Behöver du fördjupa dig i din avstämning? Börja alltid med att följa dokumentet/checklistan med årsskiftesrutiner och använd detta avstämningsdokument om du behöver fördjupa dig i varför din avstämning inte stämmer. Det kan till exempel bero på om någon löneart eller anställd har en fel inställning och på så sätt påverkat beloppen. Årsskiftesrutinerna med den kompletta checklistan finns att ladda ner från Kundtorget. Där får du ytterligare punkter som kan ge dig klarhet i varför det är olika belopp om du jämför ackumulatorer för kontrolluppgifter mot rutor på arbetsgivardeklaration som avser hela året. I dem allra flesta fall finns det naturliga orsaker till varför beloppen är olika i din avstämning och det är inget som du behöver göra någon korrigering på utan bara konstatera att beloppen skiljer sig åt. Om du använt de lönearter som vi har i våra grundregister och inte förändrat några inställningar under året så ska dina kontrolluppgifter och arbetsgivardeklarationer blir riktiga! Följande ackumulatorer för kontrolluppgifter och rutor på skattedeklaration för hela året ska stämmas av innan du skapar kontrolluppgifter till Skatteverket. Ackumulatorer Arbetsgivardeklaration ruta nr Avdragen prel. skatt (101) Avdragen skatt (82) Kontant bruttolön (111) Bruttolön utom förmåner (50) Förmånsvärden (113,118,141-149) Avgiftspliktiga förmåner (51) Om differensen enbart är på några kronor beror det på öresavrundningen som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till Arbetsgivardeklarationen. Vill du kontrollera detta klickar du på knappen Visa detaljer under Rapporter Periodens - Arbetsgivardeklaration. Det är olika värden i ackumulator 111 mot ruta 50 på arbetsgivardeklarationen Anställda som tjänat under 1 000 kr eller ½ prisbasbelopp under året Om du har anställda som tjänat under 1 000 kr eller ett ½ prisbasbelopp (idrottsutövare), kommer beloppet att bli högre i ackumulator 111 än i ruta 50 på Det beror på att arbetsgivaren inte behöver betala sociala avgifter på inkomster som totalt under inkomståret understiger 1000 kr eller ½ prisbasbelopp (idrottsutövare). Det är alltid viktigt att säkerställa om en differens beror på detta. Om du har anställda som under året inte passerat gränsen för arbetsgivaravgift, ska du därför vid din avstämning räkna bort beloppet som motsvarar deras lönesumma under året från värdet i ackumulator 111. Därefter stämmer du av värdet mot ruta 50 på Är differensen av denna orsak är den naturlig och det är inget du behöver korrigera för rapporteringen av kontrolluppgifterna. Inställningen som styr gränsen för arbetsgivaravgift hittar du i registret Anställda, fliken Allmänt. När du lägger upp en ny anställd läggs alltid automatiskt gränsen 1 000 kr, vilket är vanligast förekommande. Du kan vid behov ange gränsen ½ prisbasbelopp. 1
Om du av misstag i registret Anställda har markerat att gräns för arbetsgivaravgift på en anställd är ½ prisbasbelopp istället för 1 000 kr, kommer värdet i ackumulator 111 att vara högre än i ruta 50, om den anställdes lönesumma under året totalt understiger ½ prisbasbelopp. Då har underlaget för arbetsgivaravgift varit för lågt och företaget betalat in för lite arbetsgivaravgift och arbetsgivardeklarationen behöver rättas, kontakta Skatteverket för information hur ni ska gå tillväga. Har ni anställda som är födda 1937 eller tidigare Har du anställda som är födda 1937 eller tidigare betalar arbetsgivaren inte arbetsgivaravgift, vilket innebär att dessa anställda inte redovisas på Lön till anställda som är födda 1937 eller tidigare ska redovisas i ruta 31 Skattepliktiga ersättningar ej soc. avg. För korrekt avstämning gällande dessa anställda måste värdet i ackumulator 111 räknas bort, annars har du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 på Har du löneberett ersättning till anställda födda 1937 eller tidigare på en löneart kopplad till ackumulator 111 Kontant bruttolön, flyttar programmet värdet med automatik från ruta 11 på kontrolluppgiften till ruta 31 i samband med att du skapar dina kontrolluppgifter. Är ni en idrottsförening och ska stämma av ackumulatorer för kontrolluppgift mot arbetsgivardeklaration Har du betalt ut ersättning (lön + förmån) till idrottsutövare som överstiger ½ prisbasbelopp, skall du för korrekt avstämning summera värdet av ackumulator 131 Skattepliktiga ersättningar ej soc avg. och eventuellt ackumulator 111 Kontant bruttolön mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön på Har ni även förmåner i ackumulator 113, 118 och 141-149 skall dessa stämmas av mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på I samband med att du skapar register för kontrolluppgifterna kan programmet flytta värdet i ruta 31 till ruta 11 för dessa anställda. Har du betalt ut ersättning (lön + förmåner) till idrottsutövare som understiger ½ prisbasbelopp, redovisas värdet i ruta 31 på kontrolluppgiften. Anställda med socialavgiftsavtal En utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige kan träffa en överenskommelse (Socialavgiftsavtal) med den anställde om att den anställde ska redovisa och betala arbetsgivaravgifterna i arbetsgivarens ställe. Har du anställda med socialavgiftsavtal betalar inte arbetsgivaren någon arbetsgivaravgift. Vilket innebär att dessa anställda inte redovisas på Deras lön finns med i ackumulator 111 Kontant bruttolön men inte i ruta 50 på Har du löneberett med en löneart som är underlag för skatt, ej underlag för arbetsgivaravgift och kopplad till ackumulator 111 kontant bruttolön, uppstår en differens när du gör din avstämning mellan ackumulator 111 kontant bruttolön och ruta 50 på 2
För korrekt avstämning ska eventuella värden i ackumulator 111 räknas bort annars har du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön utan förmåner på Det är ett högre värde i ackumulatorer för förmåner än i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen Har ni drivmedelsförmån En vanlig orsak till differens vid avstämning av förmåner är om företaget har drivmedelsförmån och företaget betalar drivmedlet för arbetstagaren (den anställde ska beskattas för de privat körda milen) då uppstår en differens eftersom en del av förmånen inte utgör underlag för sociala avgifter. Värdet från löneart 469 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter ska inte redovisas i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen men värdet är med i ackumulator 118 Drivmedelsförmån (hamnar i ruta 18 på kontrolluppgiften). Tips! Ta ut löneartshistorik för hela året på löneart 469 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter under Visa - Historik så vet du exakt hur stort beloppet är. Exempel - Drivmedelsförmån vid bilförmån. Den anställdes beskattas för 120 %, uppräkningen med 20 % ligger som underlag för förmånsbeskattning men ej som underlag för soc avgifter. 1 000 mil*9 kr*1,2= 10 800 redovisas på kontrolluppgiften i ruta 18 (ackumulator 118) 1 000 mil *9 kr per mil= 9 000 redovisas på Arbetsgivardeklarationen i ruta 51. Om ni har anställda födda 1937 eller tidigare, finns deras förmåner med i ackumulatorerna men inte i ruta 51 på Detsamma gäller de som tjänat under 1000 kronor (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsutövare. Så för korrekt avstämning ska värdet av förmåner räknas bort från det totala ackumulerade värdet av förmåner annars får du ett för högt värde i jämförelse mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på Anställda med Socialavgiftsavtal Har du anställda med socialavgiftsavtal betalar inte arbetsgivaren någon arbetsgivaravgift. Deras förmåner finns med i ackumulatorerna för förmåner 112, 113 och 118 men inte i ruta 51 på 3
För korrekt avstämning ska eventuella värden av förmåner räknas bort annars har du ett för högt värde i ackumulatorerna för förmåner i jämförelse mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på Det finns ingen logisk förklaring Om det inte finns någon logisk förklaring till varför beloppen skiljer sig åt kan du behöva se igenom inställningar i registret Anställda, Lönearter eller Ackumulatorer, för att ringa in var felet ligger. Bra rapporter att använda vid avstämning: Lönearter per Ack här ser du vilka lönearter som finns kopplade till varje ackumulator. Genom att ta ut den här rapporten ser du snabbt om någon löneart ej summeras till rätt ackumulator. Löneartsfördelning här ser du vilka lönearter du använt under året och kan göra urval på anställda och olika sorteringar (löneartsnummer, anställningsnummer och konto). Kontrollera att dessa lönearter har rätt inställningar under menyn Register - Lönearter. Ackumulatorvärden för kontrolluppgifter - ta ut ackumulatorlistor för ackumulatorer som ska redovisas på kontrolluppgiften. Under menyn Visa - Ackumulatorvärden. Jämför dessa uppgifter mot arbetsgivardeklarationen för hela året. Arbetsgivardeklaration - välj hela året i rullistan Löneutbetalningsmånad och stäm av mot ackumulatorer för kontrolluppgifter. Under Visa detaljer ser du hur varje person påverkat värden på arbetsgivardeklarationens rutor. Förkortad löneartslista du får lista med alla lönearter och ser vilka ackumulatorer och bokföringskonton de är kopplade mot. Tips! Jämför gärna inställningar på dina lönearter och ackumulatorer mot Övningsföretaget. Kontrollera inställningar i registret Lönearter Ta ut rapporten Löneartsfördelning som visar vilka lönearter som använts under året och hur mycket som registrerats på respektive löneart, den finns under Rapporter fliken Periodens och kan tas ut med olika sorteringar och urval. Gå sedan till Register - Lönearter och kontrollera att du har rätt inställningar på lönearterna när det gäller Löneartstyp, Underlag eller ej underlag för arbetsgivaravgift samt eventuell summering till ackumulatorer för kontrolluppgift. På så sätt ringar du in om det är fel inställning på någon av dina lönearter du använt under året och på vilket sätt detta påverkat dina kontrolluppgifter eller arbetsgivardeklaration. Fälten Löneartstyp och Arbetsgivaravgift påverkar Summering vid avräkning till ackumulator för kontrolluppgift påverkar värdet på kontrolluppgiften. Kontrollera dessa fält på lönearten: 4
Korrigering Värden i arbetsgivardeklarationen är rätt Om du upptäcker att lönearter ligger som grund för skatteberäkning och arbetsgivaravgift men inte är kopplade till någon ackumulator för kontrolluppgift, har dessa lönearter under året redovisats på arbetsgivardeklarationen och du har erlagt rätt skatt och arbetsgivaravgift men värden finns inte med i ackumulatorn för kontrolluppgift. Börja med att ta en säkerhetskopia innan du ändrar ett ackumulatorvärde. Du kan själv korrigera genom att ändra manuellt på aktuell ackumulator. Det gör du under Register Registervård - Ändra ackumulatorvärde. Du måste sedan skapa om Register för kontrolluppgifter för att få med ändringen på kontrolluppgiften. Om du redan har skapat underlag för kontrolluppgifter kan du ändra direkt i rutan på den anställdes kontrolluppgift. Det gör du under Arbeta med - Kontrolluppgifter. Välj Ändra/Komplettera. Du kan också använda dig av funktionen Räkna om ackumulatorvärden. Koppla rätt ackumulator till lönearten. Gå sedan till Register - Registervård och välj Räkna om ackumulatorvärden. Du väljer själv vilken/vilka ackumulatorer som ska räknas om. Programmet går då igenom hela transaktionshistoriken från årets början på de lönearter som ska nollställas vid årsskifte och lägger varje värde till rätt ackumulator enligt förutsättning på lönearten. Observera, att om du har gjort några manuella förändringar på någon ackumulator under året så försvinner dessa ändringar. Kom ihåg att skapa nytt register för kontrolluppgifter om du gjort några ändringar. Kom ihåg att även ändra inställningar på lönearten i det nya innevarande året. 5
Fel ackumulator kopplad till löneart Om du råkat koppla en ackumulator fel på någon löneart kan det ge oväntat höga eller låga värden i jämförelse mot arbetsgivardeklarationens rutor. För att se vilka lönearter som påverkar värdet i ackumulatorerna kan du ta fram rapporten Löneart per ack under Rapporter, fliken Register. Här ser du alla ackumulatorer och vilka lönearter dessa är kopplade till. Är du osäker på om inställningarna på dina lönearter är rätt kan du skriva ut samma rapport i Övningsföretaget och sedan jämföra och göra eventuella ändringar i ditt företag. Exempel: Om löneart 031 Periodens arbetade timmar summeras vid avräkning till t.ex. ackumulator 111 Kontant bruttolön får du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 på Lönearten är passiv och ska inte med på vare sig kontrolluppgifter eller arbetsgivardeklaration. När man tagit bort den felaktiga ackumulatorn på lönearten kan man med fördel använda funktionen Räkna om ackumulatorvärden för att få rätt värde i ackumulatorn. Värden i ackumulatorer för kontrolluppgift är rätt Om det har varit fel inställning på lönearten för löneartstyp och underlag för arbetsgivaravgift måste du ändra manuellt på arbetsgivardeklarationen men summering vid avräkning har gjorts till rätt ackumulator för kontrolluppgift. Kontakta Skatteverket då du behöver göra en rättelse då det under året varit fel på Tänk på att ändra inställningar på lönearten i ditt nya innevarande år och att justera i din bokföring. Kvarstår differens Om du tittat igenom alla lönearter som du använt under året och sett att det är korrekt inställning på dessa kan du behöva felsöka bakåt i tiden och månadsvis jämföra arbetsgivardeklaration mot en löneartsfördelning uttagen för samma period. På så sätt kan du avgöra om det är arbetsgivardeklarationen för hela året eller värden i ackumulatorer för kontrolluppgifter som är de korrekta. Gör så här: Gå in i rapporten Arbetsgivardeklaration för varje månad och klicka på funktionen Visa detaljer. Här ser du vilka belopp varje person har bidragit med till arbetsgivardeklarationens rutor. Skriv ut rapporten. Skriv ut rapporten Löneartsfördelning för varje månad, den visar vilka lönearter som använts och hur mycket som registrerats på respektive löneart. Om du väljer sortering per anställd ser du varje persons lönearter och belopp. Dessa kan du jämföra mot arbetsgivardeklarationens rutor under Visa detaljer. Du hittar Löneartsfördelningen under Rapporter fliken Periodens. Har du haft trängselskatt - bilförmån Trängselskatt för privata resor ska ingå i värdet för bilförmån. Har du anställda som berörs av detta bör du kontakta Skatteverket för att få information om hur du ska göra eventuell justering. Har du haft husarbete (RUT/ROT) som är underlag för skattereduktion Den anställde kan få skattereduktion för den del som avser arbetskostnad men inte för resor eller material. Arbetsgivaren ska betala arbetsgivaravgift på den skattepliktiga löneförmånen av hushållsarbete och ROTarbete och för den anställde blir det skattereduktion. Det finns en maxgräns på hur mycket som kan vara underlag för skattereduktion och den gränsen är 100 000 kr per år. För att hantera detta korrekt skall man använda Löneartstypen: Ej skattegrundande förmån. (Löneart 480 RUT-arbete ej skatt) Om du använt en löneart med löneartstypen Ej skattegrundande förmån kommer ruta 53 Sammanlagt underlag för arbetsgivaravgift och särskild löneskatt att ha ett högre värde än ruta 81 Lön och förmåner, eftersom löneförmånen av hushållsarbete inte är med i beräkningsunderlaget för skatt men är däremot underlag för arbetsgivaravgift. För mer information kontakta Skatteverket. 6
Kortfattat felsökningsschema 7