Årsrapport Service 2014

1(9) Årsrapport Service 2014 Resultatutveckling Årets resultat är -0,3 mkr, vilket motsvarar både divisionens budget och tidigare lämnade prognoser. I resultatet ingår kostnader för ett antal landstingsuppdrag som finansierats med egna medel. De största posterna som belastar resultatet negativt är sjukresor (4,5 mkr), byte av sprinklersystem på Sunderby sjukhus efter vattenskada (5 mkr), projekt Vårdnära service (2,4 mkr), patienthotell Sunderby sjukhus (2,7 mkr) och ombyggnation av köket i Piteå (5,5 mkr). Divisionens verksamheter har gjort överskott mot budget, vilket uppväger de negativa posterna ovan. Exempel är ett nytt avtal på inkasso som gett ökade intäkter, försäljning av övertalig utrustning och hjälpmedel samt vakanser inom bl a HR-verksamheten. Divisionen hade avsatt medel i årets budget för utvecklingsprojekt, vilka har finansierat projekten Vårdnära service och Effektiva inköp under 2014. Resultatförsämringen under hösten förklaras av att kostnaderna för både patienthotellet och projekt Vårdnära service uppstått under årets sista tre månader samt att planerat underhåll för landstingets fastigheter upparbetats under perioden. Intäkter utfall och prognos Övriga intäkter har ökat med 39 mkr jämfört med föregående år. Ökningen hänförs till största delen till patienthotellet vid Sunderby sjukhus, intäkter i

2(9) investeringsprojekt och verksamhetsbeställda byggprojekt, hjälpmedels- och förrådsförsäljning samt ökade hyresintäkter för egna lokaler. Landstingsbidraget ökade med 23 mkr för året vilket i huvudsak avsåg HR verksamhetsstöd. Kostnader utfall och prognos Kostnaderna för sjukresor uppgår till 99 mkr vilket är en ökning med 1 mkr jämfört med 2013. Antal flygresor har ökat, då problem med tågtrafiken från Kiruna har medfört att fler patienter fått resa med flyg mellan Kiruna och Umeå. Kostnaderna för resor med egen bil har ökat med 2,5 procent medan kostnaderna för taxi ligger på samma nivå som föregående år. Avskrivningarna har ökat med 8 mkr vilket förklaras av aktivering av patienthotellet i Sunderbyn. Övriga kostnader har ökat med 15 mkr eller 2,4 procent och förklaras framförallt av ökade kostnader för varuförbrukning. Personalkostnaderna har ökat med 37 mkr eller 19 procent, vilket förutom årets löneöversyn består av divisionens nya verksamheter; HR verksamhetsstöd, patienthotellet i Sunderbyn, vårdnära service, stab för strategiskt inköp, e-handelskontor och redovisningsenhet. Antal årsarbetare Den arbetade tiden inom divisionen har ökat med totalt tolv procent för året, vilket motsvarar en ökning med 49,5 årsarbetare. De nya verksamheter och

3(9) utökade uppdrag som divisionen fått ansvar för förklarar hela ökningen, där HR verksamhetsstöd står för ena hälften och projekt Vårdnära service och patienthotellet i Sunderbyn för huvuddelen av den andra. För divisionens övriga verksamheter är den arbetade tiden oförändrad jämfört med föregående år. Närvarotiden har ökat något tack vare minskad sjukfrånvaro och minskat något tack vare färre övertidstimmar. Sjukfrånvaro Både den långa och korta sjukfrånvaron har minskat. Hela minskningen avser kvinnor, medan männens sjukfrånvaro har ökat. Sammantaget innebär det att skillnaden mellan kvinnors och mäns sjukfrånvaro har minskat. Sjukfrånvaron har minskat inom samtliga åldersgrupper förutom 55-59 år där den däremot ökat kraftigt. Chefer som arbetar aktivt med tidig rehab samt bra systematiskt arbetsmiljöarbete är framgångsfaktorer som gett detta resultat. Cheferna har ett stort engagemang för arbetsmiljö i vardagen och agerar tidigt om någon uppvisar symptom. Utredande samtal erbjuds medarbetarna vid upprepad korttidsfrånvaro. De flesta långa sjukskrivningar har kunnat definieras som ej arbetsrelaterade och intensivt arbete pågår för att komma till avslut, omplacering eller annat. Arbetsförmågebedömningar i samband med långa sjukskrivningar har resulterat i några avslut. Frisknärvaro 2014-01-01-2014-12-31 2013-01-01-2013-12-31 Mål landstinget Mål divisionen Service 70,3 63,4 75 % 68 % Frisknärvaro = Sjukfrånvaro max 5 dagar per rullande 12-månadersperiod Frisknärvaron fortsätter att öka. Vi hade höjt målvärdet och har ändå överträffat det.

4(9) Planerade investeringar - beslut 2014 Övriga investeringarbeslutade före 2014, effektuerade 2014 Investeringar Inventarier Investeringar (Mkr) Summa Kvarvarande ram Årets investeringsutgifter Kvarvarande beslutad ram av tidigare års investeringsutrymme 2014 beslutade ram Kalkylbelopp Utfall av beslutad ram 21,1 10,8 10,3 6,5 4,4 2,1 Hjälpmedel 26,9 0,0 26,9 32,1 0,0 Summa 48 6,5 26,9 47,3 12,4 Den största investeringen har varit inköp av verksamhetsutrustning och inventarier till patienthotellet vid Sunderby sjukhus. Av planerat 10 mkr återstår 1,8 mkr. Till köken i Sunderbyn och Piteå har det köpts inventarier för närmare 5 mkr. Ramen för årets investeringar i hjälpmedel har överskridits med drygt 5 mkr och utfallet innebär en ökning jämfört med förra året med 2,2 mkr. Orsaken är en ökad efterfrågan från främst kommunerna som ansvarar för de flesta hjälpmedlen. Byggprojekt (mkr) Utfall 2014-12 Fastighetsinvesteringar Budget / Upparbetat Upparbetat kalkyl under året totalt Återstår mot budget / kalkyl Diff mot budget / kalkyl 1412 1412 A Divisionsfinansierade 30,2 14,7 29,5 1,4-0,7 B Underhållsprojekt 61,1 39,6 49,9 11,2 0 C Specialprojekt i länet 42,1 17,5 39,8 3,1-0,8 I Investeringsprojekt 390,1 108,0 293,7 81,4 15,0 Summa 523,5 179,8 412,9 97,1 13,5 Investeringsprojekt För interna hyresgäster Beslut 2014 139,6 33,4 81,2 53,3 5,1 För externa hyresgäster 99,4 39,6 73,9 25,6-0,1 Beslut 2014 För interna hyresgäster 148,4 37,9 135,9 2,5 10,0 Beslut före 2014 För externa hyresgäster - - - - - Beslut före 2014 Utan beslut 2,7-2,9 2,7 - - Summa beslut 390,1 108,0 293,7 81,4 15,0 Varav avslutade 2014 I268 Sunderby sjukhus, patienthotell 144,0 37,5 134,0-10,0 I277 Sunderby sjukhus, 1,0 0,6 1,0 - - golvgjutning pl2 I280 Sunderby sjukhus, omby. 11,5 4,0 6,4-5,1 för periferangio I328 Gällivare sjukhus, omby. till 17,6 0,2 17,6 - - ny hälsocentral I331 Gällivare sjukhus, 96 st nya 1,5 1,1 1,5 - - p-platser I538 Ö-kalix HC, omby 6,5 1,5 6,6 - -0,1 brandskydd för äldreboende Avslutade / aktiverade totalt 182,1 44,9 167,1-15,0 Ekonomin för projektet med patienthotellet avslutades i december. Utfallet blev 10 mkr lägre än budgeterat. Anledningen var att vid anbudsskedet fanns

5(9) ett stort spann mellan inkomna anbud och därmed osäkerhet i hur förfrågningsunderlaget hade tolkats. Efter en gedigen granskning av anbuden beslutades om att prissätta osäkerheten till 20 mkr mot normala 10 procent (motsvarar 11,5 mkr) i kalkylen. Även en väl genomförd projektstyrning och kostnadsbevakning bidrog till ett bra resultat. I projektet för periferangio beror överskottet på att en omfördelning gjordes mellan fastighetsinvestering och inventarier. Högt förtroende för verksamheten Goda livsmiljöer En jämlik och jämställd hälsa Styrkort Medborgare Kundunderaktiviteter Öka Arbetet med att ta reda på vad divisionens kunder tycker om Service och vilka behov de har behöver utvecklas inom alla processer. Antalet aktiviteter har ökat successivt under året och ca 70 procent av enheterna har genomfört minst en aktivitet i år. Det är dock få aktiviteter som riktar sig till externa kunder som patienter, besökare och personal, i huvudsak patienthotell, personalbostäder och restauranger. Andra externa kunder är länets kommuner och externa hyresgäster i landstingets fastigheter med vilka divisionen samverkar regelbundet. Informationen till norrbottningarna om sjukresor och avgifter har förbättrats indirekt i och med att information till vårdenheterna har förbättrats. Miljöarbetet har haft stort fokus under året i samband med att strategi och handlingsplan tagits fram. De faktiska effekterna av detta arbete måste dock ses på lång sikt. Divisionens deltagande i arbetet med en jämlik och jämställd hälsa är ännu sporadiskt, men aktiviteterna har ökat. Verksamhet En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet En säker och kunskapsstyrd verksamhet God samverkan intern och externt Individcentrerad hälso-och sjukvård och kundorienterad service Antal avvikelser Åtgärdade avvikelser inom 30 dagar Inga från kund 1 per medarb (intern) 100 % åtgärdade

6(9) Täckningsgrad ramavtal MT produkter och MTutrustning 70 respektive 50 procent (2016) Tillgänglighet växeln Kvalitet städning Kundnöjdhet patienthotell Sunderbyn Kundnöjdhet * Löneadministration * HR-stöd Andel kortbetalningar 90 procent 100 procent 90 procent 100 % nöjda Inom en dag 75 procent Målet om att öka registrering av avvikelser som avser den egna verksamheten som ett led i förbättringsarbetet ökar något men inte i paritet med målet om minst en registrering per anställd. Arbetet med att ta om hand och åtgärda avvikelser inom 30 dagar når inte målet, men ej avslutade avvikelser har minskat i förhållande till inkomna avvikelser vilket är positivt. Arbetet med servicekompasser och uppföljning av processen generellt har påbörjats och konkretiseras ytterligare i processplanerna för 2015. Tillgänglighet, kvalitet och kundnöjdhet är exempel på indikatorer som ingår i servicekompassen för FM. Täckningsgrad avtal visar i vilken grad som det finns ramavtal. De områden som följs i ett första skede är MT-produkter och MT-utrustning. Historiskt har landstinget legat efter med upphandlingar inom dessa områden vilket orsakats av betydande förändringar i lagstiftningen vilket medfört ökad komplexitet i upphandlingarna. Detta har i sin tur lett till en ökad genomloppstid för genomförande av upphandlingar. De senaste två åren har olika åtgärder vidtagits för att komma ikapp med upphandlingar. Trenden visar nu att åtgärderna börjar ge effekt. Landstingets chefer har tillfrågats om tillgänglighet, servicenivå och bemötande till löneadministratör. Resultat för tillgänglighet och bemötande har försämrats något medan servicenivå förbättrats. Sammantaget är resultatet samma som förra året. Landstingets chefer har också tillfrågats inför omorganisationen av HR-frågor om tillgänglighet till HRorganisationen. Endast 60 procent anser att målet om kontakt inom en dag är tillfredsställande. En orsak är hög frånvaro och vakanta befattningar varför en översyn av bemanningen har skett. Andel kortbetalningar målvärdet på 75 procent är fortfarande långt ifrån uppnått för landstinget som helhet. Genomsnitt för året är 57 procent, sista tertialet en svag ökning till 59 procent. En analys visar på stora skillnader i länet. Hälsocentralerna i Luleå och Boden samt privata hälsocentraler har ca 70 procent betalningar via betalkort medan övriga patientkassor i länet uppnår drygt 50 procent. Divisionens arbete med att leverera tjänster till rätt kvalitet och vid rätt tid och plats till kunderna på ett kostnadseffektivt sätt har under året varit i fokus inom samtliga verksamheter. Den nya organisationen har tagit mycket

7(9) uppmärksamhet för ledningen varför visst förbättringsarbete har tillfälligt skjutits fram i tiden. Divisionens stora projekt om vårdnära service och effektiva inköp har dock bedrivits i oförminskad takt med sikte på att bidra till att förbättra landstingets ekonomiska förutsättningar de kommande åren. Inom processen Tillhandahålla FM-tjänster pågår förbättringsarbete för likriktning av rutiner och förutsättningar för att samtliga kunder ska erhålla lika service inom länet med lokal anpassning. Ett exempel från året är att översyn av priserna för gästande barn i restauranger har gjorts. Arbetet med att ta fram tjänstegarantier med servicenivåer fortskrider i syfte att kunna erbjuda service inom överenskommen tid. Inom processen Köpa varor och tjänster har årets arbete har i hög grad präglats av diskussioner om styrning och organisering av landstingets inköpsarbete för att det ska kunna bedrivas kostnadseffektivt framöver. De avtal som tecknats under året har beräknats kunna minska landstingets kostnader med 12 mkr. Resultatet visar att detta kan uppnås. Däremot kan kostnaderna komma att öka utifrån ett ökat behov. Inom processen Tillhandahålla stöd inom HR har året i hög grad präglats av att etablera den nya HR-organisationen. Arbetet med att standardisera rutiner och arbetssätt har så sakteliga kommit igång under det andra halvåret. Arbetet med införandet av ett nytt HR-system har också påverkat möjligheterna till utveckling inom löneadministration. Inom processen Administrera ekonomi och dokument har inga större förändringar genomförts under året. Kvaliteten på inskannade dokument är mycket bra. Antalet betalsätt för vårdavgifter har ökat vilket ökat valmöjligheterna för kunderna. Det enklaste sättet är autogiro. Tillgängligheten till verksamheten är hög med särskild fokus på telefontillgänglighet för patienter. Kunskap och förnyelse Strategisk hållbar utveckling Regionen är synlig och aktiv Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Antal förbättringsprojekt Öka Divisionens stora landstingsgemensamma projekt Effektiva inköp och Vårdnära service genererar stora resurser. Dessutom bedrivs ett antal ytterligare projekt divisionsgemensamt medan mindre förbättringsprojekt bedrivs i huvudsak inom enheterna. 60 procent av divisionens verksamheter har bedrivit minst ett förbättringsprojekt under perioden vilket inte är i nivå med divisionens mål. Arbetet med kompetensförsörjning har varit aktuell i och med start av nya och förändrade verksamheter. Även divisionen märker av konkurrensen med andra sektorer, främst i Malmfälten. Arbetet med förbättringsarbete

8(9) utvecklas positivt. Arbetssätt och stöd, t ex VIS och Synergi, har utvecklats i syfte att stödja bland annat divisionens arbete mot certifiering enligt ISO. Medarbetare Lika rättigheter och möjligheter Hållbart arbetsliv Dialog och samverkan Hälsofrämjande miljö Medarbetarindex >71 Ett eget mål har inte kunnat fastställas eftersom mätmetod inte blev klar förrän i direkt anslutning till att medarbetarundersökningen genomfördes. Redovisning av mål avser därför nivån för grönt enligt mätföretaget. Trend kan inte utläsas av resultatet detta år. Svarsfrekvensen från medarbetarundersökningen blev 90 procent att jämföra med landstinget totalt 77 procent. Medarbetarindex för divisionen var 76 vilket är två enheter bättre än landstinget. När det gäller hur medarbetarna ser på landstinget blev resultatet för division Service 65 vilket är klart bättre än landstinget totalt. Ledning, dvs hur medarbetarna ser på ledning och närmaste chef blev värdet 72 för Service vilket är något sämre än landstinget totalt. För parametrarna medarbetarnas syn på gruppen och kollegorna samt medarbetarnas syn är på sin egen situation på arbetsplatsen är resultat för Service något bättre än för landstinget totalt. Sammantaget visar resultaten från medarbetarundersökningen att divisionens arbete med aktiviteter inom medarbetarperspektivet ger positiva effekter och att divisionen är en attraktiv arbetsgivare. Ekonomi Positivt resultat med 2 procent av verksamhetens nettokostnad. Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån. Lön per arbetad timme Ej öka mer än löneavtalen Den genomförda omorganisationen inom divisionen och landstinget har medfört att medellönen ökat inom administrativa verksamheter, bland annat övertagande av HR-verksamhetsstöd och ny ledningsorganisation. Även små nya verksamheter som redovisningsenhet och e-handelskontor samt de stora utvecklingsprojekt som bedrivs inom divisionen har medfört ett antal nyanställda personer med högre löneläge än divisionens tidigare medellön.

9(9) Inom driftserviceyrkena följer lön per arbetad timme i huvudsak löneavtalen. Resultatet av divisionens förändrade mix av yrkeskategorier samt landstingets omorganisation är att lön per arbetad timme har ökat mer än löneavtalen. Divisionens uppdrag för att bidra till landstingets resultat för året var att hålla sin budget, dvs göra ett noll-resultat. Målet nåddes så när som på ett underskott med 0,3 mkr vilket betyder att verksamheten är väl anpassad till den för året aktuella intäktsnivån. Helhetssyn, samverkan och flexibilitet ska genomsyra prioriteringar och satsningar som görs inom divisionen. Ett exempel på det är det arbete som pågår inom projekten Vårdnära service och Effektiva inköp.