Kommunrevisionen Järfälla kommun Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Granskningsrapp ort På vårt uppdrag har KPMG granskat kommunens klassificering av utgifter som driftskostnad eller investering. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att den interna kontrollen vad gäller klassificeringar inte är helt tillräcklig. Utifrån vad som framkommit i granskningen lämnar vi följande rekommendationer: Kommunstyrelsen ska tillse att gällande regler och riktlinjer avseende klassificering följs. I den genomförda granskningen har felaktigheter iakttagits. Kommunstyrelsen ska säkerställa att investeringsprojekt alltid läggs upp vid ombyggnad/renovering av olika anläggningstillgångar. Hanteringen är idag olika i olika styrelser och nämnder. En bedömning behöver göras inför vatje större ombyggnads/renoveringsprojekt hur stor del som bedöms som underhåll respektive investering, med beaktande av komponentmetoden. Inför vatje större projekt som innebär marksanering ska bedömning i förväg göras hur denna ska bokföras utifrån förutsättningarna i det enskilda fallet. Råd och stöd finns i Rådet för kommunal redovisnings skrift "Redovisning av kommunal markexploatering". Revisionen överlämnar bifogad rapport för yttrande senast den 30 september 2016. Järfälla den För Järfälla kommuns revisorer 7 Lars Markstedt Lars illbom
Järfälla kommun Granskning av klassificering av utgifter Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 8 2016 KPMG AB, a Swedish Iimited liability company anda member flin of the Cooperative (1KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.
K MG Järfälla kommun Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning och ansvariga styrelser/nämnder 3 5. Metod 3 6. Projektorganisation 3 7. Regelverk och riktlinjer 3 8. Iakttagelser i samband med granskningen 4 9. Bedömning och rekommendationer 5 Bilaga 1 Granskade investeringsprojekt och driftskostnadskonton 7 @ 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the Cooperative (KPMG International"), a Swiss entity. AU rights reserved.
Jinfälla kommun 1. Sammanfattning Utifrån Järfälla kommuns revisorers risk- och väsentlighetsprövning har vi fått i uppdrag att granska klassificeringen av utgifter. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma kommunens principer och deras tillämpning för klassificering av utgifter avseende dels som aktiveringar vad gäller investeringar och dels som driftskostnader. Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen vad gäller klassificering inte är helt tillräcklig. För att stärka och utveckla den interna kontrollen lämnar vi följande rekommendationer: - Kommunstyrelsen ska tillse att gällande regler och riktlinjer avseende klassificering följs. Det gäller dels den kommunala redovisningslagen, tillämpliga rekommendationer etc från Rådet för Kommunal redovisning samt även kommunens interna styrdokument. Konstaterade felklassificeringar har förbättrat kommunens resultat med 404 tkr. - Kommunstyrelsen ska säkerställa att investeringsprojekt alltid läggs upp när det gäller ombyggnad/renovering av olika anläggningstillgångar. I nuläget sker olika hantering vad gäller detta och det finns därmed en risk att likartade poster/transaktioner hanteras på olika sätt beroende på var medel finns budgeterade, d v s antingen i investeringsbudgeten eller i driftbudgeten. Det är även viktigt att detta innefattar samtliga kommunens styrelser och nämnder. - En bedömning behöver även göras inför varje större ombyggnads-/renoveringsprojekt hur stor del som bedöms som underhåll och därmed ska driftsföras respektive hur stor dels som betecknas som värdehöjande och därmed ska aktiveras som tillgång i balansräkningen. Detta givetvis med beaktande av principen om komponentredovisning med därtill hörande komponentavskrivning. Inför varje större projekt som innebär marksanering ska bedömning i förväg göras hur denna ska bokföras utifrån de förutsättningar som gäller i det enskilda fallet. Råd och stöd finns att fmna i Rådet för kommunal redovisnings skrift "Redovisning av kommunal markexploatering". 0 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the Cooperative (KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved. 1
Järfälla kommun 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Järfålla kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens klassificering av utgifter avseende dels som aktiveringar vad gäller investeringar och dels som driftskostnader. Att klassificering sker korrekt är av stor betydelse för en rättvisande redovisning. Budgeterade utgifter för investeringar uppgår till 1 844 mnkr för 2015. I budgeten finns bland annat poster som: Beläggningsarbeten 15 mnkr Broar och viadukter 11 mnkr TV-inspektion och ledningsrenovering 7 mnkr Förskola, rivning och nybyggnation 25 mnkr Upprustning fönster och fasader 4 mnkr Underhållsplaner 1,2 mnkr Marksaneringar 6,5 mnkr Renovering av skola 22 mnkr Renovering av skola 8 mnkr Renovering av skola 25 mnkr Marksanering ny simhall 15 mnkr Under 2014 övergick kommunen till att tillämpa komponentmetoden för redovisning och avskrivning av materiella anläggningstillgångar. Metoden innebär att vissa poster som tidigare klassades som reparation och underhåll nu kan komma att klassas som investering. Risk finns att klassificeringen av utgifter som investering eller driftskostnad blir felaktig i budget och/eller i redovisningen. Det är viktigt att säkerställa en korrekt klassificering i syfte att uppnå en rättvisande redovisning. Syftet med granskningen är att bedöma kommunens principer och deras tillämpning för klassificering av utgifter rörande dels aktiveringar vad gäller investeringar och dels driftskostnader. Cl 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company anda member firm of the Cooperative (KPMG International), a Swiss entity. All rights reserved. 2
Järfälla komat» 4. Avgränsning och ansvariga styrelser/nämnder Granskningen utgår ifrån budget och utfall för 2015. Granskningen avser samtliga styrelser och nämnder i Järfälla kommun. 5. Metod Granskningen har genomförts genom: Intervjuer med ekonomer och projektledare m fl. Analyser av investeringsbudgetar. Analyser av bokförda utgifter för investering respektive drift. 6. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Anders Petersson, certifierad kommunal yrkesrevisor under ledning av Bo Ädel, kundansvarig och certifierad kommunal yrkesrevisor. 7 Regelverk och riktlinjer Det finns riktlinjer innehållandes olika delar som är daterade i mars/april 2014. Dessa är inte fastställda politiskt. I inledningen framgår att varje års investeringsutgifter förs över till anläggningsregistret, d v s innehåller de ackumulerade anskaffningsvärdena. När en anläggning avyttras ska den inte längre finnas kvar i anläggningsregistret. Anläggningsregistret hanteras av den centrala redovisningsenheten. Löpande under året bokförs investeringsutgifter i investeringsredovisningen. I ett senare skede förs de över till anläggningsregistret och redovisas därmed som tillgång i balansräkningen Detta benämns aktivering. Aktivering görs löpande av respektive förvaltnings ekonom och den centrala redovisningsenheten i samverkan. Aktivering sker på konto 8999. I anläggningsregistret sker sedan beräkning av avskrivningskostnad (utifrån tillgångens beräknade ekonomiska livslängd) samt internräntekostnad. Även efter att aktivering skett fmns möjlighet att göra analyser och uppföljning vad gäller investeringsredovisningen via de olika utdatafunktionerna. Riktlinjerna innehåller vidare en beskrivning vad som ska ske vid försäljning av anläggningstillgång och beräkning av ev realisationsvinst eller ev realisationsförlust. En beskrivning finns även vad som ska ske vid utrangeringar (om tillgången har förstörts, stulits eller skrotats). Det finns även en beskrivning vad som gäller avskrivning, bokfört värde och intern ränta. Finns även en uppställning över avskrivningstider för olika typer av anläggningar samt även ett avsnitt om rutiner vad gäller inventarieförteckningar. 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company anda member firm of the Cooperative (KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved. 3
K MG Jihfälla kommun I en fördjupande del i riktlinjerna som gäller "resultat- eller investeringsredovisning?" framgår att kostnader avser den löpande verksamheten/driften och ska bokföras i driftsredovisningen. Investeringar ska bokföras i investeringsredovisningen. Följande kriterier gäller för att en anskaffning ska bokföras som en investering och tas upp som anläggningstillgång: Anskaffningen ska ha en ekonomisk livslängd på minst 3 år och med ett anskaffningsvärde på sammanlagt minst 40 000 kr exkl moms. Anskaffningen ska avse något för stadigvarande bruk. Anskaffning i samband med uppstart av ny verksamhet. I anskaffningsvärdet ingår även till exempel leverans- och monteringsarbete. Vidare följer sedan regler i samband med konteringen. För investeringar används en speciell projektkod som börjar med en 9. Det som belastar driften kan ha driftsprojektkoder i intervallet 1-7. Det är vidare obligatoriskt att ange anläggningskod vid bokföring av investeringar. Från 2016 använder kommunen projektnummerseriema 3x,00e och 8xx)oe i exploateringsredovisningen, där styrningen till omsättnings- eller anläggningstillgång bestäms av kombinationen projekt + verksamhet. 8. Iakttagelser i samband med granskningen De investeringsprojekt och driftskostnadskonton som granskats finns förtecknade i Bilaga 1. Den period som granskats är 1 januari 30 september 2015. Utifrån granskningen och den verifiering som skett av poster som antingen aktiverats eller bokförts som driftskostnad noteras följande: Aktivering har skett av totalt verifierat belopp om ca 404 tia avseende investeringsprojektet Kommunikationsstrategi. Kostnaderna avser bl a annonser, konsulter och tryckt material. Vi bedömer att detta borde ha bokförts som driftskostnader. Vi har noterat att när det gäller ombyggnad/renovering av olika anläggningstillgångar förekommer det att det specifikt läggs upp investeringsprojekt för detta ändamål, men det förekommer även att detta inte görs. Vi bedömer att kommunen framöver bör hantera dessa poster på ett konsekvent sätt så att hanteringen blir likartad. Granskningen har bl a resulterat i att investeringsprojektnummer för större ombyggnads-/renoveringsprojekt inom socialnämnden kommer att läggas upp från och med 2016. I nuläget finns det en risk att likartade poster/transaktioner hanteras på olika sätt beroende på var medel finns budgeterade, d v s antingen i investeringsbudgeten eller i driftbudgeten. Vi gör även bedömningen att kommunen inför varje större ombyggnads- /renoveringsprojekt gör en bedömning av hur stor del som betecknas som underhållskostnader, och därmed ska bokföras som driftskostnad, respektive värdehöjande kostnader, och därmed ska aktiveras som anläggningstillgång i balansräkningen. Ett exempel på nuvarande förfarande är ombyggnaden/renoveringen (på grund av vattenläcka och därav uppkomna fuktskador) av Görvälns gård där samtliga kostnader tagits på driften. Ci 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the Cooperative (KPMG Internationan, a Swiss entity. All rights reserved. 4
K MG Järfälla konumin Principen om komponentredovisning och därtill kopplad komponentavskrivning ska givetvis också tas i beaktande vid dessa avvägningar. Det förekommer att kostnader avseende marksaneringar aktiveras i Järfälla kommun. Enligt Rådet för Kommunal Redovisnings skrift "Redovisning av kommunal markexploatering" skiljs det på fyra olika typfall: 1. En affärsdrivande verksamhet som t ex VA kan aktivera marksanering. 2. Om saneringen gäller allmän platsmark ska kostnaden tas på driften. 3. Vid förvärv av mark till lägre pris och där det lägre priset beror på saneringsbehov kan aktivering ske. 4. Om det avser mark där kommunen tidigare bedrivit verksamhet ska saneringskostnaden tas på driften. Vi bedömer att kommunen ska beakta ovanstående regler/typfall och följa dessa konsekvent. En bedömning/analys behöver göras före varje enskilt fall som kommer att medföra saneringskostnader. 9. Bedömning och rekommendationer Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen vad gäller klassificering inte är helt tillräcklig. För att stärka och utveckla den interna kontrollen lämnar vi följande rekommendationer: - Kommunstyrelsen ska tillse att gällande regler och riktlinjer avseende klassificering följs. Det gäller dels den kommunala redovisningslagen, tillämpliga rekommendationer etc från Rådet för Kommunal redovisning samt även kommunens interna styrdokument. Konstaterade felklassificeringar har förbättrat kommunens resultat med 404 tkr. - Kommunstyrelsen ska säkerställa att investeringsprojekt alltid läggs upp när det gäller ombyggnad/renovering av olika anläggningstillgångar. I nuläget sker olika hantering vad gäller detta och det finns därmed en risk att likartade poster/transaktioner hanteras på olika sätt beroende på var medel finns budgeterade, d v s antingen i investeringsbudgeten eller i driftbudgeten. Det är även viktigt att detta innefattar samtliga kommunens styrelser och nämnder. En bedömning behöver även göras inför vade större ombyggnads-/renoveringsprojekt hur stor del som bedöms som underhåll och därmed ska driftsföras respektive hur stor dels som betecknas som värdehöj ande och därmed ska aktiveras som tillgång i balansräkningen. Detta givetvis med beaktande av principen om komponentredovisning med därtill hörande komponentavskrivning. 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the Cooperative (''KPMG International), a Swiss entity. All rights reserved. 5
Järfälla kommun Inför varje större projekt som innebär marksanering ska bedömning i förväg göras hur denna ska bokföras utifrån de förutsättningar som gäller i det enskilda fallet. Råd och stöd finns att finna i Rådet för kommunal redovisnings skrift "Redovisning av kommunal markexploatering". KPMG, dag som ovan Anders Petersson Certifierad kommunal yrkesrevisor Bo Ädel Uppdragsansvarig Certifierad kommunal yrkesrevisor @ 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the Cooperative ("KPMG Internationa), a Swiss entity. All rights reserved. 6
Järfälla kommun Bilaga 1 Granskade investeringsprojekt och driftskostnadskonton De poster som granskats avser tidsperioden 1 januari 30 september 2015. I samband med granskningen har följande investeringsprojekt granskats: - Kommunikationsstrategi, projektnummer 93230 Beläggningsarbeten, projektnummer 94510 Upprustning fönster o fasader, projektnummer 96273 Vård och underhållsplaner, projektnummer 96430 - Underhållsplaner, projektnummer 96436 - Marksaneringar, projektnummer 96440 - Storköksrenoveringar, projektnummer 96506 - Renovering av Jakobsbergskolan, projektnummer 96513 - Renovering av Källtorpskolan, projektnummer 96514 - Renovering av aulor, projektnummer 96534 Följande driftskostnadskonton har granskats: - Maskiner, konto 4021 - Inventarier, konto 4022 - Möbler, konto 40221 - Utrustning, konto 40222 - Kontorsmaskiner, konto 40224 - Radio, TV och dylikt, konto 40225 - Mobiltelefoner, konto 40226 - Byggnadsinventarier, konto 4023 @ 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the Cooperative (KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved. 7
K MG»fälla kommun - Transportmedel, konto 4024 - IT-utrustning, konto 4025 - Kommunikationsutrustning, konto 40251 - Servrar, konto 40252 - Stationära datorer, konto 40253 - Bärbara datorer, konto 40254 - Skrivare, konto 40255 - Skärmar, konto 40256 Övriga datatillbehör, konto 40259 Konst, konto 4026 - Övriga maskiner och inventarier, konto 4029 - Byggnads- och anläggningsmaterial, konto 4101 Järn-, stål- och metallvaror, konto 4102 - Trafikmärken, vägnamnskyltar, rör m m enl RSK, konto 4108 - Övrigt anläggnings- och underhållsmaterial, konto 4109 VVS-arbeten, konto 6151 - Elarbeten, konto 6152 Målningsarbeten, konto 6153 Kök och kyla, konto 6154 Ventilationsarbeten, konto 6155 Inredningsarbeten, konto 6156 - Glasarbeten, konto 6157 - Golvarbeten, konto 6158 - Övriga arbeten, konto 6159 C) 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the Cooperative (KPMG Internationan, a Swiss entity. All rights reserved. 8
Järfälla kommun - Styr- och reglerarbeten, konto 61591 Hiss- och rulltrappsarbeten, konto 61592 - Utemiljöarbeten, konto 61597 Byggarbeten, konto 61598 - Plåt- och takarbeten, konto 61599 - Husbyggnadsentreprenader, konto 61711 - Byggnads- och husarbeten, konto 61721 - Markbyggnads arbeten, konto 61722 Plåt- och takarbeten, konto 61723 - Utemilj öarbeten, konto 61724 - Markarbeten, konto 61725 Styr- och reglerarbeten, konto 61726 - Hiss- och rulltrappsarbeten, konto 61727 - Låsarbeten, konto 61728 - ÄTA-arbete, konto 61729 - VVS-arbeten, konto 61731 - Elarbeten, konto 61732 - Målningsarbeten, konto 61733 - Kök och kyla, konto 61734 Ventilationsarbeten, konto 61735 - Inredningsarbeten, konto 61736 - Glasarbeten, konto 61737 - Golvarbeten, konto 61738 Övriga arbeten, konto 61739 C 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company anda member firm of the Cooperative (''KPMG Internationan a Swiss entity. All rights reserved.
Jihfälla kommun - Förbrukningsinventarier, konto 6410 (1) 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the Cooperative (KPMG International), a Swiss entity. All rights reserved. 10