FLC Informationsmöte Marstrand 19 Oktober 2011
FLC Malmö 7 länder Sverige Polen Tyskland Danmark Litauen Sverige Danmark Norge
Medarbetare FLC Malmö
Statistik för Nordsjöprogrammet: Beslutade medel: 12 395 064 EUR (Sverige), 126 529 865 EUR (totalt) Utbetalade medel: 30 996 134 EUR (totalt) Antal beviljade projekt: 53 varav 39 med svenska partners Antal svenska partners: ca 80 Antal utfärdade intyg: ca 200
Vilka regler inverkar på FLC-arbetet? EU-förordningar (EG) nr 1083/2006 om allmänna bestämmelser ERUF och ESF (EG) nr 1080/2006 om ERUF (EG) nr 1828/2008 om tillämpning för ERUF och ESF Svensk förordning (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder Operativa programmet (beslut av EU-kommissionen) Program-manual FLC s Informations-blad
FLC s ansvar Granska att projektens redovisade kostnader följer gällande EU-regler och nationella bestämmelser kontroll vid skrivbordet kontroll på plats (Art 13) Delge förvaltande myndighet resultatet av kontrollerna.
Rekvisitionsflöde Project Project Partner Partner RR FLC FLC (PP) (PP) II R = Rekvisition I = Intyg/Certifikat Lead Lead Partner Partner IIIIII FLC FLC (LP) (LP) Project Project Partner Partner II JTS JTS Project Project Partner Partner Project Project Partner Partner Lead Lead Partner Partner Project Project Partner Partner
Projektredovisning Underlag som ska bifogas vid första redovisning eller vid förändring Projektansökan Projektbeslut Partnership agreement och övriga projektspecifika avtal Organisationens upphandlingspolicy om ni köpt eller kommer att köpa tjänster/produkter Budget
Projektredovisning (forts) Underlag som ska bifogas vid varje redovisning Rekvisition Payment claim, List of Expenditure, Periodic Report on Activities etc... Projektspecifik huvudbok En projektkod för varje projekt Bara projektets kostnader (och ev intäkter) Omslutning huvudbok och rekvisition ska stämma överens. Ev differenser måste förklaras skriftligt. Underlätta avstämningen genom ex. numrering av verifikationerna i huvudboken
Projektredovisning (forts) Underlag som ska bifogas vid varje redovisning Löneunderlag (se bilden Personal) Fakturor (kopior) som belastat projektet för perioden Betalningsbevis (proof of payment) ex. bankutdrag Läges- eller slutrapport - se respektive programmanual Övriga väsentliga underlag ex. underlag som styrker informationsplikten (annonser, trycksaker etc)
Förslag på struktur på inlämnat mtrl Följebrev Projektets kontaktperson/er (telefon, e-mail, adress) LeadPartner (mail + adress) Ev noteringar/förklaringar om redovisningen Ansökan Beslut Budget Kontrakt (ev flera) Vid första tillfället eller vid förändring "Rekvisition/Ansökan om intyg" (List of Expenditure, Periodic Report on Activities etc) Projektspecifik huvudbok Personal Travel & Accomodation External Expertise etc... OBS! Skicka Skicka inte inte pärmar pärmar!!!!!!
Stödberättigande kostnad Stödberättigande är utgifterna om de: har belastat stödmottagaren är betalda har uppkommit under projektperioden kan styrkas är projektrelaterade är bokförda hos projektet är kostnadseffektiva är tillkommande Tillväxtverket har ALLTID rätt att begära in ytterligare uppgifter som är nödvändiga för att pröva om utgifterna är stödberättigande.
Personal Gäller faktiskt utbetalda lönekostnader för personal som anställts särskilt för projektet eller särskilt avdelats för att arbeta inom projektet. Lönekostnaderna ska bokföras i projektets huvudbok Lönebevis (spec, anst.avtal el dyl) bifogas vid första ansökan samt vid löneförändring Förmåner ingår inte se Tillväxtverkets riktlinjer om Personalförmåner Sjuklön kan vara stödberättigande - se resp programmanual Attesterad tidredovisning för de som jobbar deltid i projektet
Personal (forts) Timlöneuträkning Lönekostnader för stödmottagarens personal (lön + lönebikostnader) Lönebikostnader (undantag Central Baltic) Sociala avgifter (ex. 31,42% för 2011) Semesterlön Semestertillägg Tjänstepension enligt kollektivavtal eller motsvarande Särskild löneskatt på pensionskostnaden Semester ska inte tidredovisas när semesterlön är medräknad i timlöneberäkningen och årsarbetstiden är angiven inklusive semester. In-kind contribution Varierar - se respektive programmanual
Travel & Accomodation Alla resor ska vara motiverade utifrån projektets beslutade verksamhet Agenda/deltagarförteckning SKA bifogas Endast egen personal under detta kostnadsslag Reserestriktioner se respektive programmanual om ex vart man får åka...
External Expertise / Köp av tjänst Kostnader för köp av tjänster från utomstående, där stödmottagaren saknar arbetsgivaransvar, såsom konsulter, underentreprenörer m fl Av faktura skall det framgå vilken typ av tjänst som utförts samt omfattning i tid Skriftliga avtal/kontrakt ska bifogas LoU/affärsmässighet
Offentlig upphandling För att en kostnad som finansieras ur ERUF ska anses vara stödberättigande ska den ha uppkommit efter offentlig upphandling (=gäller myndigheter och andra organisationer som lyder under LOU) Om offentlig upphandling inte krävs, anses kostnaden stödberättigande om den uppkommit på i övrigt affärsmässiga villkor (=gäller organisationer som inte lyder under LOU) 15 5 p förordning (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder Svensk lag tillämplig = Lagar om offentlig upphandling 2007:1091 och 2007:1092 (dvs svenska tröskelvärden gäller, även när de är lägre än tröskelvärden i EU:s upphandlingsdirektiv)
Offentlig upphandling (forts) Vilka ska tillämpa LOU? Upphandlande myndigheter (UM) (=statliga och kommunala myndigheter, inkl beslutande församlingar i kommuner och landsting, samt kommunförbund) Offentligt styrda organ (offentligrättsligt organ): 1. Juridisk person som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av kommersiell eller industriell karaktär, OCH 2. a) som till största delen (mer än 50 %) är finansierade av stat, kommun eller landsting eller annan UM, ELLER b) vars verksamhet står under kontroll av stat, kommun eller landsting eller annan UM, ELLER c) i vars styrelse eller ledningsorgan mer än halva antalet ledamöter är utsedda av stat, kommun eller landsting eller annan UM. Exempel: Ett privat företag erhåller offentligt stöd (EU + nationellt) till mer än 50 % av intäkterna ett verksamhetsår ska de tillämpa LOU? - Ja, OM verksamheten tillgodoser ett behov i det allmännas intresse, och behovet inte är av kommersiell karaktär - Nej, OM verksamheten tillgodoser ett behov i det allmännas intresse, men behovet är av kommersiell karaktär
Offentlig upphandling (forts) Affärsmässiga villkor = 5 principer 1. Likvärdighet (likabehandling) 2. Icke-diskriminering 3. Öppenhet (transparens) 4. Ömsesidigt erkännande 5. Proportionalitet - se 1 kap 9 Lagen om offentlig upphandling
Offentlig upphandling (forts) Tröskelvärden fr o m 1 januari 2010 Beräknas av EU-kommissionen Varor och tjänster Statliga myndigheter Övriga upphandlande myndigheter 1 243 375 kr 1 919 771 kr Byggentreprenader Samtliga upphandlande myndigheter Hur beräknas värdet? Hela avtalets löptid Förlängnings- och optionsklausuler Upprepade upphandlingar under ett år 48 193 215 kr
Indirekta kostnader (overhead) Gemensamma kostnader för projektet och ordinarie verksamhet Ex. telefoni, lokaler, IT-stöd, vaktmästeri, ekonomiadministration, städning Måste vara budgeterat i ansökan och beviljat i beslutet Beräkningsmodell OBS!!! Stora variationer mellan programmen. Viktigt att respektera reglerna i respektive programmanual!!!
Offentlig upphandling (forts) Upphandlingsformer över tröskelvärdena: 1. Öppet 2. Selektivt 3. Förhandlat Upphandlingsformer under tröskelvärdena: 1. Förenklat förfarande 2. Urvalsförfarande 3. Direktupphandling (fr o m 1 juli 2010 fast gräns 15 % på tröskelvärdet = 287 000 kr) Ramavtal -max 4 år - tillåtet både över och under tröskelvärdena Undantag från offentlig upphandling tillämpas restriktivt enligt rättspraxis
Offentlig upphandling (forts) De olika stegen i upphandlingsförfarandet ska dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlag ska kunna uppvisas för Tillväxtverket. Bevisbördan ligger på stödmottagaren. Upphandlingsunderlag som ska kunna visas upp: Beslut om upphandling Anbudsbegäran med förfrågningsunderlag Annons/skrivelse Anbudsförteckning Anbud Utvärderingsunderlag Tilldelningsbeslut Avtal
Offentlig upphandling (forts) De olika stegen i upphandlingsförfarandet ska dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlag ska kunna uppvisas för Tillväxtverket. Bevisbördan ligger på stödmottagaren. Upphandlingsunderlag som ska kunna visas upp: Beslut om upphandling Anbudsbegäran med förfrågningsunderlag Annons/skrivelse Anbudsförteckning Anbud Utvärderingsunderlag Tilldelningsbeslut Avtal
Att tänka på Att tänka på inför upphandling/inköp: Framförhållning Kontakta upphandlingsansvariga inom organisationen Läs er organisations upphandlingsrutiner/inköpspolicy Spara dokumentation t o m 31/8-2020 (specialregel för strukturfonderna, artikel 90 förordning (EG) nr 1083/2006), nationella arkiveringsbestämmelser ska beaktas. Övriga Övriga kostnadsslag kostnadsslag :: Se Se respektive respektive Programme Programme Manual Manual
Representation/Konferens/Arrangemang Vid speciella aktiviteter där förtäring är ett naturligt inslag, ex konferenser, kan hela kostnaden vara stödberättigande Aktivitetens upplägg och kostnader måste framgå av ansökan och beslut. Organisation, syfte och namn på deltagare måste anges Redovisning sker enligt respektive programmanual
ICKE stödberättigande kostnader Exempel: Böter, straffavgifter eller rättegångskostnader Utgifter för underleverantörskontrakt om de är fördyrande utan mervärde Moms som inte utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren Kostnader som uppstått efter projektperioden Dubbelfinansiering Kostnader som finansierats genom annat EU-projekt eller offentligt stöd Stipendier och prispengar Stöd i andra led, exempelvis bidrag till andra organisationer Programspecifika Programspecifika skillnader skillnader kan kan förekomma förekomma!!
Intäkter Reducerar de stödberättigande kostnaderna Redovisas i projektet Ex. anmälningsavgifter, uthyrning, tjänster eller dylikt
Informationsskyldighet Projektägaren är skyldig att informera om att projektet delfinansieras av Europeiska unionen för att vara stödberättigat EU-logga med text ska alltid finnas med: på informationsmaterial t.ex annonser, broschyrer, videos, hemsidor eller annat som publiceras eller produceras för projektet vid informationsevenemang t.ex konferenser, möten, utbildningar, seminarier och utställningar VIKTIGT!!! att ha koll på p vad respektive programmanual säger s!!!
Arkivering Originalverifikationer ska sparas hos stödmottagaren - se respektive program. tillkommer gör gällande regler enligt Bokföringslagen. Återbetalningsskyldighet Om inte material finns tillgängligt vid ev. revision. Dokumentation som ska sparas: Ekonomiska redovisningen Annonser Deltagarlistor Hemsidor (skärmdumpar) Trycksaker Annat material som kan verifiera att verksamheten genomförts Omorganisation Om stödmottagarens verksamhet omorganiseras eller ändras ska det framgå av arkiv-/ och dokumentationsplaner var originalverifikaten återfinns.
Underlätta granskningen Skicka posten till "FLC" inte till specifik namngiven granskare Märk med "Program" och "Projekt" Ange avsändare/kontaktperson Strukturera materialet (se tidigare bild) Förtydliga verifikaten är kopior och går bra att skriva förklaringar på! ev klumpsummor måste förklaras/förtydligas (spårbarhet) Förklara ev. förändringar i beslut / budget Program Projekt Tillväxtverket FLC Box Ösd/Malmö
Vanliga problem OH-modell med kostnadsunderlag saknas LOU / affärsmässighet bristfällig dokumentation Resor: Syfte, agenda och deltagarförteckning saknas Tidredovisning Löneunderlag saknas Timkostnadsuträkning saknas Underskrift och attest av timesheet saknas Kostnader i rekvisitionen är inte bokförda i den projektspecifika huvudboken Felsummering i rekvisitionen Informationsplikten ej uppfylld - ex logotyp saknas på trycksak/websida Fel valutakurs har använts Moms redovisas som kostnad
Handläggningstid 3 månader Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 1080/2006 Art 16 "Varje medlemsstat skall se till att kontrollanterna kan godkänna utgifterna inom tre månader."
Tack för visat intresse! Jag som har hållit i presentationen är: Jahangir Kaisar FLC Tillväxtverket FrFirst Level Control