Översynsprojektet PM 2010-02-01. Lena Ousbäck Badlund Controller Planeringsenheten

PM 2010-02-01 Lena Ousbäck Badlund Controller Planeringsenheten Översynsprojektet Under höstterminen 2009 har ett antal förvaltningsenheter arbetat med olika delprojekt inom översynsprojektet. Förvaltningsenheterna har arbetat utifrån direktiv fastställda av förvaltningschefen och redovisar nu sina förslag i form av rapporter. Observera att förvaltningschefen ännu inte har tagit ställning till de olika förslagen. Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: 08 16 46 73 106 91 Stockholm Bloms hus Telefax: www.planering.su.se E-post: lena.ousback@planering.su.se 1

Innehållsförteckning Fakturahantering s. 3-7 Upphandling s. 8 Direktrapportering inom studieadministration s. 9-18 Antagning s. 19-40 Schemaläggning s. 41-43 Information och stöd s. 44-61 Planarbete s. 62-77 Gemensam administration s. 78-85 Webbredaktörsarbete s. 86-94 2

1(5) Anderz Petersson Bitr ekonomichef Rapport Inger Löfroth Ekonomichef 2010 01 13 Ekonomiavdelningen Avrapportering Översynsprojektet delprojekt fakturahantering Bakgrund Förvaltningschefen har i beslut 2009-09-29 uppdragit åt ekonomichefen att genomföra en analys av fakturahanteringsprocessen. Analysen ska klargöra varför arbetet är tidskrävande, belysa kvalitetsfrågor, dokumentera styrning och kontroll kring processen samt föreslå åtgärder för att nedbringa hanteringstiden. Uppdraget ska avrapporteras 2010-01-15 Fakturaportalen Fakturaportalen (FP), egentligen Raindanceportalen, är det verktyg som ekonomisystemet Raindance tillhandahåller för administrationen av universitetets leverantörsfakturor. Fakturorna och övriga underlag skannas av ett externt företag och levereras per fil till universitetet på vardagar. Bokföringsordrar hanteras också de i Fakturaportalen men som en helt intern rutin. Framledes kommer E-fakturor att ersätta skannade fakturor åtminstone från universitetets större leverantörer. FP har varit i drift sedan 2004 då institutionernas anslutning var frivillig och det var först under 2006, efter beslut av dåvarande Förvaltningschefen, som samtliga institutioner började hantera sina leverantörsfakturor i FP. Antalet utbetalningar från ekonomisystemet Raindance är per år nära 90 000. Det stora flertalet av dessa utgörs av leverantörsfakturor eller kostnadsersättningar för utlägg. Slutligen är en del utbetalningar till privatpersoner lönerelaterade, men kan av olika anledningar inte hanteras i lönesystemet. Då leverantörsfakturor är absolut dominerande i hanteringen i Fakturaportalen kommer denna rapport i huvudsak koncentrera sig på detta område. Fakturaportalens dagliga flöde Universitetets leverantörsfakturor skannas av Aditro AB som levererar fakturorna via fil varje vardag. Därefter ansvarar Ekonomiavdelningen för att filerna blir inlästa i ekonomisystemet Raindance. Därutöver, sedan 2008-07-01 ska alla fakturor mellan myndigheter vara i elektronisk form. Dessa läses också in dagligen men via en egen process. Antal elektroniska fakturor förväntas också öka då universitetet med start HT2009 inbjuder privata leverantörer att skicka elektroniska fakturor med den påföljden att pappersfakturorna minskar. 3

2(5) Nedan visas ett flödesschema över en leverantörsfakturas hantering innan den i elektroniskt format anländer till universitetet. Rejectpost är material som ej får skannas 1. FAKTURA Scanningscentral från leverantör INSTITUTION Utländska. fakturor + utlägg+ fakturor med fel adress Aditro AB Rejectpost till SU ekoavd ca 2ggr per vecka Tolkning Skanning Postöppning, preparering Original arkiveras av Aditro av faktura Textfil och bild till SU av faktura Filinläsning E-faktura Skannade fakturor & E- fakturor till adm. inkorg på institutionen. Med internpost till institutionen. Effekter på bokföringen och administrationen Effekter av införandet av fakturahanteringen i FP kan beskrivas via ett antal punkter som sammanfattar rutinerna före och efter FP:s införande. Före Universitetets leverantörsskulder är beroende av enskilda institutioners inmatning i ekonomisystemet. Efter Universitetets leverantörsskulder är korrekta och uppdateras dagligen via filinläsning. 1 Till exempel fakturor som saknar orgnr, facknummer eller har nollbelopp, ordererkännanden, påminnelser, inkasson eller varor av olika slag som har skickats till fakturaadressen. 4

3(5) Före Momsen konteras av institutionen. Efter Momsen är i normalfallet redan konterad vid filinläsning direkt från fakturan. Ingen kontering behöver därför göras manuellt av ekonomihandläggaren. Före Ekonomiavdelningen behövde hjälp av institutionen för att kunna se en faktura via t.ex. fax eller kopia med internpost. Institutionen måste söka fakturor i pärmar eller i arkivet. Efter Ekonomiavdelningen kan titta på alla fakturabilder i ekonomisystemet för att t.ex. göra korrekta periodiseringar eller besvara frågor från leverantörer utan att vara beroende av institutionen. Institutionen kan se alla fakturor utan att behöva leta i arkivet. Före: Fakturor försvann i den interna hanteringen på institutionen Efter: Fakturorna alltid nåbara i FP och kan med lätthet flyttas från en användare till en annan vid t.ex. sjukdom eller om institutionen är geografiskt spridd. Institutionernas fakturahantering Under perioden 090915-091009 intervjuades sju institutioner, med sammanlagt tolv ekonomiansvariga. Deltagande institutioner var NEK, Juridicum, Zoologi, SUB, Fysikum, FOOSkemi och Orientaliska språk. Utöver att besvara ett antal frågor fick alla berätta om de moment som en leverantörsfaktura orsakar i arbete. En sammanställning av såväl frågor som flöden finns i utredningsmaterialet hos Ekonomiavdelningen. Iakttagelser från institutionerna. De institutioner som vi talat med har alla,var och en på sitt sätt, tagit fram ett arbetssätt som de uppfattar som rationellt. Man kan även se en hel del likheter i det som uppfattas som problematiskt. Ekonomiavdelningen förespråkar att institutionen kontinuerligt ser över sina rutiner och sitt arbetssätt. Det är lätt hänt att man fortsätter att tillämpa rutiner som från början var rationella men som efter några år inte är den bästa lösningen. Även i samband med att ny ekonomipersonal anställs förtjänar rutinerna en översyn då det kan vara så att man blivit hemmablind och man kan behöva utmana så har vi alltid gjort tanken. Det. finns det ett antal moment som är tidskrävande. Vi tror man kan komma till rätta med genom en sådan översyn. Vi tar upp dem nedan. Tidskrävande med många beställare som är inlagda som attestanter. Svårigheter att identifiera beställare till fakturerade varor/tjänster Utanordningsberättigade saknar back-up. Brist på back-up för fakturaportalansvarig. Fakturor från svenska leverantörer kommer till institutionen Utländska fakturor är mer arbetskrävande än svenska fakturor. Utlägg är mer arbetskrävande än svenska fakturor 5

4(5) Rekommendationer och åtgärder Minska tiden genom att minska antalet personer som arbetar i fakturaportalen Det kan vara lätt att tro att det går fortare att få en faktura betald genom att involvera forskare för attester och kontering. Men det kan även vara en tidstjuv då attestanten kanske glömt rutinerna och därför inte prioriterar denna arbetsuppgift. Fakturan blir då stillastående i väntan på åtgärd. En ekonomiadministratör har däremot rutinen som sin vardag och kan fortsätta flödet bara man kan få uppgifterna om kontering bekräftade. Det kan man få t.ex. muntligt eller per e-post. Om man ändå vill låta forskare arbeta i fakturaportalen (FP) så är det viktigt att denna arbetsuppgift ges till frekventa användare / gruppansvariga. Vi rekommenderar att man åtminstone ska arbeta i FP en gång per vecka för att slippa hamna i en diskussion kring inloggningsuppgifter eller hur FP fungerar. Se till att information om beställare finns till alla fakturor Alla som beställer varor eller tjänster ska se till att leverantören anger beställarens namn på fakturan. Annars kan inte ekonomihandläggaren identifiera om fakturan är berättigad och få detta verifierat. Uppgiften om referens får inte blandas ihop med obligatoriska referensuppgifter för elektronisk faktura (tidigare facknummer). Fakturahanteringsprocessen utformning hänger nära ihop med hur inköpsrutinerna utförs på institutionen. Minskad tidsåtgång hänger samman med hur beställningsrutinerna är utformade Om antalet personer som är beställare av varor och tjänster på institutionen är begränsat når institutionen större kontroll över fakturorna. Detta innebär att forskare vänder sig till utsedda personer istället för att själva beställa, däremot bestämmer forskaren valet av vara eller tjänst.. Förutom att ha ett fåtal personer som beställare är det en fördel att gruppera inköpen så att personen i fråga har kunskapen om varan t ex rätt datordelar, resan är rätt osv. Inköparen blir duktig på specifika inköp och de rutiner som tillhör. Tillräckligt antal som har utanordningsrätt För att undvika förseningar och förfallna fakturor ska det finnas tillräckligt antal personer som kan utanordna så att det även vid sjukdom, resor eller semestrar finns utsedda personer. Prefekten (motsv.) ska också minska sin arbetsbörda genom att delegera utanordningen till biträdande prefekt och i förekommande fall administrativ chef så att fakturorna alltid kan utanordnas. Se till att det finns back-up för FP-ansvarig ekonomihandläggare Det är avgörande att institutionen har en back-up för den ansvariga ekonomiadministratören som sköter FP. Denna person ska ha samma rättigheter och kunskaper, därför bör denna person arbeta t.ex. var fjärde vecka med FP för att inte tappa kunskaperna. Se till att svenska fakturorna skickas direkt till skanning av leverantören Det blir ett extra arbetsmoment ofta med kopiering om fakturan först skickas till institutionen och sedan till skanningen Undvik att skriva ut eller kopiera fakturor som fast rutin, undantag kan göras då det finns ett väl genomtänkt arbetssätt där det är lätt att se att man sparar tid på detta sätt. Se till att institutionens leverantörer använder fakturaadressen för skanning. 6

5(5) Minska tidsåtgången för utländska fakturor. Genom att ankomststämpla utländska fakturor kan institutionen skaffa sig en bättre kontroll av väntetiden på institutionen innan de skickas till skanning. Vid ankomsstämpling av fakturan så framgår det klart vilket datum som var den första hanteringsdagen på institutionen. Det är viktigt att se över uppgifter om utländska leverantörer i leverantörsregistret innan fakturan skickas till skanning En leverantör ändrar bankuppgifter, adress, betalningsrutiner under årens lopp. Ekonomiavdelningen behöver hjälp med att hålla leverantörsregistret uppdaterat då det är institutionerna som har mest kunskap om universitetets olika leverantörer. För betalningar till länder utanför Sverige eller EU är det särskilt viktigt att alla uppgifter om konto, valuta mm är korrekta, eftersom felaktiga betalningar kan vara svåra att spåra och att få igen. Minska arbetskrävande utlägg Sträva efter att få fakturor till institutionen istället för att göra inköpen och ta dem som eget utlägg Det är ofta inte svårt att bli fakturerad till Stockholms universitet inom landet istället för att av tradition ta personliga utlägg. Sammanfattande iakttagelser som visar på brister i den interna kontrollen och förslag till åtgärder för att förbättra den interna kontrollen. (Som ett led i uppföljningen av den interna kontrollen.) Kontroll av leverans Alla fakturor som skall utanordnas måste vara kontrollerade att de överensstämmer mot beställning och leverans. Iakttagelsen att fakturor saknar information om beställare är en allvarlig brist i den interna kontrollen. Det försvårar eller omöjliggör ekonomihandläggarens kontroll mot beställning. Eftersom det inte är möjligt att få leverantören att uppge korrekt beställare måste alltid beställaren informera ekonomihandläggaren på institutionen om varje gjord beställning skriftligen på lämpligt sätt för att få god intern kontroll. Attest och utanordning Alla fakturor skall attesteras och utanordnas före bokföring och betalning. Detta ställer krav på att det finns två tjänstemän, närvarande, som kan attestera och utanordna vid institutionen. Detta kan vara svårt att upprätthålla under semester eller vid sjukdom för små institutioner, vilket leder till brist i intern kontroll. För att åtgärda denna brist krävs en annan organisation med större enheter för administration. Behov av ersättare Ersättare behövs för ekonomihandläggare i fakturaportalen. Vid små institutioner finns ingen ersättare för ekonomihandläggaren vid sjukdom eller semester, varför fakturor inte blir kontrollerade för att kunna bli bokförda och betalda. Detta är en brist i den interna kontrollen. För att åtgärda denna brist krävs en annan organisation med större enheter för administration. 7

2010-01-26 Ann-Marie Larsson Avdelningschef Projektrapport för uppdraget Upphandling. Webbinformation Hemsidan är uppdaterat och viss omarbetning har genomförts. En nyhetssida har tillkommit där nyheter inom upphandlingsområdet publiceras löpande. Ramavtal finns utlagda och uppdateras vartefter nya avtal tecknas. Uppdatering av upphandlingshandboken sker löpande. Mallar och blanketter har uppdaterats och förenklats. Några av blanketterna finns nu i engelsk version och delar av upphandlingsboken har översatts till engelska. Uppdateringar och förbättringar kommer kontinuerligt att ske. Nätverk/Utbildningar Inbjudan till utbildningar går till nätverksgruppen vilken består av utsedda upphandlingssamordnare inom respektive institution. De ämnen som har behandlats vid utbildningstillfällen under 2009 har varit, ramavtal vid två tillfällen, direktupphandling, grundutbildning inom upphandling, miljökrav vid upphandling samt utformning av förfrågningsunderlag. Ett nyhetsbrev med nyheter och ändringar som berör upphandling skickas till nätverksgruppen var tredje månad. Det första för 2010 går ut under vecka 4. Under år 2010 planeras sex till sju utbildnings- och informationstillfällen. Första utbildningstillfället är den 9 februari då information om digital distribution av förfrågningsunderlag ges. Denna möjlighet finns nu tillgänglig för de upphandlingsansvariga som är intresserade. Utbildningar kommer kontinuerligt att genomföras årligen och ramavtalsområdet kommer årligen tas upp som ett ämne. Synliggörande av upphandlingsexperterna För att bli mer synliga i organisationen bokar upphandlingsexperterna personliga möten med de personer som ska utföra upphandling. Upphandlingsexperterna är alltid med vid utbildningstillfällen och presenterar sig om de inte själva håller i utbildningen. Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: 08-16 35 43 Södra Huset B plan 2 Telefax: E-post: ann-marie.larsson@teknavd.su.se 8

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Rev. 2009-12-30 Projektgruppen för Direktrapportering 1 Rapport från projekt Direktrapportering inom Översynsprojektet Innehållsförteckning: 1 Uppdraget... 1 2 Direktrapportering och självservice med Ladok som grund... 1 2.1 Studenter... 1 2.2 Personal... 2 3 Lärplattform - Mondo... 3 4 Institutionssystem... 3 5 Direktrapportering inom andra områden... 4 6 Kvalitet... 4 7 Förslag... 5 Bilagor 1. Projektgruppens sammansättning... 7 2. Användningen av webbregistrering och tentamensanmälan via webb vid institutionerna8 3. Vissa hinder för webbregistrering och betygsrapportering via webb... 10 1 Uppdraget Uppdraget till projektet har kommit från chefen för Studentavdelningen. Enligt förvaltningschefens direktiv ska projektet:.. utreda och lägga förslag på vilka studieadministrativa rutiner som bör utföras genom direktrapportering, exempelvis via Ladok på webben. I arbetet ska även en diskussion kring kvalitet i studieadministrationen föras. Förslagen ska rapporteras till förvaltningschefen. Därefter ska chefen för Studentavdelningen i samråd med förvaltningschefen vidta åtgärder. Arbetet har bedrivits av en projektgrupp (bilaga 1). Gruppen har även tittat på möjligheterna till självservice. Med detta menas att en student eller anställd ska kunna se och använda de uppgifter, som redan finns inlagda i systemen på ett enkelt sätt, så att handläggare slipper belastas av rutinfrågor. Gruppen har däremot inte undersökt de studieadministrativa rutinerna kring utbytesstudenter. 2 Direktrapportering och självservice med Ladok som grund 2.1 Studenter Via portalen Mitt universitet och programvaran Ladok på webb kan studenterna idag ändra tillfällig adress, telefonnummer och e-postadress. De kan också ta ut studieintyg och registreringsintyg. De intyg som ska användas externt kan verifieras av mottagaren. Studenter som läst vid flera lärosäten, kan även ta ut ett nationellt intyg över resultaten från flera högskolor. Även studerande på forskarnivå kan ta ut resultatintyg. Alla studenter kan också se mera detaljer om sina studieresultat. Det är också möjligt att ansöka om examen via portalen. Under en tremånadersperiod skapades 21 000 studieintyg i portalen. År 2008 kom 450 examensansökningar in, vilket är ungefär tio procent av antalet utfärdade examina. Portalen innehåller också möjligheten för studenten att registrera sig på de kurser som han/hon är antagen till och att anmäla sig till tentamen. Dessa möjligheter finns inte 9

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Rev. 2009-12-30 Projektgruppen för Direktrapportering 2 automatiskt utan måste först aktiveras av institutionen. För att webbregistrering ska fungera, måste kurserna öppnas och registreringstiden anges i Ladok. För tentamensanmälan via webb, ska uppgifter om kurs, prov, provdatum och lokal läggas in i portalen. Användningen av dessa möjligheter till direktrapportering är begränsad (bilaga 2). Under läsåret 2008/2009 använde 24 institutioner webbanmälan till tentamen, och totalt kom 23 000 anmälningar in. Endast 10 institutioner använde webbregistrering och 1 200 registreringar kom in på det sättet. Tre institutioner har egna studieadministrativa system (se avsnitt 4), och användningen av motsvarande funktioner i dessa ingår inte i siffrorna ovan. Gruppen har inte undersökt om det finns administrativa system vid andra institutioner. Orsakerna till den låga användningen av webbregistrering och tentamensanmälan via webb hos de institutioner som inte har egna system tycks vara flera. Okunskap är en anledning. Stickprov har visat att alla institutioner inte känner till möjligheterna. Studentavdelningen informerar i samband med utbildning av nya Ladok-användare, vilket inte tycks vara tillräckligt. Andra institutioner känner till möjligheterna men har inte börjat utnyttja dem. En anledning till detta kan vara att det tar tid och resurser att skapa nya rutiner. När det gäller webbregistrering finns också andra hinder. Studenten måste ha fått sitt universitetskonto för att kunna logga in i portalen och sedan registrera sig. Detta upplevs som krångligt. Studenter, som anmält sig till studier via den samordnade antagningen med NyAsystemet och har ett konto där, kan själva aktivera sitt universitetskonto. Studenter, som anmält sig och antagits utanför NyA, måste hämta ut sitt konto vid Avdelningen för IT och medias Helpdesk efter det att de registrerats. Webbregistrering kan alltså bara fungera för de studenter, som antagits i den samordnade antagningen via NyA. Ytterligare en brist, som påtalats av några institutioner tidigare, är att studenten inte kan välja undervisningsgrupp i samband med registreringen. Numera finns lärplattformen Mondo, där olika grupper inom en kurs kan skapas. Ett hinder är att Mondo inte används av alla institutioner och på alla kurser där gruppindelning är aktuell. Ett allvarligt hinder för att använda webbregistrering och tentamensanmälan på kurser där det finns utländska studenter är också att Mitt universitet inte finns i en engelsk version. Sammanfattningsvis finns en rationaliseringspotential om webbregistrering och webbaserad tentamensanmälan införs i större skala vid universitetet. 2.2 Personal Portalen Mitt universitet innehåller även möjligheter för personal att ta del av uppgifter ur Ladok. Via personnummer kan man se en students registerutdrag. Via kurskod kan man ta fram en namn- eller resultatlista för en kurs. Det är också möjligt att skicka e-post till kursdeltagarna. Det finns inga siffror över hur mycket detta används, men även här finns det troligen mycket personal, som inte känner till de möjligheter som finns. Information finns bara på avdelningen för IT och medias hemsidor. Studentavdelningens hemsidor om Ladok saknar helt information. För lärare som inte kan svenska finns samma hinder som för utländska studenter ovan Mitt universitet finns inte på engelska och information för personal på olika webbsidor finns bara på svenska. Via Ladoks hemsidor kan personal ta del av aktuell statistik över helårsstudenter och helårsprestationer, vilken publiceras två gånger i månaden. Nyligen har flera statistiktjänster tillkommit. Man kan t.ex. se hur lång tid det tar för studenter att bli klara med en viss kurs eller se poängproduktionen inom ett program. Det finns ännu ingen erfarenhet av användningen av de nya tjänsterna. 10

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Rev. 2009-12-30 Projektgruppen för Direktrapportering 3 3 Lärplattform - Mondo Mondo är universitets lärplattform med funktioner för kommunikation mellan lärare och studenter och för studenter sinsemellan. Kopplingarna mellan Ladok och Mondo är viktiga för att administrativt arbete ska kunna sparas. Kursdeltagarna hämtas automatiskt från Ladok när studenterna registrerats med en fördröjning på cirka två timmar. Olika undervisningsgrupper kan sedan skapas i Mondo. För institutioner som använder Mondo innebär det att undervisningsgrupper då inte behöver dokumenteras i Ladok. Det skulle underlätta för institutionerna om hämtningarna från Ladok kunde ske oftare, så att även de studenter som registrerats sent snabbt kommer med i Mondo. I Mondo kan lärare räkna ut kursbetyg och dokumentera dessa. Uppgifterna kan tas ut på en excelfil. Om betygen ska läggas in i Ladok, måste detta ske manuellt. Om de i stället kunde importeras in i Ladok skulle arbete sparas för administratörerna. En utredning bör göras för att se hur stort behovet är och om det är möjligt att åstadkomma överföring av uppgifterna på ett säkert sätt. 4 Institutionssystem Företagsekonomiska institutionen och Institutionen för data- och systemvetenskap har skapat egna studieadministrativa system, Fastreg respektive Daisy, för att tillgodose sina behov av datorstöd. Fastreg är även i drift vid Juridicum. Fastreg började utvecklas i slutet av 1980- talet, medan Daisy är cirka tio år gammalt. Systemen har delvis haft olika utgångspunkt vilket återspeglar sig i deras innehåll. Gemensamt är att de har funktioner för både personal och studenter. Studenterna kan t.ex. registrera sig på kurser (Fastereg), anmäla sig till grupper, anmäla sig till tentamen, välja kurser och inriktning på program, se kursinformation och schema, ta del av kursmaterial, göra kursutvärderingar, hantera uppsats mm. Personal kan t.ex. lägga schema (Daisy) och meddela schemaändringar, lägga ut kursinformation, administrera tentamen och rapportera betyg, skicka meddelanden till studenter, lägga ut och följa upp kursutvärderingar, hantera uppsatser, göra uppföljning, planera lärarresurser m.m. Andra områden som finns med är administration av forskningsprojekt, inventarium, diarium och alumniverksamhet. Schemaläggningen vid Företagsekonomiska institutionen sker utanför Fastreg och Institutionen för data- och systemvetenskap använder Mondo som pedagogisk plattform. Både Fastreg och Daisy hämtar personuppgifter ur Ladok för antagna studenter och reserver (personnummer, namn, adress, kurs/program). I andra riktningen går uppgifter om registreringar och provresultat, som läses in i Ladok efter olika kontroller. Kopplingarna kräver underhållsarbete för att säkerheten och datakvaliteten ska kunna upprätthållas. Det som kännetecknar Fastreg och Daisy är att allt som institutionen behöver finns i samma system, och att de kan förändras och utvecklas relativt snabbt när nya behov uppstår. Enligt uppgift uppfattas de som funktionella av personal och studenter och sparar mycket tid. Studenten har lätt tillgång till allt som är relevant och aktuellt för sina studier. För studieintyg etc. hänvisas dock studenterna vid båda institutionerna till Mitt universitet. Institutionssystemen och de centrala systemen (Ladok, Mondo, TimeEdit, SISU, Mitt universitet, SUKAT m.fl.,) har delvis samma innehåll och funktion men kan inte ersätta 11

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Rev. 2009-12-30 Projektgruppen för Direktrapportering 4 varandra. De centrala systemen kan knappast erbjuda lösningar på alla behov som finns på institutionsnivå. De vore inte heller rimligt att institutionssystemen utvidgades till att innehålla allt som behövs på central nivå. I stället får de ses som nödvändiga komplement för de institutioner som har en omfattande administration och där de centrala systemen inte är tillräckliga. Institutionssystemen kan vara inspirationskällor vid utvecklingen av de centrala systemen för att se vilka funktioner som är efterfrågade och vilka lösningar som använts. Det gäller speciellt om man vill åstadkomma smidiga arbetsprocesser som omfattar flera system. 5 Direktrapportering inom andra områden Det finns även andra områden där studenterna skulle kunna göra en del av det administrativa arbetet. Studenter på forskarnivå skulle kunna registrera sig via webb och lägga in sin aktivitetsgrad och försörjning, samt anmäla disputationstid. Ett annat område är stipendieansökningar. Dessa förslag rör dock relativt få studenter, varför de inte bedöms ha hög prioritet. 6 Kvalitet Grunden för en bra kvalitet i studieadministrationen kan sägas vila på några grundstenar: en ändamålsenlig organisation med tillräckligt mycket och kompetent personal, regler och rutiner som är kända och som följs, och datasystem som stödjer verksamheten. Organisation och personal. I stort sett finns en tydlig arbetsfördelning och kompetent personal. Tillsättandet av administrativa chefer har skapat bättre förutsättningar för en god kvalitet. Det är dock relativt vanligt att problem uppstår vid frånvaro, t.ex. sjukdom, eftersom många administratörer har specialistkunskaper och backup saknas. Dessa frågor hanteras i ett annat projekt inom Översynsprojektet. Regler och rutiner. Regler och rutiner finns för de studieadministrativa frågorna. Kunskapen om dessa kan dock variera bland personalen. Att göra regelverket mer tillgängligt och öka kunskapen är målet för ett annat projekt inom Översynsprojektet. Rättssäkerheten för studenterna är den viktigaste kvalitetsfrågan och har många dimensioner exempelvis: Beslut som följer regler och riktlinjer Korta handläggningstider Korrekta uppgifter i Ladok för varje student Rätt information till studenterna Säkra rutiner kring anonyma tentamina Gruppens erfarenhet är att besluten vid universitetet i stort sett följer regelverket, även om misstag kan förekomma. Handläggningstiderna kan ibland vara för långa, t.ex. när en lärare tar så lång tid på sig att ompröva ett beslut om betyg, att studenten ifråga inte får svar i god tid före omtentamen. Kvaliteten på uppgifterna i Ladok är god. Institutionerna är noga med kvalitetskontrollen av t.ex. betyg och studenterna själva kan se sina resultat och påtala fel. Tillgänglighet och service för studenter. Även detta är en kvalitetsfråga som omfattar hemsidor, öppettider, telefontider, haneringen av e-post och olika utskick. Institutionernas hemsidor varierar i utseende och innehåll. Större enhetlighet skulle underlätta för studenterna 12

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Rev. 2009-12-30 Projektgruppen för Direktrapportering 5 att hitta information och minska belastningen på institutionspersonal. Verktyget Polopoly har brister och sökmotorn är inte effektiv. Kommunikation mellan förvaltning och institutioner. För att upprätthålla kvalitet och effektivitet i arbetet är det viktigt att kommunikationen mellan Studentavdelningen och institutionerna är öppen. Institutionernas frågor och förslag till Studentavdelningen måste alltid tas om hand och få svar. Oftast får institutionerna svar på sina konkreta ärenden, även om man upplever att det ibland tar så lång tid att verksamheten stoppas upp. Är det mer komplexa frågeställningar eller problem, kan institutionerna uppleva att inget besked ges överhuvudtaget. Här är det viktigt för Studentavdelningen att även kommunicera att problemet inte kan lösas, eller att en lösning pågår men tar tid. Bra exempel på kommunikation är de löpsedlar som finns i Ladok och som alla användare ser när de loggar in i systemet. Här kommuniceras nyheter och problem. För mer generella frågor skulle nyheter från Studentavdelningen kunna läggas upp som notiser på den kommande medarbetarwebben. De centrala administrativa datasystemen fungerar i stora drag bra, men uppfyller inte alla krav och önskemål som ställs och uppfattas som tröga att förändra (Ladok, Mondo, utbildningsdatabasen SISU, portalen Mitt universitet). För att systemen ska fungera och vidareutvecklas i takt med ändringar i omvärlden, krävs en tydlig systemförvaltningsorganisation med tillräckliga resurser. 7 Förslag Projektgruppens förslag mot bakgrund av analysen i de föregående avsnitten är följande. I första hand bör de möjligheter som redan finns till direktrapportering och självservice kopplat till Ladok (Ladok på webb) utnyttjas bättre av de institutioner som inte har egna lösningar. Ladoks webbtjänster och Mitt universitet Tentamensanmälan via Ladok på webb Inför obligatorisk webbanmälan för alla tentamina som kräver förhandsanmälan Inför möjligheten för lärare att registrera betyg för de som tenterat Inför möjligheten till anonyma tentamina Dessa förslag har också kommit från den arbetsgrupp som utrett anonymiseringen av tentamina vid universitetet. Webbregistrering via Ladok på webb Inför obligatorisk webbregistrering för alla antagna studenter Studenter som är antagna skall själva kunna registrera sig på utbildningarna ifråga. Webbregistrering ska med andra ord införas vid alla institutioner. Eventuellt kan nybörjare undantas eftersom det kan finnas ett värde i att de knyter kontakt med institutionens personal, som en del av ett välkomnande till universitetet. Även omregistrering på kurs ska kunna göras. Ladoks tjänster för omregistrering tas i drift och ett webbgränssnitt utvecklas för detta. Införandet av webbregistrering kan ske stegvis under ett par terminer. Lanseringen av tentamensanmälan och webbregistrering vid institutionerna kräver informationsinsatser och utbildning från Studentavdelningens sida. Vidare behövs en dokumentation för institutionspersonal till hemsidan. Delar av den behöver också vara på engelska för de lärare som inte kan svenska. 13

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Rev. 2009-12-30 Projektgruppen för Direktrapportering 6 För den löpande användningen av webbtjänsterna krävs god tillgång till support från Studentavdelningen och Avdelningen för IT och media. Vidare måste institutionerna själva se över sina rutiner och sin information till studenterna inför terminsstarten. Mitt universitet Ta fram en engelsk version av Mitt universitet Detta är nödvändigt för att studenter som inte kan svenska, ska kunna registrera sig, anmäla sig till tentamen, ta ut studieintyg m.m. Behovet gäller främst det som ryms under fliken Studier. Förvaltning av webbtjänsterna och portalen Tydliggör uppdragen att förvalta Ladoks webbtjänster och Mitt universitet och lös frågan om finansiering av detta En kraftig ökning av direktrapportering via Ladoks webbtjänster enligt förslagen ovan kräver en hög driftssäkerhet och även möjligheter att vidareutveckla portalen och tjänsterna för att möta verksamhetens behov och anpassa applikationen till förändringar i omvärlden (t.ex. nya leveranser från Ladok-konsortiet). Idag finns inte något tydligt uppdrag och inte heller någon anvisad finansiering för förvaltning och utveckling av Ladok-tjänsterna inom Mitt universitet. Mondo Undersök om betyg satta i Mondo kan importeras till Ladok Detta skulle spara tid för de institutioner som använder Grade book i Mondo. En mer frekvent hämtning av registreringar från Ladok till Mondo skulle också underlätta. Övrigt Utred vissa frågor som har relevans för webbregistrering och betygssättning Under arbetet med denna rapport har det kommit fram att det finns hinder för införandet av webbregistrering och betygsrapportering via webb i full skala hos en av de institutioner som medverkat i projektet. Problemen beskrivs närmare i bilaga 3. En undersökning bör göras om problemen finns vid flera institutioner och hur de kan lösas på bästa sätt. 14

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Rev. 2009-12-30 Projektgruppen för Direktrapportering 7 Bilaga 1 Projektgruppens sammansättning Ingrid Sundberg, projektledare, Studentavdelningen Ylva Andersson, byrådirektör, Studentavdelningen Susanne Dackheim, byrådirektör, Studentavdelningen Nada Djokic, byråsekreterare, Institutionen för lingvistik Anna Westlund, kursadministratör, Nationalekonomiska institutionen Charlotta Malmgren, byrådirektör, Juridicum Birgitta Åkerman, studievägledare, BIG Lotta Wiklund, Stockholms universitets studentkår 15

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Rev. 2009-12-30 Projektgruppen för Direktrapportering 8 Bilaga 2 Användningen av webbregistrering och tentamensanmälan via webb vid institutionerna Tabellen visar vilka institutioner där studenter kunnat registrera sig och anmäla sig till tentamen via Mitt universitet under läsåret 2008/2009. Siffran inom parentes i kolumnen Registrering anger hur många kurser som var aktuella för webbregistrering. För Juridicum, Företagsekonomiska institutionen och Institutionen för data- och systemvetenskap, hanteras registrering och tentamensanmälan i institutionssystemen Fastreg respektive Daisy. Möjligheten för studenten att webbregistrera sig i Daisy finns, men används inte. Institution Registrering Anmälan till tentamen Humanistisk fakultet Inst f arkeologi o antikens kultur Inst f baltiska språk, finska o tyska ja Engelska inst ja Inst f etnologi, religionshistoria o genusstudier Filmvetenskapliga inst Filosofiska inst ja (2) Inst f franska, italienska o klassiska språk ja (13) ja Historiska inst ja Inst f journalistik, medier o kommunikation ja Konstvetenskapliga inst Inst f lingvistik ja Inst f litteraturvetenskap o idéhistoria ja Inst f musik- o teatervetenskap Inst f nordiska språk Inst f orientaliska språk Slaviska institutionen ja(20) ja Inst f spanska, portugisiska o latinamerikastudier ja Inst f utb vet m inr m humaniora o samhällsvetenskap Inst f utb vet m inr m språk och språkutveckling ja Juridisk fakultet Juridicum Fastreg Fastreg Samhällsvetenskaplig fakultet Ekonomisk-historiska inst ja Företagsekonomiska inst Fastreg Fastreg Inst f data- o systemvetenskap (Daisy) Daisy Inst f barn- o ungdomsvetenskap Inst f didaktik o pedagogiskt arbete ja (2) Inst f reklam o PR Kriminologiska inst ja Kulturgeografiska inst Nationalekonomiska inst ja (1) ja Pedagogiska inst ja (2) Psykologiska inst ja Socialantropologiska inst ja (4) ja 16

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Rev. 2009-12-30 Projektgruppen för Direktrapportering 9 Inst f socialt arbete ja Sociologiska inst ja SOFI: Arbetsmarknadskunskap m personaladministration ja (2) ja Specialpedagogiska inst ja Statistiska inst ja Statsvetenskapliga inst ja Naturvetenskaplig fakultet Inst f biologisk grundutbildning Inst f biovetenskaper o näringslära Inst f geologi o geokemi Inst f naturgeografi o kvartärgeologi Inst f tillämpad miljövetenskap Inst f analytisk kemi Inst t biokemi o biofysik Inst f fysikalisk kemi, oorganisk kemi o strukturkemi Inst f miljökemi Inst f organisk kemi Inst f neurokemi ja ja ja Inst f astronomi Inst f matematikämnets o naturvetenskapsämnenas didaktik Inst f utb vet m inr m tekniska, estetiska o praktiska kunskapstraditioner Fysikum ja (2) Matematiska inst Medicinsk strålningsfysik Meteorologiska inst Numerisk analys o datalogi 17

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Rev. 2009-12-30 Projektgruppen för Direktrapportering 10 Bilaga 3 Vissa hinder för webbregistrering och betygsrapportering via webb Vid nationalekonomiska institutionen finns vissa hinder för att införa webbregistrering och betygsrapportering via webb på det sätt som projektgruppen för Direktrapportering föreslår. Problemen beskrivs kortfattat nedan. Projektgruppen har av tidsskäl inte kunnat undersöka om det finns andra institutioner med liknande problem och vilken omfattning det i så fall har. Webbregistrering Nationalekonomiska institutionen har skapat en kursstruktur som består av kurser på 7,5 hp som är valbara i olika utsträckning. För att garantera att de studenter som önskar kan få läsa 30 hp per termin, kan studenten söka till block på 30 hp via studera.nu. Vill studenten bara läsa någon enda kurs, kan han/hon söka endast till den. De som söker och antas till 30 hp ska vid terminens början välja vilka kurser de vill läsa inom den valfrihet som finns på de olika kursnivåerna. Valen sker manuellt utanför Ladok. Studenterna registreras sedan på dessa kurser. En student som antagits via NyA-systemet till Nationalekonomi II, 30 hp, blir alltså registrerad på fyra stycken kurser om 7,5 hp. Eftersom valen inte finns dokumenterade som antagningar i Ladok, kan inte dessa studenter registrera sig själva via webb. Institutionen önskar ett datorstöd för hanteringen av valen så att studenterna kan webbregistrera sig. Kursval av olika slag finns implementerade i institutionssystemen Fastreg och Daisy. Betygsrapportering via webb Nationalekonomiska institutionen har ett system för examination där studenterna på vissa kurser kan få extra credit eller poäng på en tentamen. Credit kan man få t.ex. genom att delta i en seminarieserie eller göra inlämningsuppgifter. Den student som samlat credit behöver inte uppnå lika många poäng på sin tentamen för att bli godkänd som den student som inte har några credit. Hanteringen av credit sker manuellt utanför Ladok. Creditsystem komplicerar processen med betygssättning genom att det tillkommer ett steg. Efter rättningen av skrivningen ska eventuell credit tillföras innan studentens betyg kan sättas. Institutionen önskar stöd för detta i en eventuell kommande betygssättning via webb. Liknande creditsystem finns troligen även vid andra institutioner. 18

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Projektgruppen för Antagning 1 Rapport från projekt Antagning inom Översynsprojektet Innehållsförteckning: 1 Uppdraget... 1 2 Antagningsprocesserna... 1 2.1 Den samordnade antagningen... 1 2.2 Antagning på institution... 2 2.3 Reservantagning... 3 2.4 Efterantagning... 3 2.5 Utbytesstudenter... 4 3 Anmälningsavgifter... 5 4 Tidsåtgång... 6 5 Kvalitet... 7 6 Förslag... 8 Bilagor 1. Projektgruppens sammansättning... 11 2. Antal anmälningar i den samordnade antagningen 2007 2009... 12 3. Antagningsprocessen i den samordnade antagningen... 13 4. Bedömning av utländska meriter vid Stockholms universitet... 15 5. Användningen av olika anmälningssätt läsåret 2009/10... 18 6. Antagningsprocesser för utbytesstudenter... 21 1 Uppdraget Uppdraget till projektet har kommit från chefen för Studentavdelningen. Enligt förvaltningschefens direktiv ska projektet:.. genomföra en analys av antagningsprocessen. Anledningarna varför arbetet är tidskrävande klargörs. I analysen ska även en diskussion kring kvalitet i antagningsprocessen föras. När analysen är färdig ska chefen för Studentavdelningen föreslå förvaltningschefen åtgärder för att nedbringa hanteringstiden. Arbetet har bedrivits av en projektgrupp (bilaga 1) och har avgränsats till antagning till grundnivå och avancerad nivå, samt hanteringen av utbytesstudenter. Antagning till forskarnivå ingår inte. 2 Antagningsprocesserna 2.1 Den samordnade antagningen Universitetet deltar i den samordnade antagningen i Verket för högskoleservices, VHS, regi med flertalet utbildningar på grundnivå och avancerad nivå. Universitetet hanterar nu årligen ca 120 000 anmälningar via NyA. Antalet har ökat med 49 000 på två år eller 68 % (bilaga 2). Processen för att anta studenter utgår från reglerna om antagning i högskoleförordningen. En anmälan diarieförs först, därefter bedömer man om den sökande har grundläggande och särskild behörighet, och till slut värderar man de meriter som ska ligga till grund för ett urval bland de behöriga sökandena. Antagningsbesked skickas ut. Under processen kommunicerar 19

Stockholms universitet 2009-12-21 Studentavdelningen Projektgruppen för Antagning 2 man med de sökande på olika sätt. Arbetsordningen är alltså given. Bilden nedan visar hur appledet går till. Arbetsfördelningen mellan VHS och respektive högskola är reglerad i detalj i ett avtal. Vem som gör vad framgår av bilaga 3, där stegen även beskrivs mer i detalj. Förbered antagningen Ta emot anmälningar Registrera meriter Bedöm grundläggande behörighet Bedöm särskild behörighet Genomför urval 1 Samla in svar Genomför urval 2 För över resultatet till Ladok Både arbetsprocessen och antagningssystemet NyA är utformat för att uppnå maximal effektivitet, både när det gäller handläggningen av anmälningar och kommunikationen med de sökande. Processen och systemet utvecklas och förbättras kontinuerligt. Så mycket som möjligt är automatiserat. Många bedömningar av de sökandes meriter sker maskinellt utifrån de uppgifter, som registrerats i systemet (gymnasiebetyg från en nationell databas och akademiska meriter från högskolornas Ladok-databaser). Meriter som det inte är möjligt att registrera måste bedömas manuellt. Vissa utbildningars behörighets- och urvalsregler gör också att manuella bedömningar måste göras av alla sökande till dem. Bedömningarna av utländska meriter är mycket arbetskrävande och kräver stor kompetens (bilaga 4). En arbetsfördelning finns mellan VHS och högskolorna även för detta. Vid universitetet står Studentavdelningen för merparten av de manuella bedömningarna av anmälningarna, som måste ske. Institutionerna svarar för bedömningar i speciella fall, som kräver djupare ämneskompetens, t.ex. särskild behörighet och urval för sökande till internationella masterprogram. Vid Studentavdelningen ser man över sina arbetsrutiner regelbundet för att uppnå största möjliga effektivitet och kvalitet. Sammanfattningsvis kan sägas att arbetet bedrivs rationellt, och att det inte finns några möjligheter till rationaliseringar. Däremot efterfrågas mer stöd från Studentavdelningen till institutionerna. Detta skulle spara tid på institutionsnivå. 2.2 Antagning på institution Många institutioner har av tradition valt att själva sköta antagningen till vissa av sina utbildningar. Rent formellt är antagningen i dessa fall delegerad från chefen för Studentavdelningen till prefekterna, som står för handläggningen och besluten. Studentavdelningen bistår med visst stöd till institutionerna i mån av resurser. Under läsåret 2009/2010 hade 60 institutioner egen antagning till sammanlagt 273 utbildningar, ofta kurser på avancerad nivå (bilaga 5). Hur många sökande som hanteras är svårt att uppskatta. Om varje utbildning har 30 sökande i genomsnitt och många utbildningar ges två gånger om året, skulle antalet sökande kunna uppgå till 10-15 000. Antagningsprocessen följer samma gång som i den samordnade antagningen. Den stora skillnaden är att allt arbete görs manuellt. Inget datorstöd finns för diarieföring, bedömningar, utskrift av antagnings- och reservlistor, utskick av antagningbesked etc. När institutionen är 20