Revisionsrapport Regler och rutiner för internprissättning mellan kulturskolan och grundskolan Lindesbergs kommun 2007-11-30 Annika Hansson
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...4 2.1 Bakgrund...4 2.2 Revisionsfråga och revisionsmetod...4 3 Granskningsresultat...5 3.1 Kulturskolans verksamhet i grundskolan avseende musik...5 3.2 Rutiner och regler för beställning av tjänster och ekonomisk fördelning...5 3.3 Rutiner för tillsättning av vikarier...7 3.4 Ekonomiskt utfall för kulturskolan och grundskolan totalt...7 4 Synpunkter och förslag till åtgärder...8
1 Sammanfattning Kommunens förtroendevalda revisorer har givit Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska regler och rutiner för internprissättning mellan kulturskolan och grundskolan. Granskningen är gjord genom intervjuer med tjänstemän och studier av dokument. Kulturskolan säljer undervisning i musik till grundskolan. Grundskolan lämnar en beställning inför nästa läsår till kulturskolan avseende obligatorisk musikundervisning, och annan verksamhet som kör, utåtriktad tid, dans, drama, stråk, blås, bild m.m. Kulturskolans lärare sköter sedan denna verksamhet. Ersättning lämnas från grundskolan till kulturskolan genom att lönen direkt i lönesystemet belastar respektive grundskola. Vid kostnader för frånvaro, som sjuklön och vikarier följer även den respektive grundskola via lönesystemet. Läsåret 2007/2008 tjänstgör 13 lärare från kulturskolan i grundskolan och den obligatoriska musikundervisningen omfattar ca 8,2 årsarbetare. Kostnader för administration på kulturskolan tas ut med åtta procent av beställd kostnad och faktureras en gång per termin med internräkning. Regelverket behöver förtydligas för kulturskolans verksamhet i grundskolan och där vissa åtgärder kan behöva vidtas. Några av dem är mer organisatoriska än ekonomiska, men lösningen kan ge ekonomiska effekter, varför de tas med här. Detta gäller att det behöver förtydligas vad som ingår i uppdraget för musiklärarna på respektive skolan. Detta gäller utöver musikundervisningen, hur mycket tid som finns till förfogande för andra aktiviteter. Ett stort problem är att det är brist på vikarier. Vikariepoolen används, men har för få vikarier att tillgå. Om de inte lyckas ordna vikarie, går ansvaret för undervisningen över från kulturskolan till grundskolan, vilket ibland sker med kort varsel vid oplanerad frånvaro. Kostnaden följer beställningen, d.v.s. belastar grundskolan. Är det planerad frånvaro t.ex. för andra kulturella aktiviteter faller ansvar och kostnad på den som planerar aktiviteten. Detta problem har varit mindre under innevarande och föregående läsår än tidigare. Dessutom är följande områden reglerade enligt praxis eller behöver besluten förtydligas. Rutinen för beställning behöver blir formellt fastlagd. Det bör också finnas någon form av överenskommelse vilka åtagande musikläraren har på skolan i övrigt och i vilka sammanhang de förväntas delta. Rutinen för att ersättningen betalas via lönesystemet samt fördelningen av kostnader för vikarier finns inte dokumenterat. Ersättningen för resor mellan skolorna samt hur mycket läromedel och utrustning samt kompetensutveckling som grundskolan respektive kulturskolan ska stå för. 3
Hur stor den administrativa ersättningen ska vara. Är det finansiering av fastställd andel av tjänster eller procentuell nivå som gäller? Rutinerna som fastställs bör vara utformade så att attester finns i nödvändig omfattning. 2 Inledning Kommunens förtroendevalda revisorer har givit Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska regler och rutiner för internprissättning mellan kulturskolan och grundskolan. 2.1 Bakgrund Grundskolan i kommunen har köpt musiklektioner till eleverna av den kommunala kulturskolan. Detta innebär att grundskolornas övriga verksamhet har reducerats med motsvarande belopp. Vad händer när kulturskolan inte genomför utlovade lektion, till exempel på grund av sjukdom? Reduceras avgiften till kulturskolan? Vilka regler gäller för hur snabbt kulturskolan ska tillsätta vikarier? 2.2 Revisionsfråga och revisionsmetod Syftet med granskningen har varit att se vilka regler och rutiner som kommunen har för internprissättning mellan kulturskolan och grundskolan. Granskningen har genomförts genom kartläggning av regler, rutiner, planering, rapporteringar och ekonomisk uppföljning. Intervjuer har gjorts med chef för kulturskolan Torleif Ander, assistent på kulturskolan Anneli Seppälä samt områdescheferna Irene Eriksson, Östra området och Peter Lundell, Södra området. Dessutom har kontakt tagits andra tjänstemän för att få underlag och ytterligare uppgifter till granskningen, bl.a. ekonomichef Lennart Johansson, ekonom Tobias Ljungdahl och personalsamordnare Yvonne Fagrell. 4
3 Granskningsresultat 3.1 Kulturskolans verksamhet i grundskolan avseende musik 1996 fattade barn- och utbildningsnämnden beslut 1 om att dåvarande musikskola skulle bli kulturskola. Enligt utredningen som låg bakom beslutet var syftet att erbjuda en bred kulturell verksamhet för barn och ungdom t.o.m. gymnasieåldern. Denna skall vara av så god kvalitet att den ger möjlighet till ett livslångt kulturintresse utifrån varje individs förutsättningar. I utredningens förslag ingick att fr.o.m. höstterminen 1997 skulle musiklärare knutna till kulturskolan ha all obligatorisk undervisning i musik i grundskolan. Kulturskolan tillhör sedan 2006 gymnasieskolan. Tidigare tillhörde man Östra området inom grundskolan och längre tillbaka var man en egen enhet. Innevarande läsår 2007/2008 tjänstgör 13 lärare från kulturskolan i grundskolan. Den obligatoriska musikundervisningen omfattar ca 8,2 årsarbetare i kommunens grundskolor. Dessutom säljs musikundervisning till friskola. Utöver den obligatoriska musikundervisningen ansvarar kulturskolan även undervisning för frivilligundervisning och andra kulturella aktiviteter i grundskolan. Dessa aktiviteter finansieras genom anslag till kulturskolan samt avgifter 3.2 Rutiner och regler för beställning av tjänster och ekonomisk fördelning Det finns inga generella regler eller policys för hur intern försäljning ska gå till inom kommunen. Enligt attestreglementet 2 ska debitering av interna tjänster ske genom internräkning eller bokföringsorder. Den praktiska hanteringen vid kulturskolans försäljning av tjänster till grundskolan går till så att grundskolan under våren lämnar en skriftlig beställning till kulturskolan avseende vilken undervisning man önskar under kommande läsår. Beställningen avser all typ av undervisning, både den obligatoriska musikundervisning och annan verksamhet som kör, utåtriktad tid, dans, drama, strå, blås, bild m.m. beställningarna är attesterade av behörig på respektive skola. Rutinen med attesterad beställning infördes under våren 2007. 1 1996-06-04 2 Attest- och utanordningsreglemte, antaget av KF 159/95. Gäller fr.o.m. 960101, 1 och 3 5
Respekten för när beställningarna ska vara inlämnade är i vissa fall dålig. Beställningarna kommer sent och önskemål om ändringar lämnas, även efter att läsåret har startat. Blanketten är utformad så att beställning för musikundervisning, kör och utåtriktad tid lämnas i timmar, medan underlag för kulturskolan i skolan lämnas i antal grupper. Det förekommer också beställning i form av andel av tjänst. Kulturskolan fördelar sedan lärarnas tjänstgöring efter beställningarna. Då beställningarna varierar mellan åren kan det innebära byte av lärare för vissa skolorna för att den sammanlagda planeringen av tjänsterna ska stämma. Kulturskolan gör en planering för varje lärare med uppdelning av tid både för undervisning och övriga uppgifter. Bland övriga uppgifter finns både uppdrag ute på skolorna som lucia, avslutningar och andra evenemang som konserter samt övrigt som resor, kompetensutveckling m.m. Det framgår inte på beställningen eller i något annat dokument till grundskolan hur stor denna del är till respektive skola. Den ekonomiska fördelningen sker genom att fördelning görs i lönesystemet. Tjänsterna fördelas direkt ut på den verksamhet som ska betala för den. Fördelningen attesteras både av grundskolan och kulturskolan och utgår från lagd beställning. Detta innebär att om en lärare blir sjuk, betalas sjuklönen enligt samma fördelning som lönen. Eventuell vikarie som sätts in utifrån fördelas i lönesystemet efter vilken tjänstgöring vikarien har haft. Vikariens rapport attesteras av grundskolan. Attester av löpande underlag till lönesystemet görs på kulturskolan. Om någon lärare tjänstgör utöver fastlagda tjänstgöringsplaner faktureras detta genom bokföringsorder. Vid planerad frånvaro får den som orsakar frånvaron stå för kostnaden. Detta innebär att om kulturskolan har aktiviteter som innebär att vikarie behöver sättas in för ordinarie lärare, är det kulturskolan som står för vikariekostnaden, ej grundskolan. 60 % av kulturskolans rektorstjänst och 30 % av en heltidstjänst som assistent ska finansieras genom administrativt påslag på sålda tjänster. Enligt beslut i Barn- och Ungdomsnämnden 2002-12-14 4 skulle detta påslaget vara 12 %. Påslaget debiteras numera efter faktisk kostnad för ovanstående tjänster och uppgår till 8 % av lönekostnaderna inklusive sociala avgifter. Dessa avgifter faktureras för grundskolans del genom internfakturor en gång per termin. Under hösten 2007 uppgår beloppet till 106,7 tkr. Grunden för faktureringen är beräknad kostnad för beställd verksamhet, ej faktiskt utfall. Försäljning görs också till friskolan Löa avseende musikundervisning i grundskolan. Den hanteras på samma sätt som för övriga grundskolan bortsett från faktureringen, som sker en gång per termin. Kostnaderna för resor mellan skolorna betalas till allra största delen av kulturskolan. Detta finns inte reglerat utan sker enligt praxis. 6
Kostnaderna för läromedel och utrustning står respektive skola som köper undervisningen för. Kulturskolan har dock ett referensbibliotek med noter. Kulturskolan står för kostnaderna för fortbildning. Detta är enligt praxis. 3.3 Rutiner för tillsättning av vikarier Kulturskolan tillsätter de tjänster som grundskolan har beställt. Kommunen har en vikariepool som tillsätter vikarier och sedan något år tillbaka används även denna för att tillsätta vikarier för musiklärare. Man har dock få vikarier i musik att tillgå. F.n. finns endast nio vikarier i musik att tillgå, varav endast två finns tillgängliga på heltid. Övriga studerar eller har andra arbeten på deltid och de är därför inte alltid tillgängliga. Många av dem vikarierar dessutom endast på sitt huvudinstrument och ej i klass. Detta innebär att vikarier inte alltid tillsätts. Under höstterminen 2007 t.o.m. vecka 47 har vikariepoolen fått 139 uppdrag från kulturskolan. De har kunnat tillsätta vikarie vid 50 tillfällen, d.v.s. i 36 % av uppdragen har man lyckats. I detta ingår även gymnasieskolans undervisning. Vid oplanerad frånvaro, t.ex. sjukdom och vård av barn och där vikariepoolen misslyckas med att tillsätta vikarie är det respektive skolas sak att ordna för eleverna. Vid planerad frånvaro följer ansvaret för att ordna vikarie det ekonomiska ansvaret, d.v.s. den som orsakar frånvaron är ansvarig för vikariefrågan. 3.4 Ekonomiskt utfall för kulturskolan och grundskolan totalt I budget 2007 ålades kulturskolan en besparing om 100 tkr för verksamheten i grundskolan. Den har utökats med ytterligare 100 tkr inför 2008 för att åtgärderna då ska få helårseffekt. Besparing har genomförts inom de områden som kulturskolan ansvarar för, frivillig verksamhet och kultur i skolan. Det ekonomiska utfallet jämfört med budget för kulturskolan redovisas i tabellen nedan för senare år. Kulturskolan har redovisat ett positivt resultat sedan 2005 och även prognosen för 2007 som har gjorts i oktober pekar på litet överskott. Tidigare under året har prognoserna pekat mot ett underskott för kulturskolan, varför besparingar har vidtagits för att undvika underskott. Kostnaderna för den obligatoriska delen av musikundervisningen som utförs i grundskolan ingår i grundskolan nedan. Den belastar deras verksamhet och ingår i deras ram. Den del som avser frivillig verksamhet och som kulturskolan får medel till sig för ingår kulturskolans redovisning. Den största anledningen till det prognostiserade underskottet för grundskolan för 2007 är fler elever i skolor med andra huvudmän, d.v.s. interkommunala ersättningar. 7
Avvikelse jämfört med budget 2004 2005 2006 Prognos 2007 Tkr Grundskolan -68 1 425-82 -2 250 Kulturskolan -329 28 190 32 4 Synpunkter och förslag till åtgärder Det finns några fastlagda regler och rutiner för internprissättningen mellan kulturskolan och grundskolan, medan annat sker enligt praxis. Grunden är en utredning från 1996 i samband med kulturskolans bildande och där är huvuddragen fastställda, men inga detaljer. Senare har Barn- och utbildningsnämnden fattat ytterligare beslut och det finns dessutom några punkter i attestreglementet för kommunen som kan tillämpas. Det finns tre huvudområden där regelverket behöver förtydligas och där åtgärder kan behöva vidtas. Några av områdena är mer organisatoriska än ekonomiska, men lösningen kan ge ekonomiska effekter varför de tas med här. De tre områdena är: 1. Viss otydlighet finns i vad som ingår i uppdraget för musiklärarna på respektive skola. Detta gäller utöver musikundervisningen, hur mycket tid som finns till förfogande för andra aktiviteter. 2. Oplanerad frånvaro där vikarier ej finns att tillgå genom vikariepoolen och ansvaret därför övergår från kulturskolan till grundskolan, ofta med kort varsel. Den ekonomiska regleringen är löst, då kostnaden alltid belastar grundskolan, men det är ett problem för verksamheten. Chefen för kulturskolan försöker på olika sätt få fram fler vikarier, men det finns ändå för många tillfällen där någon ej har funnits att tillgå. Frågan behöver ses över ytterligare för att hitta lösningar. 3. Planerad frånvaro för andra kulturella aktiviteter. Detta problem har inte varit så stort under innevarande och förra läsåret som tidigare. Kulturskolan har varit tydlig med att man vet att det är deras ansvar och att obligatorisk musikundervisning ska äga rum vid de schemalagda tillfällena. Vår bedömning är att detta problem f.n. hanteras tillfredsställande, men att det har varit ett problem tidigare och att det därför finns en rädsla att det ska återkomma. Följande områden är mer reglerade enligt praxis eller behöver besluten förtydligas: 8
Rutinen för beställning, så att rutinen blir formellt fastlagd. Det bör också finnas någon form av överenskommelse vilka åtagande musikläraren har på skolan i övrigt och i vilka sammanhang de förväntas delta. Rutinen för att ersättningen betalas via lönesystemet samt fördelningen av kostnader för vikarier finns inte dokumenterat. Ersättningen för övriga kostnader som resor mellan skolorna och hur mycket läromedel och utrustning samt kompetensutveckling som grundskolan respektive kulturskolan ska stå för. Hur stor den administrativa ersättningen ska vara. Är det finansiering av fastställd andel av administrativa tjänster eller procentuell nivå som gäller? Rutinerna som fastställs bör vara utformade så att attester finns i nödvändig omfattning. 9