UPPHANDLINGSSTÖDET ATT UNDERLÄTTA FÖR SMÅFÖRETAG att delta i offentlig upphandling 2011:10
Tänk på att informationen i detta material inte har uppdaterats sedan januari 2014. Aktuella lagar (inklusive beloppsgränser) har förändrats sedan dess och praxis på området kan ha utvecklats, vilket kan ha betydelse för innehållet. Upphandlingsmyndigheten Adress: Box 45140, SE-104 30 Stockholm Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: 08-586 21 700 E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se
Publicerad: 2011:12:15 Version: 2011:10.1 (reviderad 2013-02-19)
Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag att bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre ta till vara konkurrensen på marknaden så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Målsättningen ska uppnås genom att sprida genomarbetade och väl förankrade metoder och hjälpmedel för såväl upphandlande myndigheter som leverantörer. Upphandlingsstödet har fått i uppdrag av regeringen att ta fram en vägledning som kan verka för att underlätta för mindre leverantörer att delta i offentliga upphandlingar. Vägledningen ger förslag och idéer till beslutsfattare och upphandlare på hur dessa ska möjliggöra för småföretag att lämna anbud och därigenom skapa god konkurrens och göra goda inköp. Vägledningen har tagits fram med representanter från upphandlande myndigheter, leverantörer och intresseorganisationer men bygger även på ett antal intervjuer genomförda med kommuner, statliga myndigheter och småföretagare. Till dessa medverkande riktas ett varmt tack. Denna vägledning fokuserar främst på småföretag. Småföretag definieras enligt Europeiska kommissionen som företag med färre än femtio anställda och med en årsomsättning eller balansomslutning under tio miljoner euro per år. I definitionen av småföretag ingår också mikroföretag dvs. företag med färre än tio anställda och med en årsomsättning eller balansomslutning under två miljoner euro per år. Vägledningen belyser också möjliga lösningar för nystartade företag att kunna delta i offentlig upphandling. Föreslagna åtgärder för att öka småföretags deltagande i offentlig upphandling syftar till att öka konkurrensen på marknaden, vilket är positivt ur alla företags perspektiv men underlättar särskilt för småföretag. Upphandling inom den offentliga sektorn regleras främst av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) samt lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). Vägledningen omfattar endast upphandlingar som ska genomföras enligt LOU. Vägledningen kan dock också komma till användning även i andra upphandlingssammanhang. I förenklingssyfte används genomgående begreppet upphandlare i vägledningen för att beskriva såväl upphandlande myndighet som upphandlare. 2
Den offentliga upphandlingen står för en betydande del av marknaden och den offentliga sektorn är därmed en stor potentiell kund för många företag såväl stora som små. Denna vägledning handlar om att skapa förutsättningar för att inkludera fler småföretag och därmed öka konkurrensen i offentliga upphandlingar. Vägledningen syftar däremot inte till att särskilt gynna småföretag, eftersom det inte är förenligt med de grundläggande EU-rättsliga principerna om bland annat likabehandling och ickediskriminering. Många av de problem som småföretag upplever i samband med offentlig upphandling har inte främst med reglerna om offentlig upphandling att göra, utan mer med upphandlarens förhållningssätt i det praktiska genomförandet av de offentliga upphandlingarna att göra. Ambitionen är att denna vägledning ska användas av beslutfattare och upphandlare som ett verktyg för att göra det möjligt för fler småföretag att delta i offentliga upphandlingar, vilket skapar bättre konkurrens i de offentliga upphandlingarna och ger förutsättningar för bättre inköp. Genom att redan vid utarbetande av förfrågningsunderlag tänka småföretagsvänligt kan varje enskilt förslag leda till att fler företag väljer att delta i offentliga upphandlingar. Om antalet småföretag som deltar i offentlig upphandling ökar leder det, på ett naturligt sätt, till att konkurrensen på marknaden tas tillvara på ett bättre sätt. Företag med färre än 50 anställda representerar över 99 procent av det totala antalet företag i Sverige. Småföretagen representerar därmed en väsentlig del av den svenska marknaden och har följaktligen stor betydelse för Sveriges ekonomi. Att ta vara på konkurrensen från småföretag är en avgörande faktor för att göra goda affärer och öka nyttan av varje enskild upphandling. På längre sikt kan konkurrensen mellan leverantörer öka vilket i sin tur bidrar positivt till den samhällsekonomiska nyttan, nationellt och regionalt. 3
Att offentlig upphandling är svårtillgänglig för många småföretag är ett faktum. Det finns många rapporter både på europeisk och på nationell nivå som identifierar hinder och problem för småföretag att delta i offentlig upphandling. Genom att upphandlaren tänker småföretagsvänligt ger man småföretagen förutsättningar att kunna konkurrera på samma villkor som andra företag, vilket ger ökad konkurrens i upphandlingar. Att inkludera småföretag i offentlig upphandling handlar mycket om ett förhållningssätt. För att ett sådant förhållningssätt ska få genomslag i den offentliga förvaltningen har beslutsfattarna, det vill säga verksamhetschefer och politiker, en avgörande roll. De måste bli medvetna om att småföretag bidrar till samhällsnyttan. Förutsättningarna för goda affärer i offentlig upphandling stärks genom att ta tillvara konkurrens från småföretagens kraft, flexibilitet och dynamik. För att detta ska bli möjligt måste beslutsfattarna fatta ett strategiskt beslut, genom att exempelvis ta fram en policy för hur upphandlaren ska agera för att ta tillvara småföretagens konkurrenskraft vid offentlig upphandling. Trots att det finns en stor drivkraft inom småföretag att göra affärer är det många som väljer att avstå från att delta i offentlig upphandling. Nära en tredjedel av småföretagen som inte deltar i offentlig upphandling anser att offentlig upphandling är en alltför utdragen och komplicerad väg att göra affärer. Småföretagare uppfattar ofta offentlig upphandling som byråkratisk, tidskrävande och kostnadsdrivande i och med den administration och den tid som krävs för att lämna anbud. Småföretag har vanligen begränsade personella resurser med erfarenhet av att lämna anbud. Ofta ligger ansvaret på en person som även har andra ansvarsområden. Det är viktigt att involvera slutanvändare vid utarbetande av förfrågningsunderlaget så att upphandlarens behov verkligen tillgodoses genom upphandlingen. 4
Genom att i god tid innan upphandlingen genomföra en grundlig marknadsanalys får upphandlaren veta vilka krav som kan vara lämpliga att ställa för att så många leverantörer som möjligt ska kunna lämna anbud. Att genomföra en marknadsanalys ger också kunskap om vilka leverantörer som finns. Upphandlaren kan därmed undvika att ställa orimliga krav i en upphandling eller att göra alltför stora upphandlingar. Att få förståelse för småföretag och insikt i marknaden är en förutsättning för goda affärer i offentlig upphandling. 5
Det finns ett antal åtgärder som upphandlaren kan vidta för att göra upphandlingen tillgänglig för så många företag som möjligt. Nedan följer några exempel: 6
Ett sätt att skapa intresse bland småföretag för upphandling är att i förväg publicera information om kommande upphandlingar med gällande tidsramar samt om de kontrakt som är på väg att löpa ut. Några privata aktörer erbjuder mot betalning möjlighet att bevaka aktuella och kommande upphandlingar som motsvarar en viss affärsinriktning/aktivitet. Småföretag kan av resursskäl ha sämre möjlighet att utnyttja sådana bevakningstjänster. Att ge möjlighet att kostnadsfritt få kännedom om aktuella och kommande upphandlingar kan bidra till att fler småföretag väljer att delta i offentlig upphandling. Ett exempel på bevakningstjänster som en myndighet kan erbjuda leverantörer är att via e-post informera om vilka upphandlingar som företag kan vara intresserade av eller genom att i ett nyhetsbrev sammanfatta aktuella och kommande upphandlingar med passande omfattning och volym. Att ha en öppen offentlig avtalsdatabas med nuvarande kontraktsvillkor kan också underlätta småföretags förberedelser inför nästkommande upphandling. En sådan databas förutsätter dock att sekretessbelagd information hanteras på ett korrekt sätt. Att företag får kännedom om avtalade priser och villkor kan underlätta för småföretag att vid nästa upphandling lämna ett bättre och mer konkurrenskraftigt anbud. Ett effektivt sätt att nå ut till och locka småföretag inför en upphandling är också att samordna öppna och transparenta mötesplatser till exempel i form av informationsmöten, mässor eller konferenser där upphandlaren berättar om vilka upphandlingar som kommer att ske framöver. Sådana träffar kan särskilt ge småföretag som är mer ovana vid offentlig upphandling möjlighet att förbereda sig. Tänk på att lägga presentationerna på tider som passar även småföretag, till exempel tidigt på morgonen eller sent på eftermiddagen. 7
Offentlig upphandling kan uppfattas som främmande för småföretagen. För att öka kunskapsnivån hos småföretag kan myndigheterna med fördel på sina webbplatser hänvisa till www.upphandlingsstöd.se. Upphandlingsstödets webbplats innehåller bland annat information om upphandlingsregelverket, grunderna för offentlig upphandling, en steg för steg beskrivning för att som leverantör få anpassat stöd under upphandlingsprocessen, svar på vanliga frågor samt ett stort antal vägledningar med mera. Att öka kunskapsnivån hos småföretag om reglerna vid offentlig upphandling kan leda till att fler småföretag deltar i offentlig upphandling. 8
Att upphandlaren informerar om möjligheten för leverantörer att åberopa andra företags resurser (ekonomiska, tekniska och/eller yrkesmässiga) kan underlätta för småföretag att delta i offentlig upphandling. Leverantören kan delta i en upphandling i sitt eget namn men fullgöra ställda kapacitetskrav genom att åberopa andra företags kapacitet. Leverantören ska i sådana fall kunna visa ett åtagande att den kommer att förfoga över nödvändiga resurser för att kunna fullgöra sina förpliktelser om leverantören tilldelas ett kontrakt. Leverantör kan exempelvis åberopa andra företags kapacitet för att uppfylla ekonomiska, tekniska eller yrkesmässiga krav som leverantören själv inte uppfyller. Det kan till exempel handla om krav på att företaget ska ha en viss årsomsättning, en viss utrustning eller personella resurser. Dessa företag vars kapacitet åberopas blir i praktiken oftast underleverantör när kontraktet genomförs. Flera leverantörer kan också gå ihop och välja att lämna ett gemensamt anbud genom att bilda ett konsortium. Ett konsortium kan ha olika former men innebär att parternas skyldigheter och rättigheter regleras av ett juridiskt bindande avtal. En anbudsgivare kan stå som ansvarig för hela konsortiet. Upphandlaren får inte ställa krav på att sådana grupper har en bestämd juridisk form för att kunna lämna anbud. En upphandlande myndighet har dock rätt att under vissa omständigheter begära att ett konsortium har en viss juridisk form när konsortiet tilldelas ett kontrakt. Ett sådant krav ska dock vara proportionerligt i förhållande till det som upphandlas. 9
Det föreligger generellt en försiktighet när det gäller att föra dialog i offentlig upphandling eftersom likabehandlingsprincipen kräver att alla leverantörer behandlas lika och ges samma förutsättningar. Därför undviker många en dialog av rädsla för att göra fel. Det finns emellertid inget förbud mot att ha en dialog med leverantörer vare sig före, under eller efter en upphandling så länge inte en eller flera leverantörer får otillbörliga fördelar genom dialogen. Dialogen kan ske antingen skriftligt eller muntligt beroende på var i processen man befinner sig. Vid muntliga inslag ska man alltid vara extra uppmärksam eftersom det kan vara svårt att säkerställa att alla anbudsgivare får samma relevanta information. Efter det att upphandlingen annonserats och under hela anbudstiden ska alla frågor och svar publiceras skriftligt. 10
DIALOG INNAN EN PÅBÖRJAD UPPHANDLING Att skapa dialog innan upphandlingen är påbörjad är viktigt för att skaffa sig kunskap om det som upphandlas samt kartlägga utbudet på marknaden. Marknadsanalysen skapar en bra grund för hur förfrågningsunderlagets kravställning utformas. En noggrann analys av marknadsutbudet medför att upphandlingen bättre kan tillgodose det aktuella behovet samt minskar risken att det ställs orimliga och diskriminerande krav till nackdel för småföretag. Upphandlaren får bättre förståelse för vad marknaden har att erbjuda. Dialog innan en upphandling kan genomföras i syfte att, ur ett småföretagsperspektiv, ta till sig av företagens kunskaper och erfarenheterna inför nästkommande upphandling. En myndighet kan till exempel ha en dialog med marknaden genom en "teknisk dialog". En dialog kring upphandlingens tänkbara krav ger en möjlighet för upphandlaren att stämma av sina krav gentemot vad marknaden erbjuder och anpassa dem efter detta så att upphandlarens behov kan tillfredsställas på bästa sätt. Dialog kan också föras med marknaden genom att informera om vissa tänkbara krav, i syfte att upptäcka orimliga eller onödigt kostnadsdrivande krav. Det är viktigt att formulera sina krav på rätt sätt och lägga dem på rätt nivå eftersom möjligheten att göra ändringar i ett förfrågningsunderlag efter att upphandlingen är påbörjad är begränsad. Det är aldrig tillåtet att göra väsentliga förändringar av förfrågningsunderlagen utan i så fall är alternativet att påbörja en ny upphandling. Att föra en dialog innan upphandlingen är påbörjad ger goda förutsättningar för att inte missgynna småföretag i offentlig upphandling. 11
FÖRHANDLING OCH DIALOG UNDER EN PÅGÅENDE UPPHANDLING Trots att sekretess råder under en upphandling kan en viss dialog föras mellan upphandlaren och leverantörerna antingen genom att förhandla eller genom att skriftligt komplettera leverantörens anbud eller förtydliga upphandlarens uppställda krav. För upphandlingar under EU:s tröskelvärden och så kallade B-tjänster, det vill säga upphandlingar enligt 15 kapitlet, kan myndigheten på eget initiativ välja att förhandla med en eller flera anbudsgivare i syfte att uppnå mer förmånliga anbud. Denna möjlighet finns dock inte för upphandlingar över tröskelvärden. Förhandlingen kan endast ske med de anbudsgivare som uppfyller de obligatoriskt uppställda kraven i förfrågningsunderlaget och kan avse alla kontraktsvillkor, inklusive pris i anbudet, samt mindre ändringar och anpassningar av förfrågningsunderlaget. Dock ska alltid lagens grundprinciper iakttas. Ett sätt att säkerställa kravet på likabehandling är att, vid till exempel prisförhandling, ge samtliga kvalificerade anbudsgivare möjlighet att inkomma med nya prisuppgifter. Under en pågående upphandling kan dialogen initieras skriftligt av leverantörerna genom att ta kontakt med upphandlaren och ställa frågor kring de i upphandlingen ställda kraven. Denna dialog syftar till att få bättre förståelse för upphandlarens behov och förfrågningsunderlagets krav. Leverantören minskar därmed risken att uteslutas i onödan samt ökar sina chanser att lämna ett bättre anbud. 12
Upphandlaren, i sin tur, bör alltid föra en dialog med leverantörerna i syfte att förtydliga eller komplettera inkomna anbud och därmed undvika missförstånd vid anbudsprövning. Förutsättningen för att föra en sådan dialog i detta skede av upphandlingen är att det inte finns risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. DIALOG EFTER EN GENOMFÖRD UPPHANDLING Efter att upphandlingen har avslutats kan upphandlaren bjuda in samtliga anbudsgivare till en genomgång av resultatet av upphandlingen. Dialogen har ett utbildningssyfte för leverantörerna och kan även minska risken för överprövning. Att ha ett avstämningssamtal efter avslutad upphandling gynnar både upphandlande myndigheter och leverantörer. Efter en upphandling kan dialogen med den vinnande leverantören handla om att tillgodose att villkoren i upphandlingskontraktet uppfylls, se punkt 10 Säkerställ goda affärer genom att följa upp. Läs mer om förhandling i vägledningen Dialog och förhandling som finns att ladda ner och beställa på www.upphandlingsstöd.se. 13
Att lämna anbud är både tidskrävande och resurskrävande. För småföretag kan det därför vara ett stort arrangemang och därmed risktagande att delta i offentlig upphandling. Är förfrågningsunderlaget skrivet på ett sätt som belastar leverantörerna i onödan kan eventuellt småföretag välja att avstå från att lämna anbud. Som upphandlare, tänk på vad kravställandet innebär i arbete för leverantörerna så att deras administrativa kostnader för att lämna anbud minimeras. Vissa krav kan vara särskilt betungande och innebära ett extra arbete för småföretag. Detta kan exempelvis gälla krav där leverantören måste lämna ett beskrivande svar eller när upphandlaren begär att få in arbetsprover. Onödigt betungande krav kan medföra kostnader som kan leda till att småföretag väljer att inte lämna anbud eller lämnar högre anbudspriser. I och med att samtliga ställda obligatoriska krav i ett förfrågningsunderlag måste uppfyllas innebär varje krav ett nytt moment för leverantören där kravet måste analyseras, verifieras och uppfyllas. Det arbetet kan reduceras om kraven begränsas till vad som är av väsentlig betydelse för den aktuella upphandlingen och renodlas. Allt som inte är nödvändigt att ha med i ett förfrågningsunderlag ska tas bort. Undvik även att skriva samma eller liknande krav i olika delar av förfrågningsunderlaget. Ett krav blir inte tydligare för att det upprepas tvärtom. Det finns en risk att krav som varken är nödvändiga eller relevanta tas med i ett förfrågningsunderlag om upphandlaren utgår ifrån en mall med färdiga formuleringar. Det kan dock underlätta att ha en standardstruktur med kontrollfrågor kopplade till rubrikerna när förfrågningsunderlaget utarbetas. 14
Det är också viktigt att möjliggöra för nystartade företag att lämna anbud. Det är exempelvis omöjligt för ett nystartat företag att bevisa sin ekonomiska stabilitet genom att bifoga en årsredovisning. Efterfrågade bevis vid upphandlingen ska leda till att få insikt i företagets aktuella ekonomiska ställning vid anbudsprövning och inte spegla leverantörens ekonomiska ställning i ett tidigare skede. Upphandlaren bör öppna för alternativa handlingar för att styrka leverantörens ekonomiska kapacitet, såsom finansieringsplan i stället för årsredovisning eller bankgaranti i stället för utdrag från kreditupplysningsföretag. Det är svårt för ett nystartat företag att styrka sin yrkesmässiga kapacitet genom att till exempel bevisa tidigare erfarenhet. Det kan därför vara bättre att ställa krav på att nyckelpersoner inom företaget ska ha efterfrågad erfarenhet, i nuvarande eller i tidigare anställning hos annat företag. Om krav på referens ställs, tänk på att även beakta pågående uppdrag och inte bara slutförda uppdrag. Är formuläret en elektronisk mall med låsta fält, antingen separat eller integrerat i förfrågningsunderlaget, säkerställer det att alla krav blir besvarade samt att efterfrågade bevis blir bifogade. Om upphandlaren dessutom har möjlighet att ta emot anbud elektroniskt kan det medföra tidsvinster både för upphandlaren och för leverantören. Krav på att lämna ett elektroniskt anbud ska inte innebära någon kostnad för leverantören. Överväg om kontroll av krav på leverantörernas yrkesmässiga, tekniska eller ekonomiska kapacitet kan senareläggas. I stället för att begära in alla handlingar/bevis i samband med anbudslämningen kan upphandlaren välja att enbart begära och kontrollera dessa handlingar för de leverantörer som upphandlaren avser bjuda in till förhandling eller tilldela kontraktet. 15
Detta underlättar särskilt för småföretag vid anbudslämnande i och med att handlingar inte behöver presenteras i onödan, samtidigt som upphandlarens administrativa arbete minskar genom att man endast behöver kontrollera lämpligheten för leverantörer som lämnat konkurrenskraftiga anbud eller anbudsansökningar. Läs mer i vägledningarna Utformning av förfrågningsunderlag eller Anbudsutvärdering som finns att ladda ner och beställa på www.upphandlingsstöd.se. 16
Vid kravställning bör man inte enbart fokusera på upphandlarens behov utan även uppmärksamma vilka konsekvenser kravställningen kan få på utbudsmarknaden så att kraven inte blir konkurrensbegränsande. När kraven i en upphandling begränsar konkurrensen måste upphandlaren pröva om detta är acceptabelt, med hänsyn tagen till det syfte som ska uppnås med kravställningen. Det är svårt för småföretag att lämna anbud i upphandlingar där stora volymer efterfrågas eller där osäkerhet råder på efterfrågad kvantitet. Detta är särskilt tydligt vid upphandling av ramavtal där volymerna är omfattande samtidigt som det sällan ges några garantier för att få leverera en viss kvantitet. Här finns en skillnad mellan samordnade ramavtal och ramavtal som tecknas för en enskild myndighet. De samordnade ramavtalen (fler upphandlande myndigheter eller inköpscentral) är i sin natur extra stora och ofta mer generella till karaktären, med uppskattade volymer. Vid ett ramavtal som upphandlas för en enskild myndighet är behovet ofta mer konkret. 17
En mycket vanlig orsak till att småföretag avstår från att delta i offentlig upphandling, oavsett om det gäller ramavtal eller vanliga kontrakt, är att upphandlingskontraktet är för stort ekonomiskt, geografiskt eller på annat sätt. När möjligheten finns, tänk på att dela upp upphandlingen i exempelvis olika geografiska områden eller kategorier av varor eller tjänster för att ge möjlighet för småföretag och nya aktörer att konkurrera. Upphandlingsområdet bör dock vara tillräckligt stort så att det är lönsamt för leverantören att delta i upphandlingen. Kontrakt som inte har med varandra att göra ska däremot aldrig slås ihop. I syfte att underlätta även för småföretag att konkurrera är det viktigt att inte enbart ge möjlighet att lämna anbud på delar av uppdraget utan också att varje geografiskt område, kategori av varor eller tjänster utvärderas var för sig. Tänk dock på att åtgärder som vidtas i syfte att underlätta för småföretag inte får medföra att konkurrensen snedvrids. I en överprövad upphandling av uppdragstjänster ansågs det strida mot likabehandlingsprincipen att ha en uppdelning i olika områden där inte alla leverantörer kunde lämna anbud i samtliga områden. I den upphandlingen kunde inte deltagande leverantörer i anbudsområde 8 delta i anbudsområde 1-7, samtidigt som deltagande i anbudsområde 1-7 uteslöt deltagande i anbudsområde 8. Erfarenheterna visar att antalet inkomna anbud i en upphandling kan mer än fördubblas genom att dela upp kontraktet i olika delkontrakt. En upphandling får däremot inte delas upp i syfte att komma under direktupphandlingsgränser eller tröskelvärden. I upphandlingar får man ange tekniska specifikationer i form av prestanda eller funktionskrav eller hänvisa till olika standarder. Att upphandla baserat på prestanda eller funktion främjar innovationsförmågan men kan vara mer tids- och resurskrävande för upphandlaren, jämfört med att beskriva det som ska upphandlas i form av tekniska specifikationer. Fördelen med att beskriva varan eller tjänsten i form av krav på prestanda eller funktion är att enbart resultatet som ska åstadkommas anges men inte sättet att gå tillväga. Att i detalj skriva hur varan eller tjänsten ska vara beskaffad kan vara begränsande för innovativa småföretag. 18
Att öppna för småföretag att presentera innovativa lösningar kan öka deras möjlighet att delta i offentlig upphandling. Småföretag har en stor frihet och flexibilitet att anpassa och även utveckla nya produkter och tjänster efter marknadens behov. Läs mer om att handla upp på krav och prestanda i Att främja nytänkande vägledning för innovationsvänlig upphandling som finns att ladda ner och beställa på www.upphandlingsstöd.se. Grundläggande för att attrahera småföretag att lämna anbud är att upphandlingen har relevanta och proportionerliga kontraktsvillkor. Vissa kontraktsvillkor, såsom vitesklausuler och ansvarsförsäkringar, formuleras ofta på ett sätt som enbart gynnar upphandlaren. Eftersom leverantörens möjlighet att reservera sig mot kontraktsvillkoren ofta är obefintlig, leder det i praktiken till att leverantören helt enkelt avstår att lämna anbud eller lämnar in anbud och i värsta fall riskerar ekonomiska konsekvenser vid eventuella leveransproblem. Kontraktsvillkor ska möjliggöra goda affärer för båda parter och förebygga konflikter på ett konstruktivt, planerat och reglerat sätt. Vitesklausulerna ska stå i proportion till eventuell skada som kan uppkomma och bör exempelvis innehålla ett ekonomiskt tak så att leverantörens finansiella ansvar inte är obegränsat. För småföretag kan det vara av intresse att exempelvis ha en garanterad volym angiven i upphandlingen vilket hjälper dem att förutse sitt åtagande och kommande intäkter. Att garantera volym kan medföra att i synnerhet småföretag får ökad möjlighet att bättre planera sin verksamhet. Reglera betalningsvillkor med så kort betalningstid som möjligt 30 dagars betalning i efterskott från fakturadatum får anses utgöra norm vad gäller betalningsrutiner i affärssammanhang. I vissa fall kan förskottsbetalning för delar av kontraktssumman underlätta för småföretag för att lämna anbud. 19
Den ibland korta tid som leverantörerna har på sig för att lämna anbud kan vara ett problem för småföretag. De tidsfrister som stadgas i LOU är bara minimifrister. Tidsfristen ska vara tillräckligt lång så att alla leverantörer och inte minst småföretagen, hinner anpassa verksamheten efter upphandlingens behov/krav, som till exempel att hitta samarbetspartner samt utforma ett anbud. God framförhållning inför varje upphandling är värdefullt för upphandlaren och leverantörerna. 20
Om uppföljningen är bristfällig kan det uppstå ett gap mellan de seriösa leverantörerna som uppfyller kraven men inte tilldelas kontrakt och de mindre seriösa som vinner upphandlingen men inte levererar enligt de ställda kraven. Detta kan leda till att seriösa och oseriösa leverantörer inte konkurrerar på samma villkor vilket i sin tur kan leda till en snedvridning av konkurrensen på marknaden. Enligt EUdomstolen strider det mot likabehandlingsprincipen om inte kraven som ställs i samband med upphandlingen kan kontrolleras. Att följa upp sina kontrakt kan leda till en förstärkning av konkurrensen i nästa upphandling. På sikt kan detta leda till att leverantörerna får förtroende för upphandlingsprocessen och upplever den offentliga sektorn som mer tillgänglig samt att fler småföretag aktivt försöker att få den offentliga sektorn som kund. Läs mer om uppföljning i vägledningarna Säkerställ goda affärer genom att följa upp vägledning inom LOU och LOV och Avtalsuppfölning inom vård och omsorg som finns att ladda ned och beställa på www.upphandlingsstöd.se. 21
22
UPPHANDLINGSSTÖDET VID KAMMARKOLLEGIET Tel: 08-700 08 00 Fax: 08-20 49 69 E-post: upphandlingsstodet@kammarkollegiet.se www.upphandlingsstöd.se UPPHANDLINGSSTÖDETS HELPDESK - för frågor kring offentlig upphandling Tel: 08-700 09 00 Öppet: Mån, ons, fre kl 9.00-11.00