Sevederummet, stadshuset, Vimmerby Torsdagen den27mars 2014, kl 08:

Vimmerby kommun www. vimmerby.se SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL l (l) Sammanträdesdatum 2014-03-27 Valnämnden Sevederummet, stadshuset, Vimmerby Torsdagen den27mars 2014, kl 08:30-10.00 Beslutande ledamöter Tjänstgörande ersättare Övriga deltagare J usleringens plats och tid Ingela Nilsson Nachtweij (C), ordförande Annika Högberg (S) Annika Carlson (M) Ola Gustafsson (KD) Börje Forss (FP), anlände 09.15. Lars Johansson (V) Caroline Axelsson (MP) Leif Carlson (M) Bengt Barkstam (SD) Kanslijurist Therese Jigsved Registrator Marize Viderström Administratör Liselott Frejd Bibliotekschef Margret Halvardsson Lärare Peter Gustafsson Elevrådets sekreterare Lisa Blom Caroline Axelsson (MP) Vimmerby 2014-03-31 Paragrafer 22-30 Underskrifter sekreterare ~~~ Therese Jigsved Ordforande ~~ 0 &?:Lolcl,k~- Caroline Axelsson Anslag/bevis Organ Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp Protokollets förvaringsplats Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Valnämnden 2014-03-27 2014-04-01 Datutn då anslaget tas ned Administrativa avdelningen 2014-04-24 Underskrift Therese Jigsved

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidnr Sammanträdesdatum 1(1) VAL 22 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomgång av förra mötets protokoll Valnämnden beslutar att godkänna protokollet och lägga det till handlingarna. Vid dagens sammanträde föreligger protokoll från valnämndens sammanträde 2014-02-27 får genomgång.

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sictm Satmnanträdesdatum 1(1). VAL 23 Inkomna handlingar Valnämnden beslutar Dnr 51/2013 Kod 111 att lägga informationen till handlingarna. Vid dagens sammanträde föreligger följande inkomna handlingar: -Valmyndighetens nyhetsbrev 2014:5, 2014:6 och 2014:7. A v nyhetsbreven framkommer bland annat att utbildningsfilmerna med tillhörande kunskapstest är klara och finns publicerade på nätet. Av nyhetsbreven framkommer också att val- och röstningslokaler publiceras på Valmyndighetens hemsida den 17 mars 2014. Behöver man göra ändringar efter det kontakter man länsstyrelsen fram till den 24 april. Den 25 april fastställs röstlängden. Valsedelsställ ska kunna införskaffas genom Valmyndigheten. Senast den17mars ska valmaterial till RKL-valen beställas. A v nyhetsbreven framkommer också att bland annat att Posten och Valmyndigheten har slutit ett centralt avtal som omfattar distribution av förtidsröster som ska skickas av valnämnden till annan kommun.

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidm Sammanträdesdatum 1(2) VAL 24 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomgång av vallokaler- avrapportering Valnämnden beslutar att godkänna redovisningen av genomgången av vallokaler. Vid valnämndens sammanträde 2014-01-23 diskuterades behovet av att gå igenom samtliga vallokaler då tillgängligheten kanske inte är tillräckligt bra. Varje valdistrikt skall ha en vallokal och de lokaler som använts vid tidigare val har bokats. Vallokaler bör vara centralt placerade i valdistriktet. Man bör undvika lokaler med politisk eller religiös anknytning, men det är inget absolut krav. Infår genomgång av vallokalerna är det bra att ha avstämning med tillgänglighetsrådet Leif Carlson (M) informerade om att tillgänglighetsrådet har medel avsatt för åtgärder som främjar tillgänglighet. Om det behöver vidtas några åtgärder för att göra vallokalerna tillgängliga så kan medel äskas via tillgänglighetsrådet. Valnämnden beslutade 2013-01-23 att uppdra åt valnämndens ordförande Ingela Nilsson Nachtweij (C) och administratör Liselott Frejd att gå igenom varje vallokal och lämna förslag till eventuella åtgärder. Tillgänglighetsrådet utsåg 2014-02-14 Mattias Kronstrand att vara tillgänglighetsrådets kontaktperson i samband med genomgång av vallokalerna. Vid dagens sammanträde redogör Ingela Nilsson Nachtweij (C) och administratör Liselott Frejd för den genomgång av vallokaler som gjorts utanför tätorten. Ingela Nilsson Nachtweij (C) och Liselott Frejd har på plats gått igenom och träffat vaktmästare till varje vallokal. Det återstår att gå igenom vallokalerna i Vimmerby tätort. slutrapportering görs vid nästa sammanträde. Utdragsbestyrkuiug

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidm Sammanträdesdatum 2(2) Kontakt har också tagits med Handisam, som är en myndighet som samordnar, påskyndar och följer upp funktionshinderspolitiken. Randisam har bistått med checklista som använts vid genomgång av lokalerna. Valnämnden beslutade 2014-02-27 att godkänna dagens redovisning, samt att förteckna ärendet till nästa sammanträde för slutrapportering. Vid dagens sammanträde redovisar administratör Liselott Frejd slutlig genomgång av samtliga vallokaler. Eftersom Vitnarskolans cafeteria skall renoveras under våren kommer istället Vitnarskolans matsal att användas som vallokal. Röda Tvättstugan har också gåtts igenom och där finns en del saker som behöver åtgärdas. Folkhälsosamordnare Anders Degennan är ansvarig för att arbeta vidare med Röda Tvättstugan så att den kan användas som röstningslokal. Valnämnden anser att målet är att det skall finnas möjlighet att skriva ut dubblettröstkort i Röda Tvättstugan. Beslutsunderlag 2013-01-23, VAL 8 Tillgänglighetsrådets beslut, 2014-02-14, 3 2014-02-27, VAL 13 Sändlista Administratör Liselott Frejd Folkhälsosamordnare Anders Degerman C 'if

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidnr Satmnanträdesdatum 1(2) VAL 25 Dnr 51/2013 Kod 111 Vallokaler och öppettider i vallokalerna beträffande EUparlamentsvalet den 25 maj 2014 Valnämnden beslutar att lägga länsstyrelsen i Kalmar läns yttrande till handlingarna. Vid dagens sammanträde föreligger förslag till vallokaler och öppettider i vallokalerna under valdagen den 25 maj 2014. Vimmerby kommun har tretton valdistrikt, varav åtta utanför tätorten. Normala öppettider i samband med ED-parlamentsvalet är mellan kl 08.00 fram till21.00. Vid tidigare val har det varit begränsade öppettider vid ett antal valdistrikt utanför tätorten. Följande valdistrikt föreslås ha begränsade öppettider mellan kl 08.00-14.00 och 17.00-21.00: 0301 Rumskulla-Pelame 0501 Frödinge 060 l Locknevi 0701 Djursdala 0801 Gullringen 0901 Tuna Dessa valdistrikt har inte så många röstberättigade och de har tidigare haft avkortade öppettider och det har fungerat väl. Valnämnden gör bedömningen att väljama får tillräckligt goda möjligheter att rösta trots begränsningen. Valnämnden beslutade 2014-02-27 att godkänna föreliggande förslag till vallokaler och öppettider i vallokalerna beträffande ED-parlamentsvalet den 25 maj 2014, samt att skicka över beslutet tilllänsstyrelsen i Kalmar län för yttrande. Vid dagens sammanträde föreligger länsstyrelsen i Kalmar läns yttrande i ärendet.

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sictm Sammanträdesdatum 2(2) Länsstyrelsen i Kalmar län har inget att erinra mot nämndens beslut om avkortade öppettider vid BU-parlamentsvalet. Beslutsunderlag Öppettider för vallokalerna EU-val den 2014-05-25, Id 2014.698 2014-02-27, VAL 14 Yttrande från länsstyrelsen i Kalmar län angående avkortat öppethållande, Id 2014.723. Sändlista Administratör Liselott Frejd

~ VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sictm Smmnanträdesdatum 1(2) VAL 26 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomförande av skolval 2014 Valnämnden beslutar att uppdra åt ordföranden Ingela Nilsson Nachtweij (C) att ta fram inbjudan till valinformation i samråd verksamhetscheflena Nimhed Högback och lärare Peter Gustafsson. Vid beredningens sammanträde 2014-01-23 diskuterades frågan om skolval både vad gäller EU-valet i maj och det allmänna valet i september. Leif Carlson (M) informerade om insatsen som gjordes vid förra valet. Vid valet 2010 arrangerades det partiinformation på Vimmerby gymnasium där samtliga partier som fanns representerade i fullmäktige bjöds in för att infonnera. Därefter arrangerades förtidsröstning i bibliotekets lokaler för de skolungdomar som hade rösträtt och det genomfördes också vanliga skolval för icke-röstberättigade skolungdomar. Valnämnden beslutade att till nästa sammanträde bjuda in verksamhetschef Lena Nimhed Högback och Leif Carlson (M) för fortsatt diskussion om genomförande av skolvalen 2014. Vid dagens sammanträde deltar verksamhetscheflena Nimhed Högback och Leif Carlson (M). Det är positivt att partiinformation genomförs på skoloma och att samtliga partier som sitter i fullmäktige bjuds in att delta. Genomförande av förtidsröstning och skolval bör genomföras i anslutning till partiinfonnationen, men det bör inte genomföras samma dag. Valnämnden beslutade 2014-02-27 att uppdra åt ordföranden Ingela Nilsson Nachtweij (C) att bjuda in till möte med berörda personer under mars 2014 för planering av partiinfonnation och skolval Ett möte om skolvalet ägde rum 2014-03-12 och ordföranden Ingela Nilsson Nachtweij (C), verksamhetscheflena Nimhed Högback, administratör Liselott Frejd, registrator Marize Viderström och ett flertallärare från gymnasiet, Astrid Lindgren skolan och Vimarskolan deltog.

Jr~ VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidnr Sammanträdesdatum 2(2) Vid dagens sammanträde deltar lärare Peter Gustafsson och elevrådets sekreterare på Vimmerby gymnasium Lisa Blom. Skolvalen kommer att äga rum den 23 maj 2014 vad gäller val till Europaparlamentet och den 12 september 2014 vad gäller det allmänna valet. När det gäller skolvalet den 12 september så blir det val till riksdagen och inte tilllandsting eller kommunfullmäktige. Skolorna har anmält sig till skolvalet och får därigenom valpaket med röstsedlar, kuvert och annat material. Det är osäkert om Astrid Lindgren skolan och Vimarskolan ska delta den 23 maj, men de planerar i vart fall att delta den 12 september. Vimmerby gymnasium planerar att genomföra skolval vid båda tillfällena. Valinformation kommer att hållas på Vimmerby gymnasium någon gång i mitten av maj och i början av september. Inbjudan till valinformation tas fram i samråd mellan valnämndens ordförande, verksamhetscheflena Nimhed Högback och lärare Peter Gustafsson. Varje parti som representerar Sverige i Europaparlamentet ska bjudas in till valinformationen och det är följande partier: Moderaterna, Folkpartiet, Centerpartiet, Kristdemokraterna, Socialdemokraterna, Vänsterpartiet, Miljöpartiet, Sverigedemokraterna, Feministiskt initiativ, Junilistan och Piratpartiet Varje parti bestämmer själv vem som ska representera partiet. Någon debatt får inte förekomma utan varje parti ska lämna partiinfonnation under ca 15 minuter. Till valinformationen som hålls i början av september skall de partier som sitter i riksdagen bjudas in vilket är följande partier: Moderaterna, Folkpartiet, Centerpartiet, Kristdemokraterna, Socialdemokraterna, Vänsterpartiet, Miljöpartiet och Sverigedemokraterna. Beslutsunderlag 2014-01-23, VAL 7 2014-02-27, VAL 17 Sändlista Ordföranden Ingela Nilsson Nachtweij VerksamhetschefLena Nimhed Högback Lärare Peter Gustafsson INN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidnr Sammanträdesdatum l ( 2) VAL 27 Dnr 51/2013 Kod 111 Arvoden för röstmottagare - avrapportering Valnämnden beslutar att godkänna avrapporteringen och förtecknar ärendet om arvoden till röstmottagare till nästa sammanträde. Sammanträdesarvode för valförrättare är för närvarande 120 kr per timme. Valdistriktsordfårande har därutöver 500 kr som ett engångsbelopp. Reseersättning utgår också. Nuvarande arvode fastställdes av valnämnden 2009-11-19, VN 69. Vid valnämndens sammanträde 2013-12-05 diskuterades frågan om arvoden får röstmottagare och om vice ordfårande i ett valdistrikt bör få ett särskilt arvode. För närvarande är det endast ordfåranden som får ett särskilt arvode, men eftersom vice ordföranden ibland kan behöva träda in så kan det vara rimligt att också ge ett särskilt arvode får vice ordföranden utöver timersättningen. Valnämnden beslutade 2014-01-23 att uppdra åt valadministrationen att till nästa sammanträde ta fram redogörelse får vad det skulle kosta att höja timarvodet till l 50 kr/timme istället får nuvarande 120 kr/timme och att ge 250 kr till den som är vice ordfårande i ett valdistrikt. Vid dagens sammanträde föreligger redogörelse får vad det beräknas kosta att höja timarvodet från 120 kr/timme till l 50 kr/timme och införa ett särskilt arvode får vice ordfårande. Att införa ett arvode om 250 kr får vice ordfårande kostar 3 250 kr då Vimmerby har 13 valdistrikt. Att höja timarvodet beräknas öka kostnaderna med ca 33 000 kr vad gäller det allmänna valet och med ca 48 000 kr i fårhållande till utfallet får EDvalet 2009 då arvodet var l 00 kr/timme. INN

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidm Satmnanträdesdatum 2(2) Beslutsunderlag 2009-11-19, VN 69 2013-12-05, VN 23 2013-01-23, VN 9 Redogörelse for höjning av arvoden for röstmottagare, Id 2014.914 Sändlista Kanslijurist Therese Jigsved Registrator Marize Viderström IN~ C? /

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidnr Sammanträdesdatum 1(2) VAL 28 Dnr 51/2013 Kod 111 Röstmottagare vid valen 2014- avrapportering Valnämnden beslutar att godkänna redovisningen av röstmottagare infår valen 2014 att uppdra åt kanslijurist Therese Jigsved att planera får utbildning av röstmottagare får båda valen. Under slutet av november 2013 skickades en fårfrågan till samtliga tidigare röstmottagare i allmänna valet 2010 om deras intresse att delta som röstmottagare även i valen 2014. Vid valnämndens sammanträde 2014-01-23 redogjorde kanslijurist Therese Jigsved får det aktuella läget vad gäller röstmottagare. Flera valdistrikt i tätorten har stort behov av att rekrytera röstmottagare, medan valdistrikten utanfår tätorten i huvudsak har tillräckligt med röstmottagare. Valnämnden beslutade 2014-01-23 att godkänna avrapporteringen, samt att uppdra åt valnämnden och valadministrationen att lämna fårslag till röstmottagare. Vid dagens sammanträde redogör kanslijurist Therese Jigsved får sammanställningen av röstmottagare till BU-parlamentsvalet den 25 maj 2014. Varje valdistrikt är bemannat med som minst fem röstmottagare i Djursdala till åtta röstmottagare i flera av valdistrikten i Vimmerby tätort. Drygt 30 av röstmottagama är rekryterade infår årets val. Totalt har Vimmerby kommun nära 90 röstmottagare infår BU-parlamentsvalet, vilket bedöms vara fullt tillräckligt.

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidru Sammanträdesdatum 2(2) Rekrytering av röstmottagare har även gjorts till det allmänna valet den 14 september 2014 och även där är nästan alla poster tillsatta. Vid det allmänna valet kommer flera valdistrikt att ha något fler röstmottagare. Vissajusteringar kan också behöva göras efter ED-parlamentsvalet inför det allmänna valet. Utbildning inför ED-parlamentsvalet för hela valnämnden och samtliga röstmottagare som tjänstgör på valdagen kommer att äga rum tisdagen den 6 maj 2014 i Plenisalen, stadshuset. Utbildning kommer också att äga rum i bötjan av september inför det allmänna valet. Bibliotekschef Margret Halvardson ansvarar för utbildning av sina anställda som arbetar med förtidsröstningen. Beslutsunderlag Förfrågan om deltagande som valdeputerad vid valen 2014, Id 2013.3149 2014-01-23, V AL 5 Förteckning över röstmottagare till ED-parlamentsvalet, Id 2014.923 Förteckning över röstmottagare till allmänna val, Id 2014.924 Sändlista Bibliotekschef Margret Halvardson Kanslijurist Therese Jigsved Registrator Marize Viderström UtdragsbestyJ kning

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidnr Satmnanträdesdatum 1(3) VAL 29 Dnr 51/2013 Kod 111 Förtidsröstning - aktiviteter inför valen i Röda Tvättstugan Valnämnden beslutar att uppdra åt ordforanden Ingela Nilsson Nachtweij (C) att besluta om aktiviteter i Röda Tvättstugan utifrån forslag som folkhälsosamordnare Anders Degennarr kommer att lämna. Vid valnämndens sammanträde 2013-12-05 deltog bibliotekschef Marget Halvardson som redogjorde for forslaget till hur fårtidsröstning skall gå till under valen 2014. Förtidsröstningen kommer att äga rum mellan 7-25 maj får Europaparlamentsvalet och mellan 27 augusti till14 september får det allmänna valet. Biblioteket har haft hand om fårtidsröstning under flera val och fårtidsröstning kommer att äga rum i Vimmerby huvudbibliotek, storebro biblioteksfilial och Södra Vi biblioteksfilial. Bibliotekets arbete med valet kommer bland annat att vara att utbilda sin personal, iordningställa fårtidsröstningslokalema, ta emot röster i lokalerna och från ombud, skriva ut nya röstkort, räkna röster efter stängning, köra in röstema från filialerna morgonen efter den dag man haft öppet samt sortera röster på morgonen efter varje valdag. För att göra detta begär biblioteket l 00 000 kr i ersättning per val. Valnämnden ansåg att kostnaden for BU-valet bör vara mindre än det allmänna valet. Vid de forra valen utforde biblioteket ej sortering av röster eller frakt. Valnämnden beslutade 2013-12-05 att ställa sig positiv till att biblioteket genomfår fortidsröstningen under båda valen 2014, Protoko11justerare JNN

~ VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidnr Sammanträdesdatum 2(3) att uppdra åt bibliotekschefmargret Halvardson att ta fram en mer specificerad beräkning av kostnaderna där Europaparlamentsvalet bör kosta mindre än det allmänna valet, att ärendet om förtidsröstning tas upp för beslut på valnämndens nästa sammanträde, och att uppdra åt kanslijurist Therese Jigsved att undersöka möjligheten att samordna utbildningsinsatser tillsammans med biblioteket. Vid valnämndens sammanträde 2014-01-23 deltog folkhälsosamordnare Anders Degerman och bibliotekschef Marget Halvardson. Folkhälsosamordnare Anders Degerman berättade om Ungdomsstyrelsens satsning på att få grupper med lågt valdeltagande att öka sitt valdeltagande. Kultur- och fritidsförvaltningen har ansökt om medel för att kunna ha Röda Tvättstugan i bostadsområdet Bullerbyn som förtidsröstningslokal för att öka valdeltagande bland de som bor i det området. Besked om projektansökan kommer i mitten av februari 2014. Kostnaden för kommunen beräknas bli ca 25 000 kr om kommunen ej beviljas projektmedel från Ungdomsstyrelsen för att genomföra förtidsröstning i Röda Tvättstugan. Bibliotekschef Marget Halvardson går igenom reviderat förslag till hur biblioteket kan arrangera förtidsröstningen i Vimmerby kommun inklusive sorteringen av förtidsröster från Röda Tvättstugan. I övrigt är det samma arbetsuppgifter som kommer att utföras som tidigare redovisats. Valnämnden beslutade 2014-01-23 att godkänna föreliggande förslag till genomförande av förtidsröstning i Vimmerby kommun innebärande att biblioteket erhåller 95 000 kr föreu-valet och 100 000 kr för allmänna valet, att förtidsröstning kommer att äga rum i Vimmerby huvudbibliotek, Storebro biblioteksfilial, Södra Vi biblioteksfilial samt Röda Tvättstugan, att uppdra till folkhälsosamordnare Anders Degerman att återkomma angående projektet om förtidsröstning i Röda Tvättstuga, samt INN

~ VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidnr Sa1mnanträdesdatum 3(3) att för det fall det blir avslag på projektansökan om förtidsröstning i Röda Tvättstugan bekosta genomförandet av projektet upp till ett belopp om 25 000 kr. Vid valnämndens sammanträde 2014-02-27 deltog bibliotekschef Margret Halvardson och folkhälsosamordnare Anders Degerman. De presenterade förslag till öppettider för förtidsröstningslokalerna huvudbiblioteket i Vimmerby, biblioteksfilialerna i Södra Vi och Storebro samt Röda Tvättstugan i Vimmerby. Folkhälsosamordnare Anders Degerman berättade att Ungdomsstyrelsen ej beviljat projektansökan från Vimmerby och att valnämnden därför får betala för förtidsröstningen vid Röda Tvättstugan. Diskussion förs om att eventuellt göra några aktiviteter i Röda Tvättstugan innan valen för att väcka intresse och öka valdeltagandet. Valnämnden beslutade 2014-02-27 att att godkänna föreliggande förslag till öppettider för röstningslokalerna för BU-valet och de allmänna valen, samt uppdra åt folkhälsosamordnare Anders Degerman att till nästa sammanträde den 27 mars komma med förslag till aktiviteter i Röda Tvättstugan. Vid dagens sammanträde kunde folkhälsosamordnare Anders Degerman inte delta och det finns inte ännu några färdiga förslag till aktiviteter i Röda Tvättstugan. För att hinna besluta om aktiviteter bör beslutsfattandet delegeras till ordföranden. Beslutsunderlag Sammanställning från bibliotekschefmargret Halvardson, Id 2013.3350 2013-12-05, VAL 21 Sammanställning från bibliotekschefmargret Halvardson, Id 2014.206 2014-01-23, VAL 3 Öppethållande förtidsröstning BU-valet, Id 2014.715 Öppethållande förtidsröstning allmänna valet, Id 2014.716 2014-02-27, VAL 15 Sändlista Bibliotekschef Margret Halvardson Folkhälsosamordnare Anders Degerman lnn

VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidm Satmnanträdesdatum 1(1) VAL 30 Dnr 5112013 Kod 111 Inköp av ordensband för röstmottagare- uppdrag Valnämnden beslutar att uppdra åt kanslijurist Therese Jigsved att slutfora inköp ordensband får röstmottagare. Vid valnämndens sammanträde 2014-02-27 diskuterades behovet av att inskaffa ordensband till samtliga röstmottagare. I samband med de konferenser Vimmerby deltagit i har det framkommit att många kommuner införskaffar tröjor, ordensband eller namnskyltar till röstmottagare och valnämndsledamöter och valkansli. Ordensbanden bör vara vita med svart text och bör kunna användas under flera val. Namnskyltar till valnämnd och valkansli tas fram inom kommunens infonnationsverksamhet. Valnämnden beslutade att uppdra åt valkansliet att undersöka vad det skulle kosta att ta fram ordensband till samtliga röstmottagare. Vid dagens sammanträde redogör kanslijurist Therese Jigsved for de kostnadsforslag som kommit in. Beslutsunderlag 2014-02-27, VAL 16 Sändlista Kanslijurist Therese Jigsved Registrator Marize Viderström