Kl. 16.00-18.25 Plats: Vällingbyplan 2, rum Kista 14 5.2 Justerat: 2016-05-26 Erik Malm Berthold Gustavsson Närvarande Ordförande Vice ordförande Ledamöterna Erik Malm (MP) Berthold Gustavsson (M) Lise-Lotte Fylking (M) Björn Sjöberg (S) Ersättare Uno Olofsson (MP) Maria Löfgren (S) tjänstgörande Christina Wünsche (M) Bo Fellström (M) fr o m 7 Alexandra Byröd (Fi) Närvarande tjänstemän Förvaltningschef Nämndsekreterare Handläggare Tf kanslichef socialroteln Håkan Andersson Yvonne Zellman Joanna Graumann Walnestedt, Paula Lindström, Martin Rost, Ida Danielsson, Tomas Sjölander, Johannes Claesson Gustaf Hedman Förhindrad att närvara Gabriella Lavecchia (S) Stockholms överförmyndarförvaltning Vällingbyplan 2 Box 41 162 11 Vällingby stockholm.se
Sida 2 (13) 1 Sammanträdet öppnas Ordförande Erik Malm (MP) förklarar mötet öppnat. 2 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns. 3 Närvarorätt Nämnden beslutar att ge Paula Lindström, Martin Rost, Ida Danielsson, Tomas Sjölander och Johannes Claesson rätt att närvara vid dagens sammanträde. 4 Val av justerare samt tid för justering Nämnden uppdrar åt Erik Malm (MP) och Berthold Gustavsson (M) att justera dagens protokoll. Protokollet justeras den 26 maj 2016. 5 Anmälan av tidigare protokoll Justerat protokoll från 2016-04-05, justerat protokoll allmänna ärenden från 2016-04-05 samt justerat protokoll allmänna ärenden från 2016-04-11 anmäldes.
Sida 3 (13) 6 Övriga anmälningsärenden BESLUT Anmälningarna läggs till handlingarna. Anmälan gjordes av: 6.1 Funktionshinderrådets protokoll 2016-04-14 Dnr 1.1-60/2016 6.2 Sekretess 7 Förvaltningsinformation Håkan Andersson informerade om den senaste tidens massmediala uppmärksamhet kring godmanskapet. Håkan Andersson har vid ett par tillfällen medverkat i inslag i Rapport, dels om revisorernas och länsstyrelsens senaste rapporter över nämndens verksamhet, dels i frågan om byte av god man. Joanna Graumann Walnestedt redovisade statistik för arbetet med granskning av årsräkningar och vitesförelägganden. Fram till och med dagens datum har 2 831 av 5237 inkomna årsräkningar avseende 2015 granskats. Till nämndens sammanträde i juni är 46 vitesärenden förberedda. Ordföranden Erik Malm (MP) tackar förvaltningen för informationen.
Sida 4 (13) 8 Ekonomisk rapport 8.1 Tertialrapport 1 2016 för överförmyndarnämnden Dnr. 1.2-75/2016 BESLUT 1. Prognosen godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. 2. Nämnden begär extra medel om 8,5 mnkr. 3. Nämnden redovisar en omslutningsförändring om 46,3 mnkr för arvoden för ensamkommande flyktingbarn. 4. Paragrafen justeras omedelbart. Ärendet Människor som har svårt att sköta sin ekonomi på grund av sjukdom, ålder eller något annat skäl kan få hjälp av en god man eller en förvaltare. I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller överförmyndarnämnd som ser till att kommunens gode män och förvaltare sköter sina uppdrag. Överförmyndaren ska särskilt se till att personens tillgångar används för hens nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade på ett tryggt sätt som ger en rimlig avkastning. Överförmyndaren ser också till att föräldrar och förmyndare tar hand om barns tillgångar på ett säkert sätt till dess att barnet blir myndigt. Bestämmelserna om överförmyndarnas verksamhet finns i föräldrabalken och förmyndarskapsförordningen. Många av dem som har behov av stöd är gamla, personer med olika funktionsnedsättningar samt ensamkommande flyktingbarn. Allvarlig kritik har under 2016 ännu en gång riktats mot nämndens verksamhet från bland annat länsstyrelsen i en rapport den 29 april 2016 och i stadsrevisionens årsrapport nr 32 som inkom den 16 mars 2016. Det är brister som även massmedia uppmärksammat. Arbetet under 2016 präglas av en ambition att i detalj gå igenom de anmärkningar som länsstyrelsen och revisorerna pekat på och att åtgärda dessa så långt möjligt med befintliga personalresurser. Briserna är dock så stora att det beräknas ta flera år att åtgärda allt. Nämnden måste klara följande fyra utmaningar om de brister som påtalats ska kunna åtgärdas: Överförmyndarnämndens första utmaning är att hinna med att hantera inkommande ärenden i rimlig tid. Så har inte varit fallet under flera år.
Sida 5 (13) Överförmyndarnämndens andra utmaning är att klara den volymökning av antalet huvudmän och ställföreträdare som skett under 2015. Orsaken är det stora antalet ensamkommande flyktingbarn som nu fått god man. Den tredje utmaningen är att nämnden har tagit med sig stora negativa ärendebalanser in i 2016. Det vill säga att det finns många uppgifter som borde utförts 2015 men som inte hunnits med på grund av underbemanning. Det handlar bland annat om svar på klagomål, omprövning av förvaltarskap, huvudmän som väntar på att få en, eller byta en, ställföreträdare. Överförmyndarnämndens fjärde utmaning är att komma tillrätta med stora kvalitetsbrister i förvaltningens diariesystem Wärna och i pappersakter, brister som byggts upp under många år. Budgettillskott För att underlätta nämndens möjligheter att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister höjde kommunfullmäktige nämndens budget med 8,4 mnkr jämfört med 2015, från 36,4 mnkr till 44,8 mnkr. Därefter har fullmäktige i ärendet avstämning av mål och budget 2016 höjt budgeten med ytterligare 8 mnkr till 52,8 mnkr, även denna gång för att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister. Nämndens budget för 2016 efter budgetjustering kan jämföras med nämndens ekonomiska utfall i bokslut för 2015 som var 46,2 mnkr. Trots att fullmäktige höjde överförmyndarnämndens budget betydligt begär nämnden i tertialrapport 1 ett tilläggsanslag på 8,5 mnkr då nämndens utfall för 2016 prognostiseras till 61,2 mnkr. Orsaken är att kostnaderna för ensamkommande flyktingbarn ökar kraftigt. Arvodena för ensamkommande barns ställföreträdare ökar med 7,6 mnkr inklusive kostnaderna för Kontaktcenter 1,2 mnkr samt övriga kostnader med 0,9 mnkr. De budgettillskott som nämnden fått i budget för 2016 och i ärendet avstämning av mål och budget för 2016 kan inte användas till ökade kostnader för ensamkommande barn, då medlen gått till att anställa fler personer för att kunna börja åtgärda de mycket allvarliga brister i nämndens övriga verksamhet som länsstyrelsen och revisorerna pekat på. Orsaken till nämndens kraftiga underbudgetering när det gäller kostnader för ensamkommande barn beror dels på att flertalet barn kom i slutet av 2015 när budgetunderlaget redan lämnats till stadsledningskontoret, och dels på att nämnden under 2015 inte haft tillgång till någon ekonom som haft möjlighet att göra bra ekonomiska prognoser. Stöd från stadsledningskontoret Överförmyndarnämnden är föremål för en särskild stödinsats från stadsledningskontoret under 2016. Stadsledningskontoret har ställt
Sida 6 (13) en HR-konsult på deltid till förfogande. Kommunikationsenheten vid stadsledningskontoret bistår förvaltningen i arbetet med att förbättra informationen på webben och intranätet samt se över den årliga information som skickas ut till ställföreträdare. Slutligen har stadsledningskontorets avdelning för digital förnyelse anställt en itprojektledare som ser över nämndens it-behov. Kommunstyrelsen kommer att fakturera överförmyndarnämnden för det stöd man ger överförmyndarförvaltningen. Överförmyndarnämnden ska sedan begära tilläggsanslag från kommunstyrelsen i tertialrapport 2 för att täcka stadsledningskontorets kostnader. Omfattande förändringsarbete Nämnden har inlett ett omfattande förändringsarbete för att komma tillrätta med de brister som bland annat länsstyrelsen, revisionen, justitieombudsmannen, justitiekanslern och stadsarkivet pekat på. Organisatoriska förändringar: Bemanningsföretag anlitas bland annat för att snabbare kunna granska årsredovisningar och för administration kring ensamkommande flyktingbarn. Tack vare denna insats får de gode männen med flera sina arvoden tidigare 2016 än någonsin. Bemanningspersonalen slutar den 31 augusti. 18 nya medarbetare har fast anställts, dels för att ersätta personal som går i pension och slutar men också för att ersätta bemanningspersonalen. Antalet handläggare ökar i syfte att förstärka verksamheten. En ledningsgrupp har inrättats som styr och följer upp verksamheten med minnesanteckningar som är tillgängliga för alla anställda. APT-möten hålls nu regelbundet en gång i månaden med dagordning och protokoll som är tillgängliga för alla anställda. En förvaltningsgrupp för samverkan med fackliga organisationer har inrättats med möte en gång i månaden med kallelser och protokoll som är tillgängliga för alla anställda. Förvaltningen deltar numera vid funktionshindersrådets möten. Funktionshindersrådet har även träffat nämnden. Förberedelser pågår för införandet av ett nytt arbetssätt 1 september kallat "Ax till limpa" där handläggarna får ett personligt ansvar för ett antal huvudmän. Den 1 april inrättades en särskild funktion som bara ska arbeta med ensamkommande flyktingbarn. Förberedelser pågår för att införa en funktion kallad "Direktservice". Syftet är att snabbare kunna svara myndigheter och andra som inte kan få svar från Kontaktcenter utan behöver prata med en handläggare.
Sida 7 (13) Kompetenshöjning: Varje torsdag har alla anställda en timmes lektion som hålls av erfarna handläggare. Alla anställda får varje vecka läxa. Krav på högskoleutbildning och ett antal tester krävs vid nyanställningar. Alla nyanställda får ett introduktionsprogram och en fadder. Rekryteringar av ställföreträdare: Annonser med rubriken "Vi behöver fler vardagshjältar - bli god man" har tagits fram. Annonsering sker ibland annat i Situation Stockholm, Dagens nyheter, Pensionärernas riksorganisations tidning och Aktieägarnas tidning. Kommunikation med ställföreträdare: Ett intensivt samarbete har inletts med stadsledningskontorets kommunikationsenhet med översyn av information på webb, intranät, mallar, blanketter, rutiner med mera. Förstärkning av administrationen: En kvalificerad utredare har anställts som bland annat fungerar som nämndsekreterare, ILS-ansvarig och Risk-ansvarig. Arbetar även med att utveckla styrning och uppföljning. Fungerar som sekreterare i ledningsgruppen och på APTmöten samt gör allmänna utredningar. En controller har anställts som arbetar med ekonomiska analyser och uppföljning, återsöker arvoden från Migrationsverket, ser över ekonomirutiner och utvecklar internkontrollen. En HR-konsult har anställts som håller i arbetet med förvaltningsgruppen, arbetsmiljöfrågor, gjort en löneöversyn, reviderat flexavtalet, tagit fram nya lönekriterier, ser över tjänstebeteckningar, tagit fram introduktionsprogram för nyanställda, inlett ett samarbete med företagshälsovården, ger stöd till långtidssjukskrivna. Registratur och arkiv En erfaren arkivarie och registrator har anställts men inte börjat än. Huvuduppgiften är att åtgärda de brister som bland annat revisorerna och stadsarkivet pekat på. Digitalisering En översyn av förvaltningens behov av it-stöd har inletts av en särskild it-projektledare som tillhandhålls av stadsledningskontorets avdelning för digital förnyelse. Målet är att digitalisera hela verksamheten och införa e-tjänster. Ordning och reda En handläggare har fått i uppgift att vara systemförvaltare för diarie- och ärendehanteringssystemet Wärna. Målet är att ta fram gemensamma definitioner av begrepp, ta fram rikt-
Sida 8 (13) linjer för hur information registreras, följa upp att riktlinjerna följs. Samtliga 10 550 aktomslag har bytts ut i arkivet mot hela och mer lättlästa. En långtidsarbetslös som praktiserar på förvaltningen gör enklare rensnings- och insorteringsjobb för att få bättre ordning i akterna. Produktionsplanering och effektiviseringar Ett arbete med att lista och gå igenom förvaltningens processer har inletts. Befintliga rutiner gås igenom och nya upprättas där det saknas. Förvaltningens förslag till beslut Se under rubriken BESLUT. Framlagda förslag till beslut Ordföranden Erik Malm (MP) föreslår med instämmande från övriga ledamöter att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Beslutsgång Ordföranden finner att överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut. Särskilt uttalande Erik Malm (MP), Maria Löfgren m.fl. (S) och Berthold Gustavsson m.fl. (M) lämnar ett gemensamt särskilt uttalande enligt följande: Tertialrapport 1 visar tydligt omfattande kvalitetsbrister och vilka utmaningar verksamheten står inför de kommande åren. Under flera år har överförmyndarnämnden kritiserats för den långsamma hanteringen av ärenden och de omfattande bristerna i verksamheten. Givet den rådande situationen i omvärlden och den ökade tillströmningen av ärenden fortsätter den hårda arbetsbelastningen på nämnden. För att kunna hantera det stora inflödet av ärenden och samtidigt kunna upprätthålla kontinuitet, kompetens och rättssäkerhet krävs det att det finns tillräckligt med resurser för att kunna vända den nuvarande negativa ärendebalansen. Det är positivt att det nu påbörjats ett omfattande förändringsarbete för att komma till rätta med de brister som bland annat länsstyrelsen, revisionen, justitieombudsmannen, justitiekanslern och stadsarkivet har pekat på.
Sida 9 (13) Den höga sjukfrånvaron, som till största del består av långtidssjukfrånvaro, bland medarbetarna är väldigt oroväckande. Det har även funnits ett utbrett missnöje kring medarbetarnas höga arbetsbelastning med dåliga förutsättningar att göra ett bra jobb och otydlighet i organisation och ledarskap. Här behövs konkreta verktyg för att kunna säkerställa en trygg och god arbetsmiljö för stadens anställda. Det har även framkommit alarmerande uppgifter om ställföreträdare som helt eller delvis saknar utbildning om vad deras uppdrag innebär. En bristande kompetens äventyrar rättssäkerheten. Här behövs tydliga krav och utbildning för att ställföreträdarna ska kunna utföra sitt uppdrag korrekt och arbeta på ett rättssäkert sätt. Vi ser positivt på förvaltningens utbildningsinsatser för personalen. Den ökande ärendebelastningen till följd av det ökade antalet ensamkommande barn har ställt nämnden inför stora utmaningar. Givet den rådande situationen är det särskilt viktigt att överförmyndarnämnden inom skälig tid kan utse en god man till varje ensamkommande barn. Givet den nuvarande orimliga belastningen och osäkerheten gällande hur många barn som kommer att anlända till Stockholm är det synnerligen viktigt att nämnden får tillräckliga resurser, och att nämnden kan säkerställa kompetensen bland medarbetarna för att hantera den nya situationen. Det finns även en osäkerhet kring ett eventuellt ökat behov av ställföreträdare med anledning av en HD-dom att det ska vara en rättighet att få god man. Det kan innebära en ytterligare arbetsbelastning och ökade kostnader för nämnden. Ersättaryttrande Alexandra Byröd (Fi) anmäler följande ersättaryttrande: Hade jag haft rösträtt hade jag anslutit mig till Miljöpartiets, Socialdemokraternas och Moderaternas särskilda uttalande. 9 Allmänna ärenden 9.1 Revisorernas årsrapport 2015 för överförmyndarnämnden Yttrande över stadsrevisionens rapport nr 32, 2016 1.4-45/2016
Sida 10 (13) BESLUT Som yttrande över rapporten hänvisar överförmyndarnämnden till förvaltningens tjänsteutlåtande. Ärendet Överförmyndarnämnden ska lämna yttrande över stadsrevisionens årsrapport för nämndens verksamhet under 2015. Revisionskontoret bedömer sammantaget att överförmyndarnämnden inte har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. I yttrandet redovisar förvaltningen sina synpunkter inom följande områden: det ekonomiska resultatet, det verksamhetsmässiga resultatet och den interna kontrollen. Nämnden ser mycket allvarligt på den kritik som framförs i revisionsrapporten. När det gäller de åtgärder som genomförs för att rätta till påtalade brister ber nämnden att förutom detta yttrande att få hänvisa till tertialrapport 1 för 2016. Förvaltningens förslag till beslut Se under rubriken BESLUT. Framlagda förslag till beslut Ordföranden Erik Malm (MP) föreslår med instämmande från övriga ledamöter att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Beslutsgång Ordföranden finner att överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut. 9.2 Deltagande i Föreningen Sveriges Överförmyndares studiedagar och årsmöte 2016 Dnr 2.1.3-65/2016 BESLUT Nämnden deltar med två ledamöter på Föreningen Sveriges Överförmyndares studiedagar och årsmöte 2016 i Malmö.
Sida 11 (13) Ärendet Föreningen Sveriges Överförmyndare är en ideell organisation med cirka 750 medlemmar. Föreningens ändamål är att främja överförmyndarverksamhet genom intressebevakning, kompetenshöjning samt erfarenhetsutbyte. Föreningen anordnar i likhet med tidigare år studiedagar i samband med föreningens årsmöte. 2016 års möte är förlagt till Malmö den 31 augusti 2 september, och förvaltningen föreslår att nämnden deltar även denna gång. Förvaltningens förslag till beslut Nämnden deltar på Föreningen Sveriges Överförmyndares studiedagar och årsmöte 2016 i Malmö. Framlagda förslag till beslut Ordföranden Erik Malm (MP) föreslår med instämmande från övriga ledamöter att nämnden beslutar följande. Nämnden deltar med två ledamöter på Föreningen Sveriges Överförmyndares studiedagar och årsmöte 2016 i Malmö Beslutsgång Ordföranden finner att överförmyndarnämnden beslutar enligt ordförandens förslag till beslut. 9.3 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef Dnr 2.1.5-68/2016 BESLUT Överförmyndarnämnden fördelar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen vid överförmyndarförvaltningen. Ärendet I en stor organisation som Stockholms stad behöver arbetsgivaren fördela arbetsmiljöarbetet på bestämda personer eller befattningar. Överförmyndarnämndens ordförande fördelar arbetsmiljöuppgifter inom överförmyndarförvaltningens verksamhetsområde, där förvaltningschefen erhåller uppgiften som arbetsgivarens ställföreträdare i arbetsmiljöfrågor vid överförmyndarförvaltningen. Förvaltningens förslag till beslut Se under rubriken BESLUT.
Sida 12 (13) Framlagda förslag till beslut Ordföranden Erik Malm (MP) föreslår med instämmande från övriga ledamöter att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Beslutsgång Ordföranden finner att överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut. 10 Domar, beslut, rapporter Inga ärenden anmälda. 11 Tillståndsärenden 12 Anmälan om behov av ställföreträdare 13 Byte av ställföreträdare 14 Vitesföreläggande Inga ärenden anmälda
Sida 13 (13) 15 Övriga individärenden Inga ärenden anmälda 16 Delegationsbeslut Inga delegationsbeslut anmälda 17 Övriga frågor I samband med nämndens sammanträde den 7 juni hålls en sommaravslutning för nämndens ledamöter, ersättare och närvarande tjänstemän. Ordföranden uppmanade nämnden att reservera tisdagen den 2 augusti från kl. 16.00, om behov skulle uppstå av ett extra sammanträde. 18 Sammanträdet avslutas Ordföranden Erik Malm (MP) avslutar sammanträdet klockan 18.25. Nästa sammanträde: Tisdag den 7 juni 2016. Vid protokollet Yvonne Zellman