SIGNERAD 2015-10-07 Malmö stad Stadskontoret 1 (6) Datum 2015-10-21 Vår referens Jenny Theander Sekreterare Jenny.Theander@malmo.se Tjänsteskrivelse Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö Folkhälsopolicy nu fråga om struktur för arbetet med att nå social hållbarhet STK-2015-360 Sammanfattning Föreliggande utredning tar sin utgångspunkt i två uppdrag, ett med syfte att se över och eventuellt revidera Malmö stads folkhälsopolicy och ett med syftet att se över struktur och organisering för Malmö stads preventionsarbete. Utredningen visar på ett behov att i större utsträckning lägga fokus vid social hållbarhet som mål för arbetet och ett förslag till en struktur för arbetet med social hållbarhet föreslås därför. Strukturen omfattar tre delar; definition av relevanta begrepp och hur de förhåller sig till varandra (vad), ett systematiskt arbete med utgångspunkt i PDSA-cykeln (hur) samt ett förslag på viktiga delar i en organisation för att kunna bedriva det systematiska arbetet och för att förtydliga roller och ansvar (vem). Förslag till beslut Beredningen för kultur, fritid och folkhälsa föreslår kommunstyrelsen besluta att utan eget ställningstagande sända ärendet på remiss till samtliga nämnder, helägda bolag samt berörda fackliga organisationer för ställningstagande kring föreslagna struktur för det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Beslutsunderlag G-Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö - Folkhälsopolicy - nu en fråga om Struktur för arbetet med att nå social hållbarhet Beslutsplanering Beredningen för kultur, fritid och folkhälsa 2015-10-13 KS Arbetsutskott II 2015-10-19 Ärendet Inledning Under de senaste åren har hållbarhetsperspektivet fått starkt fäste i diskussioner på såväl internationell, nationell, regional som lokal nivå, och Malmö är inget undantag. Malmö stads budget för 2016 framhåller betydelsen av arbetet för en ur alla aspekter hållbar stad och att staden genom kunskapsallianser med forskning, civilsamhälle, näringsliv och andra myndigheter ska arbeta vidare i Malmökommissionens anda för att uppnå social hållbarhet.
2 (6) Det pågår ett brett arbete inom ramen för social hållbarhet. En del pågår sedan tidigare och ligger i flera fall som en del i ordinarie verksamhet, andra utredningar och processer har initierats under senare tid bland annat som en del av Det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Arbetet har i flera fall kommit så långt att det nu finns ett behov av att stanna upp för att identifiera var och hur dessa pågående processer påverkar varandra och ett behov av att utforma en struktur som långsiktigt och integrerat håller samman Malmö stads arbete för ett socialt hållbart Malmö En gemensam struktur för arbetet med att nå social hållbarhet ger förutsättningar för att olika delar av organisationen går i samma riktning och bidrar också till att kvalitetssäkra arbetet. Det skapar också bättre förutsättningar för ett mer kostnadseffektivt arbete. En struktur gör arbetet mindre sårbart och synliggör vad som ska göras, hur det ska göras och vilken organisation detta förutsätter - tre nödvändiga delar för att säkerställa att arbetet blir effektivt och hållbart över tid. En sådan struktur utgör en paraply för arbetet med att nå social hållbarhet i Malmö stad och ger förutsättningar för att implementera Malmökommissionens slutsatser som sedan kommit att bli Det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. En gemensam struktur bidrar till att skapa en helhetsbild som gör det möjligt att kommunicera en tydlig bild av Malmö stads arbete såväl internt som externt. Genom att anpassa strukturen till Malmö stads styr- och ledningssystem blir det integrerat i det ordinarie arbetet och uppföljningen sker genom den ordinarie målkedjan, årligen via rapportering utifrån aktiviteter, åtaganden och nämndsmål och på lång sikt via den hållbarhetsrapportering som är under utveckling i Malmö stad. I såväl rapporten Closing the gap in a generation (2008) som i Malmökommissionen slutrapport är utgångspunkten att arbeta för minskade skillnader i hälsa. Hälsa utgör en av de viktigaste förutsättningarna för individens möjligheter till utveckling, t ex genom utbildning, förvärvsarbete och sociala relationer. Oskäliga skillnader i hälsa är dels samhällsekonomiskt kostsamt, dels är de inte etiskt försvarbara i termer av att det finns kunskap om lösningarna. Det är därför avgörande att de insatser som initieras och genomförs i syfte att minska de strukturella hälsoskillnaderna inte riskerar att ge negativa effekter. Det kan innebära att valet blir att avstå helt till dess att detta kan säkerställas. Insatser tar också resurser i anspråk, såväl ekonomiska som personella, och måste därför också vara effektiva, det vill säga ge de positiva effekter som eftersträvas. Det förutsätter att insatser som används ska ha visat sig vara effektiva i forskning, och innovativa ansatser blir möjligt då de sker i samverkan med forskningen och då ansatsen bygger på en väletablerad teori. Ett effektivt arbete, som ger störst nytta för Malmöborna och som ur ett ekonomiskt perspektiv ger mest nytta för varje investerad krona, förutsätter därför en struktur som bidrar till förståelsen kring hur Malmö stad tar tillvara på det som görs och fungerar effektivt, om hur det nya utvecklar, kompletterar eller ersätter befintligt arbete och om att prioritera det som fungerar och våga ta bort det som inte gör det. Befintliga resurser behöver också fördelas på ett sätt som stödjer ett sådant förhållningssätt. En struktur som beskrivs ovan förutsätter i sin tur ett ledarskap som har kunskap om hållbarhetsarbete och mod att prioritera. I flera fall kan det handla om att prioritera bort pågående aktiviteter/insatser till förmån för ett mer evidensbaserat och systematiskt arbete som med större säkerhet leder till goda resultat. Följande tjänsteskrivelse behandlar den utredning som gjorts gällande en struktur för arbetet med att nå social hållbarhet. Utredningen har sin grund dels i utredningsuppdraget gällande en
eventuell revidering av Malmö stads folkhälsopolicy (STK-2014-1204) dels i ett uppdrag gällande organisation och struktur för preventionsarbetet i Malmö stad. Utredningen har tydliga kopplingar till flera andra pågående processer och utredningar, bland annat utredningen Kvalificerat analysarbete av den epidemiologiska bevakningen (STK-2014-1210) och stadskontorets pågående pilotarbete i stadsområde Öster kring styrsystemet Communities that Care (CTC). 3 (6) I utredningen Kvalificerat analysarbete av den epidemiologiska bevakningen sammanfattas förutsättningarna för en långsiktigt hållbar och funktionell epidemiologisk bevakning i Malmö stad för att kunna planera och följa upp arbetet som bedrivs för ett socialt hållbart Malmö. Tre viktiga utvecklingsområden för att möjliggöra en långsiktigt hållbar och funktionell epidemiologisk bevakning i Malmö stad identifieras i utredningen; 1) säkerställ förbättrad struktur för hantering av data och statistik, 2) koordinera analys och uppföljning samt 3) utveckla epidemiologisk bevakning som beslutsunderlag. Alla dessa tre utvecklingsområden berör strukturen för arbetet med social hållbarhet i staden som behandlas i föreliggande utredning. CTC är ett styrsystem för att kvalitetssäkra preventionsarbete i ett avgränsat lokalt område. Genom att arbeta enligt CTC blir det tydligt både vad som ska göras, hur det ska göras och vilken organisering detta förutsätter på lokal nivå. I systemet ingår en struktur för datainsamling av riskoch skyddsfaktorer samt en analys av problem och tillgångar i det lokala området som ligger till grund för prioriteringar av insatser. Eftersom CTC ger förutsättningar för god organisering av lokalt förebyggande och hälsofrämjande arbete med syfte att stärka den sociala hållbarheten i staden är arbetet tydligt kopplat till föreliggande utredning. Utredningen Föreliggande utredning tar sin utgångspunkt i två uppdrag, en med syfte att se över och eventuellt revidera Malmö stads folkhälsopolicy och en med syftet att se över struktur och organisering för Malmö stads preventionsarbete. Utifrån syftet med dessa två uppdrag görs i utredningen en nulägesanalys, samt en beskrivning av en önskvärd framtidsbild för arbetet. Framtidsbilden lägger i större utsträckning fokus vid social hållbarhet som mål för ett systematiskt arbete och ett förslag till en struktur för arbetet med social hållbarhet föreslås därför. I utredningen har representanter från övriga förvaltningar i Malmö stad involverats genom intervjuer med en eller flera representanter från 16 av Malmö stads 17 förvaltningar. Utredningen har genomförts av en arbetsgrupp med representanter från stadsområdena samt stadskontoret. En struktur Den föreslagna strukturen för arbetet med social hållbarhet består av tre delar; definition av relevanta begrepp och hur de förhåller sig till varandra (vad), ett systematiskt arbete med utgångspunkt i PDSA-cykeln (hur) samt ett förslag på viktiga delar i en organisation för att kunna bedriva det systematiska arbetet och för att förtydliga roller och ansvar (vem). Målen i Malmö stad är högt satta Malmö ska bli en socialt hållbar stad. Strukturen har som syfte att vara ett stöd för att arbeta med aktiviteter inom ordinarie styr- och ledningssystem, i syfte att uppfylla kommunfullmäktigemål och nämndsmål. Syftet är att strukturen ska vara landningsbana för flera pågående utredningar och uppdrag bland annat de som utgår från arbetet inom ramen för Det vidare arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Strukturen är inte komplett utan visar på de behov som finns idag. Luckorna i strukturen kommer att fyllas på efterhand som bland annat utredningar blir klara.
Definition Den första delen av strukturen bygger på behovet av en gemensam bild av vad som avses med de begrepp som kommuniceras, så som social hållbarhet, prevention och folkhälsa. Social hållbarhet är det begrepp som kommuniceras såväl nationellt som internationellt. Sverige har dock fortfarande ett övergripande nationellt mål för folkhälsoarbetet med elva målområden. Under våren 2015 tillsatte regeringen en nationell kommission med syftet att utjämna skillnaderna i hälsa. Förhoppningen är att det arbetet också kan vara vägledande för begreppsdiskussionen och det fortsatta arbetet med social hållbarhet. Även i Malmö är social hållbarhet det begrepp som kommuniceras utifrån Malmökommissionens arbete och det som är bärande i Malmö stads budget för 2015 och 2016. 4 (6) Utredningen visar att det finns ett behov av att tydligare definiera innehållet i social hållbarhet och att skapa en samsyn i Malmö stad kring vilka begrepp som används, samt att visa på kopplingen mellan dem. I utredningen föreslås att den definition av social hållbarhet som lyftes i Utredning gällande integrering av hållbarhetsperspektivet i stadens styr- och ledningssystem samt indikatorer för uppföljning (STK-2015-37) används som utgångspunkt i arbetet framåt. Ett socialt hållbart samhälle är ett samhälle med jämlika förutsättningar för ett bra liv, en trygg uppväxt, utbildning, arbete och bostad. Ett samhälle som inte äventyrar framtida generationers möjligheter att tillgodose sina behov. För att nå ett socialt hållbart Malmö förutsätts ett systematiskt arbete. Det handlar även om en samlad kommunikation kring hur social hållbarhet relaterar till andra perspektiv som jämställdhet, barnperspektiv och antidiskriminering samt till de andra hållbarhetsdimensionerna. För att gå från begrepp till handling kan det pågående arbetet med att utveckla en hållbarhetsrapport för Malmö stad vara ett stöd. I det arbetet identifieras ett antal indikatorer som ska följas över tid i Malmö och visa på Malmös utveckling mot en hållbar stad, bland annat fördelningen av hälsa i staden. Även de två övergripande rekommendationerna Att inrätta en social investeringspolitik som kan utjämna skillnaderna i levnadsvillkor och göra samhällsystemen mer jämlika och att förändra processerna genom att skapa kunskapsallianser och demokratiserad styrning som kommunstyrelsen antog i mars 2014 ger viktiga inspel till innehållet i social hållbarhet. En uppföljning av arbetet utifrån de övergripande rekommendationerna genomfördes under våren 2015 (STK-2015-350)och ger ytterligare information om vilken typ av stöd Malmö stads förvaltningar och bolag behöver för att omsätta rekommendationerna och social hållbarhet i det dagliga arbetet. Systematiskt arbete Befintlig folkhälsopolicy omfattar en beskrivning av en struktur och organisation för folkhälsoarbetet, men besvarar inte frågan hur. Den andra delen av strukturen syftar därför till att skapa en tydlighet kring hur arbetet ska integreras i organisationen. För att bidra till kommunfullmäktigemålen och möjliggöra en bedömning av graden av måluppfyllelse är det därför en förutsättning att arbetet som bedrivs utgör en del av ordinarie styrsystem: Tydliga målkedjor och roller skapar förutsättningar för en god verksamhetsplanering samt möjliggör bättre resursutnyttjande. När planer, policys och handlingsplaner tas fram ska dessa ha sin utgångspunkt i Malmö stads vision och kommunfullmäktigemålen. Av föreliggande utredning beskrivs ett behov av ett systematiskt arbete för att uppnå social hållbarhet. Om organisationen menar allvar med ambitionen om ett socialt hållbart Malmö, måste rätt förutsättningar ges för att bedriva arbetet. Det är först när alla led i organisationen får rätt
förutsättningar, resurser och verktyg för att arbeta som den kan göra skillnad och bidra till måluppfyllelse. De delar som förvaltningarna ser ett utvecklingsbehov kring för att systematisera arbetet, ligger väl i linje med de processer som en PDSA-cykel omfattar. Det handlar om planering, genomförande, uppföljning och lärande. 5 (6) Nyttjandet av forskning och statistiskt underlag är en viktig utgångspunkt i planerings- och prioriteringsarbetet. Bland annat utredningsuppdraget kring epidemiologisk bevakning kan bidra med det. Även arbetet med hållbarhetsintegrering inom vilket det ska utvecklas en modell för prioriteringar samt stadskontorets uppdrag att göra beräkningar på sociala investeringar är relevanta för arbetet med planering och prioritering. I genomförandefasen mäts och dokumenteras effekterna av insatserna löpande. Förändringarna eller aktiviteterna testas med fördel i liten skala och goda effekter skalas upp när samtliga fyra delar av det systematiska arbetet har genomförts. Social hållbarhet genomsyrar flera av Malmö stads kommunfullmäktigemål, och kommer enligt målstyrningen därför också att utgöra en viktig del då dessa bryts ned i nämndsmål, åtaganden och aktiviteter i verksamheterna. En systematisk uppföljning av arbetet är en förutsättning för att bedöma om det ger önskat utfall relaterat till uppsatta mål. Det pågår bland annat två utredningsuppdrag som är relevanta i detta sammanhang, det ena är att utreda samverkan med universitet och högskolor och det andra är att utreda samverkan utifrån olika metoder, där bland en metodbok om forskningscirklar kommer att utarbetas. Uppföljningen av det systematiska arbetet bör ske inom ordinarie uppföljningssystem, det vill säga utifrån nämndsmål och kommunfullmäktigemål. Den epidemiologiska bevakningen blir viktig även i uppföljningsfasen. Bland annat för att möta de behov av hälsodata av god kvalitet som behövs för en kontinuerlig uppföljning av effekterna av kommunfullmäktigemålen. Utifrån förvaltningarnas behov av ett förvaltningsövergripande arbete kring olika underlag inom social hållbarhet är det rimligt att stadskontoret, utifrån stadskontorets formella uppdrag, förstärker sin samordnande roll genom att stödja utvecklingen av samverkansformer mellan förvaltningarna och tillsammans med externa aktörer. En lärande organisation är en organisation i ständig förvandling som anpassar sig efter omvärldens krav och de utmaningar den står inför. Det innebär att reflektera, anpassa sig och växa med uppgiften och ta tillvara medarbetarnas kompetens. Endast de aktiviteter eller förändringar som skapar värde för medborgarna ska genomföras. Den lärande organisationen kännetecknas av samverkan och helhetssyn, inte stuprör- och sektorstänkande. Ledarskapet är bärare av den lärande organisationen. Organisation Den tredje delen av strukturen beskriver hur organisationen ska utformas så att den garanterar att nödvändiga resurser och rätt kompetens finns tillgängliga, att stabila samverkansformer gynnar arbetet, en utvecklad dialog internt såväl som externt samt en tydlighet i roller och ansvar. Malmökommissionen lyfter bland annat ett behov av att utgå från orsaker snarare än utfall och lyfter, genom en av sina rekommendationer, behovet av att flera aktörer ingår kunskapsallianser för att driva arbetet framåt. Det finns ett antal utgångspunkter som är särskilt viktiga att beakta i det fortsatta arbetet och som framtida samverkansformer bör stödja. Det avser att; - fokus bör ligga på bakomliggande faktorer. - komplexa utmaningar förutsätter fler aktörer i samverkan. - arbetet behöver ske på mikronivå (t ex mindre geografiska områden).
- medborgarperspektivet behöver vara en del i det kontinuerliga arbetet. 6 (6) De samverkansformer och arbetssätt som etableras ska bidra till en utveckling av kärnverksamheterna och att bidra till att organisationen i större utsträckning göra medvetna val och prioriteringar. Evidens och innovation ska kunna gå hand i hand och en bredd av aktörer bidrar till samhället och dess utveckling, även medborgarna. Den struktur som presenteras föreslås vara utgångspunkt för det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Strukturen förväntas bidra till att alla verksamheter arbetar i samma riktning samt ge stöd för att systematisera arbetet och säkerställa att det som utförs ger önskvärda effekter. Det är i detta sammanhang viktigt att ta del av nämndernas synpunkter och ställningstagande kring strukturen och dess innehåll. Ansvariga Birgitta Vilén-Johansso Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör