Protokoll fört vid ordinarie föreningsstämma i Uppvallens Samfällighetsförening den 25 mars 2016 i Lofsdalen. Protokoll nr 206 1,2 Stämmans öppnande och val av ordförande och sekreterare vid stämman Samfällighetsföreningens ordförande Jan Örnevik hälsade de närvarande välkomna till årets stämma. Stämman hade samlat 60 st närvarande fastighetsägare ( 36 st från övre och 24 st från nedre området ) och totalt inkl. familjemedlemmar 80 personer. Stämman valde Jan Örnevik som ordförande och Stefan Forslund till sekreterare för stämman. 3 Kallelse till stämman samt godkännande av dagordningen och röstlängd Konstaterade stämman att kallelse genom utskick skett inom behörig tid. Stämman godkände dagordningen som framgått av kallelsen. 4 Val av två justeringsmän tillika rösträknare Valde stämman Åke Pettersson Lövsångaren och Erik Dahlén Fjällripan, att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 5 Styrelsens årsredovisning (bilaga 2 och 3) och revisorernas berättelse Styrelsen hade i samband med kallelsen lämnat en verksamhetsberättelse för 2015. På frågan från ordföranden om alla hade läst verksamhetsberättelsen samt om någon hade synpunkter eller frågor om förvaltningsberättelsen eller samfällighetens ekonomi, ställde Erik Wilhelmsson frågor om reseersättning på vattenverket samt över kostnader på vår orienteringstavla. Dessa besvarades av ordföranden. Då inga fler frågor fanns att besvara så beslutade stämman godkänna styrelsens förslag till disposition av resultatet innebärande; Vägsamfällighetens överskott 78 895 kr, balanseras mot tidigare års överskott 336 661 kr samt att 27 000 kr av överskottet avsätts till underhållsfond väg. Tillsammans utgörande ett balanserat överskott på 415 556 kr inklusive underhållsfonderna för grönområdet 83 402 kr och 27 000 kr vägar. Vattenverkets resultat kronor på 44 107 kr, balanseras mot tidigare års överskott 51 996 kr samt att en avsättning till underhållsfond görs med 15 000 kr, tillsammans utgör ett balanserat överskott på 96 103 kr inklusive underhållsfonden på 30 000 kr. Övriga tillgångar enligt balansräkningen. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning Björn Carlström läste upp revisorernas berättelse där de tillstyrker att: resultaträkningen och balansräkningen fastställs årets vinster balanseras till nästa räkenskapsår enligt styrelsens förslag styrelsen beviljas ansvarsfrihet för den tid som årsberättelsen omfattar 1
Såväl styrelsens som revisorernas berättelser lades därmed till handlingarna. 6 Ansvarsfrihet för styrelsen Beslutade stämman att i enlighet med revisorernas förslag bevilja ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna verksamhetsåret. Beslutet var enhälligt. 7 Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna Styrelsen hade inför årets stämma lämnat en motion om vårt grönområde som sänts ut till samtliga medlemmar i samband med kallelsen till årsmötet. En inbjudan till årets städdag kommer att sändas ut till samtliga fastighetsägare under juni månad. I inbjudan uppmanas den som inte har möjlighet att delta på städdagen istället att senast den 31 augusti betala in 300 kr på den bifogade fakturan. Inbetalda belopp kommer uteslutande att användas till inköp av entreprenörstjänster för skötsel av våra grönområden. På detta sätt har samtliga fastighetsägare möjlighet att delta i skötseln av Uppvallen antingen med eget arbete eller med ett kontantbidrag. Stämman beslutade att bifalla styrelsen förslag. 8 Ersättning till styrelsen, revisorerna och valberedningen Mötet beslutade att ersättning till förtroendevalda; styrelse, suppleanter, revisorer och valberedning att som tidigare år beslutats, att gälla även för år 2016, vilket innebär att; Reseersättningar: För alla förtroendevalda gäller att kostnader för de faktiska resor som behövs för uppdragets fullgörande, ersätts enligt Skatteverkets normer för skattefria resor. Resor verifieras i reserapport till kassören. Ersättningen för bilresor är för innevarande år 18:50 kr/mil. Telefonersättning: Telefonkostnader uppkommer mer eller mindre för samtliga förtroendevalda. Ersättning för dessa utgår enklast med ett fast belopp/förtroendevald, exempelvis 300 kr. 9 Styrelsens förslag till budget (bilaga 4) samt debiteringslängd Styrelsen föreslår en oförändrad årsavgift för 2016 Beslutade stämman om utdebitering enligt styrelsens utsända förslag till budget innebärande: Fastighet ansluten till kommunalt vatten Kommunalt vatten obebyggd Fastighet ansluten till Samfällighetens vattenverk Samfällighetens vatten obebyggd 2 500 kr 1 250 kr 3 500 kr varav 1000 kr till vattenverket 1 750 kr Betalning skall ske senast 2016 04 30 10 Val av styrelse Beslutade stämman att; Stefan Forslund och Hans Claesson omvaldes som ordinarie ledamöter med en mandattid på två (2) år. Jan Örnevik, Claes Gavelin, Lola Lemberger har ytterligare en mandattid på ett (1) år som ordinarie ledamöter. Som styrelsens ordförande valdes Jan Örnevik 2
Som suppleanter på ett år omvaldes Bengt-Erik Eriksson, Kjell Nyström samt nyval av Christina Ellström. 11 Val av revisorer Beslutade stämman enligt valberedningens förslag att som ordinarie revisorer välja Viola Ahnfeldt och Björn Stam och som revisorsuppleant omval av Tommy Aneklev. 12 Val av valberedning Till valberedning valde stämman som ordinarie: Omval av Rolf Lindberg, Sigvard Edin, Jakob Sahlén, med Rolf Lindberg som sammankallande. 13 Grönområdet Uppföljning av skogsvården Senhöstens och vinterns avverkning/gallring av höga träd föranledde som alltid en del diskussioner. Undertecknad redovisade att kostnaden för det utförda arbetet blev 211 363 kr samt att intäkten blev 167 761 kr. Sedan föregående år finns avsatta medel som täcker merkostnaden. - Erik Wilhelmsson tyckte det liknade en slutavverkning och inte en gallring, - Ebbe Träskman ville att styrelsen skulle undersöka om det var möjligt att sälja riset, - boende på Lodjuret ville ha mer avverkning mellan Lodjuret och Älgen. En fastighetsägare på Mården påpekade att skador och avverkning skett på deras tomt varför styrelsen lovade se över dessa i vår/sommar. Åke Pettersson lovordade det arbete som skett och påpekade att det måste få kosta pengar för att vårda vårt grönområde. Åke ställde även frågan till de församlade vad de tyckte om det arbete som utförts och fick medhåll av stämman om ett bra utfört arbete. Någon större maskininsats är inte planerad att utföras utan fortsättningsvis kommer manuellt arbete att företas för fortsatt skötsel av grönområdet. De fastighetsägare som har funderingar om fällning av höga träd på den egna tomten eller synpunkter på grönområdet vänder sig till sina kontaktpersoner eller till ansvariga i styrelsen. Policy för skogsvård. Uppföljning På vår hemsida kommer vår policy för skogsvård att finnas för vad du som enskild fastighetsägare får utföra på vårt grönområde. Där finns också kontaktuppgifter till era kontaktpersoner och styrelsen. 14 Byggplaner på Uppvallen Nedre Uppvallen har vunnit laga kraft och ett exploateringsavtal har träffats mellan kommunen och exploatören. Arbetet är påbörjat av exploatören och kommer att fortsätta under sommaren. För det övre området är en detaljplan inlämnad av exploatören och arbetet med framtagande av kompletterande uppgifter till en granskningshandling för utskick till berörda pågår och kommer att sändas ut under sommaren enligt de uppgifter vi erhållit. 15 Övriga frågor Förslag till gemensam röj- och städdag Beslutade stämman att gemensam röj/städdag anordnas lördagen den 6 augusti 2016, med sedvanlig korvlunch vid Spårcentralen /Uppvallens fäbod. 3
Ytterligare uppgifter kommer att finnas på vår hemsida samt i ett utskick som sker i juni inför städdagen. Förslag om bidrag till Stugägarföreningen, 5 000 kr Beslutades att Samfälligheten bidrar med en summa av 5 000 kr till Stugägarföreningen för kostnader på städdagen. Uppföljning sophantering Jan Lundgren har tillsammans med vår ordförande varit i kontakt med ansvariga för kommunens renhållning. Jan berättade att kommunen håller på att ta fram nya renhållnings-föreskrifter som skall presenteras för kommunfullmäktige och föreslås gälla från 2016-08-01. Vidare att några fler nergrävda behållare inte kommer att utföras för att tömningar inte har fungerat på grund av fastfrysningar mm. I stället har ett system med egen tunna utanför fastigheten eller på en central plats förordats. Han tror även att taxan för sophämtning kommer att höjas kraftigt trots den redan höga taxa som debiteras. Några synpunkter och krav som framkom är låsbara och enhetliga hela containers samt mer öppethållande på återvinnings-stationen. Även en bättre skyltning vid våra containers av vad som får slängas i dessa efterlystes. Förslag från stämman att styrelsen med hjälp av Jan Lundgren kontaktar övriga föreningar i Lofsdalen för att efterhöra om de har samma åsikter samt att styrelsen bevakar de nya renhållningsföreskrifterna. Stugägare som hyr ut sina hus skall även informera sina hyresgäster om vad som gäller beträffande sophantering, att det endast är hushållsavfall som får slängas i containern och att sortering av glas, metall, plast och papper skall ske i återvinningsanläggningen vid ICA. Grövre avfall, t ex vitvaror mm, skall transporteras till kommunens återvinningsanläggning. Ansökan om bidrag från TrV för upprustning av vägnätet Vår vägansvarige Bengt-Erik Eriksson berättade att en inventering av vårt vägnät utförts under året och att det finns ett behov av dikning, trumbyten samt förstärkning av vägkroppen. Vidare att vi har möjlighet att söka bidrag på ca 3,5 km av vårt 7,5 km långa vägnät, med möjlighet att få bidrag med 70 % av kostnaden. Kostnaden för de 3,5 km är budgeterad till ca 804 000 kr och skulle vid 70 % bidrag kosta ca 242 000 kr. Stämman beslutade att bidrag söks. Anslutning till kommunalt vatten för övre området I samband med en eventuell utbyggnad av övre Uppvallen har kommunen överlämnat ett förslag till anslutning av kommunalt vatten för övre områdets 115 fastigheter. Detta sker med en överledning från Hoverksvägen med en anslutning till och övertagande av vårt vattenverk och vattenledningsnät. Kostnaden skulle bli ca 29 000 kr per fastighet. Michel Denize som varit med om att projektera vårt vattensystem påpekade de risker som finns vid egen drift och de framtida förmodade krav på rening som kommer att erfordras vid egna privata vattenverk och förordade en anslutning till det kommunala nätet. Dessutom skulle värdet av den egna fastigheten öka med kommunalt vatten. Styrelsen fick i uppdrag från stämman att göra en konsekvensanalys av de kostnader och 4
risker som skulle bli följden vid en fortsatt drift av vattenverket i egen regi kontra kommunalt ägo, samt att fortsätta förhandla med kommunen om kostnaden för en anslutning av kommunalt vatten. 15 Meddelande om tillgänglighet för stämmoprotokollet Protokollet från stämman kommer att finnas på vår hemsida. Möjlighet att få det brevledes per post ges men då måste detta anmälas till sekreteraren. 16 Stämmans avslutande Då inga fler frågor fanns att behandla tackade ordföranden de närvarande för visat intresse och förklarade årets stämma avslutad samt att vi skulle gå över till stämman i Uppvallens Stugägarförening efter en kort paus. Vid protokollet Stefan Forslund Sekreterare Justeras Jan Örnevik Åke Pettersson Erik Dahlén Ordförande Justerare Justerare 5