Protokoll 2014:1 fört vid styrelsemöte 20140126 (webbmöte) Närvarande: Tommy Hansson, ordförande Gunnar Bodmar Henrik Kjellgren, vice ordförande Maria Keinänen Iris Åkerberg, sekreterare Göran Wetterqvist Åsa Bratt, kassör Christina Holopainen Ing-Marie Lindh, redaktör Dessutom var Nils Runberg, revisor närvarande. Inledning 1. Mötets öppnande Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat. Han meddelar att revisorn Nils Runberg har närvarorätt och deltar i mötet. 2. Fastställande av dagordning Beslöts ta in en punkt om Klubbkontakter efter Marknadsföring och rekrytering. Dagordningen fastställes. 3. Val av justerare Utöver ordföranden utsågs Ing-Marie Lindh att justera dagens protokoll. 4. Föregående mötesprotokoll Protokoll 2013:8 gicks igenom och godkändes. 5. ToDo-listan ToDo-listan gicks igenom. Administration 1. Ekonomi a. Ekonomisk rapport Bokslutet är inte klart ännu, ekonomiuppgifter från Convention måste skickas in först. Fakturor över medlemsavgifter ska skickas ut till alla medlemsklubbar. b. Organisationsplan Beslöts fastställa organisationsplanen och publicera den på hemsidan och i Square-Info. c. Minnesgåva C1-gruppen i Läckö Squaredancers har lämnat en gåva till Jerry Gustafssons minne. De insamlade medlen överförs till rekryteringsfonden. 1
Från Skogsstjärnan har förbundets rekryteringsfond erhållit det överskott som blev när Sun Towns Squaredancers och Clear River Dancers slogs ihop. Beslöts att tacka för gåvorna genom att skriva i Förbundsnytt (Square-Info). d. Inköp av bordsstandar Efter inventering konstaterade Björn Nalle Persson att vi behöver köpa in bordsstandarer. Beslöts köpa in 25 st. e. Synpunkter på checklista inför stämman Beslöts att även lägga in uppdatering av Sverigekartan på checklistan. f. Alternativa konferensmöjligheter Efter diskussioner med Quality Airport Hotel Arlanda konstaterades att vi ligger på samma nivå som Riksidrottsförbundet vad gäller kostnaderna. Beslöts fortsättningsvis hålla våra möten där. Information 1. Square-Info t nr 1/2014 Konstaterade att 10-15 annonser har inkommit till årets första Square- Info. Ett förslag till fototävlingen har också kommit. Ing-Marie gör första sidan och en annons om Convention 2014 i Västerås. Deadline är 1 februari. b. Nästa nr 2/2014 Beslöts att Gunnar pratar med Ethel Åslund om eventuell fortsättning på hennes upplevelser som nybörjardansare. 2. Hemsidan Konstaterade att det nu finns texter på de flesta sidorna, men ännu finns det en hel del att flytta över från vår gamla hemsida. Beslöts att Maria ger oss olika uppgifter så att en person inte behöver göra allt. Allmänheten kan skicka in bilder, som vi kan använda på hemsidan, men det är viktigt att personerna på bilderna har accepterat att vi publicerar bilderna. b. Engelsk översättning Maria har vid kontakt med webbfirman som gjorde vår hemsida fått löfte om att de installerar ett speciellt plug-in som underlättar för oss att ha en flerspråkig hemsida. Diskuterade olika lösningar på vem som gör översättningen. 2
c. Anmälan om delegater på stämman, skall suppleanter kunna anmälas Anmälan på hemsidan om delegater till stämman ska ändras. Varje klubb har ett visst antal delegater. Beslöts att suppleanter inte i förväg ska kunna anmälas på hemsidan. Om en klubb skickar en suppleant måste denne uppvisa en fullmakt på plats inför stämman. d. Domänen bjudupp.nu Ska vi koppla den till vår hemsida? Beslöts att diskutera det vid det gemensamma mötet med SACT. 3. Facebook som komplement till Forum a. Skall vi öppna ett FB konto utan koppling till hemsidan i nuläget? Diskuterades olika lösningar på ett eventuellt FB konto. Beslöts bordlägga ärendet. Beslöts göra Forum på hemsidan mer känd genom att göra mer reklam för den. 4. Klubbhandboken, korrläsning Beslöts att Christina mailar ut olika sidor till var och en som vi får korrekturläsa. Dans & Convention 1. Convention 2014 Tommy har löpande kontakt med Convention-ordförande. Arbetet löper bra, budgetdiskussioner, möten med arbetsgrupper om hur man ska bemanna osv. Ing-Marie kontrollerar Sverigekartan. 2. Convention 2015 Långt gångna diskussioner med en arrangör för 2015 pågår. 3. Convention 2016 Diskussioner förs med eventuell arrangör inför 2016. Seminarier 1. Seminariet 2014 Seminariet hålls i november på Nordiska folkhögskolan i Kungälv. Gunnar redogjorde för seminariets preliminära upplägg. Beslöts ge 10 000 kronor + resebidrag till seminariet. 3
Marknadsföring och rekrytering 1. Minifolder Diskuterade minifoldrarna. Henrik funderar vidare på texten och skickar ut ett förslag för styrelsen att bemöta. 2. Tävlingsbidrag till nationell logga Deadline för inlämning av förslag till nationell logga är 1.4.2014. Beslöts att ordförande påminner om tävlingen i Square-Info nr 1 och att Henrik skriver en blänkare under På gång på vår hemsida. Klubbkontakter 1. Gunnar och Göran redogjorde för sitt möte i Örebro. Under påskfestivalen i Örebro kommer ca 20 klubbar att närvara vilket blir en bra start för mellan- Sverige. 2. För Christina går det trögt i norra Sverige. Hon har svårt att få kontakt via mail och telefon. Nu ska hon med Gunnars hjälp försöka med att bjuda in till en träff. Specifika frågor och projekt 1. Mail beträffande att hylla dansande 80-åringar Beslöts att Tommy besvarar mailet. Förbundet anser att alla borde hyllas. Det är genom alla dansare som squaredansen överlever. Övriga frågor 1. Ordet är fritt Christina aviserade att hon efter åtta år avsäger sig omval när det gäller styrelsearbetet, men att hon gärna sitter kvar i Vett- och Etikett-gruppen samt när det gäller styrelseutbildningen. Henrik har inte bestämt sig. Nästa möte 1. Fysiskt möte 4-6 april, Arlanda Beslöts hålla nästa möte 4-6 april på Quality Airport Hotel Arlanda med början kl 20 på fredagen. Möte med SACT kl 10.00-14.30 på söndagen. Göran meddelade att han inte kan närvara. Genomgång av ToDo To Do-listan gicks igenom. 4
Mötets avslutning Ordförande tackade för visat intresse och avslutade mötet. Vid protokollet Iris Åkerberg Sekreterare Justeras Tommy Hansson Ordförande Ing-Marie Lindh Ledamot 5