1 2011-07-01 Frågor och svar / Manual Digitalisering av föreningsuppgifter / ansökan om föreningsbidrag Aktivitetskort på Nätet (ApN) ALLMÄNT Fråga Vad innebär det att föreningsuppgifter samt ansökan om föreningsbidrag digitaliseras? Svar Digitaliseringen av föreningsuppgifter och föreningsbidrag innebär att all denna kommunikation med kommunen görs via en internetbaserad produkt som kallas för Aktivitetskort på Nätet (ApN). Tidigare kunde det vara svårt att hitta rätt blankett att fylla i för att kunna söka bidrag eller veta vilka handlingar som skulle skickas in tillsammans med föreningsuppgifterna m.m. Nu finns allt detta samlat på ett och samma ställe i ApN. Detta sparar tid för samtliga. Nu slipper föreningarna jaga underskrifter, avsätta tid för att summera närvarokort och kan själva uppdatera sina föreningsuppgifter på endast ett par minuter. Digitaliseringen (ApN) i skarpt läge Stopp för föreningsuppgifter och bidragsansökningar i pappersform Digital signering Skaffa inlogg till ApN Den 1 juli 2011 går ApN i skarpt läge. Det betyder att från och med nu så kan föreningar som erhållit inloggningsuppgifter registrera ledare och deltagare i systemet samt söka alla typer av föreningsbidrag som Kultur- och fritidsförvaltningen har idag. Från och med den 16 februari 2012 upphör möjligheten att skicka in föreningsuppgifter och bidragsansökningar pappersledes till Kultur- och fritidsförvaltningen. Fr.o.m. den 16 feb 2012 ska allt gå via ApN. Inloggningsuppgifterna som föreningsadministratören har fungerar som en digital signatur vid inlämnande av föreningsuppgifter samt insändande av bidragsansökan. Kontakta Therése eller Calle på Föreningsenheten via mail eller telefon för att erhålla inloggningsuppgifter. Det som behövs är:
2 Föreningsnamn Föreningsadministratörens namn Föreningsadministratörens p-nummer (ååååmmdd-xxxx) Föreningsadministratörens mobilnummer Föreningsadministratörens e-post Kommer Socialförvaltningen samt Äldreförvaltningen att föra sina bidragsansökningar i ApN? Adress till ApN Ja! Under hösten 2011 jobbar Kultur- och fritidsförvaltningen tillsammans med Social- och Äldreförvaltningen för att möjliggöra bidragsansökningar via ApN. I dagsläget tror vi att Social- och Äldreförvaltningen börjar använda ApN under 2012. http://aktivitetskort.net.umea.se/default.aspx?ftag=0136 Nummer till ApN-supporten Telefon: 090-16 16 60 Kultur- och fritidsförvaltningens bidragsreglemente Finns här: http://www.haninge.se/upload/2063/bidragsreglemente%20d ef%202010.pdf www.haninge.se Fritid & idrott Bidrag och annat stöd Länkar (längst ner till höger på sidan) Ändra lösenord Fullständigt personnummer Genom att klicka på Ledare får antingen föreningsadministratören eller ledaren själv möjligheten att klicka på ledaren det berör och där kan man under Lösenord ändra detta till önskat lösenord. ApN är kopplat till Skatteverkets folkbokföringsregister för att få möjligheten till fullständig statistik kring åldrar och kön på deltagarna, antal aktiviteter utförda i en viss förening eller i ett visst geografiskt område eller anläggning. All statistik är ett ovärderligt underlag för våra politiker för deras nästa beslut gällande t.ex. byggande av nya anläggningar etc. Därför kräver ApN fullständigt personnummer på tio siffror för varje deltagare som registreras på närvarokorten. Något som idag lätt kan hämtas från antingen Skatteverket eller från försäkringsbolaget som föreningen använder i samband med försäkring av de aktiva. Det tiosiffriga personnumret är skyddat och krypterat i tolv tecken som är godkänt av Datainspektionen. Detta innebär att enda gången när någon ser det fullständiga personnumret är ledaren som lägger till den aktive i ApN. Sedan krypteras
3 personnumret för all framtid och kan varken ses av ledaren, föreningsadministratören eller kommunadministratören. Hur man ansöker om övriga bidrag Logga in på ApN. Nere till vänster står det Bidragsansökan - klicka. Klicka på Ny ansökan. En lista på bidrag kommer upp. Välj bidrag och klicka på Ansök, fyll i frågeboxarna samt ladda upp eventuella bifogade dokument och klicka på Skicka. Önskar du fylla i hela ansökan men vänta med att skicka in den så klicka på Spara. Ansökan sparas då under Bidragsansökan på föreningens sida. Klicka på Visa på den sparade bidragsansökan för att ändra, skicka eller radera ansökan. Bidragsansökan kan endast göras av föreningsadministratören. Hur man följer sitt bidragsärende i ApN Kommer det en sms-tjänst där Kultur- och fritidsförvaltningen kan sms:a om händelser/påminnelser till föreningsledarna? Kommer det en sms-tjänst där föreningsledare kan sms:a till deltagarna? Uppdatera föreningsuppgifter i ApN Föreningsadministratören går in under Bidragsansökan. Där ser man i nästa bild vilka bidrag som föreningen har ansökt om. Där står vilken typ av bidrag som är sökt, vem som har gjort ansökan, beloppet på ansökan och under Status ser man var i bidragsprocessen ansökan ligger hos kommunen. Bidraget kan antingen vara: Skickad Mottagen Beviljad (och på väg för utbetalning) Avslag Eventuellt i framtiden. Mer info kommer! Eventuellt i framtiden. Mer info kommer! Funktionen är under uppbyggnad i ApN och beräknas vara i drift fr.o.m. augusti 2011. Ladda upp årsmöteshandlingar i ApN Sista dag för uppdatering av föreningsuppgifter och Funktionen är under uppbyggnad i ApN och beräknas vara i drift fr.o.m. augusti 2011. 15 augusti varje år.
4 insändande av årsmöteshandlingar Funktionen är under uppbyggnad i ApN och beräknas vara i drift fr.o.m. augusti 2011. Handlingar som gäller för verksamhetsår 2010 ska skickas in till den 15 augusti 2011. Det går bra att skicka in blanketten Föreningsuppgifter pappersvägen senast den 15 augusti 2011 liksom årsmöteshandlingarna till: Kultur- och fritidsförvaltningen, Haninge kommun, 136 81 Haninge. Sista ansökningsdag för bidrag Lokalt aktivitetsstöd 1 (1 juli 31 december): 15 februari Lokalt aktivitetsstöd 2 (1 januari 30 juni): 15 augusti Stöd till studieförbund: 1 april Föreningsdriven Öppen Verksamhet: Förstärkt ridbidrag: Lokalbidrag för scouter: Lokalhållande förening: Startbidrag för nyregistrerade föreningar: Övrigt bidrag: Kulturbidrag, grund: Kulturprojekt/kulturmiljöprojekt: Kulturarrangemang: senast tre månader innan aktuellt arrangemang Kommer det en ansökningsfunktion till fritidsbokningen? Ja. De ansökningar angående säsongsbokningar och bokningar för speciella evenemang kommer från och med den 1 januari 2012 att vara möjlig via ApN. Bokning av strötider fortsätter att bokas direkt via fritidsbokningen som tidigare.
5 LOKALT AKTIVITETSSTÖD (Lok) Fråga Lägga upp en ledare Svar Föreningsadministratören är den som har befogenheten att tilldela sin förenings ledare inloggningsuppgifter i ApN. För att göra detta klickar man på Ledare och sedan knappen Skapa eller återaktivera ledare. Därefter fyller man i fullständigt personnummer för att kunna komma vidare. I nästa bild lägger man till samtliga uppgifter och trycker på Spara. Nu är ledaren inlagd med de inloggningsuppgifter som föreningsadministratören har skapat. Vår absoluta rekommendation och önskan är att man tilldelar ledarna inloggningsuppgift i form av fullständigt personnummer (ååååmmdd-xxxx). Detta för att kunna ge unika inloggningsuppgifter till ledaren och minska risken att Sven Svensson redan är upptaget av annan förening i ApN. Hur man lägger upp ett Loknärvarokort I samband med att föreningsadministratören lägger till ledaren kan man längst ner på sista sidan skriva i namnet på närvarokortet som ledaren ska ansvara för och klicka på Skapa ett kort. Då kopplas ledaren till just det närvarokortet. Ledaren ansvarar för samma närvarokort för all framtid, tills ni väljer något annat. Ledarens närvarokort rensas på data i samband med inskickad ansökan och att ny bidragsperiod påbörjas. Det är därför viktigt att namnge kortet med födelseår, ex F96 istället för F15, eftersom flickorna blir 16 nästa år. På så vis slipper föreningen ändra namnen på samtliga närvarokort som är kopplade till alla ledare. Koppla ledare till närvarokort I samband med att föreningsadministratören lägger till ledaren kan man längst ner på sista sidan skriva i namnet på närvarokortet som ledaren ska ansvara för och klicka på Skapa ett kort. Då kopplas ledaren till just det närvarokortet. Ledaren ansvarar för samma närvarokort för all framtid, tills ni väljer något annat. Ledarens närvarokort rensas på data i samband med inskickad ansökan och att ny bidragsperiod påbörjas. Det är därför viktigt att namnge kortet med födelseår, ex F96 istället för F15, eftersom flickorna blir 16 nästa år. På så vis slipper föreningen ändra namnen på samtliga närvarokort som är kopplade till alla ledare.
6 Namn på närvarokort Hur man ändrar namn på närvarokort Ta bort närvarokort Ledaren ansvarar för samma närvarokort för all framtid, tills ni väljer något annat. Ledarens närvarokort rensas på data i samband med inskickad ansökan och att ny bidragsperiod påbörjas. Det är därför viktigt att namnge kortet med födelseår, ex F96 istället för F15, eftersom flickorna blir 16 nästa år. På så vis slipper föreningen ändra namnen på samtliga närvarokort som är kopplade till alla ledare. Föreningsadministratören kan ändra namnet på närvarokortet. Klicka på Byt namn, kort. Klicka på det kort det berör längst ut till vänster och ändra namn. Klicka på Ändra för att spara det nya namnet. Föreningsadministratören kan klicka på Borttag av kort och sedan klicka i berörda kort och sedan svara Ja på frågan om du är säker. Borttagna kort innebär att all registrerad närvaro och deltagare försvinner helt och hållet, för all framtid! Arkivering av gamla närvarokort/bidragsansökningar All registrerad närvaro, närvarokort och periodrapporter för samtliga bidragsperioder som föreningen ansökt om bidrag för finns lagrade i ApN för all framtid. Föreningsadministratören kan alltså när som helst gå tillbaka och titta på gamla närvarokort och periodrapporter inne i ApN. Klicka på Periodrapport och välj vilken period du vill titta på i rullistan. Samma sak gäller för övriga bidragsansökningar. Klicka på Bidragsansökan för att se sammanställningen på samtliga övriga bidragsansökningar föreningen gjort. Lägga upp en deltagare Hur gör man om man stavat fel på en ledare eller deltagare? Koppla deltagare till närvarokort Sök deltagare Deltagare läggs till när en närvaro skapas. Klicka på Närvarokort och fyll i samtliga uppgifter för sammankomsten. Klicka på Skapa ny sammankomst. I nästa bild klickar du på Lägg till en ny deltagare. Fyll i samtliga uppgifter och klicka på Spara. Kontakta ApN-supporten eller Therése/Calle på Föreningsenheten så hjälper vi till med korrigeringen. Deltagare läggs till när en närvaro skapas. Klicka på Närvarokort och fyll i samtliga uppgifter för sammankomsten. Klicka på Skapa ny sammankomst. I nästa bild klickar du på Lägg till en ny deltagare. Fyll i samtliga uppgifter och klicka på Spara. Kan göras under Närvarokort och när sammankomst har skapats, så klickar man Sök deltagare. En ny ruta öppnas
7 och man kan söka på antingen födelsenummer, för- eller efternamn. Ta bort deltagare Skapa en Lok-sammankomst Föra närvaro Hur man tar ut tomma närvarokort i pappersform att föra närvaro i innan man registrerar i ApN Om anläggning eller område saknas i rullistan Dubbelt stöd Sista dag för registrering av närvaro i ApN Föreningsadministratören eller ledare kan gå in under Närvarokort och lägga till en sammankomst. I samband med att man får upp alla aktiva kopplade till närvarokortet klickar man på Borttag längst ut till höger efter den aktives namn och klickar på Spara. Logga in på ApN. Klicka på Närvarokort. Välj närvarokort, aktivitet, lokal, match eller träning/sammankomst, datum och tid och avsluta med att klicka på Skapa sammankomst. Gå in på Närvarokort sammankomst. Kryssa för de deltagare samt ledare som är närvarande. Klicka på Spara. Föreningsadministratör kan klicka på periodrapport visa pdf skriv ut. Kontakta ApN-supporten eller Therése/Calle på Föreningsenheten så hjälper vi till med att lägga upp den anläggning/det område som saknas. Dubbelt stöd är det namn som i dagsläget används för att markera om en deltagare/ledare är funktionsnedsatt och aktiv i en verksamhet för funktionsnedsatta. Kontakta ApN-supporten eller Therése/Calle på Föreningsenheten så hjälper vi till med att registrera en deltagare/ledare som funktionsnedsatt. Hösten 2011 (1 juli 31 december) kommer att vara en inkörsperiod i närvarorapporteringen i ApN. För att ni föreningar ska kunna göra er bekväma med ApN så finns ingen sista dag för registrering av närvaro fram till den 1 oktober 2011. Ledarna kan alltså registrera närvaron för sammankomst i juli så sent som den 30 september. Därefter införs en spärr på fyra veckor, vilket innebär att någon ledare måste ha registrerat sammankomstens närvaro i ApN inom 30 dagar från att den genomfördes. Senare än fyra veckor från det datum aktiviteten genomfördes låses ApN och aktiviteten kan inte längre registreras i ApN. Anledningen till denna fyraveckorsspärr är två saker: Det första är att vi vill kunna underlätta för föreningarna att lösa eventuella flaggor (dvs. dubbelredovisade deltagare) under pågående period istället för att ha hundratals flaggor att lösa i sista sekund.
8 Det andra är att vi vill kunna ha validerad data i systemet. Dvs. att både kommunens administratörer samt föreningsadministratörerna ska kunna få ut aktuella prognoser i ApN. Prognoser innehållande hur mycket kommunen är skyldig föreningen i just denna sekund. Något som kan vara bra att veta i budgetarbetet för båda parter. Flagga vid en deltagares sammankomst En flagga innebär att en deltagare har blivit dubbelredovisad. Dvs. att denne har registrerats som närvarande på två olika aktiviteter samtidigt. Enligt Haninge kommuns bidragsreglemente får en förening endast bidrag för en sammankomst per person och förening/dag, oavsett antalet timmar. Ett vanligt problem är att förening A har registrerat Lisa som närvarade i många timmar, t ex 09:00-15:00. Fast i verkligheten kanske Lisa endast närvarade mellan 09:00-11:00 och åkte sedan vidare till förening B:s aktivitet som började kl 12:00. Eftersom förening A har sagt att Lisa var närvarande mellan 9-15 så säger ApN ifrån och säger att hon inte kan vara närvarande på två ställen samtidigt. Lösningen på detta är att föreningarna endast registrerar närvaro för EN timma, oavsett längden på aktiviteten. Så förening A registrerar endast närvaro för kl 09-10. Detta fungerar ur bidragssynpunkt eftersom bidraget alltså baseras på antalet sammankomster och deltagare, och INTE antalet timmar. Hur man tar bort en flagga Uppkommer det en flagga vid en deltagare så klicka på flaggan för att se vilken förening och föreningsledares verksamhet som det krockar med. Föreningarna själva måste lösa var den dubbelförda deltagaren var den förkryssade dagen och tiden. Var den hos förening A eller B? Kultur- och fritidsförvaltningen har ingen möjlighet att hjälpa i dessa ärenden då vi omöjligt kan veta var deltagaren har varit aktiv. Det är därför upp till varje förening att lösa. Löses ej flaggorna utgår inget bidrag för berörda föreningar för denna deltagare vid flaggad sammankomst. Hur man för över närvarosiffror från ApN till IdrottOnline (RF) Föreningsadministratören klickar på periodrapport och väljer sedan visa sammanställning. Kopiera sammanställningen av alla närvarokort och klistra in uppgifterna i IdrottOnline.
9 För att erhålla kommunalt Lok måste all närvaro vara förd i ApN. Kan man föra närvaro i IdrottOnline (RF) och sedan föra över siffrorna i ApN? App. för Lok i ApN till androidtelefoner App. för Lok i ApN till iphone Manualer för ApN Återkommande sammankomst Hur man ansöker om Lok Se deltagares totala sammankomster Statistik på föreningarnas aktiviteter Hur får man del av statistik kring sin förening? Nej. I samråd med jurist och ekonomer i Haninge kommun är endast närvarokort och ansökan förda i ApN godkända handlingar för Lok-bidragsansökan i Haninge kommun. Kommer troligtvis inom en snar framtid. Mer info kommer! Till dess går det bra att surfa in på: http://aktivitetskort.net.umea.se/default.aspx?ftag=0136 Kommer ej att finnas. iphone användare hänvisas till Safari och ApN-adressen: http://aktivitetskort.net.umea.se/default.aspx?ftag=0136 Finns här: www.haninge.se Fritid & idrott Aktivitetskort på Nätet (ApN) Länkar (till höger på sidan) Önskemålet om att kunna lägga upp återkommande sammankomster i förväg går tyvärr inte att lösa i ApN i dagsläget. Föreningsadministratören klickar på periodrapport, välj vilken period det gäller, se över att närvarokorten stämmer och klicka på Godkänn. Föreningsadministratören kan klicka på Deltagares sammankomster och skriva i personnumret på den aktive och välja vilken period man vill se statistiken på. Via ApN och det statistikprogram (QlikView) som är kopplat till ApN, kan kommunens administratörer plocka ut statistik på respektive förenings aktiviteter. Detaljerad statistik så som: Total summa aktiviteter per idrott Fördelning åldrar och kön Antalet aktiva i ett visst geografiskt område, där föreningen kan se om man tappat aktiva i ett visst område Nyttjandegrad på anläggningar etc. Statistik kring sin förenings aktiviteter m.m. kan mot en avgift fås utav Föreningsenheten på Kultur- och fritidsförvaltningen.
10 Kontaktuppgifter ApN support: 090-16 16 60 Föreningsenheten, Haninge kommun: Calle Strandh: 08-606 89 45 calle.strandh@haninge.se Therése Grevlund: 08-606 82 55 therese.grevlund@haninge.se