Välkommen till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET 161005
Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt Retendo Academic (BPU) - Införande av ett IT-stöd för bemanning och individuell tjänstgöringsplanering Förstudie webbprojekt Utreder förutsättningar och behov som råder gällande arbetssätt, organisation och teknisk plattform inför ett framtida webbutvecklingsprojekt FUBAS Bidrar till att synliggöra universitetets utbud av kurser på forskarnivå Förstudie e-arkiv - Genomför juridiska utredningar, kartlägger information och kravställer inför ett införande av ett systemstöd Förstudie nytt budgetverktyg Tar fram underlag till ledningen att fatta beslut om ett framtida projekt för utveckling av arbetssätt och systemstöd för budgetprocessen. GUSPP Bidrar till bättre samordning och prioritering av verksamhetsbehov och resurser inom förvaltning av system och processer.
Mer information om projekt och projektutbildningar Projektkontorets webbsida Kontakta projektkontoret projektkontoret@gu.se Kontaktuppgifter idag via projektledarna Projektutbildningar Att implementera och avsluta projekt - 13/10 Att arbeta i styrgrupp 2-17/10 Mer information och anmälan via sidan för ledar- och kompetensutveckling
Agenda - informationsmöte 5 oktober 11.00 Välkomna och inledning Kamilla Petersson, Projektkontoret 11.10 Ladok3 utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok. Projektledare Barbro Carlsson, delprojektledare Gun Wallius, delprojektledare Anders Ideskog 11.25 INU Infrastruktur för nätburen undervisning och blended learning. Projektledare Susanne Knutz, delprojektledare Maria Sunnerstam, delprojektledare Caroline Berkow 11.40 PA2.0 - Utveckling av personaladministrativa processer samt byte av personaladministrativt system. Projektledare Karin Berglind 11.55 Utbildningsplaner nytt systemstöd för att skapa och revidera utbildningsplaner. Projektledare Ingegerd Sigfridsson 12.10 Frågestund - Lunchwrap, mingel och fler frågor
Ladok3 - Utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av det nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson Delprojektledare Gun Wallius Delprojektledare Anders Ideskog
LADOK3: BRA SERVICE FÖR STUDENTER OCH SMIDIG ADMINISTRATION FÖR MEDARBETARE PROJEKTKONTORETS INFORMATIONSDAG 161005, BARBRO CARLSSON, PROJEKTLEDARE
Vad innebär Ladok3 för universitetets medarbetare? Smidig administration för medarbetare. Utvecklat med återkommande användbarhetstester ute på lärosätena Självinstruerande vyer Hjälp både i gränssnittet och via online-manualer Generellt tänk : lika hantering oavsett typ av utbildning Genvägar och kortkommandon för den vana Ladokanvändaren
Vad innebär Ladok3 för studenterna? Bra service för studenterna Uppdaterat gränssnitt Studenttjänsterna finns tillgängliga och anpassade till alla typer av enheter Snabb återkoppling av resultat Många lärosäten kommer att ha samma gränssnitt: lättare för mobila studenter
OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Gemensamt arbetssätt Tillsammans med representanter för olika roller tas gemensamma arbetssätt fram, som tar vara på de möjligheter som finns i Ladok3. Effekt: Smidigare studie/utbildningsadministration Ökad rättssäkerhet Ökad effektivitet
Utvärdering av piloter för resultathantering i Ladok3 Deltagare: 9 administratörer och 9 lärare Representanter från 8 institutioner: Förvaltningshögskolan, Tillämpad IT, Svenska språket, Psykologiska institutionen, Juridiska institutionen, Företagsekonomi, Kost och idrottsvetenskap och Ekonomi och samhälle Lärarna i piloten mycket positiva Administratörerna mer försiktigt positiva Några institutioner har börjat rapportera via Ladok3 i större skala under hösten
Erfarenheter från lärare David Karlsson, förvaltningshögskolan 1. Vad du tänkte om Ladok3 och resultatrapportering inför piloten? Jag var positiv till de ambitioner som presenterats, men orolig för att de nya systemen inte skulle kunna leva upp till dem. Och för att den administrativa bördan för lärarna åter skulle öka. 2. Hur är det att jobba i systemet? Det var överraskande enkelt. Som förstagångsanvändare var det förstås lite krångel när vi försökte förstå hur systemet fungerade, men allt gick bra. 3. Vad du tror om Ladok3 framöver? Ladok3 är en oerhörd förbättring jämfört med nuvarande system. Dels slipper jag som lärare en massa mejlande om att olika moment är klara eller inte klara för enskilda studenter. För studenternas del får de sina betyg snabbare. Som jag förstår det kommer inte lärarnas administrativa plikter att öka med det nya systemet, vi jobbar bara på nya sätt. Och på köpet får vi bättre instrument för att följa enskilda studenters prestationer.
Utökad användning av resultatrapportering i Ladok3 Lokalt på Göteborgs universitet: 20 institutioner har börjat/ska börja använda funktionaliteten Inom Kost- och Idrottsvetenskap är alla lärare på gång att använda Ladok3 Resultat Nationellt: Från och med hösten 2016 använder Halmstad Högskola funktionaliteten för alla sina lärare och administratörer.
OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Arbetsgrupp för programhantering Ladok3 ger möjlighet att lägga in utbildningarnas studiegång i systemet och sedan följa upp studenten på olika sätt under studietiden Fem fakulteter samt lärarutbildningen är representerade i arbetsgruppen Arbetsgruppen tar fram förslag på ett nytt arbetssätt, för att kunna utnyttja det stöd som systemet erbjuder Uppstart 4 oktober Avslut 6 december
OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Prova-på-tillfällen Kommer att fortsätta med fokus på hela Ladok3 Inga tider bokade ännu Håll utkik på projekthemsidan och informationsutskick till administrativa chefer
När införs Ladok3? 2016: Vecka 35: Kungliga Konsthögskolanbörjade använda Ladok3 Slutet: Kungliga Musikhögskolan 2017: Första kvartalet: Malmö Högskola Sommaren: 5-10 Fjärde kvartalet: 10-15 2018: Vårterminen: Göteborgs universitet Ladok3 ska vara infört på alla lärosäten 2018-06 -30
Vad händer före Ladok3 införs i sin helhet Fler får möjlighet att jobba med resultatrapportering direkt i Ladok3 Fler arbetsgrupper Utbildningar Förberedelser för integrationer med andra system
Sammanfattning: Målen för projektet Bra service för studenter Smidig administration för medarbetare
Kontakt Barbro Carlsson Projektledare barbro.carlsson@gu.se 0703-79 02 54 Gun Wallius Delprojektledare Införande i verksamheten gun.wallius@gu.se 031-786 1032 Anders Ideskog Delprojektledare Verksamhetsutveckling anders.ideskog@gu.se 031-786 1730 Projekthemsida: http://medarbetarportalen.gu.se/ladok3
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING INU Infrastruktur för nätburen undervisning och blended learning Projektledare Susanne Knutz Delprojektledare Maria Sunnerstam Delprojektledare Caroline Berkow
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Bakgrund Uppdrag av Rektor att utreda förutsättningar för streaming & inspelning av föreläsningar (2011) Rapport Föreläsning i medieströmmen till GRUB (2012) Uppdrag av UN att ta fram en plan för utvecklingsprojektet inkl. kostnader (2013) Slutrapport presenterades på UN (2014) Projektet startade våren 2015
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Varför gör vi det här? För att få fler kunniga och engagerade studenter För att arbets- och lärmiljö för lärare och studenter ska bli mer utvecklande För att öka tillgängligheten till nya pedagogiska verktyg För att universitetets förmåga till hållbar utveckling stärks För att öka möjligheterna för lärare och studenter att använda digitala pedagogiska resurser i undervisningen.
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Rum för aktivt lärande (ALC) Delprojektets uppdrag är att kravställa och upphandla utrustning till en lärosal att testa lärosalen i de högskolepedagogiska kurserna att visa salen som en demonstrationssal för intresserade att utvärdera salen och de pedagogiska erfarenheterna Tidplan: Inredning klar årsskiftet 2015/16 Överlämning rapport våren 2017
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Digital salstentamen (DISA) Delprojektets uppdrag är att ta fram krav samt upphandla ett systemstöd att förbereda en förvaltningsorganisation att genomföra digital salstentamen vid utvalda pilot-institutioner under våren att breddinföra digital salstentamen under hösten 2016 Tidplan: Upphandling klar årsskiftet 2015/16 Överlämning till förvaltning 2016/17
Den nya DISA-salen INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING DISA-tentor 2016 Vt16 Åtta tentor, 270 studenter Ht16 55 tentor, 2500 studenter 2017 Bokningar pågår
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Pågående aktiviteter Bygga upp och etablera rutiner för DISA-tentor Utbildning och support Utveckling och anpassningar Förberedelser för integrationer med Ladok3 och Primula
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Vad händer 2017? DISA övergår i förvaltning Stora tentasalen utrustas (330 platser) BYOD (Bring your own device) eller fasta installationer i framtiden?
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Mer om DISA Manualer och instruktioner http://www.inspera.com/knowledgebase Om projektet http://pil.gu.se/projekt/digital-examination DISA-bloggen http://disa.blogg.gu.se/ Kontakt disa@gu.se
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Göteborgs universitets lärplattform ver. 2 (GUL2) Delprojektets uppdrag är att medverka i förberedelser inför en eventuell upphandling av en kompletterande lärplattform i samverkan med andra lärosäten. Tidplan: Överlämning rapport halvårsskiftet 2017
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Video och videomöten för utbildning (VidU) Delprojektets uppdrag är att utrusta ett antal lärosalar för inspelning och direktsändning att integrera lärplattformen GUL med videoplattformen GU Play att utrusta ett antal studior för inspelning av undervisningsmaterial att ta fram ett koncept för mobil utrustning för videokommunikation i lärosalar Tidplan: Överlämning till förvaltning successivt 2016-2018
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Pågående aktiviteter AV-utrustning med funktion för videokonferens har installerats i åtta stora föreläsningssalar. Prototyp för mobil inspelningsutrustning finns tillgänglig för test och utvärdering. Koncept för inspelningsrum framtaget. Integration mellan GUL GU Play klar under hösten 2016
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Kommande aktiviteter 2016/2017 Öppet hus i respektive sal för presentation av installerad fast utrustning. Utbildning och support för användning av videokonferensutrustning. Erbjudande av inspelningsrum, mobil utrustning och fast utrustning
B-huset Pedagogen INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Stöd och Support för blended learning (SoS) Delprojektets uppdrag är att förbereda utbildning och support som ett resultat av INU-projektets aktiviteter bland annat Pedagogiska modeller för ALC Utformning av pedagogiskt genomtänkt digital tentamen Användning av digitala pedagogiska verktyg Utformning av pedagogiskt genomtänkt videoutrustning både fast och mobil Tidplan: Överlämning till övriga delprojekt successivt 2016-2018
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING När händer det? Rum för aktivt lärande ALC Bokningsbar i TimeEdit 2017 Rapport våren 2017 Digital salstentamen DISA Breddinförande hösten 2016 Göteborgs universitets lärplattform ver. 2 GUL2 Rapport våren 2017 Video- & videomöten för utbildning VidU Installationer juni 2016 -> december 2018
INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Kontakt Susanne Knutz Projektledare susanne.knutz@gu.se 0703 42 00 03 Maria Sunnerstam Delprojektledare DEX & SoS maria.sunnerstam@gu.se 031 786 10 56 Caroline Berkow Delprojektledare VidU caroline.berkow@gu.se 0703 73 63 15 Projekthemsida: http://pil.gu.se/projekt/infrastruktur-for-natburen-undervisning
PA2.0 Utveckling av personaladministrativa processer samt byte av personaladministrativt system. Projektledare Karin Berglind
Bakgrund Regeringens beslut Alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter och anslutningarna ska ske under 2015 2019 Nya system och arbetssätt införs Ett nytt system, Primula, införs En anpassning av det nya systemet görs med Statens servicecenter, vilket sparar universitetet arbetsinsatser, tid och kostnader Det nuvarande rekryteringsverktyget E-rek avvecklas och ett nytt verktyg, ReachMee, införs för att effektivisera rekryteringsarbetet Systembytena innebär att ett antal verksamhetsprocesser och arbetssätt inom universitetets personaladministration behöver förändras ansvar och roller kommer att förtydligas
Ändrad tidplan för PA 2.0, Primula Nyhet: 2016-09-12 Införandet av Primula senareläggs till efter årsskiftet. Därmed flyttas tidigare startdatum 7 november 2016 fram. Under pågående testning av bland annat systemets prestanda konstateras att ledtiderna för olika funktioner är oacceptabelt långa. Kopplingarna till universitetets övriga system har inte heller kunnat färdigställas fullt ut, på grund av oklarheter kring Primulas gränssnitt. Riskerna i samband med produktionssättning bedöms därför sammantaget vara för stora, och styrgruppen har beslutat att senarelägga införandet av Primula. Fler tider kommer för utbildningar i det nya systemet. Ni som har anmält er till utbildning får mer information via e-post. Projektet har nu i uppdrag att återkomma med nytt förslag om införandedatum. Har du frågor kan du kontakta projektledare Karin Berglind eller delprojektledare Staffan Gunnarsson.
PA 2.0 - KVALITÉ FRÅN BÖRJAN! Vad kommer att hända och när? Verksamhetsövergång 1 maj 2016 Lönehandläggare anställda på Statens Servicecenter from 1 maj Nytt Personaladministrativt system? 2017 Ny Egenrapportering/Självservice? 2017
.och hur påverkar det mig? Kontakt / Support med Lönehandläggarna Frågor om Lönespec Problem/frågor om Egenrapporteringen Övrigt Skicka post tillsvidare via internposten Kontakt med Lönehandläggarna Kontaktväg Tom 30 april 1 maj -? 2017 from? 2017 GU Mail till Lönehandläggare x x GU direktnummer till Lönehandläggare 4040 x x SSC kundwebb SSC supportnummer x x x x
Blanketter som försvinner Istället för blanketter kommer medarbetarna att göra Egenrapportering istället. Blanketter som ersätts med egenrapportering är: - Friskvårdsersättning - Läkemedel och sjukvårdsersättning - Löneväxling - Egen uppsägning
PA 2.0 - KVALITÉ FRÅN BÖRJAN! Informationskanal Medarbetarportalen Projektets sida på medarbetarportalen http://medarbetarportalen.gu.se/pa2.0/
Kontaktpersoner PA 2.0 Frågor om projektet i sin helhet Anna Lindholm, tf HRchef, Personalenheten anna.lindholm@gu.se Karin Berglind, projektledare karin.berglind@gu.se Staffan Gunnarsson, systemansvarig/delprojektledare, Personalenheten staffan.gunnarsson@gu.se Frågor om verksamhetsövergången Tommy Christensen, personalspecialist, Personalenheten tommy.christensen@gu.se Frågor om integration och datalager samt organisationshantering Ola Lundgren, IT-enheten ola.lundgren@gu.se Frågor om ReachMee Kristina Durgé, personalspecialist, Personalenheten kristina.durge@gu.se
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Utbildningsplaner nytt systemstöd för att skapa och revidera utbildningsplaner Projektledare Ingegerd Sigfridsson
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Utbildningsplan vad är det? Programmets styrdokument Anger programmets syfte, mål, huvudsakliga innehåll, examen och omfattning
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Under 2015 våren 2016 Nya regler för utbildningsplan Enhetlig mall Kravspecifikation för systemstöd
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Hösten 2016 Anvisningar för utbildningsplaner Utveckling av systemstöd tillsammans med Lunds universitet
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Tillsammans Fakulteternas utbildningsledare Referensgrupp Karin Berg, Inst för sociologi och arbetsvetenskap Elisabeth Bergius, Inst för tillämpad IT Carina Gråbacke, Handelshögskolan Annika Göök, Inst för medicin Cecilia Ihse, IT-fakulteten Victoria Nilsson Lissvall, LUN Marcus Svensson, Naturvetenskapliga fakulteten Anna Peixoto, Inst f sociologi och arbetsvetenskap
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Mål Ta fram nya och revidera befintliga utbildningsplaner Arbeta på ett strukturerat och enhetligt sätt enligt en given process Samlade på ett och samma ställe Följer en och samma mall och form
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Mål Ett lättanvänt och intuitivt gränssnitt Tillgänglighetsanpassat I förlängningen: Kunna söka fram utbildningsplanerna på gu.se
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Utveckling av systemet 2016 Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Utveckling Driftsättning Tester Acceptanstest
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Införande 2017 Jan Feb Mar Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Införande på fakultet
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Införande Hur Planering i samverkan med fakulteten Vem Personal som arbetar med utbildningsplaner ex: utbildningsansvarig (viceprefekt), programansvarig, administratör När Används för nya och reviderade utbildningsplaner från 1/1 2018
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Ny sökfunktion på webb Kursplaner och litteraturlistor aktuella och äldre versioner Utbildningsplaner aktuella (och äldre efter revision) Mål: Driftsätts under 2017
UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Kontakt Ingegerd Sigfridsson Projektledare ingegerd.sigfridsson@gu.se 031-786 4496 Projekthemsida Medarbetarportalen > Utbildningsenheten > Aktuella projekt
Frågor? Fika, mingel och fler frågor