VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Umeå universitetsbibliotek MARS 2014
VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Ledningsgruppen har tillsammans med personalen arbetat fram visioner och strategier som tydligt kopplar bibliotekets verksamhet till visionen för Umeå universitet. UmUB är idag ett av landets största bibliotek och samlingarna av tryckta och elektroniska resurser har utökats väsentligt under året och kompletterar varandra. Utvecklingen av den publika miljön, webb- och söktjänster, digitalisering, attraktiva samlingar och pedagogisk utveckling har präglat verksamheten under året. Som en grundförutsättning för att lyckas med det vi vill genomföra är att vi har våra användare i fokus och ständigt förnyar och anpassar oss för att ge bästa möjliga service och tjänster. Den snabba utvecklingen av informationsteknologi och mediaresurser tillsammans med bibliotekets vidgade uppdrag med integrering av universitetspedagogik och lärandestöd kräver ett ständigt utvecklingsarbete. Under året har en organisationsöveryn inletts som syftar till effektivare arbetsprocesser, framsynt ledarskap och ett gott medarbetarskap. Vi behöver relevant kompetens bland personalen inom våra olika verksamhetsområden och vi måste därför hitta bra vägar både för att rekrytera och för att fortbilda personal. Rekryteringen av nya kompetenser har fortsatt. Biblioteket ska vara en attraktiv arbetsplats som lockar kompetenta medarbetare och vår arbetsmiljö ska vara trygg och säker.
Öppet, professionellt och innovativt Universitetsbibliotekets strategier för att nå målen i Vision 2020 är satsning på: Miljöer för kreativitet, Tillgänglighet och synlighet, Mediaförsörjning, Forskarstöd och Pedagogisk utveckling. Ett universitet som gör det möjligt Analys: Universitetsbiblioteket är idag en central funktion inom verksamhetsstödet för att ge forskare och studenter bästa möjliga förutsättningar. Biblioteket som central studiemiljö behöver ständigt utvecklas och med det vidgade uppdraget bidrar vi till utvecklingen av studiemiljöer på hela campus såväl som utveckling av de virtuella lärmiljöerna. Mediaförsörjningen är central för både forskning och
undervisning och den snabba förändringstakten inom informationsteknologi och mediaresurser kräver ständig utveckling. Miljöer för kreativitet Vi utvecklar och anpassar våra fysiska miljöer, utvecklar våra virtuella lärmiljöer och är delaktiga i de kreativa miljöer som skapas på Campus genom att Vara närvarande i miljöerna på Campus Utlysa flexmedel för att främja utveckling av miljöer för kreativitet Ansvara för utvecklingen av lärplattformar vid UmU Utveckla våra studiemiljöer med hänsyn till olika behov och lärstilar Resultat: Genom projektet Rum för lärande har pedagogiskt stöd och utbildning erbjudits lärare i de nya miljöerna i Samhällsvetar- och Humanisthuset. Flexmedlen (nu kallade PUNKTUMmedel) utlystes våren 2014 och av de 14 inkomna projektansökningarna beviljades medel till 6 projekt. En systemförvaltare och en supportansvarig har rekryterats för förvaltning av lärplattformen Cambro samt angränsande digitala system för undervisning och lärande. Som en del i detta arbete har en förvaltningsplan tagits fram för befintliga system, två pilotprojekt har initierats för utvärdering av eventuellt kommande system, och en utbyggd supportorganisation är under konstruktion. Nätbaserade resurser, stödträffar samt introduktionsutbildningar har utvecklats och erbjudits lärare, lärarlag eller enheter/institutioner. För att tydliggöra att det finns olika miljöer för olika lärstilar har möbleringen setts över i olika delar av UB och skyltningen förtydligats. Tillgänglighet och synlighet Vi ökar åtkomsten till våra studiemiljöer, digitaliserar och tillgängliggör tryckt material, ökar tillgängligheten för alla oavsett förutsättningar samt integrerar UmUB:s resurser och tjänster med universitetets och externa system genom att Skapa en miljö utan några hinder Öka tillgängligheten till vår litteratur oavsett var studenterna befinner sig Bedriva varumärkesarbete och marknadsföra UmUB
Resultat: Under året har en kommunikationsstrategi tagits fram för att professionalisera kommunikationsarbetet vid biblioteket. I strategin finns verktyg för att vår kommunikation ska samordnas på bästa sätt och vara samstämd, med syfte att skapa en igenkänning och förmedla bibliotekets identitet och vision till målgrupperna. Strategier för enskilda kanaler har tagits fram för att tydliggöra syfte och mål med varje kanal samt hur de ska relatera till varandra och därmed stärka UmUB:s varumärke. Söktjänsten har fått utökat innehåll och förbättrad funktionalitet, samt utvecklat användarstöd genom grafisk presentation av böcker och litteraturförslag baserat på de enskilda böcker och artiklar användaren söker fram. Synligheten för UmUs forskningspublikationer och studentuppsatser genom integration med institutioners och forskares webbsidor och indexering i nationella och internationella söktjänster har ökat ytterligare. Detta har lett till en ny toppnivå när det gäller nedladdningar av UmU-publikationer (1 051 230 fulltexter under 2014). Funktionen Talande webb har införts på bibliotekets webbplats för att ökad tillgänglighet. Ett antal nya datorer har installerats på UB och MB. Datorerna förbättrar väsentligt studenternas möjligheter att se streamade föreläsningar. Höj- och sänkbara bord har köpts in till studiemiljöerna på UB och MB. Möjligheten för studenter och forskare vid KC-biblioteket att beställa böcker från UB och MB har utvecklats under året. Då distansstudenter i vissa fall haft problem med att deras lokala bibliotek inte lånar in kurslitteratur har ett test i mindre skala av hemsändning av kurslitteratur direkt till student inletts. Utbudet av e-böcker och egen digitaliserad litteratur har ökat under året. Det har också blivit möjligt att ta del av denna litteratur i fler format än tidigare. Flera utställningar under året har lyft fram material ur UmUB:s egna samlingar. En särskild säkerhetsmonter har möjliggjort visning av bibliotekets äldsta material som normalt förvaras i slutna magasin.
Universitetsbibliotekets handskriftssamling har nyttjats flitigt under kulturhuvudstadsåret 2014, bl.a i teaterföreställningar, installationer och konstutställningar kring författaren Sara Lidman samt arkeologen Gustaf Hallström. Därtill i flera bokutgivningsprojekt. Under kulturhuvudstadsåret har UmUB deltagit i projektet Fair city, som genomförts tillsammans med flera andra aktörer inte minst skolbarn och som resulterat i en monter på temat framtidens kunskap som visats publikt på bibliotek och i olika stadsdelar under hela året. Under 2014 har det externfinansierade projektet Söka på golvet fortsatt. I samarbete med studenter från Designhögskolan, skolbarn från närområdet m. fl. har biblioteket arbetetat med att utveckla en ny typ av gränssnitt för sökning och visning av informationsresurser. Mediaförsörjning Vi utvecklar och effektiviserar processer och modeller för mediaförsörjning och arbetar för nya avtalsmodeller genom att Se över policys för mediaförsörjning Utveckla och anpassa arbetsprocesser med datorstöd Stärka och öka det användarstyrda förvärvet av media Öka utbudet av e-litteratur Resultat: En ny förvärvspolicy har utarbetats under hösten ur vilken det framgår att: UmUB förvärvar medier tryckt litteratur, elektroniska resurser samt arkivmaterial till stöd för forskning och grundutbildning inom universitetets vetenskapsområden. Oavsett resurstyp, fysisk form och förvärvssätt ska förvärven präglas av en saklig bedömning med avseende på kvalitet, bredd och relevans - allt för att långsiktigt tillgodose behov för forskning och utbildning. Vid alla förvärv skall mångfaldsperspektiv beaktas för att skapa samlingar med både bredd och djup. Arbete med kommande kända förändringar inom metadataområdet pågår. Inom kort införs på nationell nivå både ett nytt katalogiseringsverktyg och ny katalogstandarder. Ett av UmUB:s externfinansierade projekt under året har arbetat med RDA (Resource Description and Access) som ny standard. Som tidigare har förvärvet präglats av olika förvärvsmodeller. Det användarstyrda förvärvet har varit prioriterat. Förutom inköpsförslag
har e-böcker sömlöst tillgängliggjorts för bibliotekets användare genom s. k. patron-driven acquisition. Förbättringar i universitetets kursplaneverktyg har inneburit ett rationellare sätt att arbeta med kurslitteratur. Nya böcker har således snabbare blivit tillgängliga för studenter. Många institutionsbibliotek har under året överförts till UmUB som gåvor, vilket berikat bibliotekets samlingar och medverkat till cirkulationen av vetenskapliga publikationer inom universitetet. Internt har ett nytt egenutvecklat arbetsverktyg för hantering av pliktlevererat material (PIA, plikten i arbete) tagits i bruk. Verktyget, som söker i flera olika källor samtidigt, används för att underlätta urval. Digitala personarkiv och digital forensics, ett projekt i samarbete med Göteborgs UB finansierat av Kungl. biblioteket har inriktat sig på bevarandet av och åtkomsten till framtidens forskningsdata i form av de svåradministrerade digitala delarna av personarkiven. Utbildning för gränslös kunskap Analys: Universitetsbiblioteket arbetar idag proaktivt med studenter, forskare och lärare. Utvecklingen av undervisningen är därför central. Med bibliotekets vidgade pedagogiska uppdrag ges en möjlighet att utveckla området och stödja lärare och studenter på nya och innovativa sätt. Pedagogisk utveckling Vi utgör UmUs strategiska resurs för pedagogisk utveckling, utvecklar stöd till studenters lärande, professionaliserar lärarrollen samt ger stöd till pedagogisk meritering och e-lärande genom att Arbeta för att utveckla studenternas generella kompetenser och erbjuda utbildning i informationskompetens till alla studenter på grundnivå Vara delaktiga i utbildningsstrategiska diskussioner på alla nivåer Arrangera högskolepedagogiska kompetensutvecklingsaktiviteter Resultat: UmUB erbjuder en rad stödfunktioner för att möjliggöra för alla studenter att fullfölja sin utbildning med goda resultat. Vid
Studieverkstaden erbjuds studenter stöd i akademiskt skrivande, muntliga redovisningar och effektiva studievanor. Under året har 2679 personer deltagit i föreläsningar, skriv- och sökverkstäder eller individuella samtal. I UmUB:s verksamhet ingår även stöd i informationssökning och referenshantering. Under året har 8197 personer deltagit vid formella lärarledda undervisningstillfällen. Bibliotekarier har, i likhet med tidigare år, deltagit i akademisk undervisning i biblioteks- och informationsvetenskap i momentet kunskapsorganisation. UmUB är också representerat i BIV:s programkommitté. UPL har medverkat i fyra arbetsgrupper under utbildningsstrategiska rådet (Regelföljande i undervisningen, Revidering av regelverket för betyg och examination, E-lärandestrategi samt Kvalitetssystem för utbildning). UPL deltog även i följande pedagogiska utvecklingsprojekt: Rum för lärande (Umu), Pedagogisk Digital Kompetens (Umu, SLU, högskolorna i Vasa), Trilateral Co-operation in Pharmacy Education (Umu, Arkhangelsk, Tromsö), Scandinavian Research Network (Umu, Tromsö, Aarhus, Aalborg) samt Pedagogisk Digital Kompetens för Medicinska fakulteten (med Pedagogiska institutionen, Umu). De högskolepedagogiska utbildningarna ges såväl på campus som nätburet. Under 2014 har 18 högskolepedagogiska kurser erbjudits anställda med läraranställning vid Umeå universitet, totalt deltog 359 personer. Ett omfattande kursutvecklingsarbete har resulterat i ett delvis nytt högskolepedagogiskt kursutbud. Tre av kurserna gavs på engelska. Utöver detta tillkommer seminarier för pedagogiskt ansvariga, seminarier för erfarna lärare, verkstäder om pedagogisk meritering, en inspirationsdag på temat Att undervisa tillgängligt samt 41 skräddarsydda utbildningsinsatser för olika institutioner, fakulteter och utbildningsprogram. Umeå universitet var värd och UPL arrangör för den nationella högskolepedagogiska konferensen NU2014 som lockade 547 deltagare från svenska och nordiska lärosäten. Forskning som spränger gränser Analys: Universitetsbiblioteket är en central del av universitetets forskningsinfrastruktur. Genom att vara ett än mer aktivt stöd i hela forskningsprocessen kan vi bidra till goda förutsättningar för forskarna
och därmed också för Umeå universitet som en attraktiv arbetsplats för framgångsrika forskare från hela världen. Forskarstöd Vi samordnar och utvecklar vårt stöd till forskare, utvecklar Open Access och publicering genom att Vara ett aktivt stöd i hela forskningsprocessen Utöka publiceringsstödet Vara ett stöd för bibliometriska analyser Resultat: Forskarstödet har ökat både i mängd och omfattning. Stödet rör numera: Open Access-frågor, upphovsrätt, VRs krav, digitalisering, lokal tidskriftspublicering, val av publiceringskanal, publiceringsavgifter, DiVA-registrering, bibliometri och spikning av avhandling, samt support, dialog och information rörande bibliotekets elektroniska och tryckta samlingar. Informationsutbyte mellan forskare och biblioteket har skett i många olika fora och haft olika innehåll. Många institutionsbesök har gjorts, liksom enskilda forskargrupper besökt biblioteket. Vid sidan av den årligen genomförda doktorandkursen, för nya doktorander, har under året även en kurs med fokus på digitala verktyg hållits för nya doktorander i ett samarbete mellan biblioteket och Humlab. Arbetet med kvalitetssäkring och utveckling av DiVA har fortsatt under året. Under 2014 har ett nytt fält för ORCID tillkommit i DiVA. ORCID (Open Researcher & Contributor ID) är ett internationellt register över unika forskar-id:n. ORCID är sedan hösten 2014 obligatoriskt i Fortes, Formas och Vetenskapsrådets gemensamma ansökningssystem Primsa. DiVA har fått ett nytt gränssnitt som bland annat visar grafiskt presenterad nedladdningsstatistik för varje publikationpost, samt antal citeringar och omnämnade i sociala medier (Altmetrics). Under året har Open Journal System för tidskriftspublicering implementerats. Den första tidskriften som publicerats är Nordic Journal of Educational History Biblioteket har deltagit i arbetet med framtagandet av Nationella riktlinjer för dataleverans till SwePub. SwePub är tänkt att användas som
dataunderlag i VRs nya modell för Forskningskvalitetsutvärdering i Sverige FOKUS. UmUB ansvarar numera för utförandet av bibliometriska analyser inom UmU. Rektor beslutade i juni att den organisatoriska placeringen för befattningen bibliometriker förläggs till Universitetsbiblioteket, befattningen ska ha en tydlig forskningsanknytning till en institution som bedriver forskning inom ämnesområdet bibliometri. Rekrytering av bibliometriker skedde under hösten och tjänsten tillträdes i januari 2015. Det goda och effektiva universitetet Analys: En god arbetsmiljö är grundförutsättningen för framgång och bidrar till god hälsa och hög trivsel. Att medarbetarnas kompetens tas tillvara och att man ges möjlighet till utveckling på arbetsplatsen är viktigt. Jämställdhet, mångfald och likabehandling är centrala begrepp. Arbetsmiljö Vi har en god intern arbetsmiljö genom att ständigt förbättra och anpassa den fysiska arbetsmiljön arbeta för en god psykosocial miljö arbeta för ett tydligt ledarskap och ett aktivt medarbetarskap Resultat: Arbetsmiljöarbetet är en integrerad del i bibliotekets ordinarie arbete. Medvetenheten om miljö- och klimataspekter är stor bland UB:s personal. Dessa aspekter beaktas i all verksamhet och vid inköp och upphandlingar. Ett flertal aktiviteter har genomförts under 2014 för att förbättra arbetsmiljön som exempel har UmUB fortsatt arbetet med individuell anpassning av enskilda arbetsplatser och flexibla lösningar för gemensamma arbetsytor, det har även gjorts inköp av ståmattor till alla som önskar detta. Friskvårdsgruppen har fortsatt sitt arbete med bl.a. att föreslå gemensamma aktiviteter för friskvårdstimmarna. Under 2014 har följande aktiviteter genomförts inom ramen för UmUB:s lika villkors-arbete: Rutiner för att alla medarbetare erbjuds lönesamtal har införts Ökad tillgänglighet bland annat genom inköp av dataprogram, möbler, hörselslinga och lampor samt talande webb. Verkstäder för all personal om normkritiskt förhållningssätt
Skapat arbetsyta för lika villkors-frågor på intranätet Omarbetat UmUB:s egen Plan för lika villkor Introducerat nyanställda samt biblioteks- och IT-studenter för lika villkors-arbete Omvärldsbevakning genom deltagande i konferenser, nätverk och utbildningar. De projektarbeten som bedrivits under året, varav många externfinansierade, har gett flera medarbetare möjlighet att självständigt eller tillsammans med andra planera, organisera och genomföra större arbetsuppgifter/-processer. Biblioteket har samarrangerat två konferenser 2014. Dels de nationella branschdagarna, Biblioteksdagarna, dels en konferens om lokal- och regionalhistoria i en digital tid. Vid båda dessa konferenser har medarbetare från biblioteket haft egna presentationer. Förutom Umu:s interna möjligheter till ledarskapsutveckling har två personer från UmUB också under året följt SUHF:s nationella chefskurs för forskningsbiblioteksområdet. Ekonomi UmUB:s ekonomiska resultat för år 2014 är negativt, -618 tkr. Den största orsaken det negativa resultatet är underskottet för UPL:s lokaler. UmUB:s myndighetskapital uppgår 31 december till till 18 347 tkr varav 6 163 tkr avser förvärven. Intäkter 2014 Anslag styrelsen/lokaler/bidrag/försäljning mm 160 327 Kostnader 2014 Personalkostnader 69 759 Litteratur 31 366 Avskrivningar 2 503 Lokaler 44 207 Drift 13 110 Summa kostnader 160 945 Årets resultat 2014-618
Personalstatistik UmUB är nu i slutet av en period med mycket stora pensionsavgångar och under 2014 gick 13 personer i pension. Eftersom detta har varit och är en stor utmaning för verksamheten har det arbetats intensivt med kompetensförsörjningsfrågorna genom en kartläggning av de kompetenser som försvinner samt en analys av kompetenser som blir viktiga framledes. En strategi och handlingsplan för kompetensöverföring finns. Pensionsavgångarna skapar ett ekonomiskt utrymme för rekryteringar av ny personal, men det är inte möjligt att återbesätta tjänsterna fullt ut. Under 2014 återbesattes ca 80 % av pensionsavgångarna räknat i årsarbetare. Samtidigt pågår ett arbete med att rationalisera arbetsprocesser och hitta nya tekniska lösningar för att ytterligare effektivisera verksamheten. UmUB har en kompetent och välutbildad personal som har god beredskap och vilja att utvecklas i sitt arbete. UmUB har möjligheter att rekrytera personal för såväl den ordinarie biblioteksverksamheten som specialister till strategiska områden. Under 2014 har många medarbetare gått i pension så ett stort fokus i arbetet har legat på generationsväxling och kompetensöverföring men är att identifiera framtida kompetensbehov. Av de nyrekryteringar som har gjorts har stor vikt lagts på att rekrytera personal med kompetenser som anses vara viktiga för bibliotekets framtida utveckling. Antal anställda Kategori Antal anställda Varav ej fast anställd Antal årsarbetare Bibliotekarie 64 6 59,95 Biblioteksassistent 8 0 7,75 Adjunkt/lektor 13 0 11,60 Övriga (x) 40 5 36,50 Totalt 125 11 115,80 (x) I kategori övriga inräknas administratörer, bokbindare, avdelningschefer, IT-personal, vaktmästare, informatörer, språkkonsulter, studievägledare och överbibliotekarie.
Kön, kategori, ålder Kön Kategori Medelålder Antal Kvinnor Bibliotekarie 48 48 Biblioteksassistent 52 3 Adjunkt/lektor 53 6 Övriga 51 20 Män Bibliotekarie 45 16 Biblioteksassistent 59 5 Adjunkt/lektor 49 7 Övriga 50 20 Totalt 49 125 /Verksamhetsberättelsen är sammanställd av Överbibliotekarien i samråd med ledningsgruppen vi UmUB. Beslutad av Biblioteksstyrelsen i mars 2014.
Umeå UB i siffror 2010 2014 2010 2011 2012 2013 2014 UB 79135 684386 588122 483064 644067 MB 209819 204325 202288 196719 182356 Campus Ö vik 37904 38830 48802 46562 38043 KC 3999 15082 16401 Kommentar: UB:s sjunkande besökssiffror för 2013 berodde på tekniskt problem med den automatiska avläsningen av in och utpasserande under några månader. 2011 2012 2013 2014 1092240 1253778 1578568 1690156 Kommentar: Besök på bibliotekets webbplatser, undantaget UPLs och Studieverkstadens webbplatser som ligger på annan plattform (Infoglue).
2010 2011 2012 2013 2014 Pliktleverans 10061 9984 8910 9529 9800 Inköp 5773 8639 8869 7114 7128 Gåvor 8567 6142 5878 5635 4192 Kommentar: Förutom de tryckta böckerna så har e böcker förvärvats under året genom enskilda köp, förlagspaket och utökat innehåll i befinttliga abonnemang. Totalt uppgick antalet e böcker till 268 222 (2014 12 31). 2010 2011 2012 2013 2014 UB 146610 137378 126193 117147 109322 MB 31879 29163 26471 23545 18431 Campus Ö vik 13377 11598 11341 9983 8975 Kommentar: Antalet lån av tryckta böcker minskar av naturliga skäl då alltmer material blir tillgängligt i elektronisk form.
2010 2011 2012 2013 2014 Tidskriftsart. 922478 878599 836760 979319 1095156 Databas, art. 122586 119584 212312 159829 141493 Eboksavsnitt 230298 224095 581428 505830 596652 Kommentar: Avser antalet nedladdade artiklar direkt från tidskrifter eller via fulltextdatabaser, Eboksavsnitt kan vara hela kapitel såväl som enstaka sidor. 2010 2011 2012 2013 2014 586195 614526 824620 1044892 1051230 Kommentar: Till skillnad från övrig statistik som redovisar användning av anställda och studenter så gäller DiVA statistiken nedladdningar globalt, eftersom DiVA är fritt åtkommlig via Internet.
2010 2011 2012 2013 2014 UB 6445 5752 4536 5713 4923 MB 3576 2933 2066 3030 3103 Campus Ö vik 768 632 550 256 306 Kommentar: Avser bibliotekets undervisning.