Hållbara och kvalitetssäkrade kommunikationstjänster i äldreomsorgen Isabella Scandurra

Hållbara och kvalitetssäkrade kommunikationstjänster i äldreomsorgen Isabella Scandurra Projektslutrapport för FoU Seniorium Rapport 2011:04

Projektslutrapport för FoU Seniorium 1

FoU Seniorium - InView AB - SICS FoU Jämt Isabella Scandurra Britt Östlund Jennie Bondesson Fredrik Degerblom Kjell Lindén Marie Sjölinder Catharina Höijer Projektslutrapport för FoU Seniorium 2

Projektslutrapport för FoU Seniorium 3

Hållbara och kvalitetssäkrade kommunikationstjänster i äldreomsorgen Innehåll Sammanfattning... 6 1. Introduktion och bakgrund... 8 1.1. Projektets syfte... 8 1.2. Organisation och delprojekt... 9 1.3. Rapportens disposition... 10 2. Valda metoder och metodutveckling... 11 2.1. Kort om aktionsforskning... 11 2.2. Användarcentrerad systemutveckling... 12 2.3. Projektets tillämpning av användarcentrerade metoder: Deltagande Design... 13 3. Informationsstruktur... 14 4. Införandemetod... 15 4.1. Socio tekniska införandemetoder... 15 5. Realisering av de fyra kommunprojekten... 16 5.1. Delprojekt Södertälje... 16 5.1.1. Digitaliserad hempärm... 17 5.1.2. Lärdomar... 17 5.2. Delprojekt Jämtland... 18 5.2.1. Forskningscirkel... 18 5.2.2. Användning av ippi i glesbygd... 19 5.2.3. Erfarenheter och reflektioner... 19 5.3. Delprojekt Täby... 20 5.3.1. Introduktion och införande hos seniorerna... 20 5.3.2. Täby seniorernas design workshops... 21 5.3.3. Favoriserade ippi tjänster... 22 5.3.4. Framtids workshop... 23 5.3.5. Effekter av ippi användningen... 24 5.4. Delprojekt Vallentuna... 24 5.4.1. Introduktion och införande hos de boende på Väsbygården... 25 5.4.2. Personalens design workshops... 26 5.4.3. Erfarenheter och reflektioner... 26 6. Teknisk utveckling... 28 Projektslutrapport för FoU Seniorium 4

6.1. Tre olika användarlägen... 28 6.2. Förbättrat användargränssnitt och funktioner... 29 6.3. Tjänsteutveckling... 32 7. Affärsmodeller... 32 7.1. ippi ett stöd att uppfylla Socialtjänstlagen... 33 7.2. ippi ett stöd för Lagen om Stöd och Service... 33 8. Kunskaps och informationsspridning... 34 9. Pågående arbete... 35 10. Slutsatser... 36 10.1. Avslutande Seniorium sammanfattning... 39 Projektslutrapport för FoU Seniorium 5

Sammanfattning Denna slutrapport innehåller två delprojekt i ett Vinnova finansierat samverkansprojekt där problemägare, företag och forskare medverkar i skärningspunkten mellan vård och teknik, äldre användare och utvecklare. Projektet syftar till att gemensamt utveckla och kvalitetssäkra hållbara kommunikationstjänster i äldreomsorgen och har beviljats anslag från VINNOVA, Verket för Innovationssystem. Arbetet kan beskrivas som en slags innovationsupphandling där kommuner och FoU enheter höjer sin beställarkompetens och där företaget genom detta Forska&väx projekt ökar sin kunskap om slutanvändaren i kommunen och genom forskarna får en chans att stärka sitt metodologiska angreppssätt. Syftet med det är att företaget InView AB tack vare ökad kunskap om användarcentrerad utveckling och olika kommuners lokala behov kan öka sin konkurrenskraft. Målet var att ta fram ett tjänsteutbud som svarar upp till samhällets behov av nya hållbara och kvalitetssäkrade kommunikationstjänster i äldreomsorgen. I detta arbete har användarcentrerade utvecklingsmetoder varit centralt, där presumtiva kunder och slutanvändare är delaktiga i processen. Däri består kvalitetssäkringen, att användaren av tjänsten görs delaktig och att de arbetssätt som utvecklats är dynamiska så att lärdomar byggs in i systemet som görs hållbart med öppna standarder. InView AB var projektägare i samverkan med representanter från FoU Seniorium, FoU Jämt, Swedish Institute of Computer Science (SICS) med fallstudier i fyra referens kommuner. Projektarbetet har bedrivits i åtta delprojekt; Metodprojektet, användarcentrerade utvecklingsmetoder och sociotekniska införandemetoder, Informationsstrukturprojektet, utveckling av en användbar och skalbar informationsstruktur, Affärsmodellsprojektet, med kommunen som kund till ippi tjänsten, Jämtlandsprojektet i Berg, service i glesbygd, Södertäljeprojektet, hemtjänstverksamhet, Täbyprojektet, en träffpunkt för seniora invånare, Vallentunaprojektet, ett vård och omsorgsboende, och slutligen Teknikprojektet, bestående av utveckling och test av ippi systemet. Projektslutrapport för FoU Seniorium 6

Genom ett verksamhetsnära samarbete i de fyra kommunerna med skilda behov och användargrupper har InView och forskarorganisationen i projektet lyft ippi plattformens funktionalitet och erhållit värdefulla erfarenheter kring införande av ippi som teknikstöd. Under projektet har ippi vidareutvecklats med sociala kommunikations tjänster, vård och omsorgsriktade tjänster och tjänster med fokus på friskvård och hälsa, samt informationstjänster om lokalt aktivitetsutbud. De användarcentrerade utvecklingsmetoderna och socio tekniska införandemetoder har varit centrala i projektet och i stort bidragit till projektets lyckade utgång. Affärsmodellen för ippi tjänsten med kommunen som kund har utvecklats med argument baserade i Socialtjänstlagstiftningen och bekräftats genom att tre av fyra medverkande kommuner har beslutat att fortsätta i någon form. Dessa kommuner har även agerat referenskommuner och InView har sedan hösten 2009 utökat sitt kundsamarbete till att våren 2011 arbeta med 22 kommuner. Projektslutrapport för FoU Seniorium 7

1. Introduktion och bakgrund FoU Seniorium har från våren 2010 till sommaren 2011 bedrivit ett samverkansprojekt mellan problemägare, företag och forskare: Täby och Vallentuna kommuner, InView och SICS, Swedish Institute of Computer Science. FoU Seniorium medverkar i skärningspunkten mellan vård och teknik, användare och utvecklare. Det här projektet initierades efter det första samverkansprojektet mellan Dr. Britt Östlund och InView AB, Vinnovaprojektet Nya nätverk för det moderna äldrelivet (dnr. 2008 01032), samt en behovsanalys Forska och Väx C Nya nätverk för äldre personer i kvarboende (dnr. 2009 01850). Behovsanalysen genomfördes av Britt Östlund, i roll av chef för FoU Seniorium, samt representanter från Swedish Institute of Computer Science, (SICS), och InView och fokuserade på äldres användning av TVn som personlig informationsmottagare. Diskussionerna utgick från nyutvecklade tjänster på det innovativa ippi systemet som använder TVn som bärare av en kommunikationstjänst för de som inte använder dator eller mobiltelefon. Analysen visade bland annat att tjänster bör utgå från äldre personers möjlighet att som IT medborgare utvecklas från passiva mottagare av information till aktiva användare. Tjänster på ippi plattformen bör utvecklas med målgruppen äldre och personer i behov av vård och omsorg i åtanke och utvecklingen bör ske i samverkan med de aktörer som ansvarar för stödtjänster till dessa individer, det vill säga kommunens vård och omsorg. En hållbar vård och omsorg i hemmet förutsätter att teknikstöd och tjänster stödjer de äldre till ett tryggare och trivsammare kvarboende samt underlättar sociala kontakter. Teknikstöd och nya tjänster bör också implementeras som en naturlig del av vård och omsorgspersonalens arbete och kunna underlätta och/eller effektivisera verksamheten. 1.1. Projektets syfte Det övergripande syftet med projektet är att med hjälp av ippi systemet utveckla kommunikationstjänster som passar på ett modernt vårdboende och i en moderniserad dagverksamhet för äldre medborgare. Med detta vill vi: Understödja äldre människors egen kommunikation utifrån den egna vanan av TV användande och möjligheten att bli integrerade i IT samhället. Utveckla tjänster i samverkan med personalen så att det underlättar och effektiviserar deras arbete. Framförallt ska tjänsterna bidra till en hållbar arbetssituation i bemärkelsen att den minskar stress och problem. Bidra till en utveckling av Inview som ett företag som förstår sig på kommuners krav och behov inom äldreomsorgen och en växande marknad med äldre medborgare. På lång sikt finns här ett behov av att höja beställarkompetensen i kommunerna, tillika kunskapen i näringslivet. Projektslutrapport för FoU Seniorium 8

1.2. Organisation och delprojekt Täby och Vallentuna projekten ingår i ett större sammanhang, ett forska&väx projekt. Det har genomförts med företaget InView som projektägare och en styrgrupp bestående av representanter från företaget och forskningsorganisationerna FoU Seniorium, FoU Jämt och Swedish Institute of Computer Science (SICS). Styrgruppen har träffats löpande under projektets genomförande med åtta protokollförda möten, med syfte att säkerställa projektets framgång och mål. Inledningsvis organiserades projektet i mindre delprojekt och döptes internt om till Mia4, som står för Metoder, Informationsstruktur och Affärsmodeller i fyra kommuner (Södertälje, Bergs kommun i Jämtland, Täby och Vallentuna). Projektarbetet har bedrivits i åtta delprojekt, med utpekade delprojektledare och olika fokus för de olika kommunerna. Tack vare ett lokalt ansvar för respektive delprojekt och en central samordning på högre nivå har delprojektens resultat kunnat flätas samman och ömsesidigt stärkt varandra. Därför har beslutet fattats att alla 4 kommuners delprojekt kommer att beskrivas i denna rapport, även om FoU Seniorium, förutom styrgruppsuppdraget, främst hanterat delprojekten i Täby och Vallentuna kommuner. Berg Amalia Södertälje Kjell Täby Isabella/Jennie Vallentuna Isabella/Jennie Metoder Fredrik Identifiera kundnytta kundkrav & utveckla införandemetoder Användvärdhet Mia Quattro informationsstruktur SICS Utveckla skalbar informationsstruktur på ippi & ippicentralen Användbarhet affärsmodeller Kjell Utveckla accepterade betalmodeller Affärsmodellen Basfunktion Vilka är lämpliga servicegivare till ippi i glesbygd? Anhörigkontakt/ Kommunikation hemtjänst/ Hempärm/Infopärm.. Information till/från seniorcentra, anhöriga, identifiera servicegivare.. Särskilt boende anhörigkontakt, matsedel, reception, kognitiv stimulans.. Teknikutveckling och Test Peter Figur 1; MIA4, projektets 8 olika delprojekt. Projektslutrapport för FoU Seniorium 9

De åtta delprojekten är: Metodprojektet, som består av två delar; användarcentrerade utvecklingsmetoder och införandemetoder för ippi i respektive kommun Informationsstrukturprojektet, med fokus på att utveckla en användbar och skalbar informationsstruktur för ippi systemet Affärsmodellsprojektet, med fokus på kommunen som kund till ippi tjänsten Södertäljeprojektet, med fokus på hemtjänstverksamhet och en kommun med mångkulturell bakgrund Jämtlandsprojektet, med fokus på tjänster och service i glesbygd Täbyprojektet, med fokus en privatiserad kommun och tjänster anslutning till en träffpunkt för seniora invånare Vallentunaprojektet, med fokus på tjänster som passar ett vård och omsorgsboende Teknikprojektet, som består av utveckling, test och kvalitetssäkring av nya samt förbättrade tjänster på ippi 1.3. Rapportens disposition I den följande rapporten beskrivs genomförande, resultat och lärdomar från de åtta delprojekten enligt följande disposition: Inledningsvis beskrivs metodprojektet, då arbetsmetoden i projektet är både en genomförandebeskrivning och den framtagna metoden ett resultat i sig. I detta arbete ingår även informationsstrukturprojektet, som ett exempel på tillämpade metoder. Därefter följer en beskrivning av realiseringen av de fyra kommunprojekten, det vill säga projektets fallbeskrivningar, där Täby och Vallentuna är de kommuner där FoU Seniorium varit delaktiga. I Vallentuna har anställda och boende på Väsbygården medverkat i utvecklingsoch kunskapsprocessen, och ett antal tjänster har prövats som bygger på vårdpersonalens uppfattning om vad som kan ge en säkrare tillvaro för de boende och underlätta för personalen i deras arbete. Några boende har under ett år använt ippi och fått information om aktiviteter och händelser på Väsbygården, och påminnelser om de aktiviteter de anmält sig till. Deras anhöriga kan via mobiltelefon och dator skicka meddelanden, i form av text eller mms/e post med foton, ljud och film som visas upp på TVn. I Täby utvecklas i projektet en ny kommunikationslänk mellan seniorer i kommunen och Täby Centrums Seniorcenter. Det handlar om hälsofrämjande verksamhet, t ex att man inte faller ur kontaktnätet och gemenskapen bara för att man råkar bli krasslig eller är borta en tid. Deltagarna i Täby får kontinuerlig information om aktiviteter på Seniorcenter direkt till sin TV, och kan svara på om de vill närvara eller inte. De får även allehanda meddelanden skickade till sig från vänner och bekanta. Projektslutrapport för FoU Seniorium 10

Därpå beskrivs det tekniska utvecklingsarbete som genomförts i samarbete med de fyra kommundelprojekten. Vidare beskriver affärsmodellsprojektet resultatet avseende nytta och argument för en kommun att köpa tjänsten. Slutligen följer en reflektion över kunskaps och informationsspridning samt en sammanfattning projektets viktigaste slutsatser och lärdomar. 2. Valda metoder och metodutveckling Detta Forska&väx projekt har lagt stor vikt vid metodutveckling, och ett delprojekt har specifikt fokuserat på att hitta och tillämpa metoder som specifikt stärker utveckling och införande av ippi ur ett praktiknära perspektiv. Med en bas av vedertagna metoder och med hjälp av forskarnas stöd var syftet att lära hur just InView som företag kan och bör vidareutveckla tjänsten ippi fortsättningsvis och hur ett införande i äldreomsorgssammanhang kan gå till där äldre personer är direkt involverade. Metodprojektet har delats in i två skilda delar där just de användarcentrerade utvecklingsmetoderna och de socio tekniska införandemetoderna har varit centrala i projektet och i stort bidragit till projektets lyckade utgång. FoU Senioriums och SICS forskare har ansvarat för metodval och metodutveckling och förmedlade genom sin aktionsforskningsansats den kunskapen både till kommunernas projektdeltagare och till utvecklare och kundansvariga av ippi. Forskarna från båda instituten har sin forskningsbakgrund i människa dator interaktion och arbetar ofta i en aktionsforskningsprocess (se nedan). Det finns idag mycket forskning kring användarcentrerad systemutveckling, men inte så mycket om hur äldre kan medverka i designprocessen, eller huruvida omsorgspersonal kan agera mellanhand i utvecklingen av IT verktyg som ska användas av äldre. Innovationen i projektet består alltså här av framtagandet av en ny och dokumenterad metod för tjänsteutveckling avseende hur ippi systemet och tillhörande tjänster kan anpassas efter lokala behov, samt på hur användandet kan integreras i kommunernas äldreomsorgs & seniorverksamhet. 2.1. Kort om aktionsforskning Aktionsforskning som begrepp introducerades av socialpsykologen Kurt Lewin. Han beskrev forskningsprocessen som en spiral varav varje varv består av fyra steg, planering, aktion, observation och reflektion av aktionens resultat. Aktionsforskning är en experimentell forskningsmetod för interventioner, utveckling och förändring i och av en praktisk situation. I forskningsprocessen deltar forskare tillsammans med praktiker i utveckling av frågeställning, metod, deltagande och analys för att systematiskt genomföra och utvärdera en förändring av praktiken. Eftersom det finns ett nära samarbete mellan forskaren och forskningssubjektet så är det sannolikt att båda parter lär sig något av själva processen under forskningen. Aktionsforskarna hoppas att denna lärdom Projektslutrapport för FoU Seniorium 11

ska komma genom frivilligt deltagande och aktionsforskningstanken bygger på föreställningen att ny kunskap ökar intresset vilket stimulerar individen att själv lära sig mer. Figur 2: Aktionsforskningens cykel. Källa: Scandurra, I. 1 2.2. Användarcentrerad systemutveckling Eftersom ippi bygger på befintlig teknik, men som tjänst betraktad är en ny företeelse är InView mån om att dels utveckla rätt tjänst från början, dels att utveckla tjänsterna rätt. Projektet utgår därför ifrån vedertagna användarcentrerade utvecklings och utvärderingsstandarder för att på bästa sätt anpassa ippi systemet mot lokala behov: ISO 13407, Användarcentrerade designprocesser och ISO 9241 11, Användbarhetsstandarden, för utveckling och utvärdering. Figur 3: ISO 9241 11 (1998) Ergonomiska krav för datorarbete del 11: guide till användbarhet. 1 Källa: Scandurra, I. (2008) Building usability into health informatics, http://swepub.kb.se/bib/swepub:oai:diva.org:uu 8403?tab2=abs&language=en Projektslutrapport för FoU Seniorium 12

Med standarderna som bas har forskarna valt ut lämpliga metoder som passar in i InViews arbetssätt och befintliga teknik, men som på ett tydligare sätt stöttar användarmedverkan. Figur 4: ISO 13407 Användarcentrerade design processer för interaktiva system. Att ge presumtiva kunder och slutanvändare möjlighet att vara delaktiga i systemutvecklingsprocessen är ett sätt att uppnå hållbara och kvalitetssäkrade kommunikationstjänster i äldreomsorgen. Syftet med att involvera de riktiga användarna i sin vardagliga miljö i själva systemutvecklingen (enligt en deltagande design 2 metod) baseras på det faktum att är svårt att överföra den insikt och förståelse som framkommer under en verksamhetsanalys till de tekniska specifikationer som krävs för att kunna utveckla IT system. För att skapa en ny typ av IT verktyg som saknas i vård och omsorg av de äldre idag, men som verkligen behövs, krävs att vården och användarna deltar mer aktivt i utvecklingen av nya tekniklösningar, blir en tydligare beställare och får chans att prova på de nya verktygen i form av prototyper under en stegvis utveckling och inte först då produkten är klar 3. 2.3. Projektets tillämpning av användarcentrerade metoder: Deltagande Design Krav och behov har studerats utifrån de lokala skillnaderna mellan medverkande kommuner storstad och landsbygd, kommunal respektive privat regi, äldre medborgare på serviceboende jämfört med seniorer som bor i ordinärt boende. Resultaten av krav och behovsanalysen beskrivs i termer av hur de påverkar 2 Schuler D, Namioka A (Eds.) Participatory Design: Principles and Practices, Lawrence Erlbaum Associates 1993 3 Scandurra, I. (2008) Building usability into health informatics, http://swepub.kb.se/bib/swepub:oai:diva.org:uu 8403?tab2=abs&language=en Projektslutrapport för FoU Seniorium 13

tjänsteutformningen och tjänsteutbudet. Ledord i utvecklingen är bibehållen enkelhet i designen och användvärda tjänster. För uppföljning av detta krävs återkommande utvärderingar, vilka har skett i design workshops. Deltagarna i workshopen har under ledning av forskarna tagit fram olika förslag på nya och förbättrade tjänster utifrån vardagliga behov, som sedan har förmedlats till utvecklarna genom användningsfall och tjänstespecifikationer. Utvecklingscyklerna går i 6 månaders intervaller som skiftar mellan fokus på ippi enheten och ippi centralen. Detta möjliggör perioder för feedback, där de förslag som utvecklats visas upp för deltagarna som ger direkt återkoppling tillbaka till utvecklingsprocessen som stegvis förfinar tjänsterna eller funktionerna. Det mesta användarcentrerade arbetet med äldre har bedrivits inom delprojektet Täby, där användargruppen varit mycket aktiv med deltagande i månadsvisa sammankomster. Dessa sammankonster har, vid sidan om att samla in synpunkter kring existerande ippi och dess tjänster, även bestått av inspirationsseminarier där seniorerna varit med och arbetat fram förslag på nya och för dem värdefulla ippi tjänster. Mer om seniorernas workshop står att läsa i kapitel 5.3.2 Täby seniorernas design workshops. I Vallentuna har personalen från Väsbygården deltagit i motsvarande sammankomster för att utifrån äldreboendets perspektiv, alltså med tanken riktad både till de äldre boende och till hela personalstyrkan, försöka använda och vidareutveckla ippi på ett sätt som förenklar och förnöjer i vardagen. Mer om personalens arbete i design workshops finns i kapitel 5.4. 3. Informationsstruktur Som ett exempel på resultat erhållna i ett användarcentrerat arbete beskrivs delprojektet Informationsstruktur och dess tillvägagångssätt här nedan. Delprojektet som avser informationsstrukturen består av två delar. Informationsstruktur avseende ippi enheten och dess gränssnitt, samt webbtjänsten ippi centralen och dess gränssnitt. Syftet med detta delprojekt var att lösa hur informationsstrukturen skulle byggas ut och visualiseras för att kunna möjliggöra olika nivåer av komplexitet, vara anpassad efter olika användargrupper samt kunna byggas ut i takt med att fler tjänster tillkommer. Ett ledord här har varit Användbarhet i alla lägen. Arbetet avseende ippi enhetens gränssnitt har varit baserat på användarfeedback från insamlade kvalitativa data. Material har samlats in under möten och sammankomster med användare som diskuterat och kommit med synpunkter på gränssnitt och navigering. Utifrån detta material samt utifrån ippi:s tänkta målgrupper arbetades ett antal personas (exempelanvändare) fram och beskrevs. Med dessa beskrivningar och de insamlade synpunkterna från användarna som utgångspunkt togs ett antal förslag fram avseende förändringar av gränssnittet. Arbetet resulterade i att antalet användarlägen ändrades från fyra till tre och att kopplade funktionaliteter anpassades efter de beskrivna exempelanvändarna. Vidare resulterade arbetet i att en rad funktioner, navigeringsmöjligheter och ikoner ändrades (se mer under kapitel Teknisk utveckling). Projektslutrapport för FoU Seniorium 14

Arbetet avseende ippi centralen har utgjorts av analys av befintlig struktur samt dokumentation av denna. Vidare har denna analys legat till grund för ett antal workshops, vars syfte har varit att förbättra informationsstrukturen på ippi centralen samt belysa frågor rörande skalbarhet och framtida utbyggnad av systemet. Detta arbete har legat till grund för en ny release av ippi centralen, vilken kommit alla nuvarande användare till del och som deltagarna i projektet fått lämna kommentarer till. Återkopplingen bestod av positiva åsikter och en känsla av att vara lyssnad till. 4. Införandemetod I samarbete med forskarna har företaget tagit fram en anpassad metod för införande av ippi tjänsten i vård och omsorg. Den har dokumenterats under hösten 2010 och används och förfinas successivt i alla kundprojekt. Ledord för detta delprojekt har varit att identifiera kundnyttan och kundkraven och skapa en tjänst som är värd att använda för den äldre användaren. 4.1. Socio tekniska införandemetoder Den socio tekniska traditionen fokuserar på samspelet mellan människor och datorer, och framhåller både de tekniska och de sociala aspekterna av ett system. Det är alltså inte, som fortfarande är vanligt är idag, enbart de tekniska aspekterna som ska vara centrala i en systemutvecklings eller införandefas. Den fokusering som görs på sociala aspekter innebär ytterligare att det inte bara är användare som berörs, utan även dennes arbetsuppgifter, samt organisatoriska och socialpsykologiska aspekter 4. Enligt den amerikanske organisationsteoretikern Harold Leavitt (ibid) kan en organisation i stora drag sägas bestå av fyra olika delsystem: uppgifter, struktur, teknik och människor. När en förändring sker i ett av dessa delsystem, påverkas även de andra delsystemen och därmed också organisationens utförande av uppgifter. Medvetenheten om detta, i kombination med kunskapen om att människor som inte får något inflytande över förändringar som påverkar deras egen situation tenderar att bemöta förändringarna med osäkerhet eller motstånd. Det finns inom forskningen ett antal modeller som beskriver de faktorer som kan påverka införande av ny teknik i en organisation, t ex The Technology Acceptance Model (TAM), The Theory of Planned Behaviour (TPB) eller the Diffusion of Innovations Theory (DOI). Vi har här tillämpat nyckelvariablerna från dessa modeller, sammanställda av en forskargrupp med Yi i spetsen 5. Genom att medvetandegöra dessa faktorer och initialt i projektet bygga in påverkande steg i utvecklingen och införandet har vi medvetet försökt bromsa de negativa effekter som annars brukar uppstå då människor påverkas av förändringar och samtidigt försökt stärka de positiva effekter 4 Bansler, Systemutveckling Teori och historia i skandinaviskt perspektiv, Studentlitteratur, 1987 5 Yi MY, Jackson JD, Park JS, Probst JC. Understanding information technology acceptance by individual professionals: Toward an integrative view. Information & Management 2006; 43: 350 63 Projektslutrapport för FoU Seniorium 15

som uppstår då människor får lära sig något nytt. De motiverande faktorer som projektet hanterat kan studeras vidare i I. Scandurras artikel om Evaluation of a sociotechnical implementation process 6. Om hur introduktion och införande gick till hos seniorerna i Täby och hos de boende på Väsbygården står att läsa i kapitlet om Realisering av de fyra kommunprojekten nedan. 5. Realisering av de fyra kommunprojekten Genom ett verksamhetsnära samarbete i fyra kommuner med skilda behov och användargrupper har InView och forskarorganisationen i projektet lyft ippiplattformens funktionalitet och erhållit värdefulla erfarenheter kring införande av ippi som teknikstöd. Under projektet har ippi tjänsten vidareutvecklats med sociala kommunikationstjänster, vård och omsorgsriktade tjänster och tjänster med fokus på friskvård och hälsa, samt informationstjänster om lokalt aktivitetsutbud. 5.1. Delprojekt Södertälje Södertäljeprojektet genomfördes tillsammans med en hemtjänstenhet i Södertälje med säte på Mariekällgården, under perioden december 2009 till april 2010. Under hela projektfasen genomfördes planerings och avstämningsmöten cirka en gång per månad hos hemtjänsten. I projektgruppen ingick från InView; Kjell Lindén (projektledare) Fredrik Degerblom (Teknisk support) Amalia Knuuttila (Införandesupport) Och hemtjänsten i Södertälje; Anna Thunberg Nyman (Hemtjänstchef) Annelie Nicklasson (Hemtjänstgruppchef) samt hemtjänstutförarna (Gunilla och Maria) Efter inledande introduktion och utbildning av hemtjänstpersonalen utvaldes tio brukare att testa ippi tjänsten. En intensiv testperiod genomfördes under cirka fyra månader. Dessvärre hade Södertälje kommun efter det ej möjlighet att förlänga testperioden av budgetskäl. Under projektet framkom en mängd intressanta erfarenheter som nedan är sammanfattande: Södertälje som stad har en stor population medborgare med internationell härkomst. Detta innebär ett antal intressanta utmaningar vad gäller språk och kommunikation. 6 De motiverande faktorer som projektet hanterat kan studeras vidare i I. Scandurras artikel om Evaluation of a socio technical implementation process i The Journal on Information Technology in Healthcare 2008; 6(5):356 366. Projektslutrapport för FoU Seniorium 16

Under projektet identifierades möjligheten att börja kommunicera med pictogram, vilket nu sommaren 2011 är på väg att realiseras. I Södertäljeprojektet utvecklades tillsammans med personalen tydliga och enkla brukarmanualer som sedan har använts i alla efter det initierade kundprojekten. 5.1.1. Digitaliserad hempärm Ett behov som hemtjänstpersonalen i Södertälje hade var att digitalisera hemtjänstpärmen, som idag är en fysisk pärm som är arbetssam att uppdatera samt att den lätt kan städas bort brukarens hem. Med detta behov som grund utvecklades tjänsten att från ippi centralen kunna hantera en hempärm på TV:n. I Hempärmstjänsten finns det möjlighet att bygga vidare genom att använda pictogram vilket även skulle underlätta för många utlandsfödda som kan ha problem med svenska språket. Det veckoschema som igår i hempärmen har även utvecklats, använts och vidareutvecklats av andra kunder på andra marknader, det vill säga InView har redan fått till en spridningseffekt på det som utvecklats inom Södertälje projektet. 5.1.2. Lärdomar Sammanfattningsvis gav Södertäljeprojektet följande lärdomar: Södertälje vill kunna kommunicera med brukarna idén med ippi är bra Framförallt bilder har varit bra, visa vem som kommer. Speciellt vid nyanställning. Ger stor trygghet att öppna dörren när brukaren vet vem som ska komma. Bilder från anhöriga uppskattades mycket, speciellt om de var från utlandet. Skicka SMS eller ringa vid förändringar i schema fungerade bra. Dagens datum är en uppskattad tjänst. Även spelen är uppskattade. Lärdomar vad gäller införande: Utbilda hela personalgruppen inklusive ippi ambassadörer. Följ upp med extra utbildning till ippi ambassadörer. Alla som är i brukarens hem måste känna till ippi och kunna handleda brukaren/svara på frågor. Uppföljningsmöten månadsvis initialt är ett måste och har fungerat mycket bra. Skicka ut brev till utvalda brukare så snart som möjligt. De ska redan känna till konceptet vid installationstillfället. Installation hos brukaren, avsätt 90 minuter. Följ upp inom en vecka. Användare med engagerade anhöriga har lärt sig ippi mycket snabbare. Personalen öppnar sedan upp inkomna meddelanden hos brukare med ippi vid besök tills de kan/vill göra det själva. Målgruppen för hemtjänst är mycket bred, ippi måste förenklas ytterligare för att kunna nå hela målgruppen. För vissa kanske det räcker att få upp en bild på vem som kommer och det är allt. Projektslutrapport för FoU Seniorium 17

Dessa erfarenheter har legat till grund för genomförandet i de tre följande delprojekten samt även i övriga kommunsamarbeten som InView bedrivit efter våren 2010. 5.2. Delprojekt Jämtland Jämtlandsprojektet har organiserats av Forsknings och utvecklingsenheten inom socialtjänst och kommunal hälso och sjukvård i Jämtlands län (FoU Jämt) och har genomförts i Storsjö i Bergs kommun. Storsjö var ett naturligt val för projektet då ett pilotprojekt med ippi genomförts här under 2009. I detta försök deltog 12 seniorer som kravställare på ippi. Erfarenheterna från pilotprojektet visade att ippi hade ett värde i deltagarnas privata sfär, det vill säga i kontakten med anhöriga och vänner. 7 Pilotprojektet avslutades april 2010, och övergick då till Jämtlandsprojektet. Delprojektledare för Jämtlandsprojektet har varit Catharina Höijer, forskningsledare / chef på FoU Jämt. Jämtlandsprojektet har valt att fokusera på hur ippi skulle kunna användas för att öka tillgängligheten av lokal service på landsbygden i allmänhet och i en fjällby i synnerhet. Efter sommaren 2010 rekryterades en ny projektledare, därmed samordnades Jämtlandsprojektet med ett utvecklingsarbete i syfte att utveckla det sociala innehållet för daglediga i Storsjö/Ljungdalen. På grund av det begränsade urvalet av äldre personer med hemtjänstinsatser i Storsjö/Ljungdalen (17 äldre personer har hemtjänstinsatser av bygdens totalt 311 invånare), har projektet haft svårt att rekrytera deltagare inom målgruppen äldre med insatser från kommunens hemtjänst. Målgruppen i utvecklingsprojektet vidgades därmed så att äldre personer med intresse fick möjlighet att delta. 5.2.1. Forskningscirkel Under hösten 2010 arrangerades en forskningscirkel med syfte att förankra utvecklingsarbetet och ta fram en handlingsplan för att bryta isolering för boende i landsbygd genom att utveckla både den lokala servicen och social verksamhet. I forskningscirkeln medverkade ordförande vård och omsorgsnämnden, kulturchef, biståndshandläggare, arbetsterapeut, anhörigkonsulent, enhetschef hemtjänsten område Syd, utbildningskonsulent, Studieförbundet Vuxenskolan, ordförande turistföreningen Storsjö/Ljungdalen, 7 Höijer, C. (2010) ippi och äldrekommunikation i landsbygd. Rapport av pilotprojektet i Bergs kommun. Rapport 2010:9 FoU Jämt rapportserie. Östersund: Kommunförbundet Jämtlands län. Projektslutrapport för FoU Seniorium 18

bibliotekarie Svenstaviks bibliotek, projektledare/undersköterska Storsjö/Ljungdalen och chef FoU Jämt. Handlingsplanen omfattade bland annat att skapa mötesplatser för daglediga i de två fjällbyarna Storsjö och Ljungdalen. Under projekttiden har en användare avlidit, en har tackat nej till fortsatt medverkan i projektet och sex nya användare har tillkommit i Storsjö. De nya användarna har själva efterfrågat att få vara med i projektet. Det främsta syftet med deras intresse var möjligheten att kunna kommunicera med familj och vänner via bilder. 5.2.2. Användning av ippi i glesbygd I samband med mötesplatserna har ippi använts för utskick och inbjudan till mötesplatserna samt för återkoppling efter träffarna. Återkopplingen har utformats av projektledaren via ippi centralen. Den har bestått av foton som tagits i samband med olika aktiviteter på den senaste mötesplatsen. Denna tjänst har varit uppskattad och bidragit till samtalsämnen lång tid efter träffarna. Ungefär varannan vecka har projektledaren skickat ut enkla gymnastikövningar. Varje utskick omfattar fyra övningar med instruktioner som ippi användarna lätt kan följa. Övningar har följts upp i samband med träffarna på mötesplatsen i Storsjö. Några ippi användare skickar svar till projektledaren, och meddelande till andra ippi användare. Vi har även fått förfrågan om det finns fler ippisar. Några vill ställa sig i kö för att få en, för att man kan hålla kontakten med barn och barnbarn och vänner som bor långt borta. I samband med besök i hemmen har projektledaren sett många ippi bilder där naturen avspeglar vårt långa land, här ligger snön djup och nere i södra Sverige blommar det, semester och sevärdheter, ombyggnationer och förändringar. Vi ser också att besöken i hemmen i sig är ett förebyggande hälsoarbete. Besöket innebär att man har städat, bytt om och bakat, en tanke där man är aktiv och behöver den sociala kontakten i hemmet. Sammantaget ser vi att den äldre användaren får möjlighet att vara delaktig i hela samhället, känner sig behövd och får en mening i vardagen. 5.2.3. Erfarenheter och reflektioner Intentionen att mobilisera lokala servicegivare, främst handlaren och biblioteket har inte varit oproblematiskt. Handlaren såg till exempel ingen nytta med att informera om utbudet elektroniskt. Mest framgångrikt var samarbetet med biblioteket i Svenstavik där en ippi placerades. Nya tjänster har diskuterats men ej genomförts, till exempel att personalen skulle utforma enkla informationsblad om talböcker och nya titlar. Ippianvändarna skulle då kunna beställa sina böcker som levererades till mötesplatsen i Storsjö. Tankar fanns också att starta en läsecirkel via ippi. Men personalen såg tyvärr inte nyttan med kommunikationstjänsten kopplat till sitt eget ordinarie arbete. Projektet med ippi i glesbygd och tanken att använda tjänsten i det sociala innehållet i landsbygd har varit en spännande utmaning. Vi har till exempel otillräcklig mottagning i Projektslutrapport för FoU Seniorium 19

det mobila nätet i vissa områden, vilket påverkar hur ippi kan användas. Användarna är i det stora hela mycket nöjda, vi ser en klar bild av att det är i det sociala innehållet tjänsten används och fungerar bäst. Barns och barnbarns bilder är viktiga, där den äldre kan vara mer delaktig i tillvaron. Tekniken måste vara lätt att använda och fungera utan problem om den äldre användaren ska våga använda en ny produkt och se användningsområdet och nyttan med produkten. Kommunikationstjänsten är under ständig utveckling vilket ställer krav på kontinuerlig information och utbildning till kontaktpersonerna i kommunerna. Därför är metodstöd ett angeläget utvecklingsområde för ansvariga av ippi centralerna, förslagsvis ingår denna utbildningsuppdatering i de avtal som tecknas mellan kommunerna och InView. 5.3. Delprojekt Täby Täbyprojektet har genomförts sedan februari 2010 i samverkan mellan Täby kommun som problemägare, InView som projektägare samt forskarorganisationerna FoU Seniorium och SICS. Projektorganisationen har bestått av representanter från Täby kommuns äldreomsorgsförvaltning och den nyöppnade kommunala träffpunkten Seniorcenter samt representanter från de båda forskarorganisationerna och InView. Utmärkande för Täby kommun är den höga graden av privatisering inom äldreomsorgen. När Seniorcenter öppnades som en del av kommunens utbud av service för äldre invånare önskade utvecklingsansvarig för Seniorcenter, Jenny Lundberg Lydka på äldreförvaltningen, ta in ippi som en del av träffpunktens verksamhet. Ambitionen var att med ippi som kommunikationsstöd stötta äldres egen kommunikation och öka deras möjligheter att vara aktiva informationsanvändare. Delprojektledare för Täbyprojektet har varit Dr. Isabella Scandurra, FoU Seniorium, i nära samarbete med Jennie Bondesson, kundprojektledare på InView. Täbyprojektet har fokuserats på införande och kravställning av kommunikationstjänster för aktiva seniorer i Täby kommun som besöker träffpunkten. Täby Seniorcenter startades upp i april 2010. Under tidig vår planerades projektet upp av representant från ansvarig för Seniorcenter tillsammans med InView och FoU Seniorium. I augusti 2010 anställdes en verksamhetsansvarig för Seniorcenter som då samtidigt blev delaktig i ippi projektet med ansvar för informationsspridning till både äldre invånare och kommunens övriga verksamheter. Kort därefter anställdes ytterligare en person med halvtidstjänst på Seniorcenter och i projektet blev denna person en så kallad ippi ambassadör. Detta innebar ansvar för att stötta deltagarna i sin användning och med enklare support i hemmet samt att veckovis skicka ut önskade informationsmeddelanden från Seniorcenters verksamhet. 5.3.1. Introduktion och införande hos seniorerna När Seniorcenter invigdes i april visades ippi upp och de första deltagarna till projektgruppen rekryterades bland besökarna. Tillsammans med kommunens enhet för förebyggande hembesök bjöd projektet in till informationsträffar för seniorer på träffpunkten och under våren och sommaren 2010 hölls på Seniorcenter ett antal informationsträffar där utbildning i ippi ingick som steg 2. Utbildningen hölls av företaget och även Seniorcenters personal informerades och utbildades för att kunna Projektslutrapport för FoU Seniorium 20

väcka intresse och svara på frågor då projektledningen inte var på plats. I rekrytering av deltagare har projektet tagit fram en informationsbroschyr och placerat en demonstrations ippi på plats på Seniorcenter. De intresserade seniorerna fick under så många tillfällen de själva ville först testa på Seniorcenter innan de fattade beslut om att använda ippi hemma. För det stora flertalet räckte ett tillfälle för information för att skapa sig en uppfattning om vad som förväntades, och ett tillfälle för eget test/utbildning för att känna sig tillräckligt trygg i att ta hem ippi. De instruerades hur ippi ska installeras till TVn och i alla fall utom de där TVn var så monterad att kontakterna inte nåddes kunde seniorerna själva installera och starta upp ippi. Seniorcenters ippi ambassadör stöttade användning initialt i hemmet, och skickade ut Seniorcenter information och andra uppmuntrande meddelanden. Andra linjens support stod företaget för och något tillfälle krävde att tekniker kom ut till seniorerna för att åtgärda problem. Men oftast klarade seniorerna och Seniorcenters resurs av att lösa de problem som uppstod och tack vare de månadsvisa träffarna och läxläsningen däremellan kunde seniorerna själva i stor utsträckning komma underfund om hur de på bästa sätt skulle använda ippi i hemmet. De gav varandra mycket värdefull information vid träffarna, men även återkoppling direkt till företaget, som lyhört försöker anpassa tekniken bakom ippi så att tjänsterna blir mer lättanvända. Figur 5: Ippi meddelande till Täby seniorerna 5.3.2. Täby seniorernas design workshops Användargruppen, en grupp om nio ippi användare, som rekryterats över våren och sommaren 2010 och som sedan dess använder ippi i sitt eget hem, har efter en utbildningsperiod medverkat i design workshops. Dessa design workshops har, vid sidan om att samla in synpunkter kring existerande ippi för att förfina dess användargränssnitt, navigering och funktioner, även bestått av Projektslutrapport för FoU Seniorium 21

inspirationsseminarier där seniorerna varit med och arbetat fram förslag på nya och för dem värdefulla ippi tjänster, både utifrån perspektivet bra för mig idag och bra för mig om 10 15 år. Seniorerna har idag en snittålder på 70 75 år. Från juni 2010 till maj 2011 har månadsträffarna som ägt rum styrts av projektledningen (forskare och kundansvariga på företaget) med en mycket aktiv medverkan från seniorer och Seniorcenterpersonal. Varje träff har haft ett antal stående punkter på agendan; såsom aktuell information från projektet och Seniorcenters verksamhet men största fokus har varit på deltagarnas utveckling, frågor och krav på ippi och dess tjänster. På workshoptillfällena har projektet arbetat användarcentrerat och fångat upp önskemål och krav på nya tjänster och förbättrad funktionalitet av befintliga tjänster. De förslag som uppkommit har företaget tagit med sig till utvecklarna som stegvis förfinar produkten och varje ny release testas och utvärderas av seniorerna. Mellan varje månadstillfälle har användargruppen även valt att träffas utan projektledningen för spontan läxläsning och kunskapsutbyte. Det har varit mycket uppskattat att lära sig tekniken i grupp tillsammans med andra deltagare som är på samma nivå. Användargruppen har också sammansvetsats socialt och umgås numera även privat och tycker sig ha fått nya vänner. 5.3.3. Favoriserade ippi tjänster De ippi tjänster gruppen använder mest, utöver att de använder ippi som en kommunikationskanal med anhöriga och vänner, är: Veckovis information och inbjudningar runt olika aktiviteter som är på gång på Täby Seniorcenter. Ansvarig personal på Seniorcenter skickar ut dessa via ippicentralen och innehållet samt utseende har anpassats efter användargruppens önskemål. Veckovisa utskick av gympaövningar från seniorcenterpersonal i syfte att uppmuntra friskvård. Denna tjänst har utvecklats och förfinats inom ramen för projektet på önskemål från användargruppen. Spel som Memory och Sudoku. Projektslutrapport för FoU Seniorium 22

Figur 6: Introduktionstillfälle, deltagarna testar ippi själva på Seniorcenter. 5.3.4. Framtids workshop I Täbyprojektet fokuserades det på att utforska vilka nya tjänster som skulle vara till stor nytta för användaren. Då detta arbete skede under projektets senare tidsskede sent är denna utveckling ännu ej genomförd, men kommer till vissa delar implementeras i kommande releaser. Arbetet med att utveckla framtida tjänster för ippi bedrevs i form av ett antal seminarier, både med Täby gruppen och internt i projektledningen. Processen bestod av fyra olika steg. 1) Brainstorm i Täby Det första steget utgjordes av en brainstorming med Täbys seniorer och projektgruppen. Det var en post it övning där deltagarna fritt fick resonera kring vad man skulle kunna använda ippi till. Den enda restriktionen för övningen var att de tjänster som föreslogs skulle falla inom något av följande områden: kognitiva aktiviteter, sociala aktiviteter och/eller fysiska aktiviteter. 2) Kategorisering och detaljering av brainstorming materialet Som det andra steget i arbetet bearbetades materialet inom projektgruppen. Inom ramen för detta arbete kategoriserades materialet och det skapades undergrupper av tjänster. Totalt resulterade de två första stegen i ett trettiotal förslag på olika tjänster. 3) Genomförbarhetsprioritering Det tredje steget i processen utgjordes av ett projektinternt seminarium där projektgruppen prioriterade bland tjänsterna med fokus på vad som var görbart att utveckla, både innehållsmässigt och ekonomiskt. 4) Prioritering utifrån värde för äldre Som ett sista led i processen genomfördes ett seminarium med seniorerna i Täby. Syftet med detta var att, baserat på de tjänster var möjliga att utveckla, låta seniorerna välja ut de tjänster som de ansåg värdefullast att få realiserade. Hela processen resulterade i ett antal förslag på framtida ippi tjänster. De högst prioriterade av dessa var: Frågesporter med ledtrådar (som i tidningar) Memory matrix spel som tränar korttidsminnet Smyggympa för stillasittare enkla gymnastikövningar Veckans/dagens mat tips Promenadrutter Projektslutrapport för FoU Seniorium 23

Vad som händer i kommunen, både det som har hänt och kommande evenemang Olika spel: jämföra sig själv med andra ippi användares resultat Värt att nämna i detta är att det krävs mycket arbete med att förfina och detaljera tjänsterna i den interna arbetsgruppen, eftersom det var lätt att interna missförstånd skedde, utifrån olika uppfattningar av vad seniorerna hade önskat. Det är svårt att lägga sin tekniska kompetens åt sidan för att till fullo förstå behov och önskemål från s k icketekniska användare. Återkoppling för att säkra hem att vi förstått deras önskemål korrekt var nödvändigt. 5.3.5. Effekter av ippi användningen Uppfattningen bland deltagare i gruppen är att det har varit spännande att delta i ett utvecklingsprojekt där de får påverka hur tekniken bör se ut. Deltagandet verkar också ha öppnat upp de deltagandes intresse för teknik även utanför ippi tjänsten. En av deltagarna menar att hon numera är säkrare på att hantera DVD:n till TV:n, en överspillningseffekt av att våga och lära nytt med ippi. Vikten av delaktighet i samhället även om man inte använder dator har också framkommit i projektet. En deltagare fick jobb på en casting via ippi, tack vare att hon uppgav sin ippi epostadress. Med en epostadress till TV:n så finns även en icke datoranvändare representerad i den digitala världen. Användargruppen är överens om att de vill fortsätta använda ippi och att träffas. Täby kommun har under projekttiden tillsatt en styrgrupp med representanter från kommunens informationsavdelning, kultur och fritid samt IT avdelningen med uppgift att sprida information om projektet och att skapa en modell för hur teknikstöd och tjänster kan implementeras i kommunens verksamhet. Detta arbete är fortfarande pågående, men projektansvarig har gett besked att kommunen vill fortsätta i någon form. Seniorcenter skulle kunna bli en mötesplats för seniorer och företag med produkter och tjänster som riktar sig till målgruppen. Tillsammans med styrgruppen har InView inlett en diskussion kring ett tjänstepaket som kan stötta användarna men som kräver mindre hantering av kommunens egen verksamhet än idag. Täby kommun har även utryckt önskemål om ett tjänstepaket där generellt innehåll skickas till ippi användarna från en central innehållsleverantör exempelvis InView. Detta för att avlasta kommunens resurser. Då detta behov även finns i andra kommuner håller InView just nu på att sammanställa ett tjänsteerbjudande innehåll i kategorierna; hälsa (smyggympa), nutrition (mattips) och kognitiv stimulans (gåtor). 5.4. Delprojekt Vallentuna Vallentunaprojektet har genomförts som ett samverkansprojekt mellan Vallentuna kommun, InView samt SICS och FoU Seniorium sedan februari 2010. Projektet har Projektslutrapport för FoU Seniorium 24

organiserats kring Väsbygårdens vård och omsorgsboende i kommunen. Utvalda representanter ur personalen har ingått i projektgruppen; verksamhetschef tillsammans med samordnare och vårdpersonal. Verksamhetschef Johnnie Gedda valde att delta i ippi projektet för att stötta de boendes förmåga att bibehålla sina sociala nätverk och för att tillsammans med sin personalgrupp bidra till en utveckling av kommunikationstjänster som passar ett modernt boende för äldre. Delprojektledare för Vallentunaprojektet har varit Dr. Isabella Scandurra, FoU Seniorium, i nära samarbete med Jennie Bondesson, kundprojektledare på InView. Vallentunaprojektet har fokuserats på införande och kravställning av kommunikationstjänster för boende och personal på Väsbygårdens vård och omsorgsboende. Under tidig vår planerades projektet upp av representanter från Väsbygårdens enhetschefer tillsammans med InView, FoU Seniorium och SICS. I mars 2010 genomfördes ett gemensamt målseminarium och i april utbildades projektgruppen i ippi systemet. Samtidigt placerades en ippi i receptionen. Projektet tog även fram informationsmaterial om ippi tjänsten, som numera ingår i det material som nyinflyttade boende numer får. 5.4.1. Introduktion och införande hos de boende på Väsbygården Projektgruppen på Väsbygården utsåg en person på varje avdelning till att vara ansvarig för ippi, för att flytta ansvaret från projektledningen till verksamheten. Under projekttiden fick samtlig personal information om projektet som en del av ordinarie arbetsplatsträffar och de flesta i personalen (alla i vårdande roller) har gått en första ippi kurs. Viss personal har i en steg 2 utbildning fördjupat sina kunskaper för att bli Väsbygårdens ippi ambassadörer och säkrare i sin support. Vaktmästaren fungerade som teknisk support och receptionisten som informationsspridare och expert på ippicentralen. Personalgruppen valde själva ut och tillfrågade boende om deltagande i projektet. Under maj 2010 introducerades de två första boende för ippi och projektet anordnade en informationsträff för anhöriga och anhörigråd. De boende påmindes om att ippi finns genom att en ippi fylld med foton från utförda aktiviteter placerades i receptionen där många passerar. Fotografierna och filmerna drog mycket uppmärksamhet till ippi Trots många försök att informera boende och anhöriga gick det trögt att inspirera fler användare, så personalen beslöt att ställa en ippi i samlingsrummet, och visningar anordnades veckovis där foton och meddelanden till boende kunde visas för intresserade, eller där aktiviteter kunde utföras i grupp, som tex att lösa gåtor och frågesporter. Det har ökat intresset och några nya boende har tillkommit som vill använda ippi enskilt. Projektslutrapport för FoU Seniorium 25

5.4.2. Personalens design workshops I Vallentuna har personalen från Väsbygården, ett vård och omsorgsboende, deltagit i motsvarande sammankomster utifrån hela äldreboendets perspektiv. De har alltså haft tanken riktad både till de äldre boende och till hela personalstyrkan, för att försöka använda och vidareutveckla ippi på ett sätt som förenklar och förnöjer i vardagen för alla som finns i och kring Väsbygården. Under tidig vår 2010 genomfördes ett målseminarium och en utbildning i ippi systemet för projektgruppen på Väsbygården. Projektgruppen bestod av representanter från alla roller på boendet, tex omvårdnadspersonal, kök, vaktmästare, chefer och sjuksköterskor. Projektgruppen har sedan träffats i tvärprofessionella workshops för att arbeta fram olika tjänster som personal och boende kan ha nytta av. Utifrån arbetsplatsobservationer som forskarna gjorde hos sköterskor och vårdare tillsammans med behovsanalysens resultat framgick det att personalen skulle ha störst nytta av ett stöd för läkemedelshanteringen. Ett arbete påbörjades för att kravställa en ny medicintjänst på ippi plattformen med mål att kvalitetssäkra och effektivisera personalens arbete med medicindelning och givning. Ett förslag togs fram med olika utvecklingsspår, men InView tillsammans med Vallentunaprojektet beslutade att i nuläget inte gå vidare med denna tjänst. Detta eftersom användningen ställde krav på ippi centralen som inte ligger i linje med den kommunikationsplattform som InView vill utveckla samt krav på att ippi dosan skulle behöva användas som ett redskap likväl för personal som för boende och projektet ansåg att ippi dosan först och främst skall vara ett kommunikationsstöd för den enskilde. I stället fokuserar nu personalen på sociala aktiviteter för de boende och ett antal nya funktioner har tagits fram baserat på idéer från projektgruppen på Väsbygården. 5.4.3. Erfarenheter och reflektioner Under hösten 2010 drabbades Väsbygården av två stora förändringar. Dels en omfattande ombyggnation som påverkade både boendes vardag och personalens arbete och dels slutade verksamhetschefen sin anställning. En omorganisation tar mycket kraft från verksamheten, och under en period kände personalen att ippi projektet stod stilla. En samordnare utseddes då till projektansvarig på Väsbygården och beslut togs att fokusera på sociala innehållstjänster på ippi, istället för att nyutveckla tänkta tjänster som veckans måltids och färdtjänstbeställning. Ippi har därmed använts som ett kommunikationsmedel för inbjudan till aktiviteter och anmälningar till dessa. Den personliga inbjudan som de boende har visats sig leda till ökat deltagande i aktiviteter, och det bildspel (foton) som ippi visar upp i receptionen efter utförd aktivitet är mycket uppskattat. Antalet deltagare har varierat under projekttiden, på grund av sjukdom och förändrade levnadsförhållanden samt missvisande förväntningar på deltagandet. Exempel på detta är en man som besökte informationsträffarna tillsammans med sin son och med sitt deltagande i projektet hade förväntningar på få att spendera mer tid sonen, vilket tekniken i sig tyvärr inte kan lösa. Det är värt att poängtera att tekniken endast är ett Projektslutrapport för FoU Seniorium 26