Kvalitetssystem Institutionen för tillämpad fysik och elektronik Beslutsdatum: 2012-02-28
1. Institutionen för tillämpad fysik och elektronik Institutionen för tillämpad fysik och elektronik (TFE) bedriver grundutbildning, forskarutbildning och forskning inom de tekniska ämnesområdena. Grundutbildningsverksamheten är omfattande och utgör 22% av fakultetens hela utbildningsvolym. TFE ger en större del av de kurser som ingår i fakultetens högskoleingenjörsprogram och högskoleprogram, men institutionen ger också kurser inom fakultetens civilingenjörsprogram. I den totala utbildningsvolymen ingår även ett antal masterstuderande samt de som läser fristående kurser vilka utgör knappt 25-30% av institutionens kursverksamhet. Under många år har institutionen deltagit i olika externfinansierade utbildningssatsningar i norra regionen, och därtill bidragit till universitetets distansutbildningsinsatser. Forskning bedrivs i energiteknik, byggteknik, signalbehandling, reglerteknik och medicinsk teknik med därtill kopplad forskarutbildning. I slutet av 2011 fanns det 96 anställda. Dessa utgjordes av 4 professorer, 2 forskarassistenter, ingen postdoktor, 21 doktorander samt 3 ej anställda näringslivsdoktorander, 26 lektorer, 20 adjunkter och 23 anställd inom det tekniskt-administrativa området. 1.1 Institutionens kvalitetssäkringsarbete Målsättningen med institutionens kvalitetsarbete inom grundutbildningsverksamheten är att systematiskt arbeta för en kvalitetsförbättring som syftar till att ständigt förbättra våra kursers innehåll samt utveckla vår personal för att därigenom öka vår attraktionskraft hos studieintresserade personer. Inom vår forskningsverksamhet syftar kvalitetsarbetet till att etablera en nationellt framgångsrik forskning och i vissa fall bedriva forskning som tillhör internationell toppklass. 2. Systembeskrivning Sedan 2009 har det funnits en ledningsstruktur för beslutsfattande vid Umeå universitet där institutionsstyrelserna har avskaffats och att prefekten fattar beslut vid ett beslutsmöte i de frågor som delegerats enligt delegationsordningen. Vissa av frågorna bereds i inrättade råd och grupper. Vid institutionen för tillämpad fysik och elektronik finns det ett beredande råd för grundutbildning, ett råd för forskning och forskarutbildning samt en budgetgrupp, en arbetsmiljögrupp och en grupp för jämställdhet och likabehandling. 2.1 Struktur En enkel beskrivning över organisationen Kvalitetsarbetet inom institutionen följer den organisationsstruktur som ges i figur 1. 2
Prefekt Åke Fransson Stf. Prefekt Britt Andersson grupp för jämställdhet och likabehandling Per Kvarnbrink råd för grundutbildning Agneta Bränberg Budgetgrupp Christer Jakobsson råd för FO/FOU Haibo Li grupp för arbetsmiljö Linda Johansson råd och grupper Teknisk och administrativ personal Studierektorer IT-grupp Administratörer Marie Fransson Mona-Lisa Gunnarsson Valentina Belyaeva Helena Glenge Forskningsingenjör Lars Karlsson Ingenjör Sven Elmå Agneta Bränberg Pedagogik Christer Jacobsson Ekonomi Åke Fransson - Forskarutbildning Christer Jacobsson ordf Linda Johansson, Systemingenjör Leif Johansson, Serviceingenjör Göran Carli, Datatekniker Stödfunktion Studievägledare Catharina Åhgren Tekniker Ulf Nordström Programansvariga Ämnesstudievägledare Lars Bäckström - energiteknik Björne Lindberg Elektronik Stefan Berglund - Medieteknik Staffan Schedin Maskinteknik Erik Näslund - Byggteknik Robert Eklund CivIng energiteknik Thomas Mejtoft CivIng Interaktion och design Erik Näslund HöIng byggteknik Ulf Holmgren HöIng Tillämpad elektronik Lars Bäckström HöIng energiteknik Staffan Schedin HöIng maskinteknik Agneta Bränberg HöIng ingenjör online Björne Lindberg HöIng elkraftteknik Stefan Berglund Medieproducent Stig Byström Nät- och kommunikationsteknik Staffan Grundberg Processoperatör Sven Rönnbäck Master robotik och reglerteknnik Bygg- och energiteknik Datorteknik Elektroteknik Maskinteknik Systemteknik Projektgrupper Ronny Östin Nils-Erik Eriksson Stig Byström Peter Björk Erik Fällman Figur 1. Den övre nivån med prefekt och beredande råd och grupper finns fastställd i institutionens Ledningsorganisation för beslut. Den mellanliggande stödfunktionen utgörs både av teknisk administrativ personal och av ämnesstudievägledare och programansvariga. De sistnämnda både finansieras och tillsätts av fakulteten. Här anges bara programansvariga för de utbildningsprogram som har sin huvuddel av kurserna inom institutionens ämnesområden. Lärarpersonalen och viss teknisk personal är knuten till någon av de fem projektgrupperna som leds av en projektledare. 3
2.2 Ansvar Vem gör vad inom kvalitetsområdet Prefekt, ställföreträdande prefekt och biträdande prefekt Inom institutionen är prefekten ansvarig för att det finns ett kvalitetssystem för kvalitetsarbetet och att det årligen upprättas en verksamhetsplan och en verksamhetsberättelse för institutionen. Prefekten har det övergripande personalansvaret vid institutionen och ska säkerställa att utvecklingssamtal genomförs med institutionens personal samt att lönesamtal hålls med de som önskar. Prefekten ansvarar också för att samverkan sker enligt de direktiv som finns i form av medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och möten i den lokala samverkansgruppen, se separat dokument Ledningsorganisation för beslut, 2012-03-13, samt att beslut fattas enligt den av fakultetsnämnden fastställda delegationsordningen. Ställföreträdande prefekt ersätter prefekten när denne ej är i tjänst. Ställföreträdande prefekt är biträdande prefekt med ansvar för arbetet med institutionens Verksamhetsplan/Aktivitetsplan samt dess Verksamhetsberättelse. Studierektor - med pedagogiskt ansvar Studierektorn med pedagogiskt ansvar är ordförande i det beredande rådet för grundutbildning och ansvarar för att initiera, stötta och följa upp kvalitetsarbetet inom grundutbildningen och som bedrivs i de fem projektgrupperna. Här ingår bl.a. att säkerställa att arbetet med kursutvärderingar genomförs och nyttjas på ett framåtsyftande sätt. Studierektorn är i många frågor kontaktperson mot fakulteten och ansvarar för beredningsarbetet med kursplaner. - ekonomiskt ansvar Denne är ordförande i budgetgruppen som ansvarar för att ta fram underlag i samband med budgetarbetet. I detta arbete ingår att ta fram förslag till kursbudget och förslag till fördelning av timtilldelning på kurser. Denne ansvarar också för att ta fram budgetutfall, studiestatistik och göra därtill kopplat uppföljningsarbete och prognoser. Studierektorn med ekonomiskt ansvar är institutionens kontaktperson för frågor som rör uppdragsutbildning. - med ansvar för forskarutbildningen Studierektorn för forskarutbildningen ansvarar för att följa upp resultaten i forskarutbildningen och att rapportera in detta till fakulteten. Denne ansvarar också för arbetet med beredning och förändring av institutionens studieplaner för forskarutbildning. I rollen som studierektor med ansvar för forskarutbildningen ingår att vara ett allmänt stöd för studenterna i forskarutbildningen vid sidan om handledarna och initiera förslag till förbättringar. Studierektor för forskarutbildningen ingår som ledamot i institutionens beredande råd för forskning och forskarutbildning. Som ordförande i projektgruppen ansvarar projektledaren för kvalitetsarbetet som kopplas till utvecklingen av de ämnesområden och de kurser som sorterar under projektgruppen. n ansvarar även för projektgruppens ekonomi, planeringen av tjänstgöring för de lärare som tillhör projektgruppen samt att hålla utvecklingssamtal och planera kompetensutveckling för dessa. n bereder kursplanerna som kopplas till projektgruppens ämnesområden. Projektledarnas ansvarsområden anges i ett separat dokument n ansvarar för, 2009-03-31. Kursansvarig och Examinator Kursansvarig ansvarar för att planera och genomföra en kurs tillsammans med de i kursen ingående lärarna utifrån det som är givet i kursplanen. Kursansvarig ansvarar för att hålla den budget som tilldelats kursen av projektledaren. Kursansvarig ansvarar för att en kursutvärdering genomförs, och att en sammanställning läggs in i institutionens databas för kursutvärdering samt att en sammanställning och åtgärdsförslag tas upp vid kursstart. Kursansvarig ansvarar också för att det, tre veckor efter kursstart, genomförs en uppföljning och inrapportering av tidiga avhopp den s.k. tre-veckorsregeln. 4
Examinator ansvarar för att bedöma, tilldela och rapportera in betyg på kursen enligt de delar som utgör betygsunderlag enligt kursplanen. Inrapporteringen sker i samarbete med de ansvariga administratörerna. Kvalitetsarbete inom forskningen och forskarutbildning Kvaliteten inom forskningsverksamheten beror till stor del av de ingående forskarnas resurser och individuella arbetsinsatser. Forskargrupperna ansvarar själva för att driva på utvecklingen för att uppnå hög kvalitet. Inom institutionen finns ett beredande råd för forskning och forskarutbildning som ansvarar för att bereda och initiera frågeställningar kopplade till forskning och forskarutbildningen. Rådet ska också ta fram ett underlag till verksamhetsplan/aktivitetsplan och till verksamhetsberättelsen. I rådet ingår även studierektor för forskarutbildningen och slutexaminator för forskarutbildningen som ansvarar för att godkänna forskarutbildningen i sin helhet och att avgöra när samtliga kurser är godkända för doktorsexamen respektive licentiatexamen. Kvalitetsarbete inom arbetsmiljö Institutionens arbetsmiljöombud ansvarar för att inom arbetsmiljögruppen bereda, driva på och aktualisera arbetsmiljöfrågorna inom institutionen. I arbetet ingår att ta fram förslag på verksamhetsplan och verksamhetsberättelse inom området samt att genomföra arbetsmiljöronder. Kvalitetsarbete inom jämställdhet och likabehandling Institutionens Jämställdhetsföreträdare ansvarar för att inom jämställdhetsgruppen bereda, driva på och aktualisera jämställdhets- och likabehandlingsfrågorna inom institutionen. I arbetet ingår att ta fram förslag på verksamhetsplan och verksamhetsberättelse inom områdena. Administrativa stödfunktioner Den administrativa personalen som helhet utgör en viktig del i kvalitetsarbetet vid institutionen. De administrativa inrapporteringssystemen utgör en stomme i vår ekonomiska tilldelning och uppföljning. Det är därför viktigt att den administrativa personalen ges utrymme att kompetensutveckla sig för att fullt ut kunna tillgodose institutionen med aktuell information. Särskilda avsättningar för TApersonalens kompetensutveckling ska därför göras årligen. Ekonomi- och personaladministration Personal för ekonomi- och personaladministration är nyckelpersoner som hanterar alla våra projektkonton, rekvirering, fakturering och omföring av medel. Noggrannhet är mycket viktig egenskap för att undvika felaktigheter. Personaladministrationen innefattar administrativa rutiner vid anställningar, kontering av löner och utbetalning av arvoden och ersättningar, samt granskning av reseräkningar. Studieadministratörerna Studieadministratörerna har en viktig roll i att registrera studenter på kurser och rapportera in examinationsresultat. Den ena av våra studieadministratörer sköter hantering av kursplaner i SELMA och delar av institutionens websidor och den andra sköter fakturahanteringen. Studievägledare och ämnesstudievägledare Numera registrerar studenterna sig själva på kurserna. De studenter som inte uppfyller kraven kan inte detta och måste då gå till studievägledaren som då gör en kontroll och uppföljning av de studenter som inte uppfyller förkunskapskraven. Samtalet syftar till att diskutera igenom studiesituationen. Det kan många gånger innebära att studenten måste stanna till och tenta av nödvändiga förkunskapskurser. 5
Denna uppföljning är viktig för kvaliteten i studenternas fortsatta studier. Studievägledarens och ämnesstudievägledarnas ansvarsområden anges i ett separat dokument Arbetsfördelning för studievägledare och ämnesstudievägledare 2010-03-05. Ämnesstudievägledarna tillsätts av fakulteten. Internationell kontaktperson Institutionen har en kontaktperson mot våra internationella studenter inom grundutbildning på såväl grundläggande som avancerad nivå, men ansvaret innefattar även att stötta våra övriga studenter med råd eller information när de vill genomföra examensarbete eller läsa kurser utomlands. Detta arbete innefattar att vara institutionens kontaktperson mot International office vid Umeå universitet. Den internationella kontaktpersonens ansvarsområden anges i ett separat dokument Arbetsfördelning för studievägledare och ämnesstudievägledare 2010-03-05. Programansvariga Det finns en programansvarig för varje utbildningsprogram och denne är tillsatt av fakulteten. Den programansvarige ansvarar för kvalitets- och utvecklingsarbetet inom utbildningsprogrammet som administreras och ägs av fakulteten. Eftersom ett program byggs upp av de kurser som de olika institutionerna levererar så måste programmets kvalitetsarbete ofta kopplas ihop med det kvalitetsarbete som utförs inom respektive institutions kurser. Den programansvariges ansvarsområden anges i ett separat dokument inom fakulteten Den programansvariges uppgifter 2002-12-10. 2.3 Statistik och nyckeltal Hur används statistik/nyckeltal i kvalitetsarbetet Inom institutionen används följande statistik för att bedöma kvalitet i vår verksamhet. Antalet studenter per kurs används i tilldelningen av medel till respektive kurs. Antalet avlagda examina inom forskarutbildningen per doktorand används av fakulteten vid tilldelning av studiestöd Publiceringsomfattning och citeringsgrad används av fakulteten vid tilldelning av fakultetsfinansierad forskningstid. Antalet registrerade nybörjare på program ligger till grund för om programmet får utlysas Antalet godkända på en kurs, dvs genomströmningen genererar antalet helårsprestationer som ligger till grund för resurstilldelningen för grundutbildningen. Antalet sökande per kurs ligger till grund för om vi ska ställa in en kurs eller inte. 2.4 Medverkan, återkoppling och informationsspridning Återkoppling av kvalitetsarbetet sker vid: Möten i lokala samverkansgruppen Arbetsplatsträffar Informationsfika Institutionsdagar Beredning och diskussion av arbetet med verksamhetsplaner Projektledarträffar TA-gruppmöten Projektgruppsmöten Kursplaneringsmöten Uppföljning av individuella studieplaner Kompetensutvecklingssamtal 2.5 Prioriterade kvalitetsfrågor Tre högt prioriterade kvalitetsfrågor är: 6
Rekrytering av nya lärare/forskare med relevant kompetens, dvs såväl hög ämnes-, pedagogisk- som näringslivskompetens, är den absolut högst prioriterade kvalitetsfrågan. Minska arbetsbelastningen för lärare och TA-personal genom nyanställningar och tydligare prioriteringar. Öka antalet företagsdoktorandprojekt. 3. Uppföljning av kvalitetssystemet En översyn av institutionens lokala kvalitetssystem görs en gång per år i samband med arbetet med verksamhetsplaner och verksamhetsberättelse. En revidering görs även vid tillfällen då förändringar skett i den organisatoriska strukturen eller i ansvarsområden. Arbetet med institutionens verksamhetsplan och därtill kopplade aktiviteter följs upp minst en gång per år. 7