Consulting Storage Software Services Training Introduktion
Scan Modul System Scan Modul System Scan Modul System erbjuder en genomgripande optimering av hela försörjningskedjan, med hjälp av egenutvecklade produkter och tjänster. Vårt mål är att använda vår kunskap och erfarenhet, som vi byggt upp under 40 år, till att förbättra förutsättningarna för alla som ingår i försörjningskedjan, tvärs av organisationen. Utarbetade metoder Scan Modul System är en del av Stanley Works Corporation. Stanley Works starka globala närvaro och mångsidiga natur gör det möjligt för Scan Modul System att finna källorna och att dra nytta av utarbetade metoder för logistik inom ett stort antal branscher och marknader. Arbetsflödena i dessa branscher och marknader har integrerats med våra lösningar för program- och maskinvara. Ledande standard Vår globala närvaro säkrar att alla nationella lagar och regler uppfylls i alla våra produktlinjer. Detta har resulterat i en revolutionerande och branschledande transport- och lagringsplattform för effektiv lagring och funktionalitet. Ny teknik Den innovativa integrationen för insamling av information genom RFID(Radio Frequency Identifikation) skapar värden tvärs över våra produktlinjer och tillför en ny dimension till programmet genom automatiserad bearbetning av information i realtid. I 40 år har vi varit den ledande verksamheten internationellt av kompletta försörjningssystem för medicinska förbrukningsartiklar. Denna broschyr beskriver lagerstyrningsprogrammet SpaceTRAX, en nyhet när det gäller värdeintensiva arbetsflöden och kontroll av högvärdelager på kliniska avdelningar, som placerar oss i front av innovativ lagerstyrning och förvaring. Kontakta en av våra säljavdelningar (se broschyrens baksida), om du vill ha ytterligare information om SpaceTRAX eller om du vill beställa en demonstration. Scan Modul System 3
Scan Modul System presenterar Få mera klinisk tid till patienterna och uppnå full kontroll över ditt värdefulla varulager Scan Modul System 5
Fråga: Vad är SpaceTRAX och på vilket sätt kan det underlätta för mitt sjukhus och mina medarbetare? ungefärliga uppskattningar Minimera investeringen Maximera besparingarna databashantering Svar: SpaceTRAX är en dokumenterad lösning på lagerstyrning, baserad på utarbetade metoder SpaceTRAX är dokumenterad lösning, som understöder arbetsgången i förbindelse med lagerstyrning och därmed sparar kliniska avdelningar hundratusentals kronor varje år, genom att reducera överflödiga lager, sänka de administrativa kostnaderna, öka omsättningshastigheten på lagret och eliminera förluster på grund av utgågna artiklar. onödiga rutiner Automatisera rekvisitionsförslagen Enkel sortimentshantering Minska hanteringstiden Förbättra leverantörsförhandlingarna Med SpaceTRAX har du allt du behöver. Förbättra patientsäkerheten Minska lagervärdet artiklar som tar slut Förbättra lönsamheten överlager artiklar som inte används Scan Modul System 7
Fördelar med SpaceTRAX Automatiserade rekvisitionsförslag De gränsvärden, som utlöser en beställning, optimeras med hjälp av förbrukningsstatistiken. Ett rekvisitionsförslag kan när som helst skapas för att hantera efterfrågan. Minskad hanteringstid När du skannar tillverkarnas streckkoder känns de allra flesta artiklar igen tack vare den globala onlinedatabasen. Ytterligare streckkoder behöver inte skrivas ut och inga ytterligare måste anges manuellt vid leverans. leverans Förbättrade leverantörsförhandlingar Olika rapportverktyg ger dig förstahandsinformation om dina inköp och hur artiklarna är fördelade per leverantör. Det är värdefull information när du skall förhandla om volym- och prisrabatter. inköp Enkel sortimenthantering Den höga igenkänningen av artiklar gör det lätt att lägga till artiklar till ditt sortiment eller ta bort artiklar som inte rör sig långsamt eller inte alls utifrån förbrukningsstatistik. Förbättrad patientsäkerhet Patientsäkerheten förbättras i relation till lagerstyrningen eftersom utgågna artiklar tas bort och återkallningsprocessen från leverantören underlättas. lager Minskat lagervärde I och med att allt in- och utgående material spåras på artikelnivå, kan materilaflödet stramas upp och lagernivån sänkas. Det innebär inta bara minskade lager och lägre lagervärde utan frigör också pengar och reducerar kostnaderna. användning Förbättrad lönsamhet Genom effektivare administration och maximerad avstämning av motsvarande hanteringskostnader på proceduren. Maximerade besparingar Eftersom artiklarna övervakas med hjälp av unika identifierare och utgångsdatum kan programmet automatisera FIFO-hanteringen med hjälp av den insamlade informationen. På så vis minskar du varuförluster på grund av utgångna produkter. Scan Modul System 9
Fallstudie Röntgenavdelningen vid Universitetssjukhuset i North Staffordshire, Storbritannien Innan SpaceTRAX -systemet sattes i drift vid avdelningen för interventionsradiologi vid universitetssjukhuset i North Staffordshire gjordes alla beställningar manuellt. Alla lagerhanteringsuppgifter var väldigt tidskrävande och därmed dyra. På avdelningen för interventionsradiologi som även omfattar neuroradiologi fanns 844 olika artikelnummer med ett inköpspris på ungefär 986.000 euro om året. Med SpaceTRAX förbättrades inte bara lagerhanteringen utan sjukhuset tjänade dessutom både tid och pengar. Tiden som personalen på avdelningen lägger ned på lagerhantering har minskat med 31 procent, vilket har sänkt den årliga personalkostnaden med 6.500 euro. Systemet har varit i drift i tre månader och redan på denna korta tid har lagernivåerna dokumenterat sänkts med 101.000 euro eller 20 procent. Det innebär i sin tur 5.300 euro lägre lagerkostnader per år. Mark Smith som är gruppledare på avdelningen är av uppfattningen att lagernivåerna fortfarande är för höga i förhållande till förbrukningen men han räknar med ytterligare sänkta lagernivåer. SpaceTRAX tillhandahåller en mängd olika sorters Jag är extra entusiastisk vad gäller de funktioner i SpaceTRAX som gör att vi kan tilldela artiklar till enskilda ärenden. Det hjälper oss också i kravet att dokumentera produktionens kostnad och kvalitet fullt ut." Viktiga siffror Systemet gör att listan med artiklar som ska beställas uppdateras hela tiden men det fastställer inte när. Istället ges avdelningspersonalen möjlighet att göra beställningar när behov uppstår vilket leder till koordinerad lagerhantering för beställning och planering å den ena sidan, och omsorg om patienterna å den andra. Detta gör att systemet är mycket flexibelt. Mark Smith är extra entusiastisk när det kommer till de funktioner i SpaceTRAX som gör att artiklar kan tilldelas enskilda ärenden. Det innebär att det brittiska hälsodepartementets krav på att de två systemen PbR (betalning efter resultat) och PLICS (informations- och kostnadssystem på patientnivå) ska införlivas i de medicinska delarna av det brittiska sjukvårdssystemet NHS kan efterlevas. I det brittiska sjukvårdssystemet kan Smith kräva tillbaka kostnaderna via så kallade HRG-koder tack vare informationen som kommer direkt från SpaceTRAX. Det garanterar att avdelningen får betalt för de behandlingar som Före Efter 3 månader Förbättring Genomsnittligt lagervärde 496.000 395.000 20 % Lagerhantering, h/vecka 19,5 timmar 13,5 timmar 31 % 23.000 3.900 83 % Utgågna artiklar/år Driftsbesparingar och räntabilitet Årliga besparingar med SpaceTRAX 1) Avkastning på investering Mark Smith, röntgentekniker och gruppledare. Universitetssjukhuset i North Staffordshire i Storbritannien hinner gå ut och därmed minska spillet med ungefär 80 procent, eller 19.100 euro per år. Avkastning på investering i månader Genomsnittlig förtjänst per dag 2 År 1 År 2 År 3 138.000 31.000 31.000 839 % 224 % 224 % 1,4 5,4 5,4 327 47 47 1) Direkta driftsbesparingar innebär bland annat minskade lagernivåer och lagerföringskostnader, färre artiklar som gått ut och sänkta personalkostnader. 2) Direkta driftsbesparingar minus investering i SpaceTRAX. uppgifter, till exempel olika typer av hanteringsrapporter, ärendekostnader, månatliga lagervärden, utgångsrapporter och så vidare. Smith tror att systemet har förbättrat lagerstyrningen avsevärt, speciellt för honom själv som gruppledare. Det ger honom bättre inblick och ökad tillit till de tillgängliga lagernivåerna. Även antalet manuella beställningar har minskat. utförts. Med SpaceTRAX -verktygen för ledningsrapportering kan rapporter skapas för genomsnittliga ärendekostnader. Personalen på avdelningen för interventionsradiologi vid universitetssjukhuset i North Staffordshire är mycket nöjda med SpaceTRAX -systemet. De olika personalgrupperna lärde sig snabbt att använda systemet och uppskattar hur det ökar effektiviteten för deras del i lagerhanteringen. Enlig Smith är rapporten Utgående artiklar "en av SpaceTRAX -systemets bästa och mest värdefulla funktioner". I rapporten visas alla artiklar med nära förestående utgångsdatum. Med hjälp av rapporten Utgående artiklar förväntas avdelningen kunna minska antalet artiklar som Gruppledaren Mark Smith är extra nöjd med att lagerstyrningen förbättrats, att antalet timmar som läggs på lagerhantering har minskat och att avdelningen lyckats sänka sina kostnader sedan SpaceTRAX -systemet sattes i drift. Scan Modul System 11
Fallstudie Kardiologiska kliniken på Centrallasarettet i Västerås Innan SpaceTRAX sattes i drift vid den kardiologiska kliniken på Centrallasarettet i Västerås var det genomsnittliga lagervärdet 270.000 euro, varav 26 procent var konsignationslager. "Det var uppenbart att avdelningens lager var alldeles för stort, men det var ingen som visste hur mycket för stort det var eller vilka produkter vi hade för många av", förklarar chefsläkare Ortwin Herterich. I och med att SpaceTRAX sattes i drift fick man fullständig inblick i alla dessa poster: förbrukning, kvantitet i lager, pris, utgångsdatum, högsta och lägsta lagernivå och så vidare. Enligt Herterich gjorde denna inblick att man kunde förbättra lagerhanteringen avsevärt. Efter tre månader hade det genomsnittliga lagervärdet sänkts till 180.000 euro, eller med 33,5 procent. Denna lägre lagernivå innebär en engångsbesparing på 90.000 euro och att den årliga Viktiga siffror kassera artiklar till ett värde av 20.000 euro vilket innebär 1,7 procent av den totala inköpssumman varje år. Sedan SpaceTRAX implementerades har antalet artiklar som gått ut minskat avsevärt "eftersom systemet ständigt ger oss automatiska uppdateringar om vilka produkter som snart går ut. Nu har vi ett verktyg som gör att vi kan använda de äldsta artiklarna först och markera de artiklar som går ut snart", säger Herterich. Med hjälp av detta och de många andra verktygen i SpaceTRAX kan personalen se till att det som finns på lager och det som beställts är rätt artiklar och rätt antal. Det minskar antalet artiklar som måste rensas bort ytterligare och leder till att den Kardiologiska kliniken sparar 18.000 euro (90 %) per år. Före Efter 3 månader Förbättring Genomsnittligt lagervärde 270.000 180.000 34 % Lagerhantering, h/vecka 35,7 timmar 8,2 timmar 77 % 20.000 2.000 90 % Utgågna artiklar/år Driftsbesparingar och räntabilitet Årliga besparingar med SpaceTRAX 1) Avkastning på investering Avkastning på investering i månader Genomsnittlig förtjänst per dag 2) År 1 År 2 År 3 144.000 54.000 54.000 717 % 359 % 359 % 1,7 3,3 3,3 339 106 106 1) Direkta driftsbesparingar innebär bland annat minskade lagernivåer och lagerföringskostnader, färre artiklar som gått ut och sänkta personalkostnader. 2) Direkta driftsbesparingar minus investering i SpaceTRAX. Systemet innebär att vi får fullständig kontroll över lagret och statistiska bevis som hjälper oss att få en bättre underbyggd orderhantering." Ortwin Herterich, chefsläkare Centrallasarettet i Västerås lagerkostnaden minskas med 4.500 euro. På den kardiologiska avdelningen vid Centrallasarettet i Västerås gick 36 timmar per vecka åt till lagerhantering och beställning, alltså nästan motsvarande en heltidstjänst. Tack vare SpaceTRAX har man lyckats minska antalet timmar som läggs ner på lagerhantering och beställning (77 %) vilket har sänkt personalkostnaderna med 32.000 euro per år. "Att vi kan frigöra personal är en av de tydligaste fördelarna som vi har uppnått sedan vi implemeterade SpaceTRAX ", säger Herterich. Chefsläkaren vid den kardiologiska kliniken på Centrallasarettet i Västerås uppskattar att de varje år fick "Alla i personalen tycker om att arbeta med SpaceTRAX eftersom de ser fördelarna med systemet. Nu lägger vi ner väldigt lite tid på lagerhantering och beställning, och systemet ger oss full kontroll och statistiska bevis för en bättre underbyggd orderhantering", säger Herterich. Chefsläkaren tror att även patienterna kommer gynnas. Han är säker på att avdelningen kan locka till sig den mest kompetenta personalen i branschen eftersom de känner att de kan prioritera på rätt sätt nämligen att lägga tid och energi på patienterna istället för på att hantera lagret, göra beställningar och leta efter artiklar. "Vi har fått tag på rätt system, SpaceTRAX, som hjälper oss att uppnå våra mål", säger Herterich. Scan Modul System 13
Enkel effektivitet Minska arbetsbelastningen genom att automatisera lagerstyrningsprocessen SpaceTRAX är ett webbaserat program för hantering av sjukvårdsprodukter som inte kräver mycket engagemang från din IT-avdelning. SpaceTRAX bygger på ett system där tillverkarens streckkoder skannas så att lagerstyrningsprocessen kan automatiseras och arbetsbördan minskas. Automatisk produkthantering Med streckkoden kan du spåra delnummer, produktbeskrivning, utgångsdatum samt parti-/ batch-/serienummer. Ökad räntabilitet Optimerade lagernivåer. Inga förluster på grund av utgångna produkter. Inga ungefärliga uppskattningar och enorma lager. Förenklad administration. Enkelt underhåll Ingen maskinvara måste köpas in. Ingen programvara måste installeras. Med en databas med tusentals artiklar som underhålls professionellt sparar du oändligt många timmar på underhåll. Integrering Använd SpaceTRAX var som helst så länge du har en Internetanslutning. Standardgränssnitt för fakturering, inköp och patientinformation. Datarensningstjänst Okända artiklar läggs till av vårt tjänstteam för fullständig överensstämmelse med databasstrukturen. Aktuell information I samarbete med ledande tillverkare ser vi till att informationen i den globala databasen alltid är uppdaterad och aktuell. Server i världsklass Våra samarbetspartners är ledande på värdservermarknaden och garanterar bästa möjliga körtid. Hanterbarhet Håll koll på material som är på väg in och ut. Granska leverantörskedjan för att få en korrekt bild av produktresultat, svinn och patientresultat. Global databas Innehåller över 100 000 artiklar och växer ständigt Direktrapportering SpaceTRAX är ett kraftfullt beslutsfattande verktyg för den medicinska och administrativa personalen. Det tillhandahåller viktig information som är nödvändig för att du ska kunna fatta välgrundade beslut. Kompatibilitet Eftersom SpaceTRAX passar in i det befintliga arbetsflödet behöver du inte bekymra dig om kompatibilitet. Användarnas bidrag Artiklar som läggs till av enskilda användare läggs till i den globala databasen och delas i det globala användarnätverket. Fantastisk kundsupport SpaceTRAX förutser och diagnostiserar problem som kan uppstå i ditt system på avstånd. Dessutom står vår kundtjänstpersonal redo att hjälpa dig vid eventuella problem eller frågor. Scan Modul System 15
Programöversikt SpaceTRAX gör att du kan hantera ditt lager via ett användarvänligt gränssnitt. Med det användarvänliga gränssnittet får du en överblick över all information du behöver för att hantera ditt lager. Allt du behöver är de två knapparna Lägg till artiklar och Använd artiklar högst upp på skärmen och en streckkodsläsare. SpaceTRAX ger dig rätt information på rätt plats vid rätt tidpunkt. SpaceTRAX kan generera ett flertal olika informativa rapporter som hjälper dig att analysera och följa upp ditt lager utifrån artikeltyp, användningsområde, doktor eller andra variabler optimering av lagernivåer, lagervärde, användningsrapporter och mycket mer. I fönstret Beställning av artiklar visas förslag på vad som bör beställas så att lagernivåerna inte understiger din lägsta gräns. Fönstret används även när du ska godkänna och göra beställningar med ett enda musklick. Knapparna Lägg till och Använd är skannerknappar som du använder för att lägga till och ta bort artiklar från lagerlistan. Med knappen Administrera artiklar kan du analysera ditt lager utifrån artikeltyp, användningsområde, doktor eller andra variabler optimering av lagernivåer, lagervärde, användningsrapporter med mera. I fönstret Aktuelt lagervärde visas hur många procent av lagervärdet som består av konsignationsartiklar jämfört med redan inköpta lagervaror. I fönstret Fall ser du hur många ärenden som fortfarande är öppna och som måste kontrolleras och stängas. I fönstret Produktutgång ser du vilka artiklar som kräver extra uppmärksamhet på grund av nära förestående utgångsdatum. Via fönstret Artiklar som sakar data får du automatiskt en varning om det finns ofullständiga uppgifter om en artikel. I fönstret Marknadsandel får du en överblick över hur stor del av lagret som tillhör dina leverantörer. Scan Modul System 17
RFID-tilläggsprogram Kontrollera dina värdefulla tillgångar med fingertoppskänsla Med SpaceTRAX och den senaste RFID-tekniken (Radio Frequency Identification) erbjuder vi den flexibilitet det innebär att kunna följa upp värdeintensiva lagerartiklar på ett säkert sätt och sänka de administrativa kostnaderna för dessa artiklar samtidigt som alla andra artiklar kan spåras med hjälp av streckkodsbaserad teknik. SpaceTRAX fungerar som informationsmotor och är helt integrerad med SpaceTRAX +RFID. Det tillhandahåller viktiga rapporter som skapar samband mellan sjukvårdsprodukter och läkare, patienter och förfaranden. Det som är revolutionerande med SpaceTRAX +RFID är enkelheten. Det är bara att sätta i sladden till SpaceTRAX +RFID i väggen, ansluta vagnen till ett Internetaktiverat nätverk, använda RFID-taggarna och placera artiklarna i vagnen. Så enkelt är det. Du behöver inte trycka på några knappar eller installera programvara. Och produktuppföljningen sker sömlöst och automatiskt. Med SpaceTRAX +RFID:s inbyggda dator spåras och övervakas hela tiden åtkomsten till vagnen, produktförflyttningarna och vagnens operativsystem och mekaniska komponenter. Lagernivåerna regleras automatiskt när material tas bort från eller läggs till i vagnen. Med den biometriska styrningen får auktoriserade användare enkelt åtkomst till vagnen. När och Vem som flyttar material och när skapar 100-procentig ansvarsskyldighet. - Med RFID automatiseras produktövervakningen - Fingeravtrycksläsare - Helt integrerat med det befintliga SpaceTRAX - systemet Scan Modul System 19
Scan Modul is part of Stanley Healthcare Solutions Scan Modul Byrum Mårbackavägen 19 S-123 43 Farsta Sverige TEL +46 (0)8 702 99 10 FAX +46 (0)8 702 99 40 E-MAIL se@scanmodul.com www.scanmodul.com Designed with care for people who care MED REPRESENTANTER I: AUSTRALIEN TEL +61 (0) 2 9797 0883 sales@healthspace.com.au DANMARK TEL +45 48 22 88 77 (Hillerød) TEL +45 97 52 35 33 (Skive) info@scanmodul.com ISLAND TEL +354 569 3100 eirberg@eirberg.is LETTLAND TEL +371 7231485 info@scanmed.lv SCHWEIZ TEL +41 61 301 63 01 scanmodul@bluewin.ch ÖSTERRIKE TEL +49 74 61 9674 0 info@scanmodul.de FRANKRIKE TEL +33 474 990 330 info.fr@medi-math.com IRLAND TEL +353 1 836 1333 info@coffeyhealthcare.ie NEDERLÄNDERNA TEL +31 306 345 345 info.nl@medi-math.com SPANIEN TEL +34 91 604 40 40 info.es@medi-math.com BELGIEN TEL +32 9/ 220.65.45 info.be@medi-math.com TYSKLAND TEL +49 74 61 9674 0 info@scanmodul.de ITALIEN TEL +39 0458 378 555 webmaster@sanitariascaligera.com NORGE TEL +47 22 20 78 00 ordrepost@scanmodul.com SVERIGE TEL +46 8 702 99 10 se@scanmodul.com KANADA TEL +1 450 628 8800 info@logid.ca GREKLAND TEL +30 2310 643389 info@axismedical.gr ITALIEN (Tyrolen) TEL +49 74 61 9674 0 info@scanmodul.de POLEN TEL +49 74 61 9674 0 info@scanmodul.de STORBRITANNIEN TEL +44 870 770 8777 mail@scanmodulsystem.co.uk CHILE TEL +56 2223 4304 danimpo@netline.cl HONG KONG TEL +852 23 95 63 39 vghk@netvigator.com JAPAN TEL +81 93 963 8334 oversea@central-uni.co.jp PORTUGAL TEL +351 21 916 76 58 info.pt@medi-math.com USA TEL +1 616 224 2828 info@innerspacecorp.com Scan Modul System förbehåller sig rätten att utföra ändringar utan att meddela om detta. SMS Marknadsavdelningen. 0909-05-69028.SE. Version 1