LOKALT SAMVERKANSAVTAL FAS-05

LOKALT SAMVERKANSAVTAL FAS-05 1. Bakgrund 2005-04-01 tecknades ett centralt samverkansavtal FAS-05 (Förnyelse-Arbetsmiljö- Samverkan). Avtalet är en utveckling av och ersätter de tidigare centrala avtalen U-92 och Kompetens-93 samt Överenskommelse om kompetens inom arbetsmiljö och rehabiliteringsområdet. Med stöd av det centrala avtalet FAS tecknades 2009-11-19 Lokalt samverkansavtal FAS-05 för Ronneby kommun. Avtalet gäller från 2010-01-01 och ersätter lokalt kollektivavtal 1994-06-14 om samverkan för utveckling. Denna reviderade version av Lokalt samverkansavtal FAS-05 för Ronneby kommun gäller tillsvidare från och med 2012-12-01. 2. Gemensamma utgångspunkter för samverkan De lokala parterna har ett gemensamt synsätt på hur samverkan ska fungera i Ronneby kommun. Den erfarenhet som parterna har av arbetet med samverkanssystemet, visar att utveckling och ett långsiktigt hållbart arbetsliv kräver en målinriktad process där alla är delaktiga. En fungerande samverkan förutsätter en god kommunikation mellan såväl chefer på olika nivåer och i olika delar av organisationen som mellan chefer och medarbetare på arbetsplatserna. Samverkanssystemet ska utgöra en naturlig del av verksamheten och möjliggöra medarbetarnas kontinuerliga medverkan i planering, genomförande och utvärdering. Medbestämmandelagen (MBL), Arbetsmiljölagen (AML) och lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (FML) utgör den rättsliga grunden för samverkanssystemet. Det fackliga arbetet på arbetsplatserna ska underlättas av arbetsgivaren. Fackliga företrädares kompetens ska användas. Arbetsmiljö, hälsa, måluppfyllelse och verksamhetsutveckling är i fokus gällande samverkan. Det är viktigt att planeringen för samverkansmöten, med datum, bestäms i god tid för att undvika verksamhetsstörningar på arbetsplatserna. Tid för arbete med samt deltagande i samverkansgrupp ska beredas samverkansombuden. Målsättningen är att samverkanssystemet ska nå alla på ett så optimalt sätt som möjligt. 1

2.1 Syfte och mål Samverkanssystemet syftar till att samordna frågor kring hälsa, arbetsmiljö, medbestämmande och verksamhet. Syftet är också att Ronneby kommun genom en väl fungerande samverkan ska vara en attraktiv arbetsgivare. De lokala parternas mål är att samverkanssystemet ska underlätta samverkan mellan parterna och öka medarbetarnas möjlighet till delaktighet. Samverkanssystemet ska också stödja en fortlöpande verksamhetsutveckling för att möta uppställda krav på effektivitet, service och kvalitet. 2.2 Viktiga förutsättningar Samverkan förutsätter en god dialog mellan arbetsgivaren, medarbetare och deras fackliga företrädare om verksamhet, måluppfyllelse och resurser. För att uppnå en väl fungerande samverkan bör följande förutsättningar vara uppfyllda: tydliga mål för verksamheten rutiner för uppföljning/utvärdering ledarskap med en helhetssyn på verksamhet, medarbetare, organisation och resurser en organisation med tydlig delegering av uppdrag/uppgifter och befogenheter en tydlig arbets- och ansvarsfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän samverkanssystem som följer och löpande anpassas till organisationen och dess beslutsnivåer en uttalad gemensam vilja att samverka frågor/ärenden inför beslut Det är viktigt att inför varje beslut om förändring väga samman konsekvenser avseende arbetsbelastning, effektivitet, kvalitet osv. med risker för ohälsa och otrivsel. Detta måste göras på varje beslutsnivå från chef/arbetsledare och uppåt i organisationen. Inte någon aspekt av arbetet miljön, kvalitet, effektivitet ska behandlas separat vid sidan av den normala beslutsprocessen. 3. Samverkanssystemet Samverkanssystemet utgörs av medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och samverkansgrupper. Samverkanssystemet är både den praktiska och den formella basen för medarbetarnas inflytande, delaktighet och möjlighet till utveckling. Samverkanssystemet bygger på att alla är delaktiga i utvecklingen av verksamheten och att så många frågor som möjligt behandlas av dem som direkt berörs i sitt arbete. Det är därför av största vikt att medarbetarna tar tillvara möjligheten som samverkanssystemet erbjuder och engagerar sig och sina arbetsplatser. Man har ett medarbetaransvar. 3.1. Medarbetarsamtal Medarbetarsamtalet är ett hjälpmedel för att åstadkomma delaktighet i de näraliggande frågorna på arbetsplatsen, genom en fortlöpande och strukturerad dialog mellan chef och 2

medarbetare. Samtalet kring arbetsresultat och utvecklingsmöjligheter ska genomföras regelbundet årligen eller när någon part begär det. Det är viktigt att varje medarbetare har möjlighet att utvärdera sin egen insats. Den anställde ska medverka i förändringsarbetet och har en skyldighet enligt arbetsmiljölagen att verka för god arbetsmiljö. Varje medarbetares insats är viktig och utgår från det personliga engagemanget och viljan att hitta den bästa lösningen på varje uppgift. Medarbetarsamtalet ska dokumenteras och visa vad som i huvudsak har diskuterats och vad man kommit fram till. Dokumentationen utgör underlag för uppföljning vid nästkommande års medarbetarsamtal. 3.2. Arbetsplatsträff (APT) Arbetsplatsträffen ska vara ett forum för dialog mellan medarbetare och chef för gemensamt arbete med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området samt för att tillsammans identifiera och förebygga risker och föra en dialog om utvecklingsbehov. Hälso- och arbetsmiljöaspekterna ska integreras i verksamheten. För att arbetsplatsträffarna ska fungera måste de vara regelbundna och planerade, cirka en gång per månad, och utgöra en naturlig del av verksamheten. Dagordning ska delges deltagarna innan mötet. Alla som har sitt huvudsakliga arbete förlagt till arbetsplatsen ska delta vid arbetsplatsträffarna, om inte ledighet eller liknande vid enstaka tillfälle lägger hinder i vägen för deltagande. Arbetsplatsträffarna leds av den chef som ansvarar för enheten/arbetsplatsen och ska dokumenteras i form av minnesanteckningar. Dokumentationen ska vara tillgänglig för alla medarbetare på arbetsplatsen. Utifrån vad bland annat arbetsplatsträffen kommer fram till, upprättas åtgärds-/handlingsplaner för den egna arbetsplatsen, som ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Frågor som efter överenskommelse vid arbetsplatsträffen ska föras vidare till samverkansgrupp ska skriftligen anmälas dit av chefen. Skyddsombuden kan, genom sin roll och kompetens, bidra till att hälso- och arbetsmiljöaspekterna beaktas i de frågor som behandlas. Vid behov ska arbetsplatsträffen kunna kombineras med facklig information. MBL 11-14 och 38 tillämpas inte på arbetsplatsträffen. 3.3 Samverkansgruppen Samverkansgruppens syfte är att vara ett forum för dialog mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationernas företrädare, där parterna har gemensamt ansvar för att aktualisera frågor om verksamhetens utveckling, hälsa och arbetsmiljö. Samverkansgruppen ska göra det möjligt för parterna att gemensamt delta i planerings- och beslutsprocessen och att överblicka och följa upp verksamheten. 3

Arbetsgivarens representanter ansvarar för att frågor behandlas i samverkansgrupp innan beslut fattas, samt är ansvariga för beslut och verkställighet i alla verksamhetsfrågor. Arbetssättet i samverkansgrupper ska präglas av en strävan av att genom samråd nå enighet före beslut. Samverkansgrupp kan endast samverka före arbetsgivarens beslut i frågor som rör eget verksamhets-, ansvars- och beslutsområde. Frågor som hanteras enligt delegation på viss samverkansnivå ska också slutgiltigt avgöras på denna nivå. Ledamot i samverkansgrupp har rätt att begära medverkan av intern såväl som extern sakkunnig företrädare för arbetsgivaren eller för arbetstagarorganisation. Följande ärenden ska inte hanteras inom samverkanssystemet: Individärenden Tvister Tecknande av kollektivavtal Samråd i samverkansgrupp ersätter information och förhandling enligt MBL 11, 19 och 38. Vid oenighet i samverkansgrupp kan arbetstagarorganisationen begära att arbetsgivaren fullgör sin förhandlingsskyldighet enligt MBL. Om lokal part finner att ett ärende inte lämpar sig för behandling i samverkanssystemet tillämpas MBL respektive AML i sin helhet i det ärendet. Samverkansgruppen är på central nivå (CSG) och förvaltningsnivå (FSG) även skyddskommitté enligt de regler som finns i AML. Samråd i samverkansgrupp utgör därmed tillika behandling i skyddskommitté enligt AML 6 kap 9. Samverkansgruppen ska vara policyskapande i hälso- och arbetsmiljöfrågor. Vidare ska samverkansgruppen planera, kontrollera och följa upp hälso- och arbetsmiljöförhållanden, inklusive det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samverkansgruppen ska även hantera information och utbildning om hälsa och arbetsmiljö. Dessa uppgifter ska integreras med övriga verksamhetsfrågor. 3.3.1 Samverkan på kommunledningsnivå, central samverkansgrupp (CSG) Den centrala samverkansgruppen (CSG) behandlar kommunövergripande och för kommunen principiella frågor. Den centrala samverkansgruppen leds av kommundirektör med biträde av personalchef som arbetsgivarens företrädare. Till CSG-ledamöter utses två förvaltningschefer för arbetsgivarsidan och en ledamot för vartdera fackliga HÖK-område. Om ett HÖK-område tillsammans har fler än 200 medlemmar får två ledamöter utses för det HÖK-området. Möjlighet finns att vid behov adjungera in fler förvaltningschefer och/eller fackliga företrädare. Personliga suppleanter ska utses för såväl arbetsgivarföreträdare som för samverkansombuden. Centrala samverkansgruppen är central skyddskommitté. 4

3.3.2 Samverkan på förvaltningsnivå, förvaltningssamverkansgrupp (FSG) Inom varje förvaltning ska finnas en förvaltningssamverkansgrupp (FSG). Till varje sådan samverkansgrupp knyts förvaltningens underlydande organisatoriska enheter. Förvaltningschefen leder samverkansgruppens sammanträden. FSG behandlar frågor av större eller för förvaltningen övergripande karaktär. Till samverkansgruppen får utses en ledamot för vardera fackligt HÖK-område. Om ett HÖK-område tillsammans har fler än 200 medlemmar får två ledamöter utses för det HÖK-området. Vid behov får förvaltningschef i samråd med fackliga organisationer göra avsteg från ovanstående. Detta för att tillgodose samverkansmöjligheterna inom t.ex. ett stort ansvarsområde med många och geografiskt utspridda arbetsplatser, eller om antalet fackliga organisationer är många och deras suveränitet måste garanteras. Förvaltningssamverkansgrupp är också förvaltningens skyddskommitté. 3.3.3 Samverkan på områdesnivå, områdessamverkansgrupp (OSG) Större förvaltningar kan ha samverkansgrupper under förvaltningsnivå. Dessa samverkansgrupper benämns områdessamverkansgrupper (OSG) och underordnas förvaltningens FSG. OSG leds av områdets chef. Uppgifter och sammansättning för OSG följer principerna för FSG. 3.3.4 Samverkansgruppens sammanträde och protokoll Samverkansgruppens sammanträden ska vara regelbundna och hållas minst fyra gånger per år. Kallelse till samverkansgrupp med dagordning jämte nödvändiga handlingar ska vara samtliga berörda tillhanda senast fem kalenderdagar före sammanträdet. Av dagordning och sammanträdesprotokoll ska tydligt framgå om ett ärende är av informationskaraktär eller beslutskaraktär. Sammanträdena ska protokollföras av arbetsgivaren och justeras av såväl arbetsgivare som en företrädare för varje HÖK-område. Facklig organisation kan välja att överlåta justeringen till företrädare för annan facklig organisation. Om så sker ska detta framgå av protokollet. Protokollen ska vara tillgängliga för alla berörda medarbetare. 3.4 Den facklige företrädarens roll (samverkansombudet) I samverkansgrupperna sker formell samverkan mellan arbetsgivarföreträdare och medarbetarnas fackliga organisationer. Utsedd och till arbetsgivaren anmäld facklig företrädare representerar sina medlemmar och sin organisation vid medverkan i förekommande samverkansfrågor. Den facklige företrädaren svarar för eventuell vidareinformation till sina medlemmar. 5

3.5 Ledningens roll i samverkan För att samverkanssystemet ska fungera som forum för medinflytande och utveckling är det viktigt att arbetsledningen visar lyhördhet och vilja samt förmåga att skapa viktiga och fungerande möten. Ansvaret för att samverkanssystemet, de personalpolitiska frågorna och angivna verksamhetsmål följs vilar på cheferna. En av de viktigaste uppgifterna för chefen är att leda, engagera och motivera medarbetarna så att en god måluppfyllelse nås. Det här innebär bl. a att: tolka och förmedla kommunens vision, mål och riktlinjer så att alla förstår och kan följa dem sätta upp mätbara mål och följa upp samt utvärdera dem stimulera och motivera samt kompetensutveckla medarbetarna utvärdera insatserna och visa uppskattning för bra prestationer, men också ge saklig återkoppling för det som behöver utvecklas delegera arbetsuppgifter så att var och en får möjlighet till ansvar och utveckling stödja initiativ och nytänkande till gagn för verksamhetens förnyelse, förändring och utveckling 4. Utveckling - kompetensutveckling Medarbetarnas engagemang, kunskaper och kreativitet är viktiga förutsättningar för verksamhetens utveckling. Det är därför viktigt att allas kompetens tas tillvara i beslutsprocessen. För att möjliggöra detta krävs att medarbetarna är väl informerade om de frågor som påverkar den egna arbetsplatsen. Alla medarbetare ska ha möjlighet till erforderlig yrkesmässig och personlig utveckling. Kompetensutveckling ställer krav på en grundlig analys av den nuvarande och förväntade framtida verksamheten och ska ingå som en del i den totala verksamhetsplaneringen på arbetsplatsen. Individuella utvecklingsplaner är här ett viktigt hjälpmedel. Den enskilde medarbetarens kompetensutveckling ska dokumenteras. 5. Arbetsmiljö och hälsa Utformning av hälso- och arbetsmiljöarbetet är en uppgift inom samverkanssystemets ram. Beslut om mål, medel, fördelning, befogenheter och resurser fattas av arbetsgivaren. Att säkerställa en god hälsa och arbetsmiljö ställer krav på en kontinuerlig kompetensutveckling för såväl chefer, medarbetare som arbetsplatsombud, skyddsombud. Förtroendevalda har i sin egenskap av arbetsgivare ansvar för att nödvändig kompetens och erforderliga resurser finns i organisationen inom hälso- och arbetsmiljöområdet. Arbetsgivaren ska i samverkan och utifrån ett verksamhetsperspektiv bedriva en kontinuerlig planering, styrning, kontroll och uppföljning av hälsa och arbetsmiljö ett systematiskt 6

arbetsmiljöarbete. Detta innefattar hela processen; att främja en sund livsstil och hälsosamma arbetsförhållanden, att identifiera, förebygga och åtgärda risker konsekvensbeskrivning samt att tillhandahålla lämpligt organiserad anpassning och arbetslivsinriktad rehabiliteringsverksamhet. Hälso- och arbetsmiljöarbetet är en integrerad del av verksamhetens vardag och utveckling. Målet är att förena väl fungerande verksamhet med ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Arbetsorganisation, arbetsinnehåll och arbetstid ska utformas så att medarbetaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Hälso- och arbetsmiljöarbetet ska främja trivsel och samarbete, samt öka medarbetarnas delaktighet, utveckling och inflytande i arbetet. Därmed kan ohälsan minskas och skador och sjukdom på grund av arbetet förhindras. Såväl chefer, arbetsplatsombud, skyddsombud som medarbetare måste ha tillräcklig kompetens inom området. Utbildning kan ske i olika former och omfattning. Utformning av innehåll, omfattning och kontinuitet i utbildningen kan fastställas i samverkan mellan lokala parter. 5.1 Individ medarbetare Medarbetaren har ett tydligt egenansvar för att vara delaktig i hälso- och arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen. Arbetsgivaren har dock ansvar för att medarbetaren får den information, utbildning m.m. som behövs för att i anslutning till sina arbetsuppgifter kunna medverka i hälso- och arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen. Alla medarbetare ska ha tillgång till individuellt stöd dit hon/han kan vända sig med förtroende. Detta stöd kan tillgodoses genom företagshälsovårdsleverantör. 5.2 Grupp arbetsplats Hälso- och arbetsmiljöarbetet ska i huvudsak bedrivas på arbetsplatsnivå där arbetsplatsombudens, skyddsombudens särskilda kompetens är värdefull och kan användas. Arbetsplatsträffen är lämpligt forum för chefer och medarbetare att tillsammans identifiera och förebygga risker samt föra en dialog om utvecklingsbehov. Kompetens i hälso- och arbetsmiljöfrågor byggs upp och utvecklas på arbetsplatsnivå och kan vid behov kompletteras med expertkompetens. 6 Företagshälsovård (FHV) Företagshälsovård är en potential i arbetet för ett långsiktigt hållbart arbetsliv och ska vara ett stöd samt ett komplement till den sakkunskap på hälso- och arbetsmiljöområdet som finns i organisationen. FHV ska vara en multidisciplinär och professionellt oberoende expertverksamhet inom områdena främjande och förebyggande hälso- och arbetsmiljöarbete samt arbetslivsinriktad rehabilitering. Den ska ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, verksamhetens resultat och hälsa. FHV ska främst arbeta för att främja och utveckla hälsa och förebygga risker samt kunna föreslå åtgärder till stöd för både hela verksamheter och på individnivå. 7

7. Hantering av arbetsmiljöfrågor i samverkanssystemet 7.1 Delegering Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Det innebär att kommunfullmäktige innehar arbetsmiljöansvaret för kommunens arbetsmiljöförhållanden. Kommunfullmäktige i Ronneby beslöt 1998-08-27, 94 att arbetsgivaransvaret primärt vilar på kommunstyrelsen. Av detta följer att ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna delegerats till kommunstyrelsen som i sin tur vidaredelegerat ansvaret till respektive nämnd. Respektive nämnd kan därefter vidaredelegera arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljöuppgifterna till förvaltningschef och i en del fall till lägre nivå i organisationen. Förutsättningar för vidaredelegering av arbetsmiljöuppgifter är att mottagande chef har: verksamhets-, personal- och ekonomiansvar. löpande och daglig tillsyn av verksamheten. befogenheter att åtgärda brister i arbetsmiljön. erforderliga kunskaper i arbetsmiljöfrågor Alla chefer som tar emot en delegering av arbetsmiljöuppgifter ska göra det skriftligt där innehållet och omfattningen i delegeringen beskrivs. Allmänt gäller målsättningen att ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna ska föras ned så långt som möjligt i organisationen. Om ovanstående förutsättningar är uppfyllda har chefen ett personligt ansvar. Om chefen i någon situation inte anser sig kunna uppfylla detta ansvar ska frågan skriftligt returneras till närmaste högre chef. 7.2 Arbetstagarens ansvar Medarbetarna har ett egenansvar och skyddsansvar. De ska medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i de åtgärder som behövs för en god arbetsmiljö. De ska följa givna föreskrifter och använda skyddsanordningar. De ska också iaktta den försiktighet i övrigt som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Vid regelbundet genomförda arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och liknande är det viktigt att medarbetares erfarenheter och kunskaper om arbetsmiljön tas tillvara. 7.3 Skyddsombuds medverkan Arbetsgivaren har stor nytta av skyddsombudens medverkan i arbetsmiljöarbetet. Genom sin roll och kompetens bidrar skyddsombuden till att hälso- och arbetsmiljöaspekterna beaktas i de frågor som behandlas. Skyddsombud är fackliga förtroendemän i arbetsmiljöfrågor med rättigheter enligt AML. Skyddsombudet ska ges skälig tid och den utbildning som behövs för att fullgöra uppdraget. Skyddsombud utses i enlighet med vad som anges i arbetsmiljölagen. Elever på grundskolans/grundsärskolans högstadium och gymnasieskola/gymnasiesärskola har rätt att utse särskilda elevskyddsombud. Dessa ska ges möjlighet till utbildning. 8

Skyddsombudet ska aktivt delta vid planering av ny eller ändrad organisation, nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och användning av ämnen som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Skyddsombud ska vidare delta vid upprättande av handlingsplaner samt ges möjlighet att delta vid konsekvensanalyser/riskbedömningar. Skyddsombuden ska verka för en tillfredsställande arbetsmiljö och inom sitt skyddsområde vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall. 7.4 Förvaltningssamverkansgrupps (FSG) arbetsmiljöuppgifter Samverkansgruppen är ett samverkansorgan mellan arbetsgivare och fackliga representanter på förvaltningsnivå för att hantera förvaltningsspecifika arbetsmiljöfrågor. Samverkansgruppen ska i huvudsak: Fungera som förvaltningens skyddskommitté Tillämpa kommunens policy för arbetsmiljöarbetet samt utarbeta och tillämpa förvaltningsspecifika riktlinjer för arbetsmiljöarbetet Följa upp förvaltningens arbetsmiljöarbete Upprätta mål och handlingsplaner enligt bestämmelser om systematiskt arbetsmiljöarbete Se till att behovet av information och utbildning inom arbetsmiljöområdet tillgodoses 7.5 Centrala samverkansgruppens (CSG) arbetsmiljöuppgifter Samverkansgruppen är ett samverkansorgan mellan arbetsgivaren och fackliga organisationer när det gäller kommunövergripande arbetsmiljöfrågor. Centrala samverkansgruppen ska i huvudsak: Fungera som central skyddskommitté. Utarbeta kommunens policy och andra riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Planera, leda och följa upp arbetsmiljöarbete. Upprätta mål och handlingsplaner enligt bestämmelser om systematiskt arbetsmiljöarbete. Följa upp att behovet av information och utbildning inom arbetsmiljöområdet tillgodoses. 9