Upphandlingsprocessen

ESLÖVSKOMMUN Vård och Omsorg 2014-05- 12 Rutinbeskrivning 165,o014, O(05-41 Dnr_. Rutiner för upphandling 1 Eslövs kommun Upphandlingsprocessen All upphandling i Eslövs kommun ska ske via elektronisk kommunikation i ett IT-system för upphandling för att säkerställa kvalitet och rättsäkerhet, enligt kommande krav i nya EU-direktiv. Eslövs kommun använder för närvarande VisrnaTendSign som upphandlingssystem. Den elektroniska metoden omfattar hela upphandlingsprocessen; planering, annonsering, distribution av förfrågningsunderlag, frågor och svar under anbudstiden, kompletteting av förfrågningsunderlag under anbudstiden, anbudsutvärdering, beslut, distribution av tilldelningsbesked samt avtalstecknande. I lagen om offentlig upphandling (LOU) anges ett antal olika upphandlingsformer beroende på vad som upphandlas och upphandlingens värde. Den process som beskrivs på kommande sidor följer huvuddragen i en generell upphandlingsprocess. 1 Planering Noggranna förberedelser i form av behovsanalyser, kravspecifikationer, uppföljning av befintliga och utgångna avtal samt marknadsundersökningar krävs för ett lyckat resultat. Upphandlingar initieras av verksamheten när ett behov har konstaterats. Många upphandlingar gäller en redan tidigare upphandlad vara/tjänst. Upphandlingsarbetet initieras då i god tid innan det tidigare avtalet löper ut. En tumregel kan vara att dubblera avisetingstiden för förlängning/uppsägning; det vill säga om förlängning eller uppsägning ska aviseras 6 månader före avtalstidens utgång är det lämpligt att starta den nya upphandlingen 12 månader innan avtalets utgång, om aviseringstiden är 9 månader påbörjas arbetet 18 månader innan och så vidare. Under planeringsfasen ska verksamheten tinga in sina behov och analysera hur den aktuella marknaden ser ut. 2 Förfrågningsunderlag En förutsättning för en god konkurrens är att varje förfrågningsunderlag anpassas efter det som upphandlas och de anbudsgivare som förväntas lämna anbud. I ett förfrågningsunderlag ska den dokumentation efterfrågas från anbudsgivaren som är nödvändig för att genomföra upphandlingen men aldrig mer dokumentation än så. Det är möjligt att kräva att dokumentationen ska finnas och kunna skickas in på anmodan av den upphandlande myncligheten, det minskar risken för att anbud tvingas förkastas på grund av formella brister. 1

Ett förfrågningsunderlag innehåller följande huvudpunkter: 1. Allmän information 2. Kvalificeringskrav 3. Kravspecifikation 4. Anbudsutvärdering 5. Upphandlingsföreskrifter 6. Kommersiella villkor (avtalsdokument) Nedan följer en kort beskrivning av huvudpunkterna. 1. Allmän information Här skrivs en inledning där den upphandlande myndigheten anges. Uppdragets omfattning beskrivs i stora drag. 2. Kvalificeringskrav krav på leverantören Kvalificeringskraven anger de krav som ställs på leverantören. Det handlar om grunder för uteslutning som regleras i lag, men också om vilken ekonomisk ställning, teknisk kapacitet, erfarenhet och kompetens en anbudsgivare måste ha för att kunna bli leverantör åt kommunen. För att motverka svart arbetskraft är betalning av skatt och samhälleliga avgifter ett kvalificeringskrav på kommunens leverantörer. Det är den upphandlande myndighetens ansvar att kontrollera anbudsgivarnas skatter och avgifter. Eslövs kommun använder kreditvärderingsföretaget Creditsafe för att kontrollera att skatter och socialavgifterbetalats, samt för att få en värdering av företagets ekonomiska stabilitet och kreditvärdighet. Förvaltingsekonomerna på respektive förvaltning har licens till kreditvärderingsverktyget. 3. Kravspecifikation krav på det som ska upphandlas Här anges alla krav på upphandlingsobjektet - varan, tjänsten eller entreprenaden. Dessa krav kallas ofta "skall-krav" vilket innebär att kraven är ovillkorliga, det vill säga om anbudsgivaren inte uppfyller kraven får anbudet inte antas. Det är därför viktigt att ställa rätt krav varken för höga eller låga för att få rätt kvalitet till rätt pris. 4. Anbudsutvärdering För att en upphandling ska vara trovärdig måste utvärderingsmetoden vara logisk och konsekvent. Det är också viktigt att den är förutsägbar såväl för den upphandlande myndigheten som för anbudsgivaren. Eslövs kommun använder beprövade utvärderingsmodeller enligt senaste forskning och rättspraxis. Det ska fmnas möjlighet att kunna välja olika utvärderingsmetoder i olika upphandlingar. En grundförutsättning för en bra utvärderingsmetod är att ett visst värde i anbudet alltid ges samma betyg oavsett vilka övriga anbud som lämnas in så kallade relativa utvärderingsmodeller ska inte användas. Detta har bland annat uppmärksammats i flera forskningsrapporter utgivna av Konkurrensverket (rapport 2004:1, 2009:12). 2

Lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga Det finns två utgångspunkter för hur inkomna anbud ska mätas - lägsta pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga. Om det mest ekonomiskt fördelakfiga anbudet ska antas ska ett antal utvärderingskriterier, till exempel pris, kvalitet, miljö och service, anges och vägas mot varandra. Det betyder att man kommer att titta på såväl pris som på ett antal andra grunder som kan ge ett mervärde. Dessa mervärden bedöms/poängsätts på det sätt som anges i förfrågningsunderlaget. Man kan också välja att enbart utvärdera priset. Det kallas då lägsta pris. Det är en vanlig föreställning att lägsta pris betyder att kommunen enbart bryr sig om att få något så billigt som möjligt. Så är det inte, utan kvaliteten på varan eller tjänsten styrs helt av kravspecifikationen och med höga krav säkerställs kvaliteten. Men det betyder också att kommunen inte är beredd att betala extra för något man inte krävt. 5. Upphandlingsföreskrifter Upphandlingsföreskrifterna innehåller information om hur anbud ska lämnas, hur anbudsgivaren ställer frågor, kontaktuppgifter, anbudets giltighetstid och så vidare. 6. Kommersiella villkor De kommersiella villkoren är ett avtalsgrundande dokument. Här anges leveransvillkor, betalningsvillkor, avtalsjuridiska regleringar mellan parterna med mera. Kontroll av ställda krav De krav som anges i upphandlingen ska enligt lag följas upp och kontrolleras kontinuerligt med de leverantörer som antas. Beskrivning av hur kontrollerna kommer att genomföras ska anges i förfrågningsunderlaget. 3 Annons Eslövs kommun upphandlingsannonser ska publiceras via annonsföretaget OPIC. Genom att samtliga annonser publiceras via OPIC kommer också samtliga pågående upphandlingar att speglas på Eslövs kommuns hemsida. Detta är viktigt för den lokala konkurrensen. Anbudstidens längd styrs av upphandlingsformen. För stora upphandlingar fmns det bestämmelser i lagen om hur lång anbudstiden ska vara. När det gäller upphandlingar av mindre värde och vissa tjänster kan den upphandlande myndigheten bestämma tiden själv, men det ska alltid vara en skälig anbudstid. 4 Anbud Det är ytterst viktigt anbuden kommer in senast den dag som är angiven i förfrågningsunderlaget och i annonsen. Poststämpel från sista anbudsdag räcker inte eftersom anbuden ska vara kommunen tillhanda den dag som anges. En poststämpling med sista anbudsdagen innebär att anbudet inte kommer kommunen tillhanda förrän en dag eller flera dagar senare och anbudet har då inkommit för sent. Enligt lag får inte för sent inkomna anbud beaktas. 3

5 Anbudsutvärdering Anbudsutvärderingen följer kraven i förfrågningsunderlaget. Inga andra hänsyn eller nya fakta får beaktas än de som tydligt framgår av förfrågningsunderlaget. Anbudsutvärderingen sker i tre steg: A. Kvalificering av leverantören Den upphandlande myndigheten gör en kontroll av att leverantören uppfyller alla kvalificeringskrav i förfrågningsunderlaget. De leverantörer som inte uppfyller kraven måste läggas åt sidan och får inte vidare delta i anbudsutvärderingen. B. Prövning av anbuden En kontroll av att kravspecifikationen uppfylls på samtliga punkter visar om anbuden uppfyller alla ovillkorliga "skall-krav" på varan/tjänsten/entreprenaden. De anbud som inte uppfyller kraven måste läggas åt sidan och får inte delta i anbudsutvärderingen. C. Utvärdering av anbuden I utvärderingen jämförs anbuden. En sammanställning utifrån utvärderingsmodellen i förfrågningsunderlaget görs och vinnande anbud räknas fram. Därefter upprättas ett protokoll i form av en rapport eller redogörelse för hela upphandlingen och upphandlingens resultat. 6 Beslut Tilldelningsbeslut är ett beslut om vilken leverantör eller -vilka leverantörer som har fått uppdraget, det vill säga "vunnit" upphandlingen. Tilldelningsbeslutet ska innehålla uppgifter om - vem som fick uppdraget - skälen till beslutet. Ett tydligt tilldelningsbeslut - med en motivering som anger skälen för tilldelningsbeslutet - är nödvändigt för att leverantörerna ska få förtroende för upphandlingsprocessen. Ett förtroende för processen minskar risken för överprövningar och leder till att leverantörens vilja att delta i kommande upphandlingar ökar. Tilldelningsbeslutet är ett skriftligt formellt beslut som ska skrivas under av anställd eller förtroendevald enligt gällande delegationsordning. Om beslutet tas i nämnd, styrelse eller utskott ska denna paragraf justeras direkt efter sammanträdet, så att tilldelningsbesked snarast kan meddelas anbudsgivarna. Omprövning av anbud och tilldelningsbeslut En upphandlande enhet kan rätta till eller ompröva alla inkomna anbud eller sitt tilldelningsbeslut om den finner att grund för rättelse eller omprövning föreligger under förutsättning att de grundläggande gemenskapsrättliga principerna inte träds förnär (jfr Kammarrätten i Göteborgs dom, målnr 1093-06). Omprövning kan till exempel ske om anbuden eller anbudsutvärderingen visat sig innehålla felaktiga uppgifter. 4

7 Avbrytande av upphandling För att kunna avbryta en upphandling krävs sakliga skäl enligt gällande rättspraxis. Beslut om avbrytande av upphandling ska dokumenteras och undertecknas av behörig enligt delegationsordningen. Tillvägagångssättet för hut beslutet ska kommuniceras är beroende av var i upphandlingsprocessen avbrytandet sker. I meddelandet måste sakliga skäl till avbiy landet på ett tydligt och godtagbart sätt anges. Beslutet kan överprövas. 8 Tilldelningsbesked Samtliga anbudsgivare ska meddelas tilldelningsbeslutet samtidigt. Detta meddelande är det så kallade tilldelningsbeskedet. Tilldelningsbesked skickas per e-post till den e- postadress som anbudsgivaren angett i sitt anbud. Tilldelningsbeskedet skall innehålla uppgifter om vem som fick uppdraget skälen till beslutet. Oftast skickas anbudsutvärderingen med som en bilaga till beslutet. 9 Avtal 9.1 Avtalsspärr Avtal får tecknas tidigast tio dagar efter det att tilldelningsbeskedet har skickats ut med elektroniska medel eller 15 dagar om tilldelningsbeskedet skickats med vanlig post. Under denna period kan anbudsgivare begära överprövning i förvaltningsdomstol. Om upphandlingen hax överprövats i förvaltningsrätten får avtalet tecknas tidigast 10 dagar efter att rätten upphävt ett interimistiskt beslut. 9.1.1 Beräkning av tiodagarsfristen Dag 0: Tilldelningsbesked skickas med e-post till samtliga anbudsgivare och anbudssökande Dag 1: Dag efter dagen då tilldelningsbeskedet skickats med e-post Dag 0-10: Möjlighet för anbudsgivare att överpröva upphandlingen i förvaltningsrätt Dag 11: Tidigaste dag för att teckna avtal. Söndagsregeln Om dag 10 är en lördag, söndag eller helgdag räknas närmast efterföljande vardag som dag 10 och avtal får tidigast tecknas påföljande vardag. 9.2 Avtalsinnehåll Avtalet grundas på de kommersiella villkoren i förfrågningsunderlaget. Avtalet ska även innehålla kravspecifikationer, prislistor och övriga bilagor som tillhör förfrågningsunderlaget och anbudet. Eventuella ändringar och tillägg, prisjusteringar, förlängningar eller uppsägningar ska vara skriftliga och undertecknas av parterna. 5

I avtalet ska en inbördes rangordning av avtalsdokumenten anges, ifall av motstridiga uppgifter i handlingarna eller om avtalet tolkas olika av parterna. Generellt anges följande rangordning vid offentlig upphandling: 1. Detta avtal inklusive tillägg, ändringar och bilagor 2. Förfrågningsunderlaget 3. Leverantörens anbud. 9.3 Avtalsregister Enligt kommunens reglemente ska samtliga avtal registreras med automatisk bevakning med påminnelser av avtalstid, förlängning och uppsägning. Samtliga avtal ska registreras i kommunens dokument- och ärendehanterings system Platina med automatisk bevakning till de grupper av funktioner som ansvarar för avtalet. En god tumregel är att avtalets förlängnings- eller uppsägningstid dubbleras bakåt i tiden då påminnelser ska ske. Om till exempel ett avta1 ska sägas upp 3 månader innan det går ut kommer den automatiska påminnelsen 6 månader innan. Om avtalet ska sägas upp 9 månader innan det går ut kommer påminnelsen 18 månader innan, osv. Detta är ungefår den tid det tar att besluta om och genomföra en ny upphandling eller utreda alternativa tillvägagångssätt. Man bör även ta höjd för eventuella överprövningar och överklaganden. Upphandlingssystemet VismaTendSign är särskilt framtaget för att hantera avtal för upphandlingsorganisationer med många verksamheter och många avtal. När upphandlingen är avslutad ska avtalet publiceras i denna avtalsdatabas för att tillgängliggöras för anställda, företagare och medborgare. 10 Avtalsvård De krav som sattes i upphandlingen och finns i avtalet ska enligt lag följas upp och kontrolleras kontinuerligt. I avtalsvården ingår dialog såväl med användare av avtalet inom Eslövs kommun som med leverantören. Det är den verksamhet som använder avtalet som ansvarar för att dessa kontroller och uppföljningar sker. Verksamheten ska organiseras så att tid för en god avtalsvård kan göras. Kontroll och uppföljning bör ske i samarbete med referensgruppen. Resultatet av kontroller och uppföljningar ska även skickas till inköps- och upphandlingsfunktionen på kommunledningskontoret. Avvikelser och eventuella avtalsbrott under avtalsperioden ska dokumenteras och meddelas inköps- och upphandlingsfunktionen. Väsentliga avtalsbrott ligger till grund för de viten leverantören kan bli skyldig kommunen samt hävning av avtalet. 10.1 Kommunens åtagande Avtal bygger på ömsesidighet och båda parter ska medverka till att alla relationer och aktiviteter sinsemellan sker så smidigt som möjligt. 10.1.1 Betalning Kommunens främsta åtagande är att betala för levererade produkter och tjänster och att beta1a i tid. Innan betalning sker måste dock varan/tjänsten kontrolleras så att den 6

- Rutinbeskrivning uppfyller beställningen och avtalad kvalitet. Även fakturan ska vara korrekt och godkänd av beställaren. Om leveransen eller fakturan är felaktig ska ALDRIG betalning ske förrän felet rättats till, och fakturan ska läggas under utredning i ekonomisystemet. 11 Arkivering Upphandlingen ska diarieföras med eget ärendenummer i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Platina. Dokument i följande moment ska diarieföras: - Beslut om upphandling Detta kan vara ett protokollsutdrag, delegationsbeslut, en fullmakt, en uppdragsbeställning eller dylikt. Annons Annonserat förfrågningsunderlag, kompletteringar samt frågor och svar Öppningsprotokoll Inkomna anbud är ibland så omfattande att de är omöjliga att scanna in men de ska registreras med angivande av var handlingarna förvaras Anbudsutvärdering; anbudssammanställning, anbudsrapport och resultat Tilldelningsbeslut Tilldelningsbesked Eventuellt avbrytande av upphandling Eventuell överprövning, yttrande om överprövning, domslut och eventuellt överklagande av domslut Avtal inklusive bilagor Avtalstillägg och ändringar, prisjustetingar, eventuella förlängningar eller uppsägning. 12 Offentlighet och sekretess Delar av upphandlingsprocessen omfattas av absolut sekretess, den strängaste graden i sekretesslagstiftningen. Grunden för sekretessen är om kommunen eller enskild (leverantör) kan lida skada av att uppgifter röjs (offentlighets- och sekretesslagen 19 kap 3 ). Upphandlingssekretessen omfattar i huvudsak: Alla uppgifter rörande upphandlingen fram till dess att upphandlingen har annonserats Anbud, anbudsutvärdering, sammanställningar, anteckningar och tilldelningsbeslut fram till dess att samtliga anbudsgivare och anbudssökanden har meddelats vem som tilldelats kontrakt och skälen för beslutet Anbuden eller delar av anbuden om anbudsgivaren kan lida skada av att uppgiften röjs men huvudprincipen är att anbud ät offentliga. 7