RESEPOLICY - PRAKTISKA ANVISNINGAR FÖR ANSTÄLLDA PÅ FORMAS Följande riktlinjer och anvisningar gäller för anställda vid Formas och där Formas ska stå för kostnaderna. Myndigheten tillämpar de centrala villkorsavtalen, 10 kapitlet. Ersättning vid tjänsteresa och förrättning. De skattefria ersättningarna, reducerade måltidsavdragen och kostförmåner som gäller är de som vid varje inkomstår är fastställda av Skatteverket. Därutöver har detta lokala avtal träffats. Alla resor i tjänsten ska planeras så att största möjliga hänsyn tas till miljön. Tjänsteresa Med tjänsteresa avses en resa utanför den vanliga verksamhetsorten (>50 km) som arbetsgivaren beordrat. Riktlinjerna gäller också i tillämpliga delar för beordrade resor inom den vanliga verksamhetsorten. En tjänsteresa bör bara göras om andra, billigare och mindre tidskrävande alternativ (till exempel att man anordnar telefonmöte, videokonferens, etc.) inte bedöms lämpliga. Kostnaderna för en tjänsteresa kan ibland göras mer kostnadseffektiv om resan förlängs med t.ex. ett veckoslut. En sådan förlängd tjänsteresa kan bara medges om den totala kostnaden för resan och förrättningen blir lägre än om resan hade gjorts i direkt anslutning till förrättningen. Med den totala kostnaden avses kostnader för biljetter, hotell och traktamente dock ska inte traktamente räknas för den överskjutande tiden vid förlängd resa. En förlängd bortovaro bör inte överstiga antalet förrättnings- och resdagar med mer än högst två dagar. Den som av privata skäl, om arbetet så tillåter, väljer att resa tidigare till eller stanna kvar på förrättningsorten får själv stå för alla merkostnader som uppkommer under den förlängda vistelsetiden samt ta ut semester eller annan ledighet för de dagar som avses. Färdssätt Vid inrikes tjänsteresa ska, bland annat av miljöskäl, tåg alltid väljas om inte tidsvinsten med annat färdmedel blir minst två timmar såväl på utresan som hemresan. När tidsvinsten beräknas ska tidsåtgången för anslutningstransporter medräknas. Tågresor ska normalt göras i andra klass om det inte finns särskilda skäl. En resa med tåg som pågår under natten (kl 00.00-06.00) får göras i sovvagn i den klass som innebär enkelkupé. En flygresa bokas till lägsta pris, vilket normalt innebär ekonomiklass, om det inte finns särskilda skäl att boka på annat sätt. 2014 1
Båtresor med övernattning får göras i enkelhytt. Egen bil, hyrbil eller taxi får användas om det saknas lämpliga kollektiva färdmedel, eller om det innebär väsentlig tidsvinst jämfört med kollektiva färdmedel, eller om det finns särskilda skäl. Särskilda skäl kan t ex vara säkerhetsaspekter eller att resan företas sent på kvällen / natten. Vid anslutningstransporter på destinationsorten får taxi användas. Vid bokning av taxiresor inrikes, ska bokning ske enligt det nya statliga ramavtalet för taxi genom företaget MYCAB eller via vår resebyrå VIA Egencia. Bokning sker online eller via telefon. Flygbonus, förmåner och ersättningar från flygbolag, hotell och andra leverantörer vid en tjänsteresa, får bara användas vid förrättningar och resor i tjänsten. Hotell För bokning av hotell i Sverige ska alltid de statliga ramavtalen avropas. Ett bra mellanklasshotell (tre- eller fyrstjärnigt) bör väljas. I de fall frukost ingår i hotellpriset betalar Formas kostnaden för logi inkl. frukost. Tjänstesamtal med hotellets telefon bör endast förekomma i undantagsfall. Den som har en mobiltelefon i tjänsten bör normalt använda den för tjänstesamtal. Reseorder Innan resa bokas ska blanketten reseorder fyllas i och godkännas av behörig person, oftast av enhetschefen. Till reseordern ska alltid en inbjudan/kallelse/agenda bifogas för mötet. Blanketten lämnas därefter till administrativa enheten. Beställning Bokning av färdbiljetter, hotell, biljetter för marktransport, m.m. görs hos resebyråföretaget VIA Egencia som Formas har tecknat avtal med. Varje resenär måste ha en resenärsprofil för att kunna boka tjänsteresor. Administrativa enheten hjälper till att skaffa resenärsprofilen. Bokning sker via onlinebokning och i vissa fall telefonbokning. Du når VIA Travel på telefonnummer 08-555 237 20. Beställningar görs i myndighetens namn med angivande av ditt namn och beställarid Avtal finns även med SJ där bokning av färdbiljetter kan göras. Du når SJ Affärsresor på telefonnummer 0771-75 75 55. Beställningar görs i myndighetens namn med kundnummer 947982. Sträva alltid efter att begränsa kostnaderna utan att kravet på effektivitet i arbetet eftersätts. Överväg särskilt om det är nödvändigt med full flexibilitet när det gäller t.ex. ombokningar av biljetter. 2014 2
Betalkort Den som har ett betalkort som arbetsgivaren tillhandahåller ska använda det för att betala utlägg under resan. Se avsnittet Betalkort och utlägg hur du får ett Eurocard kort. Försäkringar Formas har avtal med Kammarkollegiet om tjänstereseförsäkring. Försäkringens grundskydd gäller vid inrikes- och utrikes tjänsteresor för Formas räkning. Se mer om grundskydd och allmänna villkor i foldern Statens tjänstereseförsäkring, Försäkringsvillkor, 2010-01-01på www.kammarkollegiet.se. På den hemsidan finns även skriften Goda råd på tjänsteresan som beskriver vad man bör tänka på i samband med sin tjänsteresa. Vid resor till länder utom EU ska medföras ett personligt försäkringskort (Swedish State Business Travel Insurance Certificate), som kan hämtas ut hos ekonomihandläggaren vid Formas. Vid resor inom EU ska det personliga försäkringskortet (European Health Insurance Card) som utfärdas av Försäkringskassan medföras. Vaccinationer Resenären ansvarar själv för de vaccinationer och förebyggande mediciner som behövs för tjänsteresan. Sophiahemmets hälsocentral tillhandahåller det som behövs (tel 08-4062250). Kostnaderna ersätts av Formas. Pass och viseringar Resenären ansvarar själv för att giltigt pass och visum finns. 2014 3
RESERÄKNING Efter avslutad tjänsteresa eller förrättning ska reseräkning omedelbart registreras i Agresso gällande ERA-NET projekt, JPI projekt och andra internationella projekt. För övriga tjänsteresor och förrättningar ska reseräkning registreras senast en månad efter avslutad tjänstresa/förrättning. Resenären registrerar själv sin reseräkning i Agresso reseräkningsmodul. Efter registrering av reseräkningen ska verifikatet skrivas ut och, tillsammans med samtliga originalkvitto på gjorda utlägg, lämnas till administrativa enheten. Den digitalt registrerade reseräkningen skickas vidare i systemet till enhetschefen för attest och därefter till administrativa enheten som bokför och arkiverar handlingen som ett löneunderlag. Utbetalning sker via lönesystemet Agresso. Till rese-verifikaten ska bifogas: Originalkvitton (sorterade och uppsatta på A4-papper) Kopia på kreditkortsfakturan (Eurocard) Boarding card i förekommande fall Kvittens på aktuell växlingskurs (resenären omräknar samtliga valutor till SEK) Resekostnadsersättning Ersättning för resekostnader betalas för utlägg enligt dessa riktlinjer och som bestämts när resan beordrades. Ersättning betalas även för transport och tillfällig förvaring av bagage, växlingsavgifter samt eventuella kursförluster. Bilersättning Om arbetsgivaren har godkänt att bil får användas utgår ersättning enligt nedan. Om inget bilmedgivande finns utgår enbart skattefri bilersättning. Grunden för att bil ska bedömas vara lämpligaste färdsättet är sådana faktorer som avsevärd tidsvinst, transport av material och samåkning. Skattefri bilersättning Skattepliktigt biltillägg Bil 18,50 kr/mil 10 kr/mil I ersättningen ingår övriga resekostnader såsom kostnader för medpassagerare, bagage och tung last. En resa mellan bostaden och tjänstestället är inte en tjänsteresa. 2014 4
Traktamente och lönetillägg i Sverige Endagsförrättning Vid endagsförrättning utgår normalt inget traktamente eller lönetillägg. Om bortovaron från bostaden är tre timmar eller mer utöver ordinarie arbetstid utgår skattepliktigt lönetillägg med 200 kr. Flerdygnsförrättning För att traktamente och lönetillägg ska utbetalas måste förrättningsstället ligga mer än 50 km från såväl tjänstestället som bostaden. Avståndet gäller närmaste färdväg. Skattefritt traktamente Skattepliktigt lönetillägg Hel dag 220 kr 200 kr Del av dag 110 kr 100 kr Nattraktamente per natt 110 kr - Kurs och konferens Vid internt eller externt arrangerade kurser, konferenser eller studieresor med betald helpension utgår inte traktamente eller lönetillägg. Nattraktamente Logikostnad ersätts för styrkta kostnader. Om logikostnaden inte kan styrkas utgår nattraktamente. Nattraktamente utgår dock inte när natten tillbringas på tåg, fartyg eller flygplan. Måltidsavdrag kostförmån Reducering av skattefritt traktamente Reducering av skattepliktigt lönetillägg Skattepliktig kostförmån Hel dag Del av dag Hel dag Del av dag Per måltid Frukost 44 kr 22 kr 44 kr 22 kr 42 kr Lunch 77 kr 39 kr 77 kr 39 kr 84 kr Middag 77 kr 39 kr 77 kr 39 kr 84 kr Helt fri kost 198 kr 99 kr 198 kr 99 kr 210 kr Kostförmån Fri måltid som erhålls i samband med tjänsteresa och på kurser och konferenser är skattepliktiga med följande undantag. 2014 5
Fri måltid på kurser och konferenser som genomförs i Formas regi samt fri måltid i samband med extern och intern representation, frukost på hotell som obligatoriskt ingår i rumspris, måltid som obligatoriskt ingår i biljettpriset på allmänna kommunikationsmedel är inte skattepliktig. Sammanställning reduktion av traktamente/lönetillägg samt kostförmån Reducering av Kostförmån traktamente/lönetillägg Kost i samband med tjänsteresa Ja Ja Obligatorisk hotellfrukost Ja Nej Obligatorisk kost på allmänna Nej Nej kommunikationsmedel Extern representation Ja Nej Intern representation Ja Nej Tjänsteresa i utlandet Endagsförrättning Vid endagsförrättning utgår normalt inget traktamente eller lönetillägg. Om bortovaron från bostaden är tre timmar eller mer utöver ordinarie arbetstid utgår skattepliktigt lönetillägg med 200 kr. Flerdygnsförrättning Vid utrikes resa utgår traktamente med belopp för respektive land som Skatteverket fastställer årligen. Om vistelse under avrese/hemresedagen till största delen av dagen sker i Sverige beräknas traktamente enligt inrikes resor. Lönetillägg utgår inte vid utrikes resa. Måltidsavdrag När Formas eller en annan organisation bekostar måltiden görs ett måltidsavdrag på utlandstraktamentet med 15 procent för frukost 35 procent för lunch 35 procent för middag 2014 6
Nattraktamente Om logikostnad inte kan styrkas utgår nattraktamente med 50 procent av det traktamente som gäller för aktuellt land. Detta avtal har upprättats i tre exemplar, av vilka parterna fått var sitt. Stockholm den XX januari 2014 Formas Saco-s ST Ingrid Petersson Conny Rolén Peter Bylund 2014 7
10 kap. Ersättning vid tjänsteresa och förrättning Vissa definitioner Dag respektive natt Flerdygnsförrättning Med dag respektive natt avses detsamma som i Inkomstskattelagen (IL) 12 kap. Förrättning som medför övernattning utom bostaden Förrättningsställe Arbetsplats där förrättning fullgörs IL Inkomstskattelagen (1999:1229) Inrikes förrättning Inrikes tjänsteresa Normalbelopp Stationeringsort utomlands Tjänsteställe Traktamente Utrikes förrättning Utrikes tjänsteresa Vanliga verksamhetsorten Tjänstgöring som en arbetstagare utan att få annan anställning fullgör på annat ställe i Sverige än tjänstestället Resa som föranleds av förrättning i Sverige Belopp enligt Skatteverkets rekommendationer Den ort utomlands där en arbetstagare ska vara placerad enligt ett anställningsbeslut eller ett beslut om förflyttning Med tjänsteställe avses detsamma som i 12 kap. IL Ersättning för ökade levnadskostnader (logi, måltider och småutgifter) som arbetsgivaren betalar till anställd som företar tjänsteresa förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten eller stationeringsorten Tjänstgöring som en arbetstagare utan att få annan anställning fullgör utom Sverige på någon annan ort än den vanliga verksamhetsorten eller stationeringsorten utomlands En resa som är direkt föranledd av en utrikes förrättning eller en resa som den som är stationerad utomlands företar till eller från Sverige för statens räkning Med vanliga verksamhetsorten avses detsamma som i 12 kap. IL 2014 8
2014 9