1 (2) TJÄNSTESKRIVELSE 2015-05-19 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Internkontroll 2015 Internkontrollplaner Dnr: 15/32 Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen fattade i december 2014 beslut att fastställa internkontrollplaner för år 2015 inom områdena: 1. Gemensamma redovisningsrutiner 2. Gemensamma upphandlingsrutiner 3. Gemensamma personalrutiner 4. Dokument- och ärendehantering 5. Handläggning av försörjningsstöd och utbetalning via ProCapita 6. Statsbidrag för återsökning av kostnader for flyktingar 7. Barnomsorgsdebitering 8. Arkivering av räkenskapsmaterial Av dessa är plan 5-7 inte tillämpbara på kultur- och fritidsnämndens verksamhet. I förhållande till motsvarande internkontrollplaner för år 2014 har endast smärre revideringar gjorts. De av kommunstyrelsen antagna internkontrollplanerna gäller som miniminivåer för nämnderna. Utöver de gemensamma internkontrollplanerna kan och bör nämnderna anta egna internkontrollplaner avseende verksamhetsspecifika områden. För år 2014 antog kultur- och fritidsnämnden egna internkontrollplaner på området rutiner för utbetalning av föreningsbidrag denna ordning föreslås även för år 2015. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad 2015-05-19. Bilaga Internkontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2015. Bilaga Internkontrollplaner för 2015, fastställda av kommunstyrelsen (bilaga 9, 11-12 och 16). Ekonomiska konsekvenser och finansiering Ärendet medför i sig inga särskilda ekonomiska konsekvenser. Södertälje kommun Stadskansliet 151 89 Södertälje Organisationsnr: 212000-0159 www.sodertalje.se Besöksadress: Campusgatan 26 Växel: 08-523 010 00
Tjänsteskrivelse l 2015-05-19 l Södertälje kommun l Kultur- och fritidsnämnden 2 (2) Kultur- och fritidskontorets förslag till kultur- och fritidsnämnden: Kultur- och fritidskontoret förslag till internkontrollplaner för år 2015 fastställs. Kultur- och fritidschef r:1\~n ~ M: kc.ger Verksamhetscontroller Handläggare: Axel Christensson Nämndsekreterare stadskansliet Telefon (direkt): 08-532 020 50 E-post: axel.christensson@sodertalje.se Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Akten
Kultur- och fritidskontorets förslag till Intern kontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2015 Bilaga Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport Till När sker rapportering RESULTAT Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning sker till rätt adressat/konto. Kommunstyrelsens kontor redovisning. 30 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd Senast i oktober Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning har grund i särskilt beslut eller regel. Kommunstyrelsens kontor redovisning 30 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd Senast i oktober 1
Riskbedömning för utbetalning av föreningsbidrag Sannolika fel som kan uppstå Låg risk 1 Utbetalning sker inte till rätt X adressat/konto 2 Utbetalning saknar grund i form av X beslut eller regel Medel risk Hög risk Konsekv ens K K Konsekvenserna/effekterna indelas i nivåerna: Allvarliga Kännbara +, dvs mer än kännbar men mindre än allvarlig Kännbara Kännbara -, dvs mindre än kännbar men mer än lindrig Lindriga 2
Bilaga 9 Internkontrollplan för Gemensamma redovisningsrutiner 2015 ÖVergripande mil Mål Nedbr tet kontrollmål Framgångsfaktorer Styrtallmiitetal Åtgärder Uppföljning nr Korrekt redovisning som följer lagar och Korrekt hanterin!f. av learekommendationer. sineavtal 1 Att samtliga leasingavtal Att verksamhetens chefer känner Antal avtal med finansiell Kontroll av avtal :llir bokförings- :llirtecknas i specifikation till!till reglerna :llir leasing och följer leasing som inte godkänts poster konterade med resurs för årsbokslutet så att korrekta de instruktioner som finns i bokav finanschefen. hyra av maskiner/utrustning. slutsan visningarna. uppgifter kan ll!mnas i årsre- Jämilirelse av inll!mnade ilirdovisningen, samt att kom- Tydlig och lättillgänglig informat- Antal avtal med operat- teckningar till bokslut mot bokmunens policy om leasing ion till verksamheten om reglerna. ionellleasing som inte :llirda poster på resurser :llir hyra :llilj s. :llirtecknats i årsbokslutet. av maskiner/utrustning. Att redovisningsekonomerna får kännedom om alla avtal som rör leasing/hyra av utrustning och maskiner/fordon. Att förteckning förs över alla inhyrda lokaler. Rättvisande, aktuell ekonomisk information. Hanterin!f. av leverantörslak- tu ror 2 Att leverantörsfakturor hand- Bra systemstöd Andel fakturor som hand- Löpande påminnelser via personläggs snabbt och betalas i tid Påminnelser läggs mer än 30 dagar lig kontakt Stöd att lösa tvistiga fakturor efter ankomst. A vslitta tid och prioritera uppgif- Riktad utbildning och stöd till ten hos beslutsattestanterna Antal inkassokrav som dem som hanterar fakturorna i kommunen erhåller, andel verksamheten. av totala antalet fakturor l
Bilaga 9 Övergripande mål Mål Nedbrutet kontrollmål Framgångsfaktorer Styrtal/mitetal Åtgärder Uppf"oljning nr Bok@ring av kostnader och intäkter 3 Att alla transaktioner är rätt Bra konteringskunskaper hos Beskrivning i textform av Utbildning om kontering läggs in konterade personalen i verksamheten vanligast förekommande i kurserna för IoF. Skydda kommunens egendom och anseende Attestrutiner Konteringshjälp i systemet Löpande kontroller och återkopplin g fel. Information om vanligt förekommande fel till alla som konterar. Aterkoppling vid fel. 4 Att syfte och deltagarlistor Kunskaper hos beslutsattestan- Antal återkopplingar av Utbildning om attestreglerna bifogas fakturor som avser tema. brister. läggs in i kurserna för I of. representation, resor och externa kurser samt att be- Kunskaper hos fakturamottagare Antal utbildningstillfållen Riktad utbildning/information till slutsattest inte sker av egna i IoF. och antal deltagare där fakturamottagare och beslutsatteutlägg ochfeller kostnader av attestreglerna tagits upp. stanter. personlig karaktär. Löpande kontroller och återkoppling av brister Transaktioner med resurser avseende representation, resor och kurser kontrolleras stickprovsmässigt under året. Aterkoppling sker vid brister och rättelse ska ske. Inköpskort 5 Att fakturor från korttoretaget Kunskaper om reglerna för in- AntaVandel fakturor med Kontroll av samtliga fakturor kompletteras med kvitton köpskort hos kortinnehavare brister. från inköpskortsföretaget som specificerar inköpen. samt beslutsattestanter. Antal återkopplingar. Aterkoppling till både kortinne- Löpande kontroller och återkopp- havare och beslutsattestant vid ling av brister upptäckta brister. Utbildning till samtliga kortinnehavare och deras chef= beslutsattestant i samband med att kortet erhålls. 2
Bilaga 9 övergripande mål Mål Nedbrutet kontrollmål Framgångsfaktorer Styrtallmätetal Åtgärder Uppföljning nr Kunskap om attestrt:j!lerna 6 Att beslutsattestanter har god Kunskaper hos alla somjobbar Andel beslutsattestanter Enkät till samtliga beslutsatteskännedom om attestreglerna med attester med riktad utbild- som anser sig ha bra kun- tanter om deras uppfattning om ning för beslutsattestanter re- skaper om attestreglerna. sin kunskap och vad de anser om spektive mottagningsattestanter. befmtlig information om attest- Andel beslutsattestanter reglerna. Lättillgänglig information om som under året läst inattestreglerna. formationen på Kanalen Utbildning om attestreglerna är om attestreglerna. en viktig del i kurserna för nya användare av ekonomisystemet Antal resultatenheter som beskrivit sitt attestarbete. W ebbaserad utbildning på Kanalen med frågor och självtest Inventarieförtecknimzar 7 Att inventarieförteckningar Tydliga riktlinjer och bra rutiner Antal enheter som inte Kontroller i bokslutsarbetet att upprättas på alla resultaten- med blankettmateriat lämnat in sina inventarie- samtliga enheter lämnar in sina heter och att de ajourhålls. förteckningar. inventarieförteckningar. Lättillgänglig information. Antal inköp som inte stickprovskontroller av att gjorda Påminnelser om att uppdatering- uppdaterats i inventarie- inköp uppdaterats i inventarieförar ska ske och förteckningar förteckningarna teckningarna. lämnas in. Tydlig ansvarsfördelning på enheterna och kontinuerligt arbete med att uppdatera förteckningarna. 3
Bilaga 9 Overgripande mål Mål l Nedbrntet kontrollmål Framgångsfaktorer Styrtallmätetal Åtgärder Uppföljning nr Effektivitet i det Kravverksamhet ekonomiadministrativa arbetet 8 Att kommunen fär betalt för Goda faktureringsrutiner - Antal fakturor äldre än l Prioritera resurserna/ bemansina kundfordringar på :llirfal- snabb, korrekt, informativ fak- år. ningen så att balanserna inte lodag tura ut till kund. växer. Antal fakturor äldre än tre Tydlig och korrekt information månader. Stöd till verksamheten att uttill kunderna om betalningsvill- forma både goda faktureringsrukoren. Antal bokföringsmässiga tiner och att delta i kravarbetet avskrivningar Förenkla betalningarna :llir kund genom e-faktura, autogiro Samarbete med fakturerande verksamhetsenhet Snabbhet i kravhanteringen Kontinuerligt arbete med att göra Årligt avskrivningsbelopp bok:lliringsmässiga avskrivningar = kund:llirluster. och skicka :llir efterbevakning. Andel avskrivna ärenden som skickas för efterbevakning. Orsaker till att efterbe- vakning inte kan ske Upptäcka fall som skrivs av i onödan p g a brister i rutiner 4
Bilaga 11 lnterkontrollplan för gemensamma personalrutiner 2015 Övergripande Nerbrutet Framgångsfaktorer styrtallmätetal Åtgärder Uppföljning mål kontrollmål Att frånvaro Att undvika skulder på Att cheferna tär kunskap om Antallöneskulder som Tydligare information vid rapporteras grund av frånvaroavdrag regler och rutiner. uppstår på grund av utbildning i Personalsystemet korrekt och vid som inte kunnat göras på frånvaro kontrolleras rätt tid lönen. Tydlig och lättillgänglig varje månad Ändra och förtydliga information till verksamheterna informationen som fmns på om rapporteringsrutinen vid Intranätet frånvaro. Löpande kontroll vaxje månad Antal frånvarotillfällen Återkoppling till verksamheten som inte är fastställda när rutinen inte följs vid lönebryt sjukfrånvaron Att rehabiliterings Kunskap om gällande Antal tillfl1llen och antal Utbildning information ska vara högst 5 utredning påbörjats och rehabiliteringsriktlinjer hos deltagare i %, dokumenterats i kommunens chefer. utbildningar/information Ge nya chefer bra introduktion. gällande IT -system när smöten. den anställde varit sjuk Bra systemstöd Given målgrupp kontrolleras vid minst 6 tillfällen gentemot dokumentering av under en 12 månaders Påminnelser från IT -systemet Antal genomförda påbörjade period utredningar i förhållande rehabiliteringsutredningar i Löpande kontroller och till målgruppen gällande!t-system var tredje återkoppling av brister till REC. månad. Aterkoppling av brister
Bilaga 12 Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2015 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att Kontrollmetod Rapport När sker. RESULTAT kontroll utföres till rapportering {inkl frekvens) Posthantering Att inkommen och utskickad post blir ~änrrndsekreterare/ s tickprov bland Chefen för Oktober Resultat redovisas efter utförd öppnad, registrerad och i övrigt adekvat registrator inkomnaoch kontoret intern kontroll behandlad utskickade brev och e-post
Intern kontrollplan för arkivering av räkenskapsinformation 2015 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att Kontrollmetod Rapport När sker RESULTAT kontroll utföres till rapportering (inkl frekvens) Arkivering av Att dokumenthanteringsplaner finns Redovisning & Årlig kontroll av att Chefen September Kortfattad kommentar och räkenskapsinformation för området ekonomiadministration Ekonomisupport llir dokumenthanterings- för värdering av avvikelser. centrala arkiv. planen motsvarar kontoret Ev. llirslag till revidering av Särskilt utsedd på behoven. dokumenthanteringsplanen. resp kontor där räkenskapsinformation finns. Arkivering av Att arkivering sker enligt Enligt ovan samt Att arkivering sker Chefen September Kortfattad kommentar och räkenskapsinformation dokumenthanteringsplanen stadsarkivet enligt planen, d.v.s. för värdering av avvikelser. att man på sina egna kontoret Ev. ilirslag till revidering av kontor endast har dokumenthanteringsplanen. räkenskapsmaterial som de ska ha enligt planen -0\