Datum: 2016-10-03 Handläggare: Johan Danielsson Direktnr: 6514 Beteckning: 2016.239 SN Digital färdplan 2017-2020 SOC - En digital färdplan för möjligheter med digitalisering i Socialförvaltningen
Innehållsförteckning sida Vi pratar inte längre om IT - utan om digitalisering... 2 Vi som organisation arbetar smart... 3 Utmana oss!... 5 Innovativa... 6 En blick framåt vart går resan 2021 och framåt?... 7 s 1(7)
Vi pratar inte längre om IT- utan om digitalisering I en modern organisation pratar vi inte längre om it utan om digitalisering. Det är ett nytt förhållningssätt där det i högre grad handlar om att utveckla processer och arbetssätt, och där vi som chefer och medarbetare blir mer öppna, vågar titta på vår verksamhet utifrån och in, och är lyhörda för den service medborgare vill ha. Tillgänglighet, enkelhet, effektivisering, nytänkande, kostnadsbesparing, teknik, transparens, bra upplevelser, snabbrörlighet är alla exempel på den inneboende kraft av möjligheter som digitalisering innebär. Bild 1 I e-strategi 2 för Alingsås kommun står Många av de prioriterade målen i flerårsstrategin är beroende av att Alingsås hittar nya vägar att utveckla verksamheten med hjälp av ny teknik i samklang med invånarnas förändrade krav på service och de utmaningar som den demografiska utvecklingen ställer oss inför. Det ska i sammanhanget vara lätt, säkert och nyttoskapande. Inom Socialförvaltningen i Alingsås kommun pratar vi inte längre om IT- utan om digitalisering. I det förvaltningsövergripande arbetet och stöd till nämnd med digitalisering handlar det om att Vara modig och våga förändra de mönster och processer vi arbetar efter hela tiden utmana och ifrågasätta. I det förvaltningsövergripande arbetet ska digitalisering stödja chefsuppdraget: - Chefen ska ha medborgare i fokus och företräda Alingsås kommun - Chefen ska driva och utveckla verksamheten mot uppställda mål - Chefen ska vara en god ledare Inom Socialförvaltningen är chefsuppdraget och digitalisering reskamrater på vår digitala färd 2017-2020. En resa som handlar om att Vara modig och våga förändra de mönster och processer vi arbetar efter hela tiden utmana och ifrågasätta. Till nytta för chefer, medarbetare, brukare/klienter, medborgare och folkvalda. 1 Källa: Bild från IBM Business School Sverige (www.ihm.se) 2 Källa: E-strategi för Alingsås kommun antagen av KF 2015-11-25 s 2(7)
Vi som organisation arbetar smart Grunden för arbete i Socialförvaltningen är att våra it-stöd och digitala tjänster ska vara lättanvända och fungera sömlöst. Digitalt först! Med lättanvänt och sömlöst menas exempelvis att det ska vara lätt och enkelt att följa informationen kring en brukare/klient genom myndighetsutövningen och handläggarperspektivet, vidare genom beviljade insatser och utförarperspektivet. I vår handläggning och dokumentation ska vi ta bort alla stopp i form av tidstjuvar där vi gör manuella arbeten, ibland dubbelarbeten och omständligt sökande efter information. Med digitalt först menas exempelvis att vi har en helhetssyn där vi strävar efter att brukare/klient och medborgare kan använda digitala tjänster, samt enkelt och tidbesparande att digitalt samverka med våra myndigheter. Vi måste Vara modiga och våga förändra de mönster och processer vi arbetar efter hela tiden utmana och ifrågasätta. Exempel kan vara att helt digitalisera en process där vi inte längre accepterar manuella moment. Digitalt först! Bild 3 Vi ska vara särskilt måna om de it-stöd och digitala tjänster som Socialförvaltningen äger, dvs. ej kommungemensamma system och tjänster. Här ska vi slå vakt om möjligheter till att de stödjer ett arbetssätt med ökat fokus på målgrupper samt innovation. Detta bör gälla såväl vid behovsfångst, upphandling och införande samt i det dagliga arbetet med våra it-stöd och digitala tjänster. Det handlar om att vi som organisation arbetar smart. 3 Källa: Bild visande Svenska företag är långt framme i sin digitalisering (www.it-kanalen.se) s 3(7)
I Socialnämndens flerårsstrategi 2016-2018 4 och avsnittet Nuläge väsentligheter och risker beskrivs utmaningar: En av socialförvaltningens största utmaningar är att rekrytera och behålla kompetens. Svårrekryterade yrkesgrupper är myndighetsutövande socialsekreterare, personliga assistenter och enhetschefer. Med en hög personalomsättning och bristyrken blir det allt viktigare framöver att vi förmår lära upp nya medarbetare och chefer så att de snabbare kommer in i sina arbetsuppgifter och ansvarsområden. En tumregel är att det tar ca ett år för en ny medarbetare eller chef att komma in i jobbet. I fortsättningen bör vi korta processen till att blir mer 1-2 kvartal. Här kan digitalisering underlätta genom att utbildningar görs i form av kortare mer högkvalitativa utbildningar som stöds med e-learning, filmer, VR (virtuell verklighet) och AR (förstärkt verklighet). Tid från en utbildning till praktik i befattning ska också vara mycket kort. Kortare mer högkvalitativa utbildningar som stöds med e-learning, filmer, VR och AR möjliggör till fortbildning utan att det blir betungande med vikariekostnader. På så vis kan vi över tid vidarutveckla våra viktigaste resurser medarbetare och chefer. Det handlar om att vi som organisation arbetar smart. Bild 5 En avgörande faktor för framgång är att vi får en mer agil mer snabbfotad arbetsprocess kring våra it-stöd och digitala tjänster. I stället för långa kostsamma it-projekt som planeras åratal i förväg så arbetar vi framöver med korta införanden, exempelvis under ett kvartal och där nyttoeffekter visas i verksamheten direkt. Flera korta införande agilt av digitalisering ger över tid nyttoeffekter i hela Socialförvaltningen och bidrar till en känsla av ständig utveckling och ett flyt i arbetet. Det är lätt att arbeta när alla är i form! Bild 6 4 Källa: Socialnämndens Flerårsstrategi 2016-2018 5 Källa: Bild från Stävie Ryttarförening Sverige (www.stavie.com) 6 Ett agilt arbetssätt. Källa: Bild från Ticmate Sverige (www.ticmate.se) s 4(7)
Utmana oss! Ett företag syftar till att tjäna pengar medan vi som Socialförvaltning ska tjäna människor. Det finns stora samhällsvärden i att arbeta med socialt stöd vi hjälper människor i svåra situationer vare sig det är individer med svårigheter ekonomiskt, någon med funktionshinder, någon med missbruksproblematik, flyktingar som vill skapa ett bättre liv, eller barn som riskerar att fara illa. Alla som arbetar inom Socialförvaltningen har ett stort hjärta! Tänk vad vi kan åstadkomma om vi tillför möjligheter med digitalisering! Digitalisering har möjligheten att stärka brukaren/klientens möjligheter till självständighet, delaktighet och inflytande, Exempel är mobilt arbetssätt inom ordinärt boende där genomförandeplan åtkomlig på plats stärker brukarens inflytande och delaktighet. Ett annat exempel är hörlurar som översätter språk i realtid, något som kan göra stor skillnad för en nyanländ elev som inte kan språket än. Ett tredje exempel är social rådgivning på nätet med chat, möjlighet att skicka in frågor digitalt och snabbt få svar på samma sätt samt publicering av vanliga frågor och svar. Vi behöver bli än skickligare på att titta på verksamheten utifrån och in. Brukar-/klientfokus: - Gör vi skillnad i deras vardag? - Är vi tillgängliga? Hur vill brukare/klienter och medborgare interagera med oss i framtiden? Utmana oss! Bild 7 7 Källa: Bild från Mom Biz Coach (mombizcoach.com). s 5(7)
Innovativa Flera korta införande agilt av digitalisering ger över tid nyttoeffekter i hela Socialförvaltningen och bidrar till en känsla av ständig utveckling. En framgångsfaktor här är att hela tiden testa småskaligt i form av PoC:ar (Proof-of-Concept). Exempel är att vi tillsammans med en innovativ leverantör testar ny teknik och nya arbetssätt. Vi skapar evidens! Skala upp det som fungerar och inför snabbt agil utveckling. Sprider kunskap och lär av andra! Som barn är vi nyfikna på andra och läraktiga! Det gäller att behålla barnet inom sig och aldrig bli riktigt helt vuxen. Bild 8 8 Buddy den sociala roboten. Källa: GadgetFlow (www.thegadgetflow.com) s 6(7)
En blick framåt vart går resan 2021 och framåt? När vi påbörjar en ny digital resa 2021 så har Socialförvaltningen ett gemensamt it-stöd för en sammanhållen socialtjänstprocess. It-stödet tillsammans med digitala tjänster är lättanvända och fungerar sömlöst. It-stöd och digitala tjänster stödjer ett arbetssätt med ökat fokus på målgrupper samt innovation. Socialförvaltningen har infört och intrimmat en digital ärendehantering som leder till ökad kvalitet och effektivitet i de egna verksamheterna bland annat genom e-arkiv, e-diarium samt en öppnare förvaltning. Socialförvaltningen erbjuder som tjänst social rådgivning på nätet med chat, möjlighet att skicka in frågor digitalt och snabbt få svar på samma sätt samt publicering av vanliga frågor och svar. Socialförvaltningen har en egen webbportal där brukare/klienter, vårdnadshavare, gode män och andra samarbetspartners digitalt kan följa sina ärenden, ge samtycke, ta del av sina journaler och lämna uppgifter med mera. Digitalt först! Några år in på vår digitala resa från 2021 och framåt är en möjlighet med digitalisering att vi automatiserar i vår kärnverksamhet. Ett exempel är handläggning inom myndighetsutövningen. En digital medarbetare utgår från lagstiftning (tillgängligt digitalt), handlägger och fattar beslut utifrån en sammanhållen socialtjänstprocess (tillgängligt digitalt), stödjer sitt arbete på domar och praxis (tillgängligt digitalt), samverkar med myndigheter (tillgängligt digitalt), andra kommuners evidens (tillgängligt digitalt) och samarbetspartners (tillgängligt digitalt). En digital medarbetare arbetar dygnets alla timmar och alla dagar i veckan. Behöver inte ha semester, gå till tandläkaren eller vara barnledig med mera. Detta möjliggör att ett mindre antal men mer välutbildade och erfarna handläggare inom socialtjänsten får mer tid till att göra skillnad för de brukare/klienter som bäst behöver hjälp. Vi ska tjäna människor och arbeta med socialt stöd vi hjälper människor i svåra situationer. Bild 9 9 Amelia. Din första anställde digitala medarbetare. Källa: IPsoft (www.ipsoft.com) s 7(7)