Sevederummet, stadshuset, Vimmerby Torsdagen den 27 februari 2014, kl

Transkript

1 Vimmerby kommun www. vimmerby.se SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL 1(1) Valnämnden Sevederummet, stadshuset, Vimmerby Torsdagen den 27 februari 2014, kl Beslutande ledamöter Tjänstgörande ersättare Ingela Nilsson Nachtweij (C) Claes W etterström (M) Annika Högberg (S) Annika Carlson (M) Ola Gustafsson (KD) Bötje Forss (FP) Lars Johansson (V) Caroline Axelsson (MP) Bengt Barkstam (SD) Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagare Justeringens plats och tid Leif Carlson (M) Kanslijurist Therese Jigsved Registrator Marize Viderström Administratör Liselott Frejd BibliotekschefMargret Halvardsson Folkhälsosamordnare Anders Degerman Lars Johansson (V) Vimmerby Paragrafer Underskrifter sekreterare Ordförande Therese Jigsved "-~~~ Anslag/bevis Organ Sammanträdesdattun Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Valnämnden Datmn då anslaget sätts upp Protokollets förvaringsplats Datum då anslaget tas ned Administrativa avdelningen Underskrift Therese Jigsved

2 Vimmerby kommun www. vimmerby.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1) Smmnanträdesdatum Valnämnden Sevederummet, stadshuset, Vimmerby Torsdagen den 27 februari 2014, kl Beslutande ledamöter Tjänstgörande ersättare Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagare lngela Nilsson Nachtweij (C) Claes W etterström (M) Annika Högberg (S) Annika Carlson (M) Ola Gustafsson (KD) Bötje Forss (FP) Lars Johansson (V) Caroline Axelsson (MP) Bengt Barkstam (SD) Leif Carlson (M) Kanslijurist Therese Jigsved Registrator Marize Viderström Administratör Liselott Frejd Bibliotekschef Margret Halvardsson Foliehälsosamordnare Anders Degerman Justeringens plats och tid Underskrifter sekreterare Lars Johansson (V) Vimmerby /~-- P aragrafer 21 Ordförande,/ ' :::::.::::;:::::" ~- 4 ~~---"""< Lars J o hans son Anslag/bevis Organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Valnämnden Datmn då anslaget sätts upp Dattun då anslaget tas ned Protokollets förvaringsplats Administrativa avdelningen Undersktift Therese Jigsved

3 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr 1(1) VAL 11 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomgång av förra mötets protokoll Valnämnden beslutar att godkänna protokollet och lägga det till handlingarna. Vid dagens sammanträde föreligger protokoll från valnämndens sammanträde för genomgång.

4 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidnr 1(1) VAL 12 Inkomna handlingar Valnämnden beslutar Dnr 51/2013 Kod 111 att lägga informationen till handlingarna. Vid dagens sammanträde föreligger följande inkomna handlingar: -Valmyndighetens nyhetsbrev 2014:4. A v nyhetsbrevet framkommer bland annat att statsbidraget kommer att betalas ut under mars 2014 och loggor får valen finns i valdatasystemet A v nyhetsbrevet lämnas också information om skolvalen och om valsedlar.

5 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr 1(2) VAL 13 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomgång av vallokaler- avrapportering Valnämnden beslutar att godkänna dagens redovisning, samt att förteckna ärendet till nästa sammanträde för slutrapportering. Vid valnämndens sammanträde diskuterades behovet av att gå igenom samtliga vallokaler då tillgängligheten kanske inte är tillräckligt bra. Varje valdistrikt skall ha en vallokal och de lokaler som använts vid tidigare val har bokats. Vallokaler bör vara centralt placerade i valdistriktet. Man bör undvika lokaler med politisk eller religiös anknytning, men det är inget absolut krav. Inför genomgång av vallokalerna är det bra att ha avstämning med tillgänglighetsrådet Leif Carlson (M) informerade om att tillgänglighetsrådet har medel avsatt för åtgärder som främjar tillgänglighet. Om det behöver vidtas några åtgärder för att göra vallokalerna tillgängliga så kan medel äskas via tillgänglighetsrådet Valnämnden beslutade att uppdra åt valnämndens ordförande Ingela Nilsson Nachtweij (C) och administratör Liselott Frejd att gå igenom varje vallokal och lämna förslag till eventuella åtgärder. Tillgänglighetsrådet utsåg Mattias Kronstrand att vara tillgänglighetsrådets kontaktperson i samband med genomgång av vallokalerna. Vid dagens sammanträde redogör Ingela Nilsson Nachtweij (C) och administratör Liselott Frejd för den genomgång av vallokaler som gjorts utanför tätorten. Ingela Nilsson Nachtweij (C) och Liselott Frejd har på plats gått igenom och träffat valdmästare till varje vallokal. Det återstår att gå igenom vallokalerna i Vimmerby tätort. slutrapportering görs vid nästa sammanträde.

6 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidm 2(2) Beslutsunderlag , VAL 8 Tillgänglighetsrådets beslut, , 3 Kanslijurist Therese Jigsved Administratör Liselott Frejd L-3

7 ~ VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidm 1(1) VAL 14 Dnr 51/2013 Kod 111 Vallokaler och öppettider i vallokalerna beträffande EUparlamentsvalet den 25 maj 2014 Valnämnden beslutar att godkänna föreliggande fårslag till vallokaler och öppettider i vallokalerna beträffande BU-parlamentsvalet den 25 maj 2014, samt att skicka över beslutet tilllänsstyrelsen i Kalmar län får yttrande. Vid dagens sammanträde föreligger fårslag till vallokaler och öppettider i vallokalerna under valdagen den 25 maj Vimmerby kommun har tretton valdistrikt, varav åtta utanfår tätorten. Normala öppettider i samband med BU-parlamentsvalet är mellan kl fram till Vid tidigare val har det varit begränsade öppettider vid ett antal valdistrikt utanfår tätorten. Följande valdistrikt föreslås ha begränsade öppettider mellan kl och : 0301 Rumskulla-Pelarne 0501 Frödinge 060 l Locknevi 0701 Djursdala 0801 Gullringen, 0901 Tuna Dessa valdistrikt har inte så många röstberättigade och de har tidigare haft avkortade öppettider och det har fungerat väl. Valnämnden gör bedömningen att väljarna får tillräckligt goda möjligheter att rösta trots begränsningen. Beslutsunderlag Öppettider får vallokalerna BU-val den , Id Länsstyrelsen i Kalmar län Administratör Liselott Frejd

8 ~ VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidnr 1(3) VAL 15 Dnr 51/2013 Kod 111 Förtidsröstning vid valen öppettider och röstningslokaler Valnämnden beslutar att att godkänna föreliggande förslag till öppettider for röstningslokalerna for EU -valet och de allmänna valen, samt uppdra åt folkhälsosamordnare Anders Degerman att till nästa sammanträde den27mars komma med forslag till aktiviteter i Röda Tvättstugan. Vid valnämndens sammanträde deltog bibliotekschef Marget Halvardson som redogjorde for fårslaget till hur fårtidsröstning skall gå till under valen Förtidsröstningen kommer att äga rum mellan 7-25 maj får Europaparlamentsvalet och mellan 27 augusti till14 september for det allmänna valet. Biblioteket har haft hand om fortidsröstning under flera val och fortidsröstning kommer att äga rum i Vimmerby huvudbibliotek, Storebro biblioteksfilial och Södra Vi biblioteksfilial. Bibliotekets arbete med valet kommer bland annat att vara att utbilda sin personal, iordningställa fårtidsröstningslokalema, ta emot röster i lokalerna och från ombud, sicriva ut nya röstkort, räkna röster efter stängning, köra in röstema från filialerna morgonen efter den dag man haft öppet samt sortera röster på morgonen efter varje valdag. För att göra detta begär biblioteket l kr i ersättning per val. Valnämnden ansåg att kostnaden for EU-valet bör vara mindre än det allmänna valet. Vid de forra valen utforde biblioteket ej sortering av röster eller frakt.

9 SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidm 2(3) Valnämnden beslutade att ställa sig positiv till att biblioteket genomför förtidsröstningen under båda valen 2014, att uppdra åt bibliotekschef Margret Halvardson att ta fram en mer specificerad beräkning av kostnaderna där Europaparlamentsvalet bör kosta mindre än det allmänna valet, att ärendet om förtidsröstning tas upp för beslut på valnämndens nästa sammanträde, och att uppdra åt kanslijurist Therese Jigsved att undersöka möjligheten att samordna utbildningsinsatser tillsammans med biblioteket. Vid valnämndens sammanträde deltog folkhälsosamordnare Anders Degerman och bibliotekschef Marget Halvardson. Folkhälsosamordnare Anders Degerman berättade om Ungdomsstyrelsens satsning på att få grupper med lågt valdeltagande att öka sitt valdeltagande. Kultur- och fritidsförvaltningen har ansökt om medel för att kunna ha Röda Tvättstugan i bostadsområdet Bullerbyn som förtidsröstningslokal för att öka valdeltagande bland de som bor i det området. Besked om projektansökan kommer i mitten av februari Kostnaden för kommunen beräknas bli ca kr om kommunen ej beviljas projektmedel från Ungdomsstyrelsen för att genomföra förtidsröstning i Röda Tvättstugan. Bibliotekschef Marget Halvardson går igenom reviderat förslag till hur biblioteket kan arrangera förtidsröstningen i Vimmerby kommun inklusiv~ sorteringen av förtidsröster från Röda Tvättstugan. I övrigt är det samma arbetsuppgifter som kommer att utföras som tidigare redovisats. Valnämnden beslutade att godkänna föreliggande förslag till genomförande av förtidsröstning i Vimmerby kommun innebärande att biblioteket erhåller kr för ED-valet och l kr för allmänna valet, lnn

10 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidnr 3(3) att förtidsröstning kommer att äga rum i Vimmerby huvudbibliotek, storebro biblioteksfilial, Södra Vi biblioteksfilial samt Röda Tvättstugan, att uppdra till folkhälsosamordnare Anders Degerman att återkomma angående projektet om förtidsröstning i Röda Tvättstuga, samt att för det fall det blir avslag på projektansökan om förtidsröstning i Röda Tvättstugan bekosta genomförandet av projektet upp till ett belopp om kr. Vid dagens sammanträde deltar bibliotekschef Margret Halvardson och folkhälsosamordnare Anders Degerman. De presenterar förslag till öppettider för förtidsröstningslokalerna huvudbiblioteket i Vimmerby, biblioteksfilialerna i Södra Vi och Storebro samt Röda Tvättstugan i Vimmerby. Folkhälsosamordnare Anders Degerman berättar att Ungdomsstyrelsen ej beviljat projektansökan från Vimmerby och att valnämnden därför får betala för förtidsröstningen vid Röda Tvättstugan. Diskussion förs om att eventuellt göra några aktiviteter i Röda Tvättstugan innan valen för att väcka intresse och öka valdeltagandet. Beslutsunderlag Sammanställning från bibliotekschefmargret Halvardson, Id , VAL 21 Sammanställning från bibliotekschefmargret Halvardson, Id , VAL 3 Öppethållande förtidsröstning BU-valet, Id Öppethållande förtidsröstning allmänna valet, Id Bibliotekschef Margret Halvardson Folkhälsosamordnare Anders Degerman

11 ~ VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidnr 1(1) VAL 16 Dnr 51/2013 Kod 111 Inköp av ordensband för röstmottagare - uppdrag Valnämnden beslutar att uppdra åt valkansliet att undersöka vad det skulle kosta att ta fram ordensband till samtliga röstmottagare. Vid dagens sammanträde diskuteras behovet av att inskaffa ordensband till samtliga röstmottagare. I samband med de konferenser Vimmerby deltagit i har det framkommit att många kommuner infårskaffar tröjor, ordensband eller namnskyltar till röstmottagare och valnämndsledamöter och valkansli. Ordensbanden bör vara vita med svart text och bör kunna användas under flera val. Namnskyltar till valnämnd och valkansli tas fram inom kommunens informationsverksamhet. Kanslijurist Therese Jigsved

12 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidnr Sammanträdesdattun l (l) VAL 17 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomförande av skolval 2014 Valnämnden beslutar att uppdra åt ordfåranden Ingela Nilsson N achtweij (C) att bjuda in till möte med berörda personer under mars 2014 får planering av partiinformation och skolval Vid beredningens sammanträde diskuterades frågan om skolval både vad gäller BU-valet i maj och det allmänna valet i september. Leif Carlson (M) informerade om insatsen som gjordes vid fårra valet. Vid valet 2010 arrangerades det partiinformation på Vimmerby gymnasium där samtliga partier som fanns representerade i fullmäktige bjöds in får att infonnera. Därefter arrangerades fårtidsröstning i bibliotekets lokaler får de skolungdomar som hade rösträtt och det genomfårdes också vanliga skolval får icke-röstberättigade skolungdomar. Valnämnden beslutade att till nästa sammanträde bjuda in verksamhetschef Lena Nimhed Högback och Leif Carlson (M) får fortsatt diskussion om genomfårande av skolvalen Vid dagens sammanträde deltar verksamhetschef Lena Nimhed Högback och Leif Carlson (M). Det är positivt att partiinformation genomfårs på skoloma och att samtliga partier som sitter i fullmäktige bjuds in att delta. Genomfårande av fårtidsröstning och skolval bör genomfåras i anslutning till partiinformationen, men det bör inte genomfåras samma dag. Beslutsunderlag , VAL 7 Ordfåranden Ingela Nilsson Nachtweij Verksamhetschef Lena Nimhed Högback

13 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidm Smmnanträdesdattnn 1(1) VAL 18 Dnr 51/2013 Kod 111 Förtäring till röstmottagare på valdagarna Valnämnden beslutar att uppdra åt valkansliet att ta in offerter på förtäring till röstmottagama på valdagama och återkomma med förslag. Under valdagen har röstmottagama långa arbetspass och vid dagens sammanträde diskuteras behovet av förtäring. Valnämnden har under tidigare val åkt ut med förtidsröster tidigt under valdagen och då samtidigt distribuerat ut något att förtära till röstmottagama. Tidigare år har det varit kall mat och det är förmodligen lättast att hantera. Valnämnden anser att röstmottagarna behöver få en måltid plus dryck och att valkansliet undersöker frågan vidare. Kanslijurist Therese Jigsved

14 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidnr Sa1mnanträdesdatum 1(1) VAL 19 Dnr 51/2013 Kod 111 Inbjudan till informationsträff från länsstyrelsen i Kalmar län Valnämnden beslutar att utse ordfåranden Ingela Nilsson Nachtweij (C) att delta i informationsträff på länsstyrelsen den 5 mars Vid dagens sammanträde föreligger inbjudan till informationsmöte om valen från länsstyrelsen i Kalmar län. Inbjudan riktar sig främst till ordfårande och valadministratör och mötet äger den 5 mars 2014 i Kalmar. Beslutsunderlag Inbjudan från länsstyrelsen i Kalmar län till informationsträff om val, Id Registrator Marize Viderström l

15 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sic!nr 1(1) VAL 20 Dnr Kod 111 Genomgång av valställ, valurnor och skärmar till vallokalerna Valnämnden beslutar att uppdra åt valkansliet att göra en genomgång av valställ, valurnor och skännar till vallokalerna och göra en avrapportering till nästa sammanträde. Vid dagens sammanträde diskuteras frågan om valställ och om det behöver beställas nya eller fler. Genomgång skulle också behöva göras vad gäller valurnor och skärmar inför valen. Kanslijurist Therese Jigsved

16 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sictnr Smmnanträdesdatum 1(1) VAL 21 Dnr 51/2013 Kod 111 Delegationsordning för valnämnden Valnämnden godkänner föreliggande fårslag till delegationsordning. En nämnd får enligt 6 kap 33 kommunallagen uppdra åt ett utskott, en ledamot eller ersättare eller en anställd i kommunen att besluta på nämndens vägnar. Beslut som har fattats med stöd av uppdraget skall enligt 6 kap 34 kommunallagen anmälas till nämnden. En nämnd får enligt 6 kap 36 kommunallagen uppdra åt ordfåranden eller en annan ledamot att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde. I vissa lägen är det viktigt att kunna fatta snabba beslut och möjligheten till detta bör finnas. Vid dagens sammanträde föreligger ett fårsta utkast till delegationsordning får valnämnden. Förslaget till delegationsordning är följande: Brådskande ärenden Beslut i sådana ärenden som är så brådskande att valnämndens beslut ej kan avvaktas i enlighet med 6 kap 36 KL. Beslutet skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Röstmottagare Besluta att anta personer som ordfårande eller vice ordfårande får valdistrikt. Besluta att anta övriga personer som röstmottagare vid val. Ordfårande Ordfårande Kanslijurist Kanslijurist