Förstudie Konferenstjänster Anna-Maria Norström Sid 1
Våra processer Förstudie Förvaltning Upphandling
Process förstudie Direk&v Projekt- beskrivning Kartlägga kundens behov Kartlägga marknaden Jämföra med befintligt ramavtal Förstudie- rapport
Projektorganisa3on Styrgrupp Ordförande Chef Upphandling Styrgruppsmedlem Chef Förvaltning Projektgrupp Projektledare Projektmedlem Förvaltare Jurist
Ak3viteter förstudie 2013 Myndighetsenkät Besvarades av 190 personer. Leverantörsenkät ersattes av fem Informations- och dialogmöten med leverantörer (2 i Stockholm, 1 i Göteborg, 1 i Malmö samt 1 i Jönköping) Djupintervjuer med leverantörer, både stora och små. Djupintervjuer med myndigheter som avropar stora volymer.
Ak3viteter forts. Möte med branschorganisationer - VISITA - (Svenska möten) - Handisam (numera Myndigheten för delaktighet) - Miljöstyrningsrådet RFI (Request for Information) gällande Stora konferenser Referensgruppsmöte med myndigheter december 2013 (inför upphandlingen ytterligare ett möte i november 2014)
Synpunkter på 3digare upplägg Konferenstjänster- förlegat namn Benämning Slott/Herrgård, Konferenshotell och kursgårdar Svårt att förutse ett slutpris för hela konferensen Saknades krav gällande kvalitén på konferensen Vårt upplägg var inte anpassat för större konferenser Avbokningsregler
Synpunkter fortsäening Önskemål om ökad flexibilitet i utformandet av framförallt större konferenser Vi vill bedömas på hur bra vi är på service Önskemål om att upphandlingen skulle genomföras elektroniskt.
Upphandling
Förenklad process Upphandling Direk&v/Projekt- beskrivning/upp- handlingsplan Ta fram underlag Annonsering Kvalificering/ Utvärdering Tilldelning Ramavtals- tecknande
Förändringar Namnbyte av upphandling Konferenser och möten Förfrågningsunderlaget helt elektroniskt Delades upp i små och stora konferenser brytpunkt 75 deltagare - Små konferenser - Rangordning - Stora konferenser Förnyad konkurrensutsättning Små konferenser Helpension och Dagkonferens 2 kategorier - Bas (Färre obligatoriska krav samt lägre kapacitetskrav) - Plus (Fler obligatoriska krav samt högre kapacitetskrav)
Förändringar fortsäening Lokal i skolsittning upp till och med 75 pers i plus ingår i priset Lokal i skolsittning i bas upp till och med 35 pers ingår i priset (frivilligt att offerera 36-75 pers, biosittning ok). Tilläggsprislistor för tillkommande tjänster i små konferenser Detaljerade kravspecifikationer Alla krav och uppfyllda kriterier ska ingå i priset
Förändringar fortsäening Förnyad konkurrensutsättning ej kombinationsavrop Kapacitet minst 100 deltagare Pris och referenser från tidigare uppdrag valda leverantörer Generella ska-krav för ökad flexibilitet vid avrop Stor frihet att skräddarsy konferensen vid avrop Takpriser (pris per person inkl. lokal i bio-/aula-/parkettsittning, fmkaffe inkl. bröd, 1-rättslunch, em- kaffe inkl. bröd) Övriga tjänster prissätts vid avrop Avbokningsregler ändrade / regleras vid avrop
Dubbla upplägg Pilotupphandling våren 2015 bl.a. Göteborg m.fl. ca 2/3 av kommunerna omfattas av det förändrade upplägget 1/3 har tidigare upplägg till och med 31 dec 2016 (Upphandlas hösten 2016 - avtalsstart 1 jan 2017)
Sandra Lukins
Konferensavtalen Avtalsperiod: 2016-01-01-2016-12-31 Förlängningsoption max t.o.m: 2019-12-31 Avtalsperiod: 2015-04-01 2017-03-31 Förlängningsoption max t.o.m: 2019-03-31 Avtalsperiod: 2013-05-23-2016-12-31 Förlängningsoption max t.o.m: 2016-12-31
Avropsformer Rangordnat (samtliga villkor fastställda) Ramavtalsleverantörerna rangordnas i förhållande till de poäng de tilldelas i upphandlingen - Kontakta först den ramavtalsleverantör som har plats nr 1 i rangordningen - Om nr 1 inte kan leverera, kontakta nr 2 osv Anledning att gå vidare till nästa leverantör kan vara om leverantören inte kan: - uppfylla önskemål om djur i tjänst eller säkerhetsarrangemang, - tillgodose behov för gäster med funktionsnedsättning, - tjänstens syfte inte kan uppnås på grund av att en eller flera tjänster inte kan levereras av ramavtalsleverantören.
Skillnad mellan Bas och Plus Plus innehåller fler obligatoriska krav som måste uppfyllas och anläggningen måste ha kapacitet att ta emot minst 75 deltagare i skolsittning. Bas har färre obligatoriska krav och måste ha kapacitet att ta emot 25 deltagare i skolsittning.
Exempel på Bas och Plus Motsvarande förklaring finns även för helpension. Ska-krav Dagkonferens Plus Ska-krav Dagkonferens Bas Bokningsservice Reception Konferenspersonal Bemannad bokningsservice per telefon ska finnas året runt, mån - fre mellan kl 08:00 och 17:00 ( gäller ej helgdagar). Receptionen ska vara bemannad minst mellan kl 07:00 till 18:00 mån - fre samt nåbar per telefon mån till fre kl 18:00 till 24:00 (gäller ej helgdagar). Konferensvärd/-värdinna ska finnas tillgänglig, de dagar då konferens enligt avtalet är bokat, mån - fre mellan kl 07:00 och 18:00 (gäller ej helgdagar). Receptionen eller liknande funktion ska vara bemannad minst mellan kl 07:00 till 18:00 mån - fre (gäller ej helgdagar). Möblering Möteslokaler Anläggningen ska kunna arrangera konferens för upp till och med 75 personer Anläggningen ska kunna arrangera konferens för upp till och med 75 personer (upp till och med 35 i skolsittning. personer ska vara i skolsittning och mellan 36 och 75 personer i biosittning eller liknande). Anläggningen ska ha minst 3 (tre) möteslokaler (med möteslokal avses konferensens huvudlokal). Anläggningen ska ha minst 2 (två) möteslokaler (med möteslokal avses konferensens huvudlokal). Bord & stolar Bord och stolas ska finnas i möteslokalerna. Bord och stolar ska finnas i möteslokalerna inom deltagarspannen med skolsittning upp till och med 35 deltagare. Inom deltagarspannen mellan 36 deltagare och 75 deltagare med biosittning eller liknande ska åtminstone sittplatser finnas. Möblering Klocka Möbleringen i möteslokalerna ska vara flexibel och kunna anpassas efter konferensgästernas behov. Anteckningsblock och pennor ska finnas i möteslokalerna. Klocka ska finnas i möteslokalerna. Möbleringen i möteslokalerna ska vara flexibel upp till och med 35 personer och kunna anpassas efter konferensgästernas behov. Anteckningsblock och pennor ska finnas i möteslokalerna. Vatten Tillgång till dricksvatten ska finnas i eller i anslutning till möteslokalerna. Tillgång till dricksvatten ska finnas i eller i anslutning till möteslokalerna. Papperskorgar Det ska finnas papperskorgar i möteslokalerna. Det ska finnas papperskorgar i möteslokalerna. Låsta lokaler Alla möteslokaler ska vara låsbara. Utrustning Det ska finnas projektor och projektorduk eller en bildskärm, som är anpassad Det ska finnas projektor och projektorduk eller en bildskärm, som är anpassad till möteslokalens till möteslokalens storlek. storlek. Det ska finnas whiteboardtavla eller liknande i möteslokalerna. Det ska finnas blädderblock i möteslokalerna. Det ska finnas minst ett fast jordat eluttag med grenuttag alternativt minst en jordad dosa med grenuttag i möteslokalerna. Det ska finnas whiteboardtavla eller liknande i möteslokalerna. Det ska finnas blädderblock i möteslokalerna. Det ska finnas minst ett fast jordat eluttag med grenuttag alternativt minst en jordad dosa med grenuttag i möteslokalerna.
Avropsformer Förnyad konkurrensutsättning Skriftlig inbjudan till ramavtalsleverantörerna att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i avropet. Villkor får preciseras och kompletteras. Ange de kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning. Ange en skälig tid för att lämna avropssvar. Ta del av avropssvaret först när angiven svarstid har löpt ut.
Förnyad konkurrensutsättning Tilldela den leverantör som lämnat det bästa avropssvaret på grundval av de kriterier och villkor som angetts i avropsförfrågan. Meddela skriftligen de leverantörer som deltagit i FKU om beslut om tilldelning och redovisa skälen för beslutet. I tilldelningsbeslutet kan även information om avtalsspärr finnas. För att undvika att ett avtal ogiltigförklaras kan avtalsspärren iakttas. Avropsmall är under konstruktion.
Tilldelning av kontrakt Det står avropande myndighet fritt att avgöra vilka eller vilket kriterium, av de nedan angivna, som ska ingå i utvärderingen och bestämma hur de ska viktas. Kriterierna som kan väljas är: Pris: lägsta pris. Miljö: krav och kriterier enligt behov för konferensen. Kvalitet: alla typer av krav och kriterier som härrör till mötet eller konferensen ex måltider, utrustning, lokaler. Se tex Bas och Plus. Tillgänglighet: för personer med funktionsnedsättning (krav och kriterier enligt behov för konferensen). Avbeställningsregler: Övriga tjänster: exempelvis elektronisk deltagarhantering, hjälp med namnbrickor, beställa blommor, välkomnande på konferensdagen, ev övernattning, övrig dryck och förtäring etc. Tänk på de fem grundläggande principerna.
Inkomna frågor
Frågor & svar, om avrop Fråga: Vid FKU, kan man skicka avropet till olika upphandlingsområden tex Eskilstuna och Örebro eller Kista och Sollentuna för att inhämta avropssvar? Svar: Avrop sker inom varje separat område. Varje delområde är ett eget ramavtalsområde. Separat FKU måste skickas till alla. Fråga: Hur ska jag tänka om vi ska ha en konferens i två dagar med start kl 10 (förmiddagsfika) dag ett och slut klockan 16 dag 2? Svar: Helpension från kl 10 dag 1 till frukost dag två. Lägg till tjänster från tilläggsprislistan alt en dagkonf för dag två om avtal för dagkonf. finns (om anläggningen är rangordnad 1:a för dagkonf). Fråga: När det bara finns en anläggning för över 76 personer inom ett geografiskt område, hur kan man då göra en förnyad konkurrensutsättning? Svar: Ingen FKU görs. Kontakta anläggningen direkt för en offert.
Frågor & svar, om pris Fråga: Gällande takpris, vilken tidsenhet är det beräknat för? Hur kan jag uppskatta vad exempelvis en stor konferens på två dagar eller två timmar maximalt kommer att kosta? Svar: Takpriset baseras på 1 dags helkonferens. Kostnad får inte överstiga 8 tim (= heldag). Fråga: Hur går vi tillväga med stora konferenser med övernattning? Hur prissätts dessa? Svar: FKU. Anläggningen offererar pris för övernattning. Fråga: Vad ingår i priset vid helpension, dagkonferens och timdebitering? Svar: Se Prisbladet för respektive tim/dag och helpensionsanläggning på Avropa. Fråga: Själva kostnaden för konferenslokalen, ingår det i priset för helpension eller tillkommer det? Svar: Den ingår. Se Prisbladet.
Frågor & svar, om fakturor Fråga: Kan myndigheter be konferensanläggningen att splitta fakturor? Svar: myndigheten kan be anläggningen att i fakturan specificera kostnaderna för tex mat, logi, etc. Att dela fakturan och skicka till olika adresser kan inte begäras. Vid en FKU kan detta begäras i avropet och anläggningen kan prissätta tjänsten. Fråga: Myndigheten ber anläggningen att skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande myndighet. Kan myndigheten kräva detta? Svar: Vid förnyad konkurrensutsättning kan myndigheten i avropet begära detta. Anläggningen kan i sitt avropssvar acceptera kravet och ev ta betalt för tjänsten.
Frågor & svar Fråga: Bokningsbyråer begär provisioner på det statliga avtalspriset. Får de göra det? Svar: Ramavtalen är nettoavtal, anläggningarna ska inte betala provisioner till en förmedlare. Då är det ordinarie pris som gäller. För att få avtalspris måste myndigheten stå för förmedlarens kostnader. Om myndigheten väljer att använda bokningsbolag eller motsvarande medför detta extra bokningskostnader om inte myndigheten slutit avtal med bokningsförmedlaren om annan ersättningsmodell. Fråga: Är det möjligt för en myndighet att använda en extern tjänst/leverantör för att hantera förnyad konkurrensutsättning? Svar: Myndigheten kan anlita en konsult/en tredje part (tex resebyrå eller bokningsbolag) för att utföra avropet. Processen bör styras av myndigheten. Myndigheten måste även informera och lära sin konsult/tredje part om myndighetens policys, förnyad konkurrensutsättning och övrig LOU-formalia.
Välkommen att kontakta oss Kontakta helpdesk vid juridiska frågor om ramavtalen: 08-700 07 51 (måndag, onsdag och fredag klockan 9-11). För övriga frågor: ramavtalsservice@kammarkollegiet.se eller 08-700 07 70. Våra webbplatser: avropa.se och kammarkollegiet.se. Prenumerera på vårt Nyhetsbrev. Vid övriga upphandlingsfrågor: kontakta upphandlingsmyndigheten.se.