Övning 1 Söka information Ett antal personer i ditt företag kommer att åka på konferens i tre dagar för att diskutera företagets framtid. Av erfarenhet vet man att det är effektivast att resa bort till en neutral miljö där privatlivet inte i onödan påverkar koncentrationen man/hustru, barn, vänner och dylikt. Deltagarna ska inkvarteras på hotell eller konferensanläggning. Du har i stort sätt fått fria händer när det gäller att planera konferensen. Du har fått ett par instruktioner: Det ska vara en lugn och trivsam miljö och arrangören måste ha mycket god vana vid att anordna konferenser. Håll nere kostnaderna! Några frågor du måste ställa dig: Var blir det mest praktiskt och billigast: att hålla konferensen i Sverige eller i utlandet? Ska den förläggas över en helg eller mitt i veckan? Ska ni välja en konferensanläggning eller ett hotell? Kanske har företaget till och med en egen anläggning? Ska ni resa med buss, flyg eller ordna en tågkupé med konferensmöjligheter? Går det att utnyttja restiden? Maten är alltid viktig. Äter man gott så mår man gott! Är det någon i gruppen som har speciella önskemål, t ex vegetarisk kost, så måste det gå att ordna. Dela upp er i grupper om två och två. Sök informationen på Internet och sätt samman minst två förslag. När ni är klara ska ni presentera era förslag för en av de andra grupperna som i sin tur presenterar sina förslag för er. Övningar 2 Information eller reklam Med jämna mellanrum får du säkert hem broschyrer som informerar om ändringar i kollektivtrafiken eller planerade nybyggnationer. Kanske har du också fått broschyrer med erbjudanden om billiga bussresor eller med hjälp av hyresrabatt lockats att flytta in i ett nytt bostadsområde. 4
Tänk efter var den stora skillnaden ligger mellan dessa olika exempel. Är tonen annorlunda och finns det speciella ord som ofta förekommer i den ena men inte i den andra typen (t ex EXTRAPRIS, BILLIGT mm)? Skriv en kort information om den kurs du läser, ca 10 rader. Tänk dig sedan att du arbetar på ett utbildningsföretag och ska försöka sälja utbildningsplatser till kursen. Övning 3 Word som layoutverktyg Du har sett att du kan använda Word som ett layoutprogram. Vilka av visningslägena Normal, Webblayout, Utskriftslayout, Disposition och Dokumentöversikt passas bäst för följande arbeten i Word? a. Du vill foga in bilder i ett dokument. b. Du vill skapa en webbsida. c. Du vill kunna titta efter om du fått rätt nivå på rubrikerna. d. Du vill kunna få en överblick över hur sidan ser ut i färdigt skick. e. Du vill kunna redigera text snabbt och enkelt utan att störas av sidbrytningar och annat. Övning 4 Skapa radbrytning och indrag a. Förklara varför du inte får använda Retur-/Entertangenten vid radbrytning. Ge några exempel. b. Förklara varför du inte bör använda blanksteg för att skapa indrag. Övning 5 Specialtecken Skriv av (kopiera inte) följande text: Det händer då och då att du behöver använda specialtecken. Ofta handlar det om att skriva valutor som yen eller euro _. Andra tecken som du kommer att stöta på då och då är eller, som visar varumärke eller att någonting är upphovsrättskyddat. I webbadresser är det vanligt med tilde-tecken: ~. I vissa fall kan det vara bra att kunna stryka över en rad. Det kallas för genomstruken text. Siffror och bokstäver blir ibland snygga av att ANVÄNDA KAPITÄLER. Kapitäler ÄR DOCK INTE SAMMA SAK SOM ATT SKRIVA stora bokstäver. Övning 6 Stavningkontroll Om du inte redan arbetar i Word ska du se till att öppna texten nedan i Word 2000. Om du vill kan du kopiera in den i ett nytt dokument. Se till att rätta 5
stavning och grammatik. Tänk på att alltid noggrant kontrollera varje ändring programmet kan faktiskt ha fel! När du sätter dig ner och ska göra en skriftlig presenttation är risken stor att du fastnar i planeringsstadiet. Du söker efter en lämpliga teckensnitt för rubriker och brödtext, och funderar på vilka bilder du ska lägga in. Du använda kantlinjer och ska de vara tunn eller tjocka? Inledningen känns viktig hur ska du börja presentationer? På det här sätt kommer du inte ens att få till huvudrubriken innan arbetet ska vara färdiggt. Ett bra råd är att du så snabbt som möjligt skriva ne det du vill ha sakt. Strunta i utformning och stavning. Tankar och idéer är flyktiga ting som snabbt bör komma på papper. När du väl vet vad din presentation ska handla om, kommer mycket att ge sig av sig självt. Så gott som alla program levereras med en uppsättning mallar. Det är inget fel på dem förutom att de oftast följer amerikansk standard. De flesta företag har egen mallar med bland annat brevhuvud och logatyp inlagda. Kanske kommer det en dag att falla på din lott att skapa sådana mallar för det företag du arbetar på eller det företag du själv har startat. din första utmaning kommer säkert att bli att skriav en ansökan. Det spelar ingen roll om du söker en anställning eller försöker motivera en bank att låna pengar till din affärsidé ger du ett oprofessionellt intryck minskardina chanser. Övning 7 Avstavning Ge texten nedan rak höger- och vänsterkant och stava av orden så att texten blir jämn och snygg. Välj gärna manuell avstavning. Skriv ut texten och se om du är nöjd med resultatet, annars gör om avstavningen. En annan av Words många språkliga verktyg är avstavning. Det kan du använda för att dela upp ord som är för långa och som skapar en taggig text eller för att skapa text med rak högerkant (som i många tidningar och böcker). Du väljer avstavning under Verktyg/Språk/Avstavning Du bör alltid välja manuell avstavning, så att du själv kan kontrollera att Word inte gör fel. Word kan åstadkomma många saker, men språkkänsla och kunskaper hur du avstavar ord måste du ha själv! Du kan också själv avstava utvalda, längre ord. Detta gör du genom att använda ett så kallat mjukt bindestreck som delar av långa ord som hamnar sist på en rad: [Ctrl]+[Bindestreck]. Fördelen med ett mjukt bindestreck är att det bara används där när det behövs. Gör du förändringar i texten som gör att ordet inte längre bör avstavas försvinner bindestrecket automatiskt. Ett så kallat hårt bindestreck förhindrar att ord eller tal (t.ex. telefonnummer) radbryts vid bindestrecket. Ett hårt bindestreck skapar du medföljande: [Ctrl]+[Skift]+[Bindestreck] 6
Övning 8 Ergonomi Information och layout Hur skulle du själv kunna förbättra din egen arbetsmiljö? Gör en checklista med 10 punkter. Använd punklista, Times New Roman 12 punkter. Övning 9 Vänsterställs brev Tänk dig att du ska starta en affär som säljer sportkläder och/eller sportutrustning. I ditt kvarter finns en ledig lokal som hade varit perfekt för dig. Problemet är bara att fastighetsägaren inte är speciellt sportintresserad och mycket hellre skulle vilja att där låg en zooaffär. Skriv ett vänsterställt affärsbrev där du argumenterar för din affärsidé. Övning 10 högerställt brev Ditt konferensförslag (övning 1) blev så bra att företagsledningen har bestämt att även bjuda med samarbetspartnern VRTR AB. Eftersom planer finns på ytterligare fördjupat samarbete mellan företagen anses det viktigt att VRTR AB är med och samordnar framtidsplaneringen. Det blir din uppgift att skriva brevet som inbjuder VRTR AB att delta i konferensen. Företagsledningen är mycket angelägen om att få med VRTR AB på konferensen därför får du instruktionen att vara mycket övertygande i din argumentering samtidigt som du håller en artig och trevlig ton i brevet. I företagets adressregister hittar du följande uppgifter: VRTR AB Box 001 00 Vedudden 8 013 21 SIGTUNA Kontaktperson: Eric Linder, vd. Du väljer att skriva ett högerställt brev. Skriv ut brevet och glöm inte din signatur innan du stoppar det i kuvertet. Använder du inte fönsterkuvert bör du tänka på att skriva adressen innan du stoppar brevet i kuvertet eftersom texten lätt ger avtryck på brevpappret under. Övning 11 Offert Din sportaffär går så bra att den lokala fotbollsklubben hör av sig och vill veta vad det skulle kosta att förse laget med skor och kläder. Givetvis ska tröjorna ha föreningens logo. 7
Skriv en offert där du erbjuder klubben full utrustning till ett fast pris av 25 000 kr. För det får dem: 30 tröjor á 150 kr = 5 250 kr 30 par byxor á 150 kr = 4 500 kr 30 x 5 par strumpor á 20 kr = 3 000 kr 30 par skor á 500 kr = 15 000 kr Utöver detta kan du erbjuda träningsoveraller för 450 kr styck och duschhanddukar med logo för 160 kr styck. Föreningen är en av dina första större kunder därför känner du dig lite osäker. Priserna ovan är inklusive moms, men frågan är om föreningar betalar moms? Fotbollsföreningen är inte registrerad som bolag. Innan du skriver din offert gå in på skatteverkets sida på Internet (www.rsv.se) och sök information. Övning 12 Faktura Gratulerar! Du fick igenom affären med fotbollsklubben. Vad du fick sålt och hur mycket vet du bäst själv. Skicka klubben en faktura på beloppet. Övning 13 Informationsblad Din sportaffär Sport MM går nu så bra att du har bestämt dig för att öppna filialer i flera städer. I samband med att du öppnar dina nya affärer bestämmer du dig för att skriva ett informationsblad för att uppmuntra dina nyanställda. Informationsbladet ska innehålla följande punkter: Välkommen till Sport MM AB: (Till ex: Gratulerar! Du är en av de mycket speciella som har blivit utvald att få vara med och utvecklar Sport MM. Som medarbetare har du en viktig uppgift ) Mål för Sport MM AB: (Ex: Målet är att bli bäst i Sverige på sportartiklar. Vi vill ge våra kunder högsta kvalitet till humanaste priser. Vi nöjer oss inte med att vara bra så länge vi kan bli bättre mm) Regler för de anställda: (Ex: rökning på arbetsplatsen, raster mm) Semester och förmåner: 8
(Ex: livförsäkring, olycksfallsförsäkring, gratis gym mm) Information och layout Informationsbladet ska vara i två spalter, ha sidfot och sidhuvud och ha minst en bild från ClipArt. Övning 14 Skapa ett bildspel i PowerPoint Du ska med utgångspunkt från informationsbladet i föregående övning skapa ett bildspel. 9