Behöver du fördjupa dig i din avstämning?

Behöver du fördjupa dig i din avstämning? Börja alltid med att följa checklistan som finns i dokumentet Årsskiftesrutiner och använd detta avstämningsdokument om du behöver fördjupa dig i varför din avstämning inte stämmer. Det kan exempelvis bero på om någon löneart eller anställd har en felaktig inställning och på så sätt påverkat beloppen. Dokumentet Årsskiftesrutiner med den kompletta checklistan finns att ladda ner från vårt Kundtorg. www.kundtorg.hogia.se Här får du ytterligare punkter som kan ge dig klarhet i varför det är olika belopp om du jämför ackumulatorer för kontrolluppgifter mot rutor på arbetsgivardeklarationen som avser hela året. I de allra flesta fall finns det naturliga orsaker till varför beloppen är olika i din avstämning och det är inget som du behöver göra någon korrigering på utan bara konstatera att beloppen skiljer sig åt. Om du använt de lönearter som vi har i våra grundregister och inte förändrat några inställningar under året så ska dina kontrolluppgifter och arbetsgivardeklarationer blir riktiga. Följande ackumulatorer för kontrolluppgifter och rutor på arbetsgivardeklaration för hela året ska stämmas av innan du skapar kontrolluppgifter till Skatteverket: Ackumulatorer: Avdragen prel. skatt (101) Kontant bruttolön (111) Förmånsvärden (113,118,141 147) Arbetsgivardeklaration ruta nr: Avdragen skatt (82) Bruttolön utom förmåner (50) Avgiftspliktiga förmåner (51) Om differensen enbart är på några kronor beror det på öresavrundningen som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till arbetsgivardeklarationen. Har du haft någon anställd som det har blivit fel på under året ska du genomföra korrigeringarna innan du genomför årsskiftet i programmet. Det är olika värden i ackumulator 111 mot ruta 50 på arbetsgivardeklarationen Anställda som tjänat under 1 000 kr eller ½ prisbasbelopp under året Om du har anställda som tjänat under 1 000 kr eller ett ½ prisbasbelopp (idrottsutövare), kommer beloppet att bli högre i ackumulator 111 än i ruta 50 på arbetsgivardeklarationen. Det beror på att arbetsgivaren inte behöver betala sociala avgifter på inkomster som totalt under inkomståret understiger 1000 kr eller ½ prisbasbelopp (idrottsutövare). Det är alltid viktigt att säkerställa om en differens beror på detta. Om du har anställda som under året inte passerat gränsen för arbetsgivaravgift, ska du därför vid din avstämning räkna bort beloppet som motsvarar deras lönesumma under året från värdet i ackumulator 111. Därefter stämmer du av värdet mot ruta 50 på arbetsgivardeklarationen. 1

Är differensen av denna orsak är den naturlig och det är inget du behöver korrigera för rapporteringen av kontrolluppgifterna. Inställningen som styr gränsen för arbetsgivaravgift hittar du i registret Anställda, fliken Allmänt. När du lägger upp en ny anställd läggs alltid automatiskt gränsen 1 000 kr, vilket är vanligast förekommande. Du kan vid behov ange gränsen ½ basbelopp. Om du av misstag i registret Anställda har markerat att gräns för arbetsgivaravgift på en anställd är ½ basbelopp istället för 1 000 kr, kommer värdet i ackumulator 111 att vara högre än i ruta 50, om den anställdes lönesumma under året totalt understiger ½ basbelopp. Då har underlaget för arbetsgivaravgift varit för lågt och företaget betalat in för lite arbetsgivaravgift och arbetsgivardeklarationen behöver rättas, kontakta Skatteverket för information hur ni ska gå tillväga. Har ni anställda som är födda 1937 eller tidigare Har du anställda som är födda 1937 eller tidigare betalar arbetsgivaren inte arbetsgivaravgift, vilket innebär att dessa anställda inte redovisas på arbetsgivardeklarationen. Lön till anställda som är födda 1937 eller tidigare ska redovisas i ruta 031 Skattepliktiga ersättningar ej soc. avg. För korrekt avstämning gällande dessa anställda måste värdet i ackumulator 111 räknas bort, annars har du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 på arbetsgivardeklarationen. Har du löneberett ersättning till anställda födda 1937 eller tidigare på en löneart kopplad till ackumulator 111 Kontant bruttolön, flyttar programmet värdet med automatik från ruta 011 på kontrolluppgiften till ruta 031 i samband med att du skapar dina kontrolluppgifter. Är ni en idrottsförening och ska stämma av ackumulatorer för kontrolluppgift mot arbetsgivardeklaration Har du betalt ut ersättning (lön + förmån) till idrottsutövare som överstiger ½ prisbasbelopp, ska du för korrekt avstämning, summera värdet av ackumulator 131 Skattepliktiga ersättningar ej soc avg och eventuellt ackumulator 111 Kontant bruttolön mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön på arbetsgivardeklarationen. Har ni även förmåner i ackumulator 113, 118 och 141-147 ska dessa stämmas av mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på arbetsgivardeklarationen. I samband med att du skapar register för kontrolluppgifterna kan programmet flytta värdet i ruta 031 till ruta 011 för dessa anställda. Har du betalt ut ersättning (lön + förmåner) till idrottsutövare som understiger ½ prisbasbelopp, redovisas värdet i ruta 031 på kontrolluppgiften. Anställda med Socialavgiftsavtal En utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige kan träffa en överenskommelse (Socialavgiftsavtal) med den anställde om att den anställde ska redovisa och betala arbetsgivaravgifterna i arbetsgivarens ställe. 2

Har du anställda med socialavgiftsavtal betalar inte arbetsgivaren någon Vilket innebär att dessa anställda inte redovisas på arbetsgivardeklarationen. Deras lön finns med i ackumulator 111 Kontant bruttolön men inte i ruta 50 på arbetsgivardeklarationen. Har du löneberett med en löneart som är underlag för skatt, ej underlag för arbetsgivaravgift och kopplad till ackumulator 111 kontant bruttolön, uppstår en differens när du gör din avstämning mellan ackumulator 111 kontant bruttolön och ruta 50 på arbetsgivardeklarationen. För korrekt avstämning ska eventuella värden i ackumulator 111 räknas bort annars har du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön utan förmåner på arbetsgivardeklarationen. Det är ett högre belopp i ackumulatorer för förmåner än i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen Har ni drivmedelsförmån En vanlig orsak till differens vid avstämning av förmåner är om företaget har drivmedelsförmån och företaget betalar drivmedlet för arbetstagaren (den anställde ska beskattas för de privat körda milen) då uppstår en differens eftersom en del av förmånen inte utgör underlag för sociala avgifter. Värdet från löneart 873 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter ska inte redovisas i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen men värdet är med i ackumulator 118 Drivmedelsförmån (hamnar i ruta 018 på kontrolluppgiften). Ta ut löneartshistorik för hela året på löneart 873 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter under menyn Analys - Historik så vet du exakt hur stort beloppet är. Exempel - Drivmedelsförmån vid bilförmån. Den anställde beskattas för 120 %, uppräkningen med 20 % ligger som underlag för förmånsbeskattning men ej som underlag för soc avgifter. 1 000 mil*9,50 kr per mil*1,2 = 10 800 redovisas på kontrolluppgiften i ruta 18 (ackumulator 118) 1 000 mil *9,50 kr per mil*1 = 9 000 redovisas på arbetsgivardeklarationen i ruta 51. Om ni har anställda födda 1937 eller tidigare, har Socialavgiftsavtal eller idrottsutövare som tjänat under ½ prisbasbelopp, ska värdet av förmåner räknas bort från det totala ackumulerade värdet för en korrekt avstämning, annars får du ett för högt värde av förmåner i jämförelse mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på arbetsgivardeklarationen. Det finns ingen logisk förklaring - använd dessa rapporter Om det inte finns någon logisk förklaring till varför beloppen skiljer sig åt kan du behöva se igenom inställningar i registret Anställda, Lönearter eller Ackumulatorer, för att ringa in var felet ligger. Bra rapporter att använda vid avstämning: Lönearter per Ack - här ser du vilka lönearter som finns kopplade till varje ackumulator. Genom att ta ut den här rapporten ser du snabbt om någon löneart inte summeras till rätt ackumulator. 3

Löneartsfördelning - här ser du vilka lönearter du använt under året. Används med fördel för att ta reda på om en löneart har varit felkopplad under året. Markera att du vill visa ackumulerade värden och kontrollera att lönearterna du får ut på rapporten har rätt inställningar under menyn Register - Lönearter. Egna rapporter Transaktionshistorik - används som en avstämningsrapport. Du anger alla lönearter som är knutna till den ackumulator du är intresserad av. Här kan du ta hjälp av rapporten Lönearter per ack på fliken Register. Du kan skapa flera olika rapporter för avstämning mot olika ackumulatorer. Rapporten läser transaktionernas värden, som du sedan kan jämföra med det värde som summerats i respektive ackumulator. Ackumulatorvärden för kontrolluppgifter - ta ut ackumulatorlistor för ackumulatorer som ska redovisas på kontrolluppgiften under menyn Analys - Ackumulatorvärden. Jämför dessa uppgifter mot respektive ruta på arbetsgivardeklarationen för hela året. Arbetsgivardeklaration - välj hela året i rullistan Löneutbetalningsmånad och stäm av mot ackumulatorer för kontrolluppgifter. På sidan 2 specificeras vad de olika differenserna kan bero på, står där ett anställningsnummer kan du med fördel ange detta när du tar ut ackumulatorvärden för kontrolluppgifter ovan. Specifikation till arbetsgivardeklaration - här ser du hur varje person påverkat alla värden i arbetsgivardeklarationens rutor. Förkortad löneartslista - du får en lista med alla lönearter och ser vilka ackumulatorer och bokföringskonton de är kopplade mot. Är du osäker på hur någon ersättning du betalat ut under året ska redovisas, hänvisar vi till Skatteverkets informationsblad, SKV304 Kontrolluppgifter - lön, förmåner mm. Jämför gärna inställningar på dina lönearter och ackumulatorer mot Övningsföretaget. Kontrollera inställningar i registret Lönearter Kontrollera att de lönearter du använt under året har rätt inställning i rutorna för löneartstyp, underlag för arbetsgivaravgift och ackumulatorer. Ta ut rapporten Löneartsfördelning som visar vilka lönearter som använts under året och hur mycket som registrerats på respektive löneart, den finns under menyn Analys - Rapporter - fliken Periodens & månadens och kan tas ut med olika sorteringar och urval. Gå sedan till menyn Register - Lönearter och kontrollera att du har rätt inställningar på lönearterna när det gäller Löneartstyp, Underlag eller ej underlag för arbetsgivaravgift samt eventuell summering till ackumulatorer för kontrolluppgift. På så sätt ringar du in om det är fel inställning på någon av dina lönearter du använt under året och på vilket sätt detta påverkat dina kontrolluppgifter eller arbetsgivardeklaration. Fälten Löneartstyp och Arbetsgivaravgift påverkar arbetsgivardeklarationen. Summering vid avräkning till ackumulator för kontrolluppgift påverkar värdet på kontrolluppgiften. 4

Kontrollera dessa fält på lönearten: Korrigering Värden i arbetsgivardeklarationen är rätt Om du upptäcker att du har lönearter som ligger som grund för skatteberäkning och arbetsgivaravgift men inte är kopplade till någon ackumulator för kontrolluppgift, då har dessa lönearter under året redovisats på arbetsgivardeklarationen och du har erlagt rätt skatt och arbetsgivaravgift men värden finns inte med i ackumulatorn för kontrolluppgift. Börja med att ta en säkerhetskopia under menyn Arkiv - Säkerhetskopiering, innan du ändrar ett ackumulatorvärde. Du kan själv korrigera genom att ändra manuellt på aktuell ackumulator. Det gör du under menyn Register - Registervård rubriken ackumulatorvärde knappen Ändra. Du måste sedan skapa om registret för kontrolluppgifter för att få med ändringen på kontrolluppgiften. Om du redan har skapat underlag för kontrolluppgifter kan du ändra direkt i rutan på den anställdes kontrolluppgift. Det gör du under menyn Arbeta med - Kontrolluppgifter. Välj Ändra/komplettera kontrolluppgifter. Du kan också använda dig av funktionen Räkna om ackumulatorvärden. Koppla först rätt ackumulator till lönearten. Gå sedan till menyn Register - Registervård och välj Räkna om ackumulatorvärden. Du väljer själv vilken/vilka ackumulatorer som ska räknas om. Programmet går då igenom hela transaktionshistoriken från årets början på de lönearter som ska nollställas vid årsskifte och lägger varje värde till rätt ackumulator enligt förutsättningarna på lönearten. Observera dock att om du har gjort några manuella förändringar på någon ackumulator under året så försvinner dessa ändringar när du räknar om ackumulatorvärdet. Kom ihåg att skapa nytt register för kontrolluppgifter om du gjort några ändringar. Kom ihåg att även ändra inställningarna på lönearten i det nya innevarande året. 5

Fel ackumulator kopplad till löneart Om du råkat koppla en ackumulator fel på någon löneart kan det ge oväntat höga eller låga värden i jämförelse mot arbetsgivardeklarationens rutor. För att se vilka lönearter som påverkar värdet i ackumulatorerna kan du ta fram rapporten Löneart per ack under menyn Analys - Rapporter - fliken Register. Här ser du alla ackumulatorer och vilka lönearter dessa är kopplade till. Är du osäker på om inställningarna på dina lönearter är rätt kan du skriva ut samma rapport i Övningsföretaget och sedan jämföra och göra eventuella ändringar i ditt företag. Exempel: Om löneart 031 Periodens arbetade timmar summeras vid avräkning till exempelvis ackumulator 111 Kontant bruttolön får du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 på arbetsgivardeklarationen. Detta eftersom lönearten är passiv och inte ska vara med på vare sig kontrolluppgifter eller arbetsgivardeklaration. När du kopplat rätt ackumulator till lönearten kan du med fördel använda funktionen Räkna om ackumulatorvärden för att få rätt värde i ackumulatorn. Tänk på att ta en säkerhetskopia innan du räknar om ackumulatorvärdet under menyn Register - Registervård knappen Räkna om ackumulatorvärden. Välj där att räkna om den ackumulator som var felaktig. Rutinen går igenom årets alla transaktioner och räknar om värdet enligt de nuvarande inställningarna på lönearten. Det är endast ackumulatorer med inställningen Automatisk nollställning vid årsskiftet som går att räkna om. Använd inte den här funktionen om du har gjort manuella justeringar direkt i ackumulatorerna under året, de manuella justeringarna kommer då att försvinna ur ackumulatorerna! Värden i ackumulatorer för kontrolluppgift är rätt Om det har varit fel inställning på lönearten när det gäller löneartstyp och underlag för arbetsgivaravgift måste du ändra manuellt på arbetsgivardeklarationen. Summeringen vid avräkningen har dock gjorts till rätt ackumulator för kontrolluppgift. Kontakta Skatteverket eftersom du behöver göra en rättelse då det under året varit fel på arbetsgivardeklarationen. Tänk på att ändra inställningarna på lönearten i ditt nya innevarande år och att justera i din bokföring. Kvarstår differens Om du tittat igenom alla lönearter som du använt under året och sett att det är korrekt inställning på dessa kan du behöva felsöka bakåt i tiden och månadsvis jämföra arbetsgivardeklaration mot en löneartsfördelning uttagen för samma period. På så sätt kan du avgöra om det är arbetsgivardeklarationen för hela året eller värden i ackumulatorer för kontrolluppgifter som är de korrekta. Gör så här: Gå in i rapporten Specifikation till arbetsgivardeklaration för varje månad, som du hittar under menyn Analys Rapporter fliken Periodens & månadens. Här ser du vilka belopp varje person har bidragit med till arbetsgivardeklarationens rutor. Skriv ut rapporten. Skriv även ut rapporten Löneartsfördelning för varje månad, den visar vilka lönearter som använts och hur mycket som registrerats på respektive löneart. Dessa kan du jämföra mot arbetsgivardeklarationens rutor. Du hittar rapporten Löneartsfördelning under menyn Analys - Rapporter, fliken Periodens & månadens. Har du haft trängselskatt - bilförmån Trängselskatt för privata resor ska ingå i värdet för bilförmån enligt en dom i Regeringsrätten 2009. Har du anställda som berörs av detta bör du kontakta Skatteverket för att få information om hur du ska göra eventuell justering. www.skatteverket.se 6

Har du haft husarbete (RUT/ROT) som är underlag för skattereduktion Den anställde kan få skattereduktion för den del som avser arbetskostnad men inte för resor eller material. Arbetsgivaren ska betala arbetsgivaravgift på den skattepliktiga löneförmånen av hushållsarbete och ROTarbete och för den anställde blir det skattereduktion. Det finns en maxgräns på hur mycket som kan vara underlag för skattereduktion, vilket du kan läsa mer om på Skatteverkets hemsida. För att hantera detta korrekt ska Löneartstypen: Ej skattegrundande förmån användas. (Löneart 890 - Hushållsarbete) Om du använt en löneart med löneartstypen Ej skattegrundande förmån kommer ruta 53 Sammanlagt underlag för arbetsgivaravgift och särskild löneskatt att ha ett högre värde än ruta 81 Lön och förmåner. Detta eftersom löneförmånen av hushållsarbete inte är med i beräkningsunderlaget för skatt men är däremot med i underlag för För mer information, kontakta Skatteverket. www.skatteverket.se På nästa sida följer ett kortfattat felsökningsschema. 7

Orsak Hur påverkas ackumulator för kontrolluppgift och kontrolluppgift Hur påverkas Arbetsgivardeklarationen Åtgärd Anställda har tjänat under 1000 kr eller ½ ackumulator 111. 50. Är ej underlag för Drivmedelsförmån (anställd förmånsbeskattas för privat körda mil). Ackumulator 118 har ett högre värde som avser 20 %, som är underlag för skatt men ej underlag för 51. Anställda som är födda 1937 eller tidigare. Anställda med Socialavgiftsavtal. ackumulator 111. 50. Är ej underlag för Anställda som är födda 1937 eller tidigare. ackumulator 113, 118, 141-147. 51. Är ej underlag för Idrottsutövare som tjänat under ½ ackumulator 131 och ev 111. 50. Är ej underlag för Reducera understigande värde i ackumulator 111 från totalsumman i 111. Idrottsutövare som tjänat under ½ ackumulator 113,118, 141-147. 51. Är ej underlag för Reducera understigande värde i ackumulator 113, 118,141-147 från totalsumman i motsvarande ackumulatorer. Idrottsutövare som tjänat över ½ ackumulator 131 och ev 111. Värde kommer med på 50. Idrottsutövare som tjänat över ½ ackumulator 113,118, 141-147. Värde kommer med på 51. Löneart summeras vid avräkning till fel ackumulator. Kan ge ett högre alternativt lägre värde. Värde hamnar i rätt ruta om löneart har rätt inställning för arbetsgivaravgift och skatteberäkning. Korrigera ackumulatorvärdet. Fel inställning på ackumulator för kontrolluppgift under menyn Register - Ackumulatorer. Ackumulatorer för kontrolluppgift ska nollställas vid årsskifte. Det blir ett högre värde på ackumulatorer. Värde hamnar rätt på arbetsgivardeklarationen. Korrigera ackumulatorvärdet. Ingen summering till ackumulator för kontrolluppgift på löneart. Inget värde i ackumulator. Värde hamnar rätt på arbetsgivardeklaration. Korrigera ackumulatorvärdet. 8