Miljöanpassad upphandling SAMVERKA FÖR HÅLLBAR UPPHANDLING HUSKVARNA 30 MAJ 2012

SAMVERKA FÖR HÅLLBAR UPPHANDLING HUSKVARNA 30 MAJ 2012

DAGENS AGENDA - FÖRMIDDAG Politikerna styr den offentliga upphandlingen Juridiska aspekter Uppföljning Bensträckare Regionalt arbete som gör skillnad Först mot energieffektivt samhälle Livscykelkostnader

UPPHANDLING PÅVERKAR Ca 500-600 miljarder kr (EU 2,000 miljarder) 3 kategorier står för 70-80% av all miljöpåverkan

ETT KRAFTFULLT VERKTYG Spar pengar Spar på naturresurser Stärker konkurrenskraften hos miljödrivna företag GPP Stimulerar andra att köpa gröna produkter Minskar farliga ämnen Minskar CO 2 utsläpp

POLITISKA INCITAMENT EU och Sverige-ambitioner 50 % av alla offentliga upphandlingar med miljökrav i EU 80% i Sverige Nytt regelverk Energy star Nära-noll-hus 2019 Energieffektiva åtgärder 25% ekologiskt Bilar och kollektivtrafiktjänster Energiklassade produkter

MILJÖSTYRNINGSRÅDETS UPPDRAG Regeringens expertorgan inom hållbar offentlig och annan professionell upphandling Hela hållbarhetsbegreppet med miljöhänsyn och sociala krav integrerat är på väg in i den offentliga upphandlingen I LOU står det att man bör ta miljö- och social hänsyn vid offentlig upphandling Offentlig upphandling ett verktyg för samhällspolitiska mål

MILJÖSTYRNINGSRÅDETS LÅNGSIKTIGA AMBITIONER Vi bidrar till: minskad miljöpåverkan genom att utarbeta drivande miljökrav för hållbar upphandling tillhandahålla stöd i arbete med hållbar utveckling genom tre frivilliga verktyg

MILJÖSTYRNINGSRÅDETS ÖVRIGA UPPDRAG

CSR-KOMPASSEN ETT NORDISKT SAMARBETE

DÄRFÖR SKA MAN STÄLLA MILJÖ- OCH ANDRA HÅLLBARHETSKRAV

SAXAT UR TIDNINGARNA CO2 i atmosfären rekordhög 2006-11-06 Den genomsnittliga halten CO2 i atmosfären nådde 2005 den högsta nivån som hittills uppmätts, 379,1 ppm, visar en undersökning från FN-organet WMO Expressen 20071120

NÅ SVERIGES MILJÖMÅL Begränsad klimatpåverkan Frisk luft Bara naturlig försurning Giftfri miljö Skyddande ozonskikt Säker strålmiljö Ingen övergödning Levande sjöar och vattendrag Grundvatten av god kvalitet Hav i balans Myllrande våtmarker Levande skogar Ett rikt odlingslandskap Storslagen fjällmiljö God bebyggd miljö Ett rikt växt- och djurliv

SPARA PENGAR MED MILJÖANPASSAD UPPHANDLING i de s.k. Green-7* i Europa såväl minskat miljöpåverkan som reducerat kostnader. Sett i ett livscykelperspektiv uppskattats besparingen till miljarder kronor årligen i Sverige. * Sverige, Finland, Danmark, Holland, UK, Tyskland och Österike

PÅVERKA SOM POLITIKER SÅ GÖR DU SKILLNAD Kommunens egna policys och mål Ambitionsnivå Samarbete en kritisk faktor Långsiktighet Se till hela livscykeln

MILJÖSTYRNINGSRÅDETS VERKTYG

ETT GEMENSAMT VERKTYG ÖKAR NYTTAN Begränsade resurser hos upphandlande organisationer samordning leder till effektivitetsvinster. Vetenskaplig och juridisk grund viktig Behov av enhetliga kriterier förutsägbarhet för leverantörer Många användare ger stor genomslagskraft

REGERINGEN VILL UTVECKLA DEN MILJÖANPASSADE UPPHANDLINGEN GENOM DRIVANDE MILJÖKRAV

ALLT FLER ANVÄNDER MILJÖSTYRNINGSRÅDETS MILJÖKRAV 2009 57% 1% 7% 34% 2007 50% 0% 6% 43% 2004 42% 6% 13% 39% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja Ibland Vet ej Inget svar Nej

MILJÖHÄNSYN I UPPHANDLINGSPROCESSEN Upphandlingslagstiftningen, LOU Politiska beslut och policies Behovsanalys Marknadsanalys Krav Produkt/tjänst Krav Leverantör Tilldelningskriterier Miljöstyrningsrådets upphandlingsverktyg Särskilda kontraktsvillkor Kontroll/ uppföljning Före Under Efter

MILJÖSTYRNINGSRÅDETS UPPHANDLINGSSTÖD PRISBELÖNT I EU Kvalitetssäkrad process Omvärldsbevakning Expertgrupper Miljökrav i tre nivåer Sociala kriterier LCC-kriterier Uppdatering Beslut och publicering Förarbete Expertgrupps arbete Kommunikation Motiv Förslag till verifikation Extern revision Intern kvalitetsgranskning Remiss Helpdesk Webutbildning/seminarier Uppföljning av användning Råd och stöd Handledning

www.msr.se Kontakta helpdesk Gå vår Webbutbildning Använd våra kriterier Nyhetsbrev

VAD MAN KAN STÄLLA KRAV PÅ

VIKTIGA OMRÅDEN Livsmedel Gatu och fastighet Fordon och transporter Sjukvård och omsorg IT och telekom Städ Kontor Inredning och textil Energi Tjänster

PRIORITERINGAR FORDON OCH TRANSPORTER Exempel på åtgärder från vårt kriteriedokument Lägsta möjliga bränsleförbrukning Förnybara drivmedel Sparsam körning Kontroll av hastighet Däck rullmotstånd, dubbfritt Effektivare transportsystem LCC

PRIORITERING LIVSMEDEL Exempel på åtgärder från vårt kriteriedokument Krav på salmonellafritt och antibiotikaanvändning Ställ tillverkningskrav på mineralgödsel Hållbar etisk produktion Djurskydd Välj ekologiska alternativ Måltidsplanering Minimera svinnet

PRIORITERING FASTIGHETER Exempel på åtgärder som omfattas av vårt verktyg Ställ prestandakrav på byggnaden Ställ krav på energieffektiva produkter. Ställ krav på livscykelkostnad Välj el från förnybara energikällor

FRAMTIDA FOKUSOMRÅDEN INOM OMRÅDET HÅLLBAR UPPHANDLING Kommunikation öka användbarheten, sprida och utbilda Uppdatera och utveckla befintliga produktområden Utarbeta kriterier för nya produktområden Prioriterade områden Bygg, livsmedel, transporter, IT, sjukvård Kemikalier, energi, klimatsatsning, Innovationsupphandlingar Livscykelkostnadskalkyler, LCC Expertfunktion för verifiering/uppföljning i leverantörskedjor Utveckla området hållbara råvaror Sociala krav

VAD INNEBÄR SOCIALT ANSVARSFULL UPPHANDLING? Främjande av möjligheter till anställning Främjande av anständigt arbete Främjande av sociala rättigheter och arbetstagares rättigheter Stödja social integration och främja den sociala ekonomins organisationer Främja tillgänglighet och design för alla Ta hänsyn till frågor som har med etisk handel att göra Uppnå högre grad av företagens sociala ansvar, CSR Bekämpa kränkningar av mänskliga rättigheter Främja små och medelstora företag

VAD INNEBÄR MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER? Tvångsarbete Barnarbete Diskriminering Föreningsfrihet Arbetsmiljö Anställningsvillkor Miljöskydd

MSR:S ARBETE MED SOCIALT ANSVARSFULL UPPHANDLING Ägardirektiv: hållbar upphandling Utvecklat sociala krav (kaffe, te kakao, drivmedel, textilier, läkemedel, frukt, skogsråvara) CSR-kompassen, webbaserat verktyg för socialt ansvarstagande Rapporter om riskanalys + uppföljningsmodeller Erbjuder helpdesk, vägledning och stöd

FLERA GODA EXEMPEL Sveriges landsting arbetar systematiskt med socialt ansvar i sina upphandlingar Fler och fler kommuner integrerar sociala krav i upphandlingar SKL Kommentus upphandling av leverantörsinspektioner Från att ställa krav till att följa upp! 45 / 122

SAMMANFATTNING Offentliga sektorn har stor köpkraft och stor möjlighet att påverka Bidrar till en mer hållbar framtid Stimulerar ny teknik Viktigt med mål, samarbete och prioritering Ge miljö hög vikt vid utvärderingen Resurser Miljöstyrningsrådets stöd finns

KONTAKTA OSS!

Läs mer om oss och våra verktyg på www.msr.se www.environdec.com www.emas.se www.csrkompassen.se susanne@msr.se eller 08-700 66 90

JURIDISKA FÖRUTSÄTTNINGAR 53 / 122

EU:s fördrag: att uppnå hållbar utveckling och miljöskydd ges i stort sett samma höga status inom unionen som frihandel. (Lissabonfördraget art 3 pkt 3) hänvisning till försiktighetsprincipen som avser miljöskydd, konsumentpolitik, samt människors, djurs och växters hälsa (artikel 191.2)

GEMENSKAPSRÄTTSLIGA PRINCIPER PÅVERKAR OFFENTLIG UPPHANDLING EU-DOMSTOLEN SKAPAR RÄTTSPRAXIS Integrationsprincipen Miljökrav EU-kommissionen: Proportionalitet Concordia (C-513/99) Likabehandling Har utarbetat en handbok för Preussen-Elektra miljöanpassad (C-379/98) offentlig Icke upphandling diskriminering Wienstrom (C-448/01) (2004) Transparens Utarbetar kriterier för miljöanpassad upphandling Ömsesidigt erkännande Sociala krav Bentjees (C-31/87) Nord-Pas-de-Calais (C-225/98)

BESTÄMMELSER I EU Direktiv 2004/18/EG (direktivet om offentlig upphandling inom den klassiska sektorn) Direktiv 2004/17/EG (direktivet om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna) Direktiv 2009/81/EG (försvarsupphandlingsdirektivet) Rättsmedelsdirektiv Syfte: åstadkomma en öppen och konkurrensutsatt marknad inom EU. Att ge leverantörerna tillträde till och lika möjligheter att vinna offentliga affärer. Ovidkommande hänsyn får ej förekomma.

FÖRSLAG TILL NYA UPPHANDLINGSDIREKTIV Bakgrunden var bland annat att på ett bättre sätt möjliggöra för UM att använda OU får att nå samhälleliga mål i ljuset av Europa 2020- strategin om en hållbar tillväxt: LCC interna och externa kostnader Produktionsprocessen alla delar i livscykeln kan beaktas Märken Möjlighet att hänvisa direkt till ett märke. Även sociala märken. Forskning och innovation nytt förarande innovationspartnerskap Tilldelningsgrunder lägsta kostnad istället för lägsta pris Förhandling pågår inom EU. Gamla direktivet upphör 2014.

MILJÖBALKEN Normgivande (även för upphandlingsverksamhet) Syftar till: Ett ekologiskt hållbart samhälle Att de av riksdagen antagna miljömålen skall uppnås Slår fast bland annat: Ett allmänt ansvar Försiktighetsprincipen ska styra Bästa möjliga teknik skall användas Utbytesprincipen Hushållning med råvaror och energi Möjligheter till återanvändning och återvinning skall utnyttjas

SVENSK UPPHANDLINGSLAGSTIFTNING Lagen om offentlig upphandling (LOU) Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF ) Lagen om valfrihetssystem (LOV) Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)

BÖR-REGEL FÖR MILJÖKRAV OCH SOCIALA KRAV Upphandlande myndigheter bör beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn vid offentlig upphandling om upphandlingens art motiverar detta. (LOU 1 kap. 9 a samt LUF 1 kap. 24 a )

UPPHANDLINGSUTREDNINGEN 2010 Syftet är att utreda om upphandlingsreglerna i tillräcklig utsträckning möjliggör för upphandlande myndigheter och enheter att göra goda ekonomiska affärer genom att tillvarata konkurrensen på marknaden och samtidigt använda sin köpkraft till att förbättra miljön, ta sociala och etiska hänsyn samt verka för ökade affärsmöjligheter för små och medelstora företag.

UPPHANDLINGSPRINCIPERNA Proportionalitet - Ex. transportkrav vid varu-upphandling, Concordia (C-513/99) Likabehandling - Ex. miljömärken, Concordia (C-513/99), Wienstrom (C-448/01) Transparens - Ex. miljövänlig Icke-diskriminering - Ex. närproducerat Ömsesidigt erkännande: - Godkänna andra intyg från ex myndigheter inom EU

Skillnad mellan direktupphandling och övriga upphandlingsformer Direktupphandling (låga värden): Upphandlingsform utan formella krav på annonsering, förfrågningsunderlag och anbud Dvs: Lättare ställa miljökrav EG-rättens grundprinciper skall beaktas

ANVÄNDNING AV MILJÖMÄRKNINGAR OCH SOCIALA MÄRKNINGAR Ej tillåtet att ställa krav på att en vara har ett visst märke (LOU 6 kap.4 ) Om sådan uppgift ges skall den följas av orden eller likvärdigt. Y skall minst uppfylla kriterierna för X T.ex inte Kaffet ska vara Fairtrade. Skriv istället: Kaffe ska vara producerat under arbetsförhållanden som är förenliga med ILO:s kärnkonventioner

SAMMANFATTNING Man bör ställa miljökrav Det går att ställa krav på tillverkningsprocessen Det går att använda specifikationerna för miljömärkning i upphandlingen Var tydlig när miljökraven ställs! Ställ krav där det finns betydande miljöpåverkan Revidering av direktiven pågår för att bl.a. lättare kunna ta miljöoch social hänsyn

UPPFÖLJNING 78 / 122

UPPFÖLJNING Uppföljning bör ske av organisationens: egna inköpsfunktioner leverantörers prestationer / relationen till lev.

UPPFÖLJNING Varför uppföljning av leverantörer? Säkerställa att leverantören följer: kraven i upphandlingen avtalsvillkoren Säkerställa att myndigheten/enheten får det som upphandlats och man betalar för. Därigenom även: Se till att principen om likabehandling upprätthålls Visar att man är en seriös avtalspart inför andra avtalsparter, andra anbudsgivare/leverantörer, internt och gentemot andra intressenter

UPPFÖLJNING Uppföljning av vad? Förfrågningsunderlagets krav och tilldelningskriterier blivande avtalsvillkor så som utförandevillkor, tillkommande kontraktsvillkor, Andra avtalsvillkor tillägg och ändringar av utförandevillkor, uppdragsbeskrivningar

LÅNGT INNAN UPPFÖLJNINGEN Vad kan organisationen behöva för att hantera uppföljningarna? Strategi för att hantera relationer med leverantörerna och hantera en stor bas med leverantörer Insatser kan kopplas till avtalens vikt (volym, strategisk vikt, närhet till leverantören, avtalslängd, svårighetsgrad i uppföljning, etcetera)

Närhet INKÖPSSTRATEGI Hög närhet låg stabilitet Osannolik kombination Hög närhet hög stabilitet Komplexa förbindelser, anpassningar, svårt att byta Leverantörsrelation: nära Avtalstid: lång Avtalstyp: OPP, samarbetsavtal, ramavtal Låg närhet låg stabilitet Prispress, lätt byta, enkel relation Leverantörsrelation: distansierad Avtalstid: kort Avtalstyp: enstaka objekt/leverans Låg närhet hög stabilitet Enkla förbindelser, bygg rutiner, rel. lätt byta motpart Leverantörsrelation: distansierad Avtalstid: kort - medellång Avtalstyp: ramavtal Stabilitet efter Gadde & Håkansson 1998 Jens Johansson, jens@msr.se

LÅNGT INNAN UPPFÖLJNINGEN Strategi för att hantera relationer med leverantörerna och hantera en stor bas med leverantörer, exempel

LÅNGT INNAN UPPFÖLJNINGEN Vad kan upphandlaren behöva för uppföljningarna? Generella rutiner för avtalsuppföljning => miljöaspekter ingår Rutiner => uppföljning kan ske i olika steg / faser i avtalet => olika typer av insatser behövs i olika steg

LÅNGT INNAN UPPFÖLJNINGEN Vad en upphandling kan behöva för uppföljningen? Hur bör vara genomtänkt och angett (till viss del) i förfrågningsunderlaget i den specifika upphandlingen Hur skall vi ställa kraven för att underlätta kontroll och uppföljning? Vilka avtalsvillkor är viktigast att följa upp (prioritering)? Vilka verifikationer eller andra bevismedel kan man godta? Hur och när bör man kontrollera leverantörens uppgifter? Vilka resurser och kompetenser behövs för en trovärdig uppföljning/kontroll? Vilka parter samverkar man med i upphandlingen?

UPPFÖLJNING Vem gör uppföljningen och hur kan den göras? Från skrivbordet begär in uppdaterade versioner av verifikationer/intyg begär in egenrapportering/självdeklarationer begära intyg från tredje part Ring och ställ frågor till leverantören!

UPPFÖLJNING Vem gör uppföljningen och hur kan den göras? Uppföljning i fält granskning av leveranser fältinspektioner (varor, tjänster, entreprenader, anläggningar) uppföljningsmöten med leverantörer och avtalsanvändare (följ upp sammanställda trovärdiga tips från avtalsanvändare och konkurrenter)

UPPFÖLJNING Vad sker sedan? Hantera avvikelser! Hantering av avvikelser bör ju helst vara beskrivna i avtal (och helst redan i förfrågningsunderlaget). Exempel på hantering: uppmaning till rättelser inom tidsatt period (följ upp igen) kompensationer (arbeten/varor som rabatteras) Krediteringar Viten ingen avtalsförlängning uppsägning av avtal.

UTMANINGEN! Välj ett avtalsområde Kolla kraven i förfrågningsunderlaget Gör en uppföljning av miljöaspekterna Hur blev resultatet Vilka åtgärder behövs Berätta att ni följt upp

LÅNGT INNAN UPPFÖLJNINGEN Vad behöver inköpsavdelningen för uppföljningarna? Mandat (att vidta åtgärder vid avvikelser) Medel (egen tid, egna kostnader) Mer medel (specialister och/eller andra extraresurser)

LCC SOM KOSTNADSEFFEKTIVT VERKTYG Så fungerar det

KOSTAR MILJÖANPASSNINGAR ALLTID PENGAR? Genom miljöanpassad offentlig upphandling har Sverige inte bara gjort en miljöinsats utan också sparat pengar enligt studie från PWC

LCC SUMMAN AV ALLA KOSTNADER ÖVER LIVSCYKELN Investeringskostnad Driftkostnader Underhållskostnader Miljökostnad / miljöskatter Restvärde / Avvecklingskostnad

ATT TÄNKA LÅNGSIKTIGT LÖNAR SIG! Livscykelkostnad energikonsumerande varor Energianvändning Investeringskostnad underhåll Stigande energipriser kan dessutom ge framtida kostnadsmässiga fördelar för energisnåla produkter

NUVÄRDEMETODEN Framtida kostnader såsom drift- och underhållskostnader diskonteras 1 kr idag mer än 1 kr imorgon Räknar om framtida kostnader till ett nuvärde Kalkylräntan påverkar

VAD BLIR DYRARE OCH VAD BLIR BILLIGARE? Billigare Personbilar Bussar Skrivare Multifunktionsapparater Byggnader Transporter Belysning Ventilation Kaffeautomater Vitvaror Luftfilter Annan kontorsutrustning Dyrare Livsmedel Möbler El Papper Kläder

PRODUKTER SOM NORMALT KOSTAR MER BEHÖVER INTE ALLTID GÖRA DET Exempel: Vissa skolrestauranger har lyckats ha samma kostnader för maten trots att de köper 20% ekologisk mat Västra Götalands-regionen menar att deras kostnader inte ökat när de köpt gröna möbler

NÄR ANVÄNDS LCC I UPPHANDLINGSPROCESSEN? Behovsanalysen För att jämföra ett miljöalternativ med ett konventionellt Anbudsutvärderingen Kräver tydlig beskrivning i förfrågningsunderlaget ex. mätmetoder

MILJÖSTYRNINGSRÅDET HAR VERKTYG Finns verktyg på Miljöstyrningsrådets hemsida att ladda ned på www.msr.se Verktygen har tagits fram tillsammans med experter inom de specifika området allt för att anpassa och förenkla användandet till målgruppen upphandlare Miljöstyrningsrådet inkluderar LCC i sina upphandlingskriterier Finns även goda exempel

MILJÖSTYRNINGSRÅDETS VERKTYG Generell kalkyl Lätta fordon Inomhusbelysning Utomhusbelysning Vending och kaffeautomater Bygg (ventilation) Kyl och frys för storkök Vitvaror

VILKA BESPARINGSPOTENTIAL FINNS? Skolan skulle kunna energieffektivisera med 1,1 TWh/år inom belysning och ventilation. I kronor motsvarar detta nästan 1 miljard kr/år. Utomhusbelysning är näst största posten i kommunernas drift- och underhållskostnader (25% av kostnaderna). Belysningskostnaden har ökat med ca 9 % senaste åren på grund av ökande elpriser.

LUFTFILTER Fortv har upphandlat med LCC Den näst dyraste blev i längden den billigaste!

Om ni har frågor eller förslag kontakta mig! annie@msr.se 08-700 66 97 www.msr.se/energi