förevisning och genomgång av uppföljningssystem och insamlad statistik angående närvaro på seminarier. Status Projektorganisation, metod och löpande uppföljningar Projektorganisation: Styrgruppen träffas 1-2 ggr per termin. Detta är mer sällan än projektstyrgrupper vanligtvis brukar träffas. Projektägare och projektledning har angett att beslut tas inom andra instanser. Det finns en risk att det tar lång tid innan styrgruppen fångar upp om projektet avviker från plan om styrgruppsmötena sker för sällan. I frånvaron av styrgrupp är det viktigt med tät kontakt mellan projektägare och projektledare för att se till att beslut som rör projektets styrning och måluppfyllelse går i linje med de ursprungliga intentionerna. 2
Projektledningen är mycket engagerad och väl insatt i projektets alla delar. Projektledningen gör en klar uppdelning mellan vad som är projektets uppdrag och vad som inte är det vilket är väldigt positivt. Processhandledarnätverket fungerar bra. Processhandledarna träffas ca en gång i veckan och arbetar med material till teman och andra aktuella frågor för projektet. Ernst & Young noterade att mycket av arbetet gjordes i storgrupp och har framfört förslaget till projektledningen att dela upp arbetet på mindre grupper och individer. Detta är även något som man inom projektet själva noterat och har börjat göra i viss utsträckning. De sex Utvecklingsledarnätverken träffas tre dagar, en gång i veckan inför teman och två halvdagar under temaperioden på fyra veckor. Utvecklingsledarna leder i allmänhet dialogseminarier på sina egna enheter, så att de känner seminariedeltagarna och har kontakt med den chef som är ansvarig för de eventuella vidare frågeställningar som kommer fram under seminarierna. Utvecklingsledarnätverket fungerar också som en form av dialogseminarier, där skillnader i arbetssätt mellan vårdcentralerna kommer fram. Projektets referensgrupper är involverade från starten av deras respektive seminarieserier och har möjlighet att påverka innehållet i seminarieserierna. Projektets samverkanspartners träffas två gånger per termin. Metod: Projektkommunikationen har i början av projektet varit fokuserad på att informera om innehållet och förutsättningar för projektet. Nu när projektet kommit igång finns det ett värde i att projektet även börjar kommunicera eventuella effekter. Projektkommunikatören slutade vid årsskiftet och har inte fått en ersättare än. Detta har ställt stora krav på projektledningens som i princip blivit direkt ansvarig för kommunikationen. Dialog har inletts med Hanna Ahonen, kommunikationschef på SLSO för att hitta en ersättare, med mer fokus på strategisk kommunikation, än den tidigare kommunikatören. Fram till att en ny kommunikatör anställts till projektet kommer Hanna tillsammans med två kollegor stödja projektet i kommunikationsfrågor. Vid genomförda möten har behovet av att löpande följa utvecklingen av projektets resultat i förhållande till målen diskuterats. De projektmål och indikatorer som finns angivna idag kan påverkas av andra faktorer än enbart projektet. Samtidigt fattas indikatorer som kan lyfta fram projektets positiva resultat. Ernst & Young har påtalat detta för projektledningen. Projektets risker är väl definierade, men saknar tidssättning och tydligt ägarskap, vilket skulle underlätta uppföljningen. Ernst & Young har påtalat detta för projektledningen och kommer att stödja projektledningen med lämpliga mallar vid nästa tillfälle riskerna ska revideras. Jämställdhetstanken är väl integrerad i projektet. Processhandledare och projektledningen har gått en utbildning i jämställdhetsintegrering och en SWOT anals har gjorts avseende jämställdhet och åtgärder har kopplats till denna. Data följs upp utifrån ett genusperspektiv, vad gäller deltagande och självskattad kunskap. Jämställdhet belyses i seminarietemainnehållet när detta är lämpligt och schemaläggningen av dialogseminerier tar hänsyn till att vissa individer jobbar deltid. Projektet ligger i fas vad gäller alla planerade åtgärder/delmål förutom att revidera Jämställdhetsplanen, vilket är under arbete. 3
Processhandledare, Rehab-sakkunniga och projektledningen har fått en utbildning i tillgänglighetsintegrering. Det finns en tillgänglighetsplan framtagen. Fysisk tillgänglighet för alla är en aspekt som tas hänsyn till vid projektets möten och seminarier. Materialet till seminarierna har tillgänglighetsanpassats. Status Projektets resultat och måluppfyllelse Projektet har vunnit uppmärksamhet och intresse i organisationen. Över 70 % av organisationen är positiva till projektet enligt den enkät som gick ut i okt/nov 2011 De målvärden som satts för målen i projektplanerna för projektet är brett definierade och saknar tydliga målvärden. Flera av målen avser resultat som påveras av andra faktorer än projektet. T.ex. minskad upplevd stress hos medarbetarna. Detta gör det svårt att bedöma huruvida uppnådda resultat är att betrakta som goda eller inte. Status Projektets effekter Har inte berörts i utvärderingen under perioden december/januari. Förslag på åtgärder - Projektorganisation, metod och löpande uppföljningar Även om många beslut angående projektets styrning tas i andra instanser än Styrgruppen kan det finnas ett värde i att ha en Styrgrupp som tar ansvar för projektets övergripande styrning och måluppfyllelse. Ernst & Young föreslår att Styrgruppen sammankallas oftare, ca 4-6 ggr per termin, för att ständigt ha en aktuell överblick över projektets framdrift. Om viktiga beslut tas i andra forum behöver Styrgruppen hållas uppdaterad om dessa beslut och får på detta sätt möjligheta att ingripa om projektet divergerar från överenskommen tidplan och överenskomna mål. Dessa styrgruppsmöten med fokus på information kan hållas korta, ca 1 timma i månaden. Projekthandledarnätverkets arbete kan delas upp i mindre grupper. Ernst & Young föreslår att förberedandet av enskilda slides delas ut på individer, medan övergripande ppt-story line förbereds i grupper om två-och-två. Projektets specifikation av hur samverkanspartners ska bidra till projektet och målet och önskad effekt av deras medverkan kan tydliggöras ytterligare med mätbara mål och aktiviteter. Ernst & Young föreslår att projektledningen tar fram en formaliserad rutin för att ta tillvara insikter och inspel som kommer upp under utvecklingsledarnätverksträffarna. Projektet har här en potential till utökat lärande genom att på ett än mer strukturerat sätt ta tillvara det som kommer upp under dessa träffar. Dessa insikter behöver även eskaleras till lämplig chefsnivå som har möjlighet att påverka i dessa frågor. Projektet behöver få in en kommunikatör snarast. Denna process har påbörjats och fram till dess kommer kommunikationsavdelningen att stötta med ett team på tre per- 4
soner. En viktig del av kommunikationen är att kunna påvisa resultat och Ernst & Young har framfört rekommendationen att projektet ska lägga ned mer resurser på uppföljning och mätning av resultat. Representanter från kommunikationsavdelningen kommer att närvara på den Målformuleringsworkshop som Ernst & Young ska hålla med projektledningen och processhandledarna. En uppföljnings som Ernst & Young föreslår någon form av vidare uppföljning av åtgärdsbehov som kommit fram under dialogseminarierna. Ernst & Young rekommenderar att projektledningen följer upp de identifierade riskerna med tätare intervaller. Varje risk bör också ha en remitterande åtgärd och en ansvarig person för denna åtgärd, som också följs upp. Ernst & Young rekommenderar att Jämställdhetsplanen revideras samt att de åtgärder som anges i Jämställdhetsplanen följs upp regelbundet. Förslag på åtgärder - Projektets resultat och måluppfyllelse Ernst & Young rekommenderar att projektet följer upp måluppfyllelse och effekter tätare. En målformuleringsworkshop kommer att hållas i februari där mål och indikatorer ska formuleras för mätbarhet. Kommunikationsavdelningen har blivit inbjuden till denna workshop för att få inspel på vad som är mätbart och av intresse för organisationen. Övriga deltagare är projektägaren, projektledningen och processhandledarna. Förslag på åtgärder - Projektets effekter Har ej berörts i utvärderingen under perioden december/januari. 5