www.pwc.se Revisionsrapport Anette Fagerholm Granskning av lönehantering Region Värmland
Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte, revisionsfråga och avgränsning... 2 1.3. Metod... 2 2. Granskningsresultat... 3 2.1. Löneprocess, rutiner, och kontrollmoment... 3 2.2. Rutiner för uppföljning av frånvaro... 6 2.3. Anställda med mycket övertid... 6 2.4. Höga respektive låga bruttolöner är rimliga... 7 2.5. Ersättning obekväm arbetstid är rimlig... 7 2.6. Heltidsanställda arbetar ej fyllnadstid... 8 2.7. Reducerad lön i motsvarande omfattning... 8 2.8. Antal semesterdagar överstiger ej 40 dagar... 9 2.9. Personer med samma utdelningsadress i personregistret... 9 2.10. Lön betalas inte ut efter Anställd tom... 10 2.11. Makulering, justering och korrigering sker i normal omfattning... 10 Region Värmland
Sammanfattning har på uppdrag av förbundets förtroendevalda revisorer granskat lönehanteringen i Region Värmland. Syftet med uppdraget är att bedöma om den interna kontrollen avseende granskade delar i lönehanteringen i förbundet är tillräcklig. Uppdraget ingår som en del av revisionsplanen för år 2014. Granskningen har genomförts genom analys av rutinbeskrivningar och intervjuer med berörda tjänstemän samt registeranalys. Arbetet med lönehantering hanteras av ett flertal tjänstemän och enhetschefer med avgränsade arbetsuppgifter och ansvar. Förutom det arbete förbundet själva hanterar avseende anställda och löner köps tjänsten av Karlstads kommun, tjänstens omfattning avgränsas genom avtal. I granskningen har vi kontrollerat ett antal rutiner och rutindokument för hantering av löner både i Region Värmland och i Karlstads kommun. Förutom skriftliga rutiner finns även ett antal muntliga överenskommelser om hantering i vissa frågor. Karlstads kommun har ett antal skriftliga rutiner och policys tillgängliga inom flera forum internt. I granskningen har vi observerat ett antal kontroller för avstämning av underlag och utbetalning. Vad vi erfar är inte samtliga upprättade skriftligt vilket vi bedömer skulle stärka den interna kontrollen om kontroller och erfarenhet skulle dokumenteras. Region Värmland tillämpar i viss mån självservice avgränsat till anställda med månadslön. Inom en snar framtid förväntas förbundet även införa modulen Troman för förtroendevalda. Sammantagen bedömning är att den interna kontrollen i allt väsentligt är god med behov av förbättring främst avseende skriftliga rutiner men även avstämning. Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi främst följande åtgärder. Även om arbetssätt finns och används bör förbundsstyrelsen i Region Värmland upprätta ett antal skriftliga rutiner för att säkerställa en god intern kontroll. Arbetet bör även omfatta att dokumentera ansvariga tjänstemäns erfarenheter för att säkerställa att den inte förloras på grund av sjukdom eller succession. Utöka arbetet med arbetsmiljö och hälsoperspektiv genom ett flertal kontroller av personalens arbetstid och belastning. Införa kontroll av uttag av semesterdagar efter semesterperioden slut för att säkerställa att lagstadgad rätt till sammanhängande ledighet kunnat infrias. Rutin för hur hävning eller beslut om att inte åtgärda felsignal för bl.a. hög lön bör införas för att öka spårbarhet i hantering av väsentliga avvikande händelser. Region Värmland 1 av 10
1. Inledning 1.1. Bakgrund Region Värmland är en stor arbetsgivare vilket medför ett stort ansvar mot anställda, medborgare och övriga intressenter. Med många anställda följer även stora kostnader och eventuella brister avseende löner, ersättningar med mera, kan därför få stora konsekvenser både finansiellt och förtroendemässigt. 1.2. Syfte, revisionsfråga och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen avseende granskade delar i lönehanteringen i Region Värmland är tillräcklig genom kontrollmål enligt nedan. Finns aktuell löneprocess och rutiner, inklusive kontrollmoment, tydligt beskrivna? Finns rutiner för uppföljning av frånvaro? Anställda med mycket övertid Höga respektive låga bruttolöner är rimliga Ersättning för obekväm arbetstid är rimlig Heltidsanställda arbetar ej fyllnadstid Antalet sparade semesterdagar överstiger ej 40 dagar. Personer med förtidspension, nedsättning eller jämförbart, har reducerad lön i motsvarande omfattning. Det är korrekt att flera personer med samma utdelningsadress är inlagda i personregistret. Lön betalas inte ut efter datum i Anställd tom. Makulering, justering och korrigering sker i normal omfattning. 1.3. Metod Granskningen har utförts genom intervjuer med berörda tjänstemän, analys av relevanta dokument och rutinbeskrivningar samt registeranalys. Rapporten är faktagranskad av personal på Region Värmland samt Karlstads kommun. Region Värmland 2 av 10
2. Granskningsresultat 2.1. Löneprocess, rutiner, och kontrollmoment Inom definitionen av den interna kontrollen ska även ändamålsenliga och dokumenterade system och rutiner ingå för att i möjligaste mån säkerställa en mindre sårbar organisation. Här ingår såväl att ge en rättvisande och tillförlitlig redovisning samt information om verksamheten som att säkerställa att de lagar och riktlinjer som finns tillämpas. Målet är att genom väl underbyggd intern kontroll upptäcka och eliminera avsiktliga och oavsiktliga fel. Region Värmland har ca 320 anställda och den ersättning som betalas ut omfattar såväl månadslön som timlön och arvoden. Förbundet hanterar inte hela löneprocessen utan köper en avgränsad del av hanteringen av Verksamhetsstöd och förvaltning inom Karlstads kommun. Granskningen omfattar därför rutiner i såväl förbundet som i kommunen. Avgränsning regleras av det avtal som upprättats mellan parterna (RV2014-217) vilket bl.a. anger att kommunen ska fungera som en stödfunktion till förbundet i lönefrågor samt hantera registrering och kontroll av löner. Personalhanteringen sker från och med våren 2013 i Heroma. Personal- och lönesystemet förvaltas av systemförvaltare i Karlstads kommun och PA-systemet används tillsammans med ett antal moduler. I systemet läggs anställningsinfoinformation och underlag in och ligger till grund för utbetalning av ersättning. En av modulerna ger möjlighet till webbaserad självservice för rapportering av avvikelser utifrån den anställdes registrerade schema. Inom Region Värmland omfatta självservice anställda med månadslön medan resterande individer som erhåller ersättning i dagsläget rapporterar via blanketter som sedan registreras manuellt inför periodens lönekörning. Rapporterade avvikelser i självservice ska godkännas genom attest innan utbetalning kan göras. Löneprocessen kan förneklat sägas bestå av: Anställning/ändrade uppgifter Rapportering Attest Kontroll Utbetalning Löneprocessen kan sägas börja vid anställningsförfarandet. Region Värmland hanterar själva anställningsförfarandet som sker i kommunikation mellan chef och HR-konsult, vilket är en muntlig rutin inom förbundet. I kommunikationen fastställs om eventuell företrädesrätt finns samt avstämning av lönesättning. Det finns en fast mall för hur en rekrytering ska utformas. När rekryteringen är slutförd lämnas en kopia på upprättat anställningsavtal till ansvarig tjänsteman på Karlstads kommun som registrerar uppgifterna i Heroma. Mindre justering av anställningsuppgifter hanterar förbundet i huvudsak själva, det kan avse löpande förändring av lönenivå, sysselsättningsgrad men även större som den årliga löneöversynen. Region Värmland 3 av 10
Ansvarig lönehandläggare på Karlstads kommun arbetar efter en förmedlad tidsplan som bl.a. anger när underlag måste vara attesterat för att kunna komma med i utbetalningen för perioden. Inför lönekörningen måste all aktuell avvikelserapportering i Heroma attesteras av ansvariga chefer liksom de tidssedlar från övrig personal som inte omfattas av självservice. Dessa underlag registreras manuellt av lönehandläggaren i kommunen. Inför lönekörning genomförs sedan ett antal kontroller för att i möjligaste mån säkerställa att underlagen och därmed utbetalningen blir korrekt. Kontrollerna är inlagda i systemet som återger felsignaler om något är avvikande. Exempel på kontroller är anställning som är på väg att löpa ut, sjukintyg behöver kompletteras eller hög lön. Efter eventuella justeringar kan en ny testkörning utföras för att i möjligaste mån undvika en felaktig utbetalning. I samband med dessa kontroller görs även rimlighetsbedömningar av lönenivåer för perioden. Efter att kontrollmomenten utförts av löneadministratören tar systemförvaltarna på kommunen över hanteringen. Utifrån Heroma genereras ett antal data dels avser konteringsunderlag som ska integreras i ekonomisystemet, dels en bankfil som skickas direkt till mottagande bank. Motsvarande belopp överförs av ansvarig tjänsteman vid kommunen med fullmakt, från Region Värmlands bankkonto till kommunens, för att täcka periodens utbetalning. Därefter utförs kontroller av resultatet för den slutliga lönekörningen. I Heroma finns kontrollfunktioner som bl.a. stoppar integreringen om något i organisations-tillhörigheten avviker, felet måste åtgärdas innan det går att fortsätta. I likhet med testkörningarna ovan görs även här ett antal avstämningar gentemot underlag från Heroma bl.a. total lönenivå för perioden, arbetsgivardeklaration för perioden men även avstämning mot den kvittens kommunen får från banken på mottagna uppgifter för utbetalning. I samband med att utfallet kan anses som slutligt gör ansvarig tjänsteman i kommunen, med fullmakt, en överföring från Regions Värmlands bankkonto till kommunen som motsvarar periodens utbetalning av ersättning. När ovanstående moment är slutförda, tar återigen ansvarig i Region Värmland vid. Det finansiella underlag som ska integreras i ekonomisystemet stäms av mot dels underlag från kommunen, dels uppgift från bank om vilka löneutbetalning som gjorts samt mot den överföring av medel kommunen gjort från förbundet bankkonot i anslutning till löneutbetalningen. Uttaget görs av ansvarig tjänsteman i Karlstads kommun med fullmakt från Region Värmland. I dagsläget omfattas merparten av de personer som erhåller ersättning från Region Värmland av självservice. Vi ser det som positivt om förbundet i samarbete med kommunen inom en snar framtid kan se till att även övriga personer som är knutna till förbundet som inte erhåller månadslön omfattas av elektronisk rapportering. Genom elektronisk hantering kan merparten av den manuella hanteringen elimineras vilket enligt vår bedömning bör förenkla den löpande hanteringen, minimera risken för felaktigheter liksom stärka spårbarhet och intern kontroll. Vad vi erfar kommunicerar Region Värmland med Karlstads kommun kontinuerligt och framhåller de önskemål som finns. Det är sedan kommunens ansvar att följa upp dessa önskemål i möjlig omfattning. Region Värmland 4 av 10
Region Värmland har rutiner för anställning-, personal- och lönehantering. Det har i granskningen observerats ett antal skriftliga rutiner och policys tillgängliga på intranätet men även muntligt kommunicerade rutiner för hur hantering ska ske. Även Karlstads kommun har ett antal rutiner, riktlinjer och policys upprättade, främst elektroniskt på kommunens intranät. Till viss del är rutin- och policydokumenten vad vi erfar översiktliga och komplettering av instruktion och beskrivning av vissa moment bör förtydligas för att ytterligare stärka den interna kontrollen. Avgränsning mellan förbundet och kommunens hantering kunde i viss mån förtydligas i upprättat avtal. Förutom de dokumenterade och i övrigt förmedlade kontroller som finns bedömer vi att en del av utförda avstämningar och rimlighetsanalyser kommer av ansvariga tjänstemäns mångåriga erfarenheter vilket är en betydelsefull del av god intern kontroll. Ett förtydligande av innebörden av Kontroll och rättelse av löner i avtalet om löneadministration mellan förbundet och kommunen bör göras för att tydligare klargöra dess innehåll och förtydliga gränsdragning i ansvarsfrågan av vissa kontroller. I dagsläget är det inte helt entydigt eller klargjort mellan parterna vad innebörden av formuleringen är. Förbundet bör dokumentera befintliga rutiner som exempelvis anställningsförfarandet. En kontinuerlig översyn över de dokument som tillämpas eller saknas avseende lönehantering bör ske med en viss kontinuitet för att säkerställa relevans och eventuella riskområden. Det vore enligt vår bedömning även positivt för den interna kontrollen om erfarenheten från involverade ansvariga tjänstemän dokumenterades för att säkerställa att den inte förloras på grund av sjukdom eller succession. Vad vi erfar är inte samtliga dokument inom främst Karlstads kommun samlade vilket enligt vår bedömning skulle öka tillgängligheten och ytterligare minska risk för avvikande eller varierande hantering. En personalhandbok som samlar de tillämpliga dokument som finns borde upprättas. Stickprovskontroller på underlag avseende förbundsanknutna personer borde utföras årligen för att i möjligaste mån säkerställa registrerad information i PAsystemet, särskilt gällande ny eller justerad information. Ansvaret för sådan och liknande avstämningar bör tydliggöras eller avgränsas i angivet avtal ovan. Vi har i granskningen fått förmedlat att det inte är obligatoriskt att lämna meddelande om förutsättningar för avvikande rapportering, även om det uppmuntras. Obligatorisk meddelandefunktion skulle stärka spårbarhet liksom öka tydligheten för attestansvarig i bedömning av avvikelserapportering, särskilt avseende rapportering av fyllnadstid, övertid och liknande men även gällande övrig kommunikation. En obligatorisk meddelandefunktion bedömer vi även ökar möjligheten till efterkontroll. Region Värmland 5 av 10
Införande av ovanstående hantering anser vi stärka den interna kontrollen i förbundet. Det gynnar enligt vår mening såväl anställda som attestansvarig och arbetsgivare. 2.2. Rutiner för uppföljning av frånvaro Frånvaro är ett av kontrollmomenten som stäms av både inför lönekörning samt företrädesvis i mellanperioden för lönekörningar. I kontrollen stäms i huvudsak eventuella förändringar eller justeringar av för att i möjligaste mån säkerställa att underlaget är uppdaterat och korrekt. Det kan vara frågan om sjukfrånvaro som behöver styrkas av sjukintyg eller sjukskrivning där datum för intyg snart löper ut. Ansvar för löpande bevakning ligger på närmaste chef. I samband med lönekörning kontaktas attestansvarig för att uppmärksammas om omständigheterna för åtgärd. Rutiner kring hantering och uppföljning finns vad vi erfar implementerat i verksamheten men i granskningen har ingen skriftlig rutin för hantering och ansvar observerats. Genom att upprätta en skriftlig rutin för hantering och uppföljning av frånvaro stärks rutinen och därmed tilltar den interna kontrollen. Vi ser även fördelar med ett proaktivt arbete för att minska och förhindra eventuella långtidssjukskrivningar i verksamheterna. En skriftlig rutin kan även stärka och tydliggöra ansvarsförhållandet i frågan genom att avgränsa ansvaret mellan enhetschef och lönehandläggare. 2.3. Anställda med mycket övertid Det finns en inbyggd funktion i Heroma som bevakar anställdas övertid. Indikationen blir synlig i bl.a. attestansvariges vy i Heroma. Det är chefens ansvar att följa upp en sådan uppgift. Det är även sedan oktober 2014 mer tydligt definierad för den anställde vilken övertid man har, när den arbetats in och vad som avser enkel respektive kvalificerad övertid. I granskningen av underlaget har vi observerat ett antal personer som erhållit ersättning för övertid. Ersättningen avser såväl enkel som kvalificerad övertid och observerade ersättningsnivåer varierar beroende på om det är enkel eller kvalificerad övertid samt den anställdes lönenivå. Ett antal av de personer som fått ersättningen har stämts av mot registrerad lön. Utifrån avstämning ovan bedömer vi hantering av övertid som i allt väsentligt korrekt. Enligt HR finns i dagsläget ingen skriftlig rutin för hantering utan det åligger attestansvarig att uppmärksamma och åtgärda signal om mycket övertid. Utifrån arbetsmiljö- och hälsoperspektiv borde en skriftlig rutin för avstämning av bl.a. övertid analyseras, av främst närmaste chef, med viss kontinuitet. Region Värmland 6 av 10
2.4. Höga respektive låga bruttolöner är rimliga I PA-systemet Heroma finns en förprogrammerad signal för hög lön, dels när den registrerats som månadslön, dels kommer betalas ut som ersättning. Nivån för utbetald hög lön är individuell och utgår från den anställdes registrerade lön, gränsen är satt till 1,5 x registrerad ersättning. Om en utbetalning skulle överstiga gränsnivån leder det till att systemet skickar ut en felsignal som kräver avstämning innan utbetalning utförs. Kontroll av hög bruttolön görs i samband med lönekörning varje månad, innan periodens slutgiltiga körning. Vid vår granskning av dataunderlaget har vi observerat ett antal höga löner. Det är enligt underlag ersättning för bl.a. månadslön och lön inklusive semester. Det finns även ett antal personer med relativt låga belopp. Ett antal har stämts av för att bedöma rimligheten, inga avvikelser har observerats stickproven. Någon kontroll av låg lön har inte observerats i granskningen. Däremot finns ett antal spärrar och kontroller inlagda i systemet för att begränsa risken för väsentligt felaktiga utbetalningar. Dock kan spärrar hävas och felsignaler måste inte åtgärdas. Vad vi erfar finns inga rutiner för hur sådana avvikelser ska hanteras. Rutin för hur hävning eller beslut om att inte åtgärda felsignal för bl.a. hög lön bör införas för att öka spårbarhet i hantering av väsentliga avvikande händelser. 2.5. Ersättning obekväm arbetstid är rimlig Vad vi erfar görs ingen schemalagd kontroll av om ersättningen för om Obersättning är rimlig. Chefer med attestansvar har på sin chefsvy i Heroma tillgång till uppdaterade listor med de kostnader som belastar deras ansvar. Möjlighet finns även till att lönehandläggaren kan göra en provkörning av lön vid behov för att kunna göra en nivåbedömning. Förbundet använder fyra olika nivåer för ersättning för obekväm arbetstid: OBkväll, OB-natt, OB-helg och OB-storhelg. Samtliga har observerats i underlaget, främst helg men även övriga nivåer. Ersättningsnivåerna har rimlighetsberäknats och vad vi erfar är nivåerna för ersättning rimliga. Nivåerna har även stämts av med lönehandläggare inom förbundet och bedöms utgå från fastställda nivåer. Utifrån utförd kontroll bedöms förbundets observerade ersättningsnivåer i allt väsentligt korrekta. I likhet med tidigare bedömningar rekommenderar vi att någon form av dokumenterat avstämningskrav bör finnas på cheferna för att säkerställa nivån av intern kontroll och finansiell bevakning av vad som belastar verksamheten. Region Värmland 7 av 10
2.6. Heltidsanställda arbetar ej fyllnadstid Fyllnadstid har endast anställda med deltidsmarkering rätt till. Tiden motsvarar antalet timmar upp till heltid. Tid därutöver är övertid. I Heroma finns en kontroll förprogrammerad för bevakning av fyllnadstid. Lönearten blir per automatik omvandlad till övertid av systemet om det är en person med heltidsanställning som arbetat mer än registrerat schema. Kontroll av fyllnadstid utförs i samband med attest av tid i självservice. I analysen av underlaget observerar vi ett antal personer som erhållit ersättning för fyllnadstid. Vid avstämning av några av dessa framgår att vid tidpunkten för ersättningen arbetade personen inte heltid. Hanteringen avseende fyllnadstid bedöms utifrån utförd kontroll i allt väsentligt korrekt. I granskningen har ingen skriftlig kontroll av fyllnadstid observerats, däremot anses kontrollen bestå i den bedömning som görs i samband med attest av tiden. I likhet med vad som rekommenderas i tidigare avsnitt skulle krav på meddelande vid avvikande rapportering öka möjligheten till kontroll, spårning och utvärdering. Vi anser att krav på avstämning och uppföljning av fyllnadstid respektive övertid bör införas för att hålla personalen under uppsikt vilket är av särskilt vikt ur ett hälso- och arbetsmiljöperspektiv. Hanteringen bedömer vi även innebär fördelar genom större kontroll av verksamhetens organisation, dess behov och finansiella belastning. 2.7. Reducerad lön i motsvarande omfattning Vid en förändring av anställningens omfattning ska lönen justeras. Den anställde gör normalt anmälan via självservice som närmaste chef ska attestera och även precisera vad det avser. Denna hantering gäller i huvudsak vid tillfällig förändring av anställningen. Därefter kan HR-konsult alternativt lönehandläggare justera uppgifter i anställningsunderlaget i Heroma. Vid permanent förändring av exempelvis sysselsättningsgrad sker förändringen i den anställdes anställningsavtal som sedan i likhet med ovan justeras av antingen HR-konsult i förbundet eller löneadministratören i kommunen. Det ligger sedan till grund för beräkning av periodens ersättningsnivå. I underlaget som granskats finns det ett antal personer med nedsatt sysselsättningsgrad. I huvudsak överensstämmer reducerad utbetalning med andel av månadslön. Ett antal av avvikelserna har stämts av mot uppgifter i Heroma. De beror i huvudsak på att utbetald ersättning inte alltid grundats på ny lönenivå utan att korrigering gjorts i efterföljande utbetalning. Utifrån genomförd granskning bedöms förbundets hantering av reducerad arbetstid och därmed reducerad ersättning i allt väsentligt överensstämma. Region Värmland 8 av 10
2.8. Antal semesterdagar överstiger ej 40 dagar Avstämning av antalet semesterdagar görs eftersom en anställd inom kommun, landsting och förbund, enligt Allmänna bestämmelsen (AB) får spara maximalt 40 semesterdagar. Utifrån det underlag vi fått från Karlstads kommun görs en avstämning av antalet semesterdagar. I systemet finns en förprogrammerad avstämning som görs i anslutning till årsslutet. De sparade semesterdagar som överstiger 40 betalas ut i februari. I analys av underlag från personalsystemet påträffas ett antal personer med mer än 40 sparade semesterdagar. Flertalet av dessa har mellan 43 och upp till 60 sparade semesterdagar. Antalet dagar för dessa personer har stämts av mot uppgift i Heroma och vi kan utifrån systemet se att överstigande dagar betalats ut i februari. Vi bedömer utifrån granskat underlag att förbundet har tillförlitliga automatiserade rutiner för avstämning av sparade semesterdagar. Någon övrig avstämning av semesterdagar har inte observerats. Vi anser att förbundet bör införa avstämning av personalens semesteruttag efter semesterperiodens slut för att säkerställa att lagstadgat rätt till sammanhängande ledighet uppfyllts. 2.9. Personer med samma utdelningsadress i personregistret Grunden till att en sådan kontroll kan vara tillämplig ur ett internkontrollperspektiv är att det bör anses som olämpligt om en familjemedlem attestera en annan familjemedlems tidrapporter. För att begränsa möjligheten och även i förebyggande syfte motarbete risken för bl.a. förtroendeskada, vilket även drabbar familjemedlemmarna, bör en sådan kontroll tillämpas. I granskningen av de rutiner och riktlinjer vi tagit del av har ingen sådan avstämning eller kontroll observerats. Vi har observerat ett antal anställda i förbundet som bor på samma adress. Vi har därefter stämt av om de har samma arbetsplats i organisationen och om en av dem har attestansvar för tidsrapportering där. Skulle en av personerna ha ett sådant ansvar vill vi säkerställa att de inte attesterar den anhöriges tider. I utfallet kan vi inte se att det något sådant förhållande föreligger. Enligt HR finns i dagsläget ingen skriftlig rutin för hantering av anställda som är anhöriga eller bor på samma adress där en av dem har attestansvar för den andre. I dagsläget är det inte någon aktuell fråga då man enligt uppgift inte har någon sådan situation men problematiken kring frågan har lyfts inom funktionen och i chefsgruppen. Skriftliga rutiner för ovanstående hantering med begränsande attesträtt bör upprättas för att säkerställa dels korrekt hantering men även för att förmedla vikten Region Värmland 9 av 10
av aktsamhet samt för att säkerställa förtroendet för förbundet och minimera risken för förtroendeskada. Fråga är även av stor vikt i samband med rekrytering. 2.10. Lön betalas inte ut efter Anställd tom I lönesystemet finns en spärr för att förhindra att utbetalning av ersättning sker efter angivet till och med datum. Att en utbetalning sker månaden efter upphörandet är inget anmärkningsvärt eftersom slutlön oftast regleras först månaden efter tjänstens upphörande för att invänta eventuella efterjusteringar. Anställd till och med finns med som bevakning varför det i lönekörningen blir uppmärksammat om en tidsbegränsning är på väg att löpa ut. I de fall en slutreglering behöver äga rum efter denna tid krävs att uppgifter efterdateras i PAsystemet för att möjliggöra en utbetalning. Vi har i underlaget endast observerat ett mindre antal väsentliga utbetalningar som skett längre framåt i tiden än en månad efter att tjänsten avslutats. De ersättningar som betalats avser vad vi erfar slutreglering av ersättning. I granskningen har vi inte observerat någon rutin för hur en efterjustering efter mer än en månad ska hanteras. Vår rekommendation för att öka spårbarhet och intern kontroll är att upprätta en skriftlig rutin för hantering av efterjusteringar enligt ovan. 2.11. Makulering, justering och korrigering sker i normal omfattning Nivån av makulering, justering och korrigering bedöms i allt väsentligt normal. Löneenheten försöker i möjligaste mån begränsa antalet justeringar mellan planerade avstämningar för att begränsa dessa till tidpunkten runt lönekörning. Det förekommer situationer då det kan vara aktuellt med justering i de fall det anses som absolut nödvändigt, särskilt för den anställde. 2014-10-30 Anette Fagerholm Projektledare Lars Dahlin Uppdragsledare Region Värmland 10 av 10