Kompetensförsörjning från strategi till resultat 1
2011 SIS Förlag AB Redaktör Joachim Bowin SIS HB 355 Kompetensförsörjning från strategi till resultat ISBN 978-91-7162-804-6 ISSN 0347-2019 Tryckeri Edita, 2011 2
Innehåll Förord...5 1 Varför är kompetensförsörjning viktigt?......9 2 Förutsättningar för ledningssystemet...15 3 Kompetensförsörjningsprocessen i praktiken...25 4 Utvärdering...55 5 Förbättring av ledningssystemet för kompetensförsörjning...63 6 Termer och begrepp...73 7 Exempel och mallar...79 Exempel på medarbetarsamtal...80 Mall för kompetensförsörjningsplan...88 Exempel kompetensmatris...89 Mall individuell kompetensutvecklingsplan...90 Exempel på kompetensutvecklingspolicy...91 Exempel avgångssamtal...92 Självutvärderingsmodell kopplat till SS 624070...94 Exempel på revisionsaktiviteter...96 Exempel på revisionsplan...97 Exempel på blankett för avvikelserapport...98 Exempel på blankett för revisionsrapport...99 Lästips...101 Sakordsregister...105 3
4
Förord Mönstret är tydligt: förmågan att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla rätt kompetens påverkar möjligheterna för företag och organisationer att nå framgång, utvecklas och ge god avkastning. För offentliga verksamheter handlar det om att kunna erbjuda medborgare och företag den service och de tjänster som krävs. Resurserna måste användas effektivt och i samklang med kraven på verksamhetens utveckling. Den höga förändringstakten ställer också krav på anpassningsförmåga och flexibilitet. Det behövs ett systematiskt tänkande, ett ledningssystem för det strategiska arbetet med kompetensförsörjning. Dels för att kunna ta vara på möjligheter och möta kundernas och medborgarnas behov, dels för behålla och vinna marknadsandelar. SIS svenska standard om ledningssystem för kompetensförsörjning SS 624070:2009 ska ses som ett stöd för företag och organisationer som önskar införa och utveckla ett systematiskt ledningssystem för kompetensförsörjning och konkurrenskraft. Standarden låter sig väl förena med standarder för andra delar av ledningssystemet, t.ex. för kvalitet och miljöledning. En sådan samordning är också helt nödvändig kompetensförsörjningen måste synkroniseras med organisationens centrala affärs- och verksamhetsplanering. Standarden beskriver grundläggande förutsättningar för att införa ett ledningssystem och pekar på viktiga strukturella inslag som ansvarsfrågor, resurser, process för arbetet och det dokumentations-, uppföljnings- och 5
förbättringsarbete som behövs. Ingående delar i processen definieras och beskrivs kompetensanalys, kompetensplanering, genomförande och utvärdering. En avgörande förutsättning är ledningens engagemang för att upprätta och bibehålla ett effektivt och långsiktigt arbete. Denna handbok är fristående från standarden SS 624070:2009, men följer den i dess grundläggande uppbyggnad och ger kompletterande upplysningar och fördjupad vägledning. Referenser till standarden ges också löpande i texten. Med handbokens hjälp kan en organisation bygga upp och utveckla ett systematiskt och strukturerat arbetssätt för sin kompetensförsörjning. Handboken blir också användbar för organisationer som väljer att gå vidare i ett certifieringsarbete. Konkreta exempel ges på rutiner, verktyg och blanketter som underlättar arbetet. Målgrupper för handboken är främst ledningsgrupper, personalfunktioner och alla andra som är intresserade av strategisk kompetensförsörjning. Den kan läsas från början till slut för att följa processen eller användas som en uppslags bok. Handboken kan användas av alla typer av organisationer, oberoende av sektor, bransch, storlek och verksamhet. Utvecklingen av handboken har skett i flera steg. Under ledning av SIS tekniska kommitté TK 304 Kvalitetsledning/AG6 Kompetensför sörjning utvecklades redan 2004 en första upplaga med stöd av ett stort antal deltagande personer från organisationer, företag och myndigheter. Handboken har nu uppdaterats och genomgått en genomgripande revision. Arbetet har skett inom ramen för en mindre arbetsgrupp bestående av: Annelie Håkansson, Tommie Johansson, Folke K Larsson, Gabriella Soldani och Lillemor Harnell. Värdefulla bidrag och synpunkter på utformningen av handboken har också givits av medlemmarna i arbetsgruppen. Stockholm 2011 Lillemor Harnell, ordförande SIS TK 304/AG 6 Kompetensförsörjning 6
7
8
1 Varför är kompetensförsörjning viktigt? Dagens globaliserade värld präglas av allt snabbare förändringar. Det ställs också allt större krav på anpassningsförmåga och flexibilitet hos företag och andra organisationer att ta vara på möjligheter, möta kundernas behov samt behålla och vinna marknadsandelar. Samtidigt krävs hållbarhet och förmåga att klara omställning under besvärliga tider och förhållanden. Avstånden minskar i betydelse och tempot ökar i utbytet av information, teknologi och kunskap. Strukturer, värderingar och normer utvecklas samtidigt som arbetskraftens sammansättning förändras och rörligheten ökar. Information blir mer lättillgänglig och konkurrensen inom olika marknader ökar. Exempel på det är omlokalisering av kunskapsintensiva tjänster inom IT-området och av forsknings- och utvecklingscenter. Den ökande produktiviteten driver på förändringstakten och behovet av effektiviseringar. Komplexa produkter och tjänster utvecklas, utbildning och kompetens blir allt viktigare i konkurrensen mellan organisationer, liksom mellan regioner och länder. Även om förutsättningarna varierar kraftigt mellan olika branscher är mönstret tydligt. Förmågan att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla rätt kompetens påverkar möjligheterna att nå framgång, utvecklas och hävda sig i konkurrensen. För den offentliga verksamheten handlar det om att fortlöpande kunna erbjuda medborgare och företag den service och de tjänster som krävs. Inom både privata och offentliga verksamheter behöver resur 9
serna användas effektivt med god framförhållning och planering kopplat till verksamhetens behov och de möjligheter som finns med andra ord behövs ett genomtänkt och strategiskt arbete med organisationens kompetensförsörjning. Ett sådant systematiskt arbetssätt kan bidra till ökad nytta för nya kunder och medborgare, ökad effektivitet, lönsamhet och hållbarhet när det gäller varor, tjänster, marknadsandelar och avkastning, ökade förutsättningar att långsiktigt hantera kommande krav och möjligheter att investera för framtiden. Kompetensförsörjning är en strategisk fråga En framgångsrik organisation måste minimera risker och maximera möjligheter. Det gäller att hitta en rimlig avvägning där hållbarhet och motståndskraft går hand i hand med utveckling av marknadsandelar, ekonomiskt utbyte eller förmåga att leverera samhällsservice, beroende på vilken typ av bransch och organisation det handlar om. Företag och organisationer måste integrera teknik, organisation, arbetssätt och ledarskap för att nå dessa mål. För att allt detta ska fungera måste organisationen förutom finansiering och andra grundförutsättningar ha rätt kompetens på rätt plats och i rätt tid. Det innebär att ledningen behöver en medveten strategi för kompetensförsörjningen, som gör det möjligt att framgångsrikt möta framtiden. Viktiga frågor för ledningen är därför hur organisationen kan utveckla den kompetens som redan finns, hitta och dra nytta av organisationens dolda kompetens och tysta kunskap, förflytta kompetens som inte längre behövs, attrahera och rekrytera rätt kompetens inför framtida utmaningar, säkra långsiktig tillgång på nyckelkompetens, utveckla kompetenskraven på underleverantörer, samverka bättre med omvärlden och andra organisationer och företag, utveckla och förankra värderingar, ledarskap, personalpolicy och mål för verksamheten. 10
Professionell ledning och god kompetensförsörjning ökar kvaliteten på organisationens varor och tjänster. Det leder i sin tur ofta till positiva uppfattningar hos kunder, finansiärer och medarbetare samt ger medarbetarna större möjligheter att själva utvecklas. Att införa ett kompetensförsörjningssystem innebär ett systematiskt arbete kring den egna organisationens utmaningar, verksamhetsmål, medarbetare och kultur. Det handlar med andra ord om att utveckla ett ledningssystem som är anpassat till organisationens förutsättningar. Standarden SS 624070 Ledningssystem för kompetensförsörjning ska ses som en kartbok att utgå ifrån. Vägledningen är den reseguide som kan vara till hjälp och förklara det som sker på väg mot målet. Verksamhetens mål och strategi är utgångspunkten. Ledningen skapar tillsammans med medarbetarna förutsättningar och ramar, där införandet av ett ledningssystem kan bli ett viktigt verktyg inför framtiden. Ledningssystemet för kompetensförsörjning är ett stöd för organisationer som vill utveckla sin förmåga att uppnå kort- och långsiktiga mål, öka sin beredskap och förmåga att hantera förändringar, vara attraktiva för medarbetare, kunder och andra intressenter. Standarden kan användas av alla typer av organisationer, oberoende av sektor, bransch, storlek och verksamhet. Dessutom kan interna och externa parter, inklusive certifieringsföretag, använda standarden för att bedöma organisationens förmåga att hantera sin strategiska kompetensförsörjning. Förenlighet med andra ledningssystem och modeller Kraven i ett ledningssystem för kompetensförsörjning låter sig väl förenas med kraven i andra standarder, system och modeller som ligger till grund för organisationens ledningssystem. Exempel: Standarden har avsiktligt byggts upp på likartat sätt som SS-EN ISO 9001 Ledningssystem för kvalitet Krav. Detta för att underlätta en integrering av ledningssystemen, och samtidigt understryka kraven på kompetensförsörjning 11
och dess strategiska vikt. SS-EN ISO 9001 ställer krav på att kompetensbehovet ska baseras på organisationens förutsättningar och långsiktiga planer för verksamheten och därmed omfatta all kompetens som verksamheten kräver. Omfattningen av kraven i SS 624070 gör att en organisation som uppfyller dessa, också med god marginal klarar kraven avseende kompetens i SS-EN ISO 9001. I ett miljöledningssystem baserat på SS-EN ISO 14001 Miljöledningssystem Krav med vägledning för användning uppfylls och vidimeras kraven på kompetens med ökad säkerhet genom SS 624070. I SIQ:s Modell för kundorienterad verksamhetsutveckling, som är grunden för Utmärkelsen Svensk Kvalitet, ligger kompetensförsörjningskraven i kriterium 4 Medarbetarnas engagemang och utveckling. Här ställs krav på strategisk kompetens försörjning utifrån strategier, mål och handlingsplaner såväl som på individuell kompetensutveckling. Genom att uppfylla kraven i SS 624070 täcks dessa moment väl. The EFQM Excellence Model, den europeiska motsvarigheten till SIQ:s modell, är grunden för the European Quality Award. Här finns motsvarande krav i kriterium 3 Medarbetare som omfattar hur medarbetarresurser planeras, leds och förbättras samt hur medarbetarnas kunskap och kompetens identifieras, utvecklas och upprätthålls. På samma sätt som i SIQ:s modell, täcks samtliga dessa moment väl av den kompetensförsörjningsprocess som beskrivs i SS 624070. Möjlighet till certifiering En organisation kan få sitt ledningssystem för kompetensförsörjning granskat och certifierat av en oberoende part för att få bekräftat att organisationen uppfyller kraven i SS 624070. Ett skäl kan vara att utvärdera det egna utvecklingsarbetet, men certifiering kan också vara ett konkurrensmedel för att visa upp att organisationen har en god planering för sin kompetensförsörjning och använder sin kompetens på rätt sätt. 12