Investering 2015 - IT

2015-03-03 Handläggare: Michael Eklund CIO / Chef IT-avdelningen Kommunstyrelsen Investering 2015 - IT Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen anslår 23,5 mnkr till kommunstyrelsekontoret för ITinvesteringar. 2. Finansiering sker med kommunstyrelsens anslag för investeringar 2015. 3. Årliga kapitalkostnader för projekt Rodret (Kommunstyrelsen, 450 tkr), Kvalitetssystem för Socialtjänsten (Socialnämnden, 380 tkr) och Kvalitetssystem för Sjukvård- och omsorgskontoret (Sjukvård- och omsorgsnämnden, 190 tkr) belastar respektive nämnds driftsbudget när investeringen aktiveras. Detta ska rymmas inom nämndernas befintliga ramar. Kapitalkostnaden för övriga ITinvesteringar (3 500 tkr) ryms inom den befintliga datorhyran. Per Nordenstam Kommundirektör Michael Eklund Avdelningschef Bakgrund Lanseringen av kommunens nya webbplats i februari 2015 markerade på flera sätt både slutet på en planerad utvecklingsperiod och början på en ny. Kommunens nya webbplats är en viktig del av den digitala plattform som successivt har utvecklats och etablerats under 2012-2014, inom ramen för de utvecklingsprogram som drivits av IT-avdelningen tillsammans med kommunens alla verksamheter: P O S T A D R E S S B E S Ö K S A D R E S S T E L E F O N E - P O S T P LUS G I R O Box 800, 761 28 Norrtälje Estunavägen 14 0176-710 00 kommunstyrelsen@norrtalje.se 3 20 65-5 O R G A N I S A T I O N S N U M M E R T E L E F A X W E B B B A N K G I R O 212000-0217 0176-710 50 www.norrtalje.se 451-7694 w w w. n o r r t a l j e. s e K O M M U N S T Y R E L S E K O N T O R E T

2 (19) Utvecklingsprogrammen har haft som övergripande mål att uppgradera hela den digitala miljön så att den möjliggör vidare utveckling, inte begränsar. Att etablera förutsättningar för att förbättra servicen till invånarna och möjliggöra smartare och effektivare sätt att leverera den servicen har varit ett viktigt fokus. Likaså att ge alla medarbetare pålitliga verktyg som möjliggör ett modernt arbetssätt och förutsättningar för ett flexibelt arbetsliv. Parallellt har hela den tekniska grundplattformen, IT-infrastrukturen uppgraderats och framtidssäkrats för att kunna stödja de övergripande målen i kommunen. Med lanseringen av Framtidens Webb etableras de slutliga komponenterna för att tekniken på allvar ska kunna stödja kommunens verksamheter i sina utmaningar. En viktig förutsättning för att medborgarna i Norrtälje ska kunna utnyttja den digitala service som kommer att utvecklas de närmaste åren är tillgång till god internetuppkoppling. Att påskynda och driva utveckling av både bredbandsutbyggnad och trådlös 4G-uppkoppling är en framgångsfaktor för att skapa den nytta som är målet. Parallellt med de tre nämnda utvecklingsprogrammen Superservice, Arbetsplats 2.0 och Gränslös Infrastruktur har ett särskilt utvecklingsprogram genomförts internt på IT-avdelningen, DoIT. Målet har varit att med medborgarfokus utveckla IT-verksamheten och IT-organisationen så att den är, och uppfattas, som en del av kärnverksamheten och en drivkraft i det pågående utvecklingsarbetet i kommunen:

3 (19) Med DoIT förbättras och utvecklas både hur saker görs inom IT-verksamheten och hur tjänster levereras till verksamheten. Det är en femårig planerad förändringsresa (2012-2017) där de viktigaste delarna är etablering av ett förtroendefullt och nyttofokuserat samarbete med verksamheterna i kommunen, långsiktig omställning och byggande av strategisk kompetens på IT-avdelningen, utveckling av effektiva produktionsprocesser och kundfokuserade leveransprocesser. Utveckling 2015-2017 Utvecklingen av IT-stödet under 2015-2017 bygger vidare på den förutsättningsteknik som etablerats 2012-2014. Under den kommande treårsperioden utvecklas välfärdsteknologi tillsammans med verksamheterna som på allvar kan förändra arbetssätt och strukturer och möta de utmaningar som Norrtälje kommun och verksamheterna har framför sig t.ex. den demografiska utvecklingen, skillnaderna mellan stad och landsbygd, utveckling av medborgardialogen, hållbarhet, ökade krav på service. Med den genomförda uppgraderingen av den tekniska plattformen har förutsättningar skapats för att verksamhetens behov, i betydligt högre grad än tidigare, kan styra inriktningen av utvecklingen av IT-stödet. Vidareutveckling av förutsättningstekniken och IT-infrastrukturen kommer att behöva ske även framgent men målet är att allt större del av utvecklingsarbetet och

4 (19) resurstilldelningen ska utgå ifrån verksamheternas behov och i högre grad initieras av verksamheten. Att framöver prioritera och föreslå utvecklingsinsatser som fokuserar på de övergripande målen och skapar största möjliga gemensamma nytta kommer att vara en kvalificerad och avgörande uppgift i planeringsarbetet, som åligger kommundirektörens ledningsgrupp i de nya, etablerade samverkansformerna. För varje projekt kommer i planerings- och etableringsfasen att tas fram mål och effekthemtagningsplaner, dvs. de nyttor som eftersträvas med projektet kommer att konkretiseras och tidsättas samt följas upp så att de hämtas hem inom planerad tid. Utvecklingsarbetet kommer, med uppdaterade målbilder, även under 2015 att bedrivas inom ramen för de tre utvecklingsprogrammen Superservice, Arbetsplats 2.0 och Gränslös infrastruktur men kompletteras med ett program för Digital Verksamhet. Utgångspunkt för all IT-verksamhet är att IT ska hjälpa kommunen och kärnverksamheterna att nå sina övergripande mål. Under våren 2015 kommer ett IT-strategiskt program att tas fram, Norrtälje 2.0, med målet att beskriva och införa gemensamma principer för: - ledning och prioritering av utveckling med hjälp av IT och - samordning av kommunens arbete med digital utveckling Parallellt kommer digitala utvecklingsplaner att tas fram tillsammans med, och för, alla kommunens verksamheter. Detta kommer att vara en integrerad del av kommunens arbete med VP 2016-2017. Investeringar 2015 IT-avdelningen har historiskt haft en årlig investeringsram om ca 15 mnkr, vilket har bedömts som realistiskt utifrån uppdrag och behov. Genom de nya samverkans- och samarbetsformerna mellan IT-verksamheten och

5 (19) kärnverksamheten fångas verksamhetens behov både tidigare och i en helt annan omfattning än tidigare. De samordnas också på ett strukturerat sätt och utgår ifrån, och kopplas tydligare till, verksamheternas processer och behov. Allt större del av verksamhetsutvecklingen framöver kommer att vara integrerad med ITutveckling och digitalisering. Detta kommer att få större genomslag först i VP 2016-2017 men syns till vissa delar redan i 2015 års IT-investeringar, vilket tydliggörs i redovisningen nedan. Årets planerade investeringar uppgår till 23,5 mnkr. Utvecklingsprogram Investering 2015 Mnkr Superservice totalt 6 300 Arbetsplats 2.0 totalt 2 200 Gränslös Infrastruktur totalt 4 000 Digital Verksamhet totalt 11 000 Totalt 23 500 Superservice Superservice har som övergripande mål att förbättra servicen till medborgarna och samtidigt införa smartare och mer effektiva interna arbetsprocesser i verksamheten. Med lanseringen av kommunens nya webbplats och NorrtäljeAppen nåddes viktiga leveranser. Utvecklingen 2015 kommer att fokusera på att underlätta för invånarna i Norrtälje och införa fler digitala tjänster. Mnkr Superservice totalt 6 300 Framtidens webb 1000 Mina sidor 500 SoK webb 1000 Chat 500 NorrtäljeAppen 300 Direkt Feedback 500 Visuell Styrning 500 e-tjänster 2 000

6 (19) Framtidens webb De delar som återstår av projektet kommer att avslutas slutförandet av de sista målgrupperna, utveckling av utökat funktionalitet för medborgardialog, karttjänster från flera verksamheter och integrering av kartfunktionen i webbplatsen, inkludering av skolans lärplattform i webbplatsen mm. Det övergripande målet med kommunens nya webbplats är att halvera antalet inkommande telefonsamtal till kommunen, från 1,6 miljoner per år till 800 000. Om varje samtal i snitt tar 3 minuter motsvarar den frigjorda tiden ca 22 tjänster. Detta blir tid som istället kan ägnas åt personliga möten med invånare, mer kvalificerade ärenden och utveckling. Mina sidor En förstudie kommer under året att genomföras för utveckling av funktionen Mina sidor på webbplatsen. Under sista kvartalet initieras projektet och visst utvecklingsarbete påbörjas, t.ex. den stödjande tekniken och integrationsarbete. Med Mina sidor skapas nya möjligheter för digital kommunikation som fullt ut kopplar ihop tjänster till medborgaren med våra interna processer. Till medborgarens Mina sidor kan kommunens verksamheter skicka brev, beslut och meddelande, om medborgaren vill det, på ett skyddat och tryggt sätt. Målet är att en övervägande del av kontakten med medborgarna ska ske i digital form. Detta sparar på sikt bla papper, porto och resor men ger också medborgaren mer frihet om hen vill det. Medborgaren kan logga in på Mina sidor och på ett ställe säkert svara, komplettera eller bevaka allt sitt engagemang med kommunen. Om medborgaren vill kan uppgifter hämtas automatiskt t.ex. fastighetsuppgifter vid ansökan om bygglov, personuppgifter vid beställningar/ändring av sophämtning eller när man vill ansöka om en förskoleplats till ett av sina barn. Det bir enklare för medborgaren att fylla i ansökningar, uppgifter som lämnas blir kvalitetssäkrade och man har en överblick av hela sitt engagemang med kommunen. SoK webb Under 2015 kommer Sjukvårds- och omsorgskontorets webbplats (idag www.tiohundraprojektet.se) att integreras med kommunens webbplats. Projektet är omfattande och kommer att inkludera tät dialog och samverkan med förvaltningen och landstinget då en stor del av informationen och möjliga

7 (19) tjänster finns i båda organisationerna. Att säkerställa att personlig information hanteras korrekt och säkert kommer att vara en viktig och kostnadsdrivande del i projektet. Att landstinget är en annan organisation och en annan IT-miljö likaså. Med inkluderingen av SoK webbinnehåll skapas bättre möjligheter att realisera nyttan av framtida digitala tjänster inom vård och omsorg, se vidare nedan under Digital verksamhet: E-hälsa. Genom tydlig och riktad information och guidning kan kommunen på ett tidigt stadium ge information och stöd till både anhöriga och brukare. Chatt Framtidens webb möjliggör att fler digitala tjänster till medborgarna kan utvecklas. Många invånare kommer att behöva initialt stöd och support, både när de går över till att använda kommunens nya digitala tjänster och om de behöver något tillfälligt stöd. Att kunna erbjuda möjligheten att chatta med Kontaktcenters medarbetare, när man t.ex. håller på att använda en digital tjänst, är en viktig stödfunktion på en modern webbplats. En chatt är en del av ambitionen att utveckla och förbättra medborgardialogen. Funktionen kan också användas för verksamheter som vissa tider vill erbjuda chatt-möjlighet, t.ex. bygglovshandläggning, hjälp i skolvalsperioder eller stöd och råd till ungdomar. Det är en utökning av den service som ges idag och ger nya möjligheter för både verksamheten och medborgarna att mötas. En chatt förväntas även ytterligare minska antalet samtal till kommunen. NorrttäljeAppen Kommunens egen App har idag laddats ner drygt 6000 gånger, vilket motsvarar mer än 10 % av kommunens invånare. Före midsommar planeras en uppgraderad version av NorrtäljeAppen att släppas. Utökad funktionalitet föreslås bland annat att vara: möjlighet att betygsätta kommunala anläggningar och arrangemang, funktion för synpunktsinhämtning kring verksamhet och service, utökade kartfunktioner, integration av evenemangskalender, utveckling och samordning av funktioner kopplade till tjänster på webben. Målet med med Appen är att ytterligare 2000 nerladdningar ska göras under 2015. Direkt feedback möjliggör systematisk inhämtning av medborgarnas synpunkter på den service man får och presentation av denna i realtid för verksamheten (och

8 (19) andra om man vill). Syftet är att tydliggöra medborgarens synpunkter på den service man får och använda informationen för att fortsätta utveckla verksamheten, tillsammans med medarbetarna. Genom att visualisera på skärm, och därmed tillgängliggöra detta för medarbetarna, skapas en naturlig utgångspunkt för medarbetardriven verksamhetsutveckling. Under 2013 etablerades den tekniska lösningen och under 2014 har Bygg- och Miljökontoret, Näringsliv- och kommunikationsavdelningen och IT-avdelningen börjat använda lösningen. Under 2015 planeras anslutning av minst två verksamheter. Under 2015 kommer också en förstudie att genomföras för att undersöka möjligheterna att tillsammans med verksamheterna publicera resultatet på kommunens webbplats, på Intranätet och i kommunens uppföljningsverktyg Rodret. Visuell styrning är ett projekt som möjliggör visualisering av t.ex. en ärendehanteringsprocess i en verksamhet. Att effektivisera och jobba smartare inom kommunen är ett uttalat mål med Superservice. En nyckelfaktor för att lyckas med det är engagemang och deltagande från medarbetarna. Genom att visualisera och visa upp kommunens processer på skärm, tydliggörs var i processen flaskhalsar och förbättringsområden finns. När processen visualiseras kan medarbetarna samlas kring processen på skärmen och aktivt medverka i förbättringsarbetet. Genom visualisering, utbildning, omsorgsfull förankring och återkommande förbättringsmöten inbjuds medarbetarna i den kontinuerliga verksamhetsutvecklingen på ett naturligt och självklart sätt. Det blir dialog kring förbättringspotential snarare än problem. Målet är inte att skapa perfekta medarbetare utan perfekta processer. Under 2013 har tekniskt förarbete och en pilot på Bygg- och Miljökontoret genomförts. Under 2014 har lösningen satts upp i full drift på Bygg- och Miljökontoret och IT-avdelningen och används nu i den medarbetardrivna verksamhetsutvecklingen. Under 2015 planeras införande i minst två verksamheter. Både Direkt feedback och Visuell styrning bygger på ett Lean-inspirerat arbetssätt. Målet med Lean är att i utvecklingen av verksamheten fokusera på det

9 (19) som tillför medborgarvärde och skapa medarbetarengagemang i verksamhetsutvecklingen. e-tjänster På den nya webbplatsen kommer i början av mars ca 50 e-tjänster att finnas. Runt 30 av dessa kommer att vara integrerade med bakomliggande verksamhetssystem. Att göra om alla pdf-blanketter som ärvts från den gamla webben till intelligenta e-tjänster på den nya webben är ett prioriterat projekt under 2015. Med digitala blanketter behöver inte medboragen skriva ut blanketten, fylla i och posta utan kan, när blanketten är ifylld på webben, med ett knapptryck skicka in sin ansökan. Detta kommer att öka servicegraden, medborgarnöjdheten och användarvänligheten på den nya webben och möjliggöra samma service oavsett från vilken enhet man besöker webbplatsen. Målet är dessutom att under 2015 lansera ytterligare 30 e-tjänster. Flera av de bakomliggande verksamhetssystemen saknar möjlighet, är för gamla eller har för dåligt gränssnitt för att lanseras som en tjänst på webbplatsen. För att säkerställa ytterligare tillgängliggörande av tjänster och service till medborgarna behöver en förstudie genomföras för att fastställa en strategi för webblansering av dessa verksamhetstjänster. Att utveckla ett återanvändbart gränssnitt mot medborgaren blir centralt och utveckling kring detta pågår inom ramen för samarbetet mellan kommunerna med samma e-tjänstplattform som Norrtälje kommun. Målet är att under året definiera ett generiskt gränssnitt för e- tjänster. Ett särskilt fokus i det fortsatta arbetet med e-tjänster kommer att vara att finna processer som går att helt automatisera, dvs. ta bort all manuell handläggning. Nyttoeffekterna av en sådan automatisering är 100% tids- och resursfrigörande. Det är tid och resurser som kan läggas på mer kvalitativa uppgifter i verksamheten eller omföras till andra verksamheter. Målet under 2015 är att finna 15 sådana processer och starta automatiseringsarbetet av dessa. Arbetsplats 2.0 De projekt som ryms inom utvecklingsprogrammet Arbetsplats 2.0 har alla som mål att bidra till att utveckla Norrtälje kommun till en attraktiv arbetsplats och

10 möjliggöra ett modernt och effektivt arbetssätt. Under våren 2015 kommer, utöver nedanstående genomförandeprojekt, två betydande förstudier att genomföras. Dessa genomförs och bekostas inom ramen för IT-avdelningens driftsbudget. Den ena presenteras nedan och fokuserar på dokumenthanteringen i kommunen, den andra kommer att undersöka förutsättningarna och behovet av ett nytt Intranät i kommunen. Båda har tydliga kopplingar till ett modernt och effektivt arbetssätt. Om arbete i högre utsträckning än tidigare är något man gör och inte en plats man är på behövs systemstöd som möjliggör samarbete, delning av dokument och kunskap, social samverkan samt arbetsgemenskap. När inte den fysiska arbetsplatsen är utgångspunkten för arbetsdagen behövs en gemensam plats som kan nås oavsett plats och tid. Ett modernt intranät har flera funktioner som stödjer ett modernt arbetssätt i förstudien kartläggs dessa och en kravspecifikation tas fram. Följande projekt planeras inom ramen för utvecklingsprogrammet: Arbetsplats 2.0 totalt 2 200 Ipads till politiken 200 Projektverktyg 1000 Dokumenthantering 1000 Ipads till politiken Under våren 2015 initieras en förstudie kring all dokumenthantering i kommunen, se nedan Dokumenthantering. En del i dokumenthanteringen är dokumenthanteringen kopplat till den politiska processen allt från att handläggaren skriver ett tjänsteutlåtande tills att det politiska ärendet är beslutat, arkiverat och sökbart för alla. De verktyg som idag finns för att stödja den politiska processen kommer, inom ramen för projekt Dokumenthantering, att ses över och eventuellt utvecklas/uppgraderas. I det här projektet tas höjd för utbyte av applikationer och utveckling av administrativa processer kopplat till den politiska processen.

11 Projektverktyg Under 2013 och 2014 har ett förbättringsarbete kopplat till projektverksamheten i kommunen drivits av IT-avdelningen och Ekonomiavdelningen. Under 2013 framarbetades en projektmodell för kommunen och ett projektverktyg upphandlades för att stödja projektmetodiken, projektmodellen och arbetet i projekt generellt. Under 2013 togs en projektledarutbildning fram och ett antal utbildningar hölls (ca 60 medarbetare deltog, 4 utbildningstillfällen är planerade 2015) och ett brett införande av projektverktyget genomfördes i verksamheten, bla VA-avdelningen, Gata- och Parkavdelningen, Renhållningsavdelningen, ITavdelningen, Skolverksamheten, Hamnprojektet m.fl. För vissa projektintensiva verksamheter, t.ex. inom samhällsbyggnadsprocessen och Hamnprojektet, har särskilt stöd erbjudits och separata projektkontor etablerats. Idag bedrivs största delen av projekten i kommunen enligt projektmodellen. Dessa projektintensiva verksamheter behöver kompletterande funktionalitet och integration till andra system för att nå den fulla potentialen med projektverktyget och för att de taxefinansierade verksamheterna ska kunna redovisa kostnader på ett rättvisande och effektivt sätt. Dessa funktioner är t.ex. resursplanering, tidrapportering, möjlighet att hämta ekonomisk data från ekonomisystemet, portfölj- och programhantering. Två projekt är planerade under året integration med ekonomisystemet och aktivering av tidrapportering i projektverktyget. Syftet är att på ett samlat ställe kunna planera, följa upp och styra ett projekts ekonomi, resurser, leveranser, tidplan mm. Målet är att alla de projekt som genomförs i högre utsträckning ska lyckas och leverera den förväntade nyttan. Dokumenthantering De lösningar som idag finns för dokumenthantering i kommunen begränsar möjligheterna att införa ett modernt och effektivt arbetssätt. Idag hanteras dokument i flera olika, inte sammanhängande, lösningar av den enskilde medarbetaren, i ärendehanteringen, i handläggarstödet, av kontor och avdelningar på gemensamma lagringsytor mm. Flera av lösningarna erbjuder inte ett bra stöd till verksamheten och i många fall finns dubbla lösningar. De många lösningarna begränsar möjligheterna till vidare utveckling och effektiv förvaltning.

12 I IT-avdelningens driftsbudget ryms en förstudie kring dokumenthanteringen i kommunen som kommer att genomföras under våren 2015. Förstudien ska mynna ut i en kravspecifikation för dokumenthanteringen i kommunen. I förstudien kartläggs möjligheterna till enhetlig dokumenthantering, ett modernt arbetssätt kopplat till dokumenthantering, mobilitet och access, delning av dokument och information på ett effektivt och säkert sätt, användarvänligt handläggarstöd, sömlös integrering och smart koppling till de politiska processerna, effektiv och användarvänlig hantering av dokument för de förtroendevalda, e-arkivering mm. Angreppsättet i förstudien är brett och omfattande allt från att man öppnar ett nytt dokument tills att det sparas i ett e- arkiv. Under sista kvartalet startas genomförandet och inleds med införandet av individuella lagringsplatser. För att åstadkomma ett verkligt mobilt arbetssätt behövs lösningar som ger åtkomst till dokument som man behöver i det dagliga arbetet. Ett första steg är därför införandet av en ny nätbaserad, säker lösning för lagring av dokument. Privat använder många av våra användare redan idag den här typen av så kallade molnlösningar, t.ex. Skydrive eller Dropbox. Med en gemensam nätbaserad lösning för lagring säkerställs att dokument hanteras rätt och kan delas med andra, att känsliga uppgifter sköts korrekt och att back-up görs på rätt sätt. Gränslös infrastruktur Målet med IT-miljön i Norrtälje kommun är att den ska möjliggöra vidare utveckling av verksamheten, inte begränsa. Efter den uppgradering som skett 2012-2014 är fokus fortsättningsvis på att prioritera utveckling av infrastruktur som tydligt kan kopplas till medborgarnytta, stödjer fortsatt utveckling av verksamheterna, digitaliseringsprocessen och det som IT-avdelningen levererar till verksamheterna. Gränslös Infrastruktur totalt 4 000 Tjänstekatalog 500 Förvaltningsmodell 500 Telefoni 500 Distansarbetsplats 1000 Klienter och servrar 500 Integrationer 1000

13 Tjänstekatalog Under 2012-2014 har nya arbetssätt och ny organisation införts på ITavdelningen. Detta har möjliggjorts genom effektiviseringar och utlokalisering av enklare uppgifter, som t.ex. leverans av datorer, övervakning av IT-miljön mm. Samtidigt har en tjänstekatalog tagits fram för det som IT-avdelningen levererar i form av produkter och tjänster till verksamheten. Under 2014 har förutsättningarna för att införa självbetjäningsverktyg utretts och delvis införts. Nu kan verksamheterna och medarbetarna med hjälp av guider och lathundar enklare få hjälp med problem men också lättare beställa ny utrustning och tjänster. Under 2015 kommer utvecklingen av supporten till användarna att fortsätta med fokus på att utveckla självbetjäningsfunktionaliteten och beställningsfunktionen så att mer sker med automatik i bakomliggande system registrering i anläggningsregister, månadsdebiteringar mm. Detta är en förutsättning för IT-avdelningens fortsatta omställning till mer kvalificerade uppgifter i stödet till kärnverksamheten. Förvaltningsmodell För IT-verksamheten har det viktigaste projektet under 2014 varit etableringen av en gemensam förvaltningsmodell. Projektet syftar till att införa en gemensam modell, struktur och samsyn kring hur vi sköter och utvecklar systemstödet i kommunen och avslutas under 2015. Men syftet är också att etablera nya former för samverkan och samarbete mellan IT-avdelningen och verksamheterna och mellan verksamheterna att effektivt sköta om systemstödet vi har idag och skapa förutsättningar för digitalisering och gemensam utveckling som bättre möter morgondagens utmaningar. Verksamheternas utvecklingsbehov ska i högre grad styra vad IT-resurserna ska användas till. Målet med förvaltningsmodellens införande är att optimera systemstödet till verksamhetens processer, öka verksamhetens möjlighet att påverka IT-prioriteringar, förbättra samverkan mellan likartade processer och verksamheter samt IT-verksamheten och generera mer nytta för pengarna.

14 Med en gemensam förvaltningsmodell skapar vi också ordning och reda och ett kvalitetssäkringssystem som garanterar att vi har korrekta avtal, att vi betalar korrekt för det systemstöd vi har och att vi har det systemstöd vi betalar för. Under 2015 kommer etableringen av förvaltningsmodellen att slutföras i och med att gemensamma utvecklingsplaner för alla verksamheter kommer att tas fram inom ramen för kommunens gemensamma planeringsprocess. För att säkerställa effektiv och ändamålsenlig planering, uppföljning och styrning av arbetet kommer detta att göras med hjälp av kommunens projektverktyg. Viss utveckling och anpassning kommer att behöva ske av verktyget. Telefoni Under 2014 upphandlades kommunikation som tjänst, d.v.s. ny telefoni- och kommunikationslösning, utan att kommunen framöver behöver hantera någon hårdvara; kommunen köper det alltså som en tjänst. Det underlättar möjligheterna att i framtiden byta leverantör och minskar behovet av teknisk kompetens inom organisationen. Det möjliggör också nya arbetssätt på ITavdelningen och kommunens Kontaktcenter som i slutändan skapar nytta för invånarna. Hela införandet av den nya lösningen hanteras inom ramen för IT-avdelningens driftsbudget. För att säkerställa verksamhetskritisk funktionalitet kommer dock viss investering i teknisk utrustning behöva ske. Det gäller framför allt infrastruktur för att garantera inomhustäckning i enskilda verksamheter men också inköp av IP-telefoner. Distansarbetsplats En förstudie kommer att genomföras kring distansarbetsplatslösning och ett införande planeras påbörjas under andra halvåret 2015. Målet är att kartlägga möjligheterna för att tillgängliggöra komplett systemstöd på ett säkert, mobilt och flexibelt sätt för verksamheterna när man befinner sig utanför kommunhuset. Denna utvecklingsinsats riktas både till verksamheter som bedriver fältarbete, tex inom Bygg- och miljöverksamheten, och till övriga verksamheter i linje med förstudierna kring Dokumenthantering och Intranät som presenteras under Arbetsplats 2.0 ovan. Om arbete i högre utsträckning än tidigare är något man

15 gör och inte en plats man är på, behövs systemstöd som alltid är tillgängligt oavsett plats eller tid. Projektet syftar till att etablera möjligheten till distansarbetsplats i kommunen. Klienter och servrar Med införandet av Windows 7 och nytt Officepaket under våren 2014 levererades nya datorer till alla verksamheter. Dessa datorer hyrs vilket minskar de årliga investeringarna/inköpen av datorer till kommunen med ca 5-6 mnkr. Hyreskostnaderna belastar IT-avdelningens driftsbudget vilket är möjligt tack vare effektiviseringar och omprioriteringar. För verksamheten är månadskostnaden per dator i princip densamma. Fortfarande kommer dock vissa investeringar i hårdvara/klienter att behöva göras, t.ex. i servrar, testmaskiner, bildskärmar mm. Integrationer Inom alla utvecklingsprogram Digital verksamhet, Superservice, Arbetsplats 2.0 och Gränslös Infrastruktur, men även inom andra utvecklingsområden, finns ett ökande behov av att föra samman information från olika system genom så kallade integrationer. Exempel är kommunens beslutsstödsystem Rodret, där syftet är att just sammanställa information för att få ett bra beslutsunderlag i olika situationer. Ett andra exempel är kommunens webbplats där information hämtas från andra källor och presenteras på webbplatsen (t.ex. evenemang) och e-tjänster, där integration sker med bakomliggande system. Under 2015 planeras flera utvecklingsprojekt som inkluderar integrationer. Det tredje exemplet är inom ramen för arbetet med digitalisering och automatisering som nämnts ovan under e-tjänster. Att sammanföra information i olika system kommer att vara nödvändigt för att åstadkomma automatiska tjänster till medborgarna. Under 2015 planeras identifiering och påbörjad implementering av ett antal helt automatiserade tjänster. Digital Verksamhet Från och med 2016 kommer alla verksamheter att ha egna digitala utvecklingsplaner men 2015 samlas utvecklingsprojekt som inkluderar

16 utveckling eller implementering av systemstöd till verksamheterna under det tillfälliga programmet Digital Verksamhet. Att dessa projekt inkluderas i detta investeringsärende är ett resultat av den ökade samverkan mellan verksamheten och IT. Tidigare hade dessa projekt antingen genomförts i verksamhetens regi, utan samordning och förankring, eller aldrig blivit av, trots verksamhetens behov. Nu planeras, beslutas, genomförs och styrs de på ett kontrollerat sätt och ingår i kommunens gemensamma uppföljningsprocess. Digital Verksamhet totalt 11 000 Rodret 3 500 Kvalitetsledningssystem Socialkontoret 3 000 Kvalitetsledningssystem Sjukvård- och omsorgskontoret 1500 e- hälsa 2 000 Digitalt bibliotek 1000 Rodret Under 2013-2014 implementerades ett nytt beslutsstödsystem i kommunen, Rodret. Rodret är framför allt chefernas verktyg för att planera, styra och följa upp sina verksamhetsmål och sin ekonomi. Under 2015 planeras två projekt för att öka nyttan med Rodret komplettering av nuvarande rapporter och utveckling av sk Dashboard för högre chefer samt implementering av en skolmodul. En dashboard kan ses som en startsida som innehåller allt det en chef behöver för att snabbt få en överblick av läget i verksamheten. På dashboarden kan viktiga nyckeltal för verksamhetsmål, volymer, ekonomi, personal eller annat presenteras och jämföras med planer och budget. När allt följer planen kan chefen ägna sig åt andra saker, om avvikelser finns kan hen med hjälp av beslutstödet titta närmare på de aktuella avvikelserna och göra djupare analyser. För det beslutsstöd som kommunen valt, Hypergene (som internt kallas Rodret) finns särskilda verksamhetsmoduler för olika kommunala verksamheter. Dessa har tagits fram för att ge en mer skräddarsydd lösning för planering, styrning och uppföljning av den aktuella verksamheten. Inom skolverksamheten används idag fortfarande kommunens gamla beslutsstöd eftersom standardfunktionaliteten i Rodret inte på ett fullgott sätt kunnat ersätta detta. Under 2015 planeras därför införandet av skolmodulen i Rodret.

17 Kvalitetsledningssystem Socialkontoret Den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS är ansvarig för att det finns ett kvalitetsledningssystem för verksamheten (Socialstyrelsen SOSFS 2011:9). Under 2014 har ett pilotprojekt genomförts på Socialkontoret där syftet har varit att kartlägga processer och styrdokument och implementera lämpligt systemstöd inom verksamheten för Barn och Unga. Pilotprojektet har varit framgångsrikt och både mottagits väl av medarbetarna och nått de uppsatta målen om kvalitet och kostnad. Under 2015 planeras ett genomförande i hela verksamheten, inklusive systemstöd. Projektet kartlägger alla verksamhetsprocesser inom Socialtjänsten och ger bra och nödvändigt underlag för fortsatt verksamhetsutveckling och kvalitetssäkring i det dagliga arbetet. Kvalitetsledningssystem Sjukvård- och omsorgskontoret Även Sjukvårds- och omsorgskontoret bedriver LSS-verksamhet och har samma ansvar att etablera kvalitetsledningssystem för verksamheten. Tack vare pilotprojektet inom Socialtjänstverksamheten kan synergier uppnås vad gäller metodik och systemstöd, varför etableringsarbetet bör bli både billigare, enklare och snabbare. Under 2015 och 2016 planeras införande i Vård- och omsorgskontorets hela verksamhet. e-hälsa Inom bla vård- och omsorgskontoret pågår kartläggning av möjligheterna till olika lösningar för e-hemtjänst och under 2015 planeras flera pilotprojekt på området. Flera av dessa initiativ förutsätter en etablerad teknisk infrastruktur som kan tillgängliggöra dessa tjänster. Idag finns inte en strategi eller plan för etablering av denna infrastruktur. En central förutsättning för att kunna erbjuda dessa tjänster är därför att skapa en infrastruktur där driftsäkerhet, tydligt ansvar och personlig integritet för medborgaren prioriteras samt konkurrensneutralitet för utförarna garanteras. Med införandet av digitala larm inom hemtjänsten och införandet av ny lösning för kommunikation och telefoni finns anledning att undersöka om synergier kan göras kring gemensam infrastruktur. Under 2015 planeras etablering av gemensam infrastruktur för att tillgängliggöra e-

18 hemtjänstfunktioner, och andra tjänster, till brukarna oavsett vilken utförare som tillhandahåller tjänsten. Flertalet av de processer som initieras på Vård- och omsorgskontoret fortsätter på utförarsidan hos t.ex. Tiohundrabolaget eller någon annan utförare. På Tiohundrabolaget, pågår kartläggningar för att hitta nya arbetssätt som är mer effektiva och skapar nytta för kunden/medborgaren. Motsvarande kartläggning planeras inom Vård- och omsorgskontoret. Att hitta nyttor som samtidigt skapar smartare arbetssätt och bättre service till medborgarna är gemensamma mål för båda organisationerna. Att hitta förutsättningar för sammanhållna vårdkedjor är en viktig, uttalad ambition i det samarbete som planeras. Fokus i samarbetet är att alla utförare ska kunna anslutas till och använda eventuella nya, mer digitala processer. Projektet syftar till att använda digitala verktyg på ett sätt som ökar servicegrad, effektivitet, kvalitet och beställarens uppföljningsmöjligheter. Utgångspunkten i arbetet är vårdtagarens/patientens/brukarens resa, från första kontakt tills ärendet/omsorgen är avslutad, och kommer att omfatta information via tex webb, tjänster till brukaren, interna processer mm. Integreringen av Tiohundraprojektets webbplats i kommunens gemensamma redovisas ovan under Superservice/SoK Webb bidrar också till nytta för brukare, beställare (Vård- och omsorgskontoret) och utförare (t.ex. Tiohundrabolaget) genom att information enklare kan hittas eller att t.ex. ansökningar kan göras enklare och handläggning förenklas. Digitalt bibliotek Många av de tjänster som biblioteket idag erbjuder finns samlade i bibliotekets verksamhetssystem Arena. Arena har en egen webbportal (http://arena.norrtalje.se/web/arena), utanför kommunens webbplats, där tjänster erbjuds och information presenteras. Att inkludera bibliotekens information, service och tjänsteutbud på kommunens nya webbplats kunde inte genomföras inom ramen för projektet. Därför planeras nu ett särskilt projekt för att kartlägga förutsättningarna (under våren) och sedan

19 genomföra en sådan inkludering/integrering (efter sommaren). Målet är både att hitta synergier och arbeta smartare, t.ex. genom att undvika dubbelregistrering av nyheter och evenemang, men också att tillgängliggöra bibliotekens efterfrågade service till fler medborgare och fler målgrupper genom en mer sömlös koppling till de tjänster som erbjuds via bibliotekets verksamhetssystem Arena.