Familjehem Kontaktpersoner Personec/Treserva

Familjehem Kontaktpersoner Personec/Treserva 2013-06-27

INNEHÅLLSFÖRTECKNING INTRODUKTION... 3 ARBETSSÄTT... 3 SYSTEMETS GRUNDER... 4 ORGANISATION... 4 INSTÄLLNINGAR... 4 CHECKLISTA INNAN DU GÖR ETT NYTT UPPDRAG... 6 ERSÄTTNING VIA EXTRAUTBETALNING... 7 REGISTRERA EN NY KONTAKTPERSON... 8 REGISTRERA ETT NYTT FAMILJEHEM... 13 AVSLUTA ETT UPPDRAG (KONTAKTPERSON, FAMILJEHEM)... 18 FÖR SENT INLAGD AVGÅNG I PERSONEC... 18 ÅNGRA AVSLUT... 19 BYTE AV ORGANISATORISK TILLHÖRIGHET... 19 RAPPORTERING AV ERSÄTTNINGAR... 21 RAPPORTER KVALITETSSÄKRING INFÖR LÖNEKÖRNING... 23 LÖNELISTA... 23 RAPPORTER TRANSAR... 24 RAPPORTER... 25 BEVAKNING TOM... 25 KONTROLL AV ANSTÄLLNINGSNUMMER... 26 KONTRAKTERADE FAMILJEHEM... 27 KONTAKTPERSONER FÖR ÄLDREOMSORGENS KLIENTER... 27 VAD SKA RAPPORTERAS TILL INTRASERVICE LÖN?... 28 2 av 29

Introduktion Arbetssätt I samband med införandet av Treserva så kommer enbart vissa delar ligga kvar i Personec. Detta är uppläggning av uppdrag, förändring av organisation (ansvar och verk), avslut av uppdrag. När det gäller familjehem & kontaktpersoner med brukare över 65 så finns detta specificerat hur det ska hanteras i slutet av dokumentet. Se innehållsförteckningen. Övriga ersättningar kommer att exporteras över från Treserva till Personec varje månad. All aktuell information, uppdaterat utbildningsmaterial samt aktuell utbildningskatalog finner du genom att gå in på Personalingången, www.goteborg.se/personalingangen. Tänk på att välja rätt roll när du loggar in. Bocka ur rutan Kom ihåg mina inloggningsval om du har andra roller i Personec. Om det är så att någon ny ska ha rollen Kontaktperson Treserva så vänder ni er till er behörighetsansvarig som finns ute på förvaltningen. 3 av 29

Systemets grunder Organisation För att komma vidare i Självservice kontaktperson måste du alltid ha valt en organisation. Under menyvalet Organisation kan du välja organisation från organisationsträdet. Om det visas ett plustecken betyder det att det finns underliggande enheter. Du ska alltid stå längst ut i organisationsträdet. Vad du ser och kan välja ur organisationsträdet är helt beroende på vilken organisatorisk behörighet du har. Första gången du går in under Organisation kan du behöva ladda ner/installera ett program (Java) så att organisationsträdet kan visas. Klicka på länken och följ instruktionerna. När programmet är nedladdat fortsätter du. Markera önskad enhet och klicka på Inställningar Du väljer inställningar i huvudmenyn. Inställningarna är personliga. Bocka i Visa kalender. 4 av 29

Här väljer du om menyn ska visas med stor eller liten text.. Urval Här kan du skriva in hur många rader som ska visas per sida när du söker i rapporter. Lägsta period visar alla medarbetare, även de som är avslutade och de som har ett uppdrag framåt i tiden. Dagens datum visar endast aktuella anställningar. OBS! Om du har behörighet till t ex en hel enhet med underliggande avdelningar måste du ha en i Sökning på underliggande enheter, detta för att se all personal som du ansvarar för. Under antal anställda visas 375 rader, behöver du se fler så lägg in exempelvis 1000. I ramen Färgsättning meddelanden så ser du vilken färg som anteckningsfältet får när du själv sparat anteckningen eller en annan användare har sparat. Exportformat skall vara Rich Text Format (Word etc). Klicka på Spara. 5 av 29

Checklista innan du gör ett nytt uppdrag Bankkonto vart ska ersättningen utbetalas (vilken bank) Blankett för detta finns på personalingången under blanketter, lämnas till närmaste Swedbankkontor. Skattsedel är ersättningen att betrakta som sidoinkomst? Skattsedel, jämkning, extra skatteavdrag. Blankett för detta finns på personalingången under blanketter, rättelse/justering skickas till IS-lön för handläggning via mail support.intraservice@intraservice.goteborg.se Ange i rubrikraden: Lön - skatt Lönespecifikation personen behöver se sin utbetalade ersättning. Om det är så att personen ska ha lönespecifikation på papper så finns det en person på förvaltning med speciell behörighet som lägger in detta. I övrigt gäller samma som för övriga anställda/uppdragstagare. Information om detta finns på Personalingången. Skyddad identitet Om du har en person som du ska lägga ett uppdrag på och den personen har skyddad identitet, så får du ta kontakt med ISsystemförvaltare genom att skicka ett mail till support.intraservice@intraservice.goteborg.se och be att de ringer upp. Ange i rubrikraden: HR systemförvaltning - Anonymitetsskydd 130-kronan har ersättningsmottagaren redan denna ersättning från en annan förvaltning? Detta ser man under Tillägg/avdrag om ersättningen kommer från din förvaltning. Vid ersättning från annan förvaltning måste du kolla lönelistan för att se det. Vid de fall som du lägger upp nytt och det inte finns 130- kronan så kan du lägga en anteckning över detta som du sedan kan söka i rapporter. Ska också komma från Treserva. 6 av 29

Ersättning via extrautbetalning Extrautbetalning dvs utbetalning utöver ordinarie utbetalningstillfälle. Här gäller samma regler som för månadsanställda att beloppet måste överstiga 1 000 kr. Information om detta finns på Personalingången. Alla ersättningar som ska betalas ut via extrautbetalning hanteras i Treserva där du lägger in ersättningarna som sedan exporteras till Personec inför extrautbetalningen. Undantaget är familjehem & kontaktpersoner med brukare över 65 år. Datum för när ni senast måste lägga in i Treserva för att det ska gå med får ni från de som jobbar med Treserva. 7 av 29

Registrera en ny kontaktperson I menyvalet, klicka på Person och välj Personuppgifter För att se om en person har eller har haft en anställning/uppdrag i din förvaltning, ange personnummer eller namn, och klicka på Sök. Om personen inte finns upplagd sedan tidigare så kommer du att få signal om att personpost saknas. Om personuppgifter finns får du kontrollera de uppdrag som personen har för att undvika att anställa på samma Anstnr. Gå till Uppdragsuppgifter. Där klickar du på Översikt. Första gången du går in på Översikten får du upp nedanstående bild. Tryck Spara. Om personuppgifterna finns registrerade kan du gå direkt till avsnittet Ny anställning/ Nytt uppdrag, se sidan 10. Om personuppgift saknas, välj Ny. 8 av 29

Skriv personnummer och klicka på Nästa för att påbörja anställningsguiden i Personec. Grunduppgifter: Ange obligatoriska fält, namn, adress, postnummer (utan mellanslag) och postadress. Födelsedatum åsätts automatiskt när du sparar så det fältet lämnas tomt. Om personen har skyddad adress bockar du i Skyddad adress. Klicka på Slutför. Här väljs denna länk för att registrera uppdraget. (Vill du fortsätta senare med själva uppdragsuppgiften kan du stanna här. För att fortsätta får du välja Uppdragsuppg i menyn och söka på personnummer.) 9 av 29

När du har valt denna länk kommer du till Ny anställning/nytt uppdrag Anstnr: Ska innehålla förvaltningskod/bolagskod ex 131 och bokstav enligt tabellen nedan. Anställningsnumret ska alltid bestå av fem positioner. Det är ytterst viktigt att anställningsnumret i Personec överensstämmer med det som finns i Treserva annars går inte ersättningen över. Se separat tabell från Treserva med anställningsnumren. Fr.o.m.: Datum from när uppdraget ska gälla. Anställningsstyrande uppgift: Malltyp för anställning: Typ av lön: välj Arvodesanställda välj Uppdragstagare/arvode Lämnas blankt vid registrering av kontaktpersoner/familjehem OBS! Här är det viktigt att det är rätt anställningsuppgifter då dessa inte går att ändra om du väljer att spara uppdraget. Gör du fel måste du skicka in en rättelse till Intraservice via support.intraservice@intraservice.goteborg.se om borttagning av tjänst och börja om från början. Ange i rubrikraden: Lön Borttag av anställningsrad kontaktperson/famhem. Samma anställningsnummer som på den felaktiga tjänsten ska användas vilket medför att du måste vänta till du får tillbaka att lön har tagit bort den felaktiga tjänsten. När du är helt säker klickar du på Nästa. De uppgifter som du skrivit in på Ny anställning finns nu i Grunduppgifter. 10 av 29

Registrera enbart följande: Avl form: Anst form: Avtal: Benämning: Bev t o m: Org: DB kod: Månadsavlönad innevarande månad Uppdrtag/Arv-ej anställd Arvode kontaktpersoner Sök fram den befattning som ska användas, t ex kontaktperson Fungerar som bevakningsdatum. Här kan du lägga det datum som uppdraget är beviljat tom. (Du kan dra ut lista på Bev tom via Rapporter) Sök fram den gren som personen ska anställas på. Observera att det alltid ska vara lägsta gren i organisationsträdet. Förvaltningsnummer och 00 (5 positioner tex.13900). Här beviljas anställningen: Handläggare: Fem positioner, endast siffror i en följd. T ex telefonanknytning. Plac nummer: Behöver numera inte fyllas i då det finns i Treserva. 11 av 29

Omkostnadsdel: Ska ej användas. Det kommer att komma från Treserva vid respektive månadskörning och synas på lönelistan. Klicka på Nästa. Du kommer nu till denna bild som innehåller kodsträngen som avtalet/uppdraget ska belasta. Här kan du se de organisatoriska uppgifterna som du valt på föregående bild. Kontrollera att uppgifterna stämmer. Här kan du lägga till Projekt och Aktivitetskod. Versaler måste användas. Om du gjort fel här så klickar du på föregående och söker om organisationen. Välj Slutför. Välj därefter Avbryt för att avsluta guiden Ny anställning OBS! Om det nu skulle visa sig att det är något fel på/med anställningen kan du inte ta bort den utan får skicka in en rättelse till Intraservice om borttagande av anställning SAMT registrera en ny korrekt anställning. Här behöver du vänta på återkoppling till dess att lön har tagit bort anställningen då du måste använda samma anställningsnummer på nytt igen. 12 av 29

Registrera ett nytt familjehem I menyvalet, klicka på Person och välj personuppgifter. För att se om en person haft/har en anställning i din förvaltning, ange personnummer eller namn, och klicka på Sök. Om personen inte finns upplagd sedan tidigare så kommer du att få signal om att personpost saknas. Om personuppgifter finns får du kontrollera de uppdrag som personen har för att undvika att anställa på samma Anstnr. Gå till Uppdragsuppgifter. Där klickar du på Översikt. Första gången du går in på Översikten får du upp nedanstående bild. Tryck Spara. Om personuppgifterna finns registrerade kan du gå direkt till avsnittet Ny anställning/ Nytt uppdrag, se sidan 15. Om personuppgift saknas, välj Ny. 13 av 29

Skriv personnummer och klicka på Nästa för att påbörja anställningsguiden i Personec. Grunduppgifter: Ange obligatoriska fält, namn, adress, postnummer (utan mellanslag) och postadress. Födelsedatum åsätts automatiskt när du sparar så det fältet lämnas tomt. Om personen har skyddad adress bockar du i rutan Skyddad adress. Klicka på Slutför. Här väljs denna länk för att registrera din nya uppdragstagare. (Vill du fortsätta senare med själva uppdragsuppgiften kan du stanna här. För att fortsätta får du välja Uppdragsuppg i menyn och söka på personnummer.) När du valt denna länk kommer du till Ny anställning/nytt uppdrag 14 av 29

Anstnr: Ska innehålla förvaltningskod/bolagskod ex 131 och bokstav enligt tabellen nedan. Anställningsnumret ska alltid bestå av fem positioner. Det är ytterst viktigt att anställningsnumret i Personec överensstämmer med det som finns i Treserva annars går inte ersättningen över. Se separat tabell från Treserva på anställningsnumren. Fr.o.m: Datum från när uppdraget ska gälla. Anställningsstyrande uppgift: Malltyp för anställning: Typ av lön: Välj Arvodesanställd Välj Uppdragstagare/arvode Lämnas blankt vid registrering av kontaktpersoner/familjehem OBS! Här är det viktigt att det är rätt anställningsuppgifter då dessa inte går att ändra om du väljer att spara uppdraget. Gör du fel måste du skicka in en rättelse till Intraservice via support.intraservice@intraservice.goteborg.se om borttagning av tjänst och börja om från början. Ange i rubrikraden: Lön Borttag av anställningsrad kontaktperson/famhem. Samma anställningsnummer som på den felaktiga tjänsten ska användas vilket medför att du måste vänta till du får tillbaka att lön har tagit bort den felaktiga tjänsten. När du är helt säker klickar du på Nästa. De uppgifter som du skrivit in på Ny anställning finns nu i Grunduppgifter. 15 av 29

Registrera enbart följande: Avl form: Anst form: Avtal: Benämning: Bev t o m: Org: DB kod: Månadsavlönad innevarande månad Uppdrtag/Arv-ej anställd Familjehem Sök fram den befattning som ska användas, t ex familjehem Fungerar som bevakningsdatum. Här kan du lägga det datum som uppdraget är beviljat tom.(du kan draut lista på Bev.tom via Rapporter) Sök den gren som personen ska anställas på Observera att det alltid ska vara lägsta gren i organisationsträdet. Förvaltningsnummer och 00 (5 positioner tex.13100). Här beviljas anställningen: 16 av 29

Handläggare: Fem positioner, endast siffror. T ex telefonanknytning. Plac nummer: Behöver numera inte fyllas i då det finns i Treserva. Omkostnadsdel: Ska ej användas. Kommer att exporteras på fil från Treserva och synas på lönelistan. Klicka på Nästa. Du kommer nu till denna bild som innehåller kodsträngen som avtalet/uppdraget belastar. Här kan du se de organisatoriska uppgifterna som du valt på föregående bild. Kontrollera att uppgifterna stämmer. Här kan du lägga till Projekt och Aktivitetskod. Versaler måste användas. Om du gjort fel här så klickar du på föregående och söker om organisationen. Välj Slutför. Välj därefter Avbryt för att avsluta guiden Ny anställning OBS! Om det nu skulle visa sig att det är något fel på/med anställningen kan du inte ta bort den utan får skicka in en rättelse till Intraservice om borttagande av anställning SAMT registrera en ny korrekt anställning. Här behöver du vänta på återkoppling till dess att lön har tagit bort anställningen då du måste använda samma anställningsnummer på nytt igen. 17 av 29

Avsluta ett uppdrag (kontaktperson, familjehem) Principen vid avslut av uppdrag är att du först i den månad som uppdraget upphör avslutar uppdragsanställningen och inte i förtid. Välj rätt tjänst i kolumnen Anst, klicka på Visa eller klicka på knappen Översikt där du väljer den anställningsrad som du vill avsluta. Klicka på Avsluta, där du kommer åt uppgifter för att avsluta anställningen. Här skriver du in Avgångsdatum. Avgångsväg och Avgångsorsak väljer du i listvalet enligt nedan. I ramen Semester och uppehåll/ferier väljs alltid: utbetalas manuellt, då kontaktpersoner/familjehem inte har någon semester att utbetala. Detsamma gäller för okompenserad tid. Klicka på Spara. För sent inlagd avgång i Personec Om du lägger in en avgång på ett uppdrag där det har betalats ut arvode eller omkostnadsersättning får du följande signal: 18 av 29

Du väljer OK för att registrera avgången men måste skicka in en rättelse till IS lön som korrigerar den felaktigt utbetalda ersättningen. Du måste gå in och titta under Tillägg/ Avdrag, för att se över eventuella arvoden och omkostnadsersättningar. Om de inte ligger med datum som stämmer överens med avgångsdatum MÅSTE rättelse skickas till IS-lön. Ångra avslut Vill du ångra ditt avslut får du skicka in rättelse till Intraservice som gör detta. Vid de tillfällen som du har gjort en avgång på en uppdragspost som sedan ska återanställas på samma anställningsnummer så måste ni skicka rättelse till lön som får ångra avslutet. Byte av organisatorisk tillhörighet Om du behöver flytta en kontaktperson eller ett familjehemsuppdrag till annan gren i organisationsträdet så gör du enligt nedan. Gå in på Uppdragsuppgifter och söker fram rätt person och anställningsnummer. Därefter tar du bort det gamla datumet i Fr.o.m. (t ex 110901) och skriv in nytt datum from som ändringen gäller från. Klicka därefter på Sök knappen, till höger om Organisation. Här väljs den nya grenen i trädet, genom att markera den och klicka på Välj. Tänk på att alltid välja den yttersta grenen i organisationsträdet. 19 av 29

. Klicka på Spara för att ändringen ska slå igenom. Klicka därefter på knappen Översikt. Här kontrollerar du att det har blivit ett radbryt/ förändring på anställningen. I detta fall syns det att anställningsnummer 13101 som organisatoriskt tillhörde Ewa R fr.o.m. 110201 har flyttats till organisation Jeanette. 20 av 29

Därefter måste du gå in under Konto Anstäl och undermenyn Konto Proc Här kontrollerar du att du har rätt datum i Fr.o.m. Sök om organisationen genom att klicka på Sök och välj din organisation. Klicka på Spara. Rapportering av ersättningar Under menyn Tillägg/avdrag ser du de ersättningar som har kommit in via filen från Treserva. När du klickar på Visa så får du fram dem som är aktuella denna månad. Genom att klicka på t ex raden Fomkbel ser du vilken Brutto/Nettotyp och Brutto/Nettoorsak det är som betalas ut. Om du klickar på Visa Historik så får du upp tidigare utbetalda poster på personen. 21 av 29

OBS! Om din förvaltning har betalat ut 130-kronan och uppdraget nu upphör. Kontrollera om personen har uppdrag någon annanstans i staden. Om så är fallet meddela den förvaltningen, så får de lägga in detta. Om det är så att ersättningen ska ligga på ditt uppdrag så kan du lägga in en anteckning under Anteckningar som du sedan kan söka upp på Rapporter. 22 av 29

Rapporter kvalitetssäkring inför lönekörning Det finns ett antal sätt att kvalitetssäkra så att rätt ersättningar betalas ut och för att slippa skicka rättelse till Intraservice lön i den mån som det går. Tyvärr kan du inte få en samlad rapport per person på vilka ersättningar som utbetalas om du inte går in och kollar på lönelistan. Du får göra flera urval om man t ex vill se både arvode- och omkostnadsersättning. Lönelista I delen Lönelista visas utbetalningsdatum, uppgifter om utbetalt denna period, brutto och netto samt preliminär skatt. I nedre delen av bilden visas en lista över lönetransaktioner. Du ser också under Avvikande kontering det avvikande ansvar och verk som kommer med på arvodet/omkostnaden via filöverföringen från Treserva. Därmed kan du härleda till vilken förvaltning som betalar ut ersättningen. 23 av 29

Rapporter Transar För att kunna se exempelvis avdrag, ersättningar och preliminär lön i en samlad rapport på din organisation väljer du i menyraden Rapporter, Transar. Här nedan presenteras olika exempel på rapporter som du kan få fram. 1. Välj den organisation som du vill se i organisationsträdet. 2. Under Typ av Orsak, välj: Brutto/Netto 3. Under Typ, välj antingen Arvode eller Omkostnadsersättning. Här kan man inte göra flera val samtidigt. 4. Under utbetalningsår, välj t ex 2012 5. Under Utbetalningsmånad välj t ex December. Här kan man bara välja tom det år och månad som ska komma att utbetalas. 6. Klicka på Skapa rapport När du gjort ovanstående val, skapas rapport enligt nedan. Användbar till att se vilka arvoden och/eller omkostnadsersättningar som betalas ut. Här hamnar den omkostnadsersättning som är rapporterad via tillägg och avdrag. 24 av 29

Om du vill ha en sammanställd rapport på dina uppdragstagares preliminära ersättningar för nästkommande månad gör du val enligt nedanstående bild. Tänk på att all ersättning kommer med, även ersättning från andra förvaltningar. Du kan också bocka i Extra, för att se de uppdragstagare som har fått ersättning utbetalad via extrautbetalning. Observera att all ersättning syns, även ersättning som betalas ut av annan förvaltning. Rapporter För att se noteringar (som är gjorda under Person, Personuppgifter, Anteckningar) görs nedanstående val: Bevakning tom För att fånga upp de uppdrag som ligger med datum i bevakning tom Välj Rapporter, anställning i menyn 25 av 29

På rapporttyp väljer du anst.uppgifter I fält, välj: anst tom + anst form + anst typ. Flervalsurval fås genom att hålla nere Ctrlknappen och markera valen. Kontroll av anställningsnummer För att kolla i Personec Anstnr samt anställd from och ev avgångsdatum Rapporttyp = Anställningsuppgifter Fält = Anstdatum och Avgångsdatum Datum fr o m lägg den månaden du vill kontrollera den 1:e Har du blankt i Datum fr o m söker systemet från dagens datum. Skapa rapport Du kan sedan sortera på resp kolmn, ex Anstdatum så kan du kontrollera innevarande månad och se om du har personer som inte är anställda hela månaden. Väljer du Avgångsdatum och sorterar på det så ser du personer som inte är anställda hela månaden. Klickar du på Anstnr extern så ser du att du har korrekta värden i fältet där. 26 av 29

Kontrakterade Familjehem Kontrakterade familjehem ska registreras av Förvaltningen ute. Gäller nyanmälning/ändring/avslut. All rapportering, annat arvode eller omkostnadsersättning mm ska komma från Treserva. Kontaktpersoner för äldreomsorgens klienter Uppdraget ska registreras av Förvaltningen ute. Gäller nyanmälning/ändring/avslut. Inga arvode eller omkostnadsersättningar ska rapporteras på uppdragsposten. Arvode och omkostnadsersättningar mm skickas in till Lön. Använd blanketten Underlag för arvode till kontaktperson. 27 av 29

Vad ska rapporteras till Intraservice lön? Rättelser ska gå genom chefs brevlåda. Detta gäller som attest. Du kan också scanna in ett attesterat underlag och skicka in. För att underlagen ska hamna hos rätt enhet på Intraservice så är det bra om man i ärenderubriken anger vart det ska. Se exempel nedan: Ersättning har utgått, lönen är verkställd och utbetald till Familjehem/Kontaktperson, ersättningen helt eller delvis felaktig. Lön gör rättning för hela den felaktigt utbetalda ersättningen, enligt rättelseunderlag eller blanketten Arvode till kontaktperson. Inget kommer från Treserva ang rättningen. Den rättning som görs i Treserva gäller bokföringsposter. Skicka in rättelse till support.intraservice@intraservice.goteborg.se, ange Lön - Rättning Fam/Kp i ärenderubriken och tala om vilken ersättning som skulle ha ändrats, från vilket datum och vilken ersättning som ska tas bort. Tänk på delningen. Ex personen har fått 1000.00 kr i arvode, skulle varit ett högre belopp från den 15:e i månaden. Ange då borttag på 1000.00 kronor och aktuell månad Ange belopp (ex 500.00) och datum 1:a -14:e i månaden Ange belopp (ex 700.00) och datum 15:e - sista i månaden OBS! Det är viktigt att ange på rättelsen vilken tjänst som ska ändras om det finns flera uppdrag i förvaltningen. För sent avslut av uppdrag Lägg in avslut med rätt avgångsdatum och avgångsorsak. Därefter får du skicka in rättelse till support.intraservice@intraservice.goteborg.se, ange Lön, avgång försent i ärenderubriken och tala om vad som ska justeras samt från vilket datum och vilken anställning/uppdrag det gäller. Nya/ ändrade skatteuppgifter Skicka in underlag, rättelseblankett till support.intraservice@intraservice.goteborg.se Ange Lön, skatteunderlag i ärenderubriken. 28 av 29

BRA ATT VETA: När kan jag se inrapporterade orsaker på lönelistan? Filöverföringen kommer att göras en gång per månad från Treserva. Först därefter kommer du att kunna se det på lönelistan. 29 av 29