Kommunledningskontoret 2008-01-07 Namn: Anders Wahlberg Tel:0415-18441 epost: anders.wahlberg@horby.se Utförlig projektbeskrivning PRIOS Dokumentinformation Denna projektbeskrivning utgör bilaga till projektansökan PRIOS projekt för nya informationssamhällesrelaterade tjänster i Skåneregionen. Målgrupp och syfte med dokumentet Dokumentet vänder sig till handläggare och andra medarbetare på programkontoret för Skåne- Blekinge som deltar i utvärderingsprocessen och har som syfte att ge en utförligare beskrivning av projektet. 1 (20)
Innehållsförteckning Dokumentinformation...1 Målgrupp och syfte med dokumentet...1 Innehållsförteckning...2 Projektbeskrivning...3 Bakgrundsbeskrivning, skäl för projektet...3 Sammanfattande projektbeskrivning...5 Utgångspunkter...5 Innehåll...6 Projektets syfte...10 Huvudmål...10 Projektets mål...10 Projektets målgrupp...11 Projektorganisation...12 Arbetssätt och verksamhetsbeskrivning...13 Projektavgränsning...13 Kopplingar till det regionala näringslivet...13 Kopplingar till andra projekt och insatser...13 Resultatspridning...13 Uppföljning/utvärdering...14 Tid och aktivitetsplan för projektet...15 Etapp 0 Projektförberedelser...15 Etapp 1 Intressentanalys och etablerad kommunikationsplattform...16 Etapp 2 Behovsanalys och utarbetande av ramverk...16 Etapp 3 Design och implementation av teknisk plattform, utveckling av tjänster...17 Etapp 4 Implementation av tjänster...17 Etapp 5 Överlämning till förvaltning, uppföljning, utvärdering...18 Projektets strategi och framgångsfaktorer...19 Riskanalys...20 2 (20)
Projektbeskrivning Bakgrundsbeskrivning, skäl för projektet En avgörande faktor för regional konkurrenskraft är ett utvecklat informationssamhälle 1 med hög tillgänglighet, utbrett användande av IT och informationssamhällesrelaterade tjänster. Ett utvecklat informationssamhälle utgör grogrunden för att nya tjänster och nya företag utvecklas (det kan handla om att IT används som möjliggörare i nya tjänster för helt nya behov, Youtube.com och Skype kan vara exempel på sådana tjänster), i ett utvecklat informationssamhälle används IT för att effektivisera offentlig verksamhet, minska den administrativa bördan för företag och medborgare, för att snabba upp ärendehandläggningen, särskilt när det gäller tillståndsgivning och andra aktivitetstyper som påverkar företagarens vardag 2. I ett utvecklat informationssamhälle utgör IT en normal ingrediens i vardagen för alla företag, IT används i olika led från marknadsföring till slutleverans för att förbättra företags konkurrenssituation, det kan handla om förbättrad samhällsservice som förkortar ledtider för att starta företag eller få tillstånd för en viss typ av verksamhet. Genom strategisk användning av modern informationsteknik skapas förutsättningar för verksamhetsutveckling och stärkt konkurrenskraft. I ett utvecklat informationssamhälle utvecklas, tillhandahålls och utförs tjänster av privata företag, i ett utvecklat informationssamhälle görs insatser för ökad transparens, för att du som medborgare inte ska behöva vara expert på hur den offentliga sektorn är organiserad för att få rätt information eller rätt tillstånd. Sverige har länge legat långt fram i ett egovernment-perspektiv, men de senaste åren har vi tappat i flera internationella mätningar (inte minst gäller det EU-kommissionens årliga mätning av tillgänglighet och höjd på tjänsterna som tillhandahålls on-line). Många insatser görs för att återta denna position på nationell nivå, i fjol kom den nationella strategin för vården, den 24 januari kommer regeringens handlingsplan för e-förvaltning. I samarbetsgruppen Forum för strategisk servicesamverkan arbetar 7 centrala myndigheter med att förenkla och förbättra samhällsservicen till medborgare och företag samt att öka effektiviteten inom förvaltningen. I projektet ESAM finansierar VINNOVA och VERVA utvecklingen av 7 tjänster för företag Många insatser görs också för att utveckla tillgänglighet och informationssamhällesrelaterade tjänster bland kommunerna och andra offentliga organ i Skåneregionen. När det handlar om fysisk infrastruktur och tillgång till bredband har det sedan flera år bedrivits ett aktivt arbete i regionen (exempelvis BAS, Bredband för alla i Skåne som startade år 2000), när det handlar om tjänster så finns det exempel från flera enskilda kommuner, kommuner i samverkan. 1 Regionalt strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning i Skåne-Blekinge 2007-2013. 2 Särskilt gäller det småskaligt företagande med säsongsskiftande verksamhet, inte ovanligt när det gäller kvinnligt företagande. 3 (20)
Tyvärr så sker idag en stor del av utvecklingen av dessa tjänster inom en enskild kommun - ofta som ett projekt inom en egen förvaltning, där hela system utvecklas för en enda tjänst - med konsekvensen att ingen hänsyn tas till hur medborgarens (som brukare, företagare, fastighetsägare) totala tjänsteportfölj ser ut. Ett oönskat resultat av de senaste årens utveckling av informationssamhällesrelaterade tjänster inom den kommunala sektorn är att tjänsterna upplevs som snuttifierade, medborgaren har ofta en användaridentitet och ett lösenord per 24- timmarssystem, det är omöjligt att få en "samlad" bild av ärenden, information som den offentliga sektorn hanterar kring mig som person. Bristen på en sammanhängande informationsarkitektur medför att den som konsumerar tjänster behöver fylla i samma informationsuppgifter flera gånger om. Man kan nästan påstå att utvecklingen av informationssamhällesrelaterade tjänster är induktiv, att de motverkar sin egen uppkomst genom att de olägenheter de skapar motverkar fördelarna. Särskilt tydligt blir det här om man utgår från det faktum att medborgaren i olika roller har ett behov av att konsumera tjänster från flera kommuner, från olika regioner och från olika myndigheter. Medborgaren får en "inkorg" i varje myndighetsportal. Redan år 2000 uppskattades värdet av PSI, alltså återanvändandet av offentlig information för nya tjänster, till 60-70 miljarder Euro per år (Pira et al 2000). Och visst kan vi se exempel på det här, exempelvis inom GIS-området. Men det är få - för att säga inga - plattformar för informationssamhällesrelaterade tjänster som erbjuder möjligheten för privata företag att utveckla och tillhandahålla nya tjänster, kanske återanvänd offentlig information, i en kommuns eller en myndighets e-tjänsteportal. Ingen motsätter sig väl idag eller har invändningar mot att nya tjänster bidrar till ökat värde för medborgare och företag, likväl som för en effektivare och snabbare administration och offentlig förvaltning. Trots detta så finns det i Sverige få fungerande arenor - och ännu mindre reella finansiella förutsättningar för offentlig verksamhet som vill driva utvecklingssamarbete i syfte att skapa genuin transparens för medborgaren, en medborgare som har olika roller i olika sammanhang, en medborgare som är företagsledare, förälder och fastighetsinnehavare i samma person, en medborgare som sällan bor och verkar på samma ställe som han är född, en medborgare som idag kanske har svårt att förstå varför han ska beställa information kring sig själv från bolagsverket och skatteverket för att söka utskänkningstillstånd i den egna kommunen. Genom utvecklingssamarbete mellan olika slags offentliga organ regioner, landsting, kommuner, myndigheter och IT-företag minskas risken för att de nya tjänsterna uppfattas som digitala öar i det nya digitala landskapet eller att det uppstår systemmiljöer där system inte pratar med varandra. Genom att tillämpa ett medborgarorienterat synsätt så kan offentliga aktörer skapa förutsättningar för en SDA, en Service Delivery Architecture som gör det möjligt för medborgaren att konsumera samhällsrelaterade informationstjänster från flera olika offentliga aktörer kanske också från privata företag med hjälp av generella. kvalitetssäkrade och etablerade, tjänster för exemelvis identifiering och autentisering. Genom utvecklingssamarbete mellan offentliga organ regioner, landsting, kommuner, myndigheter och IT-företag kan också resurser för utveckling av samhällsrelaterade tjänster 4 (20)
reduceras. Gemensamma behov hos brukaren, lagstiftning som omfattar samma verksamhet hos flera offentliga organ, standards för integration och meddelandeöverföring utgör exempel på företeelser som med fördel hanteras i ett utvecklingssamarbete. Sammanfattande projektbeskrivning Utgångspunkter Hörby kommun har tillsammans med ett antal andra kommuner 3 i Skåne-Blekinge initierat en förstudie kring möjligheten att bedriva ett gemensamt utvecklingssamarbete för att skapa nya och effektivare samhällsrelaterade tjänster, bättre service, effektivare kompetensutveckling och lägre kostnader för invånare, kommuner och andra offentliga förvaltningar i syfte att stötta strategin i strukturfondsprogrammet genom framväxten av ett utvecklat informationssamhälle. Utgångspunkten för förstudien har naturligtvis varit de horisontella kriterierna och indikatorerna i åtgärdsdokumentet främst avses deltagande företag och nya samhällsrelaterade tjänster - men det finns ett par andra aspekter som också utgör grundbultar för projektet. Dels handlar det om kommissionens initiativ i2010, Det europeiska informationssamhället för tillväxt och sysselsättning 4, en tydlig medborgarfokusering och att aktivt motverka olägenheter eller brister i en utveckling av informationssamhällesrelaterade tjänster som inte sker i ett sammanhang 5. De 5 kommunerna kommer att genomföra ett utvecklingssamarbete för att ta fram nya informationssamhällesrelaterade tjänster med ett tydligt företags- och medborgarfokus. Företagsfokus Ur ett företagsperspektiv erbjuds dels möjligheten att kommunicera behov av nya eller förbättrade tjänster i plattformen för att förenkla eller förbättra konkurrensförmågan, dels möjligheten att utveckla eller föreslå tjänster som kan tillhandahållas i den gemensamma plattformen. Det finns en generell framväxt av privata utförare som på olika områden tar över det offentligas roll som utförare av tjänster. Tydligast är det här inom utbildning och omsorg där vi sedan flera år har privata alternativ för exempelvis serviceboende och gymnasieutbildning. I det här projektet vill vi testa möjligheten att erbjuda företag att publicera sina tjänster i portalplattformen via ett standardiserat utförande. Medborgarfokus För medborgaren kommer projektet resultera i nya tjänster som bidrar till ökad användning och tillgänglighet när det gäller samhällsorienterad IT men framför allt kommer tillgängligheten och 3 De deltagande kommunerna är: Hörby, Ystad, Simrishamn, Tomelilla och Sjöbo 4 Anta en åtgärdsplan för e-förvaltning och strategiska riktlinjer för att främja IKT-baserade offentliga tjänster. Lansera demonstrationsprojekt på operativ nivå för att testa tekniska, rättsliga och organisatoriska lösningar för hur offentliga tjänster kan erbjudas på Internet 5 Det här är redan en märkbar olägenhet bland ex. kommunala aktörer. E-tjänster utvecklas genom att interna verksamhetssystem förses med påloggningsmöjligheter via Internet, plottrigheten och oförmågan att skapa en sammanhållen tjänsteleverans bidrar negativt till fördelarna med den enskilda tjänsten 5 (20)
värdet öka när tjänster från olika offentliga och privata aktörer kan konsumeras i samma gränssnitt. Medborgaren är inte beständig, få invånare bor och arbetar på samma plats som man är född, man kan vara mantalsskriven på en adress i en kommun men ha en fastighet i en annan kommun, vi kan ha relationer i form av barn eller föräldrar i en tredje kommun. Ambitionen i detta projekt är att informationen ska knytas till medborgaren, det eller de behov som medborgaren har för varje livssituation oavsett mantalsskrivningsort. Transparens En av de grundläggande idéerna i projektet är att det i största möjliga utsträckning ska underlätta för medborgare och företag att konsumera tjänster utan att behöva vara expert på hur offentlig verksamhet är organiserad. I samma gränssnitt skall tjänster från offentliga organ på lokal, regional och nationell nivå kunna konsumeras. One-stop-one-shop/Single-sign-on En och samma identitet skall kunna användas genomgående. Innehåll Arkitektur Den största utmaningen i projektet är att designa en arkitektur, det ramverk som över tiden skall medge hantering av tjänster genom tjänstens livscykel, skalbarhet, eventuella omorganisationer i den offentliga sektorn, utökat antal deltagande kommuner eller offentliga organ på regional och nationell nivå. Arkitekturen kommer att vara tjänsteorienterad men det kommer även att finnas behov av exempelvis en informationsarkitektur och en teknisk arkitektur. 6 (20)
Service Consumers (medborgare, företagare) Service Delivery Portal Tjänstekatalog Behörighetshantering Regionportal24 Hörby24 Security Services Servicebus (WSRP, RSS, WSDL, Webservices, XML, Nyttomeddelanden, ÖTP) Avtal Nationella/regionala e-tjänster Kommuninterna e-tjänster Service Providers Informationstjänster Verksamhetsnära e- tjänster Din pension Starta företag Anmäl arbetslöshet Ansök tillstånd Bibliotek24 Dina ärenden etjänstekatalog Dina fakturor Fig 1, exempel på en arkitektur för tjänsteleverans Tjänstekatalog Den portfölj av nya och existerande tjänster som en enskild medborgare eller företag skall kunna konsumera för olika behov. Tjänster som har specifika målgrupper, regelstyrning, kostnader händelsesstyrda i förekommande fall. Portalplattform Portalplattformen är en förutsättning för att tjänster skall kunna produceras och konsumeras på ett användarorienterat sätt. Det kommer att vara viktigt med design, logik, integration eller publicering av tjänster som tillhandahålls av andra leverantörer, mekanismer för säkerhet, rollbaserad åtkomst osv. 7 (20)
Fig 2, exempel på startsida för medborgare som loggar in i sin hemkommun Fig 3, exempel på min profil, knuten till medborgaren oavsett kommun-tilhörighet 8 (20)
Fig 4, exempel på generellt gränssnitt för tjänst Teknisk implementation/proof-of-concept Den tekniska implementationen av en portalplattform utgör projektets tydligaste beståndsdel. Här kommer design av arkitektur och tjänstekatalog att prövas i en skarp verklighet med riktiga användare som inte är beständiga, användare som konsumerar tjänster från flera kommuner osv. Integration mot egna och andra kommuners existerande system. 9 (20)
Kommuninterna e-tjänster Troman Book-IT Booking Libra III Wärna HUSAR CardPro ECOS TEFAT Miljöreda ecomp AlkT LEX DIABAS W3D3 Public 360 Platina WinEss IFS Raindance ProCapita Omsorg Applikation för att boka resurser (sporthallar m m) dina ärenden dina fakturor Applikation för förtroendevalda, accessdatabas, ODBC (alt. Batch mot egen webservice) Fig 5, exempel på integrationsbehov mot interna verksamhetssystem Projektets syfte Syftet med projektet är att utveckla och etablera en hållbar arkitektur, ett robust ramverk och en förståelse för hur offentliga organ på lokal och regional nivå kan exponera tjänster från olika leverantörer i samma medborgarfokuserade gränssnitt. Syftet är också att etablera förutsättningar för en kontinuerlig utveckling av medborgarnära, samhällsrelaterade tjänster hos både offentliga organ och företag. Huvudmål Det övergripande målet är att bidra till ökad regional konkurrensförmåga genom att (nya) företag inom regionen utvecklar och tillhandahåller nya informationstjänster, genom att företagens vardag och administration förenklas genom ett effektivare informationssamhälle. Projektets mål Med beaktande av de projektets styrande kriterier att det ska räcka med en inloggning, att jag som medborgare skall kunna konsumera tjänster från flera aktörer i samma gränssnitt, osv har projektet följande mål; Senast den 15 september 2009 har minst 10 företag i regionen utvecklat nya informationssamhällesrelaterade tjänster som olika slags invånare kan konsumera genom portalplattformen 10 (20)
de deltagande kommunerna tillsammans utvecklat minst 20 nya informationssamhällesrelaterade tjänster har utvecklats som olika slags invånare kan konsumera genom portalplattformen Projektets målgrupp Projektet vänder sig till alla aktörer - företag, företagare, offentliga organ på lokal, regional och nationell nivå - som delar projektets syn på hur informationssamhällesrelaterade tjänster ska kunna konsumeras i en och samma medborgarorienterade plattform och som har egna förslag på sådana, nya, tjänster. Projektet vänder sig dessutom till alla medborgare, företag och andra intressenter som med hjälp av nya informationssamhällesrelaterade tjänster får en ökad nytta, tillgänglighet, och på annat sätt främjar användning och tillgänglighet av IT. Projektet vänder sig dessutom till samtliga offentliga aktörer på regional och nationell nivå som ser möjligheten i att exponera "sina" tjänster i ett gränssnitt som ligger medborgaren närmare till hands, möjligheten att exponera informationstjänster som utgår från ett kommunalt kontext (lediga jobb i Hörby kommun), en kommunal mantalsskrivning (anmäl dig som arbetssökande), eller annan samverkan över myndighetsgränserna (boka tid med läkare, e-recept, vård av barn, elektroniskt registreringsbevis osv.). Inledande kontakter har tagits med; AMV Försäkringskassan Vägverket Lantmäteriet Bolagsverket PPM NUTEK 11 (20)
Projektorganisation Den projektorganisation som anges här skall ses som ett förslag till projektorganisation. Den kan komma att revideras något i den slutliga detaljplaneringen. Styrgrupp i respektive kommun Styrgrupp Arne Bertilsson Kommunchef. Hörby kommun (Projektägare) Delprojektledare, tjänstekatalog Delprojektledare, arkitektur Delprojektledare, implementation Huvudprojektledare Arbetsgrupper och referensgrupper Arbetsgrupper och referensgrupper Arbetsgrupper och referensgrupper Projektkoordinator Etapp 1 Etapp 2 Etapp 3 Etapp 4 Etapp 5 Intressentanalys - Förvaltningar och andra verksamhetsutförare inom de deltagande kommunerna - Näringslivet i form av lokala företagsgrupper Behovsanalys - Identifiera nuvarande tjänster - Identifiera möjliga tjänster - Fastställande av e- tjänstekatalog Design och implementation - Teknisk plattform - Identifikation och autentisering - RBAC Implementation - Implementation av tjänster, tjänstekatalog, logik etc. - Implementation av adaptrar/konnektorer Överlämnande till förvaltning - Förvaltningsmodell, förvaltningsorganisation - Servicedesk Kommunikationsplattform - Möjlighet att registrera sig själv som intressent, prenumerera på nyheter, ta del av resultat, material etc. Tekniskt ramverk - publicering av tjänster från offentliga organ och företag - framtagning av standards för integration och meddelanden Tjänsteutveckling - Formulär, informationshantering - Målgruppsdef., Regelstyrning Förstärkt kommunikation - Informera målgrupp för tjänsterna - Informera branschorgan, regionala intressenter etc. Förberedelse, etapp 2 Förberedelse, etapp 3 Förberedelse, etapp 4 Förberedelse, etapp 5 Uppföljning/Utvärdering Fig 6, förslag till projektorganisation Projektorganisationen består av en styrgrupp med representation från samtliga deltagande kommuner. Representanter från det lokala/regionala näringslivet kommer att inbjudas att delta. En huvudprojektledare ansvarar för projektets genomförande, en delprojektledare ansvarar för "tjänstekatalog", en delprojektledare för "arkitektur", en delpojektledare för "teknik". En projektkoordinator per deltagande kommun ansvarar för arbetet i respektive kommun. Arbetgrupper och referensgrupper med deltagare från respektive kommun genomför och deltar i arbetet med att ta fram en tjänstekatalog, tekniskt ramverk, standards, formulär, informations. En utvecklingsgrupp stödjer företag/företagare som deltar i projektet. Expertkunskap kommer att vara knuten till projektet, bland annat genom Olov Östberg 6, tidigare professor och sakkunnig på Statskontoret och Verva. 6 Författare bland annat till Interoperability, Change and Architecture (http://www.enterprisearchitecture.dk/icareport.pdf), publicerad för ICA, International Council for Information Technology in Government Administration i augusti 2007 12 (20)
Arbetssätt och verksamhetsbeskrivning Projektet har delats upp i 5 etapper (se även "Utförlig projektbeskrivning"). I den första etappen genomförs en intressentanalys, en kommunikationsplattform (website, möjlighet att anmäla sitt intresse, prenumerera på nyheter, projektets framåtskridande etc.) etableras, projektet marknadsförs bland lokala/regionala företagsgrupper och de deltagande kommunerna (ev. andra aktörer som kommit fram i intressentanalysen). I etapp två genomförs en behovsanalys, grunden läggs för den katalog av tjänster som skall utvecklas, lanseras och tillhandahållas inom projektet. Dels handlar det om att identifiera potentiella tjänster bland de olika förvaltningarna, dels handlar det om att få det lokala/regionala företagandet att föreslå och komma med förslag till nya tjänster som bidrar till måluppfyllelse. I etapp tre designas och implementeras en plattform för leverans av informationssamhällesrelaterade så att tjänster från deltagande företag och kommuner kan exponeras. Mekanismer för identitetshantering, autentisering, rollbaserad behörighetshantering osv. Utvecklingsstöd till deltagande företag. I etapp fyra implementeras tjänster, portalplattform, gränssnitt etc. I etapp fem överlämnas plattform, tjänstekatalog etc. till en förvaltningsorganisation, utvärdering av projektet, slutrapport fastställs. Projektavgränsning Projektet kommer att avgränsa sig till de tjänster som utvecklas inom ramen för projektet. Traditionell IT-verksamhet, web-arbete, systemutveckling eller verksamhet som i övrigt bedrivs av organisationen kommer inte att ingå i projektet. Kopplingar till det regionala näringslivet Under etapp ett kommer ett omfattande arbete att ske med det regionala näringslivet. Presentation av projektet och möjligheterna att utveckla tjänster och den egna verksamheten kommer att ske tillsammans med lokala företagsgrupper, lokalavdelningar till Företagarnas Riksorganisation och andra nätverk. Särskilt kommer att beaktas företagsgrupper eller nätverks som adresserar företagare som vi vill nå för att nå måluppfyllelse kring jämställdhet, mångfald och integration. Kopplingar till andra projekt och insatser På en övergripande nivå har projektet koppling till i2010-initiativet och till den nationella handlingsplan för e-förvaltning som regeringen enligt planerna ska tillkännage den 24/1. I övrigt har projektet i skrivande stund ingen koppling till annat projekt eller andra insatser. Resultatspridning Via den kommunikationsplattform kommer det att bli möjligt för olika intressenter att följa utvecklingen i projektet och att tillgogöra sig resultaten efter varje etapp. Lägesrapport och 13 (20)
slutrapport - tillsammans med övrig dokumentation - kommer att vara tillgängliga minst 12 månader efter projektavslut. Projektresultat kommer att kommuniceras på förekommande arenor för tilltänkt målgrupp - KommITs, Offentliga rummet, Arena42, Kvalitetsmässan etc. Etablerade relationer, avtal (ex. SLAer), utvecklade standards för meddelandehantering, XML, webservices och applikationsadaptrar kommer att medföra ett väsentligt mervärde - hög grad av återanvändning, oberoende av vald teknisk plattform - för andra kommuner som har för avsikt att genomföra liknande satsningar på nya eller förbättrade informationssamhälletsrelaterade tjänster. Bibliotek med sådana komponenter kommer att publiceras på webplatsen. Uppföljning/utvärdering I projektet sker en form av kontinuerlig utvärdering eftersom varje etapp avslutas med en etapputvärdering och beslut om nästa etapp i projektet skall påbörjas. I slutet på projektet kommer projektet att utvärderas när det gäller resultat, måluppfyllelse, resursåtgång med mera. Erfarenhetsåtervinnning i form av slutsatser, vad som skulle kunna ha gjorts bättre - "lessonslearned". Ambitionen är också att tillsammans med de involverade kommunerna ta fram en vägledning för fortsatt utveckling, tillhandahållande och förvaltning av informationssamhällesrelaterade tjänster. 14 (20)
Tid och aktivitetsplan för projektet Projektet består av 5 etapper (etapp 0 är en projektförberedande etapp som genomförs i marsapril). Fig 7, förslag till tids- och aktivitetsplan Etapp 0 Projektförberedelser Etappen genomförs under 2008-03-01 och 2008-04-30 och syftar till att skapa förutsättningar för att genomföra projektet under förutsättning att finansiering erhålls från strukturfondsprogrammet. Målsättningen är att etappen levererar: Ett detaljplanerat projektet, bemannade arbetsgrupper, referensgrupper osv. Förslag till etappinnehåll: 15 (20)
Uppstartsmöten, workshopar med projektgenomgång Kvalitetssäkring, informationsinsamling, viss omvärldsbevakning Etapp 1 Intressentanalys och etablerad kommunikationsplattform Etappen genomförs under 2008-05-01 och 2008-08-15 och syftar till att etablera en förståelse och en medvetenhet kring projektet hos prioriterade intressenter samt en fungerande kommunikationsplattform för projektet. Målsättningen är att etappen levererar: En fungerande website med möjlighet för olika intressenter att bli medlem, prenumerera på nyheter, föreslå nya tjänster, ta del av resultat osv. En etablerad förståelse av projektet hos prioriterade intressenter Förslag till etappinnehåll: Intressentanalys, potentiella deltagare eller avnämare Workshops, seminarier etc. bland deltagande offentliga organ, lokala företagsgrupper etc. Kravspecifikationsarbete för website Implementation av website för projektet Etappen skall också leverera en förstudie som adresserar frågeställningen kring hinder i form av avtal, ersättningsmodeller, SLAer etc. skall kunna hanteras i en tjänsteorienterad leveransarkitektur. Etapp 2 Behovsanalys och utarbetande av ramverk Etappen genomförs under 2008-08-15 och 2008-11-15 och syftar till att samla in behov från befintlig myndighetsutövning, befintliga informationsresurser, exempel från andra kommuner för att på så sätt identifiera, definiera och fastställa den tjänstekatalog som skall exponeras i plattformen samt ett tekniskt ramverk som utgör den grundläggande beskrivningen, kravspecifikationen för hur tjänster ska kunna exponeras och konsumeras. Målsättningen är att etappen levererar: En tjänstekatalog som beskriver samhällsrelaterade informationstjänster utifrån olika slags karaktäristika, ex. egenskaper hos medborgaren, situation eller händelse som löser ut enskild tjänst Tekniskt ramverk som beskriver hur olika slags tjänster från deltagande offentliga aktörer och företag ska kunna publiceras i en Kommunportal eller Regionportal Förslag till etappinnehåll: 16 (20)
Informationsinhämtning, sammanställningar av vad andra har gjort, befintliga informationstjänster etc. Workshops per förvaltning, per kommun för att identifiera, definiera och skapa enhetlighet för de olika tjänsterna Utveckling/framtagande av ett tekniskt ramverk, en beskrivning för hur deltagande offentliga organ och företag kan exponera och publicera informationstjänster Utveckling/framtagande av standards för integration och meddelandeöverföring Etapp 3 Design och implementation av teknisk plattform, utveckling av tjänster Etappen genomförs under 2008-11-15 och 2009-03-15 och syftar till att etablera en fungerande teknisk portalplattform för leverans av tjänster. Plattformen kommer att innehålla kommunikationsstöd, arkitekturstöd, integrationsstöd etc. Målsättningen är att etappen levererar: En IT-miljö med erforderlig hård och mjukvara, kommunikationslösningar etc., inklusive applikationsprogramvaror, designstöd för formulär, workflow osv. Implementerade tjänster för identitetshantering och autentisering (VERVAs startpaket för BankID eller motsvarande) Utvecklade informationstjänster från både offentliga och privata deltagande aktörer Förslag till etappinnehåll: Konceptuell design av arkitektur, teknisk miljö, anslutningspunkter, kommunikation etc. Administration och beställningar av certifikat, globala informationstjänster etc. Installation och konfiguration av hård- och mjukvara Utvecklingsstöd till deltagande offentliga organ och privata företag osv Etapp 4 Implementation av tjänster Etappen genomförs under 2009-03-15 och 2009-06-15 och syftar till att lansera en fungerande portalplattform där medborgaren kan konsumera samhällsrelaterade informationstjänster. Målsättningen är att etappen levererar; Minst 20 nya samhällsrelaterade informationstjänster i portalplattformen. Samhällsrelaterade informationstjänster från minst 10 deltagande företag Förslag till etappinnehåll: 17 (20)
Implementation av tjänstekatalog Implementation av adaptrar, konnektorer Implementation av tjänster Acceptanstest och utrullning Etapp 5 Överlämning till förvaltning, uppföljning, utvärdering Etappen genomförs under 2009-06-15 och 2009-09-15 och syftar till att etablera en fungerande förvaltningsorganisation och modell för tjänstekatalog, plattform, ramverk osv. Etappen syftar också till att beskriva måluppfyllelse för projektet, erfarenhetsåtervinning etc. Förslag till etappinnehåll: Utveckling av förvaltningsmodell (förändringshantering i fråga om flöden, roller, befogenheter etc.) Implementation av förvaltningsmodell (utbildning, processer, verktygsstöd etc.) Implementation av Servicedesk 18 (20)
Projektets strategi och framgångsfaktorer För att projektet ska kunna nå framgång, dels vad gäller att nå projektets specifika mål, dels vad gäller förmågan att bidra till programmets mål, är utvecklingssamarbetet mellan de offentliga organen och deltagandet från företag av central betydelse. Projektets strategi är i huvudsak att tidigt etablera en förståelse och en medvetenhet bland avgörande intressenter så att man i god tid, med lång framförhållning ska kunna förstå de möjligheter som projektet erbjuder. Strategin innehåller dessutom en nära samverkan i utveckling och ensad syn på den gemensamma tjänstekatalogen, den centrala komponenten i den plattform och det ramverk som utgör kärnan för kontinuerlig utveckling och vidareutveckling av nya informationssamhällsrelaterade tjänster. En avgörande framgångsfaktor är hur väl vi kan mobilisera det lokala näringslivet, hur vi kan nå ut med projektets syfte och mål, hur vi kan få fatt på de företag eller entreprenörer som är intresserade av och kan se affärsmöjligheter i nya tjänster. En annan avgörande framgångsfaktor är hur väl de deltagande offentliga organen kan samsas om bilden av medborgaren som en kund, om medborgaren som en konsument av informationssamhällsrelaterade tjänster, oavsett mantalsskrivningsort, oavsett vilken förvaltning eller stadsdel som äger informationen om ett visst ärende eller en viss informationsresurs. 19 (20)
Riskanalys Syftet med denna riskanalys är att identifiera hot och risker samt föreslå åtgärder för att förebygga dem (minimera eller eliminera). I handledningen beskrivs en förväntad riskanalys som bedömer projektets förutsättningar att uppställda resultat, föreslagen tidsplan och hållbarheten i kostnader och finansiering. I riskbedömningen anges hur förutsedda risker ska bemötas för att förebyggas. Sammanfattning: Risknr Beskrivning S 7 K 8 Åtgärd När Av P1 Tidsramar kan inte hållas p g a L H Detaljplanering, koordinering, Löpande HPL komplexitet, många deltagare styrning och uppföljning P2 Externa kostnader kan inte hållas L H Kvalitetssäkring av resurser som Löpande HPL p g a omfattande upphandlas P3 Nyckelpersoner med andra/flera L H Personliga 08-04-30 HPL uppdrag åtaganden/resurskontrakt P4 Bortfall av resurser, sjukdom L H Adekvat resursplanering, undvika Löpande HPL arbetsbelastning, övertid god projektatmosfär P5 Resursbrist avseende teknik L H Kvalitetssäkring av resurser som Löpande DPL och utvecklingskompetens upphandlas, uppföljning av utvecklingsarbete P6 Bristande intresse bland det regionala näringslivet L H Rapportering via media Löpande HPL P7 Någon kommun hamnar på efterkälken L H Stöd till projektkoordinator i form av resurser för process-stöd, utbildning av deltagare i arbetsgrupper etc. T1 Prestanda L H Beredskap för att addera hårdvara, QoS, kvalitetssäkring av prestanda från applikationsleverantör T2 Integration L H Beredskap för lösningar som inte följer standardramverket, utveckling av funktionalitet för legacy-system etc. Fig 8, initial riskanalys för projektet Löpande Löpande Löpande HPL DPL DPL 7 S = Sannolikhet 8 K = Konsekvens 20 (20)