Protokoll nr 1 2013 tört vid styrelsesammanträde tör Norabostäder AB Tid: Plats: 4 februari 2013 kl. 08.30-12.00 Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Frånvarande: Övriga närvarande: Bror-Erik Israelsson Jan Forslund Elisabeth Hoikkala Lars-Erik Larsson Ulf Wilder Kenneth Larsson Hendrik Burgering Ivar Fernemo Jeanette Berggren, VD Lars Winell, ekonomiansvarig Carina Royson, bostadschef 1-8 Helena Ljungne 7, Smedgården 1 Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 3 Val av sekreterare Till sekreterare för mötet valdes Lars Winell. 4 Val av justerare Till justerare att jämte ordförande justera protokollet utsågs Ulf Wilder. 5 Föregående sammanträdesprotokoll Jeanette Berggren gick igenom protokoll nr 29,3 december 2012. Hon informerade om att avseende 295 så har bolaget ännu inte fått värdering av fastigheten Svanen. Avseende fd förskolan i As är försäkringsmäklare anlitad och fastigheten kommer ut på den öppna marknaden så snart rivningslov beviljats. Avseende MBL-förhandlingarna enligt 297 så berättade Jeanette Berggren att uppdelningen av personal godkändes, men att det kommer att finnas dels en praktisk organisation avseende arbetsledning och dels en formell organisation där chefsansvaret ligger på respektive bolag. Den som är chef formellt ska vara anställd i samma bolag som den underställde har sin anställning. att lägga ovanstående protokoll till handlingarna. 6 Uthyrningsläget Carina Royson rapporterade att återuppbyggnad av de tre brandskadade bostäderna på Soltunet har påbörjats. Tidplanen är att bostäderna ska vara färdigställda i slutet på maj.
Avseende övriga tomma objekt pågår renovering eller har renovering nyss avslutats avseende sju bostäder. Av dessa kommer fem att hyras ut under perioden februari-mars. Avseende två bostäder diskuterades möjligheten att sälja dessa. Ett aktuellt fall där en hemlös behöver bostad togs upp. Diskussion fördes om hur Norabostäder och socialtjänsten på bästa sätt kan samarbeta avseende hemlösa och vilka garantier som socialtjänsten måste ge bolaget, både i form av stöd till den boende och ekonomiska garantier rörande förhyrningen. att lägga rapporten om uthyrningsläget till handlingarna. 7 Fastigheter Smedgården Arkitekt Helena Ljungne var närvarande på denna punkt för att beskriva de förslag som finns avseende fastigheten Smedgården. Jeanette Berggren informerade att bolaget fått i uppdrag av kommunen att utreda ombyggnation alternativt nybyggnation av fastigheten Smedgården till trygghetsboendel tillgängligt boende och att Helena Ljungne fått uppdraget att göra ritningar på båda förslagen. Genomgång gjordes av de båda förslagen. lombyggnationsalternativet blir det 21 lägenheter medan det i nybyggnationsalternativet blir 26 lägenheter. I nybyggnationsalternativet är lägenheterna lika medan det finns flera olika typer och storlekar av lägenheter i ombyggnationsalternativet. Avsteg från detaljplanen har gjorts avseende bredd på nybyggnation från 14 meter till 15 meter. Avsteget gäller även för om byggnation på den del som byggs på den nuvarande parkeringen. Kostnaderna för nybyggnationsalternativet beräknas bli ca 10 % högre än om byggnationsalternativet, men med fem lägenheter mer. Rivningskostnader ingår i beräkningarna. En fråga kom upp avseende hur mycket radon det finns i källaren i nuvarande byggnad. Det kan finnas möjligheter att söka investeringsbidrag, men det är många parametrar som ska vara uppfyllda för att få bidraget, både åldersgräns och tillgång till daglig service i huset. Styrelsen var enig om att kalkyl bör gå ihop utan investeringsbidrag. Diskussion fördes om fördelar och nackdelar med respektive förslag. Det framfördes bland annat att i nybyggnationsalternativet är balkongerna större och driftskostnader lägre. Vidare ansågs alt i marknadsföringen inte vara fixerade vid åldersgräns utan fokus på tillgängliga, bra belägna och moderna lägenheter, för att lättare få samtliga lägenheter uthyrda. att ge i uppdrag till verkställande direktören att arbeta vidare med alternativ två, nybyggnadsalternativet, samt att utreda parkeringsmöjligheter i området. att radonmätning görs omgående. Svanen Fastigheten Svanen vilar i avvaktan på värdering. Övriga fastigheter Diskussion fördes om bland annat fastigheterna Skördevägen 37 och Rättarvägen 6 D som för närvarande är vakanta.
att ge i uppdrag till verkställande direktören att förbereda försäljning av fastigheterna Skördevägen 37 och Rättarvägen 6 D. 8 Ekonomisk rapport Preliminärt bokslut Lars Winell föredrog preliminärt bokslut för 2012. Enligt det preliminära bokslutet beräknas resultatet att bli en förlust på mellan 2,2 Mkr och 2,3 Mkr. Avseende vissa poster som exempelvis semesterlöneskuld och pensionskostnader saknas fortfarande uppgifter för beräkning. Specifikation av 2012 års pågående projekt, underhåll och reparationer gicks igenom. att lägga det preliminära bokslutet till handlingarna. Finansiering Jeanette Berggren informerade att bolagets finansiering kommer att gås igenom under våren med målsättningen att förlänga räntebindningen på lånen till en långsiktigt låg nivå. Hyresförhandlingarna Jeanette Berggren informerade att Håkan Kangert, som ordförande i moderbolaget, varit med i bolagets hyresdelegation. HGF hade synpunkter på den höga borgensavgiften. Efter sex förhandlingstillfällen nåddes en uppgörelse med hyreshöjning från den 1 januari 2013 med 2,33 %. Styrelsen var med hänsyn till utfall för andra bolag nöjd med utfallet i hyresförhandlingarna. Budget 2013 Jeanette Berggren och Lars Winell gick igenom förutsättningarna för budget 2013. Resultat enligt budgetunderlaget blir en förlust med 426 tkr. I budgetförslaget har posten för underhåll och reparationer minskats jämfört med bedömt behov. För att nå en O-budget hade krävts en större hyreshöjning. att godkänna budgetförslaget men med ambitionen att nå ett O-resultat. Underhåll och investeringar 2013 och 2014 Jeanette Berggren och Carina Royson gick igenom underhålls- och investeringsbudget. Underhålls- och investeringsbudgeten gäller för 2013 och 2014 och uppgår till ca 4 Mkr i underhåll och ca 10 Mkr i investeringar, varav ca hälften per år. Därtill kommer HLU, inre lägenhetsunderhåll och reparationer som är inkluderade i den totala underhållsbudgeten på 6 000 tkr för 2013. Vidare föreslogs inköp av personlift till traktor för ca 185 tkr. Genom detta inköp minskas kostnader för hyra av skylift. 2012 hyrdes skylift för drygt 200 tkr. Diskussion fördes också om möjligheter att sälja vitvaror på andrahandsmarknaden. Orsaken till detta är att funktionsdugliga vitvaror byts på grund av HLU (hyresgäststyrt lägenhetsunderhåll). I diskussionen som fördes kring detta noterades vikten av att administrationen kring denna försäljning inte får överstiga den eventuella intäkten.
att godkänna underhålls- och investeringsbudgeten. att godkänna inköp av personlift till traktor att ge i uppdrag till verkställande direktören att utreda möjligheterna att på ett effektivt sätt sälja funktionsdugliga vitvaror på andrahandsmarknaden. 9 Personal och organisation Jeanette Berggren informerade om ny organisation kommer att träda i kraft från och med den 1 mars 2013. Det innebär att hälften av de anställda därefter kommer att vara anställda i Norabostäder och hälften kommer att vara anställda i Nora Fastigheter. 10 Beslut om uppdatering av attestinstruktion Jeanette Berggren gick igenom nya attestinstruktioner för 2013. att godkänna den nya attestinstruktionen. 11 Projekt och processer Jeanette Berggren redogjorde för aktuella projekt och processer enligt utsänd handling. 12 Övriga frågor Förfrågan från Fastighetsägarna Jeanette Berggren informerade att Fastighetsägarna vill träffa representanter för bolaget. Diskussion följde om vilka som ska representera bolaget. att ge i uppdrag till verkställande direktören att utse lämpliga tjänstemän till mötet med Fastighetsägarna. SABOs VD-råd Jeanette Berggren informerade att hon fått förfrågan att ingå i SABOs VD-råd. Det gäller ett fyllnadsval på ett år. För 2013 gäller det att vid fyra tillfällen delta på möten i Stockholm. Ordförande och vice ordförande gett sitt godkännande och Jeanette har tackat ja till erbjudandet. Möte förhandlingsgrupp bestående av M. V och S Bror-Erik Israelsson informerade om att en plattform skrevs mellan M, V och S i samband med partiernas majoritetssamarbete. I ett möte mellan partierna har ett antal punkter tagits upp gällande bolagen. Bror-Erik gick igenom dessa punkter och berättade kortfattat om diskussionerna på detta möte.
13 Kommande styrelsesammanträden Förslag till datum för styrelsesammanträden första delen av 2013; tisdag den 19 mars tisdag den 16 april måndag den 27 maj måndag den 26 augusti att fastställa ovanstående sammanträdesdatum. 14 Mötets avslut Ordföranden tackade de närvarande och sammanträdet avslutades. Vid protokollet J&\ W :..--:>'> Lars Winell Justeras ~~ /~CJ/<----