Välkommen till Reseinfodagen 2017!

Transkript

1 Välkommen till Reseinfodagen 2017!

2 Information från Statens inköpscentral Förstudier: Taxi - pågår Utrikes hotell start 2018 Konferens och möten start 2018 Avropa.se Hållbarhetsarbete Uppföljningsarbete Förstudie avropsportal Filmer Övertagande av ramavtal inom PA/EA från ESV Seminarier: Avropadagen 11 oktober Nybörjarseminarier Frukostseminarier

3 Hotelltjänster

4 Avtalsperioder Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m

5 Ny upphandling OBS! Planerad tidsplan: Annonsering september 2017 Utvärdering november/december 2017 Tilldelningsbeslut, signering av avtal januari 2018 Planerad start för nya avtal

6 Delområden Indelas geografiskt i län/ort/zon Kvalitetskategori 2,3,4,5 Ny kategori i kommande upphandling: Long Stay - fullt möblerade rum eller lägenheter och till viss del lägre krav på hotellets faciliteter och service. Tillgång till köksutrustning, möjlighet till egen matlagning och kylförvaring av matvaror på rummen.

7 Avropsformer Fast rangordning Ramavtalsleverantörerna rangordnas i förhållande till de poäng de tilldelas i upphandlingen - Kontakta först den ramavtalsleverantör som har plats nr 1 i rangordningen - Om nr 1 inte kan leverera, kontakta nr 2 osv Anledning att gå vidare till nästa leverantör kan vara om leverantören inte kan: - erbjuda rum åt samtliga gäster som har behov av att bo på samma - uppfylla önskemål om djur i tjänst eller säkerhetsarrangemang, - tillgodose behov för gäster med funktionsnedsättning,

8 Omsättning hotelltjänster miljoner miljoner miljoner

9 Konferens och möten

10 Avtalsperioder Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m

11 Delområden Indelas geografiskt i län/ort/zon Avtalsområden: Dagkonferens, bas och plus Helpension, bas och plus Timdebitering Stora konferenser >75/150 personer

12 Skillnad mellan Bas och Plus Plus innehåller fler obligatoriska krav som måste uppfyllas och ställer högre krav framförallt gällande service och kapacitet; tex antal konferensrum, max antal deltagare, bemanning, teknisk service etc. Bas har färre obligatoriska krav/lägre krav på ovan. Fullständig lista finns på

13 Bas & Plus

14 Avropsformer Fast rangordning Dagkonferens, Helpension, Timdebitering Ramavtalsleverantörerna rangordnas i förhållande till de poäng de tilldelas i upphandlingen. - Kontakta först den ramavtalsleverantör som har plats nr 1 i rangordningen - Om nr 1 inte kan leverera, kontakta nr 2 osv Anledning att gå vidare till nästa leverantör kan vara om leverantören inte kan: - uppfylla önskemål om djur i tjänst eller säkerhetsarrangemang, - tillgodose behov för gäster med funktionsnedsättning, - tjänstens syfte inte kan uppnås på grund av att en eller flera tjänster inte kan levereras av ramavtalsleverantören.

15 Avropsformer Förnyad konkurrensutsättning Stora konferenser vid bokning av fler än 75/150 personer. Skriftlig inbjudan till ramavtalsleverantörerna att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i avropet. Villkor får preciseras och kompletteras. Ange de kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning. Ange en skälig tid för att lämna avropssvar. Ta del av avropssvaret först när angiven svarstid har löpt ut. Den förnyade konkurrens som uppstår vid avropet ska leda till att kontrakt tecknas med den leverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen.

16 Kravkatalogen Det är fritt att avgöra vilka kriterier som ska ingå i utvärderingen och bestämma hur de ska viktas. Kriterierna som kan väljas är: 1. Pris (takpriser person för lokal, fika och lunch finns per leverantör) 2. Kvalitet (alla typer av krav och kriterier som härrör till mötet eller konferensen; till exempel måltider, utrustning, lokaler.) 3. Miljö (krav och kriterier enligt behov för konferensen. Se till exempel miljökrav för små konferenser.) 4. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning (krav och kriterier enligt behov för konferensen) 5. Avbeställningsregler 6. Övriga tjänster (exempelvis elektronisk deltagarhantering, hjälp med namnbrickor, beställa blommor, välkomnande på konferensdagen, övernattning, övrig dryck och förtäring.)

17 Tilldelning av kontrakt Tilldela den leverantör som lämnat det bästa avropssvaret på grundval av de kriterier och villkor som angetts i avropsförfrågan. Meddela skriftligen de leverantörer som deltagit i FKU om beslut om tilldelning och redovisa skälen för beslutet.

18 Stöddokument På Avropa finns stöddokument till hjälp för både myndigheter och leverantörer, tex: Vägledning Avbokningsregler Frågor och svar Avropsmall

19 Omsättning konferens och möten milj milj milj

20 Fordonsförhyrning

21 Avtalsperiod Förlängningsoption max t.o.m Leverantörer Korttidsförhyrning 1 First Rent A Car AB (Hertz) 2 Nordic Master Car AB (Sixt) 3 Europeisk Biluthyrning AB (Europcar) Långtidsförhyrning södra Sverige/Långtidsförhyrning norra Sverige Europeisk Biluthyrning AB (Europcar), First Rent A Car AB (Hertz) och Sweden Rent A Car (Avis)

22 Delområden och avropsordning Korttidsförhyrning upp tom 30 dagar Långtidsförhyrning södra Sverige (Götaland och Svealand) Långtidsförhyrning norra Sverige (Norrland) - Från 1 månad 11 månader+30 dagar Avropsordning Korttidsförhyrning - fast rangordning Anledning att gå vidare till nästa leverantör: - Utlämningsställe överstiger 15km från den plats där behovet uppstår - Ingen leverantör har utlämningsställe inom 15km: leverantör med lägst totalkostnad (inkl. kostnad för leverans hämtning av fordon) Långtidsförhyrning - dynamisk rangordning Avrop sker från leverantör med lägsta totalkostnaden för varje enskilt behov: fordonsklass inkl. ev. extrautrustning och ev. leverans/hämtning Ingen FKU gör din egen bedömning utifrån fasta prislistor

23 Avropa.se Per leverantör: Ramavtal, Prisbilaga, försärkringsvillkor Gemenamma dokument: Prisbilaga samtliga leverantörer, fordonsklasser, vägledning, frågor och svar.

24 Inkomna frågor från myndigheter (urval) Fråga: Vad gör jag om rangordnad leverantör inte kan tillhandahålla efterfrågat fordon? Svar: Gå vidare till nästa leverantör i rangordningen Fråga: I prislistan för korttidsförhyrning varierar det vilken leverantör som har lägst pris beroende på vilken modell och hyreslängd som erbjuds. Hur ska jag tänka i förhållande till den fasta rangordningen? Svar: Välj alltid den högst rangordnade leverantören Fråga: Om jag i ett och samma avrop på långtidshyra har behov av flera olika fordonsmodeller med olika extrautrustningar, kan jag då avropa från en och samma leverantör genom att beräkna lägsta priset för mitt totala behov? Svar: Nej, varje enskilt avrop bedöms och beräknas för sig. Det kan betyda tre olika leverantörer beroende på behov. Fråga: Om jag vill ha fordon levererat till en adress utanför kontoret vad säger avtalet om det och vad kan leverantörerna erbjuda i praktiken? Svar: Leverantörerna ska leverera till valfri adress om detta görs i samråd med beställare och bedöms kunna göras på säkert sätt.. Fråga: Ingår trängselskatter/broavgifter enligt avtalade priser? Svar: Ja på korttid, nej på långtid.

25 Omsättning fordonsförhyrning miljoner miljoner miljoner

26 Taxitjänster

27 Taxitjänster Leverantör Mycab med underleverantörer ( ) Storstockholm och Övriga landet. Byte av underleverantör. Egna bilar (Volvo XC60)

28

29 Utmaningar Täckning i hela Sverige? Tekniska system? Fungerar faktureringen? Resebyråimplementering? Vad gör Supporten? Var är taxin? De hittar inte. Varför svara inte Supporten? Dåligt bemötande från Callcenter. Varför stämmer inte priset? Varför åker taxin till fel adress?

30 Åtgärder Månatliga uppföljningsmöten Åtgärdsplan Förstudie påbörjad (slutdatum nov 2017)

31 I åtgärdsplanen: Resebyråimplementering: klar. Transportörsnät: UL-problem, Fakturering: manuell hantering på grund av systembrist. Support: omorganisering, ny personal. Bilbrist: inköp av egna bilar. System: flöden i reseprocessen, plattformar, resekonto.

32 Reklamationer Klagomål och reklamationer ska anmälas på Mycabs hemsida eller direkt till Reklamationen ska innehålla redogörelse av händelsen samt namn, adress och kontaktuppgifter till myndigheten/resenären. Bekräftelse inom 3 dagar, förklaring/åtgärd inom 10 dagar.

33 Förstudie, beräknat slutdatum november 2017 Vi kartlägger marknadens utbud, tar in synpunkter och erfarenheter. Referensgruppsarbete. Skicka gärna dina synpunkter till oss! Avropa/förstudie/taxitjänster

34 Omsättning taxitjänster Omsättning 2015: 90 milj Omsättning 2016: 41,5 milj Omsättning 2017: 30 milj (halvår)

35 Frågor Hur gör man om man måste gå utanför ramavtalet eller avtal saknas på vissa platser? Är det aktuellt med tågavtal? Hur gör vi om vi har synpunkter på en leverantör?

36 Fikapaus

37 Flyg, inrikes och utrikes

38 Flygresor inrikes Nuvarande avtal gäller till Nytt avtal börjar

39 Omsättning (inrikes) BRA (Braathens Regional Airlines) Nextjet Norwegian SAS Sparrow Aviation (Flyglinjen) Omsättning 2014: 272 milj. Omsättning 2015: 289 milj. Omsättning 2016: 316 milj. Omsättning 2017: 173 milj (halvår)

40 Nyheter, säsongsflyg Nytt avtal Norwegian: Arlanda-Visby = sommar NextJet: Visby-Trollhättan = Almedalsveckan Visby-Jönköping = Almedalsveckan Visby-Karlstad = Almedalsveckan BRA: Visby-Norrköping = sommar Mora-Ängelholm = vinter

41 Flygresor, utrikes Nuvarande ramavtalet gäller: Från till

42 I det nya avtalet Tydlig handlingsplan för minskade utsläpp på grund av användning av fossila bränslen. ILO:s (intern. arbetsorg) åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt. FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna. Reglering av mellanlandning och maximal total restid.

43 Omsättning Air France KLM British Airways Brussels Airlines Emirates Finnair Lufthansa Norwegian Polish Airlines SAS Turkish Airlines Qatar Airways Omsättning 2014: 247 milj. Omsättning 2015: 195 milj. Omsättning 2016: 188 milj. Omsättning 2017: 85 milj. (halvår)

44 Resebyråtjänster

45 Resebyråtjänster Avtalet i korthet Att hitta på Avropa.se Stöddokument Att avropa Frågor & svar Resebyråerna är med oss

46 Resebyråtjänster Avtalsperiod: Max: Resebyråtjänster omfattar ett heltäckande koncept av resebyrå- och reseadministrativa tjänster.

47 Ramavtalsleverantörer Big Travel CWT Sverige GBT Sweden/Amex HRG Lingmerths Resebyrå Stureplans Affärsresebyrå Ticket Biz Tranås Resebyrå XLNT Travel Norrland Travellink AB har sagts upp,

48 Vilka krav är ställda i ramavtalet? Se Kravspecifikation på Till exempel Resebyråservice (bokningar, ombokningar, krediteringar etc), Tillhandahålla självbokningssystem, Använda ramavtal samt myndighetens egna avtal, Hantera följesedlar och betalningsrutiner, Miljö och energieffektivitet, Stöd inom Travel Management mm.

49 Vilka ytterligare krav kan ställas? Se Kravkatalog på Krav kan ställas inom nedan område och utvärderas både som ska- eller bör-krav: Till exempel Information/kommunikation, Kompetens, Statistik och uppföljning, Service, Bokning, Pris, Klimatkompensera resor. Krav inom dessa områden kan läggas till/tas bort om Avropsberättigad så önskar (ex på krav inom ovan 7 rubriker finns att läsa i Kravkatalogen).

50 Stöddokument På Avropa finns stöddokument till hjälp för både myndigheter och leverantörer, till exempel Allmänna Villkor Kravspecifikation Kravkatalog Vägledning Avropsmall Arvodesmatris

51 Arvodesmatris Pris Exempel på hur pris kan begäras in och utvärderas vid förnyad konkurrensutsättning se bilaga: "Exempel på arvodesmatris för Resebyråtjänster". Observera att bilagan enbart är ett förslag och att prisposter kan läggas till/tas bort.

52 Avropsmall Steg 2 - Specifikation av tjänster Tjänst nr Tjänster Övrig information som kan vara relelevant för avropet (om sådan finns). Till exempel hänvisning till bilaga, ange bilagenumret i så fall. Förväntat antal transaktioner matas in till höger (ej i bilaga). Personlig service (Antal transaktioner) Självbokning (Antal transaktioner) 01. Flyg - Inrikes 02. Flyg - Utrikes 03. Flyg - Årskort/Travelpass/Dest.kort - utfärdande 04. Flyg - Årskort/Travelpass/Dest.kort - utfärdande inkl bokning 05. Tåg - Inrikes 06. Tåg - Utrikes 07. Tåg - Årskort/Dest.kort - utfärdande 08. Tåg - Årskort/Dest.kort - utfärdande inkl bokning 09. Hotell bokat i GDS 10. Hotell bokat utanför GDS 11. Hyrbil 12. Anslutning till/från tåg/flyg 13. Båt 14. Buss timmarsservice 16. Visum 17. Ombokning 18. Omskrivning 19. Kreditering

53 Avropet Var tydliga med vad ni behöver. Beskriv hur utvärdering, viktning och poängsättning av avropssvar kommer att ske. Ge skälig tid för avropssvar (omfattande, semestertider etc). Skicka avropsförfrågan till samtliga resebyråer. Använd det förberedda mailet på avropa.se Be resebyråerna att bekräfta att de mottagit avropsförfrågan. Avropssvaren får inte öppnas förrän tidsfristen för inlämnande av avropssvar löpt ut. Om kraven i upphandlingen räcker, gör ett enkelt avrop!

54 Tilldelning Tilldelningsbeslut måste skickas till samtliga resebyråer som lämnat anbud. Meddela om avtalsspärr. Ange även när ni avser att teckna kontrakt. Kontrakt tecknas med den leverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen eller det lägsta priset. Frivillig avtalsspärr (10 dagar/6 mån). Upprätta ett skriftligt kontrakt efter Avrop (avropsmall/vägledning) Tänk på att följa upp priser, leveranser och övriga villkor som ni kommit överens om. Meddela Kammarkollegiet om ny resebyrå!

55 Frågor & svar Fråga: Får myndigheten vända sig till resebyråerna innan avrop som en förstudie i syfte att se om resebyråerna kan leverera vissa önskade krav. Svar: Under förutsättning att principerna om likabehandling och transparens följs och att avrop sedan sker i enlighet med Ramavtalet. Fråga: Kan myndigheten kravställa klimatkompensation? Svar: Krav kan ställas på resebyrån att erbjuda möjlighet till klimatkompensation. Rutiner och kostnader för detta sker i sådant fall i överenskommelse med myndigheten. Fråga: Kan man ställa krav på högsta pris i ett avrop t ex takpriser? Svar: Ja, det går att sätta ett fast pris/takpris (tex årsavgift el liknande) som inte får överskridas, och låta leverantörerna konkurrera med kvalitetskrav. I kravkatalogen finns ingen begränsning av hur pris ska utvärderas.

56 Resebyråerna tipsar Håll er till avropsmallen om denna räcker! Oproportionerliga krav i förhållande till uppdraget. Ställ inte onödiga krav på leverantören. De är redan kvalificerade i upphandlingen. Begär inte CV i onödan. Kravställ myndighetsspecifika krav. Upprepa inte Kammarkollegiets redan ställda krav.

57 Resebyråerna tipsar Försök så bra det går att beskriva framtida resebehov. Bifoga gärna detaljerad statistik. Specificera resorna tex. hur många är långresor/europa, vanligaste destinationerna etc. Utvärdera på fler områden, inte bara på pris (ek mest fördelaktiga). Ju fler krav desto mer kostnader tas ut. Anbud via t.ex. TendSign, e-avrop underlättar. Gör det enkelt!

58 Lycka till med avropen!

59 Välkommen till Reseinfodagen 2017!

60 Information från Statens inköpscentral Förstudier: Taxi - pågår Utrikes hotell start 2018 Konferens och möten start 2018 Hållbarhetsarbete Uppföljningsarbete Revisioner Förstudie avropsportal Övertagande av ramavtal inom PA/EA från ESV Seminarier

61 Resebyråtjänster

62 Resebyråtjänster Att hitta på Avropa.se Stöddokument Frågor & svar

63 Ramavtalsleverantörer Big Travel CWT Sverige GBT Sweden/Amex HRG Lingmerths Resebyrå Stureplans Affärsresebyrå Ticket Biz Tranås Resebyrå XLNT Travel Norrland Travellink AB har sagts upp,

64 Vilka krav är ställda i ramavtalet? Se Kravspecifikation på Till exempel: Resebyråservice (bokningar, ombokningar, krediteringar etc), Tillhandahålla självbokningssystem, Använda ramavtal samt myndighetens egna avtal, Hantera följesedlar och betalningsrutiner, Miljö och energieffektivitet, Stöd inom Travel Management mm.

65 Vilka ytterligare krav kan ställas? Se Kravkatalog på Krav kan ställas inom nedan område och utvärderas både som ska- eller bör-krav: Till exempel: 1. Information/kommunikation, 2. Kompetens, 3. Statistik och uppföljning, 4. Service, 5. Bokning, 6. Pris, 7. Klimatkompensera resor. Krav inom dessa områden kan läggas till/tas bort om Avropsberättigad så önskar (ex på krav inom ovan 7 rubriker finns att läsa i Kravkatalogen).

66 Stöddokument På Avropa finns stöddokument till hjälp för både myndigheter och leverantörer, tex: Allmänna Villkor Kravspecifikation Kravkatalog Vägledning Avropsmall Arvodesmatris

67 Arvodesmatris Pris Exempel på hur pris kan begäras in och utvärderas vid förnyad konkurrensutsättning se bilaga: "Exempel på arvodesmatris för Resebyråtjänster". Observera att bilagan enbart är ett förslag och att prisposter kan läggas till/tas bort.

68 Avropsmall Steg 2 - Specifikation av tjänster Tjänst nr Tjänster Övrig information som kan vara relelevant för avropet (om sådan finns). Till exempel hänvisning till bilaga, ange bilagenumret i så fall. Förväntat antal transaktioner matas in till höger (ej i bilaga). Personlig service (Antal transaktioner) Självbokning (Antal transaktioner) 01. Flyg - Inrikes 02. Flyg - Utrikes 03. Flyg - Årskort/Travelpass/Dest.kort - utfärdande 04. Flyg - Årskort/Travelpass/Dest.kort - utfärdande inkl bokning 05. Tåg - Inrikes 06. Tåg - Utrikes 07. Tåg - Årskort/Dest.kort - utfärdande 08. Tåg - Årskort/Dest.kort - utfärdande inkl bokning 09. Hotell bokat i GDS 10. Hotell bokat utanför GDS 11. Hyrbil 12. Anslutning till/från tåg/flyg 13. Båt 14. Buss timmarsservice 16. Visum 17. Ombokning 18. Omskrivning 19. Kreditering

69 Avropet Bekräfta mottagande av avropsförfrågan om myndigheten begärt detta. Ställ frågor under frågeperioden. Vi uppmuntrar myndigheterna att göra enkla avrop om kraven i upphandlingen räcker.

70 Tilldelning Tilldelningsbeslut skickas till samtliga resebyråer som lämnat anbud. Meddelande om avtalsspärr. Tidpunkt när kontrakt ska tecknas. Frivillig avtalsspärr (10 dagar). Var noga med att följa upp priser, leveranser och övriga villkor som ni kommit överens om.

71 Frågor & svar Fråga: Får myndigheten vända sig till resebyråerna innan avrop som en förstudie i syfte att se om resebyråerna kan leverera vissa önskade krav. Svar: Under förutsättning att principerna om likabehandling och transparens följs och att avrop sedan sker i enlighet med Ramavtalet. Fråga: Kan myndigheten kravställa klimatkompensation? Svar: Krav kan ställas på resebyrån att erbjuda möjlighet till klimatkompensation. Rutiner och kostnader för detta sker i sådant fall i överenskommelse med myndigheten. Fråga: Kan man ställa krav på högsta pris i ett avrop t ex takpriser? Svar: Ja, det går att sätta ett fast pris/takpris (tex årsavgift el liknande) som inte får överskridas, och låta leverantörerna konkurrera med kvalitetskrav. I kravkatalogen finns ingen begränsning av hur pris ska utvärderas.

72 Tips till myndigheterna... Använd avropsmallen om denna räcker! Oproportionerliga krav i förhållande till uppdraget. Ställ inte onödiga krav på resebyrån. De är redan kvalificerade i upphandlingen. Begär inte CV i onödan. Kravställ myndighetsspecifika krav. Upprepa inte Kammarkollegiets redan ställda krav.

73 Tips till myndigheterna Beskriv framtida resebehov. Bifoga gärna detaljerad statistik. Specificera resorna tex. hur många är långresor/europa, vanligaste destinationerna etc. Utvärdera på fler områden, inte bara på pris (ek mest fördelaktiga). Ju fler krav desto mer kostnader tas ut. Anbud via t.ex. TendSign, e-avrop underlättar. Gör det enkelt!

74 Statistik Statistik Ramavtalsleverantören ska, på begäran från Statens inköpscentral, tillhandahålla statistik avseende användandet av Ramavtalet. Redovisningsperioder Redovisning ska lämnas senast den 15:e i andra månaden efter det kvartal som redovisningen avser (nästa inlämning 15 nov). Statistiken ska redovisas 1 gång per kvartal.

75 Flyg, inrikes och utrikes

76 Nyheter, säsongsflyg Nytt avtal Norwegian: Arlanda-Visby = sommar NextJet: Visby-Trollhättan = Almedalsveckan Visby-Jönköping = Almedalsveckan Visby-Karlstad = Almedalsveckan BRA: Visby-Norrköping = sommar Mora-Ängelholm = vinter

77 Flygresor inrikes Nuvarande avtal gäller till Nytt avtal börjar

78 Omsättning (inrikes) BRA (Braathens Regional Airlines) Nextjet Norwegian SAS Sparrow Aviation (Flyglinjen) Omsättning 2014: 272 milj. Omsättning 2015: 289 milj. Omsättning 2016: 316 milj. Omsättning 2017: 173 milj (halvår)

79 Flygresor, utrikes Nuvarande ramavtalet gäller: Från till

80 Statistik och omsättningsredovisning Omsättningsredovisning: Kvartal 1: 1 januari 31 mars (20 maj) Kvartal 2: 1 april 30 juni (20 augusti) Kvartal 3: 1 juli 30 september (20 november) Kvartal 4: 1 oktober 31 december (20 februari) Statistik: 1 gång per år (20:e i andra månaden efter avslutat år).

81 Omsättning Air France KLM British Airways Brussels Airlines Emirates Finnair Lufthansa Norwegian Polish Airlines SAS Turkish Airlines Qatar Airways Omsättning 2014: 247 milj. Omsättning 2015: 195 milj. Omsättning 2016: 188 milj. Omsättning 2017: 85 milj. (halvår)

82 Frågor Få ut budskap och information till resebyråer Uppdateringar från myndigheterna (ny resebyrå) Reklamationsärenden: återbetalning till resenär eller myndighet?

83 Hotelltjänster

84 Omsättning hotelltjänster miljoner miljoner miljoner

85 Avtalsperioder Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m: Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m: Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m:

86 Ny upphandling OBS! Planerad tidsplan: Annonsering september 2017 Utvärdering november-december 2017 Tilldelningsbeslut, signering av avtal januari 2018 Planerad start av nya avtal Aktuella orter på avropa.se Utrikes hotell förstudie start hösten 2018

87 Delområden Indelas geografiskt i län/ort/zon Kvalitetskategori 2,3,4,5 Ny kategori i kommande upphandling: Long Stay - fullt möblerade rum eller lägenheter och till viss del lägre krav på hotellets faciliteter och service. Tillgång till köksutrustning, möjlighet till egen matlagning och kylförvaring av matvaror på rummen.

88 Info Priserna angivna på avropa exkl. moms, inkl. frukost Fast rangordning Revision korrekt laddade priser - uppfyller hotellen ställda - krav i upphandlingen? - är åtaganden i enlighet med ramavtal?

89 Viktiga åtaganden leverantörer Laddning av avtalade priser i Amadeus samt Hotelzon Förlängning måste signeras innan avtalet går ut Ev. överlåtelse måste signeras innan övertagande genomförs Försäljningsredovisning Halvår 1: 1 januari 30 juni (15 augusti) Halvår 2: 1 juli 31 december (15 augusti)

90 Konferens och möten

91 Konferensavtalen Avtalsperiod Förlängningsoption max t.o.m: Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m: Avtalsperiod: Förlängningsoption max t.o.m:

92 Omsättning konferens och möten milj milj milj

93 Indelning och kategorier Indelas geografiskt i län/ort/zon Avtalsområden: Dagkonferens, bas och plus Helpension, bas och plus Timdebitering Stora konferenser >75/150 pers.

94 Viktiga åtaganden leverantörer Försäljningsredovisning Halvår 1: 1 januari 30 juni (15 augusti) Halvår 2: 1 juli 31 december (15 augusti)

95 Avropsformer Fast rangordning Dagkonferens, Helpension, Timdebitering Ramavtalsleverantörerna rangordnas i förhållande till de poäng de tilldelas i upphandlingen Kontakta först den ramavtalsleverantör som har plats nr 1 i rangordningen Om nr 1 inte kan leverera, kontakta nr 2 osv Anledning att gå vidare till nästa leverantör kan vara om leverantören inte kan: - uppfylla önskemål om djur i tjänst eller säkerhetsarrangemang, - tillgodose behov för gäster med funktionsnedsättning, - tjänstens syfte inte kan uppnås på grund av att en eller flera tjänster inte kan levereras av ramavtalsleverantören.

96 Avropsformer Förnyad konkurrensutsättning Stora konferenser vid bokning av fler än 75/150 personer. Skriftlig inbjudan till ramavtalsleverantörerna att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i avropet. Villkor får preciseras och kompletteras. Ange de kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning. Ange en skälig tid för att lämna avropssvar. Ta del av avropssvaret först när angiven svarstid har löpt ut. Den förnyade konkurrens som uppstår vid avropet ska leda till att kontrakt tecknas med den leverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen.

97 Stöddokument På Avropa finns stöddokument till hjälp för både myndigheter och leverantörer, tex: Vägledning Avbokningsregler Frågor och svar Avropsmall

98 Vanliga frågor Kan myndigheter be konferensanläggningen att splitta fakturor? Myndigheten kan be anläggningen att i fakturan specificera kostnaderna för tex mat, logi, etc. Att dela fakturan och skicka till olika adresser kan inte begäras. Vid en FKU kan detta begäras i avropet och anläggningen kan prissätta tjänsten. Myndigheten ber anläggningen att skicka fakturor till alla deltagare eller olika kostnadsställe i stället för en faktura för hela konferensen till beställande myndighet. Kan myndigheten kräva detta? Vid förnyad konkurrensutsättning kan myndigheten i avropet begära detta. Anläggningen kan i sitt avropssvar acceptera kravet och ev. ta betalt för tjänsten.

99 Vanliga frågor Bokningsbyråer begär provisioner på det statliga avtalspriset. Får de göra det? Ramavtalen är nettoavtal, anläggningarna ska inte betala provisioner till en förmedlare. Då är det ordinarie pris som gäller. För att få avtalspris måste myndigheten stå för förmedlarens kostnader. Är det möjligt för en myndighet att använda en extern tjänst/leverantör för att hantera förnyad konkurrensutsättning? Myndigheten kan anlita en konsult/en tredje part (tex resebyrå eller bokningsbolag) för att utföra avropet. Processen bör styras av myndigheten. Myndigheten måste även informera och lära sin konsult/tredje part om myndighetens policys, förnyad konkurrensutsättning och övrig LOU-formalia.

100 Fordonsförhyrning

101 Avtalsperiod Förlängningsoption max t.o.m: Leverantörer Korttidsförhyrning 1 First Rent A Car AB (Hertz) 2 Nordic Master Car AB (Sixt) 3 Europeisk Biluthyrning AB (Europcar) Långtidsförhyrning södra Sverige/Långtidsförhyrning norra Sverige Europeisk Biluthyrning AB (Europcar), First Rent A Car AB (Hertz) och Sweden Rent A Car (Avis)

102 Delområden och avropsordning Korttidsförhyrning upp tom 30 dagar Långtidsförhyrning södra Sverige (Götaland och Svealand) Långtidsförhyrning norra Sverige (Norrland) - Från 1 månad 11 månader+30 dagar Avropsordning Korttidsförhyrning - fast rangordning Anledning att gå vidare till nästa leverantör: Utlämningsställe överstiger 15km från den plats där behovet uppstår Ingen leverantör har utlämningsställe inom 15km: leverantör med lägst totalkostnad (inkl. kostnad för leverans hämtning av fordon) Långtidsförhyrning - dynamisk rangordning Avrop sker från leverantör med lägsta totalkostnaden för varje enskilt behov: fordonsklass inkl. ev. extrautrustning och ev. leverans/hämtning Ingen FKU myndighet gör sin egen bedömning utifrån fasta prislistor

103 Viktiga åtaganden leverantörer Försäljningsredovisning Kvartal 1: 1 januari 31 mars (15 maj) Kvartal 2: 1 april 30 juni (15 augusti) Kvartal 3: 1 juli 30 september (15 november) Kvartal 4: 1 oktober 31 december (15 februari) Redovisning, detaljerad statistik/statistik miljö på begäran av SIC

104 Omsättning fordonsförhyrning miljoner miljoner miljoner

105 Sociala och andra särskilda tjänster Frågor? Avser tjänster som har ett begränsat gräns-överskridande intresse och därför till stor del är undantagna direktivets reglering, t.ex. Hotelltjänster motsvarande dagens B-tjänster Tjänsterna ska upphandlas enligt samma regler som varor/tjänster under tröskelvärdena, men Utredningen fick kritik för att inte nyttja det nationella handlingsutrymmet och reglerna ses nu återigen över. Se bl.a. U 2014:04 och dir. 2015:22

106 Tack!