Bfd16 140128 Generaldirektören 2015-03-09 1.1.2-2015-9982 Justitiedepartementet 103 33 STOCKHOLM Rapport om Migrationsverkets arbete under 2014 för genomförande av regeringens handikappolitiska strategi 2011-2016 S211/8810/FST (delvis) Under 2011 beslutade regeringen om genomförande av en handikappolitisk strategi för 2011 2016. Tjugotvå statliga myndigheter har fått i uppdrag att senast den 15 mars varje år under perioden 2012 2016 komma in med en särskild rapport till regeringen. I rapporten ska myndigheterna redovisa genomförda insatser, resultat och effekter, samt göra en lägesbedömning. Med utgångspunkt från förra årets rapport redovisas utvecklingen av arbetet på området under 2014, resultatet av det arbete som har inletts samt de åtgärder som planeras. Migrationsverkets mål och inriktningsmål i den handikappolitiska strategin: 1. Den fysiska tillgängligheten till Migrationsverkets lokaler för personer med funktionsnedsättning ska öka. 2. Möjligheten för personer med funktionsnedsättning att kommunicera med Migrationsverket och ta del myndighetens information och tjänster ska öka. Myndigheterna på rättsområdet, dit Migrationsverket hör, har som inriktningsmål fått uppdraget: 3. Kompetensen hos myndigheterna inom rättsväsendet kring förutsättningar och behov hos personer med funktionsnedsättningar ska ytterligare stärkas. Migrationsverket Besöksadress Slottsgatan 82 Postadress 601 70 Norrköping Telefon 0771-235 235 Telefax 011-10 81 55 E-post migrationsverket@migrationsverket.se
2 (35) Rapportsammanfattning Årets rapport bygger vidare på den form som togs fram inför förra rapporteringstillfället. Aktiviteterna redovisas under respektive mål och de fokusområden som då definierades. Inom mål 1, Fysisk tillgänglighet, fortsätter arbetet med att öka den fysiska tillgängligheten. Vid etableringar i nya lokaler säkras tillgängligheten genom tillämpning av Handisams riktlinjer för tillgängliga lokaler samt Boverkets regelverk om tillgänglighet. Av Migrationsverkes nya lokalförsörjningsstrategi, som är under framtagande, kommer det att framgå att lokalerna ska ge förutsättningar för myndighetens arbete med tillgänglighet. En tillgänglighetsinventering av Migrationsverkets samtliga administrativa lokaler genomfördes 2013 och arbetet med att upphandla åtgärder för att avhjälpa de brister som framkom genom inventeringen har inletts. Inom mål 2, Tillgänglig information, kommunikation och tjänster, har flera insatser gjorts under 2014 för att göra Migrationsverkets information lättare att förstå. Alla berörda inom asylprövningen har utbildats i att skriva begripliga beslut. Webbinformationen har analyserats och personal utbildats i att skriva begripligt för webben. Grundläggande information på den externa webbplatsen har översatts till en lång rad språk och information till asylsökande flyttats från pdf- till html-format. Inom mål 3, Kompetensen ska stärkas, har kunskap om vilka behov av stöd som föreligger på grund av psykisk ohälsa hos asylsökande, boende hos Migrationsverket, ökat genom en undersökning som avslutades under året. Etablerad utbildningssatsning inom barnperspektivet har fortgått under 2014. Under året beslutades också Migrationsverkets plan för lika rättigheter och möjligheter. Det förtjänar, utifrån Migrationsverkets perspektiv, att nämnas att verket 2014 av Myndigheten för delaktighet utsetts till årets bubblare som går till den myndighet som under året tagit det största klivet framåt i arbetet med tillgänglighet. Motiveringen till utmärkelsen lyder: Migrationsverket har på ett föredömligt sätt tagit ett helhetsgrepp kring uppdraget och genomfört starka insatser på flera nivåer för att nå delmålen. Myndigheten har satsat på kompetenshöjning hos personalen, inventerat samtliga lokaler och på ett exemplariskt sätt ökat tillgängligheten till myndighetens information och kommunikation, bland annat genom att ta fram en ny tillgänglig webbplats.
3 (35) Denna rapportering har beslutats av undertecknad generaldirektör efter föredragning av experten Patrik Ernfridsson och Peter Eriksson. I beredningen har också avdelningschefen Willis Åberg deltagit. Anders Danielsson Kopia till: Myndigheten för delaktighet, Sturegatan 3, Box 1210 172 24 Sundbyberg
4 (35) Mål 1 Fysisk tillgänglighet Den fysiska tillgängligheten till Migrationsverkets lokaler för personer med funktionsnedsättning ska öka. målet Migrationsverket är en kundintensiv verksamhet som präglas av många kundbesök i verkets lokaler. Myndigheten har kontor på ett 50-tal platser i landet dit kunder, främst personer som ansöker om olika former av uppehållstillstånd, vänder sig för att personligen framföra sina ärenden. Detta ställer stora krav på att det ska vara möjligt att på ett enkelt sätt ta sig till verkets lokaler, att komma in i kundzoner och att framföra sina ärenden till personalen i receptioner och expeditioner, samt att träffa handläggare i kundzonernas särskilda utredningsrum. Lika viktigt är det att Migrationsverkets personal, knappt 5 200 personer (samt konsulter), har en effektiv och attraktiv arbetsplats i ändamålsenliga lokaler som inte begränsar möjligheten att tillvarata de enskilda medarbetarnas kompetens genom brister i lokalernas tillgänglighet. I verkets lokalprogram, som är ett styrande dokument i myndighetens beställning av lokaler hos hyresvärdarna, ställs krav på att de lokaler Migrationsverket hyr ska vara tillgängliga för personer med funktionsnedsättning. Målsammanfattning Under året påbörjades arbetet med att upphandla konsult för åtgärdande av de tillgänglighetsbrister som framkom av den tillgänglighetsinventering som genomfördes under 2013. Migrationsverkets expansion har tilltagit under året och antalet medarbetare har ökat med en femtedel. Detta har ställt stora krav på verkets kapacitet att anskaffa arbetslokaler vilket i sin tur medfört att upphandlingen av konsulttjänsten har fördröjts men väntas bli klara 2015. Fokusområde: 1.1 Administrativa lokaler 1.1.1 Inventera och åtgärda tillgänglighetsbrister i Migrationsverkets samtliga administrativa lokaler Inventera den fysiska tillgängligheten i Migrationsverkets samtliga administrativa lokaler. Ta fram och implementera en handlingsplan för att åtgärda bristerna. Kunder och anställda. - Räkna antalet inventerade lokaler. - Räkna antalet åtgärdade lokaler.
5 (35) 2011: En omfattande uppgradering av den fysiska tillgängligheten i verkets huvudkontor i Norrköping genomfördes. Verket genomförde ett Kundserviceprojekt som bland annat resulterade i skapandet av ett så kallat Kundcenterkoncept. Under utvecklingen av konceptet anlitades en tillgänglighetsexpert som fick ta del av de skisser, planer och intentioner som funnits i projektet. Förslag till förbättringsåtgärder ur ett tillgänglighetsperspektiv (totalt 27 punkter) presenterades och dessa har legat till grund för utveckling och anpassning av de lokaler som ska används i framtidens kundcenter. Förslagen har dessutom arbetats in i det lokalprogram som använts vid skapandet av det nya Kundcentret vid verkets huvudkontor. Kundcentret i Norrköping kommer att stå som förebild för övriga kundcentra som byggs för verksamheten runtom i landet. Planen är att bygga ett tiotal kundcentra med början i Stockholm, Göteborg och Malmö, utöver det befintliga i Norrköping. En tillgänglighetsinventering av verkets mest besöksfrekventa kontor genomfördes för att ge en samlad bild av den fysiska tillgängligheten till verkets lokaler. 2012: I slutet av 2012 träffades en överenskommelse med en konsult om att inventera tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning till Migrationsverkets samtliga lokaler. Resultatet av inventeringen kommer att ligga till grund för arbetet med att öka den fysiska tillgängligheten till verkets lokaler runtom i landet. Resultatet visar att det råder stor skillnad på tillgängligheten mellan verkets olika lokaler. 2013: Samtliga Migrationsverkets administrativa lokaler har inventerats enligt Handisams bedömningsmall för tillgängliga lokaler. 341 brister identifierades. Verket har under året etablerat sig i nya, tillgängliga lokaler i bland annat Malmö, Borås, Jönköping, Norrköping och Stockholm. Under 2014 planerar vi att arbeta med att åtgärda tillgänglighetsbrister i 18 av våra 55 kontor runtom i landet. 2015 är målet att klara av ytterligare 35 kontor. Därutöver har vi 2 kontor som vi inte har för avsikt att åtgärda eftersom vi planerar för att går ut dessa lokaler. Under året har arbetet med att etablera avtal med leverantör som ska åtgärda identifierade tillgänglighetsbrister pågått. Arbetet har emellertid fördröjts då Migrationsverkets expansion har tilltagit
6 (35) under året och antalet medarbetare har ökat med en femtedel. Detta har ställt stora krav på verkets kapacitet att anskaffa arbetslokaler vilket i sin tur medfört att upphandlingen av konsulttjänsten har fördröjts men väntas bli klara under första halvåret 2015. Tillgänglighetsbrister i Migrationsverkets samtliga administrativa lokaler är inventerade och åtgärdade. 1.1.2 Säkra att tillgänglighetsaspekten omfattas av Migrationsverkets lokalprogram (strategidokument för lokalförsörjning). De styrdokument som ingår i Migrationsverkets lokalprogram omfattar bl.a. lokalförteckning, sambandsanalys och funktionsbeskrivning. I dessa dokument ska tillgänglighetsaspekten tydliggöras för att öka tillgängligheten till verkets lokaler i samband med hyresgästanpassningar och nyetableringar. Kunder och anställda. Bedöma om tillgänglighetsaspekten omfattas av Migrationsverkets lokalprogram (strategidokument för lokalförsörjning) 2011: Ett lokalprogram skapades. 2012: - 2013: En revidering av verkets lokalprogram har påbörjats och finns med i verksamhetsområde administrations genomförandeplan för 2014. Under året har arbetet med revidering fortgått. Vi bedömer att tillgänglighetsaspekten är tydligt inskriven i styrdokument såsom lokalförsörjningsstrategi och handlingsplan för tillgänglighetsfrämjande insatser.
7 (35) Mål 2 Tillgänglighet i information, kommunikation och tjänster Möjligheten för personer med funktionsnedsättning att kommunicera med Migrationsverket och ta del av myndighetens information och tjänster ska öka. målet En stor del av Migrationsverkets målgrupp kommer från andra länder och det största tillgänglighetsproblemet är därför språket. Många som söker uppehållstillstånd har dåliga eller inga kunskaper i svenska (eller engelska). Detta ställer krav på att Migrationsverkets kommunikation är enkel, tydlig och begriplig. Av samma orsaker är det centralt att Migrationsverket kommunicerar med målgrupperna på flera olika sätt, inte bara via skrift och tal. Genom att bli bättre inom båda dessa områden innebär det också en förbättring för personer med funktionsnedsättning. Internet har förenklat livet för många med funktionsnedsättning. Det är viktigt att Migrationsverkets webbplats och e-tjänster är utformade så att de är användbara för människor med funktionsnedsättning och fungerar med olika hjälpmedel. Fyra fokusområden har identifierats: Migrationsverkets information ska vara lätt att förstå informationen ska vara tillgänglig Information ska vara lätt att nå Migrationsverkets medier ska vara tillgängliga Migrationsverkets webbplats ska uppfylla kraven på tillgänglighet Ledning och styrning avseende tillgänglighetsperspektivet Målsammanfattning Flera insatser har gjorts för att göra Migrationsverkets information lättare att förstå. Under 2014 har alla berörda inom asylprövningen utbildats i att skriva begripliga beslut. Analyser av webbinformationen har gjort och personal utbildats i att skriva begripligt för webben. Grundläggande information på den externa webbplatsen har översatts till en lång rad språk. Information på webben har flyttats från pdf- till html-format och filmer har textats för att öka tillgängligheten. Tillgänglighetskontroller har gjorts av vår webbplats och besökarnas aktiviteter mäts löpande för att fånga upp behov av förändringar.
8 (35) Fokusområde: 2.1 Migrationsverkets information ska vara lätt att förstå informationen ska vara tillgänglig 2.1.1 Förbättra begripligheten i verkets beslut För att sökande ska kunna ta tillvara sina rättigheter måste de kunna förstå Migrationsverkets beslut. Språket i besluten behöver vara enkelt, enhetligt och sakligt. Det som är viktigast ur mottagarens perspektiv bör lyftas fram och att det ska vara lättare att hitta i beslutet genom exempelvis informativa rubriker. Verkets resonemang och bedömning behöver också presenteras för läsaren på ett klart och tydligt sätt. - Privatpersoner som sökt olika typer av tillstånd och tar del av Migrationsverkets beslut. - Anhöriga och andra stödjande personer. - Internt påverkar arbetet Migrationsverkets handläggare, beslutsfattare och teamledare. - Har aktiviteten genomförts? 2011: - 2012: - - Mätning av antalet utbildningstimmar/alt. antalet utbildade personer 2013: De tidigare besluten analyserades för att se hur begripliga de var. Nya beslutsmallar för asylärenden har tagits fram. Utbildning har förberetts för alla handläggare, beslutsfattare och teamledare inom asylprövningen för att genomföras under 2014. Samtliga handläggare och beslutsfattare inom asylprövningen har under året utbildats i att skriva begripliga beslut, sammanlagt cirka 800 personer. Ett handläggningsstöd för beslutsskrivning har publicerats på intranätet. Det innehåller gemensamma språkliga riktlinjer som erbjuder medarbetarna konkret stöd i beslutsskrivningen. För 2015 planeras insatser för att öka begripligheten även i andra beslutstyper. Migrationsverkets beslut är lättare att förstå.
9 (35) 2011: - 2.1.2 Utveckla gruppinformationen till asylsökande Gruppinformation ges till alla vuxna asylsökande personer. Dessa kan sällan svenska och det är därför viktigt att det material som används är enkelt och bildbaserat för att presentationerna ska vara användbara. Utformningen av gruppinformationen ska därför utvecklas. Vuxna asylsökande personer. Har aktiviteten genomförts? 2012: En ny utformning av gruppinformationen togs fram och ska vara en standard för hela Migrationsverket. Materialet är mer pedagogiskt upplagt än tidigare och bygger på bilder för att gynna personer som har svårt att tillgodogöra sig skriftligt material. 2013: Gruppinformation har utvecklats ytterligare med enklare språk och fler bilder. Inga nya aktiviteter har genomförts. Fler asylsökande kan tillgodogöra sig innehållet i gruppinformationen. 2.1.3 Ta ställning till på vilka språk Migrationsverkets e- tjänster ska erbjudas Hittills har vissa webbansökningar bara funnits på engelska eftersom det bedömts att målgruppen inte talar svenska (gäststudenter t.ex.). I många fall har dock den sökande stödpersoner som talar svenska, men inte så bra engelska, vilket gör det svårare för dem att använda tjänsterna. Ett principiellt ställningstagande behövs om vilka språk tjänster ska finnas på. Privatpersoner som använder Migrationsverkets e-tjänster. Har aktiviteten genomförts? 2011: Vissa webbansökningar finns bara på engelska 2012: Vissa webbansökningar finns bara på engelska 2013: Beslut har tagits om att alla Migrationsverkets e-tjänster ska finnas på svenska. Vid behov ska de översättas till andra språk. Inga nya aktiviteter har genomförts. Nya e-tjänster ska alltid finnas på svenska. Äldre e-tjänster
10 (35) översätts successivt till svenska. 2.1.4 Översätta mer av informationen på webbplatsen till andra språk Migrationsverkets målgrupp består till största delen av människor som inte har svenska eller engelska som modersmål. Mer information på det egna språket gör det enklare att förstå och ta till sig informationen. I första hand bör grundinformationen om hur man söker arbetstillstånd och tillstånd för att flytta till någon i Sverige översättas till fler språk. Privatpersoner som söker uppehållstillstånd i Sverige. Räkna antalet språk som informationen för denna målgrupp webbplatsen finns på. 2011: Huvuddelen av informationen till sökande finns bara på svenska och engelska. Den information som riktar sig till asylsökande finns på fler språk, men ligger i pdfdokument. 2012: Oförändrat läge jämfört med 2011. 2013: Det har under 2013 fattats beslut på att översätta grundinformationen om hur man söker arbetstillstånd och tillstånd för att flytta till någon i Sverige till fler språk. Detta ska genomföras under 2014. Ingångar med grundinformation har skapats på 21 språk utöver svenska och engelska. Vilken information som översatts varierar mellan språken. Arbetstillstånd: Arabiska, franska, kinesiska, persiska, ryska, spanska och thailändska. Familjeanknytning: arabiska, kinesiska och somaliska Skydd och asyl: albanska, amhariska, arabiska, armeniska, azerbajdzjanska, bosniska/kroatiska/serbiska, dari, franska, kurmandji, mongoliska, pashto, persiska, romani arli, ryska, somaliska, sorani, spanska, tigrinska, uzbekiska. Webbplatsen är mer tillgänglig för dem som inte har svenska eller engelska som modersmål.
11 (35) 2.1.5 Utvärdera begriplighet och användbarhet i e-tjänst och webbdelar kopplat till e-tjänst Att informationen är lätt att förstå och att e-tjänster är enkla att använda är viktigt för alla, men särskilt för människor med lässvårigheter och kognitiva funktionsnedsättningar. Begripligheten och användbarheten på webbplatsen och i e- tjänsterna ska därför analyseras. Privatpersoner som söker uppehållstillstånd, samt stödjande personer. Expertutvärdering av externa konsulter. 2011: Ingen liknande extern mätning gjordes. 2012: Ingen liknande extern mätning gjordes. 2013: Webbplatsen bedömdes i huvudsak ha ett bra språk. Konsulterna kom med förslag till förbättringar som lett till förslag till utvecklingsinsatser 2014. E-tjänsterna ansågs vara tydliga och användbara. Konsulterna kom dock med förslag till förbättringar. Det är inte bestämt när detta ska åtgärdas. Språk och innehåll på webbplatsen utvärderades utifrån Språkrådets rekommendationer kring klarspråk av externa konsulter (inte samma som genomförde arbete 2013). De granskade webbsidorna bedömdes ha en generellt god kvalitet och användbarhet. Enligt utvärderingen varierade dock kvaliteten mellan olika sidor. För att säkerställa en jämn kvalitet lämnade konsulterna ett antal rekommendationer och förslag till utvecklingsområden för att säkerställa en jämn kvalitet. Konsulterna ledde också en utbildning för berörd personal (se aktivitet 3.1.2). Informationen på webbplatsen och i e-tjänsterna ska vara lätt att förstå och använda. Fokusområde: 2.2 Informationen ska vara lätt att nå Migrationsverkets medier ska vara tillgängliga 2.2.1 Erbjuda information i alternativa format Personer som har svårt att ta till sig skriven information kan ha lättare att tillgodogöra sig denna i alternativa format, t.ex. ljudfiler. Det ska därför skapas en möjlighet för dem att beställa in-
12 (35) formation i alternativa format, t.ex. ljudfiler. Människor som har svårt att tillgodogöra sig skriftlig information. Har aktiviteten genomförts? 2011: Till viss del. 2012: Till viss del. 2013: På Migrationsverkets nya webbplats finns nu en sida där man kan beställa information i alternativa format. Inga nya aktiviteter har genomförts. Målgruppen kan få information i det format de efterfrågar. 2.2.2 Faktablad på webben förs över till html-format De faktablad som delas ut till asylsökande finns på webben bara som pdf-filer. Dessa är sämre ur tillgänglighetssynpunkt. Genom att föra över dem till html-sidor, blir de lättare att använda ihop med hjälpmedel och fungerar dessutom bättre med mobila enheter. Det löser också de problem som asylsökande haft med att de måste ha rätt version av pdf-läsare. Synskadade asylsökande. Alla asylsökande. Har aktiviteten genomförts? 2011: Asylinformationen fanns bara i pdf-format. 2012: Asylinformationen fanns fortfarande bara i pdf-format. De omarbetades för ska bli mer lättillgängliga vad gäller utseende och innehåll genom att språket förbättrades och fler bilder används. 2013: Beslut har tagits att under 2014 flytta faktabladsinformationen till html-format. Tolv faktablad på (som mest) 20 språk har överförts till htmlformat. Asylinformationen på webben är mer tillgänglig. 2.2.3 Förklara asylprocessen med film För att öka förståelsen för de olika stegen i asylprocessen behöver den muntliga och skriftliga informationen kompletteras
13 (35) med information i andra format. Inte minst eftersom läskunskapen varierar bland de asylsökande. Genom att skapa informationsfilmer på några av de stora språken bland de asylsökande bör dessa få bättre möjligheter att förstå och ta till sig informationen om asylprocessen. Asylsökande. Har aktiviteten genomförts? 2011: Projektet Film i asylprocessen, som drevs av Migrationsverket och medfinansierades av Europeiska flyktingfonden startade 2011-01-01. Upprinnelsen var det behov som det tidigare projektet Sökandeinformation i samverkan (också det medfinansierat av Europeiska flyktingfonden) visat på. Syftet var att ta fram ett nytt mer lättbegripligt och lättillgängligt kompletterade informationsmaterial om asylprocessen. 2012: Projektet avslutades 2012-04-30. Då hade tolv korta animerade filmer på åtta olika språk och berättarröster tagits fram. Filmerna finns sedan februari 2012 tillgängliga på Migrationsverkets webbplats. 2013: Filmerna har under 2013 visats sammanlagt cirka 15 000 gånger per månad. I slutet av året kompletterades de med undertexter och teckentolkning (se aktivitet 2.2.3.1 och 2.2.3.2). Filmerna har laddats upp på YouTube för att ge dem ökad spridning. Under året sågs de sammanlagt 122 756 gånger (olika sätt att mäta statistiken gör det svårt att jämföra med tidigare år). Ovanstående summa omfattar uppladdning av teckenspråksfilmerna som sågs sammanlagt 2 499 gånger. Fler asylsökande förstår asylprocessen 2.2.3.1 Texta Migrationsverkets filmer En film med speakertext är otillgänglig för den som är hörselskadad. Genom att förse filmer med undertexter görs de tillgängliga för dessa. Även för den utan hörselproblem fungerar textremsan som ett komplement som gör det lättare att tillgodogöra sig informationen. Speakertexten i asylfilmerna ska därför kompletteras med undertexter på respektive språk. Asylsökande (och andra) med hörselproblem.
14 (35) Har aktiviteten genomförts? 2011: Fanns inte då. 2012: Fanns inte då. 2013: 12 filmer om asylprocessen på sex olika språk (alltså totalt 72 filmer) har försetts med undertexter. En ny film om hur man bokar tid för besök på Migrationsverket har laddats upp på YouTube. Filmen finns på arabiska, engelska, somaliska och svenska. Hittills har de svenska och engelska versionerna försetts med undertexter. Den talade informationen i asylfilmerna är tillgänglig för hörselskadade. 2.2.3.2 Teckentolka Migrationsverkets filmer För döva är teckenspråk förstaspråket och det räcker alltså inte med undertexter. De tolv asylfilmerna ska därför teckentolkas. Döva asylsökande (och andra döva) Har aktiviteten genomförts? 2011: Fanns inte då. 2012: Fanns inte då. 2013: De tolv asylfilmerna finns nu i teckentolkad version. Inga nya aktiviteter har genomförts. Den talade informationen i asylfilmerna är tillgänglig för döva. 2.2.4 Göra uppläsningstjänsten på webben mer synlig Att få text uppläst samtidigt som man läser dem är ett stöd för människor med lässvårigheter eller med bristande språkkunskaper. Användandet av uppläsningstjänsten är dock lågt. Genom att göra uppläsningstjänsten på webben mer synlig kan användandet öka. Människor med språk- och lässvårigheter eller med bristande språkkunskaper. Mätning av hur mycket uppläsningstjänsten används. 2011: Mätning visar att det var 23 651 klick på uppläsningstjänsten under året.
15 (35) 2012: Länken till lyssnafunktionen flyttades närmre texterna, vilket ledde till ökat användande. Mätning visar att det var 83 425 klick på uppläsningstjänsten. 2013: Mätning visar att det var totalt var det 94 041 klick på uppläsningstjänsten. I den nya webbplats som lanserades i december 2013 flyttades länken ännu närmare texterna, kompletterades med en ikon och fick ny utformning. Under årets två sista veckor ökade användande med 65 procent jämfört med samma period 2012. Effekterna av den flyttade länken blir märkbara: under året var det sammanlagt 160 432 klick på uppläsningstjänsten, en ökning med 59 procent mot året före. Fler använder uppläsningstjänsten eftersom den är lättare att hitta. 2.2.5 Öka antalet e-tjänster Tillgången till webbtjänster innebär i sig en ökad grad av tillgänglighet då sökanden kan genomföra ansökningsprocessen med färre personliga besök än tidigare och inte behöver kunna läsa pappersblanketter. Fler av Migrationsverkets tjänster bör därför vara tillgängliga på webben. - Tillstånds- och medborgarskapssökande privatpersoner. - Andra parter i migrationsprocessen, t.ex. kommuner, landsting. Har aktiviteten genomförts? 2011: Under 2011 och åren dessförinnan har Migrationsverket tagit fram flera tjänster genom vilka sökanden kan lämna in sina ansökningar, t.ex. ansöka om visum och uppehållstillstånd för studier. 2012: Migrationsverket utökade ytterligare antalet webbaserade tjänster under året. 2013: Nya e-tjänster utvecklats eller vidareutvecklats: tidsbokning, ansökningar om statsbidrag till kommuner och landsting. Ny och förenklad ansökningstjänst för arbetstagare lanserad. Det blir enklare för människor med funktionsnedsättning att lämna in ansökningar och utföra andra ärenden.
16 (35) 2.2.6 Mätning på användningen av webbplatsen Genom att mäta och analysera besökares beteende på webbplatsen skapas underlag för att fortsätta utveckla webbplatsen och anpassa den efter användarnas behov. Det går t.ex. se om människor hittar till informationen om alternativa format. Webbutvecklare, webbförvaltare, webbdesigner, webbredaktörer m.fl. inom Migrationsverket. Har aktiviteten genomförts? 2011: Inga systematiska analyser gjordes av besöksstatistiken. 2012: Migrationsverket installerade verktyg för att detaljerat mäta och analysera besökares beteende på webbplatsen. 2013: Regelbundna analyser görs av hur besökarna agerar på webbplatsen. Dessa analyser var ett av underlagen när den nya webbplatsen utformades under året. Fortsatta analyser av hur besökarna agerar på webbplatsen, vilka används för större och mindre justeringar på webbplatsen. Webbplatsen blir bättre anpassad efter besökarnas behov. Fokusområde: 2.3 Migrationsverkets webbplats ska uppfylla kraven på tillgänglighet 2.3.1 Ta fram checklista för utvecklandet av tillgängliga webbplatser Kraven i WCAG 2.0 (internationella tillgänglighetsriktlinjer) och e-delegationens vägledning är viktiga för att en webbplats ska fungera väl för användare med funktionsnedsättning. Samtidigt är kraven omfattande och därför är det bra att sammanfatta dessa i en checklista. Denna ska kunna användas i utvecklandet av Migrationsverkets webbplatser och e-tjänster - och för att utvärdera hur tillgängliga dessa är. En checklista över kraven i WCAG 2.0 och e-delegationens vägledning anpassad efter Migrationsverkets förhållanden ska tas fram tillsammans med konsulter från Funka Nu. Webbutvecklare, webbförvaltare, webbdesigner, webbredaktörer m.fl. inom Migrationsverket. Har checklista tagits fram eller inte?
17 (35) 2011: Ingen checklista fanns. 2012: Ett första utkast till checklista för e-tjänsterna togs fram. 2013: En checklista över tillgänglighetskraven har tagits fram. Inga nya aktiviteter har genomförts. Checklistan används i all utveckling av webbplatser och för regelbunden utvärdering av dessa. 2.3.2 Bygga webbplatsen enligt standarder för tillgänglighet på webben Kraven i WCAG 2.0 (internationella tillgänglighetsriktlinjer) och e-delegationens vägledning är viktiga för att en webbplats ska fungera väl för användare med funktionsnedsättning. När Migrationsverket bygger om webbplatsen ska den följa standarder för webben, riktlinjerna i WCAG 2.0 och e-delegationens vägledning. Expertgranskning av extern konsult utifrån checklistan som tas upp i aktivitet 2.3.1. 2011: Ingen expertgranskning gjordes. 2012: Ingen expertgranskning gjordes. 2013: En utvärdering av den nya webbplatsen visade att av de 66 punkterna i checklistan var: - 23 punkter uppfyllda - 12 punkter delvis uppfyllda - 17 punkter inte uppfyllda - 14 punkter inte relevanta En utvärdering av de punkter som inte var uppfyllda i 2013 års utvärdering gjordes under året, denna gång av interna resurser. Resultatet var att det återstår: - 12 punkter som bara är delvis uppfyllda - 10 punkter som inte är uppfyllda Vissa av punkterna beror på faktorer utanför myndighetens kontroll (programmeringskod som skapas av publiceringsverktyget, leverantörer, m.m.) vilket gör det svårt att på kort sikt åtgärda alla punkter. I slutet av 2014 införskaffades ett verktyg för kvalitetskontroll av kod, länkar och stavning, vilket kommer att underlätta arbetet med att upprätthålla god tillgänglighet.
18 (35) Vår webbplats uppfyller kraven i checklistan och fungerar bättre för användare med funktionsnedsättning. 2.3.3 Bygga om webbplatsen i följsam webbdesign De mobila enheterna har blivit ett viktigt verktyg för personer med funktionsnedsättning eftersom de innehåller funktioner som t.ex. talsyntes. Då många utvecklingsländer inte bygger ut sina fasta nät är det troligt att våra målgrupper väljer att besöka Migrationsverkets webbplats via andra enheter än en vanlig dator. Följsam (responsiv) webbdesign gör att en webbplats anpassar sig efter den utrustning användaren har. När Migrationsverket bygger om webbplatsen ska det göras i följsam (responsiv) webbdesign, så att den fungerar i mobila enheter. Besökare på webbplatsen med mobila enheter Har aktiviteten genomförts? 2011: Vid ombyggnad av webbplatsen kontrollerades att den överhuvudtaget gick att nå med mobila enheter, däremot inte hur användbar den var. 2012: Ingen förändring. Vid en mätning i november använde 16 procent av besökarna mobila enheter. 2013: Vid mätning i november använde 28 procent av besökarna mobila enheter. I december byggdes webbplatsen om i följsam webbdesign. Vid tester fungerar den bra i mobila enheter. Ett löpande arbete pågår för att förbättra webben för dessa besökare. I november 2014 kom 32 procent av besöken från mobila enheter. Det blir lättare för målgruppen att använda vår webbplats eftersom den är tillgänglig oavsett användarens utrustning. 2.3.4 Säkerställa att färger på webbplats och i tryck inte används på ett sätt som hindrar tillgängligheten Felaktiga kontraster eller felaktigt använda färger gör det svårare för människor som är syn/färgsvaga eller dyslektiker att tillgodogöra sig innehållet. Det behöver därför säkerställas att färger på
19 (35) 2011: - den nya webbplatsen och i tryck har tillräcklig kontrast. Människor som är syn- eller färgsvaga, dyslektiker Har aktiviteten genomförts? 2012: - 2013: Ett verktyg för att säkerställa konstrast för färg-/synsvaga på webb och i tryck har införskaffats och använts vid designen av den nya webbplatsen. Vid granskningen (se aktivitet 2.3.2) var denna punkt uppfylld. Inga nya aktiviteter har genomförts. Webbplatsen blir bättre för målgruppen genom att valet av färger inte hindrar tillgängligheten. 2011: - 2.3.5 Ta med tillgänglighetskrav i upphandlingar inom kommunikationsområdet I de fall Migrationsverket anlitar externa leverantörer är det viktigt att säkra att de har kompetens att leverera material som fyller kraven på tillgänglighet. Vid upphandlingar av tjänster inom kommunikationsområdet ska det ställas krav på kunskap om tillgänglighet. Leverantörer till Migrationsverket. Har aktiviteten genomförts? 2012: - 2013: Krav på kunskap om tillgänglighet och gällande regler ställts vid upphandling av: - skyltar till och i Migrationsverkets lokaler - layout och formgivning av trycksaker och webb. Krav på kunskap om tillgänglighet har ställts vid upphandling av produktion av filmer, visitkort. Bättre tillgänglighet i det material som externa leverantörer levererar.
20 (35) Fokusområde: 2.4 Ledning och styrning avseende tillgänglighetsperspektivet 2011: - 2.4.1 Skriva in kravet på tillgänglighet i styrdokument inom kommunikationsområdet För att området tillgänglighet ska nå förankring genom Migrationsverkets organisation måste det tydligt uttalas i samtliga styrdokument. Migrationsverkets personal. Finns kravet i aktuellt dokument? 2012: - 2013: Kravet på tillgänglighet har skrivits in i förvaltningsplanen för det s.k. förvaltningsobjektet Kommunikation (som omfattar Migrationsverkets webbplats, intranät m.fl. informationswebbar) Kommunikationsenheten har tagit fram en tillgänglighetsplan för arbetet med tillgänglighetsmålen inom delmålet kommunikation. En utvecklad tillgänglighetsplan inom kommunikationsområdet togs fram inför 2015. Genom att tillgänglighetsperspektivet tydligt framgår i styrande dokument ökar förståelsen för dess prioritet och perspektivet beaktas i högre grad.