HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 (7) Verksamhetsstöd Utbildningsstöd Ulrika Bernlo, avdelningschef 2015-02-20 Verksamhetsplan för utbildningsstöd 2015-2017 Bakgrund Verksamhetsplanen för Utbildningsstöd baseras på styrdokumentet Verksamhetsplan 2015-2017 för Verksamhetsstöd (dnr 005-15) som i sin tur baseras på Vision för Högskolan i Borås; Det tredje universitetet i Västsverige (dnr 906-14) och förhåller sig också, där så är relevant, till Verksamhetsplanen för 2015-2017 för Högskolan i Borås (dnr 734-14). Verksamhetsplanen har också relaterats till Handlingsplan för hur Högskolan i Borås ska bli ett 60:40-lärosäte (dnr 309-14) och till högskolans arbetsmiljömål för 2015-2017 (dnr 774-13). Verksamhetsplanen har utarbetats gemensamt av medarbetarna på avdelningen. Verksamhetsstöd (VS) är en ny enhet sedan den 1 juli 2014 och har som uppdrag att var högskolans professionella stöd som proaktivt och tillsammans med övrig verksamhet arbetar för att uppnå visionen om att bli det tredje universitetet i Västsverige och mål för forskning och utbildning. Verksamhetsstödets mål är att under 2015-2017 vidareutveckla: Stöd för forskning och forskarutbildning. Stöd för studentens lärande. Den hållbara högskolan. Effektivt stöd med relevant kvalité till akademier och ledning Uppdrag Utbildningsstöd ska, till övriga verksamheter vid högskolan, tillhandahålla ett kvalitativt och professionellt stöd i frågor som rör utbildning på alla nivåer. I avdelningens uppdrag ingår handläggning och utförande av uppgifter inom områden som ingår i processer kring planering, genomförande och uppföljning av utbildning. Ansvarsområden och uppgifter genererar handläggningsuppdrag med expertkompetens inom givna ansvarsområden, där antagning, disciplinärenden och examen är framträdande. Inom ansvarsområdena har avdelningen ett tydligt samordningsuppdrag vid högskolan. Avdelningen ansvarar, inom ramen för ovan nämnda ansvarsområden, för utförandet av uppgifter där myndighetsutövning är central och höga krav på expertkompetens och rättssäkerhet ställs. Handläggaroch sekreterarstöd till högskolans nämnder är ett uppdrag som utgör en viktig länk i samordningen mellan linjens och nämndens kvalitetsansvar för utbildning på alla nivåer.
Avdelningen tillhandahåller och tillgängliggör verksamhetskritiska system, Ladok, KursInfo och NyA för utbildning på alla nivåer där stöd för planering, genomförande och uppföljning av utbildningen är centralt för både system och arbetsuppgift. Mål Avdelningen Utbildningsstöd utgår från enheten Verksamhetstöds mål för perioden, vilka nämns ovan. För att uppnå målen planerar avdelningen att genomföra nedanstående prioriterade aktiviteter. Prioriterade aktiviteter Följande aktiviter grupperade utifrån Verksamhetsstödets mål planeras: Stöd för forskning och forskarutbildning 1. Utreda behov av stöd för forskning och forskarutbildning Utreda behov av stöd för forskning och forskarutbildning: UBE - Genomföra inventering och nulägesanalys - Sammanställa önskeläge - Ta fram förslag till dimensionering som underlag för: - Rektorsbeslut gällande vilken nivå stödet ska uppnå - Ta fram kompetensförsörjningsplaner - Utveckla nya rutiner - Utreda eventuella brister i dagens hantering och utveckla en rättsäker hantering av antagning vid högskolan LKN 2015 2. Stärka stöd till forskarutbildning Utreda/identifiera inom vilka UBE 2015 områden stödet behöver stärkas, ta fram plan för hur önskat stöd kan tillhandahållas Vidareutveckla processerna i forskarutbildningen inom ramen Forskarutbildningssamordnare 2015-2017
för avdelningens ansvarsområden Samordna administrativ planering, genomförande och uppföljning för högskolegemensamma forskarutbildningskurser Skapa förutsättningar för att hantera kurser på forskarnivå i utbildningsdatabasen KursInfo Forskarutbildningssamordnare HT2015 HALA VT 2015 3. Omfördela och kompetensutveckla stödresurser till forskning Med utgångspunkt i medarbetarsamtal inventera vilka stödresurser som kan styras över från utbildningsstöd till forskarstöd Stöd för studentens lärande 1. Vidareutveckla likvärdigt och relevant stöd Färdigställa ny EJA, LIPE handläggningsordning för stipendiehantering Informera och implementera nya EJA, LIPE arbetssätt kring stipendiehantering Färdigställa ny vägledning för JDO Q2 2015 kursplan Aktivt delta i skapandet av ett JDO 2015 kvalitetsledningssystem, med fokus på utbildningen Implementering av ansökan av LBO Q1 2015 examen på webben Implementering av ERI Q1 2015 Ladokportalen för studenter Utbildning för LKN Q1 2016 utbildningsadministratörer i reservantagning på NyA webben istället för i Ladok Fortsätta arbetet med att systematisera de processer och styrdokument som har direkt JDO 2015-2017
eller indirekt bäring på kvaliteten i utbildningen och därmed möjligheterna för studentens lärande. 2. Tydliggöra, förenkla och minimera antalet vägar till stöd och service Minska sårbarheten för antagningshandläggarna och öka tillgängligheten mot personal genom att ha en tydligare väg in för antagningsfrågor LKN Q1 2015 3. Vidareutveckla support till systemanvändare Skapa förutsättningar för HALA HT 2015 utformandet av nya manualer för KursInfo Stänga ner Webladok ERI Q2 2015 4. Förtydliga studenters rättigheter och skyldigheter Utreda behov av studenthandbok UBE 2015 Den hållbara högskolan 1. Bidra till en mer attraktiv arbetsplats Avsätta tid för gemensam diskussion kring innehållet i en attraktiv arbetsplats 2. Bidra till en god arbetsmiljö Avsätta tid för gruppdiskussion kring medarbetarskap/ledarskap i förhållande till god arbetsmiljö Fortsatt arbete för att medarbetare ska uppleva delaktighet, insyn och påverkansmöjligheter i
arbetsmiljöfrågor Säkerställa att avdelningen har verksamhetsanpassade kontorslokaler 3. Minska högskolans negativa miljöpåverkan Uppmuntra till fler möten via Alla 2015-2017 Adobe Connect istället fysiska träffar med samarbetspartners Släcka belysning, stänga av Alla 2015-2017 datorer när arbetsplatsen inte används Minimera antalet utskrifter och källsortera avfall Alla 2015-2017 Effektivt stöd med relevant kvalité till akademier och ledning 1. Bidra till god samverkan mellan högskolans aktörer Initiera dialog och utveckla samarbete med övrig organisation, i synnerhet avdelningen akademistöd UBE/Alla 2. Utveckla mer enhetliga processer och rutiner Stödja akademistöd i LKN, ERI, HALA framtagandet av enade arbetsprocesser där US har kompetens om processerna Fortsatt arbete med att få undervisande personal att se vikten av att anmäla fuskande studenter IVE, MAA 2015-2017 3. Implementera systemförvaltningsmodell och årligen uppdatera förvaltningsplaner Uppdatera förvaltningsplan för UBE, HALA VT 2015 KursInfo Skapa förvaltningsplan för Ladok med kringsystem UBE, ERI
(Ladokportalen) 4. Införa ny generation av studieadministrativt stöd (Ladok3) Planering av projekt, ERI Q1 2015 framtagande av projektplan Kartlägga/definiera arbetssätt ERI inom studieadministration Utföra registervård LBO 2015 Utreda/planera integrationer ERI HT2015 mellan Ladok3 och lokala system Genomgå utbildning anordnad ERI Q3 2015 av nationella Ladok3-projektet Framtagande av testmall och ERI Q2 2015 testa i MIT-miljö Planering av införande, ERI Q2 2015 framtagande av behörighetsmodell/struktir Initiera verksamhetsförändringsprojekt för Ladok 3 UBE 5. Upprätta kompetensförsörjningsplan inklusive dimensionering för avdelningar och GIO Upprätta kompetensförsörjningsplan inklusive dimensioneringsbehov för US UBE Prioriterade aktiviteter i den löpande verksamheten Avdelningen kommer under året lägga stor vikt att klara den löpande verksamhetens behov vid sidan av ovan nämnda prioriterade aktiviteter. Tydliggöra och verka för UBE, Systemförvaltningsgruppen 2015 förenkling av arbetssätt i och kring avdelningens verksamhetskritiska system, Ladok och KursInfo i syfte att effektivisera och minska organisationens tryck på avdelningens medarbetare. Tydliggöra avdelningens samordningsansvar och arbetssätt gentemot UBE, JDO 2015
organisationen med fokus på effektivitet och undvikande av suboptimering. Utbildningsstöds särskilda aktiviteter inom områdena arbetsmiljö, hållbar utveckling och lika villkor framgår av lokala handlingsplaner för Verksamhetsstöd. Personalresurs 9,0 Studieadministrativ handläggare 2,0 Systemförvaltare 1,0 Utbildningssamordnare 1,0 Forskarutbildningssamordnare 1,0 Handläggare 1,0 avdelningschef Totalt motsvarar det 15,0 heltider. 1,0 studieadministrativ handläggarresurs hyrs på årsbasis ut till Universitets och Högskolerådet, vilket innebär att avdelningen förfogar över 14,0 heltider.