Verkställighet av beslut

Revisionsrapport Verkställighet av beslut Tierps kommun Ove Axelsson Augusti 2012

Innehållsförteckning 1 Bakgrund och revisionsfråga 1 1.1 Revisionsfråga 1 1.2 Avgränsning 1 1.3 Metod 1 2 Verkställighet av beslut 2 2.1 Ansvar enligt kommunallagen 2 2.2 När ska besluten verkställas? 2 2.3 Förutsättningar för att kunna verkställa beslut 2 3 Uppföljning 2 3.1 Kontroll av verkställighet 2 4 Granskning av beslut i Tierps kommun 3 4.1 Förslag till handikappolicy, KF 2009-04-28, 37 3 4.2 Kommunens anpassning till det så kallade tjänstedirektivet, KS 19, 2010-03-093 4.3 Angående buller vid körning på räfflor längs E4:an genom Tierps kommun, KS 22, 2010-03-09 3 4.4 Angående förbud mot förekomst av trädnötter, jordnötter, mandel och sesamfrö i förskolor och skolor, utskottet för barn och ungdom, 2010-05-12, 99 4 4.5 Svar på motion om trygghetsboende KF 36, 2010-04-27 4 4.6 Rapport från Nätverket Tumstocken KS 70, 2010-06-22 5 4.7 Svar på motion om Kvalitetssäkring av vården för barn, KF 57, 2010-06-08 5 4.8 Svar på motion om att Inrätta kommunalt miljöstipendium/pris, KF 59, 2010-06-08 6 4.9 Behovsutredning 2010 för tillsyn enligt miljöbalken KS 89, 2010-09-07 6 4.10 Ansökan om kommunal borgen för anläggande av konstgräsplan, KF 79, 2010-09-21 7 4.11 Kartor och riktlinjer för samlad bebyggelse, KS 107, 2010-10-19 7 4.12 Policy för barnkonventionen i Tierps kommun, KF 15, 2011-02-22 7 5 Expediering, bevakning och återrapportering 8 5.1 Rutiner för expediering av beslut 8 5.2 Rutiner för bevakning och återrapportering 8 6 Revisionell bedömning 9

1 Bakgrund och revisionsfråga Ett beslut i en politisk församling innebär oftast att någon form av åtgärd ska utföras. För att åtgärden ska kunna utföras måste beslutet vara klart formulerat i protokollet. Beslutet bör, om möjligt, innehålla uppgift om när åtgärden senast ska utföras och/eller träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt och att uppföljning av att besluten verkställts samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Kommunallagen reglerar inte hur beslutsexpediering ska ske utan respektive kommun måste finna sina egna former för detta. I beslut som utgör myndighetsutövning finns däremot i förvaltningslagen vissa grundläggande regler om hur beslut ska kommuniceras (och expedieras) till berörd part. Revisorerna i Tierps kommun har uppdragit till PwC att granska hur verkställighet av beslut fungerar inom kommunen. 1.1 Revisionsfråga Finns bevaknings och återrapporteringsrutiner och verkställs demokratiskt fattade beslut? Granskningen syftar till att följa upp ett antal beslut och undersöka; om besluten genomförts i enlighet med vad som beslutats hur lång tid som förflutit mellan beslut och verkställighet om det finns beslut som inte verkställts och vad som i så fall är orsaken om eventuella avvikelser från beslutet rapporterats till beslutsfattarna om det finns ändamålsenliga administrativa rutiner för expediering av beslut om det finns bevaknings- och uppföljningsrutiner 1.2 Avgränsning Granskningen har inriktats på 12 olika beslut som kommunfullmäktige och/eller kommunstyrelsen fattat under åren 2010-2012. 1.3 Metod Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens protokoll från åren 2010, 2011 och 2012 har studerats. Fattade beslut har följts upp och verkställigheten har stämts av såväl vad gäller överensstämmelse med beslut som tidpunkten för utförandet. Intervjuer har genomförts med en utskottsordförande samt tjänstemän inom förvaltningen som haft att verkställa besluten. 1 av 11

2 Verkställighet av beslut 2.1 Ansvar enligt kommunallagen Av kommunallagen 3 kap 14 framgår att nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. I 6 kap 4 stadgas bl a att Det åligger styrelsen särskilt att...verkställa fullmäktiges beslut... Konsekvensen av dessa paragrafer är att uppgiften för nämnderna är att i allmänhet svara för att fullmäktiges beslut verkställs medan kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att besluten verkligen verkställs. 2.2 När ska besluten verkställas? Beslut ska, om inte annat sägs, verkställas så snart det är möjligt. I ytterst få fall kan det finnas anledning att invänta beslutets lagakraftvinnande. Inväntande av klagotidens utgång behöver endast ske i de fall det av särskilda skäl kan antas att beslutet kommer att överklagas och att ett återställande av verkställt beslut inte är möjligt. 2.3 Förutsättningar för att kunna verkställa beslut En självklar förutsättning för att beslut ska kunna verkställas är att uppdrag och eventuella direktiv är klart formulerade och att den som fått uppdraget informeras om det. Detta ställer kvalitativa krav på beslutsutformningen och att det finns fungerande expedieringsrutiner. 3 Uppföljning 3.1 Kontroll av verkställighet Det är av vikt att beslutsfattarna får återkoppling på att utdelade uppdrag verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. Ett beslut om utförande av utredning eller liknande bör därför åtföljas med tydliga direktiv om vad utredningen/uppdraget har för syfte och ett datum när återrapportering ska ske. Utdelade uppdrag bör noteras i diariet eller på särskild bevakningslista så att fullmäktige eller kommunstyrelsen kan få redovisat vilka uppdrag som är utdelade och när dessa ska återrapporteras. 2 av 11

4 Granskning av beslut i Tierps kommun 4.1 Förslag till handikappolicy, KF 2009-04- 28, 37 Av den handikappolicy som fullmäktige antog i april 2009 framgår att kommunstyrelsen årligen ska göra en uppföljande redovisning som sedan ska lämnas till kommunfullmäktige. Får fullmäktige de årliga redovisningar som kommunstyrelsen ska lämna? Fullmäktige har inte fått någon renodlad årlig uppföljning av hur arbetet med handikappolicyn Beslutet är inte verkställt. Av formuleringen kommunstyrelsen sammanställer en årlig redovisning som sedan lämnas till kommunfullmäktige får förstås att fullmäktige önskar en sammanställning som visar på vilket sätt verksamheterna levt upp till policyns innehåll. Det har i intervjuarbetet sagts att redovisningen bakats in i årsredovisningen. Någon tydlig uppföljning har i granskningsarbetet inte kunnat hittas i årsredovisningen. 4.2 Kommunens anpassning till det så kallade tjänstedirektivet, KS 19, 2010-03-09 För att leva upp till det så kallade tjänstedirektivet konstaterades att ett antal åtgärder krävs. Tillämpningen av direktivet blir aktuellt vid t ex tillståndsgivning i olika former (serveringstilstånd, bygglov, godkännande av livsmedelsanläggning etc). Kommunstyrelsen beslutade att uppdra till kommunchefen att vidta erforderliga åtgärder för att kommunen ska efterleva direktiven. Vilka åtgärder har vidtagits för att, i enlighet med beslutet, efterleva direktivet? Vissa blanketter har setts över och förändrats. Beslutet kan inte anses vara verkställt. Blankettöversynen är en del av vad som ska göras men mycket återstår. 4.3 Angående buller vid körning på räfflor längs E4:an genom Tierps kommun, KS 22, 2010-03-09 I samband med att ny E4 genom Tierps kommun färdigställdes inkom klagomål på bullret från räfflorna som gjorts på båda sidor om körbanan. Klagomål inkom till både Tierps kommun och Vägverket. 3 av 11

Vid kommunstyrelsen behandling av ärendet 2010-03-09 förelåg miljö- och hälsoskyddsinspektörens tjänsteskrivelse. Styrelsen beslutade att återremittera ärendet till utskottet för samhällsbyggnad för förnyad handläggning. Togs ärendet upp i utskottet och i så fall när? Ärendet togs upp i utskottet 2011-03-10, dvs ett år efter kommunstyrelsens behandling av ärendet. Utskottet föreslog styrelsen att avsluta ärendet utan ytterligare åtgärd. Kom ärendet tillbaka till kommunstyrelsen efter återremissen? Ja. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2011-03-22 beslutades att avsluta ärendet utan ytterligare åtgärd. Beslutet är verkställt. Ärendet återremitterades och kom tillbaka till styrelsen. Jag konstaterar att det tog ett helt år för utskottet att behandla ärendet, vilket möjligen kan betraktas som lite väl lång handläggningstid. 4.4 Angående förbud mot förekomst av trädnötter, jordnötter, mandel och sesamfrö i förskolor och skolor, utskottet för barn och ungdom, 2010-05-12, 99 Efter ett förslag från Astma- och allergiförbundet förslog kostkonsulenten att kommunen skulle ta ett beslut om att nötter och jordnötter inte ska förekomma i förskola och skola. Vid behandling av ärendet i utskottet för barn och ungdom beslutades att återremittera ärendet till processtöd för ytterligare beredning. Kontrollfråga: Återkom ärendet till utskottet för ny behandling efter återremissbeslutet? Nej. : Ärendet har inte kommit tillbaka och beslutet är därmed inte verkställt. Det har uppgivits att ärendet fallit mellan stolarna. 4.5 Svar på motion om trygghetsboende KF 36, 2010-04-27 I en motion till fullmäktige hemställdes om att kommunen snarast bör utreda om Björken skulle kunna återställas till ursprungligt skick för att tjäna som trygghetsboende. Vid besvarandet av motionen beslutades att uppdra till AB Tierpsbyggen att undersöka förutsättningarna för att inrätta trygghetsbostäder för äldre på Björken och/eller andra fastigheter inom Tierpsbyggens bestånd. Har AB Tierpsbyggen företagit beslutad undersökning?? Ja. Utredningen visade att f d servicehuset Björken med mindre förändringar skulle kunna omvandlas till ett trygghetsboende. Vad avser ev trygghetsboende på andra 4 av 11

fastigheter sades det att en boendeplan måste finnas som grund för vidare utredning. En sådan plan skulle enligt bolagets VD tas fram under vintern 2010/2011. Har fullmäktige informerats om vad som skett i ärendet? Ja, vid fullmäktiges sammanträde 2010-12-14 delgavs fullmäktige vidtagna åtgärder. Beslutet är verkställt enligt beslutsfattarnas intentioner och återrapportering har skett. 4.6 Rapport från Nätverket Tumstocken KS 70, 2010-06-22 Tierps kommun är en av fem kommuner som ingår i Nätverket Tumstocken, ett av 22 nätverk som ingår i ett treårigt nationellt jämförelseprojekt. Under våren 2010 kom en rapport där nätverket jämfört bygglov, livsmedelstillsyn och serveringstillstånd mellan kommunerna ur ett medborgar- och företagarperspektiv. Vid kommunstyrelsens sammanträde i juni 2010 beslutades att uppdra till kommunchefen att utreda och utvärdera möjligheten att effektivisera verksamheten utifrån rapporten för att uppnå de resultat som eftersträvas samt att en återrapportering ska ske vid kommunstyrelsens första sammanträde 2011. Har begärd utredning företagits? Nej. Skedde någon återrapportering vid första sammanträdet år 2011? Eftersom det inte fanns någon utredning att presentera så har ärendet inte varit uppe igen. Det har heller inte rapporterats till kommunstyrelsen att ärendet inte verkställts. Beslutet är inte verkställt. 4.7 Svar på motion om Kvalitetssäkring av vården för barn, KF 57, 2010-06-08 Då fullmäktige besvarade motionen om kvalitetssäkring av vården för barn beslutades att ställa sig bakom förslaget att utarbeta en plan för kvalitetssäkring av vården för barn som har omhändertagits, enligt motionens intentioner. Har den beslutade planen tagits fram? Nej. Har planen kommit till fullmäktige för antagande? Det finns ingen plan att besluta om. Ärendet är efter två år inte verkställt. Ordföranden i utskottet för barn och ungdom 5 av 11

har nu gett ett uppdrag till en tjänsteman att ta fram förslag till plan som efter behandling i utskottet beräknas kunna föras upp till kommunstyrelsen för beslut i oktober 2012. 4.8 Svar på motion om att Inrätta kommunalt miljöstipendium/pris, KF 59, 2010-06-08 I en motion till kommunfullmäktige hemställdes om att ett kommunalt miljöstipendium/pris inrättas som ska kunna tilldelas enskilda, föreningar, organisationer, skolklasser och företag. Det tänkta, pågående eller genomförda arbetet/insatser som uppmärksammas ska komma allmänheten till del och vara ett steg på vägen mot ett mer hållbart samhälle. Exempel på områden som bör uppmärksammas är naturvård, energirationaliseringar, miljöskydd och kunskapsförmedling. Vid fullmäktiges behandling av ärendet beslutades att uppdra till kommunstyrelsen att ta fram förslag på reviderade regler för kommunens miljöstipendium. Har kommunstyrelsen tagit fram förslag till reviderade regler för kommunens miljöstipendium? Ja, förslag till regler togs fram i enlighet med beslutet. Har ärendet återkommit till fullmäktige för behandling? Ja vid fullmäktiges sammanträde 2011-04-05 antogs de av kommunstyrelsen framtagna förslaget till regler för Tierps kommuns miljöpris. Beslutet är verkställt och avslutades tio månader efter det att uppdraget utdelades. 4.9 Behovsutredning 2010 för tillsyn enligt miljöbalken KS 89, 2010-09-07 I samband med att kommunstyrelsen i september 2010 fastställde upprättat förslag till behovsutredning 2010 för tillsyn enligt miljöbalken beslutades att återrapportera status i tillsynsplanen till utskottet för samhällsbyggnad varje kvartal. Sker löpande rapportering till utskottet kvartalsvis?? Nej, några löpande rapporter i enlighet med kommunstyrelsens beslut har inte lämnats till utskottet. Beslutet är inte verkställt. Det har inte tagits fram någon rutin som säkerställer att rapportering sker. Löpande avstämning sker på tjänstemannanivå men någon vidarerapportering till beslutsfattarna har inte gjorts. 6 av 11

4.10 Ansökan om kommunal borgen för anläggande av konstgräsplan, KF 79, 2010-09- 21 I samband med att kommunfullmäktige beslutade att teckna kommunal borgen för anläggande av konstgräsplan beslutades också att uppdra till kommunstyrelsen att arbeta fram regelverk för kommunala borgensåtaganden inklusive frågan om borgensavgift. Har kommunstyrelsen tagit fram det begärda regelverket? Ja. Ekonomichefen tog fram det begärda regelverket. Har fullmäktige fått rapport om resultatet av uppdraget? Ja, borgensprinciperna antogs av fullmäktige 2011-12-14 och gäller från och med den 1 januari 2012. Beslutet är verkställt helt och hållet enligt beslutsfattarnas intentioner. 4.11 Kartor och riktlinjer för samlad bebyggelse, KS 107, 2010-10-19 Det hade av bygglovhandläggaren konstaterats att det råder oklarhet om vad som ska betraktas som samlad bebyggelse. Detta föranledde ett kommunstyrelsebeslut innebärande att kartor och riktlinjer för samlad bebyggelse ska ses över. Har översyn av kartor och riktlinjer för samlad bebyggelse setts över? Ja Har fullgjort uppdrag redovisats för kommunstyrelsen? Ja, ärendet återkom för beslut till kommunstyrelsen som behandlade ärendet vid sitt sammanträde 2011-04-19. Beslutet är verkställt inom rimlig tid enligt beslutsfattarnas intentioner. 4.12 Policy för barnkonventionen i Tierps kommun, KF 15, 2011-02-22 Fullmäktige antog i februari 2011 en policy för barnkonventionen samt en barnchecklista. Av den antagna policyn framgår bland annat att en handlingsplan ska kopplas till policyn där man på verksamhetsnivå ska ta ställning till hur barnkonventionen ska förverkligas och dessutom ska handlingsplanen redovisa hur barnchecklistan ska användas vid beslutsfattande. Dessutom ska barnchecklistan användas och bifogas varje beslut som fattas av utskotten, blockchefer och verksamhetschefer. 7 av 11

Har direktivet om framtagande av handlingsplan verkställts? Nej. Bifogas barnchecklistan till de beslut som utskotten fattat? Nej. Beslutet är inte verkställt. Ärendet hamnade hos utskottet för barn och ungdom som anser det vara en kommunövergripande fråga varför ärendet ska föras över till kommunstyrelsens arbetsutskott för behandling. Till viss del får beslutet anses vara svårt att verkställa till fullo om verkligen varje beslut som fattas ska åtföljas av barnchecklistan vilket innebär att även beslut som på intet sätt påverkar barn (t ex beslut om nya attestanter) enligt beslutsformuleringen ska åtföljas av en barnchecklista. 5 Expediering, bevakning och återrapportering 5.1 Rutiner för expediering av beslut Ansvaret för expediering av beslut ligger på respektive sekreterare. Denne avgör vem/vilka som ska få sig beslutet tilldelat. Det anges på originalprotokollet vem/vilka som ärendet expedierats till. Det noteras också i diariet hur beslutet expedierats Om beslut fattats som är av kommunövergripande karaktär, ex vis policys eller andra riktlinjer, så expedieras beslut och handling till den handläggare som ansvarar för ärendet. Denne förutsätts sedan se till att beslutet vidareexpedieras ut i organisationen. Styrdokument av kommunövergripande natur läggs ut på kommunens intranät (Insidan). Ansvaret för at så sker ligger på respektive sekreterare (även om det inte är denne som rent praktiskt sköter publiceringen). Det ligger ett ansvar hos alla anställda att gå in där ibland och hållas sig uppdaterad om eventuella nya beslutade riktlinjer. Expedieringsrutinerna bedöms i stort vara ändamålsenliga. Eftersom beslut ibland expedieras till en större grupp handläggare skulle säkerheten öka om det angavs om expediering sker för kännedom eller för åtgärd. Detta minska risken för att beslut faller mellan stolarna. 5.2 Rutiner för bevakning och återrapportering Kommunen använder dokumenthanteringssystemet Ess Vision Evolution. I detta system finns möjligheten till att lägga in bevakning på ärenden som ska återkomma för rapportering eller ny behandling. Funktionen används inte fullt ut utan det finns manuella bevakningsrutiner. Sekreterarna bör träffas och komma överens om hur 8 av 11

bevakningsfunktionen i systemet ska användas. Detta minskar sårbarheten vid längre tids frånvaro eftersom det då lir lättare att ta över någon annans sekreteraroch bevakningsroll. Det har i granskningsarbetet noterats att besluten i varierande grad innehåller uppgift om när ett uppdrag förväntas vara utfört och när återrapportering ska ske. Fullmäktige, styrelse och utskott kan i högre grad foga en tidplan till beslut som ska återkomma till beslutsfattarna. Sådana ärenden bör sättas upp på en bevakningslista som stäms av vid beredningen eller utskottens/kommunstyrelsens sammanträden. Granskningsresultatet pekar mot att ett sådant förfaringssätt är nödvändigt. 6 Revisionell bedömning Den revisionsfråga som ska besvaras är om det finns bevaknings- och återrapporteringsrutiner och om demokratiskt fattade beslut blir verkställda. Av de tolv beslut som följts upp vad avser verkställighet har fem stycken (4.3, 4.5, 4.8, 4.10 och 4.11) verkställts på det sätt som beslutsfattarna enligt beslutsformuleringen avsåg. Detta innebär att efter i snitt ca två år är ännu sju beslut inte verkställda. Tierps kommun har genomgått förändringar vad avser organisationen och det har skett vissa personalförändringar vilket kan ha påverkat verkställighetsgraden. Detta är inget riktigt skäl till varför politiskt fattade beslut inte blir verkställda. Med tydliga beslutsformuleringar om vad som ska åstadkommas och när det ska återrapporteras kombinerat med ett väl fungerande bevakningssystem säkerställs att besluten verkställs och att beslutsfattarna får kvitto på att åtgärderna vidtagits. Sammantaget gör jag bedömningen att expedieringsrutinerna i stort är tillfredsställande bevaknings- och återrapporteringsrutinerna inte är ändamålsenliga verkställighet saknas i alltför hög utsträckning för att kunna anses vara tillfredställande 9 av 11

Ove Axelsson Projektledare Roger Burström Uppdragsledare 10 av 11

11 av 11