Mitt bästa tips. Samarbete på sin spets i lågkonjunktur. Anpassad kostym. Nr 1 April 2008

Transkript

1 Nr 1 April 2008 Mitt bästa tips Det är skakigt i världsekonomin och konjunkturen har bromsat in. Hur påverkar det stödfunktionerna i en verksamhet? Arbetar man annorlunda med servicetjänster i goda tider jämfört med sämre tider? Mot bakgrund av den osäkerhet som nu råder, låter vi konjunkturen bli ett tema i Nova under Först ut är Jan Mohlin, Director of Facility Management på Ericsson, som berättar om hur det är att driva FM-verksamhet i lågkonjunktur. Mitt bästa tips i alla konjunkturlägen är att se till att serviceleveransen är flexibel och enkelt kan skalas upp eller ner. Då kan du utveckla och förändra innehållet och omfattningen i servicestödet utifrån hur behoven ändras i ditt företag eller organisation. För att få flexibilitet i en outsourcad serviceleverans, är en av de viktigaste förutsättningarna genomarbetade och funktionella avtal. Jag vet av erfarenhet att riktigt bra avtal tar tid att skriva, men att du har igen det genom att du lägger grunden för en serviceleverans som kontinuerligt kommer att utvecklas för att stödja verksamheten i både nedgång och uppgång. Staffan Ebenfeldt, VD, Coor Service Management i Sverige Önskar dig en skön vår! Samarbete på sin spets i lågkonjunktur Det är snart tio år sedan vi upplevde en lågkonjunktur. Efter en rad mycket goda år går det dock inte att blunda för att det kommer en avmattning. Men hur påverkas FM-funktionen av en vikande efterfrågan i kärnverksamheten. Är det business as usual eller förändras servicen? Jan Mohlin som är Director of Facility Management på Ericsson menar att det under en lågkonjunktur ofta visar sig hur bra samarbetet mellan kund och leverantör egentligen är. Ericsson outsourcade FM-verksamheten år Det övergripande målet med outsourcingen var att sänka kostnaderna för FM-verksamheten. Idag är hela Ericssons service i Norden outsourcad till Coor och den svenska verksamheten styrs av en intern grupp bestående av fyra personer, som också har ett funktionellt ansvar inom Ericsson globalt. Anpassad kostym I lågkonjunktur ställs större krav på att kunna anpassa kostymen efter det rådande klimatet för kärnverksamheten. Jan Mohlin framhåller flexibilitet i avtal som en viktig del för att FM-verksamheten ska kunna anpassas till en mer återhållsam verklighet. Nova nr 1 - Nyhetsbrevet från Coor Sid. 1

2 Bättre förberedda denna gång Enligt Jan Mohlin har erfarenheterna från den förra konjunkturnedgången gjort att Ericsson bättre förberedda inför denna konjunkturnedgång. Det viktiga är att leverantören känner av när det är läge att bromsa. Det ligger även ett ansvar på oss som beställare att kommunicera vad som gäller gentemot leverantören. Har man som vi ett gott samarbete med sin leverantör blir den diskussionen öppen och fruktbar även i sämre tider, säger Jan Mohlin som är Director of Facility Management på Ericsson. Den mest tydliga erfarenheten från förra konjunkturnedgången är att de avtal vi hade fungerade väl när konjunkturen vände. Vi behövde egentligen inte röra så mycket i avtalen utan det fanns bra förutsättningar att växla ner verksamheten och även minska personalstyrkan efter det nya läge som rådde då. Detta fungerade mycket bra tillsammans med Coor, detta trots att den förra konjunktursvängningen var mycket dramatisk. Jan Mohlin menar att samarbetet mellan beställare och leverantör är avgörande. Vissa tjänster behövs alltid och det finns en lägsta nivå för hur mycket man kan dra ner utan att kvaliteten blir för låg. Därför låter vi med jämna mellanrum en extern utvärderingskonsult titta på både kvaliteten i funktionerna och vårt samarbete med Coor just för att se hur vi fungerar tillsammans. Vid ett par tillfällen har Ericsson medvetet dragit ner på kvaliteten, men då har det mest rört sig om förändringar som en slutanvändare inte märker. En viktig del är enligt Jan Mohlin att arbeta med den utnyttjade lokalytan. Vårt fokus ligger på att utnyttja färre kvadratmeter. Det kan innebära att priset per utnyttjad kvadratmeter faktiskt blir högre men att kostnaden per anställd sjunker eftersom vi utnyttjar ytan bättre. Det är ett ständigt pågående arbete där vi tittar på hur många kvadratmeter varje medarbetare gör av med och på hur vi kan arbeta med förtätningar i lokalerna etc. Vi är ute tidigare denna gång och förutsättningarna är annorlunda. Då var Ericsson ett företag i kris, idag är det ett helt annat läge. Vi tjänar pengar och tar marknadsandelar. Det vi håller på med nu är en korrigering av våra kostnader. Vi försöker att inte göra några dramatiska förändringar men har inlett en diskussion med Coor där vi tittar på olika scenarier. Jan Mohlin anser inte att kraven på leverantören ändras i lågkonjunktur gentemot högkonjunktur. Men framhåller att det är viktigt att leverantören känner av vilka stämningar som råder. Det viktiga är att leverantören känner av när det är läge att bromsa. Det ligger även ett ansvar på oss som beställare att kommunicera vad som gäller gentemot leverantören. Har man som vi ett gott samarbete med sin leverantör blir den diskussionen öppen och fruktbar även i sämre tider. Vi har en lång historia tillsammans med Coor och har utvecklats ihop. Coors styrka är att man satsat på kompetens som kan utveckla verksamheten, då har man också goda förutsättningar att anpassa verksamheten när förutsättningarna ändras. Om Ericsson Ericsson är den ledande leverantören av utrustning och tjänster till telekomoperatörer i hela världen. Ericsson är marknadsledande inom 2G och 3G och är störst i världen inom drift och underhåll av mobilnät, en position som givit Ericsson förtroendet att ansvara för driften av nät med drygt 185 miljoner användare. Bolagets erbjudande omfattar fullständiga infrastrukturlösningar för såväl fast och mobil telefoni samt bredband. Dessutom erbjuder Ericsson lösningar inom multimedia för operatörer, företag och utvecklare. Genom dotterbolaget Sony Ericsson får världens mobilanvändare tillgång till telefoner med alla de senaste funktionerna. Serviceuppdraget Uppdraget är ett funktionsavtal där Coor levererar arbetsplatsoch fastighetsservice till Ericssons anläggningar i Sverige, Norge, Danmark och Finland. Nova nr 1 - Nyhetsbrevet från Coor Sid. 2

3 Nytt avtal ger mersmak Ett bra avtal är förutsättning för en bra leverans. När Volvo Powertrain i Göteborg gav Coor i uppdrag att förutsättningslöst se över de avtal som fanns mellan företagen fann man en dold besparingspotential. I dag har 17 avtal blivit ett och vinsterna är bland annat sänkta servicekostnader, bättre styrning, mindre administration och inte minst en effektivare service. Volvo Powertrain är en del av Volvo Group och ansvarar för utvecklingen och tillverkningen av tunga motorer, växellådor och drivaxlar. Nyligen gjordes en ombyggnation av Volvo Powertrains huvudkontor i Göteborg för att anpassa det efter verksamhetens förändrade behov. I samband med att Volvo Powertrain skulle flytta till de nya lokalerna, beslutade man sig även för att se över avtalen för arbetsplatsoch produktionsservice med Coor. Den tidigare avtalsstrukturen var rörig och svårtolkad och framförallt fanns det för många avtal. Volvo Powertrain gav därför Coor i uppgift att se över hur avtalen var skrivna. Vi ville se över avtalssituationen och bad Coor att komma med föreslag på förändringar för hur vi tillsammans kunde bli mer effektiva. Det var en uppgift som Coor tog på allvar, säger Jörgen Scribe, CFO på Volvo Powertrain. Förutsättningslös analys Coor gjorde en analys av hela leveransen till Volvo Powertrain i Göteborg. Detta utmynnade i ett antal förslag på förändringar, bland annat gällande hur avtalen var konstruerade. När granskningen var genomförd hade sammanlagt 17 avtal kondenserats ner till ett heltäckande avtal. Det nya avtalet täcker hela Coors leverans inom arbetsplatsoch produktionsservice. I slutet av 2007 skrev Volvo Powertrain på det nya avtalet och effekten blev påtaglig direkt. I avtalet har det också angivits att vi gemensamt skall fortsätta att utreda ytterligare effektivseringar som Coor kan erbjuda Volvo Powertrain. Ett konkret resultat av arbetet med det nya avtalet är att vi har kunnat flytta till de nya, bättre anpassade lokalerna och ändå ligga kvar på samma kostnadsnivå. Det var en frukt av att vi hade så tätt samarbete med Coor som adderade mycket professionalism in i det jobbet, säger Jörgen Scribe. Ett konkret resultat av arbetet med det nya avtalet är att vi har kunnat flytta till de nya, bättre anpassade lokalerna och ändå ligga kvar på samma kostnadsnivå. Det var en frukt av att vi hade så tätt samarbete med Coor som adderade mycket professionalism in i det jobbet, säger Jörgen Scribe. Funktion istället för person En stor förändring i avtalen är att Volvo Powertrain idag köper en funktion istället för bara bemanning från Coor. Det innebär att Volvo Powertrain betalar för en utförd tjänst och inte för en viss bemanning. På så sätt kan leveransen bättre anpassas efter det aktuella behovet av service på Volvo Powertrain. Avtalet bygger på en prismodell som innebär att kostnaden för funktionen justeras i förhållande till hur stor kontorsyta som nyttjas, hur många medarbetare som Volvo Powerttrain har anställda samt hur många konferensrum som finns, vilket ger Volvo Powertrain en större flexibilitet. Dessutom har administrationen minskat avsevärt för båda parter, bland annat genom färre fakturor. Som kund har vi ett ansvar att jobba för att leverantörerna blir bättre. Inte minst när det gäller att ställa tydliga krav. Att ha goda relationer på personnivå är naturligtvis viktigt, men det måste även finnas en professionell relation i fråga om tydlighet i avtal, säger Jörgen Scribe. Genom det nya avtalet har Volvo Powertrain fått en mer kostnadseffektiv serviceleverans och man tittar nu på hur den nya avtalsstrukturen kan tilllämpas på fler delar i verksamheten. Genomgången av avtalen har påverkat Coors leverans mycket positivt, och vi hoppas på att kunna expandera detta, avslutar Jörgen Scribe. Nova nr 1 - Nyhetsbrevet från Coor Sid.

4 Skanska planerar att under de närmaste åren bygga nytt huvudkontor åt sig i Helsingfors. Parallellt med beslutet om nytt kontor, har Skanska valt Coor som konsult till ett projekt som syftar till att arbetsplatstjänsterna och slutanvändarnas behov av servicetjänster tas med från början när ett nytt kontor ska byggas. Därmed kan många och kostnadskrävande lokalanpassningar i slutändan undvikas. Om Volvo Powertrain Volvo Powertrain AB är en affärsenhet inom AB Volvo med ansvar för utveckling och tillverkning av motorer, växellådor, axlar och kompletta drivsystem för tunga kommersiella fordon och applikationer för varumärkena Volvo, Renault och Mack. Bolaget är ett av de största i världen i sin bransch. Volvo Powertrain har cirka anställda och driver verksamhet i Sverige, Frankrike, USA och Brasilien. Fakta om avtalet för Volvo Powertrain i Göteborg Avtalet omfattar tjänster främst inom arbetsplatsservice och produktionsservice. Avtalet reglerar Coors funktionsåtagande hos Volvo Powertrain i Göteborg och omfattar bland annat arbetsplatsservice för 1 136st serviceanvändare fördelat på kvm, 73 konferensrum. Servicefokus när Skanska bygger nytt När en ny kontorsfastighet ska byggas tas sällan hänsyn till vilka servicetjänster som ska levereras eller vilka behoven är hos serviceanvändarna som ska arbeta där. Det vanliga är att lokalerna är ritade och byggda, kanske har personalen till och med hunnit flytta in, när man börjar fundera på vilka tjänster som ska erbjudas, säger Katja Käyhty som är serviceutvecklare inom Coor. Men när Skanska nu bygger nytt kontor i Helsingfors är servicetjänsterna med i planeringen från början. Eftersom Skanska är kund till oss sedan lång tid vill vi vara med i det här projektet som har som mål att utveckla tjänster åt slutanvändarna och relationerna med slutanvändarna i Skanskas nya kontor. Utveckling tillsammans med kunden är viktig för oss, säger Katja Käyhty. Slutanvändaren har en klar åsikt och erfarenhet av olika tjänster och hur de fungerar i respektive fastighet. Man borde lyssna mer på slutanvändarna i planeringsarbetet av nya lokaler, säger Katja Käyhty. Kartläggning av användarnas behov Tyngdpunkten i projektet ligger på servicetjänster som receptions-, växel-, post-, städ-, utskrifts-, kontorstillbehörstjänster och dryckesautomater. Både Coor och Skanska var överens om att kunskapen måste förbättras, om vilka slags tjänster Skanskas personal behöver. I projektet kartläggs serviceanvändarnas åsikter, erfarenheter och behov, arbetsplatser besöks och intervjuer genomförs. Informationen blir underlag för planeringen av det nya huvudkontoret. I pilotprojektet undersöker vi användarnas behov och den nuvarande kontorsfastighetens för- och nackdelar. Vi tar fasta på användarnas synpunkter, erfarenheterna från det nuvarande kontoret och överför de bästa delarna till den nya fastigheten. I samband med pilotprojektet har vi utvecklat ett verktyg vi kallar SPOT Service Planning & Nova nr 1 - Nyhetsbrevet från Coor Sid.

5 Optimization Tool, med vilket vi kan undersöka slutanvändarens behov vad gäller servicetjänster, säger Katja Käyhty. Verktyg för utveckling Enligt Jukka Tuominen, verksamhetschef på finska Coor, kan verktyget i framtiden också användas till att undersöka hur befintliga fastigheter och servicebyggnader fungerar och behovet av att skapa en heltäckande lista över framtida tjänster för ett nytt eller befintligt kontorshus, tillsammans med uppgifter om vilka utrymmen och funktioner som tjänsterna kräver. På så sätt skapar vi förutsättningar för bra och effektiva tjänster. Det viktigaste för oss är att utveckla tjänsterna som ska erbjudas kunderna. Vi tror att det här projektet leder till något nytt som hjälper våra kunder att bli ännu mer framgångsrika. Katja Käyhty arbetar med servicetjänster på Coor vid sidan av sina civilingenjörsstudier, som snart avslutas, på Tekniska högskolan. På Coor har Katja fått möjlighet att kombinera studierna i fastighetsledning med arbetet med tjänsteutveckling baserat på befintliga kunders behov. Slutanvändaren har en klar åsikt och erfarenhet av olika tjänster och hur de fungerar i respektive fastighet. Man borde lyssna mer på slutanvändarna i planeringsarbetet, säger Katja Käyhty. Om Skanska Skanska är ett av världens ledande byggföretag med expertis inom byggande, utveckling av kommersiella lokaler, bostäder och projekt i offentlig-privat samverkan. Koncernen har idag medarbetare på utvalda hemmamarknader i Europa, USA och Latinamerika. Omsättningen år 2007 uppgick till 139 miljarder kronor. Om serviceuppdraget Coor levererar arbetsplatsservice till exempel reception, konferensservice, post- och godshantering, samt lokalvård till Skanskas större kontor i Sverige, Finland, Norge och Danmark. I Finland och Norge ingår även fastighetsservice i uppdraget för Skanska. Coor nyligen tecknat nytt avtal på fem år med Skanska om att leverera arbetsplatsservice till kontoren i Stockholm, Göteborg och Malmö. Ny teknik gör rent hus Istället för att bara flytta runt smutsen på golvet, vilket är risken vid traditionell städning med vatten, rengör microfibertekniken på djupet vilket gör att golven blir renare. På LEO Pharma driver Coor ett förändringsarbete med syftet att såväl skapa förbättringar för kunden som att göra sina medarbetares vardag enklare och mindre slitsam. Även om arbetet just har startat så har LEO Pharma redan sett effektivitetsvinster. En av hemligheterna stavas microfiber. En annan framgångsfaktor är ett ökat ansvar hos medarbetarna. LEO Pharma är ett danskt läkemedelsföretag med produkter inom till exempel dermatologi och kritiska sjukdomar (hjärta/kärl). Eftersom LEO Pharma arbetar med produktion av läkemedel, ställs det stora krav på renhållningen av företagets lokaler. Tog fram åtgärdslista När Coor tog över ansvaret för servicen på LEO Pharma föreslog Coor att en omfattande utvärdering av servicetjänsterna på LEO Pharma skulle göras. Syftet var att ta reda på vilken förbättringspotential som fanns både kvalitets- och kostnadsmässigt. Bland annat undersöktes möjligheterna till att gå över till städning med microfiberteknik. Microfiber är en slags textilfiber med mycket hög absorptions- och rengöringsförmåga som med hjälp av mikroskopiska trådar/fibrer binder och låser smutsen. Tidigare städade LEO Pharma lokalerna med traditionell vattenbaserad städning. Nova nr 1 - Nyhetsbrevet från Coor Sid.

6 Bättre arbetsmiljö, effektivare städning och att det helt enkelt blev renare var tre riktigt bra argument för att gå över till Microfiber, säger Svend Hirth som är Facility Manager på LEO Pharma. Utvärderingen genomfördes av Coors specialister inom förändringsarbete, change-gruppen. Vi skapade en lista på saker vi ville genomföra. Totalt presenterade vi 65 förbättringsförslag, där den största förändringen var förslaget att byta städsystem från vattenbaserad städning till microfiberteknik, säger Andreas Lövgren, chef för Coors change-grupp i Danmark. Mindre slit bättre resultat Det nya städsystemet gav en omedelbar effekt. I stället för att bara flytta runt smutsen på golvet, vilket är risken vid traditionell städning med vatten, rengör microfibertekniken på djupet vilket gör att golven blir renare. För lokalvårdarna innebär bytet av städsystem att arbetet är mindre fysiskt krävande och går fortare. En vanlig föreställning är att ju mer vatten man använder desto renare blir det. Men genom det resultat som microfibertekniken har gett, med bättre städresultat och bättre arbetsmiljö för personalen, så har Coor visat att så inte är fallet. Vid vattenbaserad rengörning måste lokalvårdarna växla vatten hela tiden för att det ska bli rent. Tanken nu är att man inte ska behöva gå så mycket och inte släpa runt så mycket vatten, menar Svend Hirth. När Coor tog över ansvaret för servicen på LEO Pharma gick städpersonalen över och blev anställda av Coor i stället. Detta innebar vissa förändringar, bland annat i form av en ny struktur med gruppledare som fick ett större ansvar. Coor lät personalen testa olika system och samlade in intryck, tankar och förslag på förbättringar. Det skapade en delaktighet och entusiasm bland Coors nya medarbetare, säger Svend Hirth Nära samarbete med städleverantör För att få bästa resultat i arbetet förde Coor en nära dialog med det företag som Coor valde som leverantör av städutrustningen, det amerikanska hygien- och rengöringsföretaget JohnsonDiversey. Det nya städsystemet har gett många fördelar. Vi är nöjda med det nya systemet och vi förväntar oss förbättringar i både arbetsmiljö och kvalitet när systemet väl är inkört efter cirka ett halvår, avslutar Svend Hirth. Om LEO Pharma LEO Pharma är en stiftelseägd, dansk koncern med huvudkontor i Ballerup, Danmark. Koncernen har totalt ca 3000 anställda och försäljningen 2006 uppgick till MDKK. LEO Nordic består av marknadsbolagen i Sverige/Danmark, Finland och Norge och har 110 anställda. LEO Pharma har i Norden produkter inom bland annat dermatologi, koagulation, infektion och hjärta/kärl Marknadsföring, information och klinisk forskning i de nordiska länderna leds från kontoret i Malmö. Om Serviceuppdraget I Januari 2007 övertog Coor ansvaret för följande tjänster hos LEO Pharma: Postservice, paket- och godsservice, lokalvård, intern och extern avfallshantering, transporter, dryckesautomater, utemiljö, växter och flyttservice. Genom serviceuppdraget övertog Coor ca 40 medarbetare från LEO Pharma. På LEO Pharma i Ballerup finns närmare 1200 serviceanvändare. Genom tillsättningen av gruppledarna vet de som leder arbetet vad som krävs och kan därmed ha en rak dialog med resten av teamet. Det kan vara en fördel även för oss som kund, säger Svend Hirth. Nyhetsbrevet Nova är ett elektroniskt nyhetsbrev från Coor Service Management som behandlar nyheter om branschen och om Coor. Nyhetsbrevet görs på språken svenska, engelska, danska, norska och finska. Kontaktperson: Åsvor Brynnel Texter: Susanne Kinnunen, Staffan Bruzæus, Webbkraft Grafisk form och produktion: Webbkraft Foton och illustration: Jann Lipka, Lisa Dahlqvist, Coor, Webbkraft Coor Service Management, Stockholm. Råsundavägen 12, Solna, Tel +46 (0) , Fax +46 (0) ,