Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Version: 1.3 Dnr: 1-792/2015 Fastställd: 2015-12-15 Giltig fr. o.m 2016-01-01 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som KI:s klassificeringsstruktur. Detta dokument tillsammans med arkivhandboken ersätter de tidigare arkivbildningsplanerna och Hanteringsanvisningarna.

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Läsanvisningar Denna dokumenthanteringsplan gäller för alla Karolinska Institutets handlingar och ersätter de tidigare arkivbildningsplanerna från 2008. Strukturen i detta dokument följer processerna i klassificeringsstrukturen version 1.5. Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. I första kolumnen "Diarieföring" framgår det om handlingen ska diarieföras och om den si sådant fall ska diarieföras vid UF eller vid. Kolumnen Registrering anger i vilket/vilka verksamhetssystem som handlingen ska registreras. Kan t.ex. vara W3D3, men även andra verksamhetssystem såsom Ladok och Agresso förekommer. I kolumnen Bevaras/Gallras anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Därefter kommer kolumnen Förvaring/Arkivering och anger om handlingen ska förvaras ute på respektive och/eller levereras till Universitetsförvaltningen. Exempel på handlingar som ska levereras till Universitetsförvaltningen är s.k. arkivlistor från Ladok, handlingar tillhörande doktorandakten och avhandlingar. Näst sista kolumnen, Anmärkning, talar om om det finns något gällande den handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. Den sista kolumnen" RA-FS/RA-MS" anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns. Man kan även gå via innehållsförteckningen för att hitta den process man är intresserad av. Innehållsförteckningen är länkad så det räcker att ni klickar på den process ni vill komma till så hamnar ni där automatiskt.

Innehållsförteckning Läsanvisningar Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Process: 1.1 Hantera extern styrning Process: 1.2.1 Utforma och bemanna organisationen Process: 1.2.2 Administrera möten och fatta beslut inom KI:s nämnder och råd Process: 1.2.3 Upprätta och hantera interna styrdokument Process: 1.3.1 Planera och budgetera verksamheten Process: 1.3.2 Följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Process: 2.1.1 Hantera kundfakturor Process: 2.1.2 Hantera leverantörsfakturor Process: 2.1.3 Hantera löpande ekonomiredovisning Process: 2.1.4 Förvalta fonder och stiftelser Process: 2.1.5 Betala ut medel till utbildningsverksamhet Process: 2.1.6 Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Process: 2.1.7 Betala ut medel till forskningsfinansiering Process: 2.2.1 Upphandla och köpa in Process: 2.2.2 Sälja varor och tjänster Process: 2.2.3. Förvalta avtal - utgick 2016-01-01 Process: 2.3.1 Rekrytera Process: 2.3.2 Administrera anställning Process: 2.3.3 Samverka med fackliga organisationer Process: 2.3.4 Beräkna och betala ut löner och arvoden Process: 2.3.5 Hantera pensioner och försäkringar Process: 2.3.6 Ansöka om docentur Process: 2.4.1 Hantera arbetsmiljöfrågor Process: 2.4.2 Hantera arbetsskada och rehabilitering

Process: 2.4.3 Göra kompetensbedömningar för att hantera djur - utgick 2016-01-01 Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar Process: 2.6 Administrera IT-stöd Process: 2.7.1 Redovisa och hantera allmänna handlingar Process: 2.7.2 Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Process: 2.8 Kommunicera internt Process: 2.9 Organisera och genomföra högtider utgått 2014-09-30 Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet Process: 2.11.1 Hantera lokalfrågor Process: 2.11.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Process: 2.11.3 Genomföra byggprojekt Process: 2.12.1 Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter - flyttad till 2.18 Process: 2.12.2 Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda - flyttad till 2.18 Process: 2.12.3 Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier och dylikt - flyttad till 2.18 Process: 2.12.4 Utreda misstanke om oredlighet i forskning - flyttad till 2.18 Process: 2.13.1 Administrera utbytesprogram Process: 2.13.2 Hantera utresande studenter Process: 2.13.3 Hantera inresande studenter Process: 2.13.4 Hantera lärarutbyten Process: 2.14.1 Bedriva studenthälsovård Process: 2.14.2 Ge stöd till studenter med funktionshinder Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning Process: 2.16.1 Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Process: 2.16.2 Hantera klagomål och synpunkter Process: 2.17.1Hantera högtider och ceremonier Process: 2.17.2 Hantera konferenser Process: 2.17.3 Hantera externa besök Process: 2.18.1 Hantera överklaganden Process: 2.18.2 Hantera överprövningar Process: 2.18.3 Utreda misstanke om oredlighet i forskning

Process: 2.18.4 Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Process: 2.18.5 Utreda siciplinära åtgärder rörande anställda Process: 2.18.6 Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier misstanke om brott och dylikt Process: 2.19 Hantera försöksdjursverksamhet Process: 2.18.6 Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier och dylikt Process: 3.1.1 Hantera utbildningsutbudet på grund- och avancerad nivå Process: 3.1.2 Hantera antagning och göra behörighetsbedömningar på grund- och avancerad nivå Process: 3.1.3 Planera och genomföra grund- och avancerad utbildning Process: 3.1.4 Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund- och avancerad nivå Process: 3.1.5 Utfärda examen på grund- och avancerad nivå Process: 3.2.1 Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå Process: 3.2.2 Hantera antagning till forskarutbildning Process: 3.2.3 Planera och genomföra forskarutbildning Process: 3.2.4 Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå Process: 3.2.5 Utfärda examen på forskarutbildningsnivå Process: 3.3 Bedriva uppdragsutbildning Process: 4.1 Planera forskningsprojekt - utgått 2015-06-01 Process: 4.2 Genomföra forskningsprojekt - utgått 2015-06-01 Process: 4.3 Redovisa forskningsprojekt - utgått 2015-06-01 Process: 4.4 Genomföra forskningsprojekt Process: 5.1 Ta fram och publicera elektronisk information utgår 2014-09-30 Process: 5.2 ta fram och publicera tryckt information - utgår 2014-09-30 Process: 5.3 Samverka och inhämta information till myndighetens verksamhet - utgår 2014-09-30 Process: 5.4 Förbereda och ta emot externa besök - utgår 2014-09-30 Process: 5.5 Hantera internationell samverkan för forskning och utbildning - utgår 2014-09-30 Process: 5.6 Hantera nationell samverkan för forskning och utbildning - utgår 2014-09-30 Process: 5.7.1 Ta fram och publicera information Process: 5.7.2 Inhämta information Process: 5.8.1 Hantera samverkan för forskning och utbildning Process: 5.8.2 Delta i externa evenemang

Process: 5.8.3 Hantera alumni

Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer - Avtal W3D3 Bevaras Respektive Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer. Vanligt förekommande avtal finns listade under respektive process. Övriga avtal tillhör även de en specifik process även om detta inte finns angivet. Avtalet ska diarieföras på den process det tillhör rent innehållsmässigt. - Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse - Korrespondens av vikt - - Gallras när det inte finns något behov av informationen. - Detta kan tex avse handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Framställnignar, förfrågningar och meddelande som är av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning kan gallras när sammanställning eller bearbetning gjorts. Detta förutsatt att handlingarna W3D3 Bevaras Respektive Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information.

- Prefektbeslut Se anmärkning W3D3 Bevaras Respektive Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. - Rektorsbeslut Se anmärkning W3D3 Bevaras UF:s arkiv Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.1 Hantera extern styrning 1.1 Förordning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 1.1 Regleringsbrev Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Avser även ändring av regleringsbrev. 1.1 Återrapportering Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.1 Utforma och bemanna organisationen 1.2.1 Fastställande av röstlängd Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 1.2.1 Förordnande av nominerade Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 1.2.1 Personalförteckningar, organisationsplaner W3D3 Bevaras Respektive 1.2.1 Röstlängder - Gallras efter 1 år 1.2.1 Röstsedlar - Gallras efter 1 år 1.2.1 Valprotokoll - Bevaras UF:s arkiv Levereras till UF:s arkiv årligen alternativt efter avslutat val. 1.2.1 Valresultat Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 1.2.1 Webbsidor Bevaras UF:s arkiv Skärmdump tas efter valavslut eller innan större förändringar av samtliga webbsidor som rör valet. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Skrivs ut och arkiveras

Process: 1.2.2 Administrera möten och fatta beslut inom KI:s kommittéer, nämnder och råd 1.2.2 Ansökningar om mindre ekonomiska bidrag och liknande Gallras vid inaktualitet, se anmärkning. Gäller under förutsättning att det framgår av protokollet vem som sökt vad, belopp samt beslut. 1.2.2 Beslut W3D3 Bevaras Respektive Beslut diarieförs och en hänvisning görs från protokollet till diariet och tvärtom. Underlagen för besluten bör ligga tillsammans med beslutet. 1.2.2 Beslutsförslag - Bevaras, se anmärkning Respektive Bevaras tillsammans med protokollet om det inte framgår vad förslaget handlar om i protokollstexten. 1.2.2 Dekanusbeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen. 1.2.2 Föredragningslistor - Gallras vid inaktualitet Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. 1.2.2 Kallelser och dagordningar - Gallras vid inaktualitet Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. 1.2.2 Minnesanteckningar från personalmöten - Gallras efter 5 år Respektive De frågor som behandlas i dessa minnesanteckningar/proto koll är vanligen av tillfällig eller ringa betydelse. Frågor av mer principiell betydelse upptas troligen också i protokoll som bevaras, t ex MBLprotokoll.

1.2.2 Ordförandebeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen. 1.2.2 Programdirektörbeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen för programnämnden. 1.2.2 Protokoll (avser övergripande protokoll för styrning av KI:s verksamhet) 1.2.2 Protokoll för styrning av 1.2.2 Protokollsutdrag/beslut - Bevaras UF:s arkiv - Bevaras Respektive Avser tex. Institutionsrådets protokoll W3D3 Bevaras Respektive Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.3 Upprätta och hantera interna styrdokument 1.2.3 Arbetsordning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 1.2.3 Delegation av besluts- och W3D3 Bevaras Respektive attesträtt 1.2.3 Delegationsordning, sspecifik W3D3 Bevaras Respektive Övergripande delegationsordning bör ingå i arbetsordningen. 1.2.3 Delegering av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet W3D3 Bevaras Respektive 1.2.3 Fullmakt W3D3 Bevaras Respektive Fullmakter för postöppning ska inte diarieföras utan hålls enbart samlade. 1.2.3 Handböcker för anställda Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Här ingår t.ex. ekonomihandboken. 1.2.3 Interna riktlinjer och föreskrifter W3D3 Bevaras Respektive 1.2.3 Returnering av delegerad arbetsuppgift inom arbetsmiljöområdet Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet W3D3 Bevaras Respektive

Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.3.1 Planera och budgetera verksamheten 1.3.1 Begäran om extra anslag från Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv erna 1.3.1 Beräkningsunderlag - Bevaras UF:s arkiv 1.3.1 Beslut om intern resursfördelning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Beslutas av konsistoriet. 1.3.1 Budgetunderlag - Bevaras UF:s arkiv 1.3.1 Investeringsbeslut W3D3 Bevaras Respektive 1.3.1 Personalstatistik Primula Gallras vid inaktualitet Primula Bevaras tills vidare i Primula. RA-FS 2006:5 1.3.1 Verksamhetsplan W3D3 Bevaras Respektive Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.3.2 Följa upp och redovisa verksamheten 1.3.2 FoUU-enkäter - Bevaras Respektive Endast för kliniska er 1.3.2 Specifikationer till delårsrapport Agresso Gallras efter 10 år EkonomiavdelningenUF RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 1.3.2 Specifikationer till årsredovisningar Agresso Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. Avser: Specifikation av sammandragen post (balanskonto) Register för anläggningstillgångar och inventarier Anläggnings och inventarieregister 1.3.2 Verksamhetsberättelse W3D3 Bevaras Respektive 1.3.2 Årsredovisning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner

Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras 1.4 Inspektionsrapporter W3D3 Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.4 Intrastatsrapporter - Gallras efter 2 år Ekonomiavdelningen UF RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 1.4 Rapporter till statsredovisningen (ESV) om överensstämmelse med årsredovisningen W3D3 Gallras efter 10 år Respektive RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 1.4 Revisionsplan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Fastställs årligen 1.4 Svar till tillsynsmyndigheter W3D3 Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.4 Övriga rapporter till statsredovisningen - Gallras efter 2 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras 1.5 Projektbeskrivning/projektidé W3D3 Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.5 Projektbeställning W3D3 Bevaras Respektive. Se generell anmärkning. 1.5 Projektminnesanteckningar i administrativa utvecklingsprojekt - Gallras vid projektavslut Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 1.5 Projektplan W3D3 Bevaras/Gallras vid projektavslut Respektive Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras vid projektavslut, se även generell anmärkning 1.5 Projekttidrapporter - Gallras vid projektavslut Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges.

1.5 Rapporter W3D3, diarieförs vid Bevaras Respektive Se generell anmärkning. respektive 1.5 Utredningar W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Respektive Se generell anmärkning. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras 1.6 Inkommande enkäter Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 1.6 Medarbetarundersökning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Gäller KI -övergripande sammanställning 1.6 Remisser W3D3 Bevaras Respektive Se generell anmärkning. 1.6 Remissvar W3D3 Bevaras Respektive Se generell anmärkning. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.1 Hantera kundfakturor 2.1.1 Fakturor - Gallras efter 17 år, se anmärkning Pappersfakturor som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år. RA-FS 2015:2 2.1.1 Kundreskontra Agresso Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod. 2.1.1 Kundreskontrans verifikationer Agresso Gallras efter 17 år, se anmärkning Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RA-FS 2015:2 Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.2 Hantera leverantörsfakturor

2.1.2 Fakturor Gallras efter 17 år, se anmärkning Pappersfakturor som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år. 2.1.2 Leverantörsreskontra Agresso (extra modul) Bevaras UF:s arkiv Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod. 2.1.2 Leverantörsreskontrans verifikationer Agresso Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. 2.1.2 Leverantörsverifikationer Agresso Gallras efter 17 år Agresso Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.3 Hantera löpande ekonomiredovisning 2.1.3 Anläggnings- och inventarieregister Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. RA-FS 2015:2 RA-FS 2015:2 RA-FS 2015:2 2.1.3 Betalningsbekräftelse (SU08) Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 2.1.3 Betalningsförslag (SU07) Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4

2.1.3 Dagbok/verifikationsjournal Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna i registreringsordning. 2.1.3 Fellistor och avstämningslistor för räkenskapshandlingar i Agresso Agresso Gallras efter 1 månad, de fellistor och avstämningslistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. 2.1.3 Huvudbok Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna per redovisningsperiod i systematisk ordning. 2.1.3 Huvudboksverifikationer Agresso Gallras efter 17 år Ekonomiavdelningen UF Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 2.1.3 Inventeringslistor/Inventariebl anketter - Gallras efter 10 år Respektive RA-FS 2004:3, ändrad 2012:2 2.1.3 Kodplan/Redovisningsmodell Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Innehåller de kodplaner som styr de andra processtegen, d.v.s. konto- och objektplan.

2.1.3 Kontoplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar typer av händelser. 2.1.3 Kontoutdrag checkkonton i bank Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 2.1.3 Objektplan/Projektplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar ekonomiska händelser. 2.1.3 Pack-/fraktsedlar samt - Gallras vid inaktualitet, se Om pack/fraktsedeln inte RA-FS 1991:6 och 2012:2 ordererkännande anmärkning stämmer med beställning och leverans ska ordererkännandet bevaras i 10. 2.1.3 Utbetalningar - avstämningar Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 2.1.3 Utbetalningar specificerade kontoutdrag Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 2.1.3 Rekvisitioner samt följesedlar Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. 2.1.3 Utdatalistor från Agresso Agresso Gallras vid inaktualitet,utdatalistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Respektive ( )

2.1.3 Återredovisning från Plusgirot (GL18B) Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.4 Förvalta fonder och stiftelser 2.1.4 Avräkningsnotor - Gallras efter 10 år RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4 2.1.4 Deklarationer - 2.1.4 Gåvobrev W3D3 Bevaras Respektive 2.1.4 Permutationer - Ansökan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.1.4 Permutationer - Beslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.1.4 Placeringsrådets beslut W3D3 Bevaras 2.1.4 Testamenten Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.1.4 Årsredovisningar - Bevaras Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.5 Betala ut medel till utbildningsverksamhet 2.1.5 Stipendium Beslut om inrättande med bilagor W3D3 Bevaras Respektive Stipendium kan utbetalas för grundutbildning, doktorandutbildning (tilläggsstipendium) och postdoktoralutbildning. Fattas av prefekt efter förslag av stipendiatens kursansvariga lärare/handledare. Bilagor: Försäkran Kursplan/individuell plan Finansiärens medgivande CV Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.6 Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning

2.1.6 Finansieringsavtal W3D3, Agresso Bevaras Respektive Är handlingarna övergripande för KI eller UF-specifika ska de diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive 2.1.6 Inbjudningar och program till forskningsseminarier - Gallras efter 10 år, se anmärkning Respektive Förvaras och gallras som ett underlag till verifikationen. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.7 Betala ut medel till forskningsfinansiering 2.1.7 Fonder och stiftelser vid KI Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Annons/utlysning 2.1.7 Fonder och stiftelser vid KI Ansökan - - Gallras efter10 år Stiftelsearkivet En sökandelista sammanställs. Ansökan diarieförs inte vid. 2.1.7 Fonder och stiftelser vid KI Beslut med bilagor Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv I ärendet ingår: Utlysning Sökandelista Granskarnas utlåtande Jävsdeklarationer Förslag till beslut (missiv) Beslut (FSprotokoll/dekanbeslut) Dekansbeslut avseende granskare för utlysningen Stiftelsens stadgar 2.1.7 KID-medel Kontrakt 2.1.7 KID-medel, utlysning Beviljad ansökan 2.1.7 KID-medel, utlysning Ej beviljad ansökan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Diarieförs på ett samlingsnummer per omgång. Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Avser ansökningarna från handledarna. Diarieförs vid UF W3D3 Gallras efter 2 år Avser ansökningarna från handledarna.

2.1.7 KID-medel, utlysning Annons Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv KID = KI-Delfinansiering för nya doktorander. 2.1.7 KID-medel, utlysning Beslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Beslut fattas av Styrelsen för forskning och dokumenteras i protokoll. Ett protokollsutdrag diarieförs. 2.1.7 Resebidrag sökt utanför KI Ansökan 2.1.7 Resebidrag sökt utanför KI Beslut W3D3 Bevaras Respektive Verksamhetsområde: 2 Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: 2.2.1 Upphandla och köpa in Upphandlingsnivåer Över tröskelvärdet: EU-upphandling. Genomförs av Inköps- och upphandlingsenheten. Under tröskelvärdet: Förenklad och urvalsupphandling. Genomförs av Inköps- och upphandlingsenheten men får göras av erna om kompetens finns. Direktupphandling: Formell nivå för direktupphandling bestäms i lagstiftningen LOU som är en spegling av EU-direktiv. Aktuellt belopp framgår av Inköps- och upphandlingsenhetens internwebb. 2.2.1 Anbud (antaget) TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt Inklusive samtliga bilagor samt begärda förtydliganden och kompletteringar. 2.2.1 Anbud (antaget) bilagor som utgörs av föremål (t.ex. arbetsprover och modeller) 2.2.1 Anbud (ej antaget) TendSign Gallras efter 5 år, se anmärkning. 2.2.1 Anbudsutvärdering TendSign Gallras efter 5 år Respektive Får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Respektive W3D3 Bevaras Respektive, upphandlingsakt Bilagor får återlämnas till anbudsgivaren vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Vid skadeståndsmål ska samtliga anbud i ärendet bevaras. RA-FS 2013:1 RA-FS 2013:1

2.2.1 Annonsering av förfrågningsunderlag/anbudsi nbjudan W3D3 TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt 2.2.1 Avtal W3D3 Bevaras Respektive, upphandlingsakt 2.2.1 Begäran om upphandlingsstöd Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.2.1 Behovsanalys - Bevaras Respektive, upphandlingsakt 2.2.1 Beställning eller motsvarande handlingar vid avrop mot W3D3 Bevaras Respektive, arkiveras med avtalet ramavtal 2.2.1 Följesedel - Gallras efter 1 år, se anmärkning Respektive 2.2.1 Förfrågningsunderlag 2.2.1 Förnyade/förändrade avtal W3D3 TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt W3D3 Bevaras Respektive, arkiveras med originalavtalet W3D3 Tendsign Bevaras Respektive, upphandlingsakt 2.2.1 Korrespondens av vikt under anbudstiden 2.2.1 Serviceavtal Gallras 2 år efter att kontraktet löpt ut 2.2.1 Sändlista W3D3 TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt Avser annons där förfrågningsunderlag läggs ut med syfte att få in anbud som motsvarar kraven Får gallras vid inaktualitet under förutsättning att följesedeln stämmer överens med beställningen, annars ska den gallras efter 10 år. Avser all dokumentation, inklusive prövningar och tester, samt referenstagning. Kopplas till ursprungsärendet. Avser sändlista över vilka leverantörer som mottagit anbudsannons och/eller förfrågningsunderlag. 2.2.1 Tackbrev till ej antagna leverantörer W3D3 Gallras efter 10 år Respektive I mån av förekomst. RA-FS 2013:1

2.2.1 Tilldelningsbeslut 2.2.1 Öppningsprotokoll Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: 2.2.2 Sälja varor och tjänster 2.2.2 Anbud 2.2.2 Avtal 2.2.2 Beställning Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: 2.2.3. Förvalta avtal - utgick 2016-01-01 W3D3 Bevaras Respektive, upphandlingsakt W3D3 TendSign Bevaras Respektive, upphandlingsakt W3D3 Bevaras Respektive W3D3 Bevaras Respektive W3D3 Bevaras Respektive Avser handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut. Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.1 Rekrytera 2.3.1 Annons Registreras och diarieförs vid respektive 2.3.1 Annonseringsplatser, lista 2.3.1 Anställningsärende avbruten Registreras och diarieförs rekrytering vid respektive 2.3.1 Ansökan om anställning som doktorand Registreras och diarieförs vid respektive MyNetwork, W3D3 Bevaras Respektive Avser även utlysning av doktorandplats. W3D3 Bevaras Respektive MyNetwork, W3D3 MyNetwork, W3D3 Bevaras eller gallras vid inaktualitet, se anmärkning Gallras/Bevaras, se anmärkning Respektive Respektive Ansökningshandlingarna kan gallras när ärendet avslutas i diariet. Ärendet ska avslutas med en tjänsteanteckning eller ett beslut om avbruten rekrytering. Ansökan som ej leder till anställning får gallras 2 år efter att anställningsbeslut har vunnit laga kraft (RA- FS 2004:1, ändrad 2012:3).

2.3.1 Ansökan om anställning utanför anställningsärenden 2.3.1 Beslut om anställning 2.3.1 Beslut om rekrytering 2.3.1 Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från de sökande som anställs 2.3.1 Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från sökanden som inte erhållit tjänsten och som lämnas vid intervju 2.3.1 Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten - Gallras/Bevaras, se anmärkning Respektive W3D3 Bevaras Respektive Avser även beslut om tillsättning av doktorandplats. W3D3 Bevaras Respektive Gäller tillsättning av akademiska tjänster. W3D3 Bevaras Respektive - Gallras vid överklagandetidens utgång Registreras och diarieförs vid respektive MyNetwork, W3D3 Gallras eller återsändes efter besvärstidens utgång Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 1 år. Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras. Litteraturförteckningen bevaras 2.3.1 Blanketter för företrädesrätt till återanställning - Gallras efter 1 år, se anmärkning Se anmärkning Gallras under förutsättning att återanställningen inte sker. Om återanställning sker ska blanketten bevaras i personalakten. Bevaras på en fram till gallringstillfället. Om återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt.

2.3.1 Korrespondens 2.3.1 Kravprofil 2.3.1 Meddelanden som skickats till en sökande under en rekryteringsprocess 2.3.1 Personlighetstest 2.3.1 Referensupptagningsuppgifter för sökande som anställts 2.3.1 Rekryteringsunderlag W3D3 Se anmärkning Respektive Korrespondens som är av vikt för att rekryteringen ska kunna förstås i sin helhet ska bevaras, övrig korrespondens av ringa vikt för ärendets handläggning gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6). W3D3 Bevaras Respektive I mån av förekomst - Gallras vid inaktualitet Avser t.ex. meddelanden om att ansökan har inkommit, hur ärendet fortskrider och att beslut har fattats. W3D3 Bevaras/gallras, se anmärkning. Respektive W3D3 Bevaras Respektive Personlighetstest för den sökande som har anställts (i mån av förekomst) bevaras. För övriga sökande kan de gallras efter överklagandetidens utgång. W3D3 Bevaras Respektive I mån av förekomst. Även vid rekrytering av doktorand. W3D3 Bevaras Respektive 1997:6 2.3.1 Sammanställningar av intervjuer 2.3.1 Tillbakatagande av ansökan W3D3 Bevaras Respektive Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.2 Administrera anställning 2.3.2 Adressändring, avisering om - Gallras vid inaktualitet 2.3.2 Anknytningsbeslut - KIMKAT Bevaras Respektive

2.3.2 Anmälan om sjukdomsfall (som fortsätter efter sjuklöneperiodens fall) - Gallras efter 10 år UF:s arkiv RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Anställningsavtal - Bevaras UF:s arkiv, personalakt. Avställs årligen för den ålderkohort som nått 66 års ålder. 2.3.2 Ansökan om bidrag till - Bevaras UF:s arkiv, personalakt arbetshjälpmedel 2.3.2 Ansökan om entledigande - Bevaras UF:s arkiv, personalakt. 2.3.2 Arvodesuppgifter Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Aviseringslistor Primula Gallras vid inaktualitet Bevaras idag tillsvidare i Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Avsked/uppsägning/omplaceri - Bevaras UF:s arkiv, personalakt ng 2.3.2 Avstämningar av ringa och tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation 2.3.2 Avtal om lönekostnader 2.3.2 Bisysslor Primula Gallras efter 2 månader Primula KI rapporterar till RFV, SCB, SPV, samt till ArV. W3D3 Bevaras Respektive PA-Webben W3D3 Bevaras Respektive Avser av prefekt singerad rapport samt varje enskild redovisad bisyssla. RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Bisysslor avseende anställning i bolag med samarbete eller ekonomisk relation till KI Diarieförs vid UF PA-Webben W3D3 Bevaras UF Beslutas av universitetsdirektören. 2.3.2 Bisysslor gällande prorektor, prefekter, dekaner, prodekaner och vicerektor Diarieförs vid UF PA-Webben W3D3 Bevaras UF Beslutas av rektor

2.3.2 Code of conduct - - Gallras vid upphörd anställning. Respektive Code of conduct dokumentet kommer endast finnas som enskild handling när det införs vid KI. Från våren 2015 kommer den att ingå i anställningsavtal samt anknytningsbeslut. När Code of conduct ingåri anställningskontraktet och anknytningsbesluten så kommer dessa att automatiskt bevaras. - 2.3.2 Distansavtal - Bevaras UF:s arkiv, personalakt 2.3.2 Ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro - Beslut från Försäkringskassan Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Ansökan till Försäkringskassan. Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Individuella beslut - Bevaras UF:s arkiv, personalakt 2.3.2 Intyg - Bevaras UF:s arkiv, personalakt 2.3.2 Karolinska Institutets metakatalog KIMKAT KIMKAT Bevaras tillsvidare KIMKAT Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas. 2.3.2 Kompetensutveckling, handlingar rörande - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Avser enskild anställd (bevaras i mån av förekomst) Bevaras UF:s arkiv 2.3.2 Kurskatalog personalutbildning 2.3.2 Ledighetsansökningar Primula Gallras efter 2 år UF:s arkiv, personalavdelningen 2.3.2 Loggsammanställningar Primula Gallras efter 10 år UF:s arkiv, personalavdelningen Levereras till UF. Levereras till UF. RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9

2.3.2 Läkarintyg - Gallras efter 10 år UF:s arkiv, personalavdelningen Levereras till UF en gång i RA-FS 2006:5, ändrad månaden. Avser läkarintyg 2012:9 för kortare tids sjukfrånvaro som behålls vid KI. 2.3.2 Mottagningsavtal W3D3 Bevaras Respektive 2.3.2 Namnändring, avisering om Primula Bevaras UF:s arkiv, personalakt 2.3.2 Personalbeslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv, personalakt 2.3.2 Personalutredning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv, personalakt 2.3.2 Primula - Bevaras UF:s arkiv Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas. 2.3.2 Sjukförsäkran Primula Gallras efter 10 år UF:s arkiv, se anmärkning Levereras till UF. Får gallras efter 2 år under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret eller motsvarade handlingar som bevaras. RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen och är utfärdade av annan arbetsgivare - Bevaras UF:s arkiv, personalakt 2.3.2 Tjänstgöringsintyg utfärdade vid KI Primula Gallras vid inaktualitet Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Tjänstgöringsjournaler uttagna på papper Primula Gallras vid inaktualitet Tjänstgöringsjournaler per år bevaras digitalt i Primula. 2.3.2 Tjänstgöringsjournaler, Primula Bevaras Primula digitala 2.3.2 Tjänstledighetsansökningar (över sex månader) Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Varsel rörande anställningar - Bevaras UF:s arkiv, personalakt

2.3.2 Överenskommelse om forskarflytt Diarieförs vid den som har upprättat överenskommelsen W3D3 Bevaras Respektive 2.3.2 Övertids/mertidsrapporter Primula Gallras efter 2 år UF:s arkiv, personalavdelningen Levereras till UF:s RA-FS 2006:5, ändrad personalavdelning en gång 2012:9 i månaden. Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.3 Samverka med fackliga organisationer 2.3.3 Enskilda avtal Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.3.3 MBL-protokoll - Bevaras UF:s arkiv 2.3.3 Protokoll från samverkansgrupp och andra partsgemensamma möten - Bevaras Centrala samverkans protokoll arkiveras vid UF, annars vid respektive. Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.4 Beräkna och betala ut löner och arvoden 2.3.4 Jämkningar preliminärt skatteavdrag Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Kontrollistor för retroaktiva löneberäkningar Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Kontrolluppgifter till Skatteverket Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Löneartsförteckningar Primula Bevaras Primula 2.3.4 Lönebesked Primula Primula 2.3.4 Lönekostnadsspecifikationer Primula Gallras efter 10 år Primula, tas ut på papper Räknas som loggsammanställningar 2.3.4 Lönelistor Primula Bevaras Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Rekvisitioner för mervärdesskatt Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. 2.3.4 Reseräkningar med bilagor Primula Gallras efter 10 år Respektive RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Primula Gallras vid inaktualitet Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Signalistor Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9

2.3.4 Skatteredovisning (uppgifter för) Primula Gallras efter 10 år Primula Avser uppgifter som RA-FS 2006:5, ändrad redovisar preliminär skatt, 2012:9 kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer, m.m. 2.3.4 Skatteuppgifter Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Tidsredovisning/underlag till flextidssystem Excel, Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Underlag för lön - Gallras efter 2/10 år, se anmärkning Se anmärkning Underlag för manuellt utbetalad lön får gallras efter 10 år (levereras till UF), övriga underlag såsom underlag till tidsredovisning- /flextidssystem får gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9). 2.3.4 Utdatalistor för skatteredovisning Primula Gallras efter 10 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Utmätningsbeslut Primula Gallras efter 2 år Primula RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.5 Hantera pensioner och försäkringar 2.3.5 Ansökan om pension - Bevaras UF:s arkiv, personalakt 2.3.5 Handlingar rörande sjuk- och arbetsskadeersättning på individnivå - - UF:s arkiv 2.3.5 Pensionsutredning (beslut om - Bevaras UF:s arkiv, personalakt pension, deltidspension, anstånd med pensionsavgång, utdrag ur tjänstföringsmatrikel) Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.6 Ansöka om docentur 2.3.6 Ansökan om docentur (med bilagor) Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Bilagor kan t.ex. vara meritportfölj, CV och intyg från prefekt.

2.3.6 Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Diarieförs vid UF W3D3 Återsändes/gallras efter besvärstidens utgång UF:s arkiv 2.3.6 Docenturbevis Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.3.6 Sakkunnigutlåtande Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.7 Karriär- och kompetensutveckling av personal 2.3.7 Forskarhandledarutbildning - Bevaras UF:s arkiv Intyg 2.3.7 Forskarhandledarutbildning Kursplan 2.3.7 Kompetensbedömningar för hantering av djur Ansökningshandlingar med bilagor 2.3.7 Kompetensbedömningar för hantering av djur Intyg 2.3.7 Kompetensutveckling, handlingar rörande personalutbildningskurser 2.3.7 Ledarskap för forskargruppsledare Intyg 2.3.7 TA-medel Ansökan 2.3.7 TA-medel Utlysning och beslut Diarieförs vid Komparativ medicin Diarieförs vid Komperativ medicin KIWAS Bevaras UF:s arkiv Kursplanerna skrivs ut från KIWAS. W3D3 Bevaras Komparativ medicin W3D3 Centuri Bevaras Komparativ medicin - - Bevaras UF:s arkiv Avser handlingar rörande kurser och inte enskild anställd (t.ex. avtal, inbjudningar, deltagarlistor och kursplaner) - - Bevaras UF:s arkiv - - Gallras efter 2 år - En sökandelista sammanställs. Diareförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Ärendet innehåller en sökandelista, beslut samt redovisningar från beviljade ansökningar. Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: 2.4.1 Hantera arbetsmiljöfrågor 2.4.1 Arbetsmiljöprotokoll - - Bevaras Respektive 2.4.1 Biosäkerhetskommitténs - Bevaras UF:s arkiv protokoll 2.4.1 Central likabehandlingsplan Diareförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv

2.4.1 Dokumentation från W3D3, Bevaras Respektive skyddsronder 2.4.1 Hälsobokslut Diareförs vid UF W3D3, diareförs vid UF Bevaras UF:s arkiv T.ex. resultat av friskvårdssatsningar. 2.4.1 Hälsovård, handlingar rörande Diareförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF Bevaras Se anmärkning Arkiveras i personalakt på förebyggande hälsovård som friskvårdssatsningar individnivå, generella handlingar arkiveras med de diarieförda handlingarna. 2.4.1 Miljörådets protokoll Bevaras UF:s arkiv 2.4.1 Utredningar rörande W3D3 Bevaras Respektive arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå 2.4.1 Överenskommelse gällande W3D3 Bevaras Respektive lokal miljösamverkan 2.4.1 Övriga handlingar rörande arbetsmiljöfrågor Diareförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: 2.4.2 Hantera arbetsskada och rehabilitering 2.4.2 Anmälan om arbetsskada W3D3, diarieförs vid respektive W3D3 Bevaras Respektive Anmälan skickas till Försäkringskassan. 2.4.2 Avvikelserapporter W3D3, diarieförs vid W3D3 Bevaras Respektive respektive 2.4.2 Beslut om arbetsskada W3D3, diarieförs vid W3D3 Bevaras Respektive respektive 2.4.2 Kopior av läkarintyg - Gallras efter 10 år UF:s arkiv Levereras till UF. Observera, gäller längre tids sjukfrånvaro där originalintygen översänts till Försäkringskassan. 2.4.2 Kvitton rörande läkevårds- - Gallras efter 10 år UF:s arkiv, Levereras till UF. och läkemedelsersättningar personalavdelningen 2.4.2 Persondatalista över personer Excel Gallras 1 år efter att UF:s arkiv, Friskvården som fått recept på fysisk uppgifterna har förts in i aktivitet från Previa registret Avser persondatalista i Excel som upprättas av KI:s Friskvård för att bevaka vilka personer som fått recept på fysisk aktvitet utfärdat av Previa. RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9 RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9

2.4.2 Rehabiliteringsutredningar - Bevaras UF:s arkiv, personalakt 2.4.2 Övriga handlingar rörande individuella arbetsskador - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: 2.4.3 Göra kompetensbedömningar för att hantera djur - utgick 2016-01-01 Processgrupp: - Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar 2.5 Anmälningar till Arbetsmiljöverket W3D3 Bevaras Respektive 2.5 Kemikalieregister Klara Bevaras UF:s arkiv Klara = KI:s kemikalieregister 2.5 Myndighetsbeslut W3D3 Bevaras Respektive 2.5 Riskbedömningar W3D3 Bevaras Respektive Diarieförs med ansökan eller anmälan till Arbetsmiljöverket. Processgrupp: - Process: 2.6 Administrera IT-stöd 2.6 Förvaltningsplan? Bevaras Respektive Gäller för ett år 2.6 Incidentrapporter - UF:s arkiv

2.6 Loggningsfiler och logglistor för e-post och fax - Gallras efter 100 dagar, se anmärkning UF:s arkiv, IT-avdelningen Avser även loggfiler och logglistor för informationssäkning på webben (t.ex. cacheminnen och s.k. temporary internet files). Loggar kan gallras efter 100 dagar (RA- FS 1991:6, ändrad 1997:6), endast under förutsättning att de inte längre behövs för vidare kontroll och återsökning av handlingar som har inkommit eller utgått från KI. Loggarna kan vid behov sparas längre, samråd bör i sådant fall ske med arkivarie. 2.6 Planerade utvecklingar och buggfixar Buggzilla UF:s arkiv, IT-avdelningen, Buggzilla 2.6 Supportärenden Manage Engine UF:s arkiv, IT-avdelningen Servicedesk 2.6 Systemdokumentation W3D3 Bevaras Respektive 2.6 Säkerhetskopior av handlingar - Gallras vid inaktualitet UF:s arkiv, IT-avdelningen i KI:s datasystem 2.6 Teknisk dokumentation av - Gallras vid inaktualitet UF:s arkiv, IT-avdelningen Teknisk dokumentation av tillfällig och ringa betydelse betydelse ska bevaras inom ramen för respektive systems systemdokumentation. 2.6 Versionsändringar av kod EA programmeringssystem UF:s arkiv, IT-avdelningen, EA-systemet 2.6 Ändringsanmälningar Nilex UF:s arkiv, IT-avdelningen, Nilex 2.6 Överenskommelser, avtal - interna Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Tex Service Level Agreement (SLA) Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: 2.7.1 Redovisa och hantera allmänna handlingar

2.7.1 Arkivredovisning - Bevaras Respektive I arkivredovisningen ingår försättsblad, arkivbeskrivning, innehållsförteckning samt förteckningsblad. 2.7.1 Diarium W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.7.1 Gallringsutredningar 2.7.1 Handlingar som inkommer i icke autentiserad form (ej underskrivna) W3D3 Bevaras Respektive Endast mer omfattande gallringsutredningar behöver diarieföras. Se anmärkning Gallras Gallras när en autentiserad form inkommer vid senare tillfälle. Gallringen får endast ske under förutsättning att någon anteckning inte påförts handlingen. Samt att tidpunkt för ankomst dokumenterats, t.ex. i diariet (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6). 2.7.1 JK-listor Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:arkiv Ett exemplar skickas till JK och ett arkivexemplar arkiveras centralt. 2.7.1 Register, liggare, listor eller liknande som upprättas för att vara tillfälliga hjälpmedel i KI:s verksamhet - Gallras vid inaktualitet Respektive Gallras under förutsättning att de inte förutsätts att de inte fyller någon funktion eller tillför ett ärende sakuppgift. RA-FS 1991:6 ändrad Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: 2.7.2 Hantera begäran om utlämnande av allmän handling 2.7.2 Beslut om att neka utlämnande W3D3 Bevaras Respektive

2.7.2 Begäran om utlämnande av allmän handling, se anmärkning W3D3 Bevaras Respektive Utlämnande av enkel och rutinartad karaktär, tex examensbevis, ladokutdrag och liknande diarieförs inte. Processgrupp: - Process: 2.8 Kommunicera internt 2.8 Internwebb - Bevaras Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras. Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas. 2.8 Interna nyhetsbrev - - Bevaras Respektive 2.8 Personaltidning - Bevaras Respektive 2.8 Underlag för KI:s interna arbete - Gallras när ärendet är avslutat Respektive Processgrupp: - Process: 2.9 Organisera och genomföra högtider utgått 2014-09-30 Processgrupp: - Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet 2.10 Artikelbeställningar - SAGA Gallras Universitets-biblioteket 2.10 Avtal med leverantörer av Diarieförs av Universitetsbiblioteket W3D3 Bevaras Universitets-biblioteket informationsdatabaser 2.10 Bibliotekskatalog Millenium Bevaras Universitets-biblioteket

2.10 Inaktiva låntagare (uppgifter om) i bibliotekets låntagarregister Låntagar-register Gallras efter 3 år förutsatt att inga utestående lån eller skulder förekommer. Se anmärkning Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: 2.11.1 Hantera lokalfrågor 2.11.1 Besiktningsprotokoll Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.11.1 Hyresavtal Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.11.1 Lokalrapporter (per yta) Pythagoras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen 2.11.1 Lokalregister Facility/Pythagoras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen Universitets-biblioteket Gallring avser personuppgifter och rör uppgifter om lån, reservation, eller annan form av beställning där sekretess normalt föreligger högst 20 år enligt 40 kap 3 OSL. Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas. Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas. Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: 2.11.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd 2.11.2 Avtal/kontrakt för KI-kort - Gallras efter 2 år KI-korten är endast giltiga i 2 år, därefter slutar korten att fungera. 2.11.2 Brandskyddsdokumentation W3D3 Bevaras Respektive Handlingar som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika ska diarieföras och arkieras vid respektive. 2.11.2 Nyckelkvittenser - Gallras vid inaktualitet Respektive 1996:6 och 2012:2 2.11.2 UF:s receptions lista över besökare East coast Gallras vid inaktualitet UF, East coast 1996:6 och 2012:2 Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: 2.11.3 Genomföra byggprojekt

2.11.3 Projekthandlingar Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Separat lista över vad som ska ingå i ärendet finns att tillgå. 2.11.3 Ritningar Pythagoras Bevaras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen (Pythagoras) Processgrupp: 2.12 Utreda anmälningar mot studenter och anställda - utgick 2016-01-01 Process: 2.12.1 Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter - Flyttad till 2.18 2016-01-01 Process: 2.12.2 Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda - Flyttad till 2.18 2016-01-01 Process: 2.12.3 Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier och dylikt - Flyttad till 2.18 2016-01-01 Process: 2.12.4 Utreda misstanke om oredlighet i forskningen - Flyttad till 2.18 2016-01-01 CAD-ritningar. Original ska bevaras, kopior kan gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6). Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.1 Administrera utbytesprogram 2.13.1 Finansieringsavtal med Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Erasmus och Linnaeus Palme Skutten 2.13.1 Utbytesavtal Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.13.1 Återrapportering Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.2 Hantera utresande studenter 2.13.2 Ansökan med bilagor - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut 2.13.2 Ansökan till partneruniversitet - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos (med bilagor) respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut 2.13.2 Antagningsbesked/Learning Agreement - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet.

2.13.2 Code of conduct/ Uppförandekod 2.13.2 Försäkringsintyg från Kammarkollegiet - Gallras efter 5 år Förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut 2.13.2 Intyg - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut 2.13.2 Nomineringsbesked - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut 2.13.2 Resebidrags- /stipendieblankett - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Förvaras elektroniskt fram till gallringstillfället. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. 2.13.2 Reserapport Skutten Bevaras tillsvidare Internationella kansliet, UF:s arkiv 2.13.2 Studentakter för utresande utbytesstudenter - Gallras efter 5 år Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. 2.13.2 Transcript of records - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive studenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.3 Hantera inresande studenter Generell anmärkning: Studentakterna för inresande studenter hanteras vid Avdelningen för utbildning- och forskarutbildningsstöd - UFS Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. I mån av förekomst.

2.13.3 Anmälan med bilagor för inresande (utländsk) student - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter 2.13.3 Ansökan inkl. bilagor - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter 2.13.3 Antagningsbesked - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter 2.13.3 Assesment form - Clinical Rotation - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter 2.13.3 Betygsunderlag - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter 2.13.3 Intyg - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter 2.13.3 Learning agreement - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter 2.13.3 Registrering - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter 2.13.3 Transcript of records - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter 2.13.3 TEUS-kunskapsprov för utländska sjukgymnaster - Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformuläret. 2.13.3 TEUS-rapport Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Avser kopia på den rapport som skickas till Socialstyrelsen. 2.13.3 TULE-kunskapsprov för utländska lärare - Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformuläret. 2.13.3 TULE-rapport Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Avser kopia på den rapport som skickas till Socialstyrelsen. Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.4 Hantera lärarutbyten 2.13.4 Ansökan om lärarbyte Skutten Papperhandlingar gallras efter 5 år, elektroniska handlingar bevaras tillsvidare i Skutten UFS:s närarkiv Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. 2.13.4 Beslut om lärarutbyte - Gallras efter 5 år UFS:s närarkiv Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. 2.13.4 Resebidrag för lärarutbyte Ansökan W3D3 Bevaras Respektive

2.13.4 Resebidrag för lärarutbyte W3D3 Bevaras Respektive Beslut 2.13.4 Reserapport - Skutten Bevaras UF:s arkiv 2.13.4 Teaching programme - Gallras efter 5 år UFS:s närarkiv Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Processgrupp: 2.14 Hantera stöd till studenter Process: 2.14.1 Bedriva studenthälsovård 2.14.1 Avtal med vårdgivare Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.14.1 Patientjournaler Journalsystemet Asynja Bevaras tillsvidare i sin helhet UF:s arkiv, Studenthälsan Processgrupp: 2.14 Hantera stöd till studenter Process: 2.14.2 Ge stöd till studenter med funktionshinder 2.14.2 Ansökan om stöd Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.14.2 Individuella intyg om - Lämnas till studenten - kompensatoriska åtgärder 2.14.2 Redovisning av nationella medel Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: - Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning 2.15 Tandläkarjournaler Bevaras/gallras, se anmärkning Institutionen för odontologi 2.15 Tidbokningsliggare - Gallras 1 år efter sista notering Processgrupp: 2.16 Hantera förfrågningar och klagomål Process: 2.16.1 Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Institutionen för odontologi Strategi för bevarande/gallringsutredn ing ska upprättas. Journaler för personer födda den 5:e, 15:e och den 25:e varje månad ska bevaras. Övriga journaler ska gallras 10 år efter sista uppgiften infördes i journalen. För besök vid Odontologiska ens studentklinik RA-MS 1995:6

2.16.1 Allmänna brev i symbolfrågor till KI 2.16.1 Förfrågningar Ja/Nej, diarieförs vid respektive 2.16.1 Korrespondens Ja/Nej, diarieförs vid respektive W3D3 W3D3 W3D3 Bevaras/Gallras efter 1 år, se anmärkning Bevaras om de diarieförs, annars kan de gallras vid inaktualitet Bevaras eller gallras vid inaktualitet Respektive Respektive Respektive Avser frågor i vilka KI har en symbolisk betydelse, t.ex som representant för djurförsök eller för medicinsk vetenskap. Brev som inte genererar ett ärende gallras. Brev som genererar ett ärende bevaras. Gäller även förfrågningar som inkommer via sociala medier. Förfrågningar av mer komplex karaktär ska diarieföras. Korrespondens av vikt ska diarieföras och bevaras. Korrespondens av enkel och rutinmässig karaktär kan gallras när handlingen inte längre behövs. 2.16.1 Obegripliga brev - Gallras efter 1 år 2.16.1 Röstmeddelanden Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Om meddelandena tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när meddelandet inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan.

2.16.1 Skrivelser av ringa betydelse mottagna för kännedom som inte föranleder någon åtgärd - Gallras vid inaktualitet Avser skrivelser av ringa betydelse för verksamheten, såsom inbjudningar till kurser och konferenser, upplysningar om andra myndigheter, privata företag, enskilda m.fl. som inte direkt angår en. 2.16.1 Skrivelser rörande undergörande eller homeopatiska mediciner, behandlingar och upptäckter som saknar vetenskapliga referenser Gallras efter 1 år Respektive Svårtolkade fall överlämnas till lämpliga forskare för vidare handläggning. 2.16.1 SMS se anmärkning Gallras vid inaktualitet - Om SMS:et tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när SMS:et inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. 2.16.1 Svar på förfrågningar, se anmärkning W3D3 Bevaras/Gallras vid inaktualitet UF/respektive Diarieförs och bevaras om det blir ett ärende, annars förvaras det i Outlook och gallras vid inaktualitet. 2.16.1 Övriga inkomna handlingar som inte rör myndighetens verksamhetsområde Processgrupp: 2.16 Hantera förfrågningar och klagomål Process: 2.16.2 Hantera klagomål och synpunkter - Gallras vid inaktualitet Avser t.ex. reklam och spam.

2.16.2 Inkommet klagomål W3D3 Bevaras/Gallras vid inaktualitet Respektive Diarieförs och bevaras om det blir ett ärende, annars gallras det vid inaktualitet. 2.16.2 Inkomna klagomål och synpunkter via röstmeddelanden och liknande W3D3 Bevaras/Gallras vid inaktualitet Respektive Om meddelandet tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när meddelandet inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. 2.16.2 Kampanjer/Upprop W3D3 Bevaras/Gallras vid inaktualitet Respektive Med kampanj/upprop avses organiserat brevskrivande/inlägg på sociala media med synpunkter på KI:s verksamhet. En kampanj blir ett ärendet med en tjänsteanteckning om hur många brev/inlägg som kom in till KI. Breven kan gallras när de är räknande. 2.16.2 Svar på klagomål och synpunkter Ja/Nej Diarieförs vid respektive W3D3 Bevaras/Gallras vid inaktualitet Respektive Om svaret tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när meddelandet inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang

Process: 2.17.1Hantera högtider och ceremonier 2.17.1 Avtal med leverantör Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.17.1 Deltagarlista - Urval bevaras UF:s arkiv 2.17.1 Fotografier och filmer - Urval bevaras UF:s arkiv 2.17.1 Inbjudningar - Urval bevaras UF:s arkiv 2.17.1 Manuskript till hållna tal - Urval bevaras UF:s arkiv 2.17.1 Middagsmeny - Urval bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process: 2.17.2 Hantera konferenser 2.17.2 Deltagarlista - Bevaras Respektive 2.17.2 Inbjudan - Bevaras Respektive 2.17.2 Presentationer/Abstracts - Bevaras Respektive 2.17.2 Avtal med leverantör Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process 2.17.3 Hantera externa besök 2.17.3 Formell inbjudan W3D3 Bevaras Respektive I mån av förekomst 2.17.3 Program - Bevaras Respektive Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.1 Hantera överklaganden 2.18.1 Förvaltningsrätten Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Domslut 2.18.1 Förvaltningsrätten Yttrande Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.18.1 Förvaltningsrätten Överklaganden Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Överklagande sker till Förvaltningsrätten (eller Överklagandenämnden), därefter till Kammarrätten.

2.18.1 Överklagandenämnden Anmälan/ Överklagande Diarieförs vid UF eller programansvarig W3D3 Bevaras Respektive Originalet skickas till Överklagandenämnden, kopia arkiveras vid KI. För överklaganden av studentärenden vid instituion med programansvar, så handläggs ärendet där. Vid överklagande på kursnivå vid instiution som inte har programansvar handläggs ärendet vid UF. 2.18.1 Överklagandenämnden Beslut 2.18.1 Överklagandenämnden Rättning av avslagsbeslut 2.18.1 Överklagandenämnden Yttrande Diarieförs vid UF eller programansvarig Diarieförs vid UF eller programansvarig Diarieförs vid UF eller programansvarig W3D3 Bevaras Respektive Avser beslut från Överklagandenämnden. W3D3 Bevaras Respektive I de fall KI ändrar sitt beslut i enlighet med överklagan (omprövning av beslut) så skickas inte överklagandet in till ÖNH Om KI vid en omprövning ändrar en del av beslutet, ska överklagandet skickas till ÖNH tillsammans med det nya beslutet. W3D3 Bevaras Respektive Yttrandet skickas in tillsammans med överklagandet. Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.2 Hantera överprövningar 2.18.2 Förvaltningsrätten Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Domslut 2.18.2 Förvaltningsrätten Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Yttrande 2.18.2 Förvaltningsrätten Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Överklaganden 2.18.2 Kammarrätten Domslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv

2.18.2 Kammarrätten Föreläggande Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Förvaltningsrättens dom kan överklagas till högre instans. Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.18.2 Kammarrätten Yttrande Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.3 Utreda misstanke om oredlighet i forskning 2.18.3 Anmälan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.18.3 Beslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.18.3 Utredning Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.4 Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter 2.18.4 Anmälan till rektor Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.18.4 Skrivelser till andra Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv myndigheter 2.18.4 Yttrande från student Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.5 Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda 2.18.5 Beslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Protokoll från personalansvarsnämnden arkiveras vid UF. 2.18.5 Utredningar Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.6 Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier, misstanke om brott och dylikt 2.18.6 Anmälan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 2.18.6 Rektors beslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: Process: 2.19 Hantera försöksdjursverksamhet 2.19 Ansökan och tillstånd för Diarieförs vid W3D3 Bevaras hantering av försöksdjursverksamhet 2.19 Dagjournaler - - 2 år 2.19 Hälsoinventering - Elektroniskt system

2.19 Statistik Diarieförs vid W3D3 Bevaras Skickas till Jordbruksverket. 2.19 Händelserapporter Diarieförs vid W3D3 Bevaras 2.19 Journaler - - 5 år 2.19 Inspektionsrapporter Diarieförs vid W3D3 Bevaras 2.19 Kopia på djuretisk prövning - - Gallras vid inaktualitet. Ansökan och belsutet diarieförs vid tillståndsinnehavarens. 2.19 Djurbeställning - - Gallras? Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå Process: 3.1.1 Hantera utbildningsutbudet på grund- och avancerad nivå 3.1.1 Kurskatalog - Bevaras UF:s arkiv 3.1.1 Kursplaner - Selma Bevaras UF:s arkiv Levereras till UF:s arkiv från Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd. 3.1.1 Utbildningskatalog - Bevaras UF:s arkiv 3.1.1 Utbildningsplaner Diarieförs vid UF W3D3 Selma Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå Process: 3.1.2 Hantera antagning och göra behörighetsbedömningar på grund- och avancerad nivå 3.1.2 Anstånd Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Ansökan 3.1.2 Anstånd Beslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 3.1.2 Antagning till utbildning/kurs som ej görs via antagning.se 3.1.2 Antagning till enstaka kursplats inom program Ansökan - Gallras efter 2 år Antagning sker direkt i Ladok utifrån underlag från, tex FoLäk och sommarforskarskola. Diarieförs vid UF, ansökan ska scannas. W3D3 Bevaras UF:s arkiv Ärendet diarieförs av UF, men bereds av. Beslutet fattas av chefen för studieadministrativa avdelningen. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

3.1.2 Antagning till enstaka kursplats inom program Beslut 3.1.2 Antagning till senare del av program Ansökan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Beslut fattas av chefen för studieadministrativa avdelningen. Beslutet går inte att överklaga. Diarieförs vid UF, ansökan ska scannas. W3D3 Bevaras UF:s arkiv Ärendet diarieförs av UF, men bereds av. Beslutet fattas av chefen för studieadministrativa avdelningen. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 3.1.2 Antagning till senare del av program Beslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Beslut fattas av chefen för studieadministrativa avdelningen. Beslutet går inte att överklaga. 3.1.2 Antagning via Antagning.se NyA Gallras efter 2 år Enligt avtal med UHR ansvarar de för all arkivering av ansökningshandlingar. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 3.1.2 Individuell studiegång Ansökan och beslut 3.1.2 Kompletterande utbildning för läkare, tandläkare och sjuksköterska med examen från land utanför EU/EES och Schweiz - KUT Ansökan Diarieförs vid UF eller programansvarig - NyA Ladok W3D3 Bevaras Respektive Gallras efter 2 år Respektive Ansökan sker via Antagning.se.

3.1.2 Kompletterande utbildning för läkare, tandläkare och sjuksköterska med examen från land utanför EU/EES och Schweiz - KUT - Ladok Bevaras Bevaras Arkivkopia av studieintyg från ladok med särskilt intygande om genomgången utbildning arkiveras vid UF. Studieintyg från ladok med särskilt intygande 3.1.2 Kompletterande utbildning för läkare, tandläkare och sjuksköterska med examen från land utanför EU/EES och Schweiz - KUT Meritvärdering 3.1.2 Preliminär bedömning av grundläggande behörighet till grund- och avancerad nivå Ansökan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras Bevaras Ärendet diarieförs av UF, men bereds av eller UF. Beslutet fattas av chefen för studieadministrativa avdelningen. Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Utanför en ordinare antagningsomgång i NyA. 3.1.2 Preliminär bedömning av grundläggande behörighet till grund- och avancerad nivå Svar på ansökan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 3.1.2 Preliminär bedömning av reell kompetens Ansökan 3.1.2 Preliminär bedömning av reell kompetens Svar på ansökan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Utanför en ordinare antagningsomgång i NyA. Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv

3.1.2 Prov- och intervjubaserat urval Diarieförs vid UF Ansökan ska scannas. W3D3 Bevaras UF:s arkiv Läkarprogrammet - PIL Tandläkarprogrammet - TAPIL Ärendet diarieförs vid UF, men bereds av eller UF. Beslutet fattas av chefen för studieadministrativa avdelningen. Antagningsunderlag i form av sammanställningar bevaras i ärendet. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 3.1.2 Reservantagningslistor - NyA Gallras vid inaktualitet 3.1.2 Undantag från behörighetskrav till kurs/högre termin inom program Ansökan 3.1.2 Undantag från behörighetskrav till kurs/högre termin inom program Beslut Diarieförs vid UF eller programansvarig Diarieförs vid UF eller programansvarig Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå Process: 3.1.3 Planera och genomföra grund- och avancerad utbildning 3.1.3 3 veckors kontroll - - Gallras efter 6 mån om avbrotten är inrapporterade i Ladok. W3D3 Bevaras W3D3 RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 W3D3 Bevaras Beslutet kan överklagas. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 Respektive Avser underlag till Ladok samt kontrollblanketter. Informationen övergår i registreringsverifikaten

3.1.3 Arkivlista betyg på hel kurs Ladok Bevaras UF:s arkiv RS01, RS10. Dessa listor ska skrivas ut och singeras. 3.1.3 Arkivlista resultat från prov och moment Ladok Gallras efter 10 år Listorna förvaras på respektive fram till gallringstillfället, alternativt i Ladok. RS01 Gäller under förutsättning att betyget inte gäller för hela kursen. Dessa listor ska skrivas ut och singeras. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 3.1.3 Betygsgrundande underlag - - Gallras efter 2 år Respektive Vad som är betygsgrundande anges i kursplanen. Avser även närvarolistor där närvaron är betygsgrundande. 3.1.3 Betygskriterier - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig 3.1.3 Examensarbeten - Ladok Bevaras Egen serie vid kursansvarig 3.1.3 Klinikförberedande tentamen - Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformulär. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 3.1.3 Kursbeskrivning - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig 3.1.3 Kursbevis/Kursintyg, kopia - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig 3.1.3 Kursinformation - Bevaras Kursakt vid kursansvarig 3.1.3 Kursplan, kopia - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig Om det finns annan kursbeskrivning än kursplanen. Detta gäller kursbevis enligt Högskoleförordningen. Ej studieintyg från ladok. För förståelsen av kursen, arkivera gärna en kopia på kursplanen i kursakten.

3.1.3 Kursplatsplanering av sjukhusplaceringar på kliniska kurser 3.1.3 Kursutvärdering Sammanställning 3.1.3 Kursutvärdering Svar KUPPEN Gallras vid inaktualitet KUPPEN är ett hjälpdatasystem som studievägledningen för läkarprogrammet använder för kursplatsplanering av sjukhusplaceringar på kliniska kurser. De får gallras löpande vid inaktualitet. Kurslistorna till KUPPEN hämtas från Ladok. - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig Vidimerat av kursansvarig. - Gallras 2 år efter att Respektive sammanställning av kursutvärdering har upprättats - Bevaras Kursakt, vid 3.1.3 Kursutvärdering Mall 3.1.3 Litteraturförteckning - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig 3.1.3 Lokalscheman och - Gallras när kursen är Respektive lokalbeskrivningar avslutad 3.1.3 Närvarorapporter - - Gallras när kursen är Respektive avslutad, se anmärkning 3.1.3 Registrerade/deltagare på kurs Ladok Bevaras Kursakt, vid kursansvarig Är närvaro obligatoriskt för att få betyg så ska närvarorapporten hanteras som ett betygsgrundande underlag. UT32 (Registrerade på kurs). I den mån någon annan närvarolista används ska den bevaras. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

3.1.3 Registreringsverifikat - Ladok Gallras efter 10 år Respektive Listorna utgör verifikat för RA-FS 2007:1, ändrad fördelningen av den 2008:3, 2011:2 och ersättning universitetet får 2013:15 från staten. Institutionerna tar fram registreringslistor över gjorda kursregistreringar. Ladokgruppen tar ut registreringsverifikat som skickas till prefekten för signering. Därmed uppfylls kraven i Förordningen om myndigheters bokföring 2000:606 3.1.3 Rättningsprotokoll eller liknande Ladok Gallras efter 2 år. Respektive Avser även t.ex. lärares anteckningar om utfall vid muntlig tentamen. Gallring får endast ske under förutsättning att resultatet på momentet/kursen registrerats i Ladok. 3.1.3 Scheman - Bevaras/gallras, se anmärkning Kursakt, vid kursansvarig 3.1.3 Studiehandledningar/instrukti - Bevaras Kursakt vid kursansvarig oner 3.1.3 Studieintyg Ladok (intyg om utbildning på svenska och engelska) Ladok Gallras vid inaktualitet Avser information som går att återskapa vid behov. 3.1.3 Tentamensformulär - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig För skrivning, omskrivning och muntlig tentamen. Gäller alla prov som är betygsgrundande, även digitala och hemtentamen. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 1997:6

3.1.3 Tentor/skriftliga provsvar - Gallras 2 år efter betygsättning, se anmärkning 3.1.3 Tentor/skriftliga provsvar kopior - Gallras 2 år efter betygsättning Respektive 3.1.3 Uppropslista - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig 3.1.3 Uppsatser eller liknande arbeten på 7,5 hp eller mer som skrivs inom kurser på grundnivå klass G2 eller avancerad nivå Bevaras Kursakt, vid kursansvarig 3.1.3 Uppsatser eller liknande arbeten på mindre än 7,5 hp som skrivs inom kurser på grundnivå klass G2 eller avancerad nivå. Får gallras 5 år efter betygsdatum, se anmärkning Skriftliga provsvar får återlämnas till student efter betygsättning. Då en student kan begära omprövning av ett betyg enligt 6 kap. 24 HF (1993:100) ska de underkända tentorna kopieras alternativt skannas till en PDF innan de lämnas ut för de kurser som tillämpar tvågradig betygsskala (G, U). För de kurser som tillämpar flergradiga betygskalor (VG-U; A-F) ska alla tentor som inte fått betyget VG; A kopieras alternativt skannas till en PDF före utlämnande. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 Respektive Kopian ska bevaras i 2 år. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 Respektive. Gallring är endast tillåten under förutsättning att resultatet har registrerats i Ladok Undantaget är uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningen (inom eller utanför den egna disciplinen), eller som bedöms vara av allmänintreses ska bevaras. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

3.1.3 Uppsatser eller liknande arbeten som skrivs inom kurser på grundnivå klass G1 Ladok Får gallras 5 år efter betygsdatum, se anmärkning 3.1.3 Utdelat studiematerial - Gallras när kursen är avslutad, se anmärkning 3.1.3 Verksamhetsförlagd utbildning eller praktik - VFU Handledarrapporter med bilagor 3.1.3 Verksamhetsförlagd utbildning eller praktik - VFU Studentens rapport med bilagor Respektive Kursakt, vid kursansvarig Undantaget är uppsatser RA-FS 2007:1, ändrad som bedöms ha ett värde 2008:3, 2011:2 och för forskningen (inom eller 2013:15 utanför den egna disciplinen), eller som bedöms vara av allmänintresse ska bevaras. Studiematerial med texter som är mycket svåra att få tag på ska bevaras i kursakten. - Gallras efter 2 år Respektive Om rapporten legat till grund för betygsättning får gallring endast ske under förutsättning att betyget har registrerats i Ladok. - Gallras efter 2 år Respektive Rapporter som inte återlämnats till studenten får gallras, förutsatt att betyget har registrerats i Ladok. Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå Process: 3.1.4 Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund- och avancerad nivå 3.1.4 Avskiljande av student Begäran Yttrande Beslut Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Prövas av högskolans avskiljandenämnd. Beslutet kan omprövas efter två år. 3.1.4 Byte av examinator - - Beslutas av prefekt på kursansvarig. 3.1.4 Studieavbrott Anmälan 3.1.4 Studieuppehåll Anmälan om återupptag av studier Diarieförs vid UF eller programansvarig W3D3 Ladok Bevaras - Gallras 2 år efter återupptaget av studierna. Respektive Respektive RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

Studieuppehåll Ansökan Diarieförs vid UF eller programansvarig W3D3 Bevaras Respektive 3.1.4 Studieuppehåll Beslut 3.1.4 Tillgodoräknande av utbytesstudier Ansökan 3.1.4 Tillgodoräknande vid utbytesstudier Beslut 3.1.4 Tillgodoräknande Ansökan och underlag Diarieförs vid UF eller programansvarig Diarieförs vid UF eller programansvarig Diarieförs vid UF eller programansvarig 3.1.4 Arkivlista tillgodoräknande 3.1.4 Tillgodoräknande Beviljade beslut 3.1.4 Tillgodoräknande Ej beviljat beslut 3.1.4 Undantag från regeln om maximalt antal provtillfällen Ansökan 3.1.4 Undantag från regeln om maximalt antal provtillfällen Beslut 3.1.4 Ändrad kursordning Ansökan Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå W3D3 Ladok Bevaras Respektive Beslutet kan överklagas. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 W3D3 Bevaras Respektive W3D3 Bevaras Respektive W3D3 Bevaras Respektive, se anmärkning Tillgodoräknanden för större delen av ett program diarieförs vid UF eller programansvarig. Tillgodoräknanden för enstaka kurs diarieförs vid respektive. Ska arkiveras tillsammans med en RS 21. Ladok Bevaras RS21. Arkiveras med det diarieförda ärendet. W3D3 Bevaras Respektive Administrativt Ladok tillgodoräknande består endast av ett beslut. W3D3 Bevaras Respektive - Gallras vid inaktualitet Respektive Gallras vid inaktualitet Respektive - Gallras vid inaktualitet Respektive

Process: 3.1.5 Utfärda examen på grund- och avancerad nivå 3.1.5 Ansökan om examensbevis Beslut, ej beviljad Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Med bilagor. Beslutet kan överklagas. 3.1.5 Ansökan om examensbevis Beslut, beviljad - Gallras 2 år efter att examensbevis har utfärdats UF:s arkiv UFS:s närarkiv RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 3.1.5 AT-läkare, examination - Bevaras UF:s arkiv Avser rättningsmall och tentamensmall. 3.1.5 Examensbevis Ladok Bevaras Egen svit för examensbevis vid UF:s arkiv Levereras årligen till UF:s arkiv från UFS. Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.2 Bedriva forskarutbildning Process: 3.2.1 Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå 3.2.1 Kurskatalog Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.2 Bedriva forskarutbildning Process: 3.2.2 Hantera antagning till forskarutbildning 3.2.2 Ansökan och beslut om antagning till utbildning på forskarnivå (med bilagor) 3.2.2 Ansökan till forskarutbildningskurser W3D3 Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF Ansökan för antagen doktorand läggs i doktorandakten. Ansökan för dem som inte blir antagna bevaras bland de diarieförda handlingarna. Bilagorna kan bestå av: Individuell studieplan Aktivitets- och försörjningsplan Handledaravtal/beskrivnin g KIWAS Gallras efter 2 år Ansökan till forskarutbildningskurser via KIWAS. Ansökan till forskarutbildningskurser direkt på. Svarsblankett skrivs under av doktorand och handledare.

3.2.2 Bedömning av grundläggande behörighet Ansökan och beslut 3.2.2 Bedömning av grundläggande behörighet Bilagor 3.2.2 Blankett för egistrering av tillfälligt inresande doktorander 3.2.2 Forskarskolor Ansökan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF Beslutet antecknas på själva ansökan, men en särskild excellista förs över de som sökt och den listan diarieförs centralt. Ansökan tar doktoranden med sig till en där ansökan läggs i doktorandakten. - Gallras efter 2 år RA-FS 2008:3 Ladok Gallras efter 1 år. Respektive Får endast gallras om informationen förts in i Ladok. Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras/Gallras UF Avser forskarskolor inom forskarutbildningen. Nationella forskarskolorna samt forskarskolorna för kliniker i samarbete med SLL. 1997:6, 2012:2 Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.2 Bedriva forskarutbildning Process: 3.2.3 Planera och genomföra forskarutbildning 3.2.3 Aktivitet och finansiering för forskarutbildning - Ladok Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF Ligger till grund för KI:s samlade rapportering till Statistiska Centralbyrån. 3.2.3 Allmän studieplan Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Fastställs av Styrelsen för forskarutbildning 3.2.3 Ansökan från KI- om anslag till forskarutbildningskurser Diarieförs vid UF, se anmärkning W3D3 Gallras efter 1 år, se anmärkning UF:s arkiv Gallras efter 1 år under förutsättning att en lista på ansökningar och beslut diarieförs och bevaras. 3.2.3 Arkivlista RS 21 Tillgodoräknande Arkivlista RS90 Inläggning av kurs (avklarade kurser) - Ladok Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF - Bevaras Levereras till UF Arkiveras med det diarieförda ärendet och läggs i doktorandakten.

3.2.3 Arkivlista RS93 Alla kurser klara 3.2.3 Arkivlista RS95 Godkänd avhandling/lic.uppsats 3.2.3 Avhandlingar (doktorsavhandling samt licentiatavhandling) - Ladok Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF - Ladok Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF - Bevaras UF:s arkiv Levereras årligen till UF från KIB. 3.2.3 Betygsgrundande underlag - Gallras efter 2 år RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3 3.2.3 Halvtidskontroll W3D3 Bevaras Doktorandakt, respektive Ansökan med bilagor dock ej publicerade artiklar) Protokoll Ladok, levereras sedan till UF 3.2.3 Individuell studieplan med bilagor 3.2.3 Individuell studieplan Årlig uppföljning av utbildning på forskarnivå med bilagor - Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF - Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF 3.2.3 Intyg - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig Kursbevis finns inte för kurser på forskarnivå. Intyg ges till personer som inte är antagna doktorander vid KI men som fått tillstånd att läsa kursen ändå.

3.2.3 Kursbeskrivning - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig Om det finns annan kursbeskrivning än kursplanen. Det är den kursgivande en som ska arkiveras utbildningshandlingarna. Detta för att en kursplan kan alterneras mellan olika er och det blir då missvisande om det är den kursansvariga en som arkiverar. Vem som är kursgivande framgår i ladok. 3.2.3 Kursplan, kopia - Gallras vid inaktualitet Kursplaner arkiveras vid RA-FS 2007:1, ändrad UF, men arkivera gärna en 2008:3, 2011:2 och kopia i kursakten. 2013:15 3.2.3 Kursutvärdering Besvarade - Gallras 2 år efter att sammanställning av kursutvärdering har upprättats - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig 3.2.3 Kursutvärdering Mall 3.2.3 Kursutvärdering Sammanställning 3.2.3 Litteraturförteckning - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig 3.2.3 Lokalscheman och - Gallras när kursen är lokalbeskrivningar avslutad 3.2.3 Närvarorapporter - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig 3.2.3 Publicerade artiklar - Respektive 3.2.3 Registeruppgift doktorander UT90 - Ladok Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF Vidimerat av kursansvarig. Bevaras i mån av förekomst. Listan i doktorandakten ska innehålla information om att disputation skett. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

3.2.3 Resultatlista forskarutbildningskurs - 3.2.3 Scheman - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig 3.2.3 Studieintyg Ladok (intyg om utbildning på svenska och engelska) - Gallras vid inaktualitet Avser information som går att återskapa vid behov. 3.2.3 Studiematerial - utdelat - Gallras när kursen är avslutad ), se anmärkning Kursakt, vid kursansvarig 3.2.3 Tentamensformulär - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig Studiematerial med texter som endast med stor möda kan fås tag på ska bevaras i kursakten. För skrivning, omskrivning och muntlig tentamen. Gäller alla prov som är betygsgrundande, även digitala och hemtentamen. 1997:6

3.2.3 Tentor/skriftliga provsvar - Gallras 2 år efter betygsättning, se anmärkning Respektive 3.2.3 Underlag för inrapportering i Ladok 3.2.3 Uppropslista - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.2 Bedriva forskarutbildning Process: 3.2.4 Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå 3.2.4 Arkivlista tillgodoräknande RS21 3.2.4 Begäran om avregistrering 3.2.4 Beslut om avskiljande från utbildningen Skriftliga provsvar får återlämnas till student efter betygsättning. Då en student kan begära omprövning av ett betyg enligt 6 kap. 24 HF (1993:100) ska de underkända tentorna kopieras alternativt skannas till en PDF innan de lämnas ut för de kurser som tillämpar tvågradig betygsskala (G, U). För de kurser som tillämpar flergradiga betygskalor (VG-U; A-F) ska alla tentor som inte fått betyget VG; A kopieras alternativt skannas till en PDF före utlämnande. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 - Gallras vid inaktualitet Ladok Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF W3D3 Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF W3D3 Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF Arkivlistan läggs tillsammans med det diarieförda tillgodoräknandet.

3.2.4 Byte av handledare - Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF 3.2.4 Byte av - Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF 3.2.4 Byte av ämne - Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF 3.2.4 Handlingar rörande uppehållstillstånd, boende och övriga studiesociala frågor - Gallras vid inaktualitet Respektive 3.2.4 Tillgodoräknande Ansökan med underlag, beviljad 3.2.4 Tillgodoräknande Ansökan med underlag, ej beviljad 3.2.4 Tillgodoräknande Beslut, beviljad Ladok Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF W3D3 Bevaras Respektive Ladok Bevaras Doktorandakt, respektive, levereras sedan till UF W3D3 Bevaras Respektive 3.2.4 Tillgodoräknande Beslut, ej beviljad Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.2 Bedriva forskarutbildning Process: 3.2.5 Utfärda examen på forskarutbildningsnivå 3.2.5 Ansökan och beslut om Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv disputation, med bilagor samt ansökan om examination för licentiatexamen Arkiveras tillsammans med RS21. 3.2.5 Ansökan om examensbevis Gallras 2 år efter att examensbevis har utfärdats UFS:s närarkiv Samma som grund- och avancerad. 3.2.5 Disputationskommitténs beslut/protokoll Diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Ingår i samma ärende som ansökan och beslutet om disputation. 3.2.5 Examensbevis - Bevaras UF:s arkiv Levereras årligen till UF från Studentavdelningen. Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3

Processgrupp: - Process: 3.3 Bedriva uppdragsutbildning För handlingar som genereras i själva undervisningen och handlingar rörande studentärenden se process 3.1.3, de handlingar som ingår i kursakten. 3.3 Annons 3.3 Arkivlista - Ladok Bevaras UF:s arkiv, egen svit för Ladoklistor 3.3 Avrop Bevaras RS10, RS01, RS80, RS81. 3.3 Avtal med externa parter W3D3 Bevaras Respektive Avtal som den kursansvariga en kan skriva med extern part. 3.3 Deltagarlista Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 3.3 Fordringar (handlingar - Bevaras Respektive rörande) som förfallit till betalning 3.3 Institutionsavtal Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras? Avtal med den instituion som är ansvarig för kursen. 3.3 Kundavtal Anmälningsbekräftelse Diarieförs vid UF W3D3 Gallras UF:s arkiv Avser både avtal för skräddarsydda kurser, öppna kurser och utbildningsplatser inom befintliga KI-kurser. 3.3 Kursbevis, uppdragsutbildning - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig som genererar högskolepoäng 3.3 Kursbevis, uppdragsutbildning - Bevaras UF:s arkiv som inte genererar högskolepoäng 3.3 Kursplan Selma Bevaras UF:s arkiv Avser kopia på de kursbevis som utfärdas på studentens begäran.

3.3 Kursutvärdering Besvarade 3.3 Kursutvärdering Mall 3.3 Kursutvärdering Sammanställning - Gallras 2 år efter att sammanställning av kursutvärdering har upprättats - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 3.3 Offert Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv I de fall det finns. 3.3 Produktblad/Informationsblad Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv 3.3 SK kurser - Anbud 3.3 SK-kurser Specialistkompetens för läkare. 3.3 Kursmaterial - Bevaras Kursakt, vid kursansvarig För innehåll i kursakten se process 3.1.3 för handlingar som kan ingå i en kursakt. Verksamhetsområde: 4. Forska Processgrupp: - Process: 4.1 Planera forskningsprojekt - utgick 2015-06-01 Process: 4.2 Genomföra forskningsprojekt - utgick 2015-06-01 Process: 4.3 Redovisa forskningsprojekt - utgick 2015-06-01 Verksamhetsområde: 4. Forska Processgrupp: - Process: 4.4 Genomföra forskningsprojekt Generell anmärkning: Gallringsanvisningarna för denna process är inte tvingande. Om en handling som ska gallras bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller ett värde för annat forskningsområde Generell anmärkning: Med personarkiv avses forskargruppsledarens samlade forskningshandlingar som inte diarieförs och som ska bevaras. För att skapa personarkiv kan även handlingar som inte är 4.4 Artiklar, vetenskapliga publikationer - Bevaras Respektive, i personarkivet 4.4 Avanmälan om forskningsregister Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst.

4.4 Bearbetningsmaterial - Gallras 10 år efter projektavslut 4.4 Begäran om utplåning av uppgifter 4.4 Biobank Förteckningar på använda prover 4.4 Biobanksavtal, se anmärkning Respektive W3D3 Bevaras Respektive Avser även tillbakadragande av samtycken. - Gallras 10 år efter projektavslut 4.4 Biobanksuppgifter - Gallras 10 år efter projektavslut Respektive Förvaras tillsammans med RA-FS 1999:1, ändrad övriga gallringsbara 2002:1 handlingar som rör samma projekt. Förteckningarna ska vara RA-FS 1999:1, ändrad så detaljerade att 2002:1 originaldata vid behov ska kunna rekonstrueras. Förvaras tillsammans med övriga gallringsbara handlingar som rör samma projekt. W3D3 Bevaras Respektive Vid utlämning av prover så diarieförs avtalen via KI Biobank. Respektive Förvaras tillsammans med RA-FS 1999:1, ändrad övriga gallringsbara 2002:1 handlingar som rör samma projekt. 4.4 Biträdesavtal W3D3 Bevaras Respektive 4.4 Datainsamlingsformulär - Bevaras Respektive, i personarkivet 4.4 Delrapporter, ekonomiska och W3D3 Bevaras Respektive Diarieförs på samma dnr vetenskapliga, se anmärkning. som respektive forskningsfinansiering. En kopia bör förvaras i personarkiveten. 4.4 DTA-avtal W3D3 Bevaras Respektive Data Transfer Agreement 4.4 Enkätmall Bevaras Respektive, i personarkivet Om enkäten är digital (webbenkät) ska den skrivas ut och bevaras.

4.4 Enkätsvar - Gallras 10 år efter projektavslut, se anmärkning 4.4 Etiska prövningar Ansökan samt beslut 4.4 Forskningsfinansiering Ansökan, beviljad 4.4 Forskningsfinansiering Ansökan, ej beviljad 4.4 Forskningsfinansiering Kontrakt 4.4 Forskningsfinansiering Ändringar/tillägg av kontrakt/avtal 4.4 Forskningsrapporter till uppdragsgivare 4.4 Fotografier, utskrifter från mätapparatur 4.4 Klinisk prövning av medicinskteknisk apparatur Ansökan 4.4 Klinisk prövning av medicinskteknisk apparatur Beslut Respektive Originalenkäter oavsett format (digitala, papper) sparas minst 10 år efter projektavslut. Enkätkopior (inskannade, papperskopior) gallras vid inaktualitet förutsatt att originalenkäterna sparas i 10 år. Enkäter av mycket stort värde för framtida forskning bör bevaras., se anmärkning. W3D3 Bevaras Respektive Avser såväl djuretiska som humanetiska ansökningar och tillstånd. För djuretiska beslut ska första sidan scannas in i W3D3. W3D3 Bevaras Respektive - Gallras 2 år efter avslag Respektive Förvaras samlat fram till gallringsdatum. W3D3 Bevaras Respektive Diarieförs på samma dnr, se anmärkning som ansökan., se anmärkning W3D3 Bevaras Respektive Diarieförs på samma dnr som ansökan. W3D3 Bevaras Respektive Diarieförs på samma, se anmärkning. diarienummer som avtalet. - Gallras 10 år efter projektavslut Respektive W3D3 Bevaras Respektive Bevaras Respektive RA-FS 1999:1, ändrad 2002:1 RA-FS 1999:1, ändrad 2002:1 Förvaras tillsammans med RA-FS 1999:1, ändrad övriga gallringsbara 2002:1 handlingar som rör samma projekt.

4.4 Kod- och variabellistor - Gallras 10 år efter projektavslut 4.4 Konferenser (handlingar rörande) som syftar till att tillgängliggöra det vetenskapliga resultatet Respektive - Bevaras Respektive, i personarkivet 4.4 Konsortieavtal W3D3 Bevaras Respektive 4.4 Korrespondens av vikt Bevaras Respektive, i personarkivet 4.4 Kvalitetskontroller - Gallras 10 år efter projektavslut Respektive 4.4 Loggbok ELN Bevaras Elektroniskt i ELN, alternativt på papper vid respektive I de fall registerdata RA-FS 1999:1, ändrad bevaras måste även kod- 2002:1 och variabellistorna bevaras. Förvaras tillsammans med övriga gallringsbara handlingar som rör samma projekt. Inbjudan, program, deltagarlista, forskarens presentation, abstract. Förvaras tillsammans med RA-FS 1999:1, ändrad övriga gallringsbara 2002:1 handlingar som rör samma projekt. Pappersloggbok förvaras i personarkivet alternativt i en egen serie. Avser laboratorie- eller annan projektdagbok. Protokoll förda över försök. 4.4 Läkemedelsprövning Ansökan med bilagor 4.4 Läkemedelsprövning Beslut 4.4 MTA-avtal, se anmärkning W3D3 Bevaras Respektive Bevaras Respektive W3D3 Bevaras Respektive Material Transfer Agreement MTA för human- /biobanksprover som tillhör KI diarieförs via KI Biobank.

4.4 Patientjournaler Förteckningar över använda journaler - Gallras 10 år efter projektavslut 4.4 Patientjournalsuppgifter - Gallras 10 år efter projektavslut 4.4 Primärdata Korrigeringar - Gallras 10 år efter projektavslut 4.4 Primärdata/rådata - Gallras 10 år efter projektavslut 4.4 Projektplaner/projektbeskrivn ingar Respektive Respektive Respektive Respektive - Bevaras Respektive, i personarkivet 4.4 Projektpärm, EU-projekt - Gallras 5 eller 10 år efter projektavslut, se anmärkning Förteckningarna ska vara så detaljerade att originaldata vid behov ska kunna rekonstrueras. Förvaras tillsammans med övriga gallringsbara handlingar som rör samma projekt. Patientjournaler bevaras av sjukvårdshuvudmannen. RA-FS 1999:1, ändrad 2002:1 Förvaras tillsammans med RA-FS 1999:1, ändrad övriga gallringsbara 2002:1 handlingar som rör samma projekt. Avser övrig RA-FS 1999:1, ändrad primärdata/rådata som 2002:1 inte är upptagna som enskilda handlingstyper. Förvaras tillsammans med övriga gallringsbara handlingar som rör samma projekt. Om annan än den som ingår i ansökan om finansiering. Avser pärm som RA-FS 1999:1, ändrad sammanställs inför 2002:1 eventuell revision. Den ska endast innehålla kopior. 4.4 Publikationsförteckning för en 4.4 Publikationsförteckning för specifikt forskningsprojekt 4.4 Refereebedömningar, handlingar rörande medverkan i 4.4 Refereegranskade tidskriftsartiklar - Bevaras Respektive, i egen serie. Avser förteckning över ens samtliga publikationer. - Bevaras Respektive, personarkiveten - Gallras efter 1 år Respektive ( ) - Bevaras Respektive, i personarkivet

4.4 Registerdata - Gallras 10 år efter projektavslut 4.4 Registeruppgifter/registerdata Avtal, se anmärkning Respektive Registerdata som är svåra att återskapa och som bedöms vara av värde för framtida forskning bör bevaras. W3D3 Bevaras Respektive Diarieförs på samma dnr som ansökan. RA-FS 1999:1, ändrad 2002:1 4.4 Samtycken/Medgivande - Respektive Får endast gallras under förutsättning att tillhörande identifierbart enkätmaterial/sammanstä llningar också gallras. Om dessa bevaras måste även samtyckena bevaras. Förvaras tillsammans med övriga gallringsbara handlingar som rör samma projekt. RA-FS 1999:1, ändrad 2002:1 4.4 Slutredovisningar, W3D3 Bevaras Respektive Diarieförs på samma ekonomiska och vetenskapliga, se anmärkning. diarienummer som finansieringen. 4.4 Tillstånd Ansökan/Anmälan samt beslut, beviljade, se anmärkning W3D3 Bevaras Respektive Strålskyddsmyndigheten Arbetsmiljöverket Jordbruksverket Anmälan och tillstånd till/från Arbetsmiljöverket gällande smittförande mikroorganismer diarieförs vid UF. 4.4 Tillstånd Ansökan/Anmälan samt beslut, ej beviljade - - Gallras efter 2 år Strålskyddsmyndigheten Arbetsmiljöverket Jordbruksverket Anmälan och tillstånd till/från Arbetsmiljöverket gällande smittförande mikroorganismer diarieförs vid UF. RA-FS 1999:1, ändrad 2002:1

4.4 Tredjepartsavtal W3D3 Bevaras Respektive 4.4 Trycksaker - Bevaras Respektive, i egen serie 4.4 Uppdragsforskning Kontrakt W3D3 Bevaras Respektive 4.4 Webbsida för specifikt forskningsprojekt - Bevaras Respektive Webbsidan ska arkiveras av KI bara om KI är huvudman för projektet. I första hand ska webbsidan arkiveras digitalt, om möjlighet att göra det saknas ska skärmdumpar bevaras med dokumentation om webbsidans funktionalitet tillsammans med övriga handlingar i forskningsprojektet. Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: Process: 5.1 Ta fram och publicera elektronisk information utgår 2014-09-30 Process: 5.2 ta fram och publicera tryckt information - utgår 2014-09-30 Process: 5.3 Samverka och inhämta information till myndighetens verksamhet - utgår 2014-09-30 Process: 5.4 Förbereda och ta emot externa besök - utgår 2014-09-30 Process: 5.5 Hantera internationell samverkan för forskning och utbildning - utgår 2014-09-30 Process: 5.6 Hantera nationell samverkan för forskning och utbildning - utgår 2014-09-30 Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: 5.7 Hantera kommunikation Process: 5.7.1 Ta fram och publicera information 5.7.1 Artiklar W3D3 Bevaras Respektive, i serien för diarieförda handlingar. T ex debattartiklar i tidskrifter. 5.7.1 Bloggar Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv Avser bloggande i KI:s namn, se rutin för hantering av sociala medier. 5.7.1 Böcker - Bevaras Respektive Ett arkivexemplar 5.7.1 Externa nyhetsbrev - Bevaras Respektive

5.7.1 Externa webbsidor Bevaras Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras. 5.7.1 Filmer - - Bevaras UF:s arkiv 5.7.1 Informationsbroschyrer - Bevaras Respektive Ett arkivexemplar 5.7.1 Inlägg på KI:s konton på sociala medier Se anmärkning Inlägg gallras normalt vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6 och 2012:2), se anmärkning Inlägg av ringa karaktär får gallras, genererar ett inlägg ett ärende ska detta hanteras separat enligt fastställd rutin. 5.7.1 Pressmeddelanden - Bevaras Respektive 5.7.1 Sociala medier (KI:s konton) W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv När ett nytt konto skapas i KI:s namn ska detta diarieföras av UF. Skärmdumpar tas sedan ut halvårsvis och skickas till UF för arkivering. 5.7.1 Tidning/magasin/tidskrift,t ex Medicins vetenskap - - Bevaras UF:s arkiv 5.7.1 Utbildningswebb Bevaras Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras. 5.7.1 YouTube (KI:s konto) Diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv När ett nytt konto skapas i KI:s namn ska detta diarieföras av UF. Om filmerna är unika och inte går att återfinnas någon annanstans måste deras bevarandevärde utredas innan gallring kan bli aktuellt. Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: 5.7 Hantera kommunikation Process: 5.7.2 Inhämta information 5.7.2 Inbjudningar till kurser och konferenser - Gallras vid inaktualitet Resspektive 5.7.2 Pressklipp - Bevaras Respektive

5.7.2 Skrivelser med upplysningar om andra myndigheter - Gallras vid inaktualitet Respektive Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: 5.8 Samverka externt Process: 5.8.1 Hantera samverkan för forskning och utbildning 5.5.1 Avtal Diarieförs vid UF W3D3 Bevaras UF:s arkiv t.ex. Memorandum of Understanding, s.k. MoU Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: 5.8 Samverka externt Process: 5.8.2 Delta i externa evenemang 5.5.2 Inbjudan/Anmälan W3D3 Bevaras Respektive Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: 5.8 Samverka externt Process: 5.8.3 Hantera alumni 5.5.3 Alumniwebb - Bevaras UF:s arkiv Artiklar från alumniwebben tas i dagsläget ut på papper och arkiveras. 5.5.3 Alumnievents Dokumentation om eventen - Bevaras UF:s arkiv Tas ut på papper och arkiveras årligen.