01054 1(9) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Regionkontoret 2015-02-09 RS140539 Suzanna Klang HR-strateg HR-avdelningen 035-13 49 06 Revisionsrapport Strategisk personal- och kompetensförsörjning Sammanfattning av rapporten Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska regionstyrelsens arbete med att säkerställa att det finns en tillräcklig kompetensförsörjning för att klara sitt uppdrag för hälso- och sjukvården. Följande revisionsfrågor ingår i granskningen: Bedriver regionstyrelsen ett ändamålsenligt strategiskt personal och kompetensförsörjningsarbetet inom hälso- och sjukvården? För att besvara revisionsfrågan har följande kontrollmål valts ut: o Hur och på vilken organisatorisk nivå bedöms behovet av kompetensförsörjning? Det finns tillfredställande bedömningsunderlag vad gäller analyser och prognoser (demografi, vårdens inriktning, samverkan åtagandet i förhållande till faktisk och planerad kompetensförsörjning). o Det finns ändamålsenliga förutsättningar för den strategiska kompetensförsörjningen. o Det finns riktlinjer för avvägning mellan olika intressen (ekonomiskt, verksamhetsmässigt, medarbetarintressen). o Chefernas ansvar angående den strategiska personal- och kompetensförsörjningen är tydlig. Granskningen avser Regionstyrelsens ansvarsområden vad avser hälso- och sjukvård och avgränsar till att omfatta ändamålsenligheten i arbetssätt vad gäller organisation, styrdokument och ledningsstöd, rutiner och stödsystem kopplat till den strategiska personal- och kompetensförsörjningen.
2(9) I granskningen görs bedömningen att regionstyrelsen i nuläget inte fullt ut bedriver ett ändamålsenligt strategiskt personal- och kompetensförsörjningsarbete inom hälsooch sjukvården. Granskningen visar på flera identifierade förbättringsområden för det fortsatta arbetet när det gäller behov av kompetensförsörjning, förutsättningar för kompetensförsörjning, avvägning mellan ekonomi, verksamhet och medarbetarintressen samt chefernas ansvar för kompetensförsörjning. Förbättringsområden utifrån granskning: o Säkerställ en förbättrad styrning av den kompetens som efterfrågas i förhållande till befintlig kompetens i syfte att effektivisera resursanvändandet och minska behovet av bemanningsföretag. o Utveckla verktyget Olivia så att informationen kan aggregeras på en högre nivå än enbart på avdelningsnivå vilket är fallet idag för att öka dess användbarhet avseende den strategiska personalförsörjningen. o Det IT-strategiska arbetet bör kompletteras med en kartläggning som beskriver hur de samlade IT-stödsystemen för vården bör fungera ihop på en överripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd som verksamheten behöver. o Skapa struktur för att säkerställa överföring av önskad kompetens mellan medarbetare som slutar och de som ska ta vid. o Inkludera även information angående kompetensförsörjning i den löpande rapporteringen till regionstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsnämnden. o Utveckla och tydliggöra sambanden mellan de olika dimensionerna ekonomi, personal och verksamhet i syfte att totalt sett uppnå en effektivare resursanvändning. o Skapa möjligheter för diskussion kring de strategiskt långsiktiga kompetensförsörjningsfrågorna. o Beakta de förutsättningar som finns för ledare inom organisationen gällande ansvar, befogenheter och antalet underställda.
3(9) Strategisk kompetensförsörjning inom Region Halland En av Region Hallands viktigaste frågor är strategisk kompetensförsörjning och syftar till att lyfta fram regionen som en attraktiv arbetsgivare för såväl redan anställda medarbetare som framtida rekryteringar. En väl fungerande kompetensförsörjning är en konkurrensfördel vid nyrekryteringar samt en förutsättning för att organisationens medarbetare ska få rätt kompetensutveckling. Kompetensförsörjningsprocessen ska vara väl förankrad i verksamhetsplaneringen och följa verksamhetens behov. På så sätt leder arbetet med kompetensförsörjningsprocessen till att verksamheten kan nå sina mål på ett mer effektivt sätt. Regionen är en mycket kunskapsintensiv verksamhet, därför är det viktigt att följa med i den medicinska och tekniska utvecklingen samt att följa nya lagar och föreskrifter. Att det ständigt sker förändringar, ställer stora krav på arbetsgivaren som måste följa med i utvecklingen och vara beredd på de effekter som förändringarna innebär. Betydelsen av kompetens och att rätt kompetens finns inom organisationen är avgörande för verksamhetens utveckling, resultat och effektivitet. Åtgärdsarbete inom regionen För att komma till rätta med kostnadsutvecklingen som de senaste åren varit högre i Halland än i andra regioner och landsting har ett åtgärdsarbete inletts. Utmaningen är att komma tillrätta med kostnadsutvecklingen och få balans mellan kostnader och intäkter och samtidigt fullfölja välfärdsuppdraget till Hallands invånare. En viktig komponent i arbetet med att få en ekonomi i balans är att arbeta med strategisk och långsiktig kompetensförsörjning och kompetensutveckling av regionens medarbetare. Syftet med Region Hallands åtgärdsarbete är att skapa en långsiktig kvalitetshöjning, en ny hälso- och sjukvård som är resurseffektiv och nytänkande inför framtidens behov. För att det ska vara möjligt krävs struktur, ordning och reda, och en ekonomi i balans. Ambitionen för åtgärdsarbetet är att ta ett stort och övergripande grepp och genomföra samma förbättringsåtgärder i hela organisationen. Arbetet drivs i projektform, över förvaltningsgränserna. Syfte Tre processområden har identifierats som särskilt avgörande för att nå framgång i åtgärdsarbetet; produktionsstyrning, kunskapsstyrning och målstyrning.
4(9) Arbetet inom dessa områden har sinsemellan många beröringspunkter och behöver därför samordnas. I åtgärdsarbetet behöver dessa processområden analyseras utifrån ett antal, likadana perspektiv. Fokusområden för åtgärdsarbetet Produktions- och kapacitetsstyrning Inom hälso- och sjukvård har produktionsstyrning uppmärksammats på senare år som ett verktyg för att effektivare använda sjukvårdens resurser. Utgångspunkten i produktionsstyrning är att verksamheten planeras efter patientens behov, och att man arbetar aktivt för ökad samordning och minskad variation. Produktionsstyrning kan definieras som planering, kontroll och uppföljning av resursanvändning för produktion. I åtgärdsarbetet ska område produktions- och kapacitetsstyrning omfatta styrning, planering, bemanning, schemaläggning och uppföljning. Målstyrning Att implementera en effektiv målkedja i organisationen säkerställer att den politiska viljeriktningen når hela vägen ut i verksamheten. Målstyrning ska tydligt beskriva hur
5(9) målen formuleras, följs upp och hur målen hänger ihop i en sammanhängande målkedja, från beslutade mål på Region Halland-nivå till medarbetarnas mål och uppdrag. Genom att alla medarbetare arbetar mot samma mål kan organisationen snabbare gå från strategisk planering till genomförande. En tydlig målkedja stärker ledarskapet, och organisationen kan därmed snabbare ställa om till nya mål och förutsättningar. En väl fungerande målstyrning bidrar till att snabbare gå från strategisk planering till genomförande att öka medarbetarnas engagemang och motivation att resurserna i organisationen fokuseras till organisationens viktigaste mål Kunskapsstyrning Målbilden för kunskapsstyrning är att i mötet mellan professioner och patienter utgår man tillsammans från bäst tillgängliga kunskap. Det som sker i mötet följs upp och analyseras på såväl individnivå som på gruppnivå för att skapa en allt bättre vård och omsorg. Identifiering och prioritering av nya förbättringsområden tillsammans med patienten är en del av vardagen. Ny praxis kan snabbt omsättas vidare, och ny kunskap genereras och systematiseras, genom välutvecklade strukturer. Den vanligaste delen av vården är standardiserad, för att skapa utrymme för individualisering. Kunskapsomsättningshastigheten är hög. Teamutveckling Syftet med att arbeta med teamutveckling är att öka gruppens produktivitet och förmåga att arbeta resultatorienterat mot uppsatta mål. Utveckla team är en viktig faktor för lönsamhet, effektivitet och kvalitet - men också för att kunna behålla medarbetare och attrahera nya. Ett arbete med fokus på teamutveckling har påbörjats inom ramen för regionens åtgärdsarbete. Chefsutveckling Chefsuppdraget i Region Halland ska förtydliga med utgångspunkt i de krav som finns på chefer och ledare men också för att i olika delar skapa rätt förutsättningar för ett framgångsrikt chefs- och ledarskap. I åtgärdsarbetet är cheferna i Region Halland en identifierad nyckelgrupp vilket ställer krav på tydlighet gällande ansvar och vilka befogenheter, beslutsfattande man har som chef i delarna ekonomi, verksamhet och personal. Arbetet med att förtydliga uppdraget ska bidra till att underlätta för chefer att göra rätt. Ett gott ledarskap och medarbetarskap är viktigt för att nå resultat och för att regionen ska upplevas som en tydlig och attraktiv arbetsgivare, både ur ett internt
6(9) och externt perspektiv. Det handlar om att tillsammans med medarbetare arbeta med att förverkliga verksamhetens mål och vision och att skapa engagemang. IT-stöd Utvecklingspunkter för IT-stöd för de processområden som ingår i åtgärdsarbetet ska tas fram, samt inspel till långsiktig inriktning för IT-stöd. Effekterna av åtgärdsplanen ska leda till: o att Region Halland får en ekonomi i balans, en stadigvarande minskning av kostnadsökningstakten inom hälso-och sjukvård (lägre kostnadsökningstakt än riket), och en kostnadsnivå som är lägre än skatteintäkterna. o att varje chef på alla nivåer ska driva verksamheten med samtidigt fokus på resultat avseende ekonomi, verksamhet och personal i ett regiongemensamt perspektiv. o att det ska bli lättare att göra rätt utifrån regiongemensamma principer. Behov av kompetensförsörjning o Säkerställ en förbättrad styrning av den kompetens som efterfrågas i förhållande till befintlig kompetens i syfte att effektivisera resursanvändandet och minska behovet av bemanningsföretag o Utveckla verktyget Olivia så att informationen kan aggregeras på en högre nivå än enbart på avdelningsnivå vilket är fallet idag för att öka dess användbarhet avseende den strategiska personalförsörjningen. Produktion- och kapacitetsplaneringen inom ramen för åtgärdsarbetet är en viktig och grundläggande del i att arbetet med att säkerställa en förbättrad styrning av den kompetens som efterfrågas i förhållande till befintlig kompetens i syfte att effektivisera resursanvändandet och minska behovet av bemanningsföretag. Genom att arbeta processinriktat säkerställs produktion-, kapacitet- och kompetensbehoven. Genom att använda LEAN som verksamhetsstrategi kommer vi med invånarens fokus, förbättrar vår flödeseffektivitet. Därmed når vi också en långsiktig resurseffektivitet när det gäller behovet av bemanning. Region Halland är en komplex organisation med medarbetare inom många olika yrkesgrupper och med olika utbildningsbakgrunder och utbildningsnivåer. Under 2011 fattades beslut om att Olivia samt Personec HR ska användas som verktyg för strategisk- och verksamhetsinriktad kompetensförsörjning. Cirka 20 procent av
7(9) regionens verksamheter använder sig av Oliviamodellen i nuläget och av regionens cirka 7 700 medarbetare har cirka 3 500 medarbetare registrerat sin kompetens i Personec HR. Syftet med Oliviamodellen i kombination med regiongemensamt kompetensinventeringsystem (Personec HR) är att de båda ska bidra till att säkerställa och trygga kompetensförsörjningen genom planering av nuvarande och framtida kompetens. Det är med andra ord ingen modell eller system för fördelning av personalresurser. Ett centralt kompetensråd inom Region Halland har fattat beslut om vilka kompetenser som anses vara strategiskt viktiga och ska registreras i det gemensamma kompetensinventeringssystemet Personec HR. Ett kontinuerligt och långsiktigt arbetar pågår att revidera innehållet och utveckla systemet så att det stödjer förändringar och nya behov i verksamheten. För att kunna dra rätt slutsatser och arbeta långsiktigt med strategisk kompetensförsörjning krävs ett större underlag i systemet än vad som finns idag. Målet är att samtliga medarbetare ska registrera sin kompetens i systemet vilket inte är fallet i nuläget. Dessutom bör både Olivia och Personec HR kompletteras med ett verktyg som möjliggör fördelning av resurser. Regionen arbetar med att se över om Oliviamodellen och Personec HR ska fortsätta att vara i drift i nuvarande form eller om det finns andra alternativa lösningar för att arbeta med framtida kompetensförsörjning. Förutsättningar för kompetensförsörjning o Inkludera även information angående kompetensförsörjning i den löpande rapporteringen till regionstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsnämnden. o Beakta de förutsättningar som finns för ledare inom organisationen gällande ansvar, befogenheter och antalet underställda. Inom ramen för åtgärdsarbetet har ett arbete kring mål, styrning och uppföljning påbörjats som innebär att hela planeringsprocessen inom regionen ses över och utvecklas. I detta arbete ingår även att identifiera eventuella gap mellan befintlig ITfunktionalitet och framtida uppföljningskrav och behov med fokus på chef och ledning. I detta arbete ingår även att diskutera och ta fram olika nyckeltal kring exempelvis kompetensförsörjning. Fokus i årgärdsarbetet läggs även på att färdigställa ett förslag till personalpolicy som innebär att förtydliga chefsuppdraget inom regionen men också att förtydliga förväntningar på Region Hallands medarbetare. Chefsuppdrag formuleras med
8(9) utgångspunkt i Region Hallands krav och förutsättningar för framgångsrikt chef/ledarskap. Här ingår också regiongemensam rutin som tydligt beskriver ansvar, befogenheter och beslutsfattande som chef i delarna ekonomi/verksamhet/personal. Avvägning mellan ekonomi, verksamhet och medarbetarintressen o Det IT-strategiska arbetet bör kompletteras med en kartläggning som beskriver hur de samlade IT-stödsystemen för vården bör fungera ihop på en överripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd som verksamheten behöver. o Utveckla och tydliggöra sambanden mellan de olika dimensionerna ekonomi, personal och verksamhet i syfte att totalt sett uppnå en effektivare resursanvändning. Det finns ett stort behov av att kartlägga hur de samlade IT-stödsystemen för vården bör fungera ihop på en övergripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd som verksamheten behöver. Dessa frågor är exempel på strategiska IT-frågor vi har svårt att svara på idag och därför har man inom regionen startat ett projekt kring regionens IT-tjänster. En metod för hur regionen ska arbeta med IT-system ska arbetas fram senast den 1 mars 2015. Det övergripande syftet med projektet är att öka kunskap och kontroll av den övergripande behovsbilden av IT-tjänster. Det åtgärdsarbete som Region Halland nyligen startat, med primärt syfte att Region Halland ska ha en ekonomi i balans, ställer nya krav på IT-systemen både på kort och lång sikt. Åtgärdsarbetet i kombination med LEAN som verksamhetstrategi syftar till att utveckla och tydliggöra sambanden mellan de olika dimensionerna ekonomi, personal och verksamhet i syfte att uppnå en effektivare resursanvändning. Chefernas ansvar för kompetensförsörjning. o Skapa struktur för att säkerställa överföring av önskad kompetens mellan medarbetare som slutar och de som ska ta vid. o Skapa möjligheter för diskussion kring de strategiskt långsiktiga kompetensförsörjningsfrågorna. Region Halland arbetar idag på olika sätt med att säkerställa kompetensväxling, bland annat genom att erbjuda traineeplatser och praktikplatser men behöver precis som framgår i revisionsrapporten bli mer strukturerade, systematiska och strategiska
9(9) i detta arbete. Vi behöver i dialog med regionens förvaltningar se över rutiner och riktlinjer för detta arbete. Samtliga tillsvidareanställda medarbetare som avslutar eller byter anställning erbjuds ett avslutningssamtal och en enkät skickas till vederbörande. Detta gäller även medarbetare som har en tidsbegränsad anställning och har arbetat inom regionen mer än 12 månader. En grundläggande förutsättning för diskussion kring de strategiskt långsiktiga kompetensförsörjningsfrågorna är en kompetensförsörjningsplan. Arbetet med att ta fram en plan är påbörjat och ska utgå från en inventering av nuläget och bilda underlag för arbetsgivarpolitiska beslut. Syftet med planen är att skapa en modell för fortlöpande styrning och uppföljning för att säkra kompetensförsörjning på systemnivå. Detta arbete beräknas vara klart i augusti 2015.
TJÄNSTESKRIVELSE 1(8) Regionkontoret HR-avdelningen Suzanna Klang HR-strateg Datum Diarienummer 2015-02-18 RS140539 Regionstyrelsen Revisionsrapport Strategisk personal- och kompetensförsörjning Förslag till beslut: Regionstyrelsen beslutar att: Översända svar på revisionsrapporten Strategisk personal och kompetensförsörjning till revisorerna. Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska regionstyrelsens arbete med att säkerställa att det finns en tillräcklig kompetensförsörjning för att klara sitt uppdrag för hälso- och sjukvården. Revisionsfrågan är följande: Bedriver regionstyrelsen ett ändamålsenligt strategiskt personal och kompetensförsörjningsarbetet inom hälso- och sjukvården? Revisionen gör i rapporten bedömningen att regionstyrelsen i nuläget inte fullt ut bedriver ett ändamålsenligt strategiskt personal- och kompetensförsörjningsarbete inom hälso- och sjukvården. I det följande kommenteras de förbättringsområden som revisionen påtalat. Bakgrund Strategisk kompetensförsörjning inom Region Halland En av Region Hallands viktigaste frågor är strategisk kompetensförsörjning och syftar till att lyfta fram regionen som en attraktiv arbetsgivare för såväl redan anställda medarbetare som framtida rekryteringar. En väl fungerande kompetensförsörjning är en konkurrensfördel vid nyrekryteringar samt en förutsättning för att organisationens medarbetare ska få rätt kompetensutveckling. Kompetensförsörjningsprocessen ska vara väl förankrad i verksamhetsplaneringen och följa verksamhetens behov. På så sätt leder arbetet
2(8) med kompetensförsörjningsprocessen till att verksamheten kan nå sina mål på ett mer effektivt sätt. Regionen är en mycket kunskapsintensiv verksamhet, därför är det viktigt att följa med i den medicinska och tekniska utvecklingen samt att följa nya lagar och föreskrifter. Att det ständigt sker förändringar, ställer stora krav på arbetsgivaren som måste följa med i utvecklingen och vara beredd på de effekter som förändringarna innebär. Betydelsen av kompetens och att rätt kompetens finns inom organisationen är avgörande för verksamhetens utveckling, resultat och effektivitet. Åtgärdsarbete inom regionen För att komma till rätta med kostnadsutvecklingen som de senaste åren varit högre i Halland än i andra regioner och landsting har ett åtgärdsarbete inletts. Utmaningen är att komma tillrätta med kostnadsutvecklingen och få balans mellan kostnader och intäkter och samtidigt fullfölja välfärdsuppdraget till Hallands invånare. En viktig komponent i arbetet med att få en ekonomi i balans är att arbeta med strategisk och långsiktig kompetensförsörjning och kompetensutveckling av regionens medarbetare. Syftet med Region Hallands åtgärdsarbete är att skapa en långsiktig kvalitetshöjning, en ny hälso- och sjukvård som är resurseffektiv och nytänkande inför framtidens behov. För att det ska vara möjligt krävs struktur, ordning och reda, och en ekonomi i balans. Ambitionen för åtgärdsarbetet är att ta ett stort och övergripande grepp och genomföra samma förbättringsåtgärder i hela organisationen. Arbetet drivs i projektform, över förvaltningsgränserna. Syfte Tre processområden har identifierats som särskilt avgörande för att nå framgång i åtgärdsarbetet; produktionsstyrning, kunskapsstyrning och målstyrning. Arbetet inom dessa områden har sinsemellan många beröringspunkter och behöver därför samordnas. I åtgärdsarbetet behöver dessa processområden analyseras utifrån ett antal, likadana perspektiv.
3(8) Fokusområden för åtgärdsarbetet Produktions- och kapacitetsstyrning Inom hälso- och sjukvård har produktionsstyrning uppmärksammats på senare år som ett verktyg för att effektivare använda sjukvårdens resurser. Utgångspunkten i produktionsstyrning är att verksamheten planeras efter patientens behov, och att man arbetar aktivt för ökad samordning och minskad variation. Produktionsstyrning kan definieras som planering, kontroll och uppföljning av resursanvändning för produktion. I åtgärdsarbetet ska område produktions- och kapacitetsstyrning omfatta styrning, planering, bemanning, schemaläggning och uppföljning. Målstyrning Att implementera en effektiv målkedja i organisationen säkerställer att den politiska viljeriktningen når hela vägen ut i verksamheten. Målstyrning ska tydligt beskriva hur målen formuleras, följs upp och hur målen hänger ihop i en sammanhängande målkedja, från beslutade mål på Region Halland-nivå till medarbetarnas mål och uppdrag.
4(8) Genom att alla medarbetare arbetar mot samma mål kan organisationen snabbare gå från strategisk planering till genomförande. En tydlig målkedja stärker ledarskapet, och organisationen kan därmed snabbare ställa om till nya mål och förutsättningar. En väl fungerande målstyrning bidrar till att snabbare gå från strategisk planering till genomförande att öka medarbetarnas engagemang och motivation att resurserna i organisationen fokuseras till organisationens viktigaste mål Kunskapsstyrning Målbilden för kunskapsstyrning är att i mötet mellan professioner och patienter utgår man tillsammans från bäst tillgängliga kunskap. Det som sker i mötet följs upp och analyseras på såväl individnivå som på gruppnivå för att skapa en allt bättre vård och omsorg. Identifiering och prioritering av nya förbättringsområden tillsammans med patienten är en del av vardagen. Ny praxis kan snabbt omsättas vidare, och ny kunskap genereras och systematiseras, genom välutvecklade strukturer. Den vanligaste delen av vården är standardiserad, för att skapa utrymme för individualisering. Kunskapsomsättningshastigheten är hög. Teamutveckling Syftet med att arbeta med teamutveckling är att öka gruppens produktivitet och förmåga att arbeta resultatorienterat mot uppsatta mål. Utveckla team är en viktig faktor för lönsamhet, effektivitet och kvalitet - men också för att kunna behålla medarbetare och attrahera nya. Ett arbete med fokus på teamutveckling har påbörjats inom ramen för regionens åtgärdsarbete. Chefsutveckling Chefsuppdraget i Region Halland ska förtydliga med utgångspunkt i de krav som finns på chefer och ledare men också för att i olika delar skapa rätt förutsättningar för ett framgångsrikt chefs- och ledarskap. I åtgärdsarbetet är cheferna i Region Halland en identifierad nyckelgrupp vilket ställer krav på tydlighet gällande ansvar och vilka befogenheter, beslutsfattande man har som chef i delarna ekonomi, verksamhet och personal. Arbetet med att förtydliga uppdraget ska bidra till att underlätta för chefer att göra rätt. Ett gott ledarskap och medarbetarskap är viktigt för att nå resultat och för att regionen ska upplevas som en tydlig och attraktiv arbetsgivare, både ur ett internt och externt perspektiv. Det handlar om att tillsammans med medarbetare arbeta med att förverkliga verksamhetens mål och vision och att skapa engagemang.
5(8) IT-stöd Utvecklingspunkter för IT-stöd för de processområden som ingår i åtgärdsarbetet ska tas fram, samt inspel till långsiktig inriktning för IT-stöd. Effekterna av åtgärdsplanen ska leda till: o att Region Halland får en ekonomi i balans, en stadigvarande minskning av kostnadsökningstakten inom hälso-och sjukvård (lägre kostnadsökningstakt än riket), och en kostnadsnivå som är lägre än skatteintäkterna. o att varje chef på alla nivåer ska driva verksamheten med samtidigt fokus på resultat avseende ekonomi, verksamhet och personal i ett regiongemensamt perspektiv. o att det ska bli lättare att göra rätt utifrån regiongemensamma principer. Kommentarer till förslag till förbättringsområden Behov av kompetensförsörjning o Säkerställ en förbättrad styrning av den kompetens som efterfrågas i förhållande till befintlig kompetens i syfte att effektivisera resursanvändandet och minska behovet av bemanningsföretag o Utveckla verktyget Olivia så att informationen kan aggregeras på en högre nivå än enbart på avdelningsnivå vilket är fallet idag för att öka dess användbarhet avseende den strategiska personalförsörjningen. Produktion- och kapacitetsplaneringen inom ramen för åtgärdsarbetet är en viktig och grundläggande del i att arbetet med att säkerställa en förbättrad styrning av den kompetens som efterfrågas i förhållande till befintlig kompetens i syfte att effektivisera resursanvändandet och minska behovet av bemanningsföretag. Genom att arbeta processinriktat säkerställs produktion-, kapacitet- och kompetensbehoven. Genom att använda LEAN som verksamhetsstrategi kommer vi med invånarens fokus, förbättrar vår flödeseffektivitet. Därmed når vi också en långsiktig resurseffektivitet när det gäller behovet av bemanning. Under 2011 fattades beslut om att Olivia samt Personec HR ska användas som verktyg för strategisk- och verksamhetsinriktad kompetensförsörjning. Cirka 20 procent av regionens verksamheter använder sig av Oliviamodellen i nuläget och av regionens cirka 7 700 medarbetare har cirka 3 500 medarbetare registrerat sin kompetens i Personec HR.
6(8) Syftet med Oliviamodellen i kombination med regiongemensamt kompetensinventeringsystem (Personec HR) är att de båda ska bidra till att säkerställa och trygga kompetensförsörjningen genom planering av nuvarande och framtida kompetens. Det är med andra ord ingen modell eller system för fördelning av personalresurser. Ett centralt kompetensråd inom Region Halland har fattat beslut om vilka kompetenser som anses vara strategiskt viktiga och ska registreras i det gemensamma kompetensinventeringssystemet Personec HR. Ett kontinuerligt och långsiktigt arbetar pågår att revidera innehållet och utveckla systemet så att det stödjer förändringar och nya behov i verksamheten. För att kunna dra rätt slutsatser och arbeta långsiktigt med strategisk kompetensförsörjning krävs ett större underlag i systemet än vad som finns idag. Målet är att samtliga medarbetare ska registrera sin kompetens i systemet vilket inte är fallet i nuläget. Dessutom bör både Olivia och Personec HR kompletteras med ett verktyg som möjliggör fördelning av resurser. Regionen arbetar med att se över om Oliviamodellen och Personec HR ska fortsätta att vara i drift i nuvarande form eller om det finns andra alternativa lösningar för att arbeta med framtida kompetensförsörjning. Förutsättningar för kompetensförsörjning o Inkludera även information angående kompetensförsörjning i den löpande rapporteringen till regionstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsnämnden. o Beakta de förutsättningar som finns för ledare inom organisationen gällande ansvar, befogenheter och antalet underställda. Inom ramen för åtgärdsarbetet har ett arbete kring mål, styrning och uppföljning påbörjats som innebär att hela planeringsprocessen inom regionen ses över och utvecklas. I detta arbete ingår även att identifiera eventuella gap mellan befintlig IT-funktionalitet och framtida uppföljningskrav och behov med fokus på chef och ledning. I detta arbete ingår även att diskutera och ta fram olika nyckeltal kring exempelvis kompetensförsörjning. Fokus i årgärdsarbetet läggs även på att färdigställa ett förslag till personalpolicy som innebär att förtydliga chefsuppdraget inom regionen men också att förtydliga förväntningar på Region Hallands medarbetare. Chefsuppdrag formuleras med utgångspunkt i Region Hallands krav och förutsättningar för framgångsrikt chef/ledarskap. Här ingår också regiongemensam rutin som tydligt beskriver ansvar, befogenheter och beslutsfattande som chef i delarna ekonomi/verksamhet/personal.
7(8) Avvägning mellan ekonomi, verksamhet och medarbetarintressen o Det IT-strategiska arbetet bör kompletteras med en kartläggning som beskriver hur de samlade IT-stödsystemen för vården bör fungera ihop på en överripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd som verksamheten behöver. o Utveckla och tydliggöra sambanden mellan de olika dimensionerna ekonomi, personal och verksamhet i syfte att totalt sett uppnå en effektivare resursanvändning. Det finns ett stort behov av att kartlägga hur de samlade IT-stödsystemen för vården bör fungera ihop på en övergripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd som verksamheten behöver. Dessa frågor är exempel på strategiska IT-frågor som är svårt att svara på idag och därför har det inom regionen startat ett projekt kring regionens IT-tjänster. En metod för hur regionen ska arbeta med IT-system ska arbetas fram senast den 1 mars 2015. Det övergripande syftet med projektet är att öka kunskap och kontroll av den övergripande behovsbilden av IT-tjänster. Det åtgärdsarbete som Region Halland nyligen startat, med primärt syfte att Region Halland ska ha en ekonomi i balans, ställer nya krav på IT-systemen både på kort och lång sikt. Åtgärdsarbetet i kombination med LEAN som verksamhetstrategi syftar till att utveckla och tydliggöra sambanden mellan de olika dimensionerna ekonomi, personal och verksamhet i syfte att uppnå en effektivare resursanvändning. Chefernas ansvar för kompetensförsörjning. o Skapa struktur för att säkerställa överföring av önskad kompetens mellan medarbetare som slutar och de som ska ta vid. o Skapa möjligheter för diskussion kring de strategiskt långsiktiga kompetensförsörjningsfrågorna. Region Halland arbetar idag på olika sätt med att säkerställa kompetensväxling, bland annat genom att erbjuda traineeplatser och praktikplatser men behöver precis som framgår i revisionsrapporten bli mer strukturerade, systematiska och strategiska i detta arbete. HR-verksamheten behöver i dialog med regionens förvaltningar se över rutiner och riktlinjer för detta arbete. Samtliga tillsvidareanställda medarbetare som avslutar eller byter anställning erbjuds ett avslutningssamtal och en enkät skickas till vederbörande. Detta gäller
8(8) även medarbetare som har en tidsbegränsad anställning och har arbetat inom regionen mer än 12 månader. En grundläggande förutsättning för diskussion kring de strategiskt långsiktiga kompetensförsörjningsfrågorna är en kompetensförsörjningsplan. Arbetet med att ta fram en plan är påbörjat och ska utgå från en inventering av nuläget och bilda underlag för arbetsgivarpolitiska beslut. Syftet med planen är att skapa en modell för fortlöpande styrning och uppföljning för att säkra kompetensförsörjning på systemnivå. Detta arbete beräknas vara klart i augusti 2015. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör Cristine Karlsson Personaldirektör Bilaga: Revisionsrapport Strategisk personal- och kompetensförsörjning Styrelsens/nämndens beslut delges Revisorerna