Protokoll från KarlEkons Styrelsemöte 2016-01-11 Plats: C.A.P.S. Närvarande: Carl Allert, Emelie Gårdh, Erik Gunnarsson, Jacob Johansson, Fredrik Beskow, Joakim Lind, Philip Westlander, Joakim Knutas, Christine Svensson Icke närvarande: Mikaela Lind, Ebba Lindh Närvarande utan rösträtt: Hjalmar Svensson, Elinor Carlén Björemo, Karl Köllner, Emma Wiggur, Elvira Eråker, Julia Benzon, Mathilda Johansson 1) a) Ordförande, Carl Allert, förklarar mötet öppnat kl. 16:22 b) Till justeringsman valdes: Erik Gunnarsson c) Fastställande av dagordningen. d) Godkännande av föregående mötesprotokoll. 2) Föregående protokoll 3) Dagordning Rösta in utskotten (Car Allert) Julia Benzon och Mathilda Johansson justeras in kl.16:24 Marknadsföringsutskottet: De sökande till marknadsföringsutskottet är Hjalmar, Emma, Ellinor och Karl. Karl och Emma sökte direkt efter årsstämman och Jacob har haft möte och kontakt med dem alla och de är lämpliga till utskottet. Styrelsen går till beslut om att rösta in Hjalmar, Emma, Ellinor, Karl till marknadsföringsutskottet. Det beslutas att Hjalmar, Emma, Ellinor, Karl ska ingå i marknadsföringsutskottet. Utbildnings utskottet: Elvira. Fredrik har varit i kontakt med Elvira och tror att hon kommer kunna bidra bra till utbildningsutskottet då hon har tidigare erfarenhet. Styrelsen går till beslut om att rösta in Elvira i utbildningsutskottet. Det beslutas att rösta in Elvira i utbildningsutskottet. Sexmästeriet: Julia. Mathilda. Julia och Mathilda har visat intresse via Philip om sexmästeriet och de har även erfarenhet från att ha medverkat i projektgruppen för Mega-konferansen. De blir totalt 8 i utskottet, men det är bara positivt för att kunna dela upp arbetet och även hjälpa till vid exempelvis idrottsevents. Styrelsen går till beslut att rösta in Julia och Mathilda i Sexmästeri utskottet Det beslutas att Julia och Mathilda röstas in i utskottet.
Hjalmar Svensson, Elinor Carlén Björemo, Karl Köllner, Emma Wiggur, Elvira Eråker, Julia Benzon, Mathilda Johansson justeras ut 16:40 Undersökning (Carl Allert): Diskussion om att skicka ut undersökningsenkäter till de som varit medlem i Karlekon tidigare år för att få feedback om vad de tycker för att kunna förbättra Karlekon. Carl och Christine ska skapa ett Google forms för detta vilket Jacob ska hjälpa till att skicka ut samt lägga upp på hemsidan och Facebook. Nollning (Carl Allert) Vårens nollning börjar 25/1. Det kommer börja ca 50 studenter på det nya programmet. Gustav Krantz och Linus Eriksson ska ha ett möte med KBAB om CAPS och även med Karlstadbuss. Gustav och Linus samt fadderansvariga är inbjudna till nästa möte för genomgång av nollningen. Styrelsen bör stå i baren på CAPS under nollningen för att visa upp oss för de nya. JUSEK kommer och grillar korv en dag under nollningen. Nollningsavgiften kommer bli 200 kr. Eventuell summa som blir kvar efter nollningen kommer eventuellt att läggas på Nollephesten, detta kommer beslutas senare. Philip kommer se vad sittningen kommer kosta och vad medlemmarna tjänar på det, sen tas beslut. Detta måste kommuniceras till fadderansvariga så alla gör lika. Styrelsen ska ringa och presentera Karlstad och Karlekon och berätta om nollningen, listor kommer så snart som möjligt. Ett välkomstmejl kommer även att skickas ut så snart som möjligt av Jacob. Nollearmbanden kommer att beställas i veckan. 700 st band kommer att beställas in så det finns band till höst nollningen också, fakturan kommer att ligga på ca 550 kr. Vid nästa möte kommer nollningen att presenteras ytterligare. Styrelsetröjor (Carl Allert) Diskussion om styrelsetröjor, vore positivt för att öka exponeringen och öka intresset från nya medlemmar. Joakim Lind ska se med Prepare om priser. Emelie kommer att se över ekonomin, om budget inte går ihop får det tas beslut om hur vi ska göra då. Överens om att det gäller munktröjor med dragkedja i mörkblå färg som man kan behålla efter mandatperiod. Ekonomi (Emelie Gårdh) Diskussion om problemen som uppstår när CAPS och Karlekon bokför på samma ställe. Karlekon har fått en större summa pengar än planerat från SERO gällande resor. Vi har sålt mindre än budgeterat. Diskussion om att Megan (Madeleine) ska få bokför själv, då hon är insatt i bokföringen. Ev. överskott från Megan kommer gå tillbaka till SERO. Swishkostnader har gjort att vi gått över budget på bankkostnader.
Emelie vill att styrelsen är med och gör budgeten för 2016, sker vid nästa möte. Caps (Joakim Knutas) Ansökning om att ingå i utskottet för CAPS är uppe till 1 februari, det kommer bli totalt 8 stycken i utskottet efter det. Vill gärna ha in från andra föreningar. Nollningen är klar för CAPS del. Stående event som CAPS planerat är beerpong och caps och schema ska komma i början av varje månad (månadsschema) i samband med nyhetsbrevet. Möte med KBAB ska vara innan nollningen börjar. Vill att styrelsen ska vara med och jobba i baren under terminerna. Diskussion om hur medlemskontroll ska göras och det kommer ske i den mån det går med Handelskorten och resterande med CAPS medlemskort. Behöver påminna dem som ska vistas på CAPS att se till att de har Handelskortet eller CAPS medlemskort med sig. Alkoholprov Carl behöver skriva detta så snart som möjligt. Projekt (Key) (Erik Gunnarsson) Diskussion om KEY ska gå med överskott eller inte. Vi behöver en strategi för att kunna styra de projekt som berörs och hur medlemmarna gynnas mest. Konsensus blev att vi behöver ha en bättre kommunikation mellan projektledarna och styrelsen. I framtiden bör det göras en målplan i början av projekt med tydliga mål och riktlinjer. Vid eventuellt överskott från projekt är det ok, så länge pengarna investeras för att gynna medlemmarna. Projekt i NRV - liv (Erik Gunnarsson) Diskussion om vi ska använda oss av restaurangchansen häften med rabatter för Karlstad. Då Handelskortet ska ha denna funktion är detta något som inte ska användas. Vi fokuserar på att utveckla Handelskortet och näringslivsutskottet ska involvera sig i att hitta fler samarbeten med rabatter i Karlstad. Utskott (Erik Gunnarsson) Diskussion om hur länge de personer som sitter i utskotten ska sitta på sina poster om de ska följa ordförande posten eller ej. Viktigt att vi ser till att de personer som sitter i utskotten är drivna och inte tappat intresset samt att vi måste se till att nya studenter också får möjligheten att delta. Långsiktigt bör ansökningar till utskott sökas när ordförande tillträder och sedan följa ordförande, med möjlighet att söka igen. Styrelsen går till beslut om att utskotten ska följa ordförande posten men man har möjlighet att söka om, om personen har intresset att sitta kvar samt att man kan söka in till utskottet även under terminen med samma villkor som ovan. Det beslutas att utskotten ska följa ordförande perioden och att de i utskotten kan söka till utskotten även vid byte av ordförande. Erik kommer söka personer till utskottet nu i vår som kommer sitta tills han
går av i sommar, men de har då möjlighet att söka igen om de vill (Jacob ska lägga upp annons på facebook). Näringslivsutskottet bör ha en person som går varje inriktigt, för att kunna skapa en större spridning på samarbeten än idag Utvärderingar - (Erik Gunnarsson) Utvärderingar bör göras med våra sponsorer för att få reda på förbättringspunkter. Kommer bli en officiell och inofficiell intervju med Handelsbanken och GT om KEY dagen, där även info och fördelar med kontaktsamtalen kommer att tas upp. Efter KEY dagen i framtiden bör det ligga på projektgruppen att göra en utvärdering tillsammans med företaget som deltagit på mässan (ex. enkät). Detta bör även göras efter andra aktiviteter. Erik kommer att skicka ut enkäter till de företag som deltog i KEY 2015 för utvärdering. Projekt Marknadsföring (Jacob Johansson) Intervjuer och märken är i rullning och mejl till de blivande studenterna kommer att göras i veckan. Kostnadsförslag för märken: beställer 100st och då måste 70st säljas för att gå +/- 0. Försäljningen av nollemärket kommer att ske både under och efter nollningen. Jacob har haft genomgång med utskottet om vad som gäller på sociala medier. Joakim Lind justeras ut 18:00 Webbshoppen, beställningar (Jacob Johansson) Beställningarna via hemsidan bör kopplas till ett google forms för bättre kolla, detta har sedan Carl eller Ebba kolla på. Standardmejl bör även skickas till de som beställt om att ordern är mottagen och att betalning sker vid uthämtandet via Swish eller med kontanter. Webbshoppen, biljetter (Carl Allert) Diskussion om hur biljettförsäljningen på hemsidan kommer att se ut. Carl har förslag på att vi gör som Söfre betalar med Paypal på hemsidan och får en QR-kod som man sedan har med sig på eventet. Detta istället för pappersbiljetterna som tidigare använts. Styrelsen går till beslut om att skaffa detta system vid biljettförsäljningen på hemsidan med en engångskostnad på 1.500 kr. Beslut tas om att betala 1.500 kr (engångskostnad) för ett biljettförsäljnings system på hemsidan Närmaste månaden (Carl Allert) Nollning behöver bestämmas vilka som står i baren på CAPS under nollningen. Styrelsetröjor Joakim Lind ska se prisförslag på detta. Budgeten görs vid nästa mötestillfälle.
Nya bilder till hemsidan tas vid nästa möte 18/1 Vilken dag som styrelsemötet ska ligga på kommer diskuteras vid nästa möte. 4) Rundan/vad ska göras till nästa möte Joakim Knutas: beställa armband för nollningen samt ha möte med KBAB och boka nya tider för alkotestet Philip: boka utskottsmöte och lägga upp terminen Nollephesten och Mexica sittning Erik: söka utskott, mejla LRF, JUSEK, Civilekonomer. Försöka få ut utvärderingarna. Sätta upp info om speeddating med GT 11/2 Emelie: Rätta till bokföringen så det stämmer och förbereda för nya budgeten. Jacob: dela ansökningar för utskott, fixa nyhetsbrev senast onsdag nästa vecka samt välkomstbrevet till de nya studenterna och utvärdering Fredrik: programråd och möte med utskottet. Sätta ansvarig inom utskottet för SM i ekonomi. Samt en från styrelsen Christine: göra enkäten tillsammans med Calle, om hur karlekon har sköt sig som ska skickas till medlemmar Carl: prata med Joakim Knutas och fixa enkäten, lunch med EY, fixa med hemsida och även CAPS hemsida så det går till rätt personer. 5) Övrigt 6) Nästa möte 18/1 2016 Fika 7) Mötet avslutas Ordförande, Carl Allert, avslutar mötet kl. 18:41 Carl Allert Christine Svensson Erik Gunnarsson Ordförande Sekreterare Justeringsman