Mariehamns kultur och fritid

- Mariehamns kultur och fritid Anbudsförfrågan avseende ny LED-belysning till Islandia 2015 ENTREPRENADPROGRAM FÖR ANBUDSGIVARE 0 KONTAKTUPPGIFTER 0.1 Byggherre Mariehamns stad Kultur och fritid FO-nummer 0205071-4 Kontaktperson Enhetsledare Lennart Axelsson Tel +358 18 531 440, e-post: lennart.axelsson@mariehamn.ax Arbetsledare Jonny Sederström Tel +358 18 531 441, e-post: jonny.soderstrom@mariehamn.ax 1

0.2 Byggherrens kontrollant Installationsentreprenaden övervakas på byggherrens vägnar av kontrollant som byggherren utser. 0.3 Projektör Ljus-design & teknik/ Ken Lemberg 0.4 Användare Mariehamns stad Kultur och fritid Kontaktperson Lennart Axelsson Tel +358 18 531 440 lennart.axelsson@mariehamn.ax 1 Allmänt 1.1 Allmänna avtalsvillkor och språkkrav Upphandling understiger EU:s tröskelvärde enligt 16 i upphandlingslagen. Vad gäller allmänna avtalsvillkoren hänvisar vi till finansministeriets allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av varor JYSE 2009 VAROR. Landskapslagen om rätt att utöva näring stipulerar att utom landskapet hemmahörande företag måste införskaffa tillstånd av landskapsregeringen innan de har rätt att idka verksamhet inom landskapet. Arbetsspråket är svenska och samtliga handlingar, instruktioner och övrigt skriftligt material som entreprenörer överlämnar åt byggherren eller annan entreprenör skall vara på svenska. 1.2 Installationsobjektet och Installationsplatsen Entreprenaden omfattar byte av belysning och kablage i Islandia enligt bifogad frågeunderlag. Arbetena utförs enligt bilagt frågeunderlag och ritningar samt i detta program givna direktiv. Byggplatsen är belägen i Idrottsparken i Mariehamn på Åland. Adress: Idrottsgatan, AX-22100 Mariehamn. För närmare information se www.mariehamn.ax 1.3 Förevisning av byggplatsen Entreprenören kan före givande av anbud bekanta sig med installationsplatsen. För förevisning på platsen kontakta enhetsledare Lennart Axelsson. 2

2 ENTREPRENADFORM 2.1 Prestationsskyldigheternas omfattning Skyldigheter som åligger varje entreprenör skilt i AA 2 Entreprenören ansvarar för Tjänster på byggplatsen enligt AA 3. Ansvaret omfattar samtliga entreprenader. Entreprenören ansvarar för skyldigheter att leda byggplatsen enligt AA 4. Ansvaret omfattar samtliga under- och sidoentreprenader. Varje entreprenör skall före installationer på byggplatsen kontrollera verkliga förhållanden. Entreprenören ansvarar inom ramen för Tjänster på byggplatsen för byggplatsens interna avfallshantering liksom för renhållning av byggplatsen. 2.2 Entreprenadförhållanden Anbud begärs på entreprenaden i sin helhet. 3 ENTREPRENADERNA OCH DERAS OMFATTNING 3.1 Huvudentreprenaden Huvudentreprenaden omfattar arbetet enligt bifogat frågeunderlag. 3.2 Sidoentreprenader - 3.3 Byggherrens anskaffningar och skilda entreprenader 3.4 Byggherren åligger Kostnader för el under installationstiden bekostas av Mariehamns stad kultur och fritid. 4 GENOMFÖRANDE AV ARBETET OCH SAMVERKAN 3

4.1 Anvisningar angående samverkan Se AA (7 ). Entreprenören är skyldig att i god tid innan underentreprenörer och leverantörer anlitas framföra dessa för beställaren för godkännande. 4.2 Arbetstidtabell (AA 5 ) De olika momenten i arbetet överenskoms med enhetsledaren på plats. 4.3 Organisering av byggplatsen (AA 6 ) Entreprenören är skyldig att ordna och bekosta erforderliga skyddsarrangemang. Entreprenören placerar ut varningsskyltar i tillräcklig omfattning och på sådana ställen att myndigheternas krav tillgodoses. Disposition av områden för baracker och materialupplag mm görs i samråd med enhetsledaren. 4.4 Projektsyn (AA 64 ) 4.5 Lov och tillstånd (AA 8 2 mom.) Alla erforderliga säkerhetsbesiktningar bekostas av entreprenören. Registreringspliktiga anläggningar skall registreras i beställarens namn. Beställaren medverkar i den omfattning som behövs. 4.7 Ritningar och övriga handlingar (AA 8 2 mom.) 4.7 Håltagningsritningar 5 KVALITET 5.1 Kvalitetssäkring (AA 9-11 ) Entreprenören är skyldig att omgående granska erhållna handlingar och jämföra dem med varandra samt på arbetsplatsen kontrollera befintliga installationer. Entreprenören skall omgående meddela om motstridigheter upptäcks. Entreprenören skall anlita yrkeskunnig och kompetent arbetskraft enligt bifogat frågeunderlag. Innan underentreprenörer och leverantörer anställs måste dessa framföras för beställaren för godkännande. Entreprenören skall vara beredd att styrka sin prestationsförmåga genom att redovisa sin arbetsledningsorganisation och andra ingångna avtal samt vid kontraktsförhandlingarna lämna förklaring över hur organisationen för detta projekt är avsedd att lösas. Entreprenörens ansvariga arbetsledare bör under arbetstid kontinuerligt finnas på arbetsplatsen. 4

5.2 Byte av föreskrivna fabrikat Alternativa fabrikat skall vara grundat på enligt bifogat frågeunderlag. Om entreprenören vill ge anbud på annan utrustning, andra fabrikat eller modeller, med Motsvarande funktion och material, så skall detta ske på skild förteckning, där fabrikat Artikelnummer och pris framgår. Broschyr på alternativ produkt bifogas. 6 MILJÖ 6.1 Avfallshantering Entreprenören ansvarar för renhållning av arbetsområdet. 6.2 Återvinning av byggavfall 6.3 Farligt avfall Material och produkter som klassas som farligt avfall skall omhändertas av entreprenören. Befintliga armaturer och kablage omhändertas av byggherren efter nedmontering. 7. Handlingar 7.1 Anbudshandlingar Anbudshandlingar finns att hämtas elektroniskt på Mariehamns stads hemsida http://www.mariehamn.ax Handlingar kan avhämtas från Idrottsparken kansli. Finner anbudsgivare att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart eller bristfälligt skall frågor ställas senast 5 dagar innan anbudstiden utgår. För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingar på http://www.mariehamn.ax/om.mariehamn/upphandling/aktuella/ För utskick av eventuella kompletterade förfrågningsunderlag och PM som uppkommit under anbudstiden skall anbudsgivare meddela kontaktuppgifter till: lennart.axelsson@mariehamn.ax 7.2 Kontraktshandlingarna och deras giltighetsordning (AA 12-16 ) 8 ENTREPRENADTID 8.1 Byggtid Arbetet kan påbörjas 12.05.2015 och skall vara färdigställt till 10.07.2015 5

8.2 Arbetstid Arbetstid för entreprenör på byggplatsen är mellan kl. 07.00-22.00 8.3 Förseningar (AA 18 ) Förseningsböter uppgår till 0,1 % per arbetsdag för huvudentreprenör och räknas på entreprenadpriset exkl. moms. Bötesbelopp räknas för maximalt 50 arbetsdagar varefter byggherren har rätt att häva kontraktet och fullgöra arbetet på entreprenörens bekostnad. Byggherren har rätt att avdra bötesbeloppet direkt från innestående betalningsrater eller garantier. 9 ANSVARSÅLIGGANDEN 9.1 Garantitiden (AA 29 ) Garantitiden börjar den dag då byggnadsobjektet vid mottagningsbesiktning godkänns för mottagning. Garantitiden skall vara minst 3 år. 9.2 Entreprenörens säkerheter Som säkerhet för förskottsbetalningar och för att arbetet utförs avtalsenlighet och noggrant samt för att garantitidens skyldigheter uppfylls fordrar byggherren följande säkerheter: - Säkerhet under byggnadstiden, som utgör 10 % av entreprenadpriset exkl. moms. - Säkerhet under garantitiden, som utgör 2 % av entreprenadpriset exkl. moms. Säkerheterna under byggnadstiden skall gälla tre (3) månader efter entreprenadtidens utgång och till sitt fulla värde vara i kraft tills garantitida säkerhet överlämnas. Säkerhet för garantitiden skall gälla tre (3) månader efter garantitidens utgång. Som säkerhet ställes av byggherren godkänd bankgaranti. 9.3 Försäkringar (AA 38 ) Entreprenören ombesörjer och bekostar försäkringar. Försäkringen bör vid varje tidpunkt täcka det fulla värdet av utfört arbete och material samt även täcka eventuella skador som uppstår på befintligt entreprenadarbete. Försäkringen skall tas i byggherrens namn i en solid försäkringsanstalt verkande på orten och vara i kraft tills objektet övertagits av byggherren samt härutöver täcka skador som orsakas av garantiarbeten som utförs efter mottagningen. Entreprenören skall ha gällande ansvarsförsäkring för verksamheten. 10 BYGGHERRENS BETALNINGSSKYLDIGHET 6

10.1 Entreprenadpriset Anbud skall ges som fast pris i euro utan indexreglering. 10.2 Betalning av entreprenadpriset Ratfördelningsplan uppgörs av entreprenören. Varje betalningsrat innefattar både arbetet och material. Till entreprenören utbetalas rater efter att räkningen godkänts av kontrollanten och byggherren. Den första raten kan uppbäras i samband med kontraktsundertecknandet och sedan byggnadstida säkert överlämnas. Raten får vara högst 10 % av entreprenadpriset. Mellanraterna skall alltid motsvara utfört arbete. Den sista raten skall vara 10 % av entreprenadpriset och utbetalas efter det att arbetet godkänts och mottagits av byggherren och efter det att säkerhet för garantitiden överlämnats till byggherren. Av denna rat betalas högst 50 % före alla eventuella anmärkningar är åtgärdade och samtliga arbeten helt färdigställda. 10.3 Ändrings- och tilläggsarbeten (AA 43-50 ) Alla eventuella tilläggs- och ändringsarbeten skall baseras på specificerade offerter som innan arbetet påbörjas skriftligen antagits av byggherren vid protokollfört möte. 10.4 Enhetspriser 11 ÖVERVAKNING 11.1 Byggherrens organisation och fullmakter Rätt att besluta om åtgärd som förändrar entreprenadsumman tillkommer endast byggherren. Arbetena övervakas av kontrollant utsedda av byggherren. 12 GEMENSAMMA MÖTEN OCH FÖRRÄTTNINGAR 12.1 Arbetsplatsmöten Arbetsplatsmöten hålls enligt AA 66. 13 MOTTAGNINGSFÖRFARANDE 13.1 Mottagningsbesiktning Mottagningsbesiktning hålls enligt AA 70. 13.2 Överlåtelsehandlingar 7

13.2.1 Relationsritningar Se bifogat förfrågningsunderlag 13.2 Handledning vid ibruktagandet Skolning av personalen sker i erforderlig omfattning. 14 Meningsskiljaktigheter 14.1 Avgörande av tvister (AA 89-92 ) Eventuell tvist beträffande giltighet, tolkning eller tillämpning av kontraktet hänskjuts till Ålands tingsrätt. 15 ANBUDSPRÖVNING 15.1 Prövning av anbudsgivare Anbudsgivare skall på begäran kunna redovisa att skatter och andra lagstadgade avgifter inbetalats i vederbörlig ordning. Mariehamns Stad kultur och fritid förbehåller sig rätten att utesluta anbud som lämnas av anbudsgivare som inte på begäran kan uppvisa dokumentation som visar att anbudsgivaren inte är föremål för någon av de uteslutningsgrunder som avses i 52,53 och 54 lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007) Anbudsgivare som inte kan anses ha teknisk, ekonomisk eller andra förutsättningar för att fullfölja uppdraget kan uteslutas. Vid bedömningen beaktas eventuella fordringar, referenser, leveranssäkerhet mm. Anbudsgivare skall uppvisa referensförteckning. Förteckningen skall innehålla beställare, objekt och tidpunkt för genomförandet. 15.2 Värderingsgrunder vid prövning av anbud Mariehamns stad, kultur och fritid behåller rätten att fritt ställa anbuden till jämförelse och av dessa välja det alternativ som kan anses för byggherren vara det totalekonomiskt mest förmånligaste alternativet, med beaktande av anbudet och de givna enhetspriserna samt därefter entreprenörens erfarenhet av motsvarande arbeten, eller förkasta alla anbud om de givna anbuden överstiger budgeterade medel. I enlighet med stadens miljöpolicy mellan i övrigt jämbördiga anbud ges företräde åt anbudsgivare, som i sitt arbete följer miljöledningssystemet ISO14001 eller motsvarande. Anbuden värderas enligt följande: Pris och frågeunderlag 90% Kvalitets- & miljösäkring 10% 8

15.3 Prövning av anbud Anbudet skall vara grundat på enligt bifogat frågeunderlag. Mariehamns stad, kultur och fritid förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud om de inte anses tillräckligt förmånliga eller om de överstiger budgeterade medel. Anbud som inte inkommer före angiven tid förkastas. 15.4 Alternativa anbud Alternativa anbud skall vara grundad på i handlingen föreskrivna fabrikat- och modellval. Om entreprenören vill offerera annan utrustning, andra fabrikat eller modeller, med motsvarande funktion och material, så skall detta ske på skild förteckning, där fabrikat, artikelnummer och pris framgår. Broschyr på alternativ produkt skall bifogas. 16 ANBUD 16.1 Anbudets form Entreprenadpris ges som fast pris i euro, exklusive moms. Anbudsgivare och kontaktuppgifter skall framgå. 16.2 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara i kraft 60 dagar från anbudstidens utgång om inte entreprenadavtal dessförinnan ingåtts. 16.3 Inlämnande av anbud Anbudet skall vara Mariehamn stad, kultur och fritid, Strandgatan 29, PB 76. Mariehamn tillhanda senast 15.04.2015. Anbudet inlämnas i slutet kuvert märkt anbud på ny belysning till Islandia 16.4 Meddelande om beslut Det är bildningsnämnden i Mariehamn som fattar det slutliga beslut i upphandlingsförfarandet, Varefter anbudsgivaren skriftligen informeras om vem som erhållit upphandlingen. Till det skriftligen meddelande bifogas rättelse- och besvärsanvisning. 9