2014-02-27 1(12) Plats och tid Forsströmska huset kl 8.30-11.00 Beslutande Övriga deltagande Stefan Nordström, (m), ordförande Janne Norén (c) Per-Uno Bergner (c) Staffan Nygren (fp) Ulf-Peter Nilsson (s) tj ers Annelie Bjurén (s) Mikael Salomonsson, VD Maria Höglund, sekreterare Kommunrevisorerna, 6 : Åke Adriansson Rune Johansson Lennart Granström Utses att justera Anneli Bjurén Plats och tid Kommunkontoret den 12 mars Sekreterare Maria Höglund Paragrafer 1-10 Ordförande Stefan Nordström Annelie Bjurén Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Anslaget sätts upp 2014-03-12 Förvaring av protokollet Kommunkontoret Anslaget tas ner 2014-04-03 Underskrift... Maria Höglund
2014-02-27 2(12) Innehållsförteckning Uthyrningsläget... 3 Hyresförhandlingar... 4 Projekt... 5 Nytt hyreshus... 6 Ny utfart från Hallonvägen...7 Revisionsrapport löpande granskning... 8 Delegations- och attestordning... 9 Avskrivningsmetod...10 Aktuellt ränteläge... 11 Bolagsstrategi...12
2014-02-27 3(12) 1 Dnr 14.VB0003 271 Uthyrningsläget Sammanfattning Uppsägningarna har minskat drastiskt. Mycket arbete har ägnats åt genomgång av bostadskön enligt nya rutiner. Det finns nu 75 personer i kön. Fler lägenheter hyrs av kommunens verksamheter.. Fram till sista mars har extra personal anställts i syfte att komma ikapp med en del sysslor som inte kunnat prioriteras under hösten. Vibo har få vakanta lägenheter, endast några enstaka i Granö och Hällnäs. Industrifastigheter- några ytor på Brinken är inte uthyrda. Förändringar sker även på Holms Gård och Forsströmska huset vilket gör att kontorslokaler blir vakanta. Kommunen - allt är uthyrt. Beslutsunderlag - Presentation av uthyrningsläget, daterad den 21 februari 2014 Informationen är delgiven
2014-02-27 4(12) 2 Dnr 14.VB0004 021 Hyresförhandlingar VD Mikael Salomonsson informerade i december styrelsen om att förhandlingarna har strandat, då hyresgästföreningen och bolagets bud var så långt ifrån varandra att parterna vid den senaste förhandlingen bedömt att de inte kommer att nå en överenskommelse och därför beslutat att skicka ärendet vidare till Hyresmarknadskommittén. Hyresmarknadskommittén har skickat tillbaka frågan. Nu ligger ärendet hos hyresnämnden eftersom parterna trots ny förhandling inte har kunnat komma överens. Informationen är delgiven
2014-02-27 5(12) 3 Dnr 14.VB0006 299 Projekt När det gäller perrongen i Tvärålund har projektering för liggande ytor påbörjats Planeringen inför den nya perrongen i Vindeln hänger samman med placeringen av fjärrvärmeverket. Byte av låssystem på Älvbrinkens skola är genomfört. Åtgärderna i Annexet på Holms gård fortsätter. Tjärdoften kvarstår trots att trossbotten och golvbjälkarna är utrivna och rening med ozon har utförts. Informationen är delgiven
2014-02-27 6(12) 4 Dnr 13.VB0010 Nytt hyreshus Överklaganden väntas som skjuter fram möjlig byggstart till hösten. Nya fastighetsinköp Vindelnbostäder kan köpa fastigheterna Apotekaren 3 och 5 för 500 tkr förutsatt att kommunstyrelsen ger det uppdraget. Huset på den ena fastigheten har tre lägenheter som kan hyras ut i väntan på en eventuell nybyggnation på tomten. VD Mikael Salomonsson får i uppdrag att begära ett beslut av kommunstyrelsen, där kommunen uppdrar till Vindelnbostäder att köpa fastigheterna Apotekaren 3 och 5.
2014-02-27 7(12) 5 Dnr 13.VB0047 311 Ny utfart från Hallonvägen Miljö- och byggnadsnämnden har tagit upp frågan från Vindelnbostäder om att göra en ny utfart från hyreshusen på Hallonvägen. Nämnden var inte beredd att ta beslut om en sådan förändring. Förslaget tas med till den planerade översynen av trafiksituationen i Vindeln. Beslutsunderlag - Miljö- och byggnadsnämndens beslut 88, den 11 december 2013 Informationen är delgiven
2014-02-27 8(12) 6 Dnr 14.VB0001 007 Revisionsrapport löpande granskning KPMG har under januari utfört en löpande granskning hos Vindelnbostäder AB. Den har främst varit inriktad på bedömning av intern kontroll med avseende på avstämningar, löner, inköp, försäljning samt skatter och avgifter. Internrevisorerna kommer kl 9 och deltar i genomgången av revisionsrapporten. Beslutsunderlag - Revisionsrapport, daterad den 10 februari 2014 Revisionen vill ha en skriftlig återrapportering kopplad till revisionsrapporten vid halvårsskiftet. VD Mikael Salomonsson får i uppdrag att lämna en skriftlig rapport till revisionen vid halvårsskiftet
2014-02-27 9(12) 7 Dnr 13.VB0037 002 Delegations- och attestordning På grund av ett fel i datumsättningen på dokumentet tas ett nytt beslut att fastställa delegations- och attestordningen. Beslutsunderlag - Delegations- och attestordning, daterad den 25 oktober 2013 Styrelsen fastställer delegations- och attestordningen
2014-02-27 10(12) 8 Dnr 13.VB0033 044 Avskrivningsmetod Bokslutet är inte klart ännu. I revisionsrapporten från KPMG rekommenderas att bolaget ska ändra avskrivningsmetod från och med 2013 till linjär i stället för progressiv. VD Mikael Salomonsson redogjorde vid styrelsemötet den 11 december 2013 för de olika metodernas utfall under en 40-årsperiod framåt. Då beslutades att Vindelnbostäder ska använda linjär avskrivningsmetod för en kommande nybyggnation. Revisorn rekommenderar även bolaget att lämna portföljmetoden som värderingsmodell, och i stället värdera varje fastighet separat. En modell som troligen kommer att medföra ett behov av en direktnedskrivning av vissa fastigheter. VD Mikael Salomonsson får i uppdrag att färdigställa bokslutet för 2013 med bibehållen avskrivningsmetod. Vidare att under 2014 utreda avskrivningsmetod för lånen och värderingsmetod för fastigheterna, tillsammans med styrelse och ägare.
2014-02-27 11(12) 9 Dnr 14.VB0005 041 Aktuellt ränteläge VD Mikael Salomonsson informerar om att räntan är 1,7 %. Räntan beslutas fortsätta vara rörlig. Om någon större förändring sker kallar VD Mikael Salomonsson ordförande Stefan Nordström för ett nytt beslut.
2014-02-27 12(12) 10 14.VB0007 001 Bolagsstrategi VD Mikael Salomonsson berättar att han har blivit erbjuden ett nytt jobb och att han därför slutar som VD och kommunchef den sista maj. Bolagsstrategin avhandlas vid ett extra styrelsemöte den 12 mars. Informationen är delgiven