Nr 2 September 2008 Du sköna nya lågkonjunktur När vi människor stöter på motstånd, tvingas vi tänka om och hitta nya lösningar. Lågkonjunkturen sätter oss på prov för att bli nytänkande och kreativa. Erik Rydén, är kommunchef i Alvesta. Han berättar i detta nummer av Nova om vilka faktorer som påverkar kommunen under en lågkonjunktur, och hur kommunen agerar för att ge både god och kostnadseffektiv service till kommuninvånarna. Här krävs flexibilitet och nytänkande. I år firar Coor 10 år. Jag kom till Coor år 2000. Då var branschen ung i Sverige. Begreppet FM var okänt, kunder utgjordes av några stora företag, och leverantörerna drev marknaden. Nu är bilden en helt annan. På bara ett decennium har FM-branschen blivit etablerad. Köparna är både stora och medelstora företag samt den offentliga sektorn. Många kunder har en uttalad strategi för verksamhetsstödjande service. Staffan Ebenfelt, vd Coor i Sverige Företag upplever en stegrande konkurrens i sin kärnverksamhet. Den interna servicen är både personalintensiv och komplex och därmed kostnadsdrivande. Många väljer därför att lägga ut sin service för att frigöra ledningsresurser och få större flexibilitet i internservicen. Kraven och förväntningarna är höga på oss FM-leverantörer att i alla lägen anpassa och utveckla servicen för våra kunder i såväl högkonjunktur som lågkonjunktur. Staffan Ebenfelt - vd, Coor Sverige Nova nr 2 - Nyhetsbrevet från Coor Sid.
att man får tappa fokus på kostnaden. Eric Rydén förklarar att i en lågkonjunktur ökar trycket på produktivitet och effektivitet. Kommunens verksamhet är i förhållande till ett företag mer konstant. Vi kan inte med kort varsel öka skatterna bara för att det är lågkonjunktur. Därför måste vi fokusera på vår kärnverksamhet och hitta alternativa lösningar för exempelvis kringtjänster. Eric Rydén, kommunchef i Alvesta, Sveriges normalkommun 2008. Offentlig sektor fokuserar Hur kan offentlig sektor rusta sig inför en möjlig konjunkturnedgång? Svaret är enligt Eric Rydén, kommunchef i Alvesta, att fokusera på sin kärnverksamhet. Tidigare har man sagt att offentlig sektor inte primärt följer samma konjunktur som näringslivet, men ändå påverkas sekundärt genom minskade intäkter och större utgifter. I dag finns en tydlig tendens i samhället att de två sfärerna växer ihop, och när samverkan ökar växer även beroendet. Det betyder att offentlig sektor i allra högsta grad berörs av gällande konjunktur, säger Eric Rydén. NÄR DET KOMMER till Sveriges 290 kommuner och deras verksamhet är det givetvis många faktorer som spelar in. Konjunkturen drabbar kommunens näringsliv som i sin tur drabbar dess invånare. Högre arbetslöshet betyder mindre skatteintäkter och slår direkt mot dem som behöver stöd. Kommunerna påverkas även av andra konjunkturer, exempelvis den demografiska. Vid låg nativitet och en minskad tendens till förflyttning stannar tillväxten upp. Att öka antalet invånare och få företag att etablera sig är alltid prioriterat för kommunerna, säger Eric Rydén. Kommunens uppdrag är att ge effektiv och kvalitativ service till dess invånare. Resultatet mäts visserligen i verksamhetsmått, men det betyder inte ENLIGT EN UTRÄKNING som tidningen Dagens Samhälle har gjort är Alvesta Sveriges normalkommun. På 34 olika kriterier hamnar Alvesta närmast rikssnittet. Alvesta är i mångt och mycket en traditionell kommun där vi sköter i stort sett all kommunal produktion själva med hjälp av 1 500 medarbetare. Vi omsätter ungefär en miljard kronor om året, har 20 000 invånare och en, enligt vår bedömning, mycket god kommunal service och ett gott samarbete med vårt lokala näringsliv. Men Eric Rydén är inte främmande för att tänka i nya banor om så behövs. Ett ökat ekonomiskt tryck ger automatiskt ett större intresse för alternativa lösningar. Exempelvis att lägga ut vissa tjänster på privata entreprenörer, outsourca eller att skapa möjligheter för anställda att ta över viss verksamhet i egen regi. Det förändrar dock inte kommunens ansvar, men väl kommunens roll. Det är viktigt att bygga upp en beställarkompetens om man ska göra sig av med den egna verksamheten. Finansieringen är ju densamma även om kraven ställs på en extern leverantör. STEFAN KARLSSON, affärsutvecklare på Coor, med mångårig erfarenhet av kommunalt ledarskap, anser att kommunerna har ett stort ansvar och allt tuffare förutsättningar för att klara av det. Det blir allt viktigare att fokusera på kärnverksamheten. Medborgarnas ökande krav på de kommunala uppgifterna gör att servicen måste vara kostnadsoch effektivitetsmaximerad. Därmed kommer det att bli vanligare att kommunerna låter externa Nova nr 2 - Nyhetsbrevet från Coor Sid. 2
leverantörer som Coor sköta servicen. Vi är proffs på service, vi kan dra fördelar av storskalighet, professionell utveckling och styrning av servicetjänster. Dessutom har vi fördelen, jämfört med kommunal service, att kunna kombinera leveranser till offentliga verksamheter med leveranser till privata verksamheter, säger Stefan Karlsson. Eric Rydén ser även att den utvecklingen kan vara gynnsam för kommunerna. Med ett större inslag av externa aktörer så ökar kraven på den egna verksamheten. Det leder till ökad professionalism inom kommunen. Coor hjälper SAS ta höjd Nu kan vi fokusera på vår kärnverksamhet samtidigt som vi kan förutsäga våra kostnader för servicetjänster samt sänka vår kostnadsnivå, Bjørn Frivold på SAS Group. Sedan juni i år är Coor Service Management helhetsleverantör av service till SAS i Danmark, Norge och Sverige. Detta efter att ha tagit över SAS Facility Management med 130 medarbetare. Under 2007 etablerades en ny strategiplan för SAS-koncernen där kärnorden var förenkling och fokusering. Huvudfokus skulle vara den egna kärnverksamheten och resterande verksamheter skulle bort. En rad olika dotterbolag bjöds ut till försäljning och däribland SAS Facility Management. Om offentlig sektor Offentlig sektor är den gemensamma verksamheten som drivs åt det allmänna. Av svenskt näringslivs 15 största företagen är tio från offentlig sektor. Stat, kommun och landsting äger 90 miljoner kvadratmeter verksamhetslokaler som kostar 90 miljarder per år att förvalta och äga. En kommun på 30 000 invånare omsätter cirka 1,5 miljarder om året varav servicesektorn täcker ungefär 300 miljoner. Kontakta Stefan Karlsson, stefan.karlsson@coor.com eller på telefon +46 8 553 959 03 Vi var oroliga för att FM-marknaden inte var redo och att det skulle vara svårt att hitta en partner som kunde hantera alla de tjänster som tidigare innefattat många hundra leverantörer, säger Bjørn Frivold, tidigare vd för SAS Facility Management, nu chef för beställarorganisationen av serviceverksamhet inom SAS Group. På SAS Facility Management har man drivit FM samlat i många år och därför kunnat effektivisera och utvecklat kvalitet, struktur och ekonomi fortlöpande. Vi hade kommit till en punkt då vi inte kunde utveckla tjänsterna mer. Däremot trodde vi att en större leverantör, med FM som sin kärnverksamhet, hade möjligheten att driva det ännu längre. Därför var det leverantörens kapacitet, snarare än pris, som styrde vårt beslut om samarbetspartner, säger Bjørn Frivold. Nova nr 2 - Nyhetsbrevet från Coor Sid. 3
ATT VALET AV partner föll på Coor på samtliga skandinaviska marknader berodde enligt Bjørn Frivold dels på Coors professionella attityd till outsourcing men även på företagets vana att jobba med driften av stora verksamheter, en erfarenhet som man värdesatte högt. För oss är SAS en välrenommerad kund med ett starkt varumärke. Kvaliteten på de verksamheter vi har tagit över är gedigen. Det är en spännande utmaning att förvalta och vidareutveckla dessa. Det finns ofta en speciell kultur i stora drifter och det är viktigt att ha förståelse för den. Många av de andra intressenterna var för specialiserade. Avtalet motsvarar ett totalt värde av 1 750 miljoner kronor och löper över fem år. Affären omfattar fastighets-, produktions- och arbetsplatstjänster, som exempelvis byggnadsunderhåll, konferensservice, reception, energi, posthantering och projekt. Men även administration och uniformshanteringen för de cirka 12 700 medarbetare inom SAS som bär uniform. Det här är ett prestigeuppdrag för Coor och vi är mycket glada och stolta över det förtroende som SAS ger oss. En viktig del i vårt uppdrag är att ta ett helhetsgrepp om och utveckla SAS verksamhetsnära service i hela Skandinavien. Vi ser verkligen fram emot att få göra det i nära samarbete med SAS, säger Mats Jönsson, VD och koncernchef för Coor Service Management. För SAS Facility Management var det viktigt att personalen fick komma till ett bolag där man värdesätter deras kompetens och tar tillvara på deras erfarenheter. BJØRN FRIVOLD förklarar att kulturen är stark på SAS och personalomsättningen låg. Få människor vill sluta. Därför var det viktigt att involvera personalen i planerna. Vi har låtit representanter från personalen bidra i arbetet med outsourcingen för att få in deras perspektiv i största möjliga utsträckning. Dessutom har vi informerat regelbundet och mycket om vad som händer och varför vi gör det här. Urban Edstedt, ansvarig på Coor för SAS kontraktet i Skandinavien, tycker att arbetet med affären löpt på bra och i god anda, men varit väldigt komplicerad med tanke på att tre länder är involverade. Kontakta Urban Edstedt, urban.edstedt@coor.com eller på telefon +46 8 553 959 35 OPS - ett nytt sätt att tänka Stora samhällsnyttiga projekt som kräver långsiktiga investeringar har ofta problem med finansieringen. I bästa fall skjuts de upp, i värsta fall blir de inte av trots att behoven oftast finns. Offentligt Privat Samarbete (OPS), kan erbjuda en annorlunda lösning på problemet. OPS-projekt är vanligt förekommande i England, men även i Norge och Finland har liknande projekt genomförts. Vinsten ligger i att öka effektiviteten i projektet genom att samverka i både byggandet och finansieringen. Alla parter bidrar med kunskap från sitt kärnområde vilket leder till en optimal risk- och ansvarsfördelning. Även livscykelkostnaderna kan minskas genom offentligt privat samarbete. Det betyder att redan vid planeringen beräknas de totala kostnaderna för att driva, underhålla, finansiera och äga anläggningarna under hela kontraktstiden. Nova nr 2 - Nyhetsbrevet från Coor Sid. 4
Det är inte frågan om privatisering, det är frågan om effektivisering, säger Trygve Strand, kontraktschef för service i skolor på Coor i Norge. medel för det. Nu tror vi oss ha en mycket realistisk bild av vad som kommer att krävas. Är det verkligen så enkelt som det låter? OPS-projekt är allt annat än enkelt, men det är det grundliga förarbetet som ger den stora utdelningen. Processen tar mycket lång tid och det är viktigt att alla olika parter i samarbetet delar med sig av sin kunskap och sina erfarenheter. Det är då vi kan effektivisera och skapa marginal. Persbråten (på bilden) stod färdig sommaren 2007. Høybråten blev nyligen invigd. Coor Service Management sköter drift och underhåll av byggnaderna. NÄR SKOLORNA Persbråten och Høybråten skulle byggas och restaureras valde Oslo kommun att använda sig av offentligt privat samarbete. Ägarskapet för skolorna övertogs av SG Finans AS, Skanska genomförde byggprojekten och Coor fick i uppdrag att sköta drift och underhåll i 25 år. Efter det ska både skolor och drift återföras till kommunen. För kommunen är fördelen med OPS förutsägbarheten, de vet hur stora kostnaderna blir under hela kontraktstiden. En annan fördel är moderna, välskötta skolor som kommunen övertar utan renoveringsbehov när perioden är slut. Dessutom har service management bolaget resurser att utveckla de servicetjänster som de förvaltar under kontraktstiden. Någonting som de flesta kommuner helt enkelt inte har råd att göra i egen regi. TRYGVE STRAND ser framförallt långsiktigheten som den stora fördelen för Coor. Det gör att vi kan planlägga vår verksamhet långt fram i tiden. På det sättet utnyttjar vi våra resurser maximalt. Vi har även en god inblick i vilka kostnader som kan uppstå eftersom vi har varit involverade i projekt från första början. Coor har tidigt kunnat påverka byggprocessen för att underlätta för den framtida driften, exempelvis med rätt materialval, tekniska lösningar eller funktionell utformning av lokaler. Vi vet att vi måste ha koll på kostnader för underhållet och sätta av Nova nr 2 - Nyhetsbrevet från Coor Sid. 5
Faktaruta OPS Offentligt Privat Samarbete (OPS), innebär olika former av samarbete mellan offentlig sektor och privata aktörer. Vanligast förekommande är samarbeten som gäller upphandling och genomförande av projekt som rör infrastruktur. OPS minskar risken i projekt för offentlig sektor som får ett fast pris till ett bestämt leveransdatum. Den privata sektorn bidrar med kompetens och kostnadseffektivitet. Kontakta Trygve Strand, Trygve.strand@coor.com eller på telefon +47 928 515 34 Enligt Jan Edgren har det grepp SEB tagit kring outsourcingen väckt ett intresse bland övriga företag i branschen. Finanssektorn är med på tåget Finansbranschen har länge varit återhållsam med att lägga ut interna funktioner och service. Men på SEB har man valt att gå emot strömmen. Sedan december 2007 är fastighets- och arbetsplatsservicen outsourcad till Coor. Det är framförallt faktorer som krav på säkerhet, ett speciellt regelverk för företag inom finanssektorn samt, en i många fall konservativ anda, som har gjort bankerna mindre villiga att outsourca. Tidigare outsorcade SEB delar av sin service till flera olika aktörer. I och med vårt nya samarbete med Coor fick vi en partner som arbetade integrerat med FM-tjänsterna, säger Jan Edgren, Head Group Real Estate på SEB. FRAMFÖRALLT SÖKTE SEB en partner som kunde ta ett samlat funktionsåtagande kring tjänsterna och driva verksamheten framåt och utveckla tjänsterna. Ett annat mål var en standardiserad beskrivning av tjänsterna för att kunna jämföra effekten på olika områden. I dag är hela fastighets- och arbetsplatsservicen outsourcad till Coor. Uppdraget är en funktionsupphandling, vilket innebär att SEB köper service efter sitt behov. Vi strävar efter att vara bäst i klassen inom internservice. Ett annat viktigt mål är naturligtvis att sänka kostnaderna utan att för den skull tappa kvaliteten. Här har vi bland annat nytta av Coors buying power, vilket är något som Coor är mycket starka inom, säger Jan Edgren. TRADITIONELLT HAR finansbranschen hanterat verksamhetsstödjande service med egen personal. Enligt Jan Edgren är greppet med integrerade FM-tjänster ovanligt inom branschen. I andra branscher är outsourcing av servicen vanligt men finansbranschen har traditionellt varit mer konservativ. Dessutom är köpta tjänster belagda med moms, vilket ställer höga krav på effektivisering för att det ska bli ekonomiskt. Jan Edgren menar att beslutet att lägga ut servicen på en extern aktör var en stor omställning för SEB. Bland annat eftersom det gjordes i stor skala och för att verksamheten är spridd på många olika platser. Det har varit en stor förändring för SEB. Bara arbetet med att få alla tjänstebeskrivningar på plats var ett gediget arbete. Om SEB SEB är en nordeuropeisk finansiell koncern som betjänar 400 000 företag, institutioner och 5 miljoner privatpersoner. SEB har lokal närvaro i Norden, Baltikum, Tyskland, Ukraina och Ryssland, och har genom sitt internationella nätverk global närvaro i ytterligare tio länder. Den 31 december 2007 uppgick koncernens balansomslutning till 2 344 miljarder kronor och förvaltat Kontakta AnnaCarin Grandin, tel 08-553 957 70 eller annacarin.grandin@coor.com Nova nr 2 - Nyhetsbrevet från Coor Sid.
inställda till att lägga ut internservice och andra kringtjänster på externa leverantörer. Respondenterna anger att de främsta skälen till att outsourca är möjligheten att fokusera mer på den egna kärnverksamheten, att sänka kostnaderna och att öka kvaliteten. Ett problem med att driva allt i egen regi är bristen på resurser för att utveckla nya idéer och lösningar. Tempen på branschen Coor har genomfört en stor nordisk undersökning för att känna av marknaden för utlagda servicefunktioner. Man var nyfiken på företagens attityder till outsourcing av stödverksamheter och hur pass redo de är för stora integrerade lösningar. Målgruppen för undersökningen var beslutsfattare i stora företag och offentlig sektor. Sammanfattningsvis kan sägas att outsourcing av enstaka servicefunktioner alltjämnt är den vanligaste formen av outsourcing, men att intresset för helhetslösningar ökar. De områden som är vanligast för outsourcing är städning, it-support och fastighetstjänster. Även i år är Norge det land där man är minst positivt inställd till outsourcing, även om intresset ökar och man närmar sig övriga länder. Tidsbrist och höga kostnader är de absolut vanligaste skälen till att man väljer att outsourca sina servicefunktioner till en början. Med tiden märker vi dock att faktorer som flexibilitet och leveransutveckling väger tyngre. Förmågan att ständigt anpassa och utveckla serviceleveransen så att den i alla lägen stödjer kundens kärnverksamhet optimalt det är våra kunders verkliga och bestående värde av en outsourcingaffär, säger Jan-Olof Backman. Kontakta Åsvor Brynnel, tel 08-553 945 04 eller asvor.brynnel@coor.com Undersökningen bekräftar vår känsla av att intresset för integrerade lösningar stadigt ökar. Vi får många förfrågningar i hela Norden, särskilt i Sverige och faktiskt Norge. Den senaste tiden märker vi en klart ökande professionalism hos potentiella kunder och i deras upphandlingsprocesser. Detta bidrar definitivt till förståelsen för fördelarna med helhetslösningar, säger Jan-Olof Backman, chef för affärsutveckling på Coor Service Management. Undersökningen visar att majoriteten är positivt Nyhetsbrevet Nova är ett elektroniskt nyhetsbrev från Coor Service Management som behandlar nyheter om branschen och om Coor. Nyhetsbrevet görs på språken svenska, engelska, danska, norska och finska. Kontaktperson: Åsvor Brynnel Texter: Susanne Kinnunen, Victoria Wahlberg/Webbkraft Grafisk form och produktion: Webbkraft Foton och illustration: Jann Lipka, Bengt Alm, Marie Magnusson/Smålandsposten, Skanska Coor Service Management, 173 11 Stockholm. Råsundavägen 12, Solna, Tel +46 (0)8 553 950 00, Fax +46 (0)8 27 93 35, www.coor.com