Protokoll nr 2-14 Möte Ordinarie styrelsemöte Datum 2014-02-20 Tid 19-21 Plats Föreningslokalen Tämnarvägen 14, 120 53 Årsta Punkt Vad Vem 1 Mötet öppnas. Registrering av närvaro/förhinder Ordf Frånvarande Åsa Månsson Vice ordförande Katarina Willner Suppleant 2 Faställande av dagordning Ordf 3 Fastställande av mötesfunktionärer a) Mötesordförande Tomas Adolfsson b) Mötessekreterare Malin Parkkali c) Justerare Sofie Francke/Tomas Adolfsson 4 Föregående styrelseprotokoll samt andra protokoll Sekr Dragning och justering av styrelseprotokoll 1-2014. Malin skriver ut exemplar för underskrift. 5 Ekonomi a) Rapport om saldo på föreningens konto Ek På förvaltningskonto: På PM-konto: 2 609 345,83 kr 3 659 151,39 kr Totalt 6 258 497, 22 b) Beslut rörande egna inköp t.ex. förtäring Ek c) Genomgång av budgetposter och investeringar Ordf 1. Diskussion om kommande avgiftshöjning
Styrelsen diskuterar avgiftshöjning. Om det ska höjas eller inte höjas. Ser inte bra ut med negativt balansräkning. Styrelsen kommer överens om att ta ett separat möte för att diskutera ev. avgiftshöjning. Malin ger förslag på datum första hälften av april. Ingen höjning av avgiften till andra kvartalet. Heidi tar fram någon form av beslutsunderlag för styrelsen att ta ställning till. 2. Info om belåningsgrad se bifogad pdf. Belåningsgraden är låg (21,552 993). Amortering på en miljon per år är långsiktigt hållbar. Styrelsen amorterade extra förra året genom en försäljning av hyresrätt. Våra fastigheter har taxeringsvärde på 177 miljoner. Styrelsen beslutar om att fortsätta amortera i samma takt under 2014. d) Förfallen avgift S97 ligger ute till försäljning. e) Förändringar av lånevillkor: f) Förnyade redovisningsregler: Heidi, Sofie och Birgitta ska på möte om detta den 7/4. Föreningen har i dagsläget linjär avskrivning. g) Bokslutet är snart klart, ska bli klart innan stämman. h) Heidi ser över avgifter för parkeringsplats och garage, för ev revidering av avgifter. 6 Juridik a) Årsstämma, förslag på datum 5 maj. Komma överens om datumet 5/5. Janne fixar: lokal + ordförande: Stämmordförande Billy Carlsson. Inventera behovet, 2 ledamöter och 1 suppleant kommer avgå. Anders som i dagsläget är suppleant kan tänka sig att bli ordinarie ledamot. De kompetenser som söks är ekonom och trädgårdsansvarig. b) Årsberättelse Tomas skriver ihop denna och mailar ut utkast på remiss till styrelsen. Kallelse till årsmöte ska vara med 14 dagar innan planerat datum för stämma. 7 Fastighets och byggnadsfrågor a) Portlås Har varit problem kring detta, klipp och klistra från mailkonversation. b) Logglista fastighetsfrågor 1. Vi har fått tabell på luftflöde från Fastighetsägarna.
2. Entreprenör angående stenkista nere på parkeringen. Åsa ansvarar för det. 3. Anbud från ÅF Styrelsen beslutar att gå på ÅF s rekommendation och välja alternativ 2 utifrån ÅF s beslutsunderlag utbyte ventilationsaggregat, se bilaga 1. Entreprenör är Ventmetoder och investeringen beräknas till 1 030 000 kr ink. 100 000 SEK i buffert. Med detta är även investering för ducar inräknat. 4. Hissrenovering underlag för beslut kring renovering av hissar delas ut. Mattias mailar ut underlag, så styrelsen kan ta beslut på mail. Mattias tar det en vända med fastighetsägarna innan styrelsen fattar beslut om underhåll och renovering av hissar. 5. Skorstenar lagas mellan 4-14 mars. 6. Ett garage misstänks köra med kupévärmare, vilket påverkar energiförbrukningen. 8 Inkomna ansökningar om ombyggnationer Inga 9 Utemiljö a) Boka in datum för gemensam trädgårdsdag, se bilaga 1. Styrelsen beslutar om trädgårdsdag den 26/4. b) Föreningsstämma: rösta om föreningen ska ha fler parkeringar alternativt återvinningsstationer. Förslag till stämman på ev. nya parkeringsplatser. c) Odlingslådor förslag till stämma på att föreningsmedlemmar ska kunna köpa en låda och ha på berget för att odla i själva. 10 Administration a) NY STÅENDE PUNKT! Avrapportering tisdagsmöte De tisdagar med öppet i föreningslokalen avrapporteras av de som varit närvarande för att säkerställa att alla ärenden följs upp. Dra ner öppettider till 1 gång i månaden. En fråga för stämman om det är ok att dra ner öppettiderna till 1 gång i månaden. 11 Överlåtelser och godkännande av medlemskap 12 Fakturafrågor 13 Avtalsfrågor 14 Avfall och återvinning 15 Andrahandsuthyrning 16 Kalender
17 Övrigt Flytta styrelsemöte som är planerat till den 2014-04-17 pga krockar med Påsk. Styrelsemötet flyttas till den tisdagen den 8 april. 18 Information till boende Uppdatera hemsidan med information om att porttelefonerna ska fungera som de ska. Flytta kontakta styrelsen-fliken på webbplatsen. Åtgärda gångjärnen på informationstavlan. 19 Mötet avslutas
Bilaga 1 förra årets inbjudan till trädgårdsdag Trädgårdsdag i föreningen! Lördag 27 april kl 10.00 14.00 Välkomna att vara med under en lördag för att städa undan vinterns skräp och göra fint inför vår och sommar på våra gårdar i föreningen. Vi kommer att gallra, ta bort barr och kratta löv. Buskar ska flyttas, syrener gallras och krukor ska fyllas med blommor. Korvgrillning för alla på berget vid Tämnarvägen 26A från och med kl 12.30! Vi hoppas att alla medlemmar deltar - vi jobbar åt oss själva! Gillar du trädgårdsarbete och kan tänka dig att vara extra ansvarig för din gård? Vi söker 1 2 personer per gård som kan tänka sig att vara extra ansvariga för just sin gård. Är du intresserad hör av dig till styrelsen@hjalmaren- skontorp.se eller prata med oss på trädgårdsdagen. Samling vid Sköntorpsvägen 103. Varmt välkomna! Åsa och Anna- Karin trädgårdsansvariga i styrelsen