Husamrådet Slutdokument Projekttid 2008-02-01---05-31 Samverkanspartners Huddinge kommun, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Landstinget (SLL). Kort om projektet/bakgrund Ett huvudflöde för Samordningsförbundet HUSAM är individer som har en långvarig och komplex problematik. För denna behovsgrupp bildades projektet Husamrådet som bestått av representanter från Arbetsförmedling, Försäkringskassa och Huddinge kommuns socialtjänst. Projektets mål har varit att 25 % ska avslutas mot arbete eller egenfinansierade studier. Ett samlokaliserat handläggarteam bildades och tog över ägarskapet för ärendena, och samarbete med Landstinget upparbetades. Handläggarteamets uppdrag var att lotsa individerna till arbete och/eller långsiktig och varaktig försörjning. Korta ledtider samt ett mer aktivt och sammanhållet stöd med fokus på aktivitet och parallella insatser har varit nyckelfaktorer i projektets framgångar. Projektinriktning och behovsbild Syftet har varit att åstadkomma en myndighetsgemensam planering och insats för individer med långvariga och/eller komplexa problem utan fast förankring på arbetsmarknaden. En samlad myndighetsbedömning har gjorts i samtliga ärenden för att förhindra orealistiska åtgärder. Deltagarna har utifrån individuellt stöd lotsats mot arbete och egen försörjning eller mot annan hållbar lösning och varaktig ersättning/försörjning. En mätning av 32 nya deltagare som togs in i projektet under 2009 visar att de i genomsnitt varit borta från arbete/studier i cirka 7 år, och under 2011 var motsvarande siffra 8 år, det vill säga en väldigt lång tid. Ärendetiden om 12 månader blev längre än förväntat, då det tog upp mot ett och ett halvt år för majoriteten att uppnå en hållbar lösning. Ju längre tid i utanförskap, desto längre väg för återinträde i arbetslivet. Över hälften av deltagarna hade grundskola (eller 4 årig-skolgång), som högsta avslutade utbildning. Över hälften av deltagarna var födda utomlands. Cirka 30 % var ensamstående med barn. Runt 50 % hade pågående kontakt med Psykiatriska öppenvårdsmottagningen i Huddinge. Majoriteten av deltagarna uppvisade en mångårig historia av diffusa komplexa problem och utanförskap, och majoriteten hade erfarenhet av att ha skickats runt mellan olika myndigheter, det vi i dagligt tal benämner som att hamna mellan stolarna. Andelen vuxna med psykisk ohälsa och neuropsykiatriska funktionshinder ökade avsevärt mot slutet av projekttiden, medan det vid projektstarten mestadels var deltagare med smärtproblematik. Utveckling och framgångsfaktorer Ett projekt genomgår olika faser och vissa utvecklingsprocesser tar längre tid än andra som ex.vis. att utveckla myndighetsövergripande arbetssätt. Personal från olika myndigheter som går in i ett samverkansprojekt har bl.a. med sig olika arbetskulturer, uppfattningar om varandras myndighetsuppdrag och olika förhållningssätt gentemot kund/brukare/försäkrade/arbetssökande/patient. I detta projekt tog det närmare 1,5 år att komma fram till ett gemensamt och väl fungerande arbetssätt medan det gick snabbare att ta fram gemensamma blanketter, mallar och broschyrer.
Projektet hade samtidigt 45 pågående ärenden med in i projektet från dag 1, ärenden som fanns kvar sedan tidigare frivillig myndighetssamverkan. När vi tittar tillbaka på de drygt 4 år som gått, kan vi konstatera att metodutveckling är något som ständigt pågår och ger frukt. För att befästa en gemensam plattform att utgå ifrån, implementerades värdegrunden och samtliga nya medarbetare genomgick en grundutbildning i lösningsfokuserat förhållningssätt. Projektmedarbetarna kallade sig lotsar, med definitionen att genom motiverande samtal och stöd, lotsa deltagarna mot målet. Så småningom bildades tvärkompetenta lotsteam runt deltagaren utifrån olika konstellationer beroende på var deltagaren befann sig i processen. Allas kompetens togs tillvara när den behövdes som mest, och projektet gav därmed en tydlig signal om arbetslinjen liksom deltagarens eget ansvar och vilket stöd han/hon kunde förvänta sig från HuSamrådet. Husamrådet har haft som rutin att göra en samlad myndighetsbedömning i alla ärenden, vilket underlättades av att myndigheterna var samlokaliserade. Därmed utvecklades också en myndighets-övergripande arbetskultur och delat ansvar genom att alla i projektet ägde ärendet tillsammans. I brist på gemensamt administrativt system arbetade projektet fram ett antal myndighetsgemensamma dokument och blanketter för ex. vis. handlingsplan, kartläggning samt har arbetat utifrån mappsystem. Vidare togs det fram en gemensam brevmall m.m. samt broschyrer för myndighetspersonal och deltagare, dels för att underlätta samverkan liksom för tydligheten gentemot deltagarna om projektets uppdrag. Under hand ökades antalet flerpartsamtal med ansvarig vårdgivare och deltagare, vilket visade sig fungerar utmärkt för att uppnå resultat i rehabiliteringen. Samverkan med psykiatrin utvecklades med fler trepartsmöten för samplanering med deltagaren, om en stegvis ökad kravnivå och en hållbar väg mot arbete. I de fall deltagaren haft olika vårdgivare och många utlåtanden, användes läkarkonsult för flerpartsmöte och samlad bedömning av deltagarens aktivitetsförmåga, även detta i syfte att starta en aktivitet på rätt nivå. Alla deltagare har haft en aktuell handlingsplan där tydlighet skapades kring insatser och tidsplanering. Individens delaktighet och eget ansvar, förstärktes ytterligare bland annat genom att han/hon själv fick fylla i sin handlingsplan. En framgångsfaktor var att starta på rätt nivå och att erbjuda parallella insatser. Det har ex.vis inneburit arbetsträning samtidigt som deltagaren gått på samtal hos kurator och/eller sjukgymnastik. Fokus har varit; aktivitet föder aktivitet. En av framgångsfaktorerna i projektet har varit Helhetssyn, d.v.s. det holistiska perspektivet som utvecklades. Det innebar en kombination av myndighetsövergripande perspektiv med kartläggning av ärendets gång i ett längre överskådligt tidsperspektiv, samt en utgångspunkt ur individens perspektiv. Områden som projektet utvecklat, i korthet: Arbetat fram ett gemensamt och lösningsinriktat förhållningssätt med förmåga att se möjligheter trots komplex och diffus problematik hos individen Ökat deltagarnas förtroende för samverkande myndigheter Parallella insatser, med fokus aktivitet föder aktivitet Arbetat holistiskt, sett till deltagarens hela livssituation och i vissa fall träffat hela familjen/nätverksmöten Utnyttjat alla myndigheters kompetens, och gett varandra ömsesidig handledning i ärenden Fungerande rutiner för sammanfattning och avslut/överlämning av ärenden Gemensam kompetensutveckling och extern handledning, med bieffekter som delat ansvar över myndighetsgränserna Ett utökat nätverk av samarbetspartners (socialpsykiatrin, Habiliteringen, LSS, Affektiva mottagningen HS, privata arbetsgivare m.m.) Köpt in externa stödinsatser som screening av neuropsykiatriska funktionshinder, medicinsk bedömning av aktivitetsförmåga i syfte att lotsa individen på en hållbar väg mot arbete Utvecklat arbetslinjen med gruppaktivitet i lokalen, så kallad jobbklubb, med ökat individuellt stöd och samarbete med jobbmatchare och IT-pedagog från kommunen Förkortat ledtiderna dels genom själva samlokaliseringen, men även genom aktiv bevakning och uppföljning av deltagares tid inom vårdgarantin för ex.vis utredning av neuropsykiatriska funktionshinder
Omvärldskunskap samt utvidgad användning av olika metoder som myndighetsrepresentanterna bidragit med in i projektet Avvikelser/erfarenheter Mycket av de diskussioner och svårigheter som projektet har stött på, skulle ha kunnat undvikas med en grundlig planeringsfas (ex.vis besiktning av lokalen, säkerhetsfrågor, datauppkoppling, arbetsfördelning mellan ordinarie arbete/projektarbete, möteskrockar m.m). Men allt hade förstås inte kunnat planeras bort. Ett projekt genomgår olika faser och vissa utvecklingsprocesser måste få ta sin tid. Det kan exempelvis ta längre tid att utveckla gemensamt arbetssätt som bygger på samverkan mellan myndigheter, än vad det gör att ta fram blanketter och annat material. Det tog närmare ett och ett halvt år för detta projekt att helt komma fram till ett nytt gemensamt fungerande arbetssätt. Under åren har in- och utflödet konstant legat under förväntan. Volymmålet var 90 in/ut per år. Sammantaget har projektet arbetat med 248 deltagare från start till avslut (200802-05). Delar man detta antal med 4,4 år blir det i snitt 56 nya deltagare per år. I augusti 2009 beslutades om fördubblat mål. Tidigare mål att 40 deltagare årligen skulle stödjas mot arbete, och att 10 borde nå fram, d.v.s. 25 % av dem som bedömdes kunna nå arbete (alltså totalt 12 %) inom 12 månader ersattes av att 25 % av samtliga ärenden skulle nå arbete/studier inom 12 månader. I praktiken innebar det en fördubbling av målet, från 10 till 22 deltagare ut i arbete per år. Tidigare fanns även ett delmål där 40 deltagare genom gemensam kartläggning, skulle avslutas långsiktigt med en hållbar försörjning och därmed minimera risken för rundgång i systemen. Detta delmål om långsiktiga avslut togs bort då det inte längre var förenligt med myndigheternas regelverk. I och med ändrad målbild utökades lotsteamet från 2 heltidstjänster till 3 i slutet av 2009. Projektet fortsatte att finjustera arbetssättet till ett mer aktivt och sammanhållet stöd till deltagarna, genom att arbeta i tvärkompetenta Lotsteam runt individen. En revidering har under åren diskuterats både vad gäller mål, volym och ärendetid. Projektets erfarenhet är att målen sammantaget var för högt ställda i relation till behovsgruppens långvariga komplexa problematik och projektets resurser. Personalbemanningen har emellanåt varit bristfällig då projektet periodvis saknat olika myndighetsrepresentanter, vilket bidragit till omstarter och lägre takt i arbetsprocessen som följd. Personal har slutat dels pga att de fått nya tjänster inom sin myndighet, sökt helt nya jobb eller pga föräldraledighet. En större personalomsättning pågick ex.vis i augusti-oktober 2009 då 4 helt nya halvtidslotsar rekryterades (av 6 halvtidslotsar totalt). Samtliga var på plats i november, vilket bidrog till att projektet tappade mycket fart och fokus på individarbetet. Återigen behövs tid till praktiska frågor, arbetsrutiner samt tid för personalen att lära känna sina projektmedarbetare och varandras verksamheter. Lotsarna har arbetat 50 % i projektet och 50 % i moderorganisationen. Detta har medfört många fördelar som förankring av HuSamrådet i moderorganisationen, bibehållen specialistkompetens och att vardagssamverkan har utvecklats. Men det har också inneburit en del praktiska svårigheter som ex. vis krockar kring mötestider och svårigheter att hitta en rimlig arbetsbelastning mellan projekt och moderorganisationen. Regelförändringar och myndigheters anpassning till nya direktiv i socialförsäkringssystemet och omorganisationer/verksamhetsförändringar har delvis haft påverkan på flödet av nytillkomna ärenden. Även arbetsprocessen inom projektet påverkades, som ex.vis medarbetares osäkerhet om vad de skulle ge för besked på deltagarnas frågor kring övergång från en ersättning till en annan. I detta sammanhang uppstod interna livliga diskussioner om vem som hade rätt i fråga om de nya övergångsreglerna. Projektet har efter denna erfarenhet, varit noga med smidiga övergångar och bra överlämningar från en ersättningsform till annan och mellan myndigheter. Likaså har en mall utvecklats för sammanfattning av ärendet, med uppgifter om allt deltagaren erbjudits och genomfört under sin tid i projektet. Sammanfattningen har vid behov lämnats över till berörd myndighet när ärendet avslutats i Husamrådet. Statistik/måluppfyllelse Mål och volymer från februari 2008 - juni
2008 (feb-dec) Nya ärenden 45 (+ 57 från frivillig samverkan) 2009 (helår) 2010 (helår) 2011 (helår) (Janjuni) Summeringar 31 41 64 10 191 + 56 från frivillig samverkan = 247 Avslutade 37 34 53 37 63 224 Varav antal i arbete/studier Ackumulerade ärenden under året 8 5 14 15 11 53 24 % av alla avslutade 102 96 103 114 87 23 kvar till nya insatsen In-utflödet har legat under målet hela projekttiden. Dock är antalet deltagare på helårsbasis runt 100. Av antalet avslutade ärenden, har totalt 24 % gått ut i arbete/studier. 30 Remitterade från... 25 20 15 10 5 0 2011 2010 2009 2008 Arbetsförmedlingen 3 19 6 5 12 Försäkringskassan 3 11 7 14 15 Huddinge Kommun 4 28 23 9 11 Landstinget 0 6 5 3 7 Övrigt 0 4 0 0 0 Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Huddinge Kommun Landstinget Övrigt Flest ärenden (gröna stapeln) är remitterade från Huddinge kommun, Arbete och Försörjning.
Förändring i försörjning (i %) före och efter under åren 2010 til 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Sjukpeng/ers ättning/ akt.ers. A-kassa Aktivitetsstö d CSN Försörjnings stöd annan offentlig försörjning Ingen offentlig försörjning 2010 till före 35% 4% 7% 0% 49% 3% 2% 2010 till efter 19% 1% 16% 2% 36% 1% 20% 2010 till före 2010 till efter före efter 2011 före 2011 efter 2010 före 2010 efter Försörjning före/efter Sjukpeng/ersättning/ akt.ers. 16 11 12 6 20 7 A-kassa 3 1 2 0 0 0 Aktivitetsstöd 4 11 5 1 0 10 CSN 0 0 0 3 0 0 Försörjningsstöd 27 23 21 13 18 13 annan offentlig försörjning 3 1 1 1 0 0 Ingen offentlig försörjning 1 8 2 12 0 7 Tabellen visar förändring i försörjning (antal deltagare) före respektive efter deltagande i Husamrådet under åren 2010 till. Ersättning från sjukförsäkringssystem samt försörjningsstöd har minskat medan andelen som har aktivitetsstöd och som blivit självförsörjande har ökat.
Ekonomiutfall i förhållande till budget Projekt Husamrådet period 200802--06 Utfall Budget Avvikelse 1. Personalkostnader -3489-6124 2635 2. Lokalkostnader -435-635 200 3. Köp av verksamhet / -2624-1205 -1419 Konsulter 4. Övriga kostnader -159 0-159 KOSTNADER Total -6707-7964 Överskott + 1257 2008 2009 2010 2011 UTFAL BUDGET UTFALL BUDGET UTFALL BUDGE UTFA L T LL DGET juni UTFALL BUDGET -724-1460 -840-1670 -1137-2196 -521-491 -267-307 -37-100 -72-127 -131-166 -130-161 -65-81 -621-200 -802-259 -918 323-242 -323-41 -100-41 0-41 0-29 0-29 0-19 0-1423 -1760-1755 -2056-2215 -2685-922 -975-392 -488 Budgetutfallet för 4,4 år visar på en avvikelse som i snitt ligger på +140 /halvår, vilket är relativt marginellt totalt sett. En större avvikelse är det däremot för posterna Personalkostnad och Köp av verksamhet. Detta har sin orsak i periodvis underbemanning av personal som uppstått då samverkande parter haft svårt att tillsätta tjänster samt att kostnaden för samverkan med landstinget/kugghjulen lades in som personalkostnad i budgeten, men har dock bokförts korrekt under posten Köp av verksamhet/konsulter. Uppföljning och utvärdering En självutvärdering färdigställdes 2009 med stöd av forskare vid FoU Södertörn. Viktiga erfarenheter togs tillvara och utmynnade bl.a. i förstärkning av antal Lotsar från 2 heltidstjänster till 3 heltidstjänster, fördelat på 6 halvtidspersonal, utökad projektledartid från 50 % till 80 % samt medel för handledning till arbetshandledare vid gemensamma utredningsresursen på kommunens Arbetscentrum. En samlad värdering av Husamrådet gjordes under 2010 (finns på www.husam.se )där arbetet i projektet summerades. Bedömningen var att Husamrådet behålls och att efter tre år i projektform är det läge att föra över hela eller delar av verksamheten till ordinarie verksamhet. Detta föranledde ett beslut om delvis implementering av vissa kostnader som projektledare, köp av stödverksamhet och lokal, samt att personalkostnader för myndighetssamverkan återgick till respektive myndighet. Vidare konstaterades att behov av samordnad insats även finns fortsättningsvis för målgruppen och en ingång för individer med komplexa problem ligger i linje med nationella intentioner (Samlad värdering Husamrådet, s.10, bilaga 2). Det är bland annat detta som ligger till grund för den framtid vi står inför till hösten, d.v.s. En ingång och ny processinriktad vuxeninsats för behovsgruppen. En lärande utvärdering genomfördes i slutet av 2011 med förslag på förändringar vilket påskyndade processen mot en utveckling av och beslut om att starta upp nya processinriktade insatser inom Husam.
Erfarenheter från ovanstående utvärderingar har tagits tillvara inför ansökan till de nya processinriktade insatserna. Summering och slutord Av antalet avslutade deltagare har flera personer gått vidare i arbete/studier, dock ligger in/utflödet under förväntningarna. Under åren 2010 till avslutades 136 deltagare och av dessa kom 27 % vidare i arbete eller egenfinansierade studier. Målet gällande andel deltagare som skulle uppnå egen försörjning är alltså uppnått, dock har Husamrådet genomgående under hela projekttiden legat under volymmålen (136 avslut, mål 225 för perioden 2010-). I viss mån har utflödet påverkats negativt av att arbetsprocesserna bromsats upp avsevärt då personal bytts ut vid olika perioder. En samlad bedömning av projektet i förhållande till projektmålen är att resultatet av arbetet med enskilda deltagare har varit mycket bra, genom att nyckeltalen som mäter detta har visat en förbättring genom åren Deltagarna bedöms i stort stämma överens med tänkt behovsgrupp. Många deltagare har haft behov av anpassade och parallella insatser som exempelvis anpassad arbetsträning hos arbetsgivare samtidigt som stödsamtal skett hos kurator. En faktor som i vissa fall bidragit till förlängda ärendetider är väntetid till vissa vårdinsatser som ex.vis. Neuropsykiatrisk utredning. Sammantaget har dock ledtiderna förkortats i och med samlokaliseringen. Individen har haft en tydlig och sammanhållen rehabiliteringsplan som ägts av projektet och individen själv. Ett bra samarbetsklimat har upparbetats inom projektet, vilket även fått positiv bieffekt på kollegors vardagssamverkan mellan myndigheterna. En fullt fungerande samlokalisering har kunnat ske successivt under åren i takt med att bl.a. datauppkopplingar och säkerhetsfrågor löst sig vartefter. Arbetslinjen har varit framträdande och projektet har utvecklat gruppaktivitet i lokalen, så kallad jobbklubb, och medarbetarna har kunnat arbeta i team under besök med enskilda deltagare. Projektet fann ett fungerande arbetssätt över myndighetsgränserna, genom att Husams värdegrund tillämpats och att man arbetat utifrån ett gemensamt lösningsinriktat förhållningssätt. Projektets erfarenhet är dock att behovsgruppen behöver mer än 12 månader på sig för att tillgodogöra sig en arbetslivsinriktad rehabiliteringsinsats för att bli redo för arbetsmarknaden. Majoriteten hade en historia av många års utanförskap (i snitt 8 år), snurrat runt mellan olika myndigheter och uppvisade i många fall en kombination av sociala problem och grav ohälsa. Upp mot 50 % av alla individer hade pågående kontakt med öppenvårdspsykiatriska mottagningen och andelen vuxna med psykisk ohälsa och neuropsykiatriska funktionshinder tenderade att öka de senaste åren. Husamrådet utvecklade därför rutiner som innebar samlad myndighetsbedömning i alla ärenden och flerpartssamtal med berörda aktörer i ett tidigt skede för en realistisk planering. Husamrådet avslutades formellt -05-31. Under en avsluts- och övergångsfas juni-september har fokus varit avslut och sammanfattning av ärenden som haft en pågående insats som ex.vis arbetsträning eller praktik, och där ärendeprocessen fortsätter via vardagssamverkan mellan myndigheterna. Av totalt 247 deltagare som projektet arbetat med är det 23 ärenden som går vidare över i det nya processinriktade Insatsteamet för Vuxna från 1 oktober. I korthet har projektet lyckats utveckla en myndighetsövergripande arbetskultur och fungerande rutiner, korta ledtider, gemensamt förhållnings- och arbetssätt samt ett mycket bra arbetsklimat. Deltagare har uttryckt att det förutom en trevlig lokal, har känts välkomnande att gå till Husamrådet, att det varit tryggt att ha tillgång till alla myndigheter på ett och samma ställe och att de upplevt ett samlat och aktivt stöd. Gunilla Vikström Projektledare, Husamrådet